Til beboere i afdeling Fortunen. Referat fra det ordinære afdelingsmøde Tirsdag d. 9.maj 2017 Kulturhuset

Transkript

1 Til beboere i afdeling Fortunen Her er en række oplysninger i fortsættelse af det årlige afdelingsmøde. Dels et fyldigt referat og dels orientering om de nye regler, der blev vedtaget på afdelingsmødet. Råderetsreglementet vedlægges i trykt udgave. Husorden, installationsret og vedligeholdelsesreglement kan som de øvrige regler ses på afdelingens hjemmeside, der kan findes ved at gå ind på og se under afdeling Fortunen -> beboer -> regler. På hjemmesiden kan man finde en lang række oplysninger om bl.a. bestyrelse, referater af bestyrelsesmøder og af afdelingsmøder. Regler mv kan også fås ved henvendelse til ejendomskontoret. Fremover bliver hjemmesiden bl.a. brugt til udsendelse af nye oplysninger til beboere, så vi anbefaler at se på hjemmesiden jævnligt. Venlig hilsen Kaj Eliasen, formand for afdelingsbestyrelsen. Referat fra det ordinære afdelingsmøde Tirsdag d. 9.maj 2017 Kulturhuset 1) Velkomst og valg af dirigent Kaj Eliasen bød velkommen og ønskede alle en god aften. Særlig velkommen til kundechef Marianne Vittrup, økonomimedarbejder Henning Jacobsen, Driftschef Peter Lundgreen fra KAB, samt Flemming Hjorth fra ejendomskontoret. Marianne Vittrup blev valgt som dirigent. Mødet var rettidigt og lovformeligt indkaldt. 2) Valg af stemmeudvalg og referent Valg af stemmeudvalg: Hanne fra Fortunen Øst, Flemming Hjorth og Henning Jacobsen Referent: Jane Østergaard (JØ) 3) Afdelingsbestyrelsens årsberetning og orientering Afdelingsbestyrelsen i Fortunen har i det forløbne år bl.a. beskæftiget sig med: 1. Vaskerier og vasketider. Efter nogen tid med de fine, nye vaskerier modtager vi ikke længere ønsker om ændring af vasketider. 2. De grønne områder. Et stort træ på Sorgenfrigårdsvej er blevet stynet efter forslag fra beboer på sidste afdelingsmøde. Det kniber for nogle beboere med haver at vedligeholde disse rimeligt. 3. Affaldshåndtering er et konstant problem desværre. Containere til husholdningsaffald bliver misbrugt og er ofte overfyldte, så skader og rotter kan få fat i affald med deraf følgende svineri. I Bækkevang skal opsættes 660 liters containere. Vi forventer kommunen snart melder ud ang. affaldssortering. 1

