ANNONCERINGSBETINGELSER

Transkript

1 ANNONCERINGSBETINGELSER Annoncering på Vask og leje af beklædning til personalet i Plejen til Fredericia kommune Offentlig annoncering December 2011 Tovholder for annonceringen: Fredericia Kommune Att.: Jacob Prange Gothersgade 20 DK-7000 Fredericia Danmark Jacob.prange@fredericia.dk 1

2 Indhold 1. Indledning Definitioner Den ordregivende myndighed Udbudsmaterialet Udbuddets genstand og omfang Tidsplan Afgivelse af bud Alternative bud Tilbudsgivers forbehold Underleverandører Konsortier Forhandlingsforbud Fredericia Kommunes forbehold Spørgsmål til udbudsmaterialet Tilbudsfrist Formkrav til tilbudsmaterialet Sprog Behandling af tilbud Udvælgelseskriterier Tildelingskriterium Økonomi Kvalitet Service Minimumskrav Krav til beklædningsgenstande Logo Beholdning pr. medarbejder Beklædningsomfang og pakke Reparation og udskiftning af beklædning: Levering Lovgivning, vejledninger og miljø Sikkerhed Forbrugsstyringssystem Konsulentbistand Implementering og opmåling af beklædning ved opstart

3 22. Brugervurdering af kvalitet Option på regntøj Udformning af tilbud Vedståelse af tilbud Tilbudsgivers omkostninger Kontrakttildelingen

4 Bilagsoversigt Bilag 1 Tro og Love erklæring Bilag 1 Erklæring om udelukkelseskriterierne artikel 45 Bilag 1 Bilag 1 Bilag 2 Bilag 3 Bilag 4 Oversigt over statslige institutioner Referenceliste Tilbudsliste Eventuelle forbehold Leveringsadresser 4

5 1. Indledning I henhold til lovbekendtgørelse nr af 7. december 2007 om tilbud på visse offentlige og offentligt støttede kontrakter (tilbudsloven) 15 a 15 d annonceres følgende: Vask og leje af beklædning til personalet i Plejen Europa Parlamentets og Rådets direktiv nr. 2004/18/EF af 31. marts 2004 og bekendtgørelse nr. 937 af 16. september 2004 fra Økonomi- og Erhvervsministeriet om samordning af fremgangsmåderne ved indgåelse af offentlige vareindkøbskontrakter, offentlige tjenesteydelseskontrakter og offentlige byggeog anlægskontrakter er ikke gældende i dette udbud. Den udbudte ydelse er jf. ovenstående direktiv en bilag 2B-ydelse og dermed ikke EU-udbudspligtig. 2. Definitioner Kontrakt er det juridiske dokument, som regulerer retsforholdet mellem Fredericia Kommune og Leverandøren, hvad angår vask og leje af beklædning til personalet i Plejen. Leverandøren er den tilbudsgiver, der vinder udbuddet, og derfor efterfølgende får tildelt Kontrakt med Fredericia Kommune. Tilbudsgiver er den juridiske person, der afgiver tilbud i forbindelse med nærværende udbud. Udbyder er Fredericia Kommune, der forestår nærværende udbud. 3. Den ordregivende myndighed Den ordregivende myndighed er: Fredericia Kommune Gothersgade Fredericia 4. Udbudsmaterialet Det samlede udbudsmateriale er opbygget på følgende måde: - Udbudsbetingelser - Udkast til kontrakt - Bilag Udbuddets genstand og omfang Fredericia Kommune ønsker at udbyde vask og leje af beklædning til inde- og udepersonalet i Plejen. Udbuddet er gældende for de ca. 760 medarbejder i Plejen, som har beklædningsordning til rådighed. Undtaget fra udbuddet er beklædning til køkkenpersonalet i Plejen. Fredericia Kommune forpligter sig ikke til at aftage for det opgivne antal medarbejdere, da omfanget af medarbejdere kan variere. En fortegnelse over leveringsadresser kan ses i bilag 4. Aftalen udbydes som en obligatorisk eneleverandørrammeaftale. 5

