KLUBLIV DANMARK DGI Oplæg til strategikampagne Marts 2015

Transkript

1 Hovedbestyrelsesmøde den 16. december 2014 Bilag 4.1 KLUBLIV DANMARK DGI Oplæg til strategikampagne Marts 2015

2 Indhold 1 Summary Baggrund og formål Mobilisering Programmet Træning af personale, folkevalgte og frivillige Instruktions- og træningsprogram Telefonpræsentationer Nivelleringspulje Gennemførelse af præsentationer (Valgfrit) Tilmelding af lokale sponsorer (Valgfrit) Strategikampagnes Incentive Program Strategikampagnens tema Styring og gennemførelse af strategikampagnen Strategikampagne-website Web-Menu Niveau 2 - KONTAKTLISTE Niveau 2 MØDEBOOKING Niveau 2 SE VIDEO Niveau 2 TILMELD SPONSOR Rapport Idébank til omtale af KD Side 2 af 11

3 1 Summary Primo maj 2015 lanceres Klubliv Danmark (KD) officielt med mulighed for, at der kan optjenes MikroSponsorater til de lokale idrætsforeninger, når der handles og betales med dankort, og når faste regninger betales via Betalingsservice. KD er som bekendt stiftet som en forening under DGI, og dens medarbejdere arbejder på højtryk for at sikre en så succesfuld lancering som overhovedet muligt. Der er derfor allerede udarbejdet en omfattende introduktionsplan, som i hovedtræk indeholder følgende fire trin: 1. Introduktion. Strategiske partnere og lands-sponsorer. 2. Introduktion. Idrætsforeninger (ledere og trænere). 3. Introduktion. Lokale sponsorer. 4. Introduktion. Idrætsudøvere og deres familier. Skal KD s fulde potentiale udnyttes til gavn for lokalsporten og klublivet, er der brug for støtte og en hjælpende hånd i forbindelse med introduktionen over for idrætsforeningerne. Disse er tiltænkt en væsentlig rolle i den efterfølgende introduktion over for idrætsudøvere og deres familier. Nedenfor og af det vedlagte bilag (Introplan Foreninger) ses hvad KD laver før, under og efter strategikampagnen samt hvor der er brug for hele DGI s støtte i form af ekspertise og dedikerede medarbejdere, frivillige og folkevalgte. Hvem gør hvad Intro-Trin Opgave og produktion af materialer KD DGI LF DGI LDF Trin 1 nov/dec Strategiske partnere og landssponsorer Aftaler med landsdækkende sponsorer, som bidrager til etablering af KD og yder MikroSponsorater. Strategiske aftaler med specialforbund, erhvervsorganisationer mv. om kommercielt samarbejde ifm. introduktionen. Materialer Webbannere, artikler, præsentationsmaterialer mv. som benyttes i jan/feb til at skabe opmærksomhed og interesse forud for trin 2. Trin 2 mar/apr Idrætsforeninger Primo marts sender KD en startpakke til alle foreninger med information om aktivering i KD og opgaven med at skaffe lokale sponsorer. Ringerunde og møde opfølgning For at sikre modtagelse af materialet og aktivering, kontaktes flest mulige foreninger telefonisk eller ved planlagte besøg. Her er der brug for hele DGI s hjælp. Trin 3 mar/apr Lokale sponsorer Tilmelding af lokale sponsorer gennem lederes og træners egne butikker, lokale netværk mv. Valg frit Materialer KD-SponsorStartpakke med materiale til at skaffe lokale sponsorer f.eks.: introbrochure og video, liste med lokale sponsor-emner, online tilmeldingsmodul mm. Trin 4 maj Idrætsudøvere og deres familier Tilmelding af Klubliv-medlemmer gennem foreningernes medlemmer og familier. Materialer KD-MedlemStartpakke med materialer til at skaffe medlemmer f.eks.: introbrochure og video, plakater, nyhedsbreve, artikler, webbannere, annoncer, online tilmeldingsmodul mm. Side 3 af 11

