Tekstbehandling WORD 2007

Transkript

1 Tekstbehandling 2 WORD 2007

2 Indhold Stave- og grammatikkontrol... 4 Stavekontrol... 4 Grammatikkontrol... 4 Opgave i Stave- og grammatikkontrol... 5 Søg og Erstat... 5 Punkt- og talopstilling... 6 Opgave i punkopstilling... 6 Tabulator... 7 Indsæt tabulator via linealen... 8 Redigér tabulatorer... 8 Opgave i tabulator Opgave i tabulator Tabeller Indsæt Tabel Foruddefinerede tabeller Markéring af tabel Kolonne-bredde og række-højde Placering af tabel Tegn en tabel Opgave i Tabeller Sidetal Indsæt sidetal Fjern sidetal Opgave til Sidetal Sidehoved og sidefod Indsæt sidehoved eller sidefod Fjern sidehoved og sidefod Opgave i sidehoved og sidefod Typografi Opgave i typografi Fodnote og slutnote Tilføj fodnote Formater en note Slet en note Flyt en note Rediger en note Spring mellem notetegn Opgave i noter Fodnote Slutnote... 22

3 Tekstboks Opret tekstboks Flyt en tekstboks Størrelse på tekstboks Farver og skygger mm. på tekstboks Tekstombrydning (også beskrevet i Word 1) Opgave i tekstboks Indholdsfortegnelse Indsæt side til indholdsfortegnelsen Markér ord til indholdsfortegnelsen Udform indholdsfortegnelsen Opdatér indholdsfortegnelse Opgave i indholdsfortegnelse Sammenfletning af flere dokumenter Opgave Rapportskrivning på Selandia-CEU Koder (formateringssymboler) Zoom Selandia-CEU Side 3

4 Stave- og grammatikkontrol Stavekontrol Når du skriver en tekst, kan der forekomme røde bølger under et ord, det kan være fordi ordet er stavet forkert, eller den ordbog der er indbygget i Word ikke genkender ordet. Hvis du ser et ord der har en rød bølge under sig er det en god ide at kontrollere ordet. Prøv at skrive nogle ord med stavefejl og klik, med højre musetast, på ordettt Nu vil stavekontrollen foreslå ét eller flere ord, vælg det rigtige ord. Hvis du er sikker på ordet er stavet korrekt, kan du tilføje det til ordbogen og herefter vil stavekontrollen ikke komme med advarslen mere. Tilføj f.eks. Svendson til ordbogen og næste gang du skriver Svendson vil der ikke være en rød bølge under ordet Svendson. Prøv at åbne et nyt dokument, og skriv Svendson 3 gange, højre klik på ordet og klik på Føj til ordbog, så vil du se den røde bølge forsvinder under de andre to ord. Hvis du vil kontrollere et helt dokument, en ekstra gang, kan du trykke på F7 tasten. Grammatikkontrol Selandia-CEU Side 4

5 Opgave i Stave- og grammatikkontrol Åbn opgaven Stave og grammatikkontrol I opgaven er der ord, ordbogen ikke genkender samt stave- og grammatikfejl. Prøv at rette dokumentet Gem den rettede opgave Stave og grammatikkontrol rettet. Søg og Erstat Med søgefunktionen er det ment at finde ord, tegn, udtryk mm. Desuden kan du erstatte de søgte ord med et andet ord f.eks. hvis du i et dokument har skrevet Karl en masse gange i stede for Carl, søger du på Karl og erstatter med Carl. 1. Åbn den opgave du netop har rettet Stave og grammatikkontrol rettet 2. I fanen Startside finder du: 3. Klik på Erstat 4. Sæt ordet Kommune i feltet Søg efter og Amt ind i feltet Erstat med 5. Klik derefter på Find næste. Word standser ved det første ord, klik så på Erstat, Erstat alle eller Find næste (her bliver ordet ikke erstattet) Her kan vælges andre muligheder, hvis du har brug for det. Selandia-CEU Side 5

