EVALUERING af projekt Mobilt værktøj til mobil medarbejder

Transkript

1 EVALUERING af projekt Mobilt værktøj til mobil medarbejder Pilotprojektet er evalueret ud fra en procesbaseret tilgang til virkningsevalueringen. Evalueringsspørgsmålet: Jobcenter Langeland ønskede at belyse, hvorvidt ipad en ville effektivisere og optimere den sociale mentors indsats, og herigennem styrke samarbejdet mellem mentor og borger. Programteorien: Beskrivelse af de 5 elementer i programteorien Element Beskrivelse Målgruppe Én social mentor ved KompetenceCenter Langeland Aktiviteter Brugen af ipad i stedet for notesbøger. Mål/forventede resultater Delmålene var følgende: o Journalnotater bliver mere præcise, fordi der er mindre risiko for at glemme noget, når det skrives ned med det samme eller lige efter samtalen. Papirarbejde kan klares på stedet og skrives mens det er frisk i erindringen. o Mentoren er hele tiden ajourført i fht. løbende og gamle sager og det letter opfølgningen. Mentoren kan slå journalnotater eller tidligere aftaler op, for at se om det borgeren fortæller stemmer overens med det der tidligere er aftalt. Der afklares med det samme, hvilket gør det nemmere at lave nye aftaler og følge op på eksisterende. o Mentoren kan besvare spørgsmål der opstår ved samtalen vedr. tidligere aftaler med det samme og derved fastholdes en rød tråd. Når borgeren får svar på sine spørgsmål med det samme, kan der opstå afledte spørgsmål, som også kan besvares med det samme, hvilket gør at der hurtigere afklares, opfølges og forventningsafstemmes borgeren og mentoren imellem. o Hvis borgeren ikke har adgang til en tidssvarende computer med adgang til internettet, kan det være vanskeligt at forklare, hvor borgeren kan finde oplysninger eller betjene sig selv. Mentoren kan bedre inddrage borgeren, hvis der skal hjælpes med selvbetjening på internettet og kan bruge ipad en som et vejledningsinstrument. Det kan give borgeren en hjælp til at blive mere selvhjulpen. o Giver en klar forventningsafstemning. Borgeren ved der forventes af ham/hende og hvad han/hun kan regne med at 1

2 o mentoren sørger for og hvad han/hun selv skal sørge for og hvordan de selv gør det. Mentoren trænger ikke ind på borgerens private område og bryder ikke den personlige sfære, når mentoren har sin egen personlige computer i modsætning til, hvis mentoren skal vise noget på borgerens private computer. Virksomme mekanismer Moderator Slutmålet var at belyse, hvorvidt ipad en som arbejdsredskab, kunne gøre mentoren mere effektiv og optimere indsatsen, samt styrke samarbejdet mellem mentor og borger. Godt match mellem mentor og borger, som giver borgeren tillid til mentoren og åbner borgeren op for læring. Internetforbindelse, adgang til relevante programmer, synkronisering af kalender og . Målgruppe én social mentor ved KompetenceCentret Aktivitet ipad giver overblik over kalender og borgersag Delmål Borger får hurtige svar på spm. og afklaring om ny tid med mentor Aktivitet Vejledning/visualisering i fht. informationssøgning og hverdagsmestring Delmål Borgeren bliver mere selvhjulpen Styrker personlige kompetencer Slutmål Mentor oplever at blive mere effektiv og optimere mentors indsats Bedre samarbejde mellem mentor og borger Fokuspunkter i programteorien: Der er udvalgt to særlige fokuspunkter i programteorien. 1. mentoren bliver mere effektiv i sit arbejde. 2. borgeren oplever at få en bedre service. 2

