UDBUDSMATERIALE TIL UDARBEJDELSE AF TILBUD PÅ RENGØRING I:

Transkript

1 UDBUDSMATERIALE TIL UDARBEJDELSE AF TILBUD PÅ RENGØRING I: Leveringsadresse: Rebild Kommune Hobrovej Støvring

2 INDHOLDSFORTEGNELSE INDHOLDSFORTEGNELSE... 1 UDBUDSBETINGELSER... 4 Orientering... 4 Afsendelse af udbudsmateriale... 4 Bygningsgennemsyn... 4 Spørgsmål vedr. udbudsmateriale... 4 Aflevering af tilbud... 4 Indhold af tilbud... 4 Accept af tilbud... 5 Start... 5 Tilbudsgrundlag... 5 Tilbud...5 Vedståelse... 5 Tildelingskriterier og vægtning... 5 Oplysninger om anvendte timer... 6 Acceptomfang... 6 Nuværende rengøring... 6 KONTRAKTMÆSSIGE BETINGELSER, ADMINISTRATIVE... 7 Varighed og opsigelse... 7 Betalingsbetingelser... 7 E-fakturering... 7 Vederlagsregulering... 7 Overdragelse... 7 Misligholdelse... 7 Force majeure... 8 Tvister... 8 Gæld... 8 Virksomhedsoverdragelse... 8 Ansvar... 8 Sikkerhed... 9 Leverandørens kvalitetssikring... 9 Uvildig kvalitetsvurdering... 9 Fejl og mangler i serviceleverancen Kvalitetskontrol og opfølgning/sanktion Personale Social klausul på rengøringsområdet Alarm, adgangskort og nøgler KONTRAKTMÆSSIGE BETINGELSER, RENGØRING Arbejdstilrettelægning Rengøringens omfang Rengøringens udførelse Leverandørens ydelse REBILD KOMMUNES ydelser/ansvar Copyright Servicemægleren A/S Side 1

3 INDHOLDSFORTEGNELSE Udvidelse og reduktion i aftalen med hensyn til areal Udvidelse og reduktion i aftalen med hensyn til rengøringsprogrammer Refusion Kortvarige lukninger Ekstra rengøring Rengøringsrum Arbejdstilrettelæggelse / grundige rengøringsdage Arbejdets kvalitet...15 MILJØFORHOLD Rengøringsprodukter Rengøringsudstyr Rent arbejdsmiljø Psykisk arbejdsmiljø Fysisk arbejdsmiljø RENGØRINGSDEFINITIONER Beskrivelse af programmeret rengøring programcifrenes betydning Gulvrengøring let rengøring Inventarrengøring let rengøring Sanitetsrengøring let rengøring Gulvrengøring grundig rengøring Inventarrengøring grundig rengøring Sanitetsrengøring grundig rengøring Periodisk rengøring SUPPLERENDE SERVICES I AFTALEN Dagligt TIDSPUNKT FOR RENGØRINGENS UDFØRELSE Rengøringstidspunkt OPTIONER, RENGØRING Polishbehandling af gulve Tæpperens/antistatbehandling Gardinvask Persiennevask/rens Edb-rens Telefon-rens Opskuring af trægulve Oliering af trægulve Rengøring efter håndværkere Copyright Servicemægleren A/S Side 2

4 INDHOLDSFORTEGNELSE Tegninger og lokalefortegnelser... x stk. Bilag Tilbudslister Administrationsbygninger... 3 stk. Tilbudslister Totalpriser... 1 stk. Tilbudslister Kombinationsgulvvaskemaskine... 1 stk. Tilbudslister Ekstrapriser... 2 stk. Tilbudslister Forbehold samt underskrift... 1 stk. Servicemægleren A/S har til enhver tid ophavs- og brugsretten til nærværende materiale. Copyright Servicemægleren A/S Side 3

5 UDBUDSBETINGELSER Orientering Entreprisen omfatter rengøring af lokaler i Rebild Kommune på nedennævnte enheder: * Rådhuset i Støvring * Administrationsbygningen i Terndrup * Administrationsbygningen i Nørager Afsendelse af udbudsmateriale Udbudsmaterialet er afsendt til tilbudsgiverne på mail den 3. oktober Bygningsgennemsyn Fremvisning af bygninger, lokaler m.v. på adresserne sker: Tirsdag den 23. oktober 2007 kl med start på Hobrovej 88 i Støvring. Kontaktperson er Lene Petersen, Servicemægleren A/S. Det er tilbudsgivernes ansvar og pligt at deltage i fremvisningen. Spørgsmål vedr. udbudsmateriale Sidste frist for spørgsmål vedrørende udbudsmaterialet bedes rettet til Servicemægleren A/S på tlf. nr senest tirsdag den 30. oktober 2007 kl , hvorefter svar bliver formidlet til alle tilbudsgivere. Tilbud, der ikke er REBILD KOMMUNE og Sericemægleren A/S i hænde rettidigt, vil ikke komme i betragtning. Aflevering af tilbud Tilbuddet afleveres til: REBILD KOMMUNE Hobrovej 88, 9530 Støvring Att.: Allan Hübertz samt Servicemægleren A/S Hovedgaden 54, 8220 Brabrand Att.: Lene Petersen Afleveringsfrist: Mandag den 12. november 2007 kl til begge adressater. Kuverten mærkes Tilbud rengøring MÅ IKKE ÅBNES AF POSTÅBNINGEN. Indhold af tilbud Tilbuddet skal som minimum indeholde: Udfyldte tilbudslister (på mail og i papirform til Servicemægleren A/S). Copyright Servicemægleren A/S Side 4