6 Leverandøren kan under ingen omstændigheder opsige aftalen, kræve erstatning eller lign., såfremt aftalen ikke udnyttes 100 % af Fredericia Kommune. Aftaleperioden vil være fra til Fredericia Kommune har mulighed for at forlænge aftalen med yderligere 2 gange, med 12 måneder af gangen. 6. Tidsplan Offentliggørelse af udbudsbekendtgørelse den 20/ Sidste frist for modtagelse af spørgsmål kl den 16/ Sidste frist for offentliggørelse af spørgsmål og svar den 20/ Sidste frist for modtagelse af tilbud kl den 30/ Evaluering af konditionsmæssige tilbud uge 5 Brugervurdering den 8/2 og 9/ Forventet beslutning om leverandørvalg uge 7 Forventet kontraktstart den 20/ Afgivelse af bud Tilbudsgiver kan kun afgive et tilbud, gældende for Fredericia Kommune. 8. Alternative bud Alternative bud tages ikke i betragtning. 9. Tilbudsgivers forbehold Der kan ikke tages forbehold i nærværende udbud. 10. Underleverandører Tilbudsgiver har ikke ret til at anvende underleverandører uden forudgående skriftligt samtykke fra Fredericia Kommune, bortset fra eventuelle underleverandører angivet i tilbuddet. Meddeles sådant samtykke, skal det imidlertid understreges, at Tilbudsgiver er ansvarlig for sine underleverandører og hæfter fuldt ud for underleverandørernes erstatningspådragende adfærd eller mangelfulde opfyldelse af kontrakten. Der henvises endvidere til kontraktudkastets bestemmelser herom. Hvis nogle af de tilbudte produkter baserer sig på underleverandører, skal dette fremgå af tilbudsmaterialet. Det skal præciseres, at hovedleverandøren har det fulde ansvar for produkternes endelige tilstand, og garanterer for opfyldelsen af kontrakten i samme omfang, som hvis Tilbudsgiver selv havde udført leverancen. 11. Konsortier Såfremt at tilbuddet afgives af en sammenslutning af virksomheder (konsortium), påtager de deltagende virksomheder sig solidarisk ansvar og hæftelse overfor Fredericia Kommune. Det skal af tilbuddet fremgå, med hvilken Tilbudsgiver Fredericia Kommune kan føre afklarende drøftelser med bindende virkning for de(n) øvrige Tilbudsgiver(e). Såfremt der indgås aftale med et konsortium, skal de deltagende virksomheder i forbindelse med kontraktindgåelse underskrive en erklæring om solidarisk hæftelse. 6

7 Ved sammenslutninger af Tilbudsgivere (konsortier) skal oplysningerne under udbudsmaterialets afsnit 19 Udvælgelseskriterier gives for hver deltager i konsortiet. 12. Forhandlingsforbud Det skal understreges, at Fredericia Kommune ikke kan forhandle med Tilbudsgiver om de afgivne tilbud. Der henvises til erklæring fra Rådet og Kommissionen i forbindelse med direktiv 93/73/EØF (EFT nr. L 111/114 af 30. april 1994). "Rådet og Kommissionen erklærer, at fremgangsmåderne med offentligt eller begrænset udbud udelukker enhver forhandling med ansøgere eller bydende om grundlæggende elementer i kontrakterne, som ikke vil kunne ændres uden fare for konkurrencefordrejning, og der må navnlig ikke forhandles om priser; der må kun finde drøftelser sted med ansøgere eller bydende, når det sker med henblik på at præcisere eller supplere indholdet af deres tilbud eller de ordregivende myndigheders krav, og i det omfang, dette ikke giver anledning til forskelsbehandling." På den baggrund opfordres Tilbudsgiver til at sørge for, at det afgivne tilbud er fyldestgørende, behandler alle relevante forhold og indeholder alle nødvendige oplysninger, og at det er præcist i enhver henseende, således at der i princippet kan indgås Kontrakt uden forudgående drøftelser og forhandlinger. 13. Fredericia Kommunes forbehold Fredericia Kommune tager forbehold for administrative og politiske beslutninger, som kan ændre grundlaget for dette udbudsmateriale væsentligt. 14. Spørgsmål til udbudsmaterialet Alle henvendelser og spørgsmål vedrørende dette udbud skal være skriftlige og rettes til Jacob Prange, på jacob.prange@fredericia.dk, med emnet: Spørgsmål EU-udbud på beklædning til personalet i Plejen Senest den 16/ kl Anonymiserede kopi af samtlige spørgsmål og de afgivne svar herpå, bliver uploaded på nedenstående link: Spørgsmål fremsendt inden ovenstående tidsfrist vil blive besvaret. Spørgsmål, der fremsendes efter tidsfristen udløb, vil blive besvaret, såfremt Fredericia Kommune har mulighed for at besvare dem senest 6 dage inden tilbudsfristens udløb. Tilbudsgiver opfordres til at søge eventuelle uklarheder og usikkerheder i udbudsmaterialet afklaret ved at stille spørgsmål til udbudsmaterialet. 15. Tilbudsfrist Sidste frist for modtagelse af tilbud er: d. 30/ kl Tilbuddet bør sendes anbefalet, med kurer eller afleveres personligt på nedenstående adresse. Tilbuddet skal være i en lukket kuvert, hvorpå der foruden adressen er påført for de enkelte tilbud: 7