6 Punkt- og talopstilling Word kan sætte tal eller punkter op i hver linje f.eks. 1. Tal 2. Tal Eller Punkt Punkt 1. Vælg fanen Startside 2. Klik på en af knapperne du vil bruge 3. Indtast tekst 4. Når du trykker på Enter tasten skiftes linje og der kommer automatisk et fortløbende tal eller et punkt. 5. Hvis du vil skifte linje uden der fremkommer et tal eller punkt, skal du trykke på Shift+Enter tasten (Dette hedder et blødt linjeskift) 6. Du kan vælge forskellige tal og punkter hvis du klikker på de små pile her. Under dette punkt kan du også selv definér tal og punkt- tegn (prøv dig frem) 7. Når du skal stoppe automatisk punkt/tal opstillingen trykker du på Enter tasten to gange 8. Hvis du fortryder en opstilling kan du fjerne den igen ved at markér teksten ud for opstillingen og klikke på opstillingsknappen oppe i båndet. Opstillingen forsvinder, men teksten bibeholdes. Markér tekst og klik her Opgave i punkopstilling 1. Prøv at skriv nogle ord/sætninger og indsæt forskellige punktopstillinger. F.eks. 1. Dagsorden 2. Valg af dirigent 3. Bestyrelsens beretning 4. Fremlæggelse af regnskab 5. Osv. Osv eller Rapportskrivning Skriveprocessens byggesten Ideoplæg Saml ind o Organisér o Skriv Redigér Aflevér Selandia-CEU Side 6

7 1. Hent dokumentet Priser på kørekort 2. Indsæt punkter/tal som vist ovenfor. 3. Under overskriften, Andre kørekort, skal der mellem punkt 2 og 3 indsættes et nyt punkt, hvor der skal stå: Udstedelse af turistkørekort 0 kr. Læg mærke til at Word automatisk opdaterer nummereringen Tabulator Tabulatorfunktionen er beregnet til at sætte tal og tekst i lige kolonner. Det er en dårlig ide at bruge mellemrums-tasten til at skubbe tekst og tal i kolonner, ofte er det noget rod at se på hvis du formaterer en tekst, der ikke er indsat med tabulator eller tabeller (beskrives på side 10) Kolonne sat med tabulator Kolonne sat med mellemrums-tasten 18,1 2453,8 3 tekst 1 tekst 34 4,2 57,6 6 tekst 221 tekst ,6 77,1 9 tekst 23 tekst 44 Selandia-CEU Side 7

8 I venstre side af linealen findes de forskellige tabulatoropsætninger. Du vælger de forskellige tabulator-indstillinger ved at klikke på feltet (der findes 7 forskellige, kun de 4 mest anvendte er beskrevet her på siden.) Som standard er tabulatoren sat til 2,3 cm dvs. hvis du ikke placere en tabulator vil der være 2,3 cm mellem ord eller tal når du trykker på tabulator-tasten Indsæt tabulator via linealen 1. Vælg den tabulatorjustering du skal bruge. 2. Derefter klikker du, med venstre musetast, på linealen der hvor du vil placere din tabulator (hvis du holde Alt tasten nede, samtidig med at du placerer tabulatoren, vises tabulatorafstanden i cm. I forhold til venstre marken) 1. Hvis du har brug for at flytte en tabulator til den ene eller anden side skal du holde venstre musetast nede på tabulatoren og trække den sidelæns til det nye punkt. 2. Hvis du trækker ned i tabulator ikonet sletter du det og der skal sættes et nyt. 3. Gentag processen til du har sat alle tabulatorerne. 4. For at rykke ud fra marken til tabulatorerne skal du bruge tabulator-tasten der som regel sidder til venstre for Q tasten Redigér tabulatorer Hvis du skal redigér en kolonne i en allerede indtastet opstilling, skal du først markere hele opstillingen inden du ændre tabulatorerne, ellers er det kun den linje markøren står i der bliver ændret. Selandia-CEU Side 8

9 Når du har markeret opstillingen, bruger du musen til at flytte tabulatoren. Opgave i tabulator 1 Har du brug for at fremstille en litteraturliste, er det en god ide at bruge tabulatorfunktionen. 1. Indsæt en venstretabulator på 7 cm. 2. Tast nedenstående litteraturliste Husk at trykke på Tabulatortasten når du har skrevet E-logistik og derefter Lasse Mønsted.. Nu kommer forfatternavnene til at stå pænt under hinanden. Opgave i tabulator 2 1. Indsæt tabulatorerne: alle højre tabulering i 7,5 cm, 9,75 cm og 12 cm. 2. Indtast nedenstående opstilling. 3. Gem opstillingen med navnet: tabulator Selandia-CEU Side 9