6 UDBUDSBETINGELSER Accept af tilbud Accept af tilbud og afslag forventes afsendt i uge 47, Start Forventet startdato er 1. januar Tilbudsgrundlag Tilbud Tilbuddet skal baseres på nærværende udbudsmateriale, samt egne opmålinger og registreringer. Opstår der tvivl mellem registreringer og udbudsmateriale, vil det altid være udbudsmaterialet med eventuelle rettelsesblade, der er gældende. For at opnå et utvetydigt og ensartet grundlag har tilbudsgiver pligt til inden indsigelsesfristens udløb at rette henvendelse til Servicemægleren A/S, såfremt der opstår tvivl om udbudsmaterialet. Servicemægleren A/S har til enhver tid ophavs- og brugsretten til nærværende materiale. Tilbuddet må ikke fravige udbudsmaterialets krav og konditioner. Alle tilbudslistens poster skal udfyldes herunder også planlagte indkøb af kombinationsgulvvaskemaskiner. Der modtages ikke alternative tilbud. Forbehold overfor grundlæggende elementer i udbuddet accepteres ikke. Det er forudsat, at tilbudsgiver gør sig bekendt med bygningen, idet alene tilbudsgiver har ansvaret for de for tilbudsgivningen nødvendige arealopmålinger. Såfremt tilbudsgiver udebliver fra besigtigelse, kan det modtagne tilbud i visse tilfælde risikere ikke at blive taget i betragtning. Det skal oplyses, at REBILD KOMMUNE forbeholder sig ret til at afgive eget bud/kontroltilbud. Vedståelse Tilbuddet skal vedstås 9 måneder efter tilbudsfristen. Tildelingskriterier og vægtning I forbindelse med udvælgelse af det økonomisk mest fordelagtige tilbud vil ovennævnte tildelingskriterier blive vægtet som følger: Pris 60% Anvendte timer 40% Såfremt der i tilbuddet tages forbehold, der har økonomiske konsekvenser for REBILD KOM- MUNE, vil disse ved vurderingen af det mest fordelagtige tilbud blive kapitaliseret og den oplyste tilbudspris justeret tilsvarende. Copyright Servicemægleren A/S Side 5

7 UDBUDSBETINGELSER Oplysninger om anvendte timer I forbindelse med vægtning af anvendte timer vil der blive taget hensyn til leverandørens planlagte indkøb af kombinationsgulvvaskemaskiner, jf. tilbudslisten. I timeforbruget til arbejdsledelse/tilsyn kan kun indeholdes timer til stationær arbejdsledelse udført på stedet. Acceptomfang Der kan vælges 1 eller flere leverandører til rengøringsopgaven. Nuværende rengøring Rengøring bliver for nuværende udført dels af eget ansat rengøringspersonale og dels af ekstern leverandør. Copyright Servicemægleren A/S Side 6

8 KONTRAKTMÆSSIGE BETINGELSER, ADMINISTRATIVE Varighed og opsigelse Kontrakten indgås pr. 1. januar 2008 for en 3 års periode med option for forlængelse i 1 år. Opsiges kontrakten ikke, udløber den uden yderligere meddelelse. Forlængelse vil blive varslet med 4 måneders varsel inden kontraktens udløb. De første 3 måneder er prøvetid med et gensidigt opsigelsesvarsel på 1 måned. Når prøvetiden er udløbet, kan enhver af parterne opsige kontrakten med 6 måneders varsel til udgangen af en måned. Betalingsbetingelser Der faktureres månedsvis bagud den 20. i produktionsmåneden til betaling den 10. i efterfølgende måned. Af fakturaen skal tydeligt fremgå, hvilken adresse fakturaen dækker og hvilken opgave, der er udført (med angivelse af tid, sted og dato). Fakturagebyr accepteres ikke. E-fakturering Fakturaer til REBILD KOMMUNE skal fremsendes elektronisk jf. Økonomistyrelsens retningslinier. Vederlagsregulering Vederlaget kan kun prisreguleres én gang om året pr. 1. marts i overensstemmelse med de seneste dokumenterede ændringer i Danmarks Statistiks lønindeks for den private sektor beregnet i forhold til lønindekset (med årsgennemsnit år 1996 = 100). Vederlagsreguleringen skal beregnes ud fra nedenstående formel. Der henvises til linket på internettet. Her kan man se lønindeksene kvartal for kvartal og det er værdierne for i alt -rækken, som skal bruges. Da lønreguleringen i rengøringsbranchen sker pr. marts, vil det være passende at sammenligne 1. kvartal forrige år med 1. kvartal indeværende år. nyt indeks (indeværende år) gl. indeks (forrige år) x 100 gl. indeks (forrige år) = procentstigningen. Regulering kan første gang foretages med virkning fra 1. marts Overdragelse Leverandørens rettigheder og forpligtelser i henhold til kontrakten kan hverken helt eller delvist overdrages til tredjemand herunder underleverandør uden REBILD KOMMUNE s forudgående skriftlige godkendelse. Misligholdelse Gentagen og/eller vedvarende tilsidesættelse af kontraktens vilkår er misligholdelse. Såfremt kontrakten misligholdes af en af parterne, kan den anden part opsige kontrakten med 1 måneds varsel til udgangen af en måned. Copyright Servicemægleren A/S Side 7

