LibreOffice Writer. Avanceret tekstbehandling. Forfatter. Leif Lodahl

Transkript

1 LibreOffice Writer Avanceret tekstbehandling Forfatter. Leif Lodahl

2 Indledning Denne vejledning er lavet til LibreOffice. Hvis du foretrækker at betale for Microsoft Word, kan du sikkert godt lære noget af vejledningen alligevel. Du skal bare selv oversætte detaljerne til Word. Rettigheder Dette dokument er licenseret under Creative Commons Navngivelse IkkeKommerciel Del på samme vilkår, som du kan finde på hvis du vil se en kopi af licensen, eller send et brev til Creative Commons, 543 Howard Street, 5th Floor, San Francisco, California, 94105, USA. Prolog Jeg har igennem efterhånden mange år arbejdet med kontorprogrammer og har siden 2006 stået for oversættelse og vedligeholdelse af den danske version af OpenOffice.org og senere LibreOffice. Jeg har i årenes løb lært ret mange små tricks, og har undervist i brugen af open source kontorpakker for store og små organisationer. Vejledningen stiller jeg gratis tilrådighed (se afsnittet Rettigheder herover). i

3 Indholdsfortegnelse Indledning... i Rettigheder... i Prolog... i Skabeloner...1 Registrere henvisninger Zotero og LibreOffice...19 Indsætte litteraturhenvisninger...20 Indsætte litteraturliste Flere informationer om Zotero...21 Andre registre Typografier... 2 Nedarvning... 3 Sidetypografier... 3 Fodnoter og slutnoter Indsætte en fodnote eller slutnote...22 Skift sidetypografi...4 Redigere fodnoter eller slutnoter Afsnitstypografier...4 Formatere fodnoter Tips... 6 Brug overskrifter til dispositionen...6 Sidetal og sideantal...24 Lav et sideskifte ved hver Nulstil sidetallet...24 hovedoverskrift... 6 Indsæt sidetallet Afstand mellem afsnit... 7 Formatering af sidetallet...25 Andre typografier... 7 Tomme sider Krydshenvisninger... 8 Kapitelnavn i sidehoved...26 Det kan du henvise til... 8 Sprogværktøj Du kan henvise med... 9 Ændring af sprog for hele dokumentet...27 Objekter...10 Ændring af sprog for afsnit eller ord...27 Billeder, Figurer, Diagrammer og Rammer..10 Automatisk valg af sprog...27 Tabeller Stavekontrol...27 Oprette en tabel...11 Synonymordbog...28 Tabel med Autoformat...12 Grammatikkontrol Tabelformat Orddeling...29 Krydshenvise til tabeller Fuldautomatisk orddeling Automatisk orddeling Registre...14 Manuel orddeling...30 Indholdsfortegnelse Giv indholdsfortegnelsen links...14 Samarbejde...31 Opdaterer en indholdsfortegnelse...14 Udveksling...31 Stikordsregister...15 Ændringshåndtering...31 Indeksere teksten...15 Noter og kommentarer...31 Oprette et stikordsregister...15 Dokumenter Formatere stikordsregister Redigerbare dokumenter...32 Litteraturhenvisninger / kilderegister...17 Med Word, hvordan åbner jeg ODF-filer? Gem bibliografisk information Gem information i Med LibreOffice, hvordan åbner jeg MSlitteraturlistedatabasen...17 filer?...33 For at gemme litteraturliste information Færdige dokumenter i et selvstændigt dokument...17 Sådan laver du pdf-filer Indsæt litteraturlisteelementer fra Registre...34 litteraturdatabasen...18 Stikordsregister...34 Indsæt litteraturliste Illustrationer...35 Avanceret litteraturliste med Zotero...18 Flere oplysninger Kom i gang med Zotero...18 ii

4 Skabeloner Skabeloner En skabelon er et dokument, der indeholder specifikke typografier, grafik, tabeller, objekter og anden information. En skabelon bliver brugt som grundlag for at oprette andre dokumenter og skabelonerne er altså det sted du samler alle detaljerne. Næste gang du skal løse en ny opgave, får du automatisk nytte alle indstillinger og beslutninger du har gjort i skabelonen. Skabelonen danner også grundopbygningen af dit dokument med forside, kolofon, kapitler med indhold og til sidst måske også en afslutning. Det foregår med sidetypografier (læs mere om Sidetypografier på side 3) som samler siderne til en helhed med skabelonen. Når du får feedback af dine lærere, er det en rigtig god idé, at indbygge de gode råd i din skabelon med det samme. Så er du nemlig fri for at huske alle enkelthederne næste gang du får en opgave. Side 1

5 Typografier Typografier Typografier er en samling af formateringsregler som hører sammen, som du kan knytte til en valgt side, et afsnit, en sektion eller andet element i dit dokument for hurtigt at ændre den måde, elementet fremstår. Når du tilknytter en typografi, tilknytter du en hel gruppe eller samling af formateringer på samme tid. Ved at benytte typografier, kan du administrere dit dokuments fremtræden uden at skulle gøre det manuelt hele vejen igennem dokumentet. I stedet kan du justere typografierne, hvorved ændringerne slår igennem alle steder i dokumentet. Forestil dig, at du har lavet en lang rapport med mange afsnit og overskrifter. Til slut vil du lige finpudse layoutet og finder ud af, at brødteksten skal være 12 punkt i stedet for 10 punkt og at afstanden fra overskrifterne til brødteksten skal være 3mm. Større. Desuden skal højremargin være 3mm bredere. Hvis du har formateret direkte, skal du gennemarbejde hele dokumentet, og rette hvert enkelt afsnit. Hvis du derimod har benyttet typografier, kan du rette i typografierne, hvorefter rettelserne vil slå igennem, i alle afsnit på en gang. Du vil opleve at mange af de funktioner du læser om, har noget med typografier at gøre. Hvis du vil lave et stikordsregister, skal du bruge typografier. Når du indsætter fodnoter er det med typografier du kan kontrollere hvordan fodnoten kommer til at se ud. Typografierne kontrolles fra det flydende værktøjspanel Typografier og formatering. Bemærk, at du kan fastlåse panelet, hvis du ønsker det. Illustration 1:Typografier og formatering Med de første 5 ikoner i øverste række, kan du skifte mellem de forskellige typer af typografier: Afsnit, Tegn, Rammer, Sider og Lister. For at benytte en bestemt typografi for en markering, skal du dobbeltklikke på den pågældende typografi i listen. For at ændre indstillingerne for en bestemt typografi, skal du højreklikke på typografien og fra højreklik-menuen, vælge Modificer... Herved vises egenskaberne for den pågældende typografi. Side 2