10 4. Redigér opstillingen så den første kolonne (7,5 cm) rykkes til position 8. Den næste rykkes til position 10,5 cm. og den sidste rykkes til position 13 cm. HUSK! at markér teksten inden tabulatorerne flyttes. 5. Gem og luk dokumentet Tabeller Tabeller bruges til at sætte tal og tekst i rækker og kolonner og kan bruges i stedet for tabulatoren, det er ofte nemmere og mere overskueligt. Du kan indsætte en tabel ved at vælge mellem en række forudformaterede tabeller, eller ved at vælge det ønskede antal rækker og kolonner. Indsæt Tabel Kolonne A Kolonne B Kolonne C Række 1 A1 B1 C1 Række 2 A2 Række 3 A3 C3 Der er to måder du kan indsætte tabeller på (1) Klik på det sted, hvor tabellen skal indsættes. Klik på fanen Indsæt og klik på Tabel, træk derefter med musen, for at vælge det ønskede antal rækker og kolonner f.eks. som vist herunder 5 kolonner og 3 rækker Selandia-CEU Side 10

11 Indsæt Tabel En anden måde at indsætte en tabel på, er ved at igen klikke på det sted i dokumentet, hvor tabellen skal indsættes. 1. Klik på fanen Indsæt, og klik derefter på Tabel og 2. Indtast antallet af kolonner og rækker under Tabelstørrelse. 3. Angiv indstillinger for justering af tabelstørrelsen under Automatisk tilpasning 4. Prøv at eksperimenterer med forskellige opsætninger. Husk! du kan altid fortryde en handling. Foruddefinerede tabeller 1. Klik på fanen Indsæt, og klik derefter på Tabel og vælg Hurtige tabeller. En lang række skabeloner vises. Klik på den ønskede skabelon og den sættes ind i dit dokument. Herefter kan du sætte din egen tekst og tal ind. Selandia-CEU Side 11

12 Markéring af tabel Hvis du skal markér en kolonne eller en række, klikker du med musen, lige over kolonnen, eller til venstre for rækken, du ønsker markéret. Hele tabellen markéres ved at klikke på det lille ikon, herefter kan du ændre på f.eks. skrift- type, -størrelse osv. Du kan også holde venstre musetast nede på en celle og bruge træk og slip funktionen, for at markér flere celler. Eller, placer markøren inde i tabellen og derefter klik på Fanen kontekstfanen. Her får du 4 muligheder for markering. Kolonne-bredde og række-højde Der er to måder du kan juster størrelsen på cellerne på (1) 1. Placér markøren i den kolonne der skal justeres 2. Vælg fanen Layout 3. Justér bredden Selandia-CEU Side 12

13 Den anden måde: Du tager fat med musen på linjen mellem kolonerne og trække til siderne. Bemærk! musemarkøren skal skifte udseende Det samme gælder for rækkehøjden Placering af tabel Tabeller kan flyttes ved at tage fat med musen i ikonet på tabellen og flytte den hen hvor den skal være Tegn en tabel Du kan tegne en tabel, f.eks. en tabel med celler af forskellig højde eller med et skiftende antal kolonner pr. række. Klik på det sted, hvor tabellen skal oprettes. 1. Klik på fanen indsæt, Tabel og klik derefter på. 2. Markøren ændres til en blyant. 3. Tegn et rektangel for at definere de ydre tabelgrænser. Tegn derefter kolonne- og rækkestregerne i selve rektanglet. 4. Hvis du vil slette en streg eller en blok streger, skal du klikke på Viskelæder i gruppen Tegn kanter under fanen Design under Tabelværktøjer. 5. Klik på den streg, som skal slettes Når du har tegnet tabellen, kan du klikke i en celle og begynde at skrive eller indsætte et billede. Selandia-CEU Side 13

14 I fanen Tabelværktøjer finder du mange forskellige måder du kan formater tabellerne på. Her er bl.a. forud defineret tabeller Opgave i Tabeller 1. Indsæt en tabel med 2 kolonner og 4 rækker. 2. Skriv følgende i tabellen. 3. Prøv at formatere tabellen på forskellig måde. Dansk Lastbil Engelsk Truck < Lodret centreret tekst Bybus City bus Lager Warehouse Farven i cellen ændres ved at klikke på Skygge og her vælges farven 4. Gem opgaven med filnavnet: Tabeller Prøv selv at formaterer tabeller med de funktioner der er på Design og Layout fanerne f.eks. forud defineret tabeller. Selandia-CEU Side 14