9 KONTRAKTMÆSSIGE BETINGELSER, ADMINISTRATIVE Ved gentagen og/eller vedvarende tilsidesættelse af kontraktvilkårene er der først tale om væsentlig misligholdelse, når forholdet ikke er bragt i orden efter 2 skriftlige påtaler for samme forseelse inden for 2 måneder. Ved væsentlig misligholdelse kan kontrakten ophæves med øjeblikkelig virkning og den forurettede part kan kræve erstatning efter dansk rets almindelige regler herom. Force majeure Tvister Gæld I tilfælde af force majeure, herunder også strejker eller lockout, bortfalder leverandørens forpligtelser, så længe force majeure virker. REBILD KOMMUNE er i så fald berettiget til en forholdsmæssig reduktion i vederlaget. Svigtende leverancer fra evt. underleverandører anses ikke for force majeure. Tvister mellem parterne i anledning af kontrakten afgøres ved civilt søgsmål efter dansk rets almindelige regler og med REBILD KOMMUNE s hjemting som værneting. Opstår forfalden, ikke betalt gæld større end kr ,- til offentlige myndigheder/virksomheder i kontraktperioden, skal REBILD KOMMUNE straks underrettes skriftligt herom og RE- BILD KOMMUNE kan opsige kontrakten med 1 måneds varsel. Virksomhedsoverdragelse Ansvar På den enhed, hvor serviceopgaverne for nuværende bliver udført af leverandør i entreprise, vil REBILD KOMMUNE ikke kræve VO-loven gjort gældende. Eventuelle omkostninger i forbindelse med VO-loven er REBILD KOMMUNE uvedkommende. For enhederne med eget ansat personale skal der inden indgåelse af en serviceaftale af den leverandør, der fremkommer med det mest fordelagtige tilbud på opgaven, udarbejdes en beregningsmetode for beregningen af merudgiften i forbindelse med VO-loven. Fra REBILD KOMMUNE s side vil der blive udarbejdet en medarbejderspecifikation med oplysning om timetal, overenskomstforhold og eventuelle kutymeregler. Efter accept skal leverandøren månedsvis bagud udarbejde en dokumenteret omkostningsberegning (meromkostning på grund af VO-loven), som skal godkendes af REBILD KOMMUNE før faktura fremsendes. Det er leverandøren, der har det fulde ansvar for, at VO-loven overholdes. Leverandøren skal efter overdragelsen sikre REBILD KOMMUNE, at omkostningerne som følge af VO-loven bliver mindst mulige. Dette betyder, at leverandøren hurtigst muligt, og med gældende overenskomst herunder løn, varsler og kutymer, skal bringe time og lønniveau ned på det i tilbuddet normerede. Leverandøren er ansvarlig ved involvering i uheld, f.eks. vandskade, beskadigelse af ting og udstyr, hvorfor det kræves, at nødvendige forsikringer er tegnet. Leverandørens medarbejdere skal være nøje instrueret i brugen af rengøringsmidler, udstyr og maskiner. Copyright Servicemægleren A/S Side 8

