Referat fra det ordinære afdelingsmøde i Fortunen. Tirsdag d. 8. maj 2018 på Biblioteket

Transkript

1 Referat fra det ordinære afdelingsmøde i Fortunen Tirsdag d. 8. maj 2018 på Biblioteket 1) Velkomst og valg af dirigent Kaj Eliasen bød velkommen og ønskede alle en god aften. Særlig velkommen til kundechef Marianne Vittrup, økonomimedarbejder Henning Jacobsen, driftschef Peter Lundgreen, formand for KAB s bestyrelse John Olsen, Hanne Lentz fra Fortunen Øst, samt Flemming Hjorth fra ejendomskontoret. Kaj opfordrede beboerne til at mødet blev holdt i en god tone. John Olsen blev valgt som dirigent og takkede for valget. Mødet var rettidigt og lovformeligt indkaldt. 2) Valg af stemmeudvalg og referent Referent: Jane Østergaard (JØ) Valg af stemmeudvalg: John Olsen, Kim Jørgensen og Jette Thulesen 3) Fremlæggelse af beretning Den skriftlige er uddelt til alle beboere, så Kaj supplerede med nogle bemærkninger: Det overordnede emne har været økonomi. Det budget, der vedtages på budgetmødet kan ikke bare laves om. Vi kom ud med et pænt overskud på regnskabet, hvilket bl.a. skyldtes nogle arbejder, der var udskudt. Vi er meget tilfredse med at kunne fremlægge et budget for næste år UDEN huslejestigning for andet år i træk. Et arbejde der må vente er udskiftning af hoveddøre i etagehusene. Vi er i gang med at undersøge priser mm. I år udskiftes opgangsdøre og hoveddøre i rækkehusene, som er dem der trænger mest og jo sidder yderst. Vi har også i år arbejdet med de mange regler og har nogle få ændringsforslag. Jeg vil igen reklamere for vores hjemmeside, hvor man bl.a. kan finde reglerne. Desværre er der nogle beboere, der enten ikke kender reglerne eller ikke synes de skal overholdes. Et af de områder vi hører mest om er de høje træer. Bestyrelsen ser meget på træer på den årlige markvandring. Giv gerne besked til ejendomskontoret, hvis der er konkrete træer vi skal se på til september eller hvis en beboer skal have besked om beskæring eller fældning. Et andet område er parkering. Igen følg reglerne og vis hensyn! 1

2 TV-signaler og internet er der heldigvis kommet en rigtig god løsning på. Det blev vedtaget på det ekstraordinære afdelingsmøde i marts og vi forventer etablering i efteråret. Der arbejdes stadig med at rykke for udbedring af fejl og mangler ved LAR i Agervang. Kommentarer fra salen: LAR i Bækkevang er sat i gang med bl.a. fotografering af kloakker. Der vil blive nedsat en følgegruppe med interesserede beboere fra Bækkevang. Det er utilfredsstillende, at der ikke er sket udbedringer for LAR i Agervang. Kaj har talt med den ansvarlige i KAB. Der bliver arbejdet på sagen. Problem at gåfelterne i Agervang skifter fra side til side. Det er svært for børn at forstå. Hvad er reglerne med træer? Svar: I etagehusene må de ikke være over 2,5 m. I rækkehusene er højden 4 m. Skimmelsvamp i rækkehusene og etagehusene. Hvis der er mistanke om skimmelsvamp i lejemålet, skal man henvende sig til ejendomskontoret, som henvender sig til KAB. Hvad sker der med Kirkestien Svar: Der er lagt et net ud på kirkestien, hvor det er meningen at græs skal vokse op. Hvilke foranstaltninger har man, hvis beboere ikke overholder regler og vedtægter. Svar: Der skal være vidner og dokumentation, hvis der er mistanke om overtrædelser. Der skal gives op til flere advarsler, hvorefter det skal i beboernævnet. Det er en langvarig proces. Poul Erik / PE Der er opkrævet 19 kr. pr. lejemål for meget i vand Svar: Fejlene på vandmålerne er rettet. PE mener ikke hoveddøre bør udskiftes, da det drejer sig om misligholdelse. Der bliver spurgt ang. løsgående katte, som er stort problem for mange. Ifølge husorden må katte ikke færdes frit. Hvad sker der, når der er vand i kældrene i årevis. Flemming svarer, at man skal henvende sig på ejendomskontoret. Spørgeren mener ikke, der bliver gjort nok. Der har ifølge spørgeren været vand i kældrene i de sidste 8 år. Der er gjort mange tiltag for at løse problemet, men man kan selvfølgelig henvende sig til ejendomskontoret igen. Ønske om at bestyrelsen tilser kældrene ved markvandring. Der er ønske om, at der kigges på stisystemerne. Beretningen er godkendt 4) Godkendelse af driftsbudget: Henning orienterede om budget. Der vil ikke komme huslejestigning, trods generelle prisstigninger og stigning i hjemfaldet. Huslejen vil blive nedsat med 0,29 kr. pr. kvadratmeter. Hjemfald stiger med 0,29 kr. pr.m2. Forslaget til budgettet er omdelt sammen med forslag m.m. Henning gennemgik de forskellige udgifter. Total udgifter er kr. Total indtægter er kr. 2