15 Sidetal Indsæt sidetal Man skal ikke have skrevet mange sider, før der er en god ide at sætte sidetal på siderne, dette kan gøres på to måder. 1. Vælg fanen Indsæt 2. Klik på Sidetal 3. I rullemenuen kan du vælge hvor sidetallet skal placeres, og når du klikker på f.eks. Øverst på siden kan du igen vælge hvor på siden sidetallet skal placeres og hvad udseende det skal have. Prøv at eksperimenter med at sætte sidetal ind forskellige steder i et dokument. Når sidetallet indsættes starter det med side 1, men det kan du ændre så siden starter med f.eks. side Vælg igen fanen Indsæt 2. Klik på Sidetal og vælg Formater sidetal 3. Her kan du vælge hvad sidetallet skal begynde med. Fjern sidetal Du fjerner sidetallet ved at klikke på denne menu og klikke på Fjern sidetal (se ill.) Selandia-CEU Side 15

16 Opgave til Sidetal 1. Åbn filen: Arbejdsmiljø 2. Indsæt et sidetal øverst i højre side 3. Tjek om sidetallet passer på de andre sider 4. Fjern sidetallet 5. Prøv nu at sætte et sidetal ind nederst til højre, der starter med side 3 6. Gem den som sidetal Selandia-CEU Side 16

17 Sidehoved og sidefod Sidehoved vises automatisk øverst på alle siderne i et dokument, såfremt du ikke selv ændre på sidehovedet. Det samme gælder for sidefod nederst på siden. Der kan indsættes alle informationer, som normalt kan stå i et dokument. f.eks. kan der indsættes billeder (firmalogo), grafik, forskellig formateret tekst, sidetal, overskrift og meget andet. I dette undervisnings-materiale er sidehovedet: og sidefoden: Indsæt sidehoved eller sidefod 1. Vælg fanen Indsæt og klik på Sidehoved eller Sidefod. Her findes et tomt sidehoved og foruddefinerede skabeloner. Læg mærke til at skabelonerne har et navn, så du har mulig for at vælge et tilsvarende skabelonnavn til sidefoden 2. Vælg en skabelon og skriv det der skal stå i sidehovedet. Bemærk at en kontekstfane er aktiv, når du arbejder i sidehoved og sidefod. På denne fane er alle kommandoer relateret til sidehoved/fod. Via denne fane kan du indsætte forskellige automatiske tekster f.eks. dato og klokkeslæt, billeder mm. Når du er færdig med indsætte sidehoved/fod og vil tilbage til normalt dokumenttekst, dobbeltklikker du et vilkårligt sted på siden uden for sidehoved/fod ❶ og omvendt, hvis du skal redigere i sidehoved/fod dobbeltklikker du på sidehoved/fod❷ Selandia-CEU Side 17

18 Fjern sidehoved og sidefod 1. Dobbeltklik på Sidehovedet eller Sidefoden 2. Klik på en af knapperne og i bunden af rullemenuen klikker du på eller Opgave i sidehoved og sidefod 1. Åbn filen Transport af gods 2. Indsæt sidehoved, så der i venstre side står Arbejdstilsynet (Fed, tekststørrelse 18) i midten er Arbejdstilsynets logo (find det på internettet) og i højre side står datoen i dag og i foden skal du vælge skabelonen Alfabet og skrive Dit navn i venstre side, sidenummeret står i højre side. 3. Kontrollere om alle sidehoveder og sidefødder er ens (dog ikke sidenummer ) Hoved Fod 4. Gem og luk opgaven Selandia-CEU Side 18