8 "Tilbud på beklædning til personalet i Plejen - må ikke åbnes af poståbningen". Tilbud skal sendes til/afleveres på følgende adresse: Fredericia kommune Team Udbud & Indkøb, lokale 617 Gothersgade Fredericia Att.: Jacob Prange Aflevering af tilbud kan ikke ske på en anden adresse. Tilbud, der modtages efter den fastsatte frist, vil ikke blive taget i betragtning. 16. Formkrav til tilbudsmaterialet Tilbuddet skal afgives i underskrevet stand i både papirform og elektronisk form. For sidstnævnte form kan dette enten være på cd-rom eller USB-stik. Ved tilbudsafgivelsen bør tilbudsdispositionen i afsnit 23 følges. Det er vigtigt at alle punkter i tilbudsdispositionen besvares, da vurderingen vil blive foretaget på grundlag af disse. Manglende besvarelse heraf gør tilbuddet ikke-konditionsmæssigt. 17. Sprog Tilbud, samt al kommunikation i udbuds- og kontraktperioden skal være på dansk. 18. Behandling af tilbud Tilbudsgiver har ikke adgang til at overvære åbningen af tilbud. Ethvert tilbud vil blive behandlet fortroligt og anonymt af Fredericia Kommune, dog jf. reglerne om aktindsigt i forvaltningsloven og offentlighedsloven. Indkomne tilbud vil ikke blive returneret. Alle deltagere i tilbudsgivningen vil modtage skriftlig underretning om det afgivne tilbuds antagelse eller afståelse hurtigst muligt efter, at Fredericia Kommune har truffet beslutning herom. Beslutningen herom forventes at finde sted i uge Udvælgelseskriterier Forud for vurderingen af det afgivne tilbud, vil der ske en vurdering af virksomhedens egnethed set i relation til det udbudte område. Vurderingen foretages i forhold til de nedenfor angivne egnethedskriterier på baggrund af den efterspurgte dokumentation. Ved tilbud afgivet af sammenslutninger af Tilbudsgivere (konsortier) skal oplysningerne vedlægges for hver deltager i konsortiet. Er der angivet underleverandører i tilbuddet, skal Tilbudsgiver indestå for at disse ligeledes opfylder egnethedskriterierne, men dokumentation herfor skal modsat konsortier ikke vedlægges tilbuddet. Ved Tilbud skal følgende vedlægges: De økonomiske aktørers personlige forhold, herunder krav om optagelse i erhvervs- eller handelsregister 8

9 Bilag 1(a): underskrevet tro - og love erklæring. Bilag 1(b): underskrevet erklæring vedr. forpligtelser i henhold til skatter, afgifter og miljøbeskyttelse. Bilag 1(c): underskrevet erklæring om, at virksomheden ikke er udelukket fra at afgive tilbud i henhold til Udbudsdirektivets artikel 45. Økonomisk og finansiel kapacitet Vedlægges separat: En erklæring om tilbudsgivers samlede omsætning, resultat og egenkapital i de seneste to disponible regnskabsår, afhængigt af hvornår den økonomiske aktør blev etableret eller startede sin virksomhed, hvis tallene for dennes omsætning, resultat og egenkapital foreligger. Regnskabsoplysningerne skal være attesteret af en registreret eller statsautoriseret revisor. o Minimumskrav: om positiv egenkapital i det seneste disponible regnskabsår Teknisk kapacitet Bilag 1(d): underskrevet referenceliste over de betydeligste, sammenlignelige leverancer, der er udført i løbet af de sidste 2 år (ved nystartede virksomheder oplyses evt. nuværende leverancer) med angivelse af tilknyttede kontaktpersoner. o Minimumskrav: om mindst to positive og sammenlignelige referencer Tilbudsgiver skal angive i tilbuddet, at der er taget hensyn til de gældende forpligtelser vedr. beskyttelse af arbejdspladsen og om arbejdsforhold i øvrigt. Dette betyder at Tilbudsgiver skal tilkendegive, at gældende love og regler på områderne overholdes. Oplysninger om Tilbudsgivers forpligtelser vedrørende skatter, afgifter, miljøbeskyttelse, bestemmelser om beskyttelse på arbejdspladsen og arbejdsforhold i øvrigt kan fås ved henvendelse til Skat, Miljøstyrelsen og Arbejdstilsynet. Opmærksomheden henledes på, at manglende fremsendelse af ovenstående oplysninger og dokumentation kan medføre, at tilbuddet afvises som ikke - konditionsmæssigt. Udbyder forbeholder sig dog ret til anvendelse af implementeringsbekendtgørelsen, såfremt et tilbud ikke opfylder de formelle krav, der følger af udbudsmaterialet. 20. Tildelingskriterium Kontrakten vil blive indgået med den Tilbudsgiver, der har afgivet det økonomisk mest fordelagtige tilbud. Nedenstående vægtning vil danne grundlaget for den samlede vurdering. Delkriterium Økonomi, herunder vil der blive foretaget en vurdering af: - Vask og leje af beklædning i kontraktperioden fordelt med: Vægtning i procent 55 % Fordelt med: 80 % o Lange bukser i denim 10 % o Justerbare bukser i let materiale 10 % o Piratbukser 10 % o T-shirts 20 % o Polo T-shirt 3 % o Busseronne 3 % 9

