Projektinitieringsdokument. Organisering af AU Studieadministration. Aarhus Universitet

Transkript

1 Møde i universitetsledelsen den 27. juni Punkt 1, bilag 1g: DFU PiD vedrørende Studieadministration AARHUS UNIVERSITET Projektinitieringsdokument Organisering af AU Studieadministration Aarhus Universitet

2 1 Dokumentkontrol 1.1 Revisionshistorik Ændringsdato Forfatter Hvad er blevet ændret 31. maj 2011 Annette Lund Projektinitieringsdokument oprettet 1. juni 2011 Annette Lund Redigeret mba. i bemærkninger fra Flemming Larsen Flemming Larsen Få bmk om studenterindflydelse på baggrund af styregruppemødet 1.2 Godkendelse Dato Navn Ansvar Annette Lund Projektejer Styregruppen 2 Projektet 2.1 Kortfattet beskrivelse af baggrund for projektet Universitetsledelsen præsenterede den 9. marts 2011 principperne for den nye faglige og administrative organisation på Aarhus Universitet. På det grundlag er der udarbejdet og godkendt organisationsdiagram AU Studieadministration. Side 2 af 8

3 Det er besluttet, at vicedirektørområdet består af syv søjler: Optag (Adgang), Kvalitetsenheden, Forretnings- og systemstøtte, Uddannelse Arts, Uddannelse Health, Uddannelse Science and Technology, Uddannelse Business and Social Sciences. Optag (Adgang) - backoffice Enheden for adgang til uddannelse håndterer alle optagelser på universitetet: Optagelse til bacheloruddannelser Optagelse til kandidatuddannelser og tilvalg Optagelse til deltid og åben uddannelse Indskrivning til uddannelse SU-administration Øvrig administration af deltid- og åben uddannelse Internationalisering som en samarbejdsramme ift. AU Talent med sigte på ansøgere og studerende med anden baggrund end dansk Kvalitetsenheden backoffice Enheden for kvalitet leverer kvalitetssikringsstøtte til alle led af universitetet i form af: Statistik og analyse Kvalitetssikringssystem og systematik Uddannelsesjuridisk rådgivning frontoffice SPS-administration Information og vejledning Forretnings- og systemstøttet backoffice Enheden håndterer overgang til og udvikling af STADS, forretningsudvikling på det uddannelsesadministrative område i et mere holistisk perspektiv end STADS (pt. EDDIE, Studiekort, digitalisering af prøver) og support. Uddannelse Arts, Health, Science and Technonogy og Business and Social Sciences frontoffice og backoffice Hver uddannelsessøjle rummer følgende enheder: Uddannelseskvalitet og studienævnsbetjening Undervisning og eksamen Information og vejledning Forståelsen af opgaverne og deres karakter af front-/backoffice i søjlerne fås ved læsning af PADS og STADS Side 3 af 8

4 2.2 Kortfattet beskrivelse af formål med projektet Projektet har til formål at implementere universitetsledelsens beslutning om den administrative struktur af 9. marts 2011 for vicedirektørområdet AU Studieadministration herunder at sikre en sammenhængende uddannelsesadministration, som er i stand til at understøtte universitetet i at udbyde og udvikle uddannelser i verdensklasse, at understøtte undervisere i at undervise, bedømmere i at bedømme og ansøgere i at søge, studerende i at studere og gennemføre uddannelse. Projektet skal udrulle en organisation, der er sammenhængende, driftsikker og fælles udviklingsorienteret, og som er klar til både at gribe store og små udfordringer og bringe dem i land på en måde, der sikrer, at uddannelse kan foregå struktureret og sikkert. 2.3 Projektets hovedresultater Projektets hovedresultater vil være gennemførelsen af organisatoriske ændringer af universitetets samlede uddannelsesadministration. AU Studieadministration bemandes af eksisterende medarbejdere i uddannelsesadministrationen og ved interne opslag eksterne opslag anvendes ikke foreløbigt. Enhederne i AU Studieadministration dimensioneres og etableres med afsæt i proceslandskabet i STADS-projektet suppleret med de processer, som ikke endnu er beskrevet ind i proceslandskabet. Enhedernes og den samlede AU Studieadministrations snitflader til øvrige vicedirektørområder afklares og formuleres som forpligtende samarbejder. Snitflader og samarbejder med andre vicedirektørområder afklares og formuleres som samarbejdsaftaler, der sikrer, at brugere oplever AU Administration som klar og sammenhængende, og at spidskompetencer i hvert vicedirektørområde udnyttes og udvikles optimalt og at der ikke etableres paralle-/skyggeadministrationer. 2.4 Eventuelle konkrete leverancer Leverance Dato Ny organisation start på udrulning Juni 2011 STADS overgang Oktober 2011 Interne opslag Primo juni 2011 Side 4 af 8