6 Typografier Egenskaberne er afhængig af, hvilken type typografi du har valgt. Hvis du ønsker at oprette en ny typografi, skal du markere en eksisterende typografi, højreklikke og fra højreklik-menuen, vælge Ny... Nedarvning Når du opretter en ny typografi, vil du altid benytte en eksisterende typografi som 'skabelon'. Den nye typografi vil automatisk blive sammenkædet med den typografi, du bruger som udgangspunkt. Det betyder, at det kun er forskellene mellem de to typografier, som ligger i den nye typografi. Forestil dig, at du har oprettet en ny typografi med udgangspunkt i typografien Brødtekst. Den nye typografi sætter du til at lave Fed skrift. Typografien Brødtekst benytter typografien Times New Roman, hvilket din nye typografi altså 'arver'. Hvis Brødtekst siden hen ændres til skrifttypen Arial, vil også din nye typografi ændre sig. Typografien Rammeindhold arver fra Brødtekst, hvilket betyder at når skrifttypen for Brødtekst ændres, vil det automatisk slå igennem for Rammeindhold. Sidetypografier Sidetypografier bruges til at organisere strukturen af dokumentet. Følgende detaljer er eksempler på de mest brugte egenskaber: Retning (liggende / landskabsformat eller stående /portrætformat) Sidehoved og sidefod Margin Illustration 2:Sidetypografi LibreOffice leveres med en lang række indbyggede sidetypografier, og det er en fordel at bruge dem som udgangspunkt for dine dokumenter, frem for at oprette nye fra bunden af. Side 3

7 Typografier Skift sidetypografi Hvis du skal skrive et større dokument, skal du være omhyggelig med at bruge de rigtige sidetypografier de rigtige steder. Skift af sidetypografi kan ske på to måder: Automatisk Automatisk skift af sidetypografi bruges f.eks. i sidetypografien Første side, som altid kun skal bruges på en enkelt side. Denne typografi skifter automatisk til typografien Standard. Et andet eksempel, er hvis du skriver et dokument, som skal indbindes. Her skal hver anden side have bred højremargin og hver anden side bred venstremargin. Sidetypografierne Højre side og Venstre side benyttes skiftevis. Illustration 3:Automatisk skifte Automatisk skift af typografi kan ikke undertrykkes individuelt. Manuelt For at skifte sidetypografi manuelt, skal du indsætte et manuelt sideskifte (Indsæt Manuelt skift...). I dialogboksen (se Illustration 4:Manuelt sideskift herunder) kan du vælge hvilken sidetypografi, den næste side skal benytte. Illustration 4:Manuelt sideskift Hvis du f.eks. skriver et dokument, hvor en enkelt eller få sider skal benytte vandret retning, skal du indsætte et manuelt sideskift og vælge typografien Liggende. Når du igen vil skifte tilbage til normal sideretning, skal du igen skifte side manuelt, og nu vælge f.eks. typografien Standard. Afsnitstypografier Afsnitstypografi er nok den mest benyttede form for typografi. Årsagen er, at der i LibreOffice Writer er adskillige ekstra funktioner tilknyttet netop denne type typografier. Normalt skal du benytte typografien Brødtekst til teksten og Overskrift 1-10 til overskrifter. Se mere i afsnittet Brug overskrifter til dispositionen på side 6. Side 4

8 Typografier Illustration 5:Afsnitstypografi Afsnitstypografier består af rigtig mange detaljer, og dialogen er derfor opdelt i faneblade: Administration, Indrykning og afstand, Justering, Tekstforløb, Skrifttype, Skrifteffekter, Placering, Disposition & nummerering, Tabulatorer, Uncialer, Baggrund, Betingelse og Kanter. Illustration 6:Afsnitstypografi - Indrykning og afstand Hver fane indeholder de regler som falder ind under den pågældende kategori. Du kan få hjælp til de enkelte detaljer ved at trykke F1 når du har dialogen åben. Side 5

9 Typografier Undgå at benytte typografien Standard. Denne typografi er grundlaget for alle andre typografier, og ændrer du den, vil det få konsekvenser for alle andre typografier. Alle andre typografier arver fra Standard og hvis du ændrer i den, kan det få meget uheldige konsekvenser.. Tips Her er et par konkrete tips til, hvordan du kan udnytte afsnitstypografierne til at opnå et bedre resultat. Brug overskrifter til dispositionen Afsnitstypografierne Overskrift 1 til overskrift 10 har indbygget ekstra funktionalitet som absolut ikke kan undværes når du skriver større dokumenter: Dispositionen. Hvis du ønsker at manipulere med funktionaliteten, kan du gå ind under Funktioner Dispositionsnummerering, men det er kun for eksperter. Begynd med at bruge standardfunktionaliteten. Dit dokument skal sikkert have en titel og måske også en undertitel, men lad være med at bruger overskrifter til de to. Brug de indbyggede typografier Titel og Undertitel. Brug i stedet Overskrift 1 til det øverste niveau i din disposition, altså kapiteloverskrifter og Overskrift 2 og så fremdeles til underliggende niveauer. Det giver primært tre fordele: 1. Du opbygger automatisk en indholdsfortegnelse som du kan indsætte hvor du har lyst til det. Det kan du læse mere om i afsnittet Indholdsfortegnelse på side Du får mulighed uden videre at (kryds-)henvise til ethvert sted i din disposition, hvilket du kan læse mere om i afsnittet Krydshenvisninger på side Du får automatisk en flydende indholdsfortegnelse (interaktiv disposition) i værktøjspanelet der hedder Navigator (F5). Herfra kan du flytte rundt med afsnit, rykke niveauer op og ned og afsnittenes indhold (tekst, billeder og andet) flytter helt automatisk med. Du kan også meget let navigere rundt i dokumentet, for overskrifterne i Navigatoren fungerer som en menu, hvor du kan dobbeltklikke på en linje for at komme til det sted i dokumentet. Lav et sideskifte ved hver hovedoverskrift Selv synes jeg det er en god idè, at alle kapitler starter øverst på en side. Det håndteres ved at ændre afsnitstypografien Overskrift 1 til automatisk at indsætte et sideskift før. Illustration 7:Udsnit af navigatoren med overskrifterne Side 6