10 o Skjorter 10 % o Denim vest 7 % o Vest i let materiale 7 % o Fleece til indendørs brug 10 % o 3 i 1 jakke 7 % o Overtræksbukser 3 % - Vask og leje af beklædning i optionsperioden 20 % Kvalitet, herunder vil der blive foretaget en vurdering af: - Pasform - Funktionalitet - Komfort - Lommestørrelser, placering og udformning Service, herunder vil der blive foretaget en vurdering af: 35 % 10 % - Rådgivning og service (herunder opmåling) ved kontraktopstart - Håndtering af leveringen - fra afhentning til levering af tøjet - Forslag til løsning af beklædning til vikarer og elever - Håndteringen af beklædningsgenstandene ved reparation og behandling af pletter - Håndtering ved udskiftning af tøjet i forhold til tøjets levetid og ødelagt tøj 20.1 Økonomi Pris på vask og leje i kontraktperioden vil blive vurderet på baggrund af de ovenstående vægtninger samt den oplyste pris for vask og leje pr. beklædningsdel ekskl. moms samt det oplyste antal beklædningsdele i beholdning pr. medarbejder i tilbudslisten i bilag 2. Tilbudsgiver skal afgive tilbud på en leveringsfrekvens på 1 gang om ugen. Tilbudspriserne skal omfatte samtlige omkostninger i forbindelse med ydelse og levering heraf, herunder også følgende: - Måltagning af hver enkelt medarbejder ved opstart - Bestilling af beklædningsdele samt levering af beklædning efter bestilling og opstart - Personalet skal have mulighed for et sæt rent tøj hver dag. - Vedligeholdelse af beklædning samt vask - Reparation og ombytning af udleveret beklædning - Pakning af beklædning til den enkelte medarbejder - Udarbejdelse og påsyning af logo og navn - Vederlagsfri konsulentbistand om produkterne til de uniformsansvarlige i Fredericia Kommune - Oplægning af bukser Tilbudspriserne skal anføres i bilag 2. Pris på vask og leje i optionsperioden vil blive vurderet på baggrund af de ovenstående vægtninger samt den oplyste pris for vask og leje pr. beklædningsdel ekskl. moms samt det oplyste antal beklædningsdele i beholdning pr. medarbejder fratrukket den oplyste rabatsats i tilbudslisten i bilag 2. Tilbudsgiver skal i forbindelse med tilbudsafgivelsen være opmærksom på, at der ikke må kræves refusion for restværdi på beklædningsgenstande i hverken kontraktperioden eller i optionsperioden. Tilbudsgiver bedes i tilbudslisten i bilag 2 angive erstatningsprisen på bortkommet tøj. Tilbudsgiver skal være opmærksom på at der ikke vil blive vægtet på denne Kvalitet Beklædningsgenstandene vil blive vurderet på: Pasform 10

11 Funktionalitet Komfort Lommestørrelser, placering og udformning Se hertil nærmere information om brugervurderingen af kvalitet i pkt Service I vurderingen af service vil der blive vurderet på de beskrivelser, tilbudsgiver vedlægger i tilbuddet indenfor følgende områder: - Rådgivning og service (herunder opmåling) ved kontraktopstart - Håndtering af leveringen - fra afhentning til levering af tøjet - Forslag til løsning af beklædning til vikarer og elever - Håndteringen af beklædningsgenstandene ved reparation og behandling af pletter - Håndtering ved udskiftning af tøjet i forhold til tøjets levetid og ødelagt tøj Vurderingen vil blive foretaget på baggrund af, hvad tilbudsgiver kan tilbyde udover de minimumskrav, som er angivet i pkt. 21 Minimumskrav. Tilbudsgivers vedlagte beskrivelse i tilbuddet vil blive anvendt til vurderingen. Vurderingen vil blive foretaget af Udbyders fagpersonale indenfor området og forventes foretaget i uge Minimumskrav Tilbudsgiver skal være opmærksom på, at følgende krav er minimumskrav og skal opfyldes. Manglende opfyldelse vil medføre at tilbuddet afvises som ikke-konditionsmæssigt. Dette gør sig gældende for de pkt. 21 indeholdende underpunkter Krav til beklædningsgenstande Generelt til beklædningen: Tøjet skal være tilgængeligt i de i bilag 2 s (tilbudslisten) angivne størrelser. Det skal være muligt at få leveret speciel syet beklædning til medarbejdere, som ikke kan passe ind i standard målene uden ekstra beregning. Denne mulighed forventes kun anvendt i begrænset omfang. Den specielt syede beklædning skal ligne standard beklædningen. Personalet skal kunne få beklædning i 100 % bomuld i de tilfælde, hvor enkelte medarbejdere er allergiske overfor syntetiske stoffer. Såfremt det ikke er muligt forbeholder udbyder sig ret til at anskaffe beklædning andet steds. Vask og leje af specialsyet beklædning og/eller beklædning i 100 % bomuld skal være den samme som priserne for standardprodukterne på tilbudslisten. Tøjet skal kunne tilpasses den enkelte medarbejders mål, herunder bukselængde, uden beregning Generelt til beklædningsgenstande: Såfremt at der ikke kan tilbydes en selvstændig dame- eller herremodel, hvor dette er efterspurgt, kan der bydes ind med en unisexmodel på den pågældende vareline i tilbudslisten i bilag 2. Tilbudsgiver er forpligtet til at hver beklædningsdel er mærket med chip, stregkode eller lignende alt afhængig af tilbudsgivers normale procedure. Placering af mærkater skal aftales med udbyder Denimbukser: Der ønskes tilbud på denimbukser i herre- og damemodeller, som skal kunne sikre at medarbejderen opnår maksimal komfort både indendørs og udendørs i varmt og koldt vejr. Damemodel: Piratbukser: - Model med lav talje 11

