Velkommen til LUP 4: Rationel Klinikdrift

Transkript

1 Velkommen til LUP 4: Rationel Klinikdrift

2 Velkommen til LUP 4: Rationel Klinikdrift back to work

3 Hvor er det lige, vi er??

4 Program Velkomst og dagens program - og ferieminder Hvad er rationel klinikdrift nogle bud fra os Kaffe 10.30: Rationalitet kan være en god og styret økonomi Rationalitet kan være effektive arbejdsgange Frokost i frokoststuen Rationalitet kan være, at man ved, hvem der gør hvad! Styrer du tiden eller styrer den dig - Laver vi det rigtige? Kaffe Inspirationskatalog om rationel klinikdrift Hvordan går det med det personlige projekt Opgave til næste gang Farvel og på gensyn

5 Rationel klinikdrift Lars Byder ind på begrebet

6 Rationel klinikdrift Rationel fra fremmedordborgen. Fornuftmæssigt Planmæssigt Udtrykker og udvikler selvstændig tankegang Praktisk Det modsatte af irrationel - IRF

7 Det rationelle Det styrbare Det irrationelle Kan det styres?

8 Vi spørger lige Frede Olesen: Det Frede siger, er ¼ akutte ½ kronikere ¼ MUS

9 Vi spørger lige Bent Hansen Det Bent siger, er.

10 Bent har jo mange hensyn

11

12 Rationel Klinikdrift Udtænke planer for min klinik Tænke i lettere arbejdsgange Work smarter not harder Smart på tid Smart på penge Smart på glæde Hvem skal det være smartere for - interessenter Mig selv Mine kolleger Mit personale Mine patienter

13 Hvad er så drift Kedeligt Ikke så fint som innovation Noget man kan sætte andre til Management????

14 Mere om Drift / Vedligehold DRIFT OG VEDLIGEHOLD Mange opfatter drift og vedligeholdelse som en udgift, der skal være så lille som muligt. I Grontmij Carl Bro ser vi anderledes på det. Drift og vedligeholdelse er en investering i værdier, og der er mange penge at hente, hvis man griber det rigtigt an. En virksomhedsejer ved, at der er mange penge at tjene på at optimere vedligeholdelsen. På den måde kan man nemlig undgå - eller i hvert fald minimere - uventede driftsstop. Uventede driftsstop er dyrere end planlagt vedligeholdelse. Det koster på omdømmet, hvis indeklimaet i bygninger eller vejene er dårlige. Men det koster også i kroner og ører at få en entreprenør til at rykke ud med kort varsel for at tætne et tag på en bygning eller lappe et hul i en vej. Forskellen på vedligeholdelse og reparation er netop, at vedligeholdelse er planlagt.

15 Rationel Klinikdrift cirkularitet Rationelt for hvem? Faglighed Patienterne Læge- Virksomh e- den Lægerne / Personal et

16 Rationel klinikdrift - visuel refleksion På hvilke områder i min daglige klinikdrift.. ser jeg muligheder for eller evt. bydende behov for at tage fat på at udvikle en (mere) rationel klinikdrift??

17 Tomas er På

18 Rationel klinikdrift Et bud

19

20 Rationel klinikdrift Rimelig arbejdstid

21 Rationel klinikdrift God økonomi

22 Rationel klinikdrift Stor uddelegering

23 Rationel klinikdrift Høj faglighed

24 Rationel klinikdrift Rimelig arbejdstid God økonomi Stor uddelegering Høj faglighed

25 Rationel klinikdrift sat på formel Rationel klinikdrift = Faglig kvalitet * Indtjening Arbejdstid * Udgifter

26 Øget rationalitet Rationel klinikdrift = Faglig kvalitet * Indtjening Arbejdstid * Udgifter

27 Fald i rationalitet Rationel klinikdrift = Faglig kvalitet * Indtjening Arbejdstid * Udgifter

28 Et eksempel Ansættelse af et ekstra personalemedlem vil umiddelbart medføre øgede udgifter. Men også give mulighed for mindre arbejdstid pga. aflastning Eller mulighed for større indtjening Eller mulighed for større faglighed

29 Og her kommer så idelandskabet på væggen. Jeg skal nok styre, du hjælper

30 Rationel kaffedrikning Er det en drift eller en vedligeholdelse? Brandslukning eller halsbrand??

31 Dr. Olsens late morning show Lean absolute light Gruppedannelse 3-(4) personer

32

33 Rationalitet og Økonomi Lars Købmand eller frelser

34 Frelser eller købmand?

35 Rationalitet og Økonomi Lars: Købmand eller Frelser Prioriteringssnak: Har vi i bund og grund en fælles dagsorden?

36 Rationalitet og Økonomi Faglighed Patienterne Læge- Virksomh e- den Lægerne / Personal et

37 Rationalitet og Økonomi Hvor tænker jeg økonomisk uden at rødme: En extra sygeplejerske skal give en extra indtjening til virksomheden! Arbejdsgange skal tilrettes så de giver økonomi!! Gode faglige forløb bygges op over tid og giver også flere penge Lønforhøjelser skal hænge sammen med øget produktivitet eller en anden gevinst: Tid Tid er Penge Penge giver tid.