10 Typografier Illustration 8:Sideskift før overskrift Afstand mellem afsnit I de fleste dokumenter er det naturligt at der er lidt ekstra afstand eller luft mellem de enkelte afsnit. Dette dokument er ingen undtagelse. Lad for alt i verden være med at bruge dobbelt afsnitsskift (to gange enter) for at opnå den ekstra afstand. Det ender galt! Afsnitstypografien Brødtekst (og flere andre) har indbygget afstand efter teksten, som sikrer at dit dokument kommer til at se ud som det skal. Afstanden justerer du på fanebladet Indrykning og afstand. Illustration 9:Passende afstand mellem afsnit Andre typografier På samme måde kan du en gang for alle beslutte hvordan grafik, rammer, OLE-objekter. Side 7

11 Krydshenvisninger Krydshenvisninger Hvis du i teksten ønsker at beskrive noget som du har indsat samme sted eller et andet sted, det kan være et billede, en tabel eller en ramme. Det kan også være at du vil gøre opmærksom på et andet sted i teksten, f.eks. en overskrift. Det du henviser til kan ændre navn eller placering på et senere tidspunkt, hvilket du så skal huske at ændre alle de steder du henviser til det. Krydshenvisninger er en særdeles nyttig funktion, når du skriver længere dokumenter. Ved at benytte henvisninger frem for almindelig tekst, får du automatisk opdateret henvisningen, hvis der sker ændringer i dokumentet. Illustration 10:Dialogboksen Krydshenvisninger Henvisninger består af et mål (det du henviser til) og en funktion (det du henviser med). Det kan du henvise til... Type Betydning Sæt henvisning Definer målet for et henvist felt. Under Navn, indtast et navn for henvisningen. Når henvisningen indsættes, vil navnet fremkomme som en identifikation i rullelisten Udvalg. I et HTML-dokument ignoreres henvisningsfelter, som er indtastet på denne måde. For målet i HTML-dokumenter er du nødt til at indsætte et bogmærke. Indsæt henvisning Indsættelse af en henvisning til en anden placering i dokumentet. Målet for henvisningen er nødt til at være defineret med "Sæt henvisning" først. Ellers er indsættelse af en henvisning ved at vælge et feltnavn under Udvalg ikke muligt. I hoveddokumenter kan du også henvise fra et underdokument til et andet. Bemærk at henvisningsnavnet ikke vil fremkomme i udvalgsfeltet og derfor skal indtastes "manuelt". I et HTML-dokument ignoreres henvisningsfelter, som er indtastet på denne måde. For henviste felter i HTML-dokumenter er du nødt til at indsætte et hyperlink. Overskrifter Markeringsboksen viser en liste af alle overskrifter i den rækkefølge de optræder i i dokumentet. Nummererede afsnit Valgboksen viser en liste med alle nummererede overskrifter og nummererede afsnit i den rækkefølge, de optræder i dokumentet. Bogmærker Efter indsættelse af et bogmærke i dokumentet med Indsæt - Bogmærke vil bogmærkeelementet på fanebladet Henvisninger kunne bruges. Bogmærker bruges sædvanligvis til at markere bestemte tekstpassager i et dokument. I et tekstdokument kan du for eksempel bruge bogmærkerne til at hoppe fra en passage i dokumentet til en anden. I et HTML-dokument bliver disse bogmærker ankre <A navn>, som bestemmer målet for eksempelvis hyperlinks. Fodnoter Hvis dine dokumenter indeholder en fodnote, kan du vælge elementet Fodnoter. En reference til en Side 8

12 Krydshenvisninger fodnote returnerer fodnotenummeret. (Indsatte objekter med etiketter) Du kan sætte referencer til objekter som har anvendt billedtekster. For eksempel, indsæt et billede, højreklik på billedet og vælg Billedtekst. Nu vises objektet som en nummereret "Illustration" på listen. Du kan henvise med... Format Betydning Side Indsætter sidenummeret på den side, der indeholder henvisningsmålet. Henvisning Indsætter den fuldstændige henvisningsmåltekst. For fodnoter indsættes fodnotens nummer. Over/under Indsætter "over" eller "under", afhængigt af placeringen af henvisningsmålet relativt til positionen på henvisningsfeltet. Som sidetypografi Indsætter sidenummeret på den side, der indeholder henvisningsmålet ved at bruge formatet specificeret i sidetypografien. Tal Indsætter nummeret på overskriften eller det nummererede afsnit, inklusiv overordnede niveauer afhængigt af sammenhængen. Se noten under denne tabel for mere information. Tal (ingen sammenhæng) Indsætter kun antallet af overskriften eller nummereret afsnit. Tal (fuld sammenhæng) Indsætter nummeret på overskriften eller det nummererede afsnit, inklusiv alle overordnede niveauer. Kapitel Indsætter nummeret på det kapitel, der indeholder henvisningsmålet. Kategori og nummer Indsætter kategorien (billedteksttype) og nummeret på henvisningsmålet. Denne valgmulighed er kun tilgængelig, når henvisningsmålet er et objekt med en billedtekst. Billedtekst Indsætter billedtekstetiketten fra henvisningsmålet. Denne valgmulighed er kun tilgængelig, når henvisningsmålet er et objekt med en billedtekst. Nummerering Indsætter nummeret på billedteksten fra henvisningsmålet. Denne valgmulighed er kun tilgængelig, når henvisningsmålet er et objekt med en billedtekst. Hvis du ønsker at henvise til et billede, en tabel eller til en anden form for objekt, skal du først tilknytte en 'Billedtekst' til det pågældende objekt. Side 9