5 2.5 Grænseflader til andre projekter AU Studieadministration har grænseflader til de fleste andre vicedirektørområder og er forankret i det tværgående bånd af uddannelsesdekanen og prodekaner for uddannelse. Eksempler: AU Strategi og de fire dekanater for betjening af de tværgående bånd for uddannelse og det tværgående bånd for viden AU Kommunikation for profilering og samarbejde om rekrutteringsaktiviteter AU Talent for rekruttering og uddannelsesadministration ift. studerende, der har anden baggrund end dansk og tidligt rekrutterede ph.d.-studerende AU HR samarbejdet om ph.d.-studerende jf. ovenfor om AU Talent. AU Økonomi og Planlægning for uddannelsesøkonomi og uddannelsesdata AU Viden for efter- og videreuddannelsesadministration Følgende grænseflader er allerede aftalt: Internationalisering af uddannelse: Det er aftalt at der mellem AU Talent og AU Studieadministration nedsættes en arbejdsgruppe, som skal afklare grænseflader og arbejdsdelinger i detaljen. Håndtering af internationale studerende. Det er aftalt med vicedirektøren for AU Talent, at optag af internationale studerende på hele uddannelser forankres i AU Studieadministration, mens håndtering af udvekslingsstuderende og praktiske aspekter forbundet med velkomst af alle typer af internationale studerende ligger i AU Talent. International vejledning af ordinære studerende. Det er aftalt med vicedirektøren for AU Talent at international studievejledning forankres ved AU Talent og Forskning. De pågældende medarbejdere vil dog i hele eller dele af deres arbejdstid blive placeret sammen med de øvrige medarbejdere på vejledningsområdet i AU Studieadministration. Koordination af rekrutteringsaktiviteter. Det er aftalt med vicedirektøren for AU Kommunikation, at der etableres en tværgående projektgruppe til sikring af samarbejdet. Økonomiforvaltning. Det er etableret en gruppe omkring LIS og aftalt fortsættelse af samarbejdet omkring bevillingsudløsende indberetninger. Med henblik på overgang til ny økonomimodel er der opstartet afklaring af betydningen af overgangen til STADS. Der er påbegyndt afklaring af opgaven med udstedelse af studiekort, som tilhører kategorien facility management men som pt. løftes i AU Studieadministration på en sårbar løsning, da producenten er gået konkurs. Side 5 af 8

6 2.6 Øvrige afhængigheder Projektets fremdrift er afhængig af gennemførelsen af forskellige aktiviteter i andre igangværende projekter på universitetet. IT: Ift. overgangen til STADS er den samlede studieadministration afhængig af leverancer fra itorganisationen. Emnet adresseres i STADS-projektet, som har tætte samarbejdsflader til AU IT. Ressourcetrækket på nøglepersoner er stort og har forbindelser ind i projektet med udvikling af ph.d.-planner som vil kræve ressourcer fra nøglepersoner, som er nødvendige til sikringen af overgangen til STADS. 2.7 Succeskriterier Projektet har været en succes, såfremt det kan konstateres, at følgende er opnået: 1. Sikker drift på studieadministrative processer og leverancer 2. Øget tilfredshed hos studerende, undervisere og bedømmere 3. At der kan konstateres en fortsat styrkelse af det fælles sigte og det administrative værdigrundlag i universitetets samlede uddannelsesadministration 4. Vicedirektørområdet har etableret en analytisk, strategisk kapacitet til understøttelse af universitetets tværgående satsninger inden for uddannelse 5. Standardisering, effektivisering og øget digitalisering af uddannelsesadministrationen og undervisningen på AU 6. Igangsættelse af proces til formulering og etablering af fælles ledelsesgrundlag i AU Studieadministration jf. fremsendte PID herfor 3 Tidsplan 3.1 Tidsplan Se nedenfor 3.2 Overordnet projektplan og aktiviteter Bemanding: Chefgruppen for AU Studieadministration er fundet og tiltræder d. 1. juni De resterende lederstillinger er forsøgt besat i ønskerunden, men kun én ud af 12 blev besat. De resterende besættes ved internt opslag hurtigst muligt. Vicedirektørområdet er kendetegnet ved at være yderst driftstungt, og ved at have behov for betydelige medarbejderressourcer til at sikre driften. Vicedirektørområdet er endvidere gammelt og har igennem flere år arbejdet i retning af en øget fælles forståelse af de store processer i studieadministrationen, til sikring af ensartethed, effektivisering og muligheder for at supportere og støtte hinanden på tværs, når deadlines skal overholdes. Side 6 af 8