2 4. LAR-projektet. Projektet har givet hele området et flot præg med beplantning, render og ny legeplads. Der arbejdes på noget tilsvarende i Bækkevang og etagehusene. Der må ikke bruges salt til glatførebekæmpelse Der er denne vinter brugt granitskærver. Der overvejes om andre løsninger er bedre til næste vinter. 5. Garager i Bækkevang og på Sorgenfrigårdsvej er i meget dårlig stand og bygningssagkyndige fraråder at bruge penge på yderligere vedligeholdelse. Bestyrelsen har fremsat et forslag til afdelingsmødet. Som vedtaget på sidste afdelingsmøde er lejen for garager justeret, så alle betaler det samme. 6. Hjemmeside for Fortunen udvikles fortsat, og det anbefales meget at bruge den til at finde oplysninger om mange forhold i vores afdeling. Se / Fortunen. Der er mange oplysninger f.eks. Storskrald, regler, husorden, referatet m.m. På Mit KAB kan beboerne kommunikere med KAB digitalt, ellers bliver det sendt ud med post. 7. Retningslinjer. Det er et problem, at en del beboere i tidens løb har opsat skure, udestuer, terrasseoverdækninger uden at indhente tilladelse hos KAB og kommune. Hvis der ikke er givet tilladelse til en tilbygning, kan afdelingen kræve den fjernet for fraflytters regning. Derfor er det stadig meget vigtigt, at man søger tilladelse og orientering om regler på ejendomskontoret INDEN man går i gang med et projekt. 8. Husorden har vi også brugt en del tid på at opdatere inspireret af udkast fra KAB. Bestyrelsens forslag til ny husorden ligger på hjemmesiden og kan som nævnt skaffes i papirudgave fra ejendomskontoret. Den skal behandles under punkt 6 på dagsordenen 9. Installationsretten skal også behandles under punkt 6. Udkast, som er en forenkling af den gældende, kan ses på hjemmesiden under kalender. Den gamle kan ses under regler for Fortunen. 10. Råderet og vedligeholdelsesreglement skal også behandles under punkt 6. Udkast og gamle udgave kan ses som anført ovenfor. 11. Økonomi Bestyrelsen følger løbende om budgettet holder og prioriterer sammen med drift og driftschef de løbende aktiviteter og evt. nye opgaver. Vi er meget tilfredse med, at det er lykkedes at fremsætte et budget uden huslejestigning selv om udgift til hjemfald stiger. 12. Fælleshuset i Agervang trænger til renovering, men det bruges ikke meget, og vi undersøger derfor muligheder for at ombygge det til bolig, så der kan komme en lejeindtægt. 13. Energirenovering. Der er sat midler af til nye yderdøre i rækkehuse og opgange, samt til ruder i etagehusene. 14. Tv-signaler: KAB arbejder ihærdigt på at finde nogle gode løsninger, Når KAB er kommet frem med nogle løsningsforslag, vil afdelingsbestyrelsen i samarbejde med Lyngby Boligselskab indkalde til et ekstraordinært afdelingsmøde for at orientere og få vedtaget en løsning. Afdelingsbestyrelsen har haft et fint samarbejde med driftspersonalet, Flemming Hjorth, vores nye driftschef Peter Lundgreen, økonomimedarbejder Henning Jacobsen og kundechef Marianne Vittrup. Tak til bestyrelsen, medarbejderne i KAB og ejendomsfunktionærerne. Opfordring til at passe på vores dejlige område. Kommentarer fra salen: 2

3 Kan man ikke sætte beboerlokalet i stand, så bliver det måske brugt mere. Svar: Det ville være dejligt, hvis nogle beboere ville deltage i at sætte lokalet i stand, men der har ikke været interesse. Forslag om at sætte en papcontainer ved siden af de at andre containerne. Svar: Det burde ikke være nødvendigt, da der er storskrald hver anden uge til f.eks. store papkasser. Jørn Agervang: Er der ikke en mulighed for at afskrive garagerne over flere år, så der ikke burde være nogen huslejestigning. Ønsker at garagelejen justeres. Mener, at ulovligt opførte bygninger bør fjernes med det samme. Svar: Det må ejendomskontoret ikke. Birgit Lund Bækkevang 59. Har en garage, som stadig er funktionel. Dirigenten bad om, at indlæg til diskussionen blev gemt til den senere behandling af forslaget. Inge Lise Anderson, Bækkevang. Hvornår bliver skrald, der ligger og flyder fjernet? Hvem skal fjerne det? Svar: Det burde være beboerne, der fjerner det. Jytte Christensen Sorgenfrigårdsvej 1. Fælleshuset. Kunne man benytte den gamle varmecentral som beboerlokale. Svar: Der har været arbejdet på et forslag om dette, men det er en kompleks sag, som kræver meget organisering og økonomi. Hvad gøres der ved nye beboere, der kan have svært ved at forstå husorden? Svar: Det vil være en god idé, hvis naboer hjælper beboere, som ikke læser dansk. Inge Derf: Sorgenfrigårdsvej. Hvis man opsætter en udestue, skal man så betale ekstra husleje. Svar: Bestyrelsen arbejder på reglerne for dette, men det kræver, at ejendomskontoret / KAB bliver gjort opmærksom på byggeriet, at beboeren har søgt om opsætningen. Kryger Bækkevang 13. God ide, at nedlægge beboerhuset. Affaldshåndtering. Hvorfor skal Bækkevang også have problemer med containere, som åbenbart ikke fungerer? Kaj: Venter på, at kommunen indfører affaldssortering. Det er billigere med containere end papirsposer. Trådkurvene i de ulige numre er ved at være udtjente. Bækkevang er det eneste sted i afdelingen, der ikke har containere. Opfordring til at beboerne hjælper med at fjerne skrald. Poul Edstrand Agervang. Opfordring til ikke at nedlægge beboerhuset Poul Erik: Opfordring til at se, hvordan etagehusene klarer sig med containere. Hvad er ærgerlige penge i forbindelse med styning af et træ. Bestyrelsen mener ikke, det er ærgerlige penge at forskønne området. Hvornår kommer fjernvarme. Senest I Fortunen Øst har der ikke været problemer i forbindelse med overgangen til fjernvarme. Beboerne bliver underrettet, hvis der opstår problemer. 4) Driftsbudget: Henning orienterede om budget. Der vil ikke komme huslejestigning, trods generelle prisstigninger og stigning i hjemfaldet. Forslaget til budgettet er omdelt sammen med forslag m.m. Henning gennemgik de forskellige udgifter. Total udgifter er kr. Total indtægter er kr. Orientering om budget. 3