13 Objekter Objekter Billeder, Figurer, Diagrammer og Rammer I denne sammenhæng betragter vi billeder, diagrammer og rammer samlet. Årsagen er, at disse objekttyper i mange henseender opfører sig ens. De egenskaber der er vigtige for at få disse objekter til at 'opføre' sig rigtigt er følgende: Arranger Med Arranger kan du afgøre hvordan et objekt skal placeres i forhold til andre objekter i Ydimensionen. Eksemplet Diagram 1:Diagram herunder er et eksempel på, at en standardfigur (taleboble) er placeret forrest i forhold til et diagram, som er placeret bagest. Justering Justering (er ikke tilgængelig for alle objekttyper) afgør, om objektet skal justeres til højre, til venstre eller i midten. Desuden hvordan objektet skal placeres på siden, nemlig top, bund eller midte. Forankring1 Objektets forankring afgør hvad objektets placering udmåles fra. Det er vigtigt, hvis du f.eks. ønsker at et objekt skal følge et bestemt afsnit. Så skal det forankres Til afsnit. Hvis objektet derimod mere hører til en bestemt side, så skal det forankres Til side. Det er også muligt at forankre objektet Til tegn eller Som tegn. Det er relevant for helt små objektet, f.eks. billeder, som du gerne vil have vist som en del af teksten. Der er kun marginal forskel, men forankring Som tegn forøger linjens højde til billedets højde, hvorimod forankring Til tegn vil forsøge at indlejre billedet i den eksisterende linjehøjde. Ombrydning Billedtekst og rammer Ombrydning af objekter fortæller noget om, hvordan den omkringværende tekst skal placeres i forhold til objektet. Der er følgende muligheder: Ingen ombrydning Placerer objektet på en selvstændig linje i dokumentet. Teksten i dokumentet vises over og under objektet, men ikke på objektets sider. Sideombrydning Ombryder tekst på alle fire sider af objektets rammekant. Optimal sideombrydning Ombryder automatisk teksten til venstre, til højre, eller på alle fire sider af objektets rammekant. Hvis afstanden imellem objektet og sidemargenen er mindre end 2 cm, bliver teksten ikke ombrudt. Gennemgående Placerer objektet foran teksten. I baggrunden Flytter det valgte objekt til baggrunden. Denne indstilling er kun tilgængelig, hvis du valgte den Gennemgående ombrydningstype. Kontur Ombryder teksten rundt om objektets kontur. Denne indstilling er ikke tilgængelig for den Gennemgående ombrydningstype eller for rammer. For at ændre konturen af et objekt skal du vælge objektet og så vælge Formater - Ombrydning -Rediger kontur. Billedtekst er i virkeligheden et dårligt navn, for det gælder for alle objekttyper. Det engelske begreb er legend. Med billedtekst kan du knytte en tekst eller beskrivelse til objektet. Ikke nok med det, du får også en fortløbende nummerering af det pågældende objekt. Det ken du f.eks. bruge i forbindelse med krydshenvisninger (se mere i afsnittet Fejl: Henvisningskilde ikke fundet på side Fejl: Henvisningskilde ikke fundet) og stikordsregistre/indekser (se afsnittet Fejl: Henvisningskilde ikke fundet på side Fejl: Henvisningskilde ikke fundet). 1 Hvis du har problemer med at billederne hopper og danser rundt, så er det ofte forankringen den er gal med. Side 10

14 Objekter Når du tilknytter en billedtekst til et objekt, vil der automatisk blive oprettet en ramme, som objektet og den tilhørende tekst placeres i. Objektets egenskaber (forankring o.s.v.) ændres, hvorimod rammens egenskaber bliver som objektets egenskaber oprindeligt var. Det er i øvrigt en rigtig god idè, at benytte rammer til at kontrollere objekter. I eksemplet herunder er figurens ramme forankret inde i diagrammets ramme. Dermed opnår vi, at figurens placering altid måles ud fra diagrammets. De bliver altså aldrig skilt ad. Det er muligt at oprette tabeller inde i rammer. Dermed kan vi opnå nogle af de samme egenskaber for tabeller, som vi ellers kun kunne opnå med objekter. For de enkelte objekttyper er der individuelle egenskaber, som er for omfattende at beskrive her. F.eks. er der for figurer mulighed for at indstille egenskaber for Streg og Flade Se her! 8 Kolonne 1 Kolonne 2 Kolonne Tegning 1:Billedtekst på en figur 2 0 Række 2 Række 4 Række 1 Række 3 Diagram 1:Diagram Der er rig mulighed for at kombinere de forskellige indstillinger. Tabeller Tabeller opfører sig noget anderledes end de øvrige objekttyper. Bemærk dog, at det er muligt at indsætte tabeller i rammer, hvorved du opnår nogle af de egenskaber, som normalt ikke gælder for tabeller. Oprette en tabel Klik på pilen til højre for ikonet Tabel i værktøjslinjen Standard for at oprette en standardtabel. Klik på ikonet Tabel i værktøjslinjen Standard for at oprette en tabel med individuelle indstillinger. Illustration 11:Tabel Side 11 Illustration 12:Tabel med indstillinger

15 Objekter Tabel med Autoformat Hvis du gerne vil lave en tabel med avancerede indstillinger, f.eks. fordi du gerne vil have at tabellen skal være lidt mere spændende at kigge på, kan du vælge at benytte en af de indbyggede autoformater. Autoformater fungerer som en slags tabelskabeloner. Illustration 13:Tabel Autoformat Du kan også oprette dine egne formater. Det kan du læse mere om, hvis du klikker på [Hjælp] i dialogen. Tabelformat Hvis du ønsker at tilpasse formatet af en tabel efter du har oprettet den, skal du placere markøren i tabellen og benytte værktøjslinjen Tabel. Illustration 14:Værktøjslinjen Tabel Mange af de mest benyttede funktioner er repræsenteret i værktøjslinjen med ikoner, men du kan komme ud for, at skulle bruge andre. Klik på ikonet Tabelegenskaber Side 12 hvorved du åbner dialogen Tabelegenskaber

16 Objekter Illustration 15:Avancerede tabelegenskaber Krydshenvise til tabeller For at lave krydshenvisninger til en tabel, skal du tilføje en såkaldt 'Billedtekst' til tabellen, ved at højreklikke på tabellen og vælge Billedtekst. Teksten oprettes automatisk som mål for krydshenvisninger. Du kan læse mere i afsnittet Krydshenvisninger på side 8. Tabel 1:'Billedtekst' for tabellen Side 13