12 - Model med højere talje For begge modeller skal følgende gøre sig gældende: - Denim buks med stræk - Denim-blå farve - Begge modeller skal have to forlommer, to baglommer, For en af modellerne skal følgende gør sig gældende: - Minimum en lårlomme med lukkesystem Lange denimbukser: - Model med lav talje - Model med højere talje For begge modeller skal følgende gøre sig gældende: - Denim buks med stræk - Denim-blå farve - Der må ikke være generende mærkning indvendigt i bukselinningen - Begge modeller skal have to forlommer, to baglommer, For en af modellerne skal følgende gør sig gældende: - Minimum en lårlomme med lukkesystem Herremodel: Piratbukser: - Model med alm. talje For modellen gør følgende sig gældende: - Denim buks med stræk - Denim-blå farve - Modellen skal have to forlommer, to baglommer, og minimum 1 lårlomme med lukkesystem Lange denimbukser: - Model med alm. talje For modellen gør følgende sig gældende: - Denim buks med stræk - Denim-blå farve - Modellen skal have to forlommer, to baglommer, og minimum 1 lårlomme med lukkesystem Bukser i let materiale: Der ønskes tilbud på bukser i let materiale, som skal kunne sikre at medarbejderen opnår maksimal komfort både indendørs og udendørs i varmt og koldt vejr. Damemodel: Bukser med justerbar længde i forskellige niveauer: - Model med alm. talje For modellen gør følgende sig gældende: - Buks i let materiale - Modellen skal have to forlommer, to baglommer, og minimum 1 lårlomme med lukkesystem Herremodel: Bukser med justerbar længde i forskellige niveauer: - Model med alm. talje For modellen gør følgende sig gældende: - Buks i let materiale - Modellen skal have to forlommer, to baglommer, og minimum 1 lårlomme med lukkesystem 12

13 Graviditetsbukser: Der ønskes tilbud på lange graviditetsbukser. For modellen gør følgende sig gældende: - Denimbuks med stræk i 1 jakke: Jakken skal være udformet som en 3 i 1 jakke, hvor der er hætte med skygge på. Tilbudsgiver er ansvarlig for at imprægnere overtøjet efter behov for at sikre at den til stadighed lever op til at kunne forblive vandfast i hele kontrakt- og optionsperioden. Udbyder forventer at 3 i 1 jakken vil blive vasket 1-2 gange om året. Der ønskes tilbud på en unisexmodel. Yderjakken: - Yderjakken skal være med reflekslogo på ryg og almindelig refleks på forsiden. - Yderjakken skal have en justerbar hætte, som enten kan tages af eller skjules i kraven. - Yderjakken skal være i et åndbart samt vind- og vandtæt materiale. - Yderjakken skal være med to lommer foran, som hver især kan indeholde en smartphone telefon. Inderjakken: - Inderjakken skal være i materialet soft shell og skal også have refleks i både front og bag (øverst og nederst). - Den skal have to lommer med lynlås. - Inderjakken skal være med logo på bryst Overtræksbukser: Der ønskes tilbud på en unisexmodel. - Overtræksbukserne skal være i et åndbart samt vind- og vandtæt materiale. - Der skal være mulighed for regulering i talje - Der skal være lynlås i siden af bukserne - Der skal være mulighed for regulering af vide ved fod - Der skal være refleks på overtræksbukserne Storskjorter: Der ønskes tilbud på en damemodel og en unisexmodel. Damemodel: - Damemodellen skal have 2 brystlommer og 2 hoftelommer. Den ene hoftelomme skal have en indvendig PDA lomme. - Damemodellen skal være med korte ærmer. - Damemodellen skal være figursyet. - Damemodellen skal ikke være en kort model. Unisex model: - Unisex modellen skal have 2 brystlommer og 2 hoftelommer. Den ene hoftelomme skal have en indvendig PDA lomme. - Unisex modellen skal være med korte ærmer. Generelt: - Begge modeller skal leveres med logo og navn på brystlommen. - Begge modeller skal være i åndbart materiale Denimvest: Der ønskes tilbud på både en damemodel og en herremodel. For begge gør følgende sig gældende: - Vestene skal være i samme materiale og farve, som de tilbudte denimbukser. - Vestene skal have minimum 2 lommer og en brystlomme. - I lommerne skal der være plads til en PDA. - Begge modeller skal leveres med logo og navn på brystlommen. 13