38 Tomas er på

39 Økonomi som faktor for prioritering

40 Økonomi som faktor for prioritering Overenskomst 2006 Øreskyldning Vortebehandling Overenskomst , Opgaveglidning efter 1.april 2011 Fælles diskussion

41 ØKONOMI som styringsredskab Gruppe arbejde 6-mands grupper dvs. 2 af de tre-mands fra før På hvilke områder finder du/i, at økonomi styrer din/jeres daglige drift og i hvor høj grad bruger du/i det bevidst til: Bedring af egen økonomi Udvikling af klinikkens tilbud Udvikling af klinikken faciliteter Styring af personalelønninger med indbyggede problemer Ser du/i muligheder her? Problemer? Arbejdsvejledning for grupperne på flippen.

42 ØKONOMI som styringsredskab Vælg i gruppen et eller evt to økonomiske emner at fokusere på. F.eks. I fordyber jer i emnet og 10 min. Før frokost har vi to-tre statements fra hver gruppe på flippen og kikker hurtigt rundt

43 Flemming Bros udvidede 100 analyse Hand-outs

44 Sid først med egne date Find data der overrasker/ forbavser Tænk over mulig forklaring Diskuter dine fund med naboen Er I forskellige? Er I ens? Forklaring?

45 Tomas tager Lean Light

46 Arbejdsgangsanalyse

47 Forbedring af arbejdsprocesser - gennem kortlægning

48 Hvorfor kortlægge? Skaber visuelt overblik over en proces forståelse for helheden Giver indblik i de andres del af processen Skaber fælles forståelsesramme og sprog Sikrer patientfokus Udgangspunkt for diskussion af værdi og spild Skaber grundlag for at igangsætte forbedringer Udgangspunkt for procedurebeskrivelser

49 Hvordan kortlægge? Arbejdsgang Nuværende flow Fremtidig flow Handlingsplan og implementering Identificér og afgræns fokusområde Kortlæg den nuværende situation Identificér spild og forbedringspotentiale tegn fremtidig proces Lav plan for forbedringsinitiativer

50 Hvilke processer kan der arbejdes med? Konsultationer og støtteprocesser Eksempler: Gynækologisk US UVI INR Børneundersøgelser Vaccinationer Kørekort Blodprøver Telefonkonsultation Booking af tider Kronikerprogrammer Bestilling af materialer Introduktion af lægestuderende

51 Hvilke løsninger kan der arbejdes med? Roller/opgaveglidning, Standardisering udstyr, fraser Inddragelse af patienten hvad kan han selv IT understøttelse af arbejdsprocesser På forkant med programmet prøver og materialer??

52 Hver personalegruppe har sin egen labelfarve. Patient: gul Sekretær: orange Sygeplejerske / bioanalytiker: grøn Læge: rød

53 Ringer, Ang. rejse og vacc. Får tid ved læge Læge laver vacc. program Ny tid ved læge Problem: 1) Tid til afrejse for kort 2) Ikke overblik over tdl. Vacc. 3) Pt. Glemt vacc kort 4) Vacc. Ikke bestilt Ny vacc eller Næste tid ved SPL Ny tid ved læge Problem: 1) SPL: svært ved at tolke program 2) Vacc. Ikke bestilt Fortsat vacc Fortsat vacc Ringer, Ang. rejse og vacc. Får besked på at sende mail til SPL 1) Rejse tid, sted og varighed 2) Tdl vacc. 3) Hvad, hvornår Problem: 1) Lægetider en mangel SPL laver plan, bestiller vacc. Mail til pt. Vedr. tider og priser Kommer til vacc