4 Udgifter kan deles op i: Upåvirkelige: Bl.a. Lån, ejendomsskatter, forsikringer, bidrag til LB og KAB, dispositionsfond A og G indskud, uforudsete udgiftsstigninger, ydelser vedr. lån og afskrivning på underskud fra tidligere. Påvirkelige: Bl.a. Renholdelse, almindelig og planlagt vedligeholdelse samt henlæggelser. Indvendig vedligeholdelse. Tab ved lejeledighed ved fraflytning Adfærdsafhængige: Bl.a. Vand, renovation, energiforbrug på fællesarealer, drift af vaskeri, mødelokaler. Spørgsmål og svar: Poul Erik: Vand. Hvad er et umålt vandforbrug? Svar: Det er differencen mellem det målte forbrug på de enkelte målere og det samlede, afregnede forbrug. EL forbrug. Hvor besparelsen på LED-lamper? Det kan bestyrelsen ikke svare på på stående fod. LAR? Der mangler kr. hvilke konti kan man se det på. Det er ikke på konto 116, men konto120. Spørgsmålene er meget tekniske Kryger: Det er godt Poul Erik er grundig, men vi må også have tillid til bestyrelsen og KAB har gjort arbejdet seriøst. Det blev aftalt, at Poul Erik kan sende sine spørgsmål, og svarene vil blive lagt på hjemmesiden. Budgettet er vedtaget. 4 stemte imod, 4 stemte ikke 5) Fremlæggelse af regnskab. Der er udsendt et årsregnskab for 2015 / 2016 til afdelingsmødet. Henning gennemgik regnskabet. Årets overskud er kr. og de samlede udgifter var kr. Jørn: Hvordan undgår vi samme fejl på vandregnskabet som tidligere. Svar. Der er kommet nye procedurer. Der er obs. på, at det ikke sker igen. Marianne: Grunden til der ikke sker huslejestigning, er bl.a. at der er lån, der er udamortiseret. Samtidig har KAB fået omprioriteret andre lån, så ydelsen på disse er blevet mindre. Endelig er der sket en besparelse på ejendomskontoret. Der er afsat flere midler til langtidsbudgettet Regnskabet er taget til efterretning. 6) Opdateret husorden, installationsret, råderetskatalog, samt vedligeholdelsesreglement. a) Husorden. Er moderniseret lidt. Man har kunnet sammenligne den gamle og den nye husorden på hjemmesiden. Ændringer er skrevet med rødt. Det vigtigste er, at man tager hensyn til hinanden og overholder reglerne. 4