14 Vest i let materiale: Der ønskes tilbud på både en damemodel og en herremodel. For begge gør følgende sig gældende: - Vesten skal være i samme materiale og farve som de tilbudte bukser i let materiale. - Vestene skal have minimum 2 lommer og en brystlomme. - I lommerne skal der være plads til en PDA. - Begge modeller skal leveres med logo og navn på brystlommen T-shirts: Der ønskes tilbud på T-shirts med rund hals, kort V-hals og polo T-shirts. Rundhalset og kort V-halset T-shirts: - Der ønskes tilbud på en rundhalset damemodel, en kort V-halset damemodel og en rundhalset unisexmodel. - Alle modellerne skal tilbydes med korte ærmer. Polo shirts: - Der ønskes tilbud på en damemodel og en unisexmodel. - Begge modeller skal være med korte ærmer Fleece til indendørs brug: Der ønskes tilbud på en damemodel og en herremodel for hvilke følgende gør sig gældende: - Fleecen skal være med lynlås foran. - Fleecen skal have to hoftelommer med lynlås. - Fleecen skal være med logo på bryst Busseronne: Der ønskes tilbud på en unisex model for hvilken følgende gør sig gældende: - Busseronnen skal minimum have to hoftelommer og en brystlomme - Busseronnen skal være med logo og navn på bryst Hovedbeklædning: Der ønskes tilbud på et tørklæde til medarbejder der iflg. religion skal bære tørklæde. Generelle krav: - Tyndt stof som ikke er for varmt / tæt vævet. - Må ikke være lydisolerende. - Skal matche den øvrige beklædning i farver 21.2 Logo De fremgår af pkt. 21.2, hvilke beklædningsdele der skal identificeres med Fredericia Kommunes logo og eventuelle medarbejderens navn. For nøjagtig mål og design af logo benyttes Fredericia Kommunes designmanual. Denne kan findes via linket: 76E8-49F C E38/0/designmanual.pdf Logo samt medarbejderens navn skal altid fremstå synligt i på skjorterne, og skal udskiftes såfremt dette ikke længere er tilfældet. Vurdering heraf foretages egenhændigt af Plejens personale Beholdning pr. medarbejder De medarbejdere, der er på arbejde skal kunne skifte tøj hver dag. Der skal tages hensyn til forskellige vagtordninger. De fleste medarbejdere har 5 sammenhængende arbejdsdage men der kan være medarbejdere, som har op til 7 sammenhængende arbejdsdage. Det er tilbudsgivers ansvar at sørge for, at der er tøj nok til den enkelte medarbejder, eks. også hvor beklædningsdele er til reparation. Tilbudsgiver skal oplyse beholdning pr. medarbejder, under forudsætning af skifte frekvensen er hver dag og ud fra 5 sammenhængende arbejdsdage. 14

15 Der ønskes tilbud på en leveringsfrekvens på 1 gang om ugen med angivelse af den respektive beholdning pr. medarbejder, der bydes ind med. Dette angives i bilag Beklædningsomfang og pakke Hvis den enkelte medarbejders beklædningspakke indeholder for mange stykker tøj, skal Tilbudsgiver vederlagsfrit tilbagetage det overskydende tøj, og Udbyder skal herefter ikke betale vask og leje af beklædningen. Denne mulighed forventes kun anvendt i begrænset omfang. Udbyder skal have mulighed for i forbindelse med puljetøj til vikarer at kunne regulere antallet af beklædningsstykker i opadgående og nedadgående retning. Udbyder skal ikke betale vask og leje af de beklædningsstykker, der afmeldes hos Tilbudsgiver. Hver medarbejder skal selv kunne sammensætte beklædningspakken i henhold til de tilbudte modeller. Udbyder skal have mulighed for at af- og tilmelde beklædningsdele hvis medarbejderantallet ændres i opadgående og nedadgående retning. Udbyder skal ikke betale vask og leje af de beklædningsstykker, der afmeldes hos Tilbudsgiver. Af- og tilmelding af en medarbejder kan ske for enten en periode som ved eks. orlov eller helt som ved fratrædelse. Ved flytning af medarbejdere fra arbejdsplads til arbejdsplads samt ombytning af størrelser, skal dette ske uden ekstra beregning Reparation og udskiftning af beklædning: Der skal indsættes nye beklædningsdele vederlagsfrit, såfremt at disse er nedslidte som følge af almindeligt brug. Der skal indsættes nye beklædningsdele vederlagsfrit, såfremt pletter ikke kan fjernes. Der skal være mulighed for at få udskiftet tøjet vederlagsfrit, såfremt at den enkelt medarbejder ikke længere kan passe den oprindeligt uddelte beklædningsdel. Det er tilbudsgivers ansvar, at tøj og lommer gennemgås inden vask for at sikre, at der ikke er genstande, som kan ødelægge tøjet. Der accepteres ikke regning for ødelagt tøj på grund af glemte genstande Levering Der skal leveres til 11 steder. Leveringsbetingelserne er frit leveret til den anviste adresse og plads. Se bilag 4 i forhold til forventede leveringssteder. Antallet af leveringssteder og fordelingen af de forskellige personalegrupper kan variere under kontraktperioden, som følge af eksempelvis organisationsændringer og politiske beslutninger. Snavsetøjssække og stativer eller lignende skal vederlagsfrit stilles til rådighed af tilbudsgiver på hver leveringsadresse. Levering af beklædningsdelene skal ske i stativer, vogne eller lignende og stilles vederlagsfrit til rådighed. Ved levering af tøjet skal den nyvaskede beklædning leveres pakket til den enkelte medarbejder. Tilbudsgiver skal aflevere tøjet sorteret, og sikre at medarbejderen altid får det samme tøj tilbage. Det er tilbudsgivers ansvar, at sørge for at medarbejderne også har tøj til ferie og på helligdage. Ved eventuelle fejlleverancer skal returneringen ske uden omkostning for Fredericia Kommune. Tøj til nyansat eller tøj som skal erstattes skal kunne leveres indenfor en måned. Hvis leveringsdagen er en helligdag, skal leveringen foretages sidste hverdag før helligdagen. 15