10 KONTRAKTMÆSSIGE BETINGELSER, ADMINISTRATIVE Sikkerhed Der fordres tavshedspligt af leverandørens medarbejdere såvel under ansættelsen som efter fratrædelse om alle oplysninger, som medarbejderne måtte komme i besiddelse af under udførelsen af deres arbejde for REBILD KOMMUNE. Tilsidesættelse af denne tavshedspligt kan resultere i øjeblikkelig bortvisning af leverandørens medarbejdere. Alle medarbejdere, der færdes i bygningerne, skal på forlangende underskrive en tavshedserklæring udarbejdet af REBILD KOMMUNE. Det er i så fald leverandørens ansvar, at erklæringen bliver underskrevet, og at en kopi bliver afleveret til REBILD KOMMUNE. REBILD KOMMUNE forbeholder sig ret til at kræve, at leverandørens medarbejdere, der færdes i bygningerne, skal være i besiddelse af en tilfredsstillende straffeattest. Leverandørens kvalitetssikring Den ansvarlige leder af ydelsen skal: Sikre sig arbejdets korrekte udførelse. Udføre leverandørens egen kvalitetssikring. Det forventes, at leverandøren til enhver tid kan fremlægge dokumentation for udført kvalitetssikring. Ved ydelsens påbegyndelse skal der foreligge en konkret beskrivelse af leverandørens kvalitetssikringssystem. Uvildig kvalitetsvurdering REBILD KOMMUNE forbeholder sig ret til at få en stikprøvevis og behovsbetonet kontrol udført af 3. person i hele aftaleperioden. En sådan kontrol vil typisk omfatte: Besigtigelse af de enkelte lokaler for vurdering af lokalernes ryddelighed (brugernes aflevering af lokalerne til rengøring). Kvalitetsbedømmelse af den daglige og periodiske rengøring i henhold til den indgåede aftale foretages efter rengøringens udførelse. Kvalitetsbedømmelse af serviceopgaver, som f.eks. supplering af håndsæbe og toiletpapir, åbning/lukning af døre og vinduer samt slukning af lys efter endt rengøring. Opfølgning af rengøringsmetoder. Udarbejdelse af skriftlig rapportering med tilhørende kvalitetsbedømmelsesskemaer (dokumentation ved eventuelle fremtidige uoverensstemmelser i forbindelse med de udførte serviceydelser). Copyright Servicemægleren A/S Side 9

11 KONTRAKTMÆSSIGE BETINGELSER, ADMINISTRATIVE Fejl og mangler i serviceleverancen Økonomiske og samarbejdsmæssige konsekvenser, hvis leverandøren ikke lever op til den fastlagte servicekvalitet. Svigt i serviceaftalen Konstaterede svigt skal rettes op straks efter påtale og senest i henhold til aftale med kontaktpersonen. Økonomisk konsekvens Leverandøren udsteder kreditnota i forhold til type af svigt og længden af den periode, svigtet har fundet sted. Rapport fra uvildig konsulent kan udløse økonomisk krav til leverandøren. Omfanget af fejl og mangler vil afhænge af konsulentens vurdering. Samarbejdsmæssig konsekvens Opsigelse af samarbejde i henhold til misligholdsbeskrivelsen (min. 2 skriftlige advarsler før opsigelse kan foretages). Ved væsentlig misligholdelse kan samarbejdet opsiges uden skriftlig advarsel (dette afgøres eventuelt af uvildig 3. person). Rapport fra uvildig konsulent kan være dokumentation for skriftlig advarsel. Kvalitetskontrol og opfølgning/sanktion Kvalitetskontrol forestås af en ekstern konsulent hyret af REBILD KOMMUNE og vil ske ved et nærmere bestemt antal uanmeldte besøg på hver enhed i løbet af et år, med efterfølgende kvalitetsbedømmelse. Ved karakterer på 3 og derunder (på en skala fra 1 til 6) for en enhed eller dele heraf udløses to konsekvenser: 1) Leverandøren godskriver REBILD KOMMUNE 15% af den aktuelle månedlige kontraktsum for den pågældende enhed. 2) Den eksterne konsulent foretager et ekstraordinært kontrolbesøg på enheden efterfølgende måned for leverandørens regning. REBILD KOMMUNE krediteres med kr. excl. moms for hvert kontrolbesøg. Personale Leverandørens medarbejdere skal kunne udtrykke sig på og forstå dansk samt være klart identificerbare. Udskiftning af lederne for leverandørens medarbejdere skal meddeles REBILD KOMMUNE. Copyright Servicemægleren A/S Side 10

12 KONTRAKTMÆSSIGE BETINGELSER, ADMINISTRATIVE Social klausul på rengøringsområdet 1. Om sociale klausuler Sociale klausuler er krav i en udbudskontrakt, som indebærer, at leverandøren skal efterleve nærmere fastsatte sociale forpligtelser. Det kan fx være krav om at formulere en arbejdsfastholdelsespolitik eller krav om at stille et vist antal aktiveringspladser til rådighed for REBILD KOMMUNE. Formålet er at gøre arbejdsmarkedet mere rummeligt, så flest mulige kan forsørge sig selv. Ved at bruge sociale klausuler kan REBILD KOMMUNE få bedre muligheder for at fastholde og styrke sit sociale engagement i at skabe et rummeligt arbejdsmarked, uanset om en bestemt opgave udføres af en offentlig eller privat leverandør. Sociale klausuler har to hovedformål: at integrere ledige m.fl. på arbejdsmarkedet ved at stille krav til leverandøren om at ansætte personer på særlige vilkår (fx fleks- og skånejob), ordinære vilkår eller ved at stille et vist antal aktiveringspladser til rådighed. at forebygge og fastholde medarbejderne ved at stille krav om, at leverandøren forpligter sig til at formulere en personalepolitik, der sigter mod at fastholde medarbejderne samt forebygge nedslidning. Nærværende udbud indeholder en klausul, som sigter mod at sikre et antal aktiveringspladser for ledige kontanthjælpsmodtagere samt sigter mod forebyggelse og fastholdelse af medarbejdere. 2. Integration af ledige gennem aktivering REBILD KOMMUNE ønsker at fastholde sine aktiveringsmuligheder i overensstemmelse med Lov om aktiv socialpolitik uanset om opgaverne løses af eksterne leverandører. Leverandøren skal derfor tilstræbe at stille et antal aktiveringspladser til rådighed i samarbejde med REBILD KOMMUNE. Ved ansættelserne kan REBILD KOMMUNE tilbyde et løntilskud, jf. gældende lovgivning. 3. Forebyggelse af nedslidning og fastholdelse af medarbejdere Rengøringsområdet er ét af de områder, hvor der potentielt er en forholdsvis stor risiko for nedslidning af medarbejderne pga. ensidig gentaget arbejde. Det starter ofte med stigende sygefravær og kan i værste fald ende med en førtidspensionssag. Leverandøren skal formulere en personalepolitik for de ansatte på den udbudte opgave. Personalepolitikken skal bevirke, at medarbejderne i videst muligt udstrækning bliver fastholdt i beskæftigelse hos leverandøren eller opnår anden ordinær beskæftigelse. Leverandøren skal på ordregiverens anmodning orientere ordregiveren om personalepolitikken og dens udmøntning. Copyright Servicemægleren A/S Side 11