54 Ringer, Ang. rejse og vacc. Får tid ved læge Læge laver vacc. program Ny tid ved læge 1) TK privat 2) 1*privatkons 3) 2*½ privatkons Problem: 1) Tid til afrejse for kort 2) Ikke overblik over tdl. Vacc. 3) Pt. Glemt vacc kort 4) Vacc. Ikke bestilt Ny vacc eller Næste tid ved SPL Ny tid ved læge Problem: 1) SPL: svært ved at tolke program 2) Vacc. Ikke bestilt Fortsat vacc Fortsat vacc Ringer, Ang. rejse og vacc. 1) TK privat Får besked på at sende mail 2) privat til SPL 3) 1*privatkons 1) Rejse tid, sted og 4) 1*½ privatkons varighed 2) Tdl vacc. 3) Hvad, hvornår Problem: 1) Lægetider en mangel SPL laver plan, bestiller vacc. Mail til pt. Vedr. tider og priser Kommer til vacc

55 Arbejdsgangsanalyse Analyser først den aktuelle situation. Sæt labels op i rækkefølge med oplysning om funktion. Slut med en hvid label der opsumerer, hvilke ydelser der indgår. Lav forslag til nye arbejdsgange ud fra følgende regler (gerne flere forslag) 1. Så få labels som muligt. 2. Så få røde labels (læge) som muligt. 3. Tænk kreativt, prøv at se nye muligheder 4. Skær ind til benet, hvad er nødvendigt, - vi gør mange ting af gammel vane 5. Husk, at patienten nogen gange kan gøre en del af arbejdet! 6. Husk en hvid slutlabel der opsumerer, hvilke ydelser der indgår Hvordan sikres implementeringen af de nye arbejdsgange? 1. Hvem tager den endelige beslutning? 2. Hvem laver en beskrivelse af proceduren? 3. Hvornår skal ændringerne iværksættes og hvem er ansvarlig? 4. Hvornår skal vi mødes for at evaluere og hvem indkalder? 5. Kan det bære et projekt? Tænk fremad, planlæg møder i god tid, hold alle orienteret undervejs.

56 Ingen svine influenza i år. Der er frokost til kl

57 Rationelt at vide,hvem der gør hvad? Optakt til en personlig, og ufarlig øvelse!

58 Rationelt at vide, hvem der gør hvad Ledelseshieraki: Hvis der ikke er en synlig ledelse, er der en skjult og uformel ditto Hvis der ikke er et beskrevet hierarki indfinder der sig et skjult hierarki Tør I grave lidt i jeres hjemlige hierarki?

59 Rationelt at vide, hvem der gør hvad Vi er alle lige for Vor Herre Nogle mere lige end andre Læge B Læge A Læge B Læge C A C

60 Rationelt at vide, hvem der gør hvad En mulig fremtidig model? Forman d Manager

61

62 Brikker i min kliniks puslespil

63 Brikker i klinikkens puslespil Sådan gør vi i Bredgade 22 i Skjern Personer Læger og personale Papirer Kontrakter, læger, personale, overenskomster.m. Arbejdsfordelingspapirer Funktionsbeskrivelser for alle Møder Interessentskabsmøder Personalemøder MUS & LUS Det årlige visions- og pizzamøde Fælles uddannelse Fælles skolebænk Faglige instrukser Extern inhentning af viden og tilføre den til praksis Socialitet Jul, Påske, Pinse og Sommerudflugten og det løse, - samt FÆLLES FROKOST

64 Arbejdsfordeling revideret februar 210 Klinikkens daglige omdrejningsakse Ansvarsområde Læg e Opgaver Perso - nale! Opgaver Personaleområdet LF Indkalde til personalemøder Sørge for referat fra samme Holde bog over møderne Sørge for årlige personalesamtaler i september/ oktober Hovedmand vedr. personalesamarbejde Opdatere personalekontrakter. inklusive Maries. Ferieplanlægning for sekretærer uddelegeres. Ferieplaner for læger før jul Ditte Hjælpe med at få fixet mødedatoer. Fastlægge datoer for faglige møder. Referatet skrives sammen med LF eller uddelegeres Coach for nye personaler og uddannelseslæger Laboratorieområdet Excl ABX HG Primært være til stede med Bodil fra Herning Hovedkontakt til Herning og backup på Mariannes arbejde. Indføre kvalitetsbog/ log-bog sammen med Marianne Kvalitetskontrol af maskiner og tests Evt indføre nye tests Hovedansvarlig for laboratoriets indretning sm. M. Marianne Mariann e Hovedkontakt til Hernings Bodil Kontakt til Henrik ved. alt vedr. lab. Fylde op i lab., købe varer til lab. Forestå regelmæssige kvalitetstests Føre log-bog over samme. Undervise alle i lab. håndtering løbende! Vacciner HG Sørge for s. m. Sekretæren at sortimentet er up-to-date Liste sm. med Ditte/ senere Else over vaccinetyper og ca. hvor mange af hver. Lave instruktioner for udlandsvacc. via nettet og plan for hele det show sammen med Else Initiativtager for årets influenzavacciner Else og Ditte Ditte/Els e Ditte/Els e Sørge for at det vedtagne sortiment er hjemme, og datoer ikke er overskredet. Jævnlig gennemgang Sørge for annoncering og aftaler sammen med Henrik. Do - Hvem indkalder? Bente?

