Referat fra det ordinære afdelingsmøde Tirsdag d. 3.maj 2016 Kulturhuset

Transkript

1 Referat fra det ordinære afdelingsmøde Tirsdag d. 3.maj 2016 Kulturhuset 1) Velkomst og valg af dirigent Kaj Eliasen bød velkommen og ønskede alle en god aften og opfordrede alle til at holde en god tone. Særlig velkommen til kundechef Marianne Vittrup, økonomimedarbejder Henning Jacobsen, driftschef Martin Gjedsted og John Olsen fra KAB, samt Flemming Hjorth fra ejendomskontoret. John Olsen fra KAB blev valgt som dirigent. Mødet var rettidigt og lovformeligt indkaldt. 2) Valg af stemmeudvalg og referent Valg af stemmeudvalg: Jørn, Linda, Kim Referent: Jane Østergaard (JØ) 3) Afdelingsbestyrelsens årsberetning og orientering Der er udsendt en skriftlig beretning og Kaj supplerede på mødet med nedenstående: 1. Vaskerier: beslutningsproces var måske lidt kort, men behovet for nye vaskemaskiner stort. Tider bør justeres så det bliver mere fleksibelt. F.eks. kunne det være en løsning at man havde mulighed for at reservere 2 tider. 2. Ny hjemmeside for Lyngby Boligselskab (ses på storskærmen). Megen information, brug den! Tak til Niels. Den trykte udgave af Beboerhåndbogen opdateres IKKE mere. 3. LAR-projekt. Forsyningen har givet tilskud. Når vi har vurderet effekt vil vi overveje at fortsætte i Bækkevang og ved etagehusene. Tak til følgegruppe, som har kommet med mange gode ideer. Jeg håber mange af afdelingens øvrige beboere vil gå forbi i løbet af sommeren og se det fine resultat måske bedst at se i forbindelse med et kraftigt regnskyl. 4. Energihandleplan. Vi vil jo rigtigt gerne spare på varmeregningerne, have bedre varme i til tider kolde boliger og så vil vi gerne gøre noget ved problemer med skimmelsvamp især i etagehuse. Det er meget kompliceret og vi har derfor bedt KAB s varmetekniske afdeling udarbejde en energihandleplan, så vi kan se hvad der er økonomisk forsvarligt. Desværre er der ingen lette løsninger, men vi arbejder videre sammen med driftschef Martin Gjedsted. Vi prøver at få indarbejdet nye hoveddøre i opgange og rækkehuse, som ikke er udskiftet i snart 40 år. Kommunen tillader ikke udvendig isolering af gavle, hvis det ændrer væsentligt på udseendet med de gule mursten. Undersøger nye metoder, hvor mursten genbruges efter isolering. 5. Løse katte er et kedeligt problem. Ærgerligt at man ikke kan åbne en dør for at lufte ud, uden risiko for at en fremmed kat løber ind i stuen. Ifølge husorden må katte og hunde ikke gå løse rundt. Og man skal huske at søge om tilladelse til at holde husdyr. 1

2 6. Husorden trænger måske til fornyelse og der er kommet forslag til udformning fra KAB. Vi har udsat en fornyelse, men husorden drejer sig om at vise hensyn, så hvis alle hele tiden gør det, behøver vi ikke en lang liste over hvad man må og ikke må. F.eks. er det jo ret hensynsløst at smide affald på steder og på tider der ikke er beregnet til det. Det generer mange, at få er hensynsløse. Det er helt OK at give ejendomskontoret besked, hvis man ser sådanne handlinger. 7. Indbrud har desværre været et større problem end vi tidligere har set. Flere rækkehuse har været udsat for indbrud om natten, mens beboere sov ret uhyggeligt. Mange har monteret ekstra låse på vinduer og døre. Beslag kan købes hos f.eks. Silvan eller Johs.Fog. Mange har også skiftet til mere sikre låse. Afdelingen har ikke midler til sådanne forbedringer, så man må selv betale. Ejendomskontoret kan godt henvise til en snedker, der kan udføre sikringsarbejde. Nabohjælp kan være effektiv. Hold øje med hvad der sker om dagen. 8. Garager er mange steder i meget dårlig stand og vi har overvejet at rive nogle af dem ned og bygge nye evt som carporte. Det ville blive for dyrt, så vi reparerer nødtørftigt og ser tiden an. Som det fremgår af et forslag ønsker bestyrelsen en justering af garagelejerne, så der ikke er forskel afhængig af hvornår man har indgået lejemålet. Lejerne er ikke fulgt med prisudvikling som de øvrige huslejer. 9. P-plads er et voksende problem især fordi beboere udefra bruger afdelingens P-pladser. Vi vil gerne undersøge løsningsmuligheder: nye skilte, aflåselige bøjler, så interesserede beboere kan leje en plads, men det kan godt blive dyrt. Det er ikke sikkert kommunen vil tillade skilte eller bøjler. 10. Økonomi har vi naturligvis beskæftiget os meget med. Der er mange ting vi gerne ville gøre, hvis der ikke var økonomiske begrænsninger, men vi er ret stolte over at vi for 2. år i træk ikke har huslejeforhøjelse bortset fra bidrag til hjemfald. Til slut vil jeg sige 2 ting: stor tak til den øvrige bestyrelse og suppleanter, som aktivt har bidraget til drøftelser af mange emner også flere end omtalt her og tak til de ansatte i Lyngby Boligselskab og KAB for det gode samarbejde. Og så vil jeg minde alle beboere, der er med i aften om, at vi bor i et lille smørhul i fantastiske omgivelser tæt på skov og det centrale Lyngby i nogle pæne, bevaringsværdige huse med en beboersammensætning, der ikke giver de store udfordringer, man ser andre steder. Så nyd det og hjælp til med, at alle kan være så trygge og glade, som det nu er muligt. Kommentar fra salen: Tove Andersen: Spørgsmål: Udskiftning af vinduer er det droppet? Svar: For ikke at sætte huslejen meget op, venter vi til der kommer en hel plan for energirenovering. Vinduerne er i en pulje, hvor det ikke kan betale sig økonomisk at udskifte, før de er mere slidte. Jørn: Kommentarer: Vaskerier: Håber at eventuelle ændringer i vaskerier gælder for alle. Stor ros til Niels for at vedligeholde hjemmesiden. Dejligt at blive opdateret løbende. I forhold til Lar projektet håber Jørn, at der kommer en seddel ud, hvor beboerne kan klage / give ros m.m. Ros til følgegruppen. Problem at en entreprenør kan gå ind i haverne og ødelægge planter m.m. uden det skal erstattes. Spørgsmål: Er afdelingen forpligtet til at sørge for godkendte låse? 2