16 21.7 Lovgivning, vejledninger og miljø Miljøkrav til vaskeriydelsen: Vaskerier skal være miljøcertificeret i henhold til ISO14001 eller tilsvarende. Dokumentation herfor skal kunne fremsendes på Udbyders forlangende. Selve vaskeriets drift skal overholde gældende miljølovgivning. Såfremt Tilbudsgiver anvender underleverandører, skal disse ligeledes være miljøcertificeret i henhold til ISO14001 eller tilsvarende og overholde gældende miljølovgivning. Miljøkrav til beklædningen: Tilbudsgiver garanterer, at alt hvad der bliver leveret under nærværende kontrakt, opfylder de til en hver tid gældende miljøregler, -love, bekendtgørelser, EU-direktiver mv. På forlangende skal tilbudsgiver fremsende dokumentation for produkternes miljømæssige egenskaber, således at Udbyder kan foretage en miljøvurdering af produktet. Tilbudsgivers udgifter er i denne forbindelse Udbyder uvedkommende. Vejledning om arbejdsdragt inden for sundheds- og plejesektoren: Tilbudsgiver skal leve op til de krav, der vedrører deres ydelser, som Sundhedsstyrelsen har anført i Vejledning om arbejdstøj inden for sundheds- og plejesektoren Sikkerhed Leverandøren skal sikre, at alle sikkerhedsmæssige forholdsregler iagttages under arbejdet hos Fredericia Kommune. Leverandørens personale er forpligtet til at overholde alle eventuelle stedlige sikkerhedsbestemmelser Forbrugsstyringssystem Tilbudsgiver skal stille et elektronisk forbrugsstyringssystem frit til rådighed for de beklædningsansvarlige på de enkelte leveringssteder. Vaskeriet og de beklædningsansvarlige skal ved kontakt kunne se de samme oversigter. Der skal igennem systemet som minimum kunne: - Bestilles og afmeldes beklædning. - Tilmeldes og afmeldes medarbejdere i hele Fredericia Kommune. - Vises antal tøj i beholdning på den enkelte medarbejder, institution og EAN-nummer. - Vises hvornår tøjet sidst har været til vask. - Vises fakturering pr. medarbejder i både kroner og stk. - Vises tøjets alder og levetid. Tilbudsgiver skal ved kontraktopstart oplære de 20 beklædningsansvarlige i forbrugsstyringssystemet samt yde løbende vejledning her i Konsulentbistand Tilbudsgiver skal vederlagsfrit tilknytte en fast konsulent til Fredericia Kommune. Konsulenten skal have kendskab til kontraktens indhold og den tilbudte beklædning. Den tilknyttede konsulent skal kunne håndtere henvendelser i forhold til levering, ændringer i bestillinger, reparationer, fakturering, vejledning i forbrugsstyrringssystemet m.v Implementering og opmåling af beklædning ved opstart Tilbudsgiver bedes beskrive, hvorledes implementering vil blive foretaget, og herunder angive i en tidsplan hvornår implementeringen vil blive foretaget. I perioden fra kontraktunderskrivelse til der foretages endelig levering af beklædningen, skal tilbudsgiver være opmærksom på at Udbyder forbeholder sig ret til fortsat at benytte sin nuværende leverandør af beklædning. 16