4 2 Baggrund og formål Der stilles hermed forslag til en strategikampagne ifm. lanceringen af KD over for landets idrætsforeninger, da KD på fortrinlig vis understøtter målsætningen om at: DGI vil styrke idrætsforeningernes position i kampen om danskernes tid og opmærksomhed og DGI vil prioritere indsatser og ydelser som idrætsforeningerne oplever som anvendelige og værdifulde. Derudover er fordelene og mulighederne ved at udnævne KD s lancering som en strategikampagne mange f.eks.: KD rummer et kæmpe goodwill-potentiale for DGI, som i særlig grad vil kunne aktiveres ved en samlet DGI-indsats ifm. lanceringen. KD er en unik historie med fantastiske fordele for alle foreninger hvorfor der kan forventes stor lydhørhed, interesse og samarbejdsvilje hos de enkelte foreninger. Gennem strategikampagnen får samtlige landsdelsforeninger mulighed for at komme i kontakt med nye foreninger uden for DGI s medlemsbase. Opgaver og kommunikation vil både være rettet mod ledere og trænere og vil både have karakter af uddannelse samt praktisk træning og udførelse ifm. hvervning af KlubLivsponsorer og -medlemmer samt aktivering af lokalpressen. Strategikampagnen vil være en effektivt og uvurderlig hjælp ift. at sikre en succesfuld lancering af KD til gavn for foreninger og dermed også for DGI selv. Det helt overordnede formål med strategikampagnen er at sikre så effektiv en lancering af KD som muligt. Metoder til at nå målet er forøget kontakt, dialog og en effektiv anvendelse og udfoldelse af de kampagneelementer og aktiviteter, som KD har udviklet ifm. lanceringen. Derfor er der følgende forudsætninger: Landsdelsforeningerne inkluderer og aktiverer flest mulige medarbejdere, folkevalgte og frivillige i hele eller dele af strategikampagneperioden. Landsdelsforeningernes direktører sikrer, at der prioriteres tid til, at medarbejdere øger deres udadvendte foreningskontakt og introducerer KD i flest mulige foreninger. Landsdelsbestyrelsernes opgave er at inddrage og motivere flest mulige folkevalgte og frivillige i arbejdet. DGI tager nogle samlende initiativer, der binder Strategikampagne Klubliv Danmark sammen til en fælles DGI-indsats og kommunikerer målrettet til foreningerne. I det efterfølgende er der udarbejdet forslag til en KD/DGI strategikampagne med udgangspunkt i den velkendte strategi-model om end den ikke følges slavisk, da nærværende strategikampagne naturligvis tager sit udgangspunktet i KD s allerede udarbejdede strategi og de kampagneelementer, som KD planlægger at producere til lanceringen. Side 4 af 11

5 3 Mobilisering Strategikampagnens program og strategi vil naturligvis lægge sig op af KD s strategi og lanceringsplan, som kort blev beskrevet i pkt. 1 Summary, og som mere detaljeret fremgår af vedlagte bilag. For at nå det ønskede resultat af strategikampagnen er der som vanligt indlagt en mobiliserings periode, hvor landsdelsforeningernes personale samt flest mulige folkevalgte og frivillige bliver introduceret (viden og værktøjer m.m.) til kampagnen af repræsentanter fra KD. Målet og succeskriteriet er at alle landsdelsforeninger: Bakker op om kampagnen. Udpeger en politisk og administrativ leder af kampagnen, der deltager i møder vedr. kampagnen. Afleverer en konkret handlingsplan for kampagneperioden med mål og succeskriterier samt en plan for intern mobilisering og organisering, der støtter op om handlingerne. Side 5 af 11

6 3.1 Programmet Det er oplægget, at strategikampagnen afvikles i marts og april 2015 med et stærkt front load og fokus på de første 2-3 uger af marts, hvor KD introduceres overfor samtlige af landets ca idrætsforeninger. Programmet består i at kontakte de lokale idrætsforeningers bestyrelser og ledere med henblik på: Obligatorisk for alle landsdelsforeninger: Hjælpe med aktivering af foreningen i KD. Gennemgang af KD s fremsendte materiale ift. tilmelding af lokale sponsorer og KDmedlemmer. Introducere KD til de foreninger som landsdelsforeningen er i kontakt med i Valgfrit for landsdelsforeninger, medarbejder, folkevalgte og frivillige: Planlægning af og deltagelse i hvervekampagne over for potentielle lokale sponsorer. Planlægning af hvervekampagne over for foreningens medlemmer og deres familie. Bistå foreningerne i kontakt og præsentationer over for lokalpressen, erhvervsforeninger mv. Kontakten til ledere og trænere vil både ske telefonisk og ved almindelige og planlagte besøg i foreningerne. 3.2 Træning af personale, folkevalgte og frivillige Landsdelsforeningernes personale samt aktiverede folkevalgte og frivillige informeres og uddannes i strategikampagnen på et møde af 2-3 timers varighed. Mødet afholdes hos landsdelforeningerne, enkeltvis eller i grupper, af en repræsentant fra KD. Træningsdagene foreslås gennemført i de to sidste uger af februar. Strategikampagnens program vil således se ud som følgende: Instruktion og træning af personalet i landsdelsforeningerne Feb Mar Apr Uge Telefon-præsentationer Gennemførelse af mødepræsentationer Deltagelse i tilmelding af lokale sponsorer Deltagelse i præsentationer over for erhvervsforeninger og lokalpressen Restopfølgning Valgfrit Valgfrit Valgfrit Side 6 af 11