19 Fed - Kursiv - Tekststørrelse, 16 - Skrift farve, Blå - Skrifttype, Calibri Tekstbehandling 2 Typografi Typografi Færdig format En typografi er en samling af flere funktioner, som man definerer og gemmer i typografi. I det undervisningsmateriale du sidder med, bruger jeg typografier til alt hvad jeg skriver. F.eks. har jeg til alle overskrifter valgt Overskrift 1 dvs. når jeg har skrevet en overskrift markér jeg ordet og klikke på typografien Overskrift 1. Typografi bruges også til at fremstille en indholdsfortegnelse (side 26 ) Så er jeg sikker på at alle overskrifterne er ens. Det samme gælder del-overskrifterne her bruger jeg overskrift 2 den almindelige tekst, også kaldet Brødtekst bruger jeg den typografi der hedder Normal Hvis jeg ikke brugte typografien, skulle jeg hver gang manuelt vælge skrifttype( Calibri ) størrelse (16) Fed skrift osv. Når jeg bruger typografier skal jeg kun klikke ét sted > Hvis jeg vil ændre f.eks. overskrifterne (skrifttype, fed osv.) skal jeg kun rediger typografien der hedder Overskrift 1 og alle overskrifter i hele dokumentet ændres. Typografi bruges også til at indsætte en indholdsfortegnelse som beskrevet på side 26 Opgave i typografi Åbn opgaven Bus, markér overskrifterne (Bus, Bybus eller. ) og klik på typografien Overskrift 1. Alle overskrifterne er nu ens. Hvis du vil ændre overskrifterne skal du blot formaterer typografien Overskrift 1, dette gøres ved at klikke, med højre musetast, på typografi ikonet (overskrift 1) klik på Rediger. Prøv at ændre overskrifterne til skriftstørrelse 16 og rød tekst (se næste side) Selandia-CEU Side 19

20 klik på og så skulle alle overskrifterne være ændret. Fodnote og slutnote Fodnoter og slutnoter bruges i dokumenter til at forklare, kommentere eller vise referencer til tekst i et dokument. Du kan f.eks. bruge fodnoter til uddybende kommentarer og slutnoter til at citere kilder. Som standard placeres fodnoter nederst på hver side, og slutnoter placeres sidst i dokumentet, dette kan dog ændres. Eks. på fodnote: Vi er elever på Selandia-CEU 1 (se nederst på siden) Eks. På Slutnote: Kildeangivelse (bemærk denne slutnote står på sidste side i dette dokument på side 35) i Tilføj fodnote 1. Klik på det sted i dokumentet, hvor slut- eller fodnoten skal placeres. Vælg fanen Referencer og Indsæt fodnote. Når du klikker på Indsæt fodnote tilføjes automatisk et nummer. 2. Markøren hopper automatisk ned på det sted hvor noten skal skrives. 3. Dobbeltklik på fodnote- eller slutnotenummeret for at hoppe tilbage til notetegnet i dokumentet. Når du dobbelt-klikker på notetallet hopper markøren automatisk op på fodnoten i dokumentet og omvendt. 1 Selandia - Center for Erhvervsrettet Uddannelse er et af Danmarks største uddannelsescentre med merkantilt og teknisk udbud. Selandia-CEU Side 20

21 Formater en note Hvis du vil anvende et andet tal eller bogstavformat i dine fod/slutnoter vælger du denne boks ved at klikke her og ændre til det ønskede. Her kan du bl.a. vælge romertal i stedet for almindelige tal Slet en note Markér notetegnet i selve dokumentet. Tryk på Delete tasten, noten og den tilhørende notetekst slettes og de andre noter bliver automatisk opdateret. Flyt en note Markér notetegnet i selve dokumentet og brug træk og slip metoden med musen til at flytte noten til en ny placering. Alle notehenvisninger bliver automatisk opdateret. Selandia-CEU Side 21

22 Rediger en note Vil du ændre en note, klikker du på noteteksten og foretager ændringerne, som almindelig tekst. Eller du dobbeltklikker op selve notetegnet, hvorved du kommer ind i noteteksten Placer markøren her og ændre noten Spring mellem notetegn I din dokumenttekst kan du springe mellem notetegnene, som vist på boksen nedenfor. Opgave i noter Fodnote 1. Åben filen Slut og fodnoter Du kan evt. bruge funktionen (Ctrl+b) til at finde ordene i teksten (se evt. side 5) 2. Indsæt fodnoter på side 1 efter ordet Lean Logistics og skriv i noten: 3. Indsæt fodnoter på side 2 efter ordet manufacturing og skriv i noten: 4. Indsæt fodnoter på side 3 efter ordet køretøjer) og skriv i noten: 5. Indsæt fodnoter på side 4 efter ordet omnibus og skriv i noten: Slutnote 1. Indsæt slutnoter på side 1 efter ordet forbedringer. og skriv i noten på den sidste side: 2. Indsæt slutnoter på side 5 efter ordet busmærker. og skriv i noten på den sidste side: Selandia-CEU Side 22