17 Den valgte leverandør skal udarbejde relevant informationsmateriale vedrørende den tilbudte beklædningsløsning, herunder et katalog med billeder, der viser den valgte beklædning. Præsentationsmaterialet skal udleveres til de beklædningsansvarlige i kommunen i forbindelse med kontraktopstart. Præsentationsmaterialet skal sendes til de beklædningsansvarlige, så medarbejderne har mulighed for at se præsentationsmaterialet inden opmålingen finder sted. Tilbudsgiver skal ved opstart foretage opmåling af den enkelte medarbejder på de i bilag 4 angivne opmålingssteder. Der skal i forbindelse med udfyldningen af tidsplanen være min. 2 valgmuligheder for at få foretaget opmåling af beklædning. Der skal herudover være mulighed for et opsamlingsmøde på et centralt leveringssted for de medarbejdere, der ikke har haft mulighed for at deltage på de to første opmålingsmøder. Ved kontraktopstart skal alle beklædningsdele leveres gennemvasket min. 5 gange, således at tøjet ikke forventes at krympe yderligere efter levering. 22. Brugervurdering af kvalitet Tilbudsgiver skal fremvise den tilbudte kollektion d. 8/2 9/ Hver tilbudsgiver vil blive tilbudt en 45 minutter til at fremvise tøjet i, hvor efter at brugergruppen har 45 minutter til at vurdere tøjet i. Brugertesten vil blive foretaget på Fredericia Rådhus, Gothersgade 20, 7000 Fredericia. Det præcise tidspunkt for mødet bliver sendt ud til de enkelte tilbudsgivere kort tid efter tilbudsfristens udløb. Tilbudsgiver skal til fremvisningen medbringe den kollektion i de farver, der er afgivet tilbud med. Såfremt at tilbudt kollektion ikke findes i tilbudte farve, medbringes et andet stykke tøj med farven, således at udbyder får en klar forståelse af snit og farvevalg. Tøjet skal være vaskes min. 5 gange før brugervurderingen. Udbyder beholder tøjet for den valgte leverandør som referencegrundlag i kontraktperioden. 23. Option på regntøj Fredericia Kommune ønsker, at tilbudsgiver afgiver et tilbud på henholdsvis køb og vask og leje af regnbukser og regnfrakker. Regntøjet skal kunne opfylde følgende krav: Regnbukser - Overtræksbukserne skal være åndbare og vandtætte. - Der skal være reflekser på bukserne, så medarbejderne er tydelige i trafikken. - 2-vejs lynlås i hele siden af buksen og mulighed for regulering af vide ved fod - Svejsede sømme eller tapede syninger - Regulering af taljemål. - To lommer med lynlås Regnfrakke - Regnfrakken skal være åndbar og vandtæt - Tydelige reflekser på begge ærmer - Svejsede sømme eller tapede syninger - Stort reflekslogo på ryg 17

18 Tilbuddet på regntøj skal anses som en option, som Fredericia Kommune kan vælge at gøre brug af. Den tilbudte pris indgår derfor ikke i den samlede vægtning af tilbuddene. 24. Udformning af tilbud Tilbud bør følge følgende disposition: Disponering af tilbud: 1. Indledning, herunder angivelse af tilbudsgiverens navn, adresse, CVR-nummer og kontaktperson (herunder og telefonnummer). 2. Udvælgelseskriterier pkt En beskrivelse af organisationen og ejerforhold 2.2 Tro- og Love erklæring (se bilag 1) 2.3 Referenceliste 3. Tildelingskriterier 3.1 Økonomi (pkt. 20.1) 3.2 Kvalitet (pkt. 20.2) 3.3 Service (pkt. 20.3) 4. Tilbudsliste 3.1 Se bilag 2 5. Minimumskrav 4.1 Beskrive implementering af beklædning samt tidsplan herfor Alle bilag skal udfyldes og fremsendes sammen med tilbud. Såfremt der er flere Tilbudsgivere, der byder i forening, skal jf. pkt. 11 fremgå af tilbuddet, med hvem Fredericia Kommune kan føre afklarende drøftelser med henblik på at præcisere eller supplere indholdet af deres tilbud eller Fredericia Kommunes krav, og i det omfang, dette ikke giver anledning til forskelsbehandling. Tilbud skal udformes således, at alle relevante oplysninger fremgår af selve tilbudsmaterialet. Oplysninger, som eksempelvis fremgår af brochurer og lignende, vil således ikke indgå i vurderingen. Før et tilbud kan betragtes som værende konditionsmæssigt, skal tilbudsgiver byde på alle produkterne (med mindre der er taget lovligt forbehold herfor). 25. Vedståelse af tilbud Tilbudsgiver skal vedstå sit tilbud indtil 6 måneder fra tilbudsfristens udløb. 26. Tilbudsgivers omkostninger Tilbudsgivers omkostninger i forbindelse med udarbejdelse af tilbud eller andet i forbindelse med nærværende udbudsforretning er Fredericia Kommune uvedkommende. 27. Kontrakttildelingen Efter sammenligning af de indkomne tilbud tildeles kontrakt til den Tilbudsgiver, der har afgivet det økonomisk mest fordelagtige tilbud. Supplerende oplysninger til Udbudsmaterialet er Fredericia Kommunes ejendom og skal behandles fortroligt. 18

19 Udbudsmaterialet må ikke kopieres og/eller bruges i andre sammenhænge uden tilladelse fra Fredericia Kommune. Fredericia Kommune anser ikke valg af leverandør for afsluttet, før end der er indgået endelig kontrakt med Tilbudsgiver. 19

20 Kontraktudkast på Beklædning til personalet i Plejen mellem [Leverandør] [CVR-nr.] [Adresse] [Telefon] [Telefax] (herefter benævnt Leverandør) og Fredericia Kommune Gothersgade Fredericia (herefter benævnt FK) 20