Referat fra styregruppemøde vedr. Niels Bohrs Allé

Transkript

1 Referat fra styregruppemøde vedr. Niels Bohrs Allé Mødedato 20. januar 2015 Starttidspunkt 10:00 Sluttidspunkt 13:00 Afdeling/enhed Ledelsessekretariatet Dokumentnavn Referat fra styregruppemøde Dokumentnummer Arbejdsområde Referent SKR 1. Projektstatus Totalrådgiver indleder Styregruppemødet med en kort status / orientering om: Projektforløbet / projektstade Hovedtidsplan / projektforløb / beslutninger Rammebudget / prioriteringer Problemfelter / interessekonflikter Konklusioner Efter styregruppemødet 16. december 2014 forelå 5 udestående punkter, hvis fremdrift der redegjordes for som det første: Fitness: Areal og disponering er blevet godkendt. Det skal dog afklares, om der er nogle miljømæssige udfordringer ved renovering. Kantinekøkken: Kapaciteten af det køkken, der blev fremlagt 16. december 2014, var ikke stor nok. Køkkenet er i samarbejde med kantinemægler blevet udvidet således, at kapaciteten er fordoblet til personer. Det inkluderer desuden pauserum samt bad til personalet. Med udvidelsen af køkkenets areal i kælderen er bibliotekets magasin flyttet. Dette er ikke endeligt godkendt, men det er tilkendegivet fra biblioteket, at flytningen ikke er videre problematisk. Renovation: Rådgiverne har siden mødet 16. december 2014 haft møde med Odense Renovation om håndtering af affald. Styregruppen godkendte fremlagte forslag, hvor der placeres affaldsdepot (ES.005) i kælderen ved hovedindgangen i sydfløjen. Her afhentes affaldet af Odense Renovation mod et mindre årligt gebyr (ca. 200kr.). Der er på denne måde ikke behov for et mobilt sug, som der ellers var lagt op til tidligere. Nordfløjen: I nordfløjen var der sket en række mindre ændringer som opfølgning på sidste møde: Teknik og Bygninger har nogle steder byttet plads med IT. Der er tegnet vindfang, så det er muligt at komme ind i auditorier udefra, uden at skulle ind gennem det tilstødende gårdrum. I bygning K etableres tillige afskærmning til aflåseligt gårdrum. Der byttes om på lokale K109 og K115, såfremt det besluttes at åbne projektrum (K115) for andre medarbejdere end IT. side 1/6

2 Træværksted placeres ikke i nordfløjen. I stedet indrettes bevægelsessal i disponibelt område overfor æstetiklab. Der er regnet med 130 lockers (som indtegnes) til personale. Radiografbygningen: Mangler fortsat endelig afklaring på placering. Bygningen er ikke færdigtegnet, hvorfor radiograferne ikke endeligt har godkendt indretning endnu. Det sker snarest efter afklaring. Handlingspunkter Ansvarlig Deadlinedato Afklaring af eventuelle miljømæssige udfordringer ved renovering af fitness Endelig godkendelse af flytning af bibliotekets magasin Det dobbelttjekkes, at det er ok (som står i projektforslaget), at elevator i kantinekøkkenet må fragte både beskidt og rent. Det tjekkes, at døråbninger i forbindelse med køkkenet er brede nok til at fragte paller Det undersøges, hvorvidt der kan være behov for forrum/modtagelse ved kantinekøkkenet. Desuden spørges til eventuelle yderligere bemærkninger til indretningen af køkken (forespørgsel hos Eurest) Det tjekkes, at der er plads til, at kassevogne og lastbiler kan køre ind i gårdrum ifm. aflastning af varer og opsamling af affald Undersøgelse af UCLs omfang af affald Afklaring af tilgængelighed af projektrum (som pt. er it s) Det afklares, om eksisterende skillevægge i bevægelsessalen i nordfløjen (overfor æstetiklab) ønskes bevaret af hensyn til depotplads til fx musikinstrumenter, eller om det hele skal være bevægelsessal. Det afklares, hvor meget det vil støje fra bevægelsessal og ud på gangen og hvordan støjen i så fald kan afhjælpes. Radiografbygningen tegnes færdig på baggrund af brugernes kommentarer. Ulla Mulbjerg + Christian Jansson Erik Knudsen Helle Ravn/Christian Jansson Bearbejdes nærmere i forprojekt Snarest 2. Fremlæggelse af revideret projektforslag Med baggrund i dispositionsforslag godkendt 10. november 2014 og de indkomne kommentarer fra University College Lillebælt samt bygherrerådgiver, Jens Erik Bech har totalrådgiver Arkitekter a/s, landskabsarkitekt Preben Skårup og rådgivende ingeniør Søren Jensen opdateret det projektforslag, der blev fremlagt styregruppen 16. december side 2/6