23 Tekstboks En tekstboks er en kasse hvori du kan skrive en tekst, indsætte billeder eller tabeller og derefter flytte den rundt i dit dokument. Selv om det hedder en tekstboks, kan du sætte alt andet du normalt kan indsætte i et dokument bl.a. Tabeller Grafik Opret tekstboks 1. En tekstboks oprettes ved at klikke på fanen Indsæt og derefter Tekstboks Du kan vælge mellem forskellig standard skabeloner i boksen, eller du kan selv tegne en tekstboks Når du har valgt- eller tegnet en boks, kan du skrive/formatere tekst og andet indhold, trække den til en ny placering og formatere selve tekstboksen med f.eks. skygger. Selandia-CEU Side 23

24 Selv om det hedder en tekstboks, kan du sætte alt andet du normalt kan indsætte i et dokument bl.a. Tabeller Grafik Flyt en tekstboks 1. Klik, med musen, på boksen og placer musen et sted på tekstboksens kanter, hold venstre musetast nede, og flyt boksen til den ønskede placering Størrelse på tekstboks 1. Træk i de små punkter i hjørnerne eller i siderne Slet en tekstboks 1. Markér tekstboksen og tryk på Delete tasten Farver og skygger mm. på tekstboks 1. Hvis du vil ændre på selve tekstboksens udseende klikker du på boksen, herefter kommer de en kontekstfane frem der hedder formater Når format-fanen er aktiv kan du ændre tekstboksen med forskellige værktøjer. Det er her alt for omfattende at beskrive alle værktøjerne så prøv dig frem, men Tekstombrydningen er en vigtig funktion at kende. Selandia-CEU Side 24

25 Tekstombrydning (også beskrevet i Word 1) Tekstombrydning handler om, hvordan teksten placerer sig rundt op en boks (gælder også andre objekter f.eks. billeder) 1. Dobbelt-klik på den tekstboks der skal ændres på 2. Klik på Tekstombrydning Når det drejer sig om tekstombrydning af en tekstboks, der placeres inde i et almindeligt do- Tekstombrydning kumenttekst, så markér rammen og vælg knappen Tekstombrydning på båndet. Her vælger du hvordan tekstboksen skal placeres i forhold til teksten ❶ På linje med tekst Når det drejer sig om tekstombrydning af en tekstboks, der placeres inde i et almindeligt dokument- tekst, så markér Tekstombrydning rammen og vælg knappen Tekstombrydning på båndet. Her vælger du hvordan tekstboksen skal placeres i forhold til teksten Den bedste måde at lære hvordan ombrydningen virker er ved at afprøve dem og se resultatet i dokumentet. Husk du kan altid fortryde en handling med eller (Ctrl-z) ❷ Tæt Boks på højkant i venstre margen Opgave i tekstboks Prøv at indsætte en tekstboks indeholdende dit navn og adresse. Her er brugt Tegn tekstboks. 1. Tilpas størrelsen så den passer til dine data. 2. Flyt rundt med boksen 3. Prøv at formater boksen med f.eks. skygger, farve størrelse osv. Prøv løs Husk! Dobbeltklikke på boksen, så kontekstfanen kommer frem. Steen Jensen Storgade Præstø Kurt Andersen Storgade Præstø HUSK at gemme opgaven Kurt Andersen Storgade Præstø Her er brugt Skift figur 3D effekt Her er også brugt Skift figur Selandia-CEU Side 25

26 Indholdsfortegnelse En indholdsfortegnelse kender du måske fra bøger, rapporter og andre lange dokumenter. I dette undervisningsmateriale har jeg også brugt indholdsfortegnelse. Som regel er indholdsfortegnelse placeret på første eller anden side i dokumentet. I det undervisningsmaterialet, du sidder med, er indholdsfortegnelse sat ind på side 2. Første side er forsiden med forskellige informationer om indholdet af dokumentet. Oprettelse af indholdsfortegnelsen består af 3 trin. 1. Markér de ord der skal være i indholdsfortegnelsen. 2. Udformningen af indholdsfortegnelsen 3. Opdatering af indholdsfortegnelsen Indsæt side til indholdsfortegnelsen Først skal du bestemme dig for hvor indholdsfortegnelsen skal placeres, hvis den skal være på første side, indsætter du en tom side ved at placerer markøren øverst i dokumentet og enten tykke på Ctrl + Enter tasten eller vælge Indsæt Tom side Markér ord til indholdsfortegnelsen og Vær opmærksom på, hvor markøren er placeret, inden du indsætter en ny side 1. Du skal nu se, hvordan funktionerne Typografi (side 19) og indholdsfortegnelse arbejder sammen. 2. Få et overblik over hvilke hovedoverskrifter og deloverskrifter der skal komme til syne i den kommende indholdsfortegnelse. F.eks. På denne side hedder hovedoverskriften (se øverst på denne side) Indholdsfortegnelse og er Overskrift 1 i typografien Deloverskrifterne her på siden er: Indsæt side til indholdsfortegnelsen og Markér ord til indholdsfortegnelsen og er Overskrift 2 i typografien Hovedoverskrift Deloverskrift Sidehenvisning Selandia-CEU Side 26