13 KONTRAKTMÆSSIGE BETINGELSER, ADMINISTRATIVE 4. Samarbejde mv. REBILD KOMMUNE lægger vægt på at sikre et bæredygtigt arbejdsmiljø, også selv om kommunale opgaver løses af eksterne leverandører. Det kan fx ske ved at mindske ensidigt gentaget arbejde ved periodevis jobrotation eller skift i opgavefunktioner mellem de berørte medarbejdere. For medarbejdere, der har fået nedsat arbejdsevne pga. nedslidning mv. kan RE- BILD KOMMUNE efter en konkret vurdering hjælpe leverandøren med at sikre medarbejderne bliver fastholdt fx ved at visitere udsatte medarbejdere til et fleksjob på lavere arbejdstid. Alarm, adgangskort og nøgler Ved rengøringsentreprisens igangsætning udleveres adgangskort/nøgler til bygningen mod kvittering samt adgangskode til adgangsdøre. Adgangskort skal være synlige. Det er leverandørens ansvar at udlevere en oversigt over adgangskort med navne til kontaktpersonen i RE- BILD KOMMUNE samt at denne løbende ajourføres. Eventuelle udgifter til omstilling/udskiftning af låsecylindere på grund af bortkomne nøgler er REBILD KOMMUNE uvedkommende. Almindelig betjening af alarm må påregnes ved arbejdets påbegyndelse/afslutning. Det henstilles til leverandøren, at døre til aflåste rum kun holdes åbne, når leverandørens medarbejdere er til stede i rummene. Der skal foretages aflåsning af døre, åbne vinduer skal lukkes, lys, som ikke er omfattet af automatisk lysstyring, skal slukkes. Copyright Servicemægleren A/S Side 12

14 KONTRAKTMÆSSIGE BETINGELSER, RENGØRING Arbejdstilrettelægning Arbejdet ledes og kontrolleres af kvalificerede inspektionsmedarbejdere, som regelmæssigt skal føre tilsyn med samtlige lokaliteter for at sikre, at arbejdet udføres i overensstemmelse med udbudsmaterialet, herunder sikre et højt kvalitetsniveau. Der skal ved den daglige opgaveløsning etableres daglig kontakt til kontaktpersonerne på de omfattede enheder i REBILD KOMMUNE, således der tilgodeses en effektiv og fleksibel drift. Der skal som minimum afholdes et årligt møde mellem REBILD KOMMUNE s ledelse og leverandørens ledelse med henblik på drøftelse af væsentlige spørgsmål i samarbejdet, herunder evaluering af det hidtidige forløb og ajourføring af arbejdsplaner. Såfremt det faktiske timeforbrug ændres i forhold til det i tilbudet opgivne skal REBILD KOMMUNE skriftlig orienteres herom. Rengøringens omfang Rengøringen udføres i det antal dage, som er anført på tilbudslisterne. Alle rum, som fremgår af tegninger og lokalefortegnelse med angivelse af rengøringsprogramcifre, skal rengøres. Det er leverandørens ansvar en gang årligt at lave en opgørelse på grundlag af det faktiske antal arbejdsdage i det forløbne år sat i forhold til det på tilbudslisterne anførte antal dage. Har der henholdsvis været færre/flere dage end dette antal dage, skal der krediteres/faktureres for forskellen Rengøringens udførelse Der skal tages følgende hensyn under rengøringens udførelse: Stikkontakter for edb-anlæg og andet teknisk udstyr må ikke anvendes i forbindelse med udførelse af rengøringsarbejdet. Efter vådrengøring af vaskbare gulve skal gulvene tørres tørre. Papir, dokumenter, mapper, bøger m.v. på skriveborde må ikke flyttes. Leverandørens ydelse Leverandørens ydelser omfatter ledelse og fordeling af arbejdet, kontrol og tilsyn med dets udførelse samt regelmæssig kontakt med den af REBILD KOMMUNE valgte kontaktperson. Levering af alle nødvendige rengøringsmaterialer/-midler. Disse skal være afpasset efter de overflader, hvorpå de anvendes, således at overfladerne ikke nedbrydes. Levering af rengøringsværktøjer/maskiner, spande, klude, sorte affaldssække, madameposer og klare plastaffaldsposer, der er nødvendige for udførelsen af entreprisen. Der skal til REBILD KOMMUNE udleveres en fortegnelse over de produkter, der ønskes anvendt til den daglige og periodiske rengøring. På gulve skal gulvleverandørens anvisninger om brug af rengøringsmidler følges. Entreprisen omfatter alle med ydelsen forbundne omkostninger. Såfremt leverandørens medarbejdere konstaterer, at der er mangler eller defekter på inventar/lokaler, f.eks. defekte toiletter, pærer, der skal udskiftes etc., eller at brugen af lokalerne ændres, skal dette rapporteres til REBILD KOMMUNE. Copyright Servicemægleren A/S Side 13