17 Registre Registre Indholdsfortegnelse Den bedste måde til at generere en indholdsfortegnelse på er at anvende de foruddefinerede typografier for afsnitsoverskrifter, såsom "Overskrift 1", til de afsnit, som du vil inkludere i din indholdsfortegnelse. Efter at du har anvendt disse typografier, kan du oprette en indholdsfortegnelse. 1. Klik i dokumentet, hvor du vil oprette indholdsfortegnelsen. 2. Vælg Indsæt - Indekser og oversigter - Indeks/oversigt, og klik så på fanebladet Indeks/oversigt. 3. Vælg "Indholdsfortegnelse" i feltet Type. 4. Vælg de indstillinger, som du ønsker. 5. Klik på OK. Hvis du vil bruge en anden afsnitstypografi som indholdsfortegnelseselement, skal du vælge afkrydsningsfeltet Yderligere typografier i området Opret ud fra og så klikke på knappen (...) ved siden af afkrydsningsfeltet. I dialogen Tildel typografi skal du klikke på typografien på listen og så klikke på knappen [>>] eller knappen [<<] for at definere dispositionsniveauet for afsnitstypografien. Giv indholdsfortegnelsen links Hvis dokumentet skal læses på skærmen, enten som Writer-dokument eller som PDF-dokument, kan du gøre indholdsfortegnelsen klikbar. 1. Højreklik på indholdsfortegnelsen og vælg Rediger indeks/oversigt 2. Vælg fanen Elementer 3. Placer markøren i det første felt i rækken Struktur foran [F#] Illustration 16:Rediger indholdsfortegnelsen 4. Klik på Hyperlink for at starte en link-linje 5. Placer markøren i det sidste felt i rækken Struktur efter [#] 6. Klik på Hyperlink For at afslutte en link-linje 7. Klik på [Alle] For at ændringen skal gælde alle niveauer Opdaterer en indholdsfortegnelse Gør et af følgende: Højreklik i indholdsfortegnelsen og vælg Opdater indeks/oversigt. Vælg Funktioner - Opdater - Alle indekser og oversigter. Side 14

18 Registre Stikordsregister Et stikordsregister er en af mange typer indekser. Du kan også benytte indekser til at lave en oversigt over alle indsatte illustrationer, tabeller og meget andet. Den mest benyttede anvendelse er dog at lave et stikordsregister. At oprette et stikordsregister består i to arbejdsprocesser: 1. At indeksere sit dokument 2. At oprette et stikordsregister Den første opgave er absolut den mest tidskrævende Indeksere teksten For hvert sted i dokumentet, som skal optræde i stikordsregistret, skal du oprette et indekselement. Indekselementer bliver indsat som felter i dit dokument. For at se felter i dit dokument vælger du Vis og sikrer dig, at Feltskygger er valgt. 1. Dobbeltklik på det ord, du ønsker skal optræde som indekselementet i dit dokument. 2. Vælg Indsæt - Indekser og oversigter Indekselement Illustration 17:Indsætte et indekselement 3. Klik [Indsæt] 4. Bemærk, at du kan lade dialogen være åben mens du indsætter adskillige indekselementer Hvis du efterfølgende vil ændre indekselementet, kan du markere elementet og vælge Rediger Indekselement og gøre et af følgende: For at ændre elementet indtaster du en ny tekst i feltet Element. For at fjerne elementet klikker du på Slet. For at gennemse indekselementerne i dit dokument klikker du på en af pilene i dialogen Rediger indekselement. Oprette et stikordsregister Et stikordsregister kan indsættes i dokumentet på følgende måde: 1. Klik i dokumentet, hvor du vil oprette stikordsregistret 2. Vælg Indsæt - Indekser og oversigter - Indeks/oversigt, og klik så på fanebladet Indeks/oversigt. Side 15

19 Registre 3. Vælg "Stikordsregister" i feltet Type. 4. Vælg de indstillinger, som du ønsker. Her er et par forslag: a. Indstillinger Illustration 18:Forslag til indstillinger b. Format Illustration 19:Forslag til format c. Formatet Stikordsregister skilletegn Illustration 20:Typografien 'Stikordsregister skilletegn' 5. Klik på [OK]. Side 16

20 Registre Resultatet kan f.eks. se sådan ud: Illustration 21:Stikordsregister (resultat) Formatere stikordsregister Stikordsregistret er kontrolleret gennem afsnitstypografier. F.eks, kan alfabetisk skilletegn (bogstavet der afgrænser hvert bogstav) kontrolleres med afsnitstypografien Stikordsregister skilletegn som i dette tilfælde er ændret til større skrift. Litteraturhenvisninger / kilderegister En litteraturliste er en liste over værker eller andre kilder, du henviser til i et dokument. Gem bibliografisk information LibreOffice gemmer bibliografisk information i en litteraturdatabase eller i det dokument du skriver. Gem information i litteraturlistedatabasen 1. Vælg Funktioner - Litteraturdatabase. 2. Vælg Indsæt Datapost. 3. Indtast et navn for litteraturlisteelementet i feltet Kort betegnelse, og tilføj så yderligere information om publikationen i de øvrige felter. 4. Luk vinduet Litteraturlistedatabase. For at gemme litteraturliste information i et selvstændigt dokument 1. Klik i dokumentet, hvor du vil tilføje litteraturlisteelementet. 2. Vælg Indsæt - Indekser og oversigter Litteraturlisteelement. 3. Vælg Fra dokumentindhold og klik Nyt. 4. Indtast et navn for litteraturlisteelementet i feltet Kort betegnelse. 5. Vælg kildetekstens type i rullelisten Type, og tilføj så yderligere information om kilden i de øvrige bokse. 6. Klik på OK. 7. I dialogen Indsæt litteraturlisteelement klik på Indsæt og derefter på Luk. Når du gemmer et dokument, der indeholder litteraturlisteelementer, vil de tilsvarende dataposter automatisk blive gemt i et skjult felt i dokumentet. Side 17