5 Jørn: Hvad med konsekvenser? Beboerne kan henvende sig til hinanden på en positiv måde. Ejendomskontoret og KAB kan også handle. I sidste ende afhænger konsekvenserne dog af retssystemet. Henstilling at ejendomsfunktionærerne bliver mere synlige. Forslaget vedtaget. 2 blanke b) Installationsret. Nyt om, hvordan man skal sætte paraboler op. Nye installationer skal meldes til ejendomskontoret. Kun i meget sjældne tilfælde bliver det ikke godkendt. Forslaget vedtaget enstemmigt c) Råderetskatalog. Alt nyt skal ansøges om. Forslag om, at der ligger ansøgningsblanketter på hjemmesiden. Forslaget vedtaget.3 imod 2 blanke d) Vedligeholdelsesreglement. Vedligeholdelseskontoen kan ses på Mit KAB og på huslejeindbetalingen. Forslaget vedtaget enstemmigt 7) Forslag 1) Martin og Bettina Agervang 60. Nyt bump i Agervang ved nr. 54. Der arbejdes på det. Da der både er noget økonomi og teknik, arbejder bestyrelsen meget hurtigt på en løsning, da der er stor forståelse for problemet. Ligger løsningen inden for det nuværende budget, gennemføres det. Kræver det yderligere økonomi, tages dette op på et ekstraordinært afdelingsmøde. Imod 4. Forslaget vedtaget. 2) Jørn Holst, Agervang 50 a) Bump i Agervang. Nedstemt b) Genbrugsstation ved varmecentralen. Trukket c) Læhegn til containere. Trukket 3) Rikke Just og Anders Brink Nyberg. Bækkevang 1 2 bump Bækkevang 1 7. Forslaget vedtaget enstemmigt. Ligger løsningen inden for det nuværende budget, gennemføres det. Kræver det yderligere økonomi, tages dette op på et ekstraordinært afdelingsmøde. 4) Jørn Møller Nielsen. Agervang 74 a) Flytning af genbrugspladsen på Firskovvej: Bortfalder b) Ændring af ovenståendes arbejdstid: Bortfalder 5) Fl. Markussen. Lyngbygårdsvej 89 st.tv. a) Lukning af affaldsskakte. Affaldsskakterne er lukket. Der skal være hængelåse på alle skakte. b) Udskiftning af hoved- og kælderdøre i gavlene. Ligger i langtidsbudgettet til næste år. 5

6 c) Flere grillpladser i etagehusene. Bestyrelsen ser på om det kan gøres inden for budgettet. d) Fjernelse eller kraftig beskæring af beplantning ved etagehusene og i Bækkevang. Ejendomskontoret får mange klager over for meget bevoksning, derfor bliver det skåret kraftigt ned, hvor det er til gene. Det bliver taget op på markvandring, 6) Maiken Larsen. Agervang 80. Ansøgning om overdækning til cykelparkering. Der kan søges om det til en ændring til råderetskataloget. Det skal udspecificeres mere mht. materialer. Forslaget vedtaget som tilføjelse til råderetskataloget. Afdelingsbestyrelsen blev bemyndiget til at godkende den endelige formulering. 7) Liva Kuczik. Lyngbygårdsvej 93 a) Optegning af parkeringsbåse på Lyngbygårdsvej. Lyngbygårdsvej er en kommunevej, og forslaget kan derfor ikke behandles. b) Ny dørpumpe i nr. 93 på Lyngbygårdsvej. Ejendomskontoret sørger for dørpumpe. c) Ekstra cykelrum på Lyngbygårdsvej 93. Ejendomskontoret undersøger om det er muligt. d) Nyt asfalt på stien ved Lyngbygårdsvej Er i budgettet til næste år. 8) Afdelingsbestyrelsen Nedrivning af garagerne i Bækkevang. Forslag om nedsættelse af en arbejdsgruppe. Nedrivning koster ca kr. Flere beboere fra Bækkevang ønsker ikke, at garagerne bliver revet ned, da man ikke mener, de er så slidte. Bestyrelsen trak forslaget, Der nedsættes en arbejdsgruppe fortrinsvis bestående af beboere fra Bækkevang. På mødet meldte følgende sig: Kryger Bækkevang 13, Birgit Lund Bækkevang 59, Charlotte og Ib Sørensen Bækkevang 12, Anne-Lise og Jan Kjær-Hansen Bækkevang 10. Interesserede kan henvende sig til Jan Kjær-Hansen. 8) Valg af formand: Kaj Eliasen er valgt 9) Valg af bestyrelsesmedlemmer: Jane Østergaard og Benny Jensen opstiller. De er valgt. 10) Valg af suppleanter: 1 Niels Sørensen, Agervang, 2 Sonja Kjær. 3. Jytte Christensen. De er valgt. 11) Evt. Kan der gøres noget ved belysningen ved lægen. Svar: Bliver taget op i bestyrelsen Ønske om nye snore i tørregårde. Hvornår starter LAR i Bækkevang? Der arbejdes på det, men det er en langvarig proces. Mødet slut Til mødet deltog 57 personer fra 44 husstande. 6