15 KONTRAKTMÆSSIGE BETINGELSER, RENGØRING REBILD KOMMUNES ydelser/ansvar Alle toiletartikler og forbrugsartikler leveres af REBILD KOMMUNE så som håndklædepapir til holder, håndklæderuller, håndklæder, toiletpapir, sæbe, håndlotion m.v. REBILD KOMMUNE stiller vederlagsfrit vand og el til rådighed for opgavens udførelse, herunder også hvis leverandøren opsætter vaskemaskine og tørretumbler. Sidstnævnte må kun anvendes i forbindelse med udførelse af nærværende aftale. Personalet i administrationsbygningerne har ansvaret for at afrydde service, flasker, termokander m.m. på kontorer og i mødelokaler. Personalet/brugerne foretager tilretning af gardiner/persienner. Udvidelse og reduktion i aftalen med hensyn til areal Til brug ved udvidelse og reduktion af aftalens omfang med hensyn til rengøringsareal, fastsættes priser på nedenstående 7 typer lokalekategorier under tilbudslisten.ved ændring af behovet for rengøring (rengøringsareal) kan de afgivne m²-priser ved udvidelse eller reduktion vedrørende rengøringsareal kun i ekstraordinære situationer overskrides og først efter forhandling med kunden. Eksempel på en sådan situation kan være, hvor der kommer en bygning til, som kun indeholder ganske få lokaler og ligger placeret langt fra andre rengøringsarealer. (Dette gælder ved både udvidelse og reduktion i arealet) Type 1 Toiletter/omklædning (vådrum). Type 2 Kontor/mødelokaler. Type 3 Gangarealer/fællesarealer m.v. Type 4 Frokoststuer/kantiner. Type 5 Trapper m.v. Type 6 Depoter og andre lokaler der rengøres 1 x ugentlig. Type 7 Indgangspartier. Udvidelse og reduktion i aftalen med hensyn til rengøringsprogrammer Ved ændring af behovet for rengøring (rengøringsprogrammer) i de enkelte lokaler kan de afgivne m²-priser ved udvidelse eller reduktion vedrørende rengøringsareal kun i ekstraordinære situationer overskrides og først efter forhandling med kunden. Refusion Såfremt rengøringen ikke kan udføres som følge af lukninger af lokaler eller afdelinger i RE- BILD KOMMUNE, skal der ydes refusion på 90% af vederlaget for den del af området, der lukkes. Lukninger skal varsles min. 1 måned i forvejen. Kreditnota fremsendes uopfordret til RE- BILD KOMMUNE. Kortvarige lukninger Sparet tid ved kortvarige lukninger, under 14 dage, skal efter nærmere aftale med kontaktpersonen anvendes i henhold til REBILD KOMMUNE s aktuelle anvisninger. Copyright Servicemægleren A/S Side 14

16 KONTRAKTMÆSSIGE BETINGELSER, RENGØRING Ekstra rengøring Honoreres kun i det omfang, hvor der foreligger skriftlig aftale herom med REBILD KOMMU- NE. På fakturaen skal påføres de af kunden ønskede oplysninger, eksempelvis rekvisitionsnummer eller reference. Rengøringsrum Det fremgår af tegninger og lokalefortegnelse, hvilke rum der stilles til rådighed som rengøringsrum. Renholdelse af disse rum står for leverandørens egen regning. Arbejdstilrettelæggelse / grundige rengøringsdage I forbindelse med opstart eller senest 1 måned efter opstart af rengøringsentreprisen skal der foreligge rengøringsplaner svarende til omfanget af tilbuddet, udført af den valgte leverandør. Leverandøren skal oplyse brugerne i REBILD KOMMUNE om, på hvilke ugedage den grundige rengøring skal foretages. Alle lokaler omfattet af rengøringen (dog ikke toiletter og andre sanitære lokaler) skal forsynes med små dørmærkater (placeres diskret i bagkanten på døren eller dørkarm), som angiver med x, på hvilken dag den grundige rengøring foretages. Ved ophør af rengøringskontrakten er det leverandørens ansvar, at de opsatte dørmærkater fjernes. Arbejdets kvalitet Arbejdet skal udføres af kvalificeret personale i overensstemmelse med god standard for rengøring af kontor- og mødelokaler, frokoststuer, toiletter, omklædning m.v. Lokaler eller andre rengøringsobjekter, som er omfattet af daglig eller anden kortperiodisk rengøringsrutine, skal fastholdes i en rengøringsmæssig stand, så der ikke opstår behov for egentlig ekstrarengøring. Det gælder typisk for alle overflader i sanitære rum (toiletter, baderum, tekøkkener og lign.) gulve og i det hele taget løst inventar (borde, stole, hylder og lign.). Copyright Servicemægleren A/S Side 15