3 Svar: Afdelingen er ikke forpligtet over for forsikringsselskaber, men for bygningsreglementer. Kim: Mht. affaldshåndtering. Det har været et problem med overfyldte containere, så en opfordring til at der arbejdes på en bedre løsning. Mener der blev aftalt, at asfalt på de store veje blev fornyet fra bunden og ikke kun lægges oven på den gamle asfalt. På Kornagervej har der ikke været gravet op. Følgegruppen har opfattelse af, at bæredygtigheden er undersøgt. Spørgsmålet vil blive undersøgt. Jørn: Der skal være opfølgning fra entreprenør med både 1 års gennemgang og 5 års gennemgang. Hjort: Håber på opfølgninger på energihandleplanen på hjemmesiden. Christian: Chikaner skal ifølge aftalen genoprettes. Ville det være en idé at lave bump i stedet, da chikaner optager P-pladser. Marianne: Der er tænkt rigtig meget på problemet, og det vil blive taget op på næste følgegruppemøde. 4) Fremlæggelse af regnskab. Der er udsendt et årsregnskab for 2014 / 2015 til afdelingsmødet. Henning gennemgik regnskabet. Årets underskud er kr. Jørn: Ros til Henning for et overskueligt regnskab. Mht. planlagt vedligehold har der været en udgift på ca kr. Der har været et overforbrug på ca kr. Det er modsvaret af en tilsvarende større indtægt fordi hjemfaldet blandt andet kom efter budgettering. Regnskabet er taget til efterretning. 5) Driftsbudget: Henning orienterede om budget. Orientering om budget. Udgifter kan deles op i: Upåvirkelige: Bl.a. Lån, ejendomsskatter, forsikringer, bidrag til LB og KAB, dispositionsfond A og G indskud, uforudsete udgiftsstigninger, ydelser vedr. lån og afskrivning på underskud fra tidligere. Påvirkelige: Bl.a. Renholdelse, almindelig og planlagt vedligeholdelse samt henlæggelser. Indvendig vedligeholdelse. Tab ved lejeledighed ved fraflytning Adfærdsafhængige: Bl.a. Vand, renovation, energiforbrug på fællesarealer, drift af vaskeri, mødelokaler. Udgifter: Indtægter:

4 Udskiftning af stofledninger bliver gjort løbende. Budgettet er sat ca kr. Tv- undersøgelser af kloakker samt renovering er ca kr. Overgang til Vestforbrændingen er ca kr. Udskiftning af yderdøre vil komme på næste års budget. Der bliver arbejdet på udskiftning af vinduer på et senere tidspunkt, men ikke lige nu. Indtægter og udgifter tilsammen giver en huslejestigning på 0,00% Hjemfaldspligten gør, at der kommer en huslejestigning på 0,58% svarende til 5,84 kr. pr. kvm. Spørgsmål og svar: Skimmelsvamp skal naturligvis laves, når det opstår. Kim: Spørgsmål: Ydelse af renteindtægter? Svar: Der forventes en højere renteindtægt på grund af en større portefølje. Det har været et dårligt investeringsår. Der er tidligere år tjent mere, end der er tabt i år. Den budgetterede renteindtægt er forsigtigt sat til 1% (som sidste år). Jørn: Mener oversigten er lidt misvisende pga. farverne, kunne være mere overskuelig uden farve. Leje af antenneplads er fejlagtig i det udsendte budget, men er rettet i det sidste budget (til kr). Kildesortering er endnu ikke fastlagt fra kommunen ang. hvilke og hvor mange udgifter, der vil komme. Kommunen fastlægger retningslinjer. Hvordan har man forholdt sig i forhold til PSO afgiften, som pålægges alle private kunder? Det er endnu ikke fastlagt. Der er indregnet en buffer. Henlæggelser: Hvor lang tid kan vi holde til at nedsætte henlæggelser. Jørn forstår ikke tilbageholdelsen. Marianne: Planen er at regulere til næste år. Vi er forpligtet til at henlægge, men også til at huslejen ikke stiger voldsomt. Grunden er, at flere lån udløber inden for de næste år. Løbende renovering af kloakker? Det er fordi, der også er kloakker i de andre bebyggelser Bækkevang og etagehusene, som ikke er totalrenoveret. Hvorfor er LAR en ekstraordinær udgift? Det er det ikke, men det skal posteres under den konto. Budgettet er enstemmigt vedtaget. 6) Forslag Jørn Holst. Agervang 50 1) Alle udviser pli under punktet eventuelt og bliver indtil mødet er afsluttet. Forslaget vedtaget. 2) Forslag om, at ekstraordinære møder begrænset til møder, hvor der ikke skal træffes beslutninger om større beløb, og at det bliver indkaldt i god tid. Forslaget er taget til efterretning. 4

5 Ole Jørgensen, Sorgenfrigårdsvej 52, 2.tv. 3) Forslag om at det store træ på Sorgenfrigårdsvej 48-52, der skygger, enten bliver fældet eller stynet. Der skal kommunalbeslutning til fældning af disse træer. Man kan godt styne træerne, men det er en større økonomisk byrde. Drift og bestyrelse undersøger, om der er økonomi til det. Hvis ikke skal det evt. vente til næste budget. Forslaget kan ikke stemmes om. Bestyrelsen 4) Hække: Forslag om, at der kan sættes et midlertidigt hegn op, hvis man ønsker en ny hæk ud mod fællesarealer. Jørn: Hvordan kan man håndhæve dette? Marianne: Det er naturligvis svært, men man må regne med, at beboerne holder de fastsatte regler. Det skal indføjes i vedligeholdelsesreglementet. Forslaget vedtaget. Poul Erik Nielsen, Sorgenfrigårdsvej 56 5) Forslag om ændring af haneandele. Forslaget skal ikke godkendes, da der ikke findes haneandele længere i vandregnskabet. Ninna Hornshøj, Agervang 3 og Tove Mathiesen Andersen, Lyngbygårdsvej 99 st. th. 6) Forslag om at renovere beboerhuset. Kaj foreslår, at beboerne nedsætter en beboergruppe, der er villig til at male m.m. Det er gjort før. Ejendommen vil gerne give materialer. Forslag om en opfordring på hjemmesiden. Linda Kiemer Unna-Lindhard, Kornagervej 9: 7) Forslag om tilladelse til opsætning af flagstang. Forslaget vedtaget. Bestyrelsen 8) Ensretning af leje for udlejning af garager. Jørn: Hvorfor har der ikke været ens leje for alle. Det skyldes at lejekontrakterne er indgået på forskellige tidspunkter. Der er ikke andre steder, hvor lejen er forskellig? Nej. Forskellen er 75 kr pr md. Beboerne som har betalt mere får ikke penge tilbage. Garagerne skal opsiges, før man kan ændre prisen. Bestyrelsen ser på nettoprisindekset. Forslaget er vedtaget. 7) Valg af bestyrelsesmedlemmer: Jan og Hanne opstiller. De blev valgt. 8) Valg af suppleanter: 1 Niels, 2 Sonja. De blev valgt. 5

6 9) Evt. Hvad skal der ske med den gamle varmecentral? Det kunne evt. bruges til beboerhus / festlokale / ejendomskontor. Der arbejdes på sagen, men det handler om økonomi. Jørn: Stor ros til forsamlingen for et rigtig godt og sobert møde. Også tak til bestyrelse og KAB. Kim: Det er lidt svært at få kontakt med ejendomskontoret, efter åbningstiderne er ændret. Det er nemmest at maile til ejendomskontoret. Problem, at der bliver sendt varsling ud med kun 6 dages varsel fra et firma (eftersyn af elledninger), som ikke er kendt af beboerne. Ejendomskontoret vil sørge for dette så vidt muligt ikke sker igen. Mus i nedløbsrørene. Kan der evt. sættes gitter op? Der kører allerede en sag i Agervang. Flemming kigger på sagen. Tagrender. Hvem skal rense dem? Der er ikke afsat midler til det på budgettet. Mange ordner det selv. Beboerhåndbog. Skal man stadig beholde dem? Det er ikke nødvendigt. Kan man få en beskrivelse til tyverisikring i rækkehusene? Det er en god idé med nabohjælp. Bliver der gjort rent i tørrerummene i etagehusene? Det bør der gøres hver måned. Det følger ejendomskontoret op på. Mødet slut Til mødet deltog 53 personer fra 45 lejemål. Der var i alt 90 stemmer. 6