3 På mødet vil projektansvarlig Ib Valdemar Nielsen a/s og projektleder Søren Jensen a/s således fremlægge det opdaterede projektforslag med henblik på styregruppens endelige godkendelse. Det fremlagte projektforslag vil inkludere et opdateret forslag til indretning af kantinekøkken. Endelig indretning af radiografernes bygning vil først foreligge på projektforslagsniveau, når endelig placering er vedtaget. 2.1 Indstilling: Det indstilles, at styregruppen drøfter det opdaterede projektforslag med henblik på endelig godkendelse. Konklusioner På baggrund af det reviderede projektforslag fremlagdes en række mindre justeringer i forhold til det oprindelige oplæg af som allerede nævnt under pkt. 1, Projektstatus: Der etableres toiletter i sydfløjen ved området for Forskning & Innovation, da i første omgang troede, de allerede eksisterede Der opsættes rullegitter ved front office Det store 7-moduls teorilokale (B.315), der er i sydfløjen, ændres til et 6-moduls lokale samt et grupperum. Efter indstilling fra og Jens Erik Bech besluttedes det at undlade at placere vinduer i gavlen på penthouse-etagen, da dette ville give dårlig udnyttelse af rummene op til, samt skabe besværligheder ift. konstruktionerne. Der var på mødet en længere drøftelse af mulighederne for placering af ventilationskanaler hhv. udelukkende i teorilokalerne og delt i teorilokalerne og gangarealerne. Det blev besluttet, at nedenstående præmisser testes i en mock-up, på baggrund af hvilken der udarbejdes en skriftlig indstilling, som styregruppen kan træffe en hurtig beslutning ud fra. Det blev påpeget, at der, som det ser ud nu, er tilslutning til placering af ventilationskanalerne i teorilokalerne. Denne beslutning er dog under forudsætning af, at nedenstående præmisser kan opfyldes hvis ikke det er tilfældet, forbeholder styregruppen sig ret til at ændre mening: Det skal sikres, at der er tilstrækkelig loftshøjde i teorilokalerne og trapperum, når al ventilation føres herind/herigennem. Det skal sikres, at der fortsat (efter udskiftning af eksisterende trådglas med nye klare ruder) er en betydelig æstetisk gevinst ift. lys fra lokaler ud mod gangen, som ikke hindres af hverken ventilationskanaler eller kabelbakke inden for vinduer. Hvis ikke dette er tilfældet, skal det overvejes, om man fortsat vil investere i udskiftning af højtsiddende vinduer fra lokalerne ud til gangen. side 3/6

4 Det skal sikres, at akustikken i lokalerne er god nok. Det besluttedes at afvise forespørgsel fra ny ejer af Hinnerupgård om en anden vejføring og tilkøb af yderligere grundareal, da dette dels vil påvirke det foreliggende projekt, og i øvrigt ikke er gennemførligt i forhold til Lokalplanens bebyggelsesprocenter m.v.. Der er uploadet nye brandplaner, og der kommer ligeledes ny brandstrategi, som er af bedre kvalitet og som skal danne grundlag for dialog med myndighederne. Den fortsatte dialog med brandmyndigheder skal sikre, at der ikke opstår uventede udfordringer i forbindelse med byggetilladelsen. Handlingspunkter Ansvarlig Deadlinedato Det undersøges, hvor mange af de store 6-moduls teorilokaler der allerede har 2 døre. Hvis det er cirka halvdelen, etableres der ikke ekstra døre i yderligere lokaler. Hvis det er mindre end halvdelen, undersøges hvad økonomien er i at etablere døre. Udarbejdelse af mock-up hvor præmis for beslutning vedr. placering af ventilationsrør testes (se ovenfor) Tidsplan for test af præmisser Det skal afklares, hvor mange LUX der kan komme/skal være i teorilokalerne, jf. normer herfor Det skal undersøges, om det er muligt at placere 22 træer på parkeringspladsen (PØ), således at de ikke optager parkeringspladser. Advokaten skal kontaktes for at få bekræftet afslag på Hinnerupgårds købers anmodning om ændret vejføring og tilkøb og Christian Jansson og 3. Projektforslagets økonomi og prioriteringsliste På baggrund af det reviderede projektforslag gennemgås forslagets reviderede økonomi inkl. forslag til prioriteringsliste. 3.1 Indstilling: Det indstilles, at styregruppen drøfter projektforslagets økonomi med henblik på endelig godkendelse heraf. Konklusioner Projektets økonomi blev fremlagt. Fitness har sit egent budget på ca kr. Efter udvidelse af kantinekøkken overskrides projektetforslagets budget desuden med ca. 1,5-2 mio. kr. Efter afslutning af igangværende geotekniske undersøgelser (uge 8) afklares, om der er besparelser at hente på fundering, som kan modregne de ekstra side 4/6