7 3.2.1 Instruktions- og træningsprogram Instruktions- og træningsprogrammet vil bestå i: Præsentation af KD konceptet samt fordele og muligheder for foreninger. Gennemgang af det introduktionsmateriale som er fremsendt til foreninger. Gennemgang af startpakke ift. tilmelding af KlubLiv-sponsorer. Gennemgang af startpakke ift. tilmelding af KlubLiv-medlemmer. Gennemgang af strategikampagnens processer, målsætninger, rapportværktøjer mv. Lokal fastsættelse af individuelle og landsdels kampagnemål f.eks.: Klubaktiveringsprocent. Antal deltagere ved præsentationsmøder. Antal gennemførte møder. Antal tilmeldte sponsorer. Q&R samt eventuelt. Praktiske træningsøvelser Telefonpræsentationer For at optimere strategikampagnens effekt og resultat gennemføres en ringerunde til alle foreninger. Som udgangspunkt tildeles hver landsdelsmedarbejder en elektronisk kontaktliste med 25 foreninger, som kontaktes telefonisk. Målet med samtalerne er: 1. At sikre foreningens aktivering i KD. 2. At sikre at foreningens bestyrelse og/eller trænere har fået det fremsendte materiale fra KD, og at de har sat sig ind i, hvordan materialet skal anvendes til at skaffe lokale sponsorer og KlubLiv-medlemmer blandt foreningens idrætsudøvere og deres familier. 3. Hvis foreningen ikke har modtaget materialet, sendes en elektronisk pakke pr. , som derefter gennemgås. Kontaktlister: Via Det Centrale ForeningsRegister (CFR) udtrækker KD kontaktlister med alle tilgængelige informationer, og KD sørger endvidere for, at kontaktlisterne beriges med ekstra kontaktoplysninger via DGI s egne registre, deltagerlister fra kurser mv.: Klubnavn, idrætsgren, adresse, antal medlemmer samt kontaktoplysninger på hhv. bestyrelsesmedlemmer og/eller trænere. Kontaktlisterne opdeles og prioriteres i henhold til: 1. Geografi så hvert landsdelkontor får idrætsforeninger i eget område. 2. DGI/Ikke-DGI tilhørsforhold så kontaktlisterne kan fordeles på medarbejdere, folkevalgte og frivillige i overensstemmelse med deres ønsker om enten at kontakte eksisterende eller potentielle DGI-foreninger. 3. Medlemsantal så de største klubber kontaktes først. Side 7 af 11

8 Kontaktprioriteringen kan være 1) Sponsoransvarlig, 2) Bestyrelsesformand, 3) Bestyrelsesnæstformand, 4) Foreningskassér Kontaktmanus: Til brug for gennemringningen leverer KD forslag til et manuskript, som både giver vejledning ift. præsentation af KD, gennemgang af materialer, svar på indsigelser og spørgsmål Nivelleringspulje Grundet store forskelle i antal idrætsforeninger under den enkelte landsdelsforening, etableres en nivelleringspulje bestående af medarbejderne i DGI s landsforening og KD, som efter behov og ønsker kan fordeles i de enkelte landsdelsforeninger. KD sørger ligeledes for træning af disse medarbejdere Gennemførelse af præsentationer (Valgfrit) Hvor det er muligt, inkluderes en KD-præsentation ved foreningsbesøg. Til dette formål leverer KD en simpel PowerPoint-præsentation, onlineværktøjer i form af korte videoer og tilmeldingsmoduler. Afhængig af hvad tiden tillader, kan præsentationen af KD omfatte: Præsentation af KD konceptet samt fordele og muligheder for foreninger. Gennemgang af det introduktionsmateriale som er fremsendt fra KD. Gennemgang af startpakke ift. tilmelding af KlubLiv-sponsorer. Gennemgang af startpakke ift. tilmelding af KlubLiv-medlemmer. Drøftelse og planlægning af lokale sponsor-tilmeldingsaktiviteter. Q&R samt eventuelt Tilmelding af lokale sponsorer (Valgfrit) Som et valgfrit element i strategikampagnen vil være en indsats ift. at skaffe lokale Klubliv- Sponsorer. For jo flere KlubLiv-sponsorer - jo flere KlubLiv-medlemmer og deraf flere MikroSponsorater til foreningerne. Medarbejdere, folkevalgte og frivillige kan således, om ønsket enkeltvis, 2 og 2 eller i samarbejde med en repræsentant fra en lokal idrætsforening, gennemføre en egentlig sponsor-tilmelding af aktiviteter, hvor butikker i eget netværk og lokalområde besøges/ringes op med henblik på at præsentere butikkens fordele og muligheder som KlubLiv-sponsor. Til hjælp i dette arbejde leverer KD følgende værktøjer: Præsentationsfolder til gennemgang og udlevering. Kort animationsvideo til visning via smartphones, som beskriver butikkens fordele og muligheder som KlubLiv-sponsor. Klistermærke som sættes på butiksdøre efter tilmelding af butikken. Onlineregistrering af butik via nettet eller smartphone (eneste oplysninger, som skal registreres er CVR-nr., butiksnavn, kontaktperson, og telefonnr.) Side 8 af 11