17 MILJØFORHOLD Rengøringsprodukter Det forventes, at leverandøren samarbejder med en anerkendt og professionel produktleverandør, og at der udelukkende anvendes produkter, der i stor udstrækning er parfumefrie og tager størst muligt hensyn til miljøet (evt. det nordiske miljømærke Svanen, EU blomst eller midler, der opfylder kravene hertil). Stærkt alkaliske og sure rengøringsprodukter må ikke opbevares frit tilgængeligt i bygningerne, og der skal være placeret produktmapper med brugeranvisninger og faredeklarationer på alle arbejdspladser. Rengøringsudstyr Det forventes, at der anvendes tidssvarende, optimalt ergonomisk udstyr, især for udførelse af gulvrengøring, hvor belastningen er stor, men også i forbindelse med inventarrengøring og transport. Rent arbejdsmiljø For at sikre et pænt udseende i de rengjorte lokaler samt virkeligt rene flader, skal der lægges stor vægt på, at overdosering med rengøringsmidler ikke finder sted. Mopper til gulvvask må kun anvendes én gang, før de udskiftes med friske mopper. Snavsede mopper skal opbevares således, at der ikke opstår lugtgener. Psykisk arbejdsmiljø Det forventes, at områdefordeling, arbejdstilrettelægning og personaleomsorg foregår professionelt og hensigtsmæssig, således at der tilvejebringes en afslappet og effektiv arbejdssituation med tilfredse og engagerede medarbejdere. Fysisk arbejdsmiljø Det forudsættes, at rengøringsmedarbejderne bliver grundigt uddannet og trænet i korrekt brug af nyt udstyr, således at de lærer at anvende de store og stærke muskler til de mest belastende arbejdsprocesser, for derved at undgå skader/smerter i håndled, skuldre og ryg. Copyright Servicemægleren A/S Side 16

18 RENGØRINGSDEFINITIONER Beskrivelse af programmeret rengøring programcifrenes betydning Samtlige lokaler er i lokalefortegnelsen påført en 3-cifret programkode (eks. 551). 1. ciffer angiver, hvor mange gange ugentlig man kommer i lokalet. 2. ciffer angiver, hvor mange gange ugentlig, der udføres grundig rengøring på gulve (differencen mellem 1. og 2. ciffer angiver, hvor mange gange ugentligt, der udføres let rengøring på gulve). 3. ciffer angiver, hvor mange gange ugentlig, der udføres grundig rengøring på inventaret (differencen mellem 1. og 3. ciffer angiver, hvor mange gange ugentlig, der udføres let rengøring på inventaret). I nogle programkoder er anvendt følgende bogstaver: F At rengøringen er programmeret til 2 gange månedligt. M At rengøringen er programmeret til 1 gang månedligt. Gulvrengøring let rengøring Let gulvrengøring. Synligt snavs fjernes. Metodevalg efter behov. Hårde gulve: Grovopsamling, pletfjerning og eventuelt mopning eller støvsugning. Tæppebelagte gulve: Grovopsamling, pletfjerning og eventuelt støvsugning. Renholdelse af måtter. Inventarrengøring let rengøring Udluftning af lokaler. Tømning og rensning af askebægre. Tømning af papirkurve og affaldsspande samt rengøring efter behov. Rengøring af tavler og kridtrender (kun i møde- og undervisningslokaler). Rengøring af frie bordflader. Fjernelse af pletter og fingermærker på døre, internt glas, montre og vægge, inkl. yderdør udvendigt. Rengøring af håndvaske med tilhørende spejle, hylder, fliser etc. Rengøring af dørgreb og gelændere. Fjernelse af synligt snavs på møbler. Sanitetsrengøring let rengøring Rengøring af håndvaske med tilhørende spejle, hylder og dispensere. Rengøring af andet sanitet (wc-kummer, urinaler etc.). Pletfjerning på vægge m.v. Rengøring af dørhåndtag, lamper og øvrigt inventar indtil nåhøjde (180 cm). Tømning af papirkurve og affaldsspande samt udskiftning af pose efter behov. Opfyldning/udskiftning af sæbe, papirvarer, håndklæder m.v. Gulvrengøring grundig rengøring Grundig rengøring af gulve efter belægningens art. Hårde gulve: Vaskes totalt fra væg til væg. Det forudsættes, at der før gulvvask foretages en tilstrækkelig tørrengøring. Tæppebelagte gulve: Støvsuges totalt fra væg til væg. Copyright Servicemægleren A/S Side 17