21 Registre Indsæt litteraturlisteelementer fra litteraturdatabasen Klik i dokumentet, hvor du vil tilføje litteraturlisteelementet. Vælg Indsæt Indekser og oversigter Litteraturlisteelement. Vælg Fra litteraturdatabase. Vælg navnet på litteraturlisteelementet, som du vil indsætte, i feltet Kort betegnelse. Klik Indsæt og klik så på Luk. Indsæt litteraturliste Når du har indsat litteraturlisteelementer i dit dokument, mangler vi at indsætte en oversigt. En litteraturliste. 1. Placer markøren hvor du ønsker at listen skal placeres. 2. Vælg Indsæt Indekser og oversigter Indeks/oversigt 3. I dialogen skal du vælge Type:Litteraturliste Avanceret litteraturliste med Zotero Hvis du registrerer dine henvisninger i dokument, kan du være sikker på at du har oplysningerne med, hvis du senere benytter en anden pc. Hvis du derimod benytter den indbyggede database kan du genbruge dine litteraturhenvisninger i andre dokumenter. En tredje mulighed er at du benytter en tjeneste på internettet til at opbevare dine kildehenvisninger. Jeg har gode erfaringer med Zotero som er en af de mest udbredte og anerkendte løsninger. En stor fordel ved at benytte Zotero er at det i mange tilfælde er muligt at generere sine litteraturhenvisninger automatisk fra browseren og at det er muligt ved hjælp af gruppefunktionen at dele litteraturhenvisninger med andre. Kom i gang med Zotero Det kræver lidt forarbejde for du skal dels registrere dig som medlem eller bruger hos Zotero og så skal du installere et plug-in til Firefox. Zotero understøtter ikke andre browsere end Firefox, men det er muligt for andre browserproducenter at udvikle plug-ins selv for Zotero er open source. Registrere henvisninger Nu er det bare at gå i gang med at registrere litteraturhenvisningerne. Zotero ligger som et ekstra vindue i din browser. Side 18

22 Registre Illustration 22:Zotero plug-in til Firefox Du kan læse mere på Zoteros hjemmeside om hvordan du automatisk kan registrere henvisninger til f.eks. Amazon eller biblioteker. Desværre er der endnu ikke så mange danske ressourcer der understøtter Zotero, men f.eks. er Folketingets EU oplysning mærket korrekt op. Illustration 23:Tilføj automatisk henvisning fra Firefox De kilder du registrerer i Zotero i browseren bliver automatisk synkroniseret til din Zoterokonto forudsat at du er logget på med brugernavn og kodeord. Zotero og LibreOffice Hvis du ønsker at bruge Zotero direkte fra LibreOffice, skal du installere endnu et plugin. Det er endnu et plugin til Firefox og altså ikke en udvidelse til LibreOffice. Når du har installeret dette plugin ser du en ny værltøjslinje i Writer. Illustration 24:Zotero værktøjslinjen i LibreOffice Inden du begynder at indsætte henvisninger, skal du tage stilling til hvordan henvisninger og litteraturlisten skal se ud. Du kan vælge mellem en lang række internationalt anerkendte formater. Hvis du er i tvivl om hvilken af dem der passer dig bedst, vil jeg foreslå at du prøver dig frem. Side 19

23 Registre Illustration 25:Indstillinger for Zotero i Writer Hvis du ikke synes der er valgmuligheder nok, kan du downloade flere citation styles fra Zotero. Side 20

24 Registre Indsætte litteraturhenvisninger Når du vil indsætte en henvisning i dit dokument skal du klikke på det første (venstre) ikon Insert Citation i værktøjslinjen. Illustration 26:Indsæt henvisning i dit dokument Hvordan henvisningen kommer til at se ud afhænger af hvilket format du har valgt. Indsætte litteraturliste Afhængigt af hvilket format du har valgt at benytte, kan du indsætte en litteraturhenvisning i dit dokument. Placer markøren hvor din liste skal indsættes og klik på ikonet Insert Bibliography i værktøjslinjen. Andrew Pitonyak OpenOffice.org Macros Explained. Hentzenwerke Publishing. Andrew Pitonyak. nd. OpenOffice.org Macros Explained Third Edition. (Accessed December 27, 2010). Leif Lodahl Skabeloner i OpenOffice.org.. Dette indsætter en sektion med indholdet fra din Zotero database der vedrører dine litteraturhenvisninger. Hvis du senere ændrer indholdet i Zotero kan du synkronisere ændringerne i dit dokument med ikonet Refresh i værktøjslinjen. Side 21 Advarsel Zotero er en udvidelse til Firefox og LibreOffice på samme tid. Vær opmærksom på, at Zotero ikke altid understøtter alle versioner af henholdsvis Firefox og LibreOffice

25 Registre Flere informationer om Zotero Zotero: Plugin til LibreOffice: Yderligere citation styles Flere resourcer på Youtube: og v=pq94abrc0py Andre registre På samme måde kan du lave registre over alle tabeller, figurer, litteraturlister og brugerdefinerede elementer. I dette dokument har jeg f.eks. lavet en oversigt over alle illustrationer på side 36. Hvordan du får oprettet listerne (nummerering og navngivning) kan du læse om i kapitlet Objekter på side 10. Side 22

26 Fodnoter og slutnoter Fodnoter og slutnoter Fodnoter2 refererer til mere information om et emne ved bunden af en side og slutnoter refererer til information til sidst i dokumentet. LibreOffice nummererer automatisk fod- og slutnoterne. Indsætte en fodnote eller slutnote 1. Klik i dokumentet, hvor du vil placer ankeret på noten. 2. Vælg Indsæt - Fodnote/Slutnote. 3. I området Nummerering, skal du vælge det format, som du vil bruge. Hvis du vælger Tegn, skal du klikke på gennemsynsknappen (...) og vælge det tegn, som du vil bruge til fodnoten. 4. I området Type, vælg Fodnote eller Slutnote. 5. Klik på OK. 6. Indtast noten. Redigere fodnoter eller slutnoter Musemarkøren ændres til en hånd, når du holder den over et fod- eller slutnoteanker i dit dokument. For at redigere teksten i en fod- eller slutnote, skal du klikke i noten, eller klikke på notens forankring i teksten. For at ændre formatet af en fodnote, skal du klikke i fodnoten, trykke F11 for at åbne vinduet Typografier og formatering, højreklikke på "Fodnote" i listen, og så vælgemodificer. For at hoppe fra fod- eller slutnotens tekst til notens anker i teksten, skal du trykke på Page Up. For at redigere nummereringsegenskaberne for et fod- eller slutnoteanker, skal du klikke foran ankeret og vælge Rediger - Fodnote/Slutnote. For at ændre det format, som LibreOffice bruger til fodnoter og slutnoter, skal du vælge Funktioner - Fodnoter/Slutnoter. For at redigere egenskaberne for tekstområdet i fod- eller slutnoter skal du vælge Formater - Side og så klikke på fanebladet Fodnote. For at fjerne en fodnote, slet fodnoteankeret i teksten. Formatere fodnoter Fodnoten placeres som nævnt i bunden af siden. Hvordan fodnoten helt præcist ser ud, kan du tilpasse i sidetypografien på fanebladet Fodnote. 2 Fodnoten er placeret i slutningen af siden. Side 23