9 Daglig online rapportering om erfaringer og resultater. 3.3 Strategikampagnes Incentive Program I forbindelse med strategikampagnen gennemføres et Incentive Program, hvor medarbejdere, folkevalgte og frivillige sammen kæmper for sejr til deres landsdelsforening. Incentive Programmet kører i hele marts, og der optjenes point som følgende: 1 point pr. aktiveret klub. 1 point pr. tilmeldt sponsor. Medarbejdere, folkevalgte, frivillige og støtter via Nivelleringspuljen registreres under de respektive landsdelsforeninger gennem tildeling af en kontaktliste og registreringen af sponsors postnr., og pointene ajourføres automatisk via et særligt strategikampagne-website. (se punkt 4) Ved udgangen af marts findes vinderen via en retfærdig vægtet beregning af point sat i forhold til området potentiale. Der vil være præmier til alle landsdelsforeninger om end de ikke vil være lige store. Men vinderen kan se frem til en Fest-check på kr Strategikampagnens tema Det tema og budskaber som skal gennemsyre hhv. KD lanceringen og strategikampagnen, og som kommunikeres til de lokale idrætsledere og trænere er: Foreningerne: Flere sponsorater og mere klubliv. KlubLiv-medlemmer: Optjen MikroSponsorater til din klub med dit Dankort. KlubLiv-Sponsorer: Omsætningssponsorater via Dankortet gavner både lokalsporten og din forretning. Sponsorat-logikken: Jo flere KlubLiv-medlemmer, jo flere lokale sponsorer. Jo flere MikroSponsorater til foreningen. Side 9 af 11

10 4 Styring og gennemførelse af strategikampagnen For at lette styringen og gennemførelsen af strategikampagnen samt ensrette de lokale indsatser vil en del af materialerne samt al registrering ske via et særligt strategikampagne-website, som udvikles af KD - klar til brug medio februar. Landets ca idrætsforeninger opdeles i ca. 400 kontaktlister af 25 stk. sorteret ift.: Geografi (postnr.) DGI-tilhørsforhold Antal medlemmer Disse kontaktlister fordeles på de respektive landsdelsforeninger og tilgås af de enkelte medarbejdere, folkevalgte og frivillige via websitet. 4.1 Strategikampagne-website Navn: Landsdelsforening login: Web-Menu >KONTAKTLISTE< >MØDEBOOKING< >SE VIDEO< >TILMELD< >SPONSORRAPPORT< Niveau 2 - KONTAKTLISTE Ud over foreningens kontaktinformationer, idrætsgren, medlemstal mv. vil dens KlubLiv-status fremgå som Aktiv/ Ikke-aktiv Niveau 2 MØDEBOOKING Mødebookingfunktionen aktiveres via KONTAKTLISTE auto-feeds foreningsdata mv., som derefter kan tilrettes. Mødebookingfunktionen forventes sat op, så deltagere kan indkalde via og ad den vej kan mødet føjes ind i den almindelige Outlook kalender Niveau 2 SE VIDEO Her kan følgende 3 korte animerede præsentationsvideoer afspilles, og brugerne kan for hver video oprette en genvej på deres smartphone, tablet og computers skrivebord. Optjen MikroSponsorater til din klub med dit Dankort Flere sponsorater og mere klubliv Omsætningssponsorater via Dankortet Gavner både lokalsporten og din forretning Side 10 af 11

11 4.1.5 Niveau 2 TILMELD SPONSOR Ved tilmelding af KlubLiv-sponsorer registreres nogle få sponsordata, hvorefter sponsor modtager mails fra KD s system med instruktioner ift. den resterende registrering og tilmelding: CVR-nr.: Butiksnavn: Kontaktperson: Telefon: Rapport Såfremt en medarbejder har flere strategikampagne-login knyttet til sig identificeres og akkumuleres resultaterne via medarbejderens navn: Antal aktive foreninger (autoregistreres via systemet, da alle foreninger er tilknyttet deltagerlogin) Antal tilmeldte sponsorer Feb Mar Apr Uge Total 5 Idébank til omtale af KD DGI Forårsstævner Trænerguide Foreningsguide (DGI s resultatside) og landsdelsforeningernes sider Flyers i alle de forsendelser, som DGI butikken sender ud Udspil DGI s medlemsblad Og der er sikkert flere, som DGI marketing kender Ud over DGI kanaler: Fagbladet gymnasten Samarbejde med DR - P4 i foråret - med fokus på foreningernes økonomi, konkurrence Side 11 af 11