27 1. Markér den første overskrift i dokumentet og påfør den typografi Overskrift 1 Hvis det er en deloverskrift kunne du give den typografi Overskrift Gå videre til næste overskrift/deloverskrift og påfør dem typografi og fortsæt til hele dokumentet er færdigt. Når du skal oprette indholdsfortegnelsen, tager Word automatisk en kopi af de ord du har påført typografierne Overskrift 1 overskrift 2 og opstiller disse ord i indholdsfortegnelsen. Ligeledes noterer Word også på hvilken sider i dokumentet orderne er hentet, hvorved der kommer en sidehenvisning (sidetal) i indholdsfortegnelsen. Udform indholdsfortegnelsen 1. Placer markøren på det sted hvor indholdsfortegnelsen skal starte (side 1 eller 2.) 2. Vælg fanen Referencer. Klik på indholdsfortegnelse 3. Vælg f.eks. det første forslag til opstilling af indholdsfortegnelsen. Læg mærke til at både overskrifterne og sidehenvisningerne er på indholdsfortegnelsen. Hvis du ønsker flere muligheder til udformning af din indholdsfortegnelse, kan du under menuen Indholdsfortegnelse vælge denne menu og ændre udseendet på indholdsfortegnelsen Her kan du også fjerne en indholdsfortegnelse. Typografien har altså en dobbelt rolle. Den kan både formatere overskrifterne (side 19) så de er ens, og være grundlag for indholdsfortegnelsen. Selandia-CEU Side 27

28 Opdatér indholdsfortegnelse Hvis du har ændret eller tilføjet overskrift/deloverskrifterne i et dokument skal indholdsfortegnelsen opdateres for at få de nye ændringer med i indholdsfortegnelsen. Klik med højre musetast inde i indholdsfortegnelse, vælg udvælg Opdatér alt og Klik OK så vil alle redigeringer i dokumentet blive inddraget Indholdsfortegnelsen- -eller øverst i indholdsfortegnelsen kan du klikke på opdater tabel. Opgave i indholdsfortegnelse I emnet typografi på side 19 skrev jeg, man brugte typografi til at fremstille en indholdsfortegnelse med, hvilke du se i de næste opgaver. 1. Åbn filen indholdsfortegnelse 2. Dokumentet skal have en tom side til indholdsfortegnelsen. Indsæt derfor en tom side forrest i dokumentet ( Ctrl+Enter). 3. De overordnede overskrifter, der skal med i indholdsfortegnelsen, skal du først påføre typografien Overskrift 1. De overordnede overskrifter er: LEAN Logistik Køretøjer Bus Lastbil 4. Og de underordnede overskrifter er, der skal påføres typografien Overskrift 2 er: Hvad er logistik? Hvad er Supply Chain Management SCM? Hvad er Lean? Lean og logistikken Hvordan kommer man i gang? Bybus eller omnibus Turistbusser Opret nu en indholdsfortegnelse (se de foregående sider) Gem opgaven (find selv på et navn) Selandia-CEU Side 28

29 Nu skulle indholdsfortegnelsen se nogenlunde sådan ud Hvis du har lukket opgaven skal du åbne den igen, for jeg glemte at indsætte Minibusser i en underordnede overskrift. (Findes efter Turistbusser) 5. Tilret ordet minibusser og tilføj det typografien Overskrift Herefter skal indholdsfortegnelsen opdateres (se side 28 ) Nu er Minibusserne kommet med. Selandia-CEU Side 29