3 Orientering om budget. Udgifter kan deles op i: Upåvirkelige: Bl.a. Lån, ejendomsskatter, forsikringer, bidrag til LB og KAB, dispositionsfond A og G indskud, uforudsete udgiftsstigninger, ydelser vedr. lån og afskrivning på underskud fra tidligere. Påvirkelige: Bl.a. Renholdelse, almindelig og planlagt vedligeholdelse samt henlæggelser. Indvendig vedligeholdelse. Tab ved lejeledighed ved fraflytning Adfærdsafhængige: Bl.a. Vand, renovation, energiforbrug på fællesarealer, drift af vaskeri, mødelokaler. Spørgsmål og svar: Er kloakering mere kompliceret i etagehusene i forhold til rækkehusene. Svar: Det er korrekt, at kloakkerne i etagehusene er lettere tilgængelige. Kort over kloakkerne ligger i kommunen. Vedr. henlæggelser: Hvor i budgettet / langtidsbudgettet står garagerne? Svar: Garagerne hører under småbygninger. P.E. Umålt vandforbrug er alt for højt. Svar: Der bliver arbejdet på det med Brunata. Man kan ikke helt undgå vandspild. Vaskeriernes vand bliver afregnet. PC- pakker til ejendomskontoret er for højt. Svar: Det er arbejdsrelateret Henlæggelserne er først sat ned, og bliver nu sat op. Det er i forbindelse med afvikling af lån. Udskiftning af stofledninger: Arbejdet er i gang. I første omgang ved fraflytning. Budgettet er vedtaget. 1 stemte imod. 5) Fremlæggelse af regnskab. Der er udsendt et årsregnskab for 2016 / 2017 til afdelingsmødet. Henning gennemgik regnskabet. Årets overskud er kr. og de samlede udgifter var kr. Indtægter: kr. Aktiver og passiver balancerer med kr. PE: Er det enhedsprisen på vand eller prisen, der er forkert på side 10 i regnskabet. Henning vil se på kontoen. Regnskabet er taget til efterretning. 6) Indkøb af hjertestarter: Der vil komme en hjertestarter ved lægen i Agervang. Den bliver betalt af den pris afdelingen fik i forbindelse med LAR projekt. En anden hjertestarter vil blive opsat ved etagehusene. Den bliver finansieret af Lyngby Boligselskab og afdelingen. Der var positive tilkendegivelser fra forsamlingen. 3

4 7) Indkomne forslag: 1. Beskæring af træer Ønske om beskæring af store træer på Sorgenfrigårdsvej og Sedler ang. rengøring Forslag om at ejendomsfunktionærerne sætter sedler op, når der er blevet gjort rent. Forslaget vedtaget. Hovedrengøring trappeopgange: Der ønskes hovedrengøring mindst hvert andet år. Dette skal i næste års budget. Rengøringen skal sætte afkrydsningskemaer op, når der er blevet gjort rent i trappeopgange, vaskerier, tørrerum m.m. 3. YouSee og Fibia som TV leverandør og internetudbydere Kommunen / tilsynsmyndigheden har godkendt proceduren ang. det ekstra ordinære afdelingsmøde, så beslutningen skal ikke bekræftes. 4. Garager: Bækkevang Forslaget er baseret på de indkomne tilbud og kræver en huslejestigning på 0,26 % ved finansiering over 10 år for renovering af garagerne i Bækkevang. Pris ca kr. Der er ingen garanti for at garagerne kan holde i 10 år. Hvis garagerne skal nedrives, skal der bruges nogenlunde samme beløb. 5. Finansieringsforslag til vedligeholdelse af garage Forslag 1 frafaldet. Forslag 2 frafaldet Forslag 3 frafaldet Bestyrelsen arbejder på, hvad det vil koste i lejestigning for garagerne, hvis garagelejerne betaler for vedligeholdelsen. 6. Ændringer af husorden Forslaget vedtaget. De nye regler kan snart ses på hjemmesiden. 7. Nye hoveddøre Bestyrelsen arbejder på budget til næste afdelingsmøde. Affaldssortering Forslag om skilte og små ikoner på containerne. Lyngby boligselskab og bestyrelsen arbejder på sagen, så der kan komme bedre affaldshåndtering. 8. Nyt underlag på legepladsen i Agervang Bestyrelsen arbejder på sagen. 9. Plantning af hække ved Carlshøjvej Forslaget vedtaget. 4

5 Ændring af vasketider Forslaget vedtaget Ændring af vedtægter Tidligere udsendelse af indkaldelse til afdelingsmødet: Der er forskellige hensyn, der skal tages: Regnskab og budget skal være færdiggjort. Det skal forlægges for bestyrelsen Bestyrelsen arbejder på, at få indkaldelsen til næste år ud så hurtigt som muligt. Opdeling af Fortunen Forslaget er faldet. Der kan stilles et mere specifikt forslag næste møde med beregninger på, hvad det vil koste i administration m.m. 8) Valg af bestyrelsesmedlemmer: Hanne Parvang og Jan Kjær-Hansen er på valg. De er valgt 9) Valg af suppleanter: Niels Sørensen og Jytte Christensen. De er valgt. 10) Evt. Ønske om maling af tørregårde. Til mødet deltog 74 personer fra 60 husstande. Mødet slut