3 Indikatorer: Indikatorer på de elementer i programteorien, som skal evalueres vil være følgende. Journalnotater bliver mere præcise og/uddybende Mentoren kan besvare flere af borgerens spørgsmål ved samtalen Det er ikke nødvendigt at bruge notesbøger Det er ikke nødvendigt at ringe tilbage til kontoret Mentoren får mere tid til kerneopgaven Borgeren taber i mindre grad fokus Borgeren giver udtryk for at han/hun får en bedre service Implementeringen: Èn social mentor på KompetenceCenter Langeland havde i forvejen meldt sig til at deltage i projektet. Efter bestilling af ipad, levering og opsætning af synkroniseret og kalender, blev mentoren givet en kort instruktion i brugen af ipad en og hvilke programmer, der var tilgængelige. Derefter gik mentoren i gang med at bruge den. Efter kort tid, blev det klart, at et tastatur kunne lette skrivebyrden og et tastatur blev bestilt og leveret til mentoren den 18. juni Der var ingen instruktion i forhold til tastaturet. Evalueringssamtalen med mentoren: Evalueringen blev foretaget efter 4½ måneds brug af ipad en. I forhold til de opstillede forventninger har mentoren svaret som følgende: 1. forventning: Journalnotater ville blive mere præcise og papirarbejde bliver klaret på stedet og skrevet, mens det er frisk i erindring. Mentoren sparer tid, når der skal skrives journalnotater, fordi han kan kopiere afsnit direkte ind i journalnotatet og journalnotaterne bliver mere skarpe og nuancerede, fordi han altid husker ipad en, hvor han tidligere godt kunne risikere at glemme at få notesbogen for den pågældende borger med. Mentoren skriver dog stadig kun journalnotat med status hver 3. måned, ligesom tidligere. 2. forventning: Mentoren ville hele tiden være ajourført i forhold til løbende og gamle sager, og det skulle lette opfølgningen. Mentoren ville kunne slå journalnotater eller tidligere aftaler op, for at se om det borgeren fortalte, stemte overens med det der tidligere var aftalt. Der ville blive afklaret med det samme, hvilket skulle gøre det nemmere at lave nye aftaler og følge op på eksisterende. Mentoren har ikke under samtalerne med borgere siddet og kigget i journalen, da han mente, at det kunne skabe mistillid. ipad en har dog haft den fordel, at mentoren, når han kom ud i bilen, kunne tjekke journalnotater i stedet for at skulle ringe og forstyrre sagsbehandleren. Derved blev mentoren opdateret med det samme og kunne lave et notat, om at spørge borgeren ved næste samtale. Derved risikerer mentoren ikke at han glemmer at følge op på det borgeren fortæller, ligesom han godt kunne risikere før, hvor han måske ikke fik fat i sagsbehandleren første gang han ringede. 3

4 3. forventning: Mentoren ville kunne besvare spørgsmål, der opstod ved samtalerne vedr. tidligere aftaler med det samme og derved fastholde en rød tråd. Når borgeren får svar på sine spørgsmål med det samme, ville der kunne opstå afledte spørgsmål, som også kunne besvares med det samme. Dette skulle resultere i en hurtigere afklaring, opfølgning og forventningsafstemning borgeren og mentoren imellem. Mentoren benytter ikke Workbase ude hos borgeren til at tjekke journalnotater. Mentoren påpeger, at han er bedre opdateret inden han går ind til borgeren, fordi han får bedre mulighed for at læse journalnotater før og efter samtalen med borgeren. Derved opnås et bedre flow i samtalen. 4. forventning: Hvis borgeren ikke havde adgang til en tidssvarende computer med adgang til Internettet, skulle det bærbare værktøj kunne bruges til at vejlede og forklare, hvor borgeren kunne finde oplysninger eller betjene sig selv. Mentoren skulle bedre kunne inddrage borgeren, hvis der skal hjælpes med selvbetjening på Internettet og kunne bruge ipad en som et vejledningsinstrument. Det skulle hjælpe borgeren til at blive mere selvhjulpen. Mentoren har hyppigt brugt ipad en til at finde busplaner, telefonnumre til lægen og lignende. Borgerne hjælpes med små barrierer på stedet og udtrykker, at det virker mere professionelt og giver dem en bedre hjælp. Borgerne udtrykker dog også ønske om at få hjælp til e-boks og netbank/budgetter. ipad en kan ikke køre programmet Java, som er nødvendigt, når der skal anvendes NemId. Det udløser også spørgsmål om, hvorvidt en medarbejder må hjælpe borgere med NemId. Der kan være nogle juridiske problemstillinger ved, at kommunale medarbejdere hjælper borgere med NemId og disse problemstillinger skal undersøges nærmere. I forhold til hjælp til budget mv. mangler mentoren en Office-pakke med Excel og Word. 5. forventning: ipad en skulle give en klar forventningsafstemning. Borgeren skulle vide, hvad der blev forventet af ham/hende og hvad han/hun kunne regne med at mentoren sørgede for og hvad han/hun selv skulle sørge for og hvordan de selv ville kunne gøre det. ipad en har kun i mindre grad givet en bedre forventningsafstemning ved, at borgeren bliver holdt oppe på, hvad der sidst er aftalt med mentoren. Mentoren har desuden udarbejdet et en bog til borgeren, hvor borgerens egne ønsker, forventninger og mål nedfældes, for at synliggøre borgerens progression for borgeren selv. 6. forventning: Med ipad en skulle der ikke være nogen risiko for, at mentoren trængte ind på borgerens private område eller brød den personlige sfære, når mentoren havde sit eget personlige værktøj med Internet i modsætning til, hvis mentoren skulle vise noget på borgerens private computer. Mentorens tilknyttede borgere har kun i meget lille omfang computer selv. De borgere, som selv har en computer, har også kompetencerne til selv at finde oplysninger på Internettet. 4