30 Sammenfletning af flere dokumenter På et tidspunkt i jeres uddannelse skal i skrive bl.a. en studietur rapport, i skal skrive hver sin del af rapporten, og til sidst skal i samle rapporten til én samlet rapport. Her kan du øve dig i at sammensætte dokumenter fra forskellige deldokumenter. Forestil dig at du selv har en tekst, og du skal flette en andens tekst ind i din tekst. Opgave 1. Åbn filen Side 1 der er placeret under mappen Word opgaver > Flere dokumenter og forestil dig, at dette er din del af rapporten. 2. Placer markøren, nederst på side 1 der hvor side 2 skal indsættes. 3. Vælg fanen Indsæt, peg og klik på den lille pil til højre for Objekt og klik på Tekst fra fil 4. Når du har fundet filen Side 2 klikker du én på filen og på eller dobbeltklik på filen der skal indsættes. Den indsatte tekst vil hedde det, den første side hedder, i dette tilfælde Side 1, som du kan se i titellinjen øverst i Word, så brug Gem som, og ændre filnavnet, så rapporten ikke kommer til at hedde Side 1. F.eks. Færdig rapport 5. Indsæt de sidste 5 dokumenter efter hinanden, og formaterer teksten i forhold til de retningslinjer der er på Selandia-CEU, disser er beskrevet på næste side.(se resultatet på side 34) Selandia-CEU Side 30

31 Rapportskrivning på Selandia-CEU Der første du gør når du har modtaget en tekst fra en anden, der måske har et andet format end det den færdige rapport skal have, er at rydde formateringen. Dette kan gøres ved at- 1. Markér den tekst der skal omformateres. (du kan evt. bruge Ctrl + a og på den måde markerer hele dokumentet) 2. Vælg fanen Startside og klik på dette ikon, det meste af formateringen vil blive fjernet bl.a. fed, understreget, kursiv, farvet, hævet skrift, sænket skrift med mere, men tvungen linjeskift, tvungen sideskift, hyperlink mm, ryddes ikke, dette skal gøres manuelt. På Selandia-CEU,, har vi valgt, at den færdige rapport skal formateres således: (de sidste to linjer skal ikke bruges i denne opgave) Skrifttype, skal være Calibri Skriftstørrelse, 12 Skriftfarve, Sort Linie afstand, 1,15 Standard marken, Venstre 3,0 cm Højre 2,6 cm Øverst 3,0 cm og Bund 3,0 cm Kildehenvisninger Litteraturliste Prøv noget af det formatering du har lært i i Word 1 og 2. F.eks. tilret afsnit og overskrifter, tilpas forsiden, indsæt evt. sidenummer osv. Brug koderne der beskrevet på næste side. Selandia-CEU Side 31

32 Koder (formateringssymboler) Hvis der f.eks. er et tvunget sideskift, kan det være svært at se, hvor sideskiftet er sat ind i dokumentet, for at se, hvor sideskiftet er placeret klikker du på: Startside og klikker på dette ikon: (eller CTRL + Skift + 8) Når du kan se koderne, er det nemmere at slette/rette i et dokument. Udseendet ændre sig i dokumentet, så du kan se koder for de forskellige funktioner. Tvunget linjeskift (nyt afsnit) (Enter tasten) Blødt linjeskift (Shift +Enter tasten) linjeskifte i et afsnit Tabulator koden (Tabulator tasten) Mellemrumskoden er små prikker Tvunget sideskift fremkommer ved at trykke på Ctrl + Enter tasten eller fra fane Indsæt > sideskift Når du ikke skal bruge koderne mere, klikker på ikonet igen og koderne forsvinder. (eller CTRL + Skift + 8) Selandia-CEU Side 32

33 Zoom Med zoom funktionen kan du zoome et dokument ind og ud og dermed få et bedre overblik over dine sider, hvis du f. eks. har en rapport på 20 sider, kan du med zoom funktionen se alle sider samtidig. Der er to måder du kan zoome på, enten ved at bruge zoom-feltet nederst i højre af Word Tag fat med musen som vist nedenfor og træk til venstre eller højre eller klik på eller Den anden måde at zoome på: 1. Klik på fanen Vis 2. Vælg på den funktion du har brug for Oversigt over 24 sider Selandia-CEU Side 33

34 Tekstbehandling 2 Formatering af de syv dokumenter før og efter formateringen 1 Uden formatering Selandia-CEU Side 34

35 Tekstbehandling 2 2 Med formatering Dette er Slutnote der blev oprettet på side 20 i Der skal der være kildeangivelse for at sikre, at den enkelte artikel er troværdig, og at enhver læser eller skribent kan kontrollere indholdet. Selandia-CEU Side 35