5 udgifter til køkkenudvidelse. Forventningen er dog, at budgettet fortsat vil være 1 mio. kr. over de 252 mio. kr., der er budgetteret med. Udgangspunktet for projektforslaget er fortsat rammebudgettet på 252 mio., idet dog en afvigelse på +/- 1 mio. kr. er indenfor smertegrænsen. Der skal dog naturligvis arbejdes med ajourføring af mulige prioriteringer. De besluttedes, at prioriteringslisten vedr. til-/fravalg forelagt ved dispositionsforslaget opdateres til også at rumme overvejelser vedrørende projektforslaget Det besluttedes at udforme udbudsmaterialet således, at der, inden for rimelighedens grænser, udbydes for prissætning en række ydelser/alternativer, som kan anvendes til mulige til- og fravalg, efter licitationsresultater er kendt. I denne forbindelse fokuseres på ydelser, som ikke umiddelbart kan henlægges til efterfølgende drift. Handlingspunkter Ansvarlig Deadlinedato Underliggende successive kalkuler for det samlede budget tilsendes Jens Erik Bech i Excel format Der udarbejdes nøgletal for driftsøkonomien Der skal planlægges et møde i forbindelse med udbud, hvor der bestemmes til- og fravalg ud fra prioriteringslisten Det skal tjekkes med advokaten, hvordan vi på bedste vis håndterer kontrakter og eventuelle forhandlinger ift. den udarbejdede prioriteringsliste Der udarbejdes et udspil til prioritering på baggrund af den prioriteringsliste, der var inkluderet i dispositionsforslaget Sine Rudfeld 4. Eventuelt Dette punkt tilføjes den udsendte dagsorden, da der efter totalrådgivers præsentation var en række udeståender, der ligeledes blev gennemgået, jf. nedenfor. Det endelige projektforslag består af: Opdaterede tegninger Revideret projektbeskrivelse Granskningsnotater fra Jens Erik Bech og UCL samt besvarelser fra Rådgivernes risikovurdering Afsluttende notat som "samler op" på evt. ikke endeligt afklarede punkter i granskningsnotater UCL har ingen kommentarer til udbudsbekendtgørelsen, ud over de allerede fremsendte fra Jens Erik Bech. Den sendes ud mandag 26. januar side 5/6

6 Totalrådgiver har udarbejdet en risikoanalyse, der forholder sig til både økonomiske og tidsplanmæssige forhold. Følgende mulige risici blev fremhævet: Udførelsestidsplanen, hvor prækvalificerede entreprenører kun har 40 dage til at udarbejde tilbud (dette er dog helt i overensstemmelse med udbudsdirektivets tidsmæssige krav). Aflevering/indflytning. Det er afgørende, at aftaler nedfældes på skrift, så UCL kan planlægge efter dem. Oversvømmelse i kælderen. Der er indgået et formelt samarbejde med Vandcenter Syd, og det forventes således, at risikoen gennem dette samarbejde minimeres. Myndighedsgodkendelse af brandforhold. Det kan blive nødvendigt at minimere mængden af glasarealer. Indeklima, hvor vi for nuværende ikke helt overholder lovkrav men der er blevet nikket til dette fra kommunens side. Det blev fastslået, at SDU ikke kan benytte lokaler på Niels Bohrs Allé efter, byggepladsen er etableret og ombygning er påbegyndt. har sammen med Peter Elleman fået styr på krav til overvågningskameraer og belysning. Næste styregruppemøde, som er planlagt til 3. marts 2015, flyttes, så det ligger i forbindelse med udvælgelse entreprenører i prækvalifikation. Handlingspunkter Ansvarlig Deadline Der udarbejdes en samlet tilbagemelding på UCL s granskningsnotater for projektforslaget Der meldes fra UCL s side tilbage på det fremsendte grænsefladeskema Det afklares, hvem der forestår udbud, og der skal lægges en tidsplan herfor Styregruppemøde 3. marts 2015 flyttes til et tidspunkt i perioden marts 2015 Jens Erik Bech og Helle Ravn Byggeudvalg Sine Rudfeld og Niels Ibsgaard 27. januar Snarest side 6/6