7 Studieadministrationen har på den baggrund befundet sig både fælles i familier og i fag, og enheder som institutter, fakulteter og fællesadministration har bidraget og løftet opgaver både i forbindelse med og i forlængelse af opgaver, som nu spaltes mellem vicedirektørområder. Forståelsen af behovet for ressourcer på området er på den baggrund yderst komplekst, og afhænger nøje af, hvordan institutternes opgaver beskrives og forstås. Risikoen er at medarbejdere med betydelige opgaver indenfor studieadministrationen helt allokeres til andre vicedirektørområder og/eller dekansekretariatet og/eller institutopgaver. Hermed vil studieadministrationen være i risiko for ikke at have de fornødne ressourcer til at sikre driften. Den fulde bemanding af vicedirektørområdets driftsorganisation skal være på plads hurtigst muligt, men forventes ikke at kunne være endelig, før alle medarbejdere er placeret før sommerferien 2011 herefter forventes der at skulle indgås aftaler med især institutter om takter på overflytningen af studieadministrative opgaver fra institutmedarbejdere til AU Studieadministration, så der sikres drift frem til opgaverne kan være endeligt samlet/udskilt. 3.3 Projektbudget Ikke udarbejdet 4 Organisering 4.1 Projektorganisation Den overordnede styregruppe for projektet udgøres af vicedirektørområdets chefgruppe, som består af vicedirektøren og de syv chefer jf. ovenfor. Under hver chef ses en række ledere, der hver i sær indgår dels i chefens ledergruppe og dels i de tværgående bånd i AU Studieadministration, samarbejdet gennemløber et beskrevet udviklingsforløb. De tværgående bånd findes allerede i dag, men vil skulle nytænkes og systematiseres til sikring af at den nye organisation kommer op og stå og til sikring af, at ingen af de store driftsopgaver falder i forandringsprocessen. Til brug herfor igangsættes ovenstående udviklingsprojekt hurtigst muligt. 4.2 Projektdeltagere Navn Hjemhørende Titel Annette Lund AU-STU Konstitueret vicedirektør Steffen Skovfoged AU-STU Stedfortrædende for konstitueret vicedirektør og chef for Forretnings- Side 7 af 8

8 Lene Rehder Bs&Sc Chef Kim Kudsk Mortensen SiTec Chef Maya Jepsen Kvalitet Chef Anna Bak Maigaard Arts Chef Hanne Toksvig Health Chef Kirsten Andersen (Optag) Adgang Chef og systemstøtte Ledere og teamledere jf. beskrivelsen af ledelsesudviklingsprojektet og lederstillinger i intern ønskerunde 4.3 Studenter- og medarbejderinddragelse Mål og fremdrift vil være genstand for drøftelse på alle medarbejdermøder. Ligeledes vil disse spørgsmål blive behandlet på vicedirektørområdets samarbejdsudvalg, der forventes etableret snarest. Det påhviler alle chefer og ledere løbende at inddrage medarbejdere med interesse i eller viden på det pågældende område. Dermed sikres, at relevant viden og alle kompetencer kommer i spil samt, at berørte medarbejdere får indflydelse på egen arbejdssituation. De studerendes behov og interesser integreres i projektarbejdet. 4.4 Projektkontrol og risikostyring Den nedsatte styregruppe for vicedirektørområdet har det overordnede ansvar for projektets fremdrift. Der vil være fokus på at sikre overgangen til STADS og driften af studieadministrationen. Risici med udspring i uklare snitflader mellem vicedirektørområderne vil blive håndteret i FALKkredsen. 5 Projektets økonomiske konsekvenser Der kan ikke opstilles nogen kommerciel business case for projektet. Side 8 af 8