27 Fodnoter og slutnoter Illustration 27:Fodnoter formateres fra sidetypografien Side 24

28 Sidetal og sideantal Sidetal og sideantal Du kan indsætte sidetal og sideantal ved hjælp af Indsæt Felter Sidetal og Indsæt Felter Sideantal. Vær opmærksom på, at sidetal kan manipuleres ved f.eks. at nulstille sidetallet, hvorimod sideantal altid vil være udtryk for det fysiske antal sider. Derfor kan Side [Sidetal] af [Sideantal] blive misvisende, idet sidste side ikke vil matche (Side 17 af 21). Når du skriver opgaver, er det være kutyme at den egentligere sidenummerering starter der hvor brødteksten begynder. Din forside skal ikke tælle med, og hvis du har en kolofon, indholdsfortegnelse, skal disse sider normalt nummereres med små romertal. Nulstil sidetallet Hver gang du vil nulstille sidetallet, skal du indsætte et manuelt skift med Indsæt Manuelt skift... I dette tilfælde er markøren placeret under det sidste indhold på min forside. Illustration 28:Indsæt manuelt sideskift Læg mærke til at jeg har valgt at skifte til ny sidetypografi Indeks og samtidig modificere (nulstille) sidetallet. Du kan læse mere om skift af sidetypografier i afsnittet Skift sidetypografi på side 4. Dernæst placerer jeg markøren efter det sidste indhold af min kolofon og indsætter endnu et manuelt sideskifte, hvor jeg skifter til sidetypografien Standard og igen nulstiller sidetallet til 1. Hvis du nu placerer markøren på den første side med indhold, altså lige efter du har indsat det sidste sideskift, kan du i statuslinjen (nederst til venstre) se at sidetallet nu er anderledes: Illustration 29:Sidetal i statuslinjen Det første tal er udtryk for det logiske sidetal (du har nulstillet to gange) og det næste er det fysiske sidetal. Sideantal er altid udtryk for det fysiske antal sider dokumentet består af. Indsæt sidetallet Sidetallet indsættes normalt i sidefoden (eller sidehovedet) for derved at få det gentaget på alle Side 25

29 Sidetal og sideantal sider. Vælg Indsæt Sidefod og vælg den sidetypografi der er relevant (Indeks). Placer markøren i den grå ramme der nu er på den side der benytter sidetypografien Indeks. Vælg Indsæt Felter Sidetal. Sidetallet er nu indsat med normale (araber-) tal. Gentag for sidetypografien Standard. Formatering af sidetallet I din kolofon vil vi gerne have at sidetallet ikke vises med normale (araber-) tal, men med små romertal. Det ændrer vi i sidetypografien Indeks. På fanebladet Side finder du afsnittet Layoutindstillinger hvor du kan ændre Format. Illustration 30:Ændring af sidetallets format i sidetypografien Vær opmærksom på at det ændrede talformat automatisk tilknyttes siden, således at det nye format også fremtræder i f.eks. indholdsfortegnelsen, men desværre ikke i krydshenvisninger. Tomme sider Når du ændrer sidetallet ved at nulstille eller modificere sidetallet, vil du opleve at der opstår tomme sider. Det sker fordi LibreOffice holder øje med lige og ulige sidetal hele tiden. Det er under ingen omstændigheder muligt at have to lige sider eller to ulige sider efter hinanden. Derfor, hvis du på en ulige side indsætter et manuelt skift og ændrer til side 1, vil der altid blive indsat en blank side inden den nye side 1. Side 26 Illustration 31:Tomme sider opstår når du ændrer sidetal

30 Kapitelnavn i sidehoved Kapitelnavn i sidehoved Når du skriver opgaver med flere kapitler, er det en god idè, at vise kapitlets eller afsnittets navn i f.eks. toppen af siden. Først skal vi bruge et sidehoved. Vælg Indsæt Sidehoved og vælg den relevante sidetypografi (Standard). Placer nu markøren i sidehovedet og vælg Indsæt - Felter Andre... På fanebladet Dokument skal du vælge Kapitel og Kapitelnavn. Klik til sidst på knappen Indsæt. Illustration 32:Kapitelnavn Side 27

31 Sprogværktøj Sprogværktøj Stavekontrollen og de øvrige sprogværktøjer vil automatisk foreslå, at teksten kontrolleres med en dansk ordbog. Hvis du ønsker at benytte en anden ordbog, kan du gøre det for hele dokumentet, et afsnit eller et enkelt ord. Ændring af sprog for hele dokumentet Vælg Funktioner - Indstillinger - Sprogindstillinger - Sprog. Under Standardsprog for dokumenter, benyt feltet Vestlig. Sæt kryds i feltet Kun for indeværende dokument. Illustration 33:Valg af standardsprog for dokument(er) I rullelisten med sprog, kan de finde alle sprog, som understøttes af OpenOffice.org. Det er dog kun et udvalg af disse sprog, som er installeret på din computer. De sprog du kan benytte, er markeret med et lille abc-ikon til venstre for navnet. Ændring af sprog for afsnit eller ord Du kan benytte sprogværktøjer for flere forskellige sprog i det samme dokument. Det forudsætter, at teksten i dokumentet er mærket op med, hvilket sprog hvert enkelt afsnit skal stavekontrolleres med. Du kan markere et afsnit, klikke på sprogfeltet i statuslinjen i bunden af skærmbilledet og derfra vælge sprog (for det markerede) eller sprog for afsnittet. Illustration 34:Valg af sprog for et afsnit Automatisk valg af sprog Hvis du ofte benytter flere sprog i dine dokumenter, kan du håndtere sprogvalget ved at oprette flere varianter af din standard-typografi, f.eks. Brødtekst dansk og Brødtekst spansk. Se mere i afsnittet Afsnitstypografier på side 4. Når du så vælger at bruge Brødtekst spansk vil LibreOffice automatisk bruge de spanske ordbøger til netop det afsnit. Stavekontrol Der er indbygget stavekontrol på en lang række sprog i LibreOffice. Stavekontrol kan bruges med Funktioner - Stave- og grammatikkontrol (F7). Side 28