19 RENGØRINGSDEFINITIONER Inventarrengøring grundig rengøring Der foretages det samme som under let rengøring samt: Rengøring af øvrige frie flader (løst som fast inventar) indtil nåhøjde (180 cm). Herunder rengøring af vindueskarme, vandrette rammer, bord- og stolestel samt frie skabsflader. Rengøring af bordlamper, lavthængende lamper m.v. Afstøvning af telefoner, regnemaskiner, edb-udstyr og lignende. Sanitetsrengøring grundig rengøring Der foretages det samme som under let rengøring samt: Rengøring af vægge. Rengøring af fodlister, gulvriste samt øvrigt inventar løst som fast indtil nåhøjde (180 cm). Afkalkning foretages efter behov. Periodisk rengøring Støvsugning af polstrede møbler, efter behov dog min. 12 x årligt Afstøvning/-tørring af fodlister, efter behov dog min. 12 x årligt Rengøring af bord-/ og stoleben, radiatorer, dørflader, karme og gerigter 12 x årligt Afstøvning med tør klud af frie persienner 12 x årligt Nedfejning af spindelvæv Efter behov Afstøvning/-tørring af alt tilgængeligt inventar, løst som fast (frie flader), herunder reoler, rør, skabe og lamper over nåhøjde (180 cm) til og med loftshøjde, efter behov dog min. 12 x årligt Afstøvning/-tørring af alle tilgængelige udluftnings-/ventilationsriste, rør og øvrige støvbærende bygningskonstruktioner over nåhøjde (180 cm) til og med loftshøjde 4 x årligt Rensning og pleje af borde med linoleumsoverflade Efter behov Rengøring af vinduesrammer 2 x årligt Rengøring af bundstykker mellem forsatsvinduer 2 x årligt Rengøring af køleskabe 2 x årligt Copyright Servicemægleren A/S Side 18

20 SUPPLERENDE SERVICES I AFTALEN Dagligt Tilsyn med og udskiftning af madameposer. Tilsyn med og opfyldning af håndklædepapir i holder/håndklæderuller, håndklæder, toiletpapir samt sæbe. Almindeligt affald placeres i anvist container. Copyright Servicemægleren A/S Side 19

21 TIDSPUNKT FOR RENGØRINGENS UDFØRELSE Rengøringstidspunkt Rengøringen skal foretages som følger: Alle tre adresser Rengøringen skal udføres som morgenrengøring og skal være afsluttet senest kl I kontorer og mødelokaler skal rengøringen dog være afsluttet senest kl Copyright Servicemægleren A/S Side 20

22 OPTIONER, RENGØRING Polishbehandling af gulve Der ønskes pris pr. m² på opskuring og polishbehandling (3 lag) samt for reetablering hvorved forstås tøropskuring eller grundig afvask for fjernelse af øverste polishlag efterfulgt af pålægning af 1 lag polish. Tæpperens/antistatbehandling Der ønskes pris pr. m² på tæpperens og antistatbehandling udover normal pletfjerning. Gardinvask Der ønskes en pris pr. kg. Prisen skal indeholde nedtagning, vask og opsætning. Persiennevask/rens Der ønskes en pris pr. m². Prisen skal indeholde nedtagning, vask/rens og opsætning. Edb-rens Der ønskes en pris pr. enhed i henhold til nedenstående procedure. Skærmkabinet: Luftindtag/køleribber støvsuges, og kabinettet renses og antistatbehandles. Skærm: Skærm og evt. skærmfilter afrenses og antistatbehandles. EDB-kabinet: Diskettedrevets åbning, luftindtag/køleribber samt ventilator støvsuges. Kabinettet renses udvendigt. Mus: Musens kugle samt følere renses. Udvendigt renses musen ligeledes for støv og snavs. Tastatur: Tastaturet støvsuges (evt. benyttes trykluft) for at fjerne støv og andre partikler. Hver enkel tast renses og antistatbehandles. Telefon-rens Der ønskes en pris pr. enhed i henhold til nedenstående procedure. Rør, taster, højttaler og taleribber renses/desinficeres med børste/pensel og klud påført renseskum og/eller speciel telefonrensevæske. Opskuring af trægulve Der ønskes pris pr. m² på opskuring af trægulve. Copyright Servicemægleren A/S Side 21

23 OPTIONER, RENGØRING Oliering af trægulve Der ønskes pris pr. m² på vedligeholdende oliering af trægulve, hvorved forstås støvsugning, afrensning og påføring af olie. Overskydende olie skal fjernes inden hærdning. Rengøring efter håndværkere Der ønskes pris pr. time på rengøring efter håndværkere. Copyright Servicemægleren A/S Side 22