5 Fokuspunkter i programteorien: Der er udvalgt to særlige fokuspunkter i programteorien. 1. mentoren bliver mere effektiv i sit arbejde. Mentoren skulle opleve en mere struktureret, smidig og effektiv arbejdsgang med henblik på at imødegår det stigende arbejdspres. Mentoren synes ikke, at han har fået mere tid, men at tiden bliver brugt mere konstruktivt og giver tid til at evaluere på samtalen sammen med borgeren. Mentoren føler, at han har fået en bedre fordeling af, hvad han bruger sin tid og energi på. 2. borgeren oplever at få en bedre service. Borgeren for mere vejledning om egen informationssøgning på Internettet, samtalen er mere målrettet og mentoren virker mere professionel. Borgere udtrykker overfor mentoren, at de får en bedre opsamling på samtalen. Mentoren oplever at borgere ikke så let mister fokus, fordi der nu er færre afbrydelser i form af telefonopkald til kontoret og fordi mere information kan findes med det samme. Mentoren er således mere nærværende hos borgeren. Ander erfaringer fra projektet: POSITIVE ERFARINGER: Mentoren bruger ikke længere tid på at slæbe rundt på og huske på notesbøger. Tidligere glemte mentoren ofte at få notesbøgerne med og der kunne derfor komme til at mangle notater, som først kunne skrives ind senere. Mentoren ringer kun i meget lille grad tilbage til KompetenceCenter Langelands kontor under samtale med borgeren. Tidligere måtte mentoren ringe tilbage til kontoret, for at få en kollega til at tjekke hans kalender, så han kunne aftale en ny tid med borgeren. Mentoren har brugt GPS-applikationen i ipad en til at finde vej, hvilket sparede ham for at ringe til borgeren eller en kollega, for at spørge om vej. Der er en diktafon-applikation på ipad en, som mentoren har brugt til samtale med en borger, efter samtykke fra borgeren. Derved kunne mentoren afspille samtalen for borgeren og konfrontere borgeren med, hvad hun havde sagt tidligere. Dette gjorde, at mentoren sparede tid på diskussion, som ellers altid var en stor del af tidligere samtaler. Derved kunne mentoren i stedet bruge samtaletiden på, at snakke med borgeren om de egentlige problemstillinger i hendes liv. Mentorens morgenrutine er blevet meget mere overskuelig. Ved at mentoren modtager påmindelser om kalenderaftaler behøver han ikke holde styr på kalenderen i hovedet. Dette giver mentoren mere ro til at koncentrere sig om kerneopgaven. UDFORDRINGER: Der kan ikke installeres Java på ipad en og mentoren kan derfor hverken hjælpe borgere med NemId, e-boks eller lignende. ipad en giver ikke mentoren adgang til at se andre kollegaers kalendere. ipad en er ikke kompatibel med kommunens andre systemer. Der er ikke mulighed for at komme på netværket og se egne mapper på O-drevet eller fællesdrevet eller til at gå i Acadre. Mentoren mangler Word til at skrive status, da notat-applikationen giver begrænsede muligheder i forhold til at holde styr på noter og deres datoer. Har ikke adgang til fælles filer, kan ikke hente tidligere notater. 5

6 Udviklingspotentiale: På længere sigt vil målgruppen kunne omfatte jobkonsulenter, fleksjobambassadører og andre mobile medarbejdere i Jobcenter Langeland. Således udvides redskabet til at blive benyttet i indsatser både over for borgere bredt set, men også virksomheder og samarbejdspartnere. Når jobkonsulenter får adgang til redskabet, vil der desuden være mulighed for: at give virksomhederne en bedre hjælp til selvhjælp, for konsulenten kan vise, hvor de selv finder råd og vejledning, hvordan de søger på CV er på jobnet m.v. at finde CV er fra jobnet frem, mens konsulenten sidder på virksomheden og bliver klar over, at der er et behov for ekstra arbejdskraft. at konsulenten kan finde info-materiale frem til virksomheden med det samme. 6