32 Sprogværktøj Illustration 35:Stavekontrol Du kan også benytte stavekontrollen mens du skriver, ved at aktivere Automatisk stavekontrol på værktøjslinjen Standard. Synonymordbog Der findes en indbygget dansk synonymordbog. Hvis du ikke har den installeret, kan du finde den på hjemmesiden for udvidelser3. Synonymordbogen fungerer i Writer, Calc, Impress og Draw. Når du placerer markøren på et ord, kan du aktivere synonymordbogen på to forskellige måder: Højreklik på et ord og vælg Synonymer Genvej: Ctrl + F7 Menu: Funktioner - Sprog - Synonymordbog... Herefter vises dialogboksen Synonymordbog. Illustration 36:Dialogboksen Synonymordbog (Dansk) I venstre side ser du øverst det ord, du markerede. Forneden i venstre side kan du se en eller flere betydninger af det pågældende ord. Når du markerer et af ordene i denne liste, vil de forskellige 3 Side 29

33 Sprogværktøj synonymer vise sig i listen til højre. Du kan nu vælge et af synonymerne, hvorefter det valgte ord vises i feltet øverst til højre. Når du klikker OK, vil ordet du markerede i teksten, blive erstattet med det ord, du nu har valgt i højre side. Grammatikkontrol Grammattikkontrol på dansk er meget svag, men hvis du skriver meget engelsk eller fransk, kan det være en god hjælp. Grammattikkontrollen finder du på hjemmesiden for udvidelser4. Grammattikkontrollen fungerer på samme måde som stavekontrollen (F7). Illustration 37:Grammatikkontrol Grammatikkontrollen kan også bruges mens du skriver, hvor der vil komme blå bølgede streger under fejl. Illustration 38:Grammatikkontrol mens du skriver Orddeling Fuldautomatisk orddeling Hvis du gerne vil have LibreOffice til helt selv at foretage orddeling, kan du gøre det ved hjælp af afsnitstypografier. 4 Side 30

34 Sprogværktøj Automatisk orddeling Du kan benytte LibreOffice's indbyggede orddeling, som du kan aktivere med Funktioner - Sprog - Orddeling. Herefter vil LibreOffice foreslå orddeling for alle de ord, hvor det er relevant. I visse tilfælde kan ordet deles flere forskellige steder, hvilket du kan tage stilling til, med piletasterne. Den markerede orddeling (blå farve) er den orddeling, som OpenOffice.org foreslår. Illustration 39:Orddeling Du kan ignorere et orddelingsforslag ved at klikke på Næste. Manuel orddeling Den automatiske orddeling har den svaghed, at specielt sammensatte ord ikke deles korrekt. Hvis du ønsker at orddele et ord manuelt, skal du sætte markøren det sted, hvor ordet skal deles, og derefter sætte en såkaldt blød bindestreg (Ctrl -). Det betyder, at ordet deles på det sted, hvis ordet altså skal deles. Hvis ordet ikke skal deles, f.eks. hvis det står midt på linjen, er bindestregen uden effekt og helt usynlig når du udskriver. Side 31

35 Samarbejde Samarbejde Når du skal lave gruppearbejde eller bare arbejde sammen med andre studerende, skal du være opmærksom på, hvordan I udveksler dokumenter med hinanden. Udveksling Når I udveksler dokumenter med hinanden, er der flere måder at gøre det på: Sende med Dele USB-nøgler Synkronisere via nettjenester, f.eks. Dropbox, Evernote eller Google Docs. Den enkelte metoder har fordele og ulemper. Ændringshåndtering LibreOffice har en rigtig nyttig funktion til ændringshåndtering. Ændringshåndtering er som udgangspunkt ikke aktiveret. Du kan aktivere ændringshåndtering for et dokument med Rediger Ændringer Registrer. Ændringerne til et dokument markeres tydeligt med forskellig skriftfarve for hver person, og det registeres hvem og hvornår en ændring er foretaget. Hvis en person sletter tekst, vil teksten fortsat være synlig, men være gennemstreget. Illustration 40:Ændringer markeres med farve og lodret streg i venstre margin Noter og kommentarer Det er muligt at skrive kommentarer til noget du selv eller andre har skrevet. Kommentarer indsættes det sted markøren står men vises i margin til højre for dokumentet. Kommentaren kommer til at fremstå med dit navn (navnet kan du ændre i Funktioner Indstillinger LibreOffice - Brugerdata), og hvis der er andre personer som har skrevet kommentarer, vil hver person have sin egen farve. Kommentarer indsættes med Indsæt Kommentar eller ved at bruge tastekombinationen Ctrl + Alt + C. Side 32

36 Samarbejde Illustration 41:Kommentar i højre margin Når du udskriver dokumentet vil kommentarerne som udgangspunkt ikke blive udskrevet. Du kan dog vælge at udskrive kommentarerne i slutningen af dokumentet eller i slutningen af hver side. Det indstiller du under Funktioner Indstillinger LibreOffice Writer Udskriv. Illustration 42:Udskriv kommentarer Dokumenter Udveksling af dokumenter mellem Microsoft Office og LibreOffice kan ikke forventes at ske helt uden kvalitetstab. Redigerbare dokumenter Det er vigtigt at holde sig for øje, at der stor forskel på dokumenter, som skal udveksles i redigerbar tilstand og dokumenter som er færdige og ikke længere skal redigeres. Redigerbare dokumenter udveksles bedst, hvis både modtager og afsender benytter samme dokumentformat. Konvertering vil altid resultere i større eller mindre uoverensstemmelser. Den bedste løsning vil altid være, at parterne på forhånd aftaler, hvilket program eller format, der benyttes til udveksling. I mange tilfælde er.doc den bedste løsning. Det betyder at de der bruger OpenOffice.org, skal huske at gemme i Wordformat. Med Word, hvordan åbner jeg ODF-filer? 1. Du kan gratis hente LibreOffice på internettet, 2. Du kan benytte Google Docs til at konvertere og læse dokumenter fra libreoffice, Side 33