65 At dele ansvar Når 4 læger deler et fælles ansvar, så tager hver person typisk % Men hvem tager så resten??

66 Det gør mokken

67 Hvorfor tager mokken ansvar? Fordi ledelsen svigter / mangler Fordi et ledelsesmæssigt tomrum altid fyldes ud, - alternativet er ofte kaos.

68 Fælles ansvar - er ingens ansvar!

69 En lille historie om fælles ansvar Anybody could have done it Nobody did it, because Everybody thought Somebody did it.

70 Kan ledelse så ikke deles?

71 Delt ledelse kræver tydelig ansvarsfordeling! Ministeriemodellen. Klar ansvarsfordeling over hinanden og overfor personalet Hver minister er 100% ansvarlig Hvert ministerium har en viceminister Store beslutninger træffes som udgangspunkt i enighed Beslutninger refereres altid skriftligt

72 Regeringen, Klinikgården Økonomi minister Undervisnings minister Beskæftigelses minister Regeringen IT-minister Boligminister

73 Minister portefølje Beskæftigelses minister: Personalesamtaler, MUS, kurser, lønforhandling, personalemøder Økonomiminister: kontakt til revisor og bank, løbende udvikling i økonomien, huslån o.a. Undervisningsminister: Intern undervisning hver fredag IT-minister: IT, telefonanlæg, digital signatur Boligminister: Pedel, håndværkerkontakt, tekniske problemer.

74

75 Rationelt at vide, hvem der gør hvad Gruppeopgave 4 mands grupper Hver person har 10 minutter til at tegne sit organisationsdiagram op for de andre i gruppen Og forklarer hvilke læger ( personale) der gør hvad og hvorfor. Brug visuel grafik og forklar. Har du den position du selv ønsker?? Fortrolighed i gruppen!!!! A Læg e B C

76 Rationalitet og Mokka Og nu trænger vi vist til kaffe

77 Styrer du tiden eller styrer den dig? Pendulet svinger: Åben kons.- tidsbestilling - åben kons. Tidsbestilling låser langt frem i tiden lange ventetider Åben kons giver fleksibilitet på tilstrømning/ tilbud Vigtigt at forstå forholdet mellem efterspørgsel og tilbud

78 Efterspørgsel og tilbud Efterspørgsel Forsinkelse/ spildtid Tilbud

79 Rationel klinikdrift Ideal Efterspørgsel = = Udbud

80 Rationel klinikdrift Ideal Efterspørgsel = = Udbud

81 Styrer du tiden eller styrer den dig? Vi skal arbejde BÅDE på efterspørgsels-siden og på tilbudssiden Mere fleksibel på tilbudssiden Toyta rydder bordet dag for dag Mindske selvskabt efterspørgsel Læger elsker at skabe efterspørgsel = øget selvopfattelse! Erkende at vi skal have akutte tider, for folk bliver akut syge! slag = spildtid at udnytte godt! Falsk myte. Ventetid på 0 skaber øget efterspørgsel!

82 Styrer du tiden eller styrer den dig? Hvem sætter dagsordenen for efterspørgsel?? Patienterne Patientforeninger Sygesikringen/ PLO Kommunen Vores faglige selskaber Medierne..osv. OS SELV??? Hvad kan vi gøre?

83 Ingen ventetid giver: Glade patienter Glad klinik både personale og læger Glad sygesikring Bedre kvalitet Hvordan opnås det?

84 Styrer du tiden eller styrer den dig? Spørgsmålet er ikke om vi møder patientens behov, men om vi møder dem godt eller skidt Hvis vi møder patienten uden ventetid dels ventetid på at få en tid, dels ventetid på at komme ind til lægen,- får vi: En gladere klinik personale / læger Gladere patienter Gladere sygesikring --- og ikke mindst Bedre klinisk arbejde HOW to do???

85 Praksis Seven Eleven??

86 Efterspørgsel kendte flaskehalse Telefonen! Ventetid på at få tid Ventetider hos lægen / personale Ventetid på svar

87 Advanced Acces Hvad er det? Mulighed for hurtige tider 10-15% af tider er åbne fra morgenstund til ptt der ønsker sammedagstid + ledige tider i.l.a. dagen Giver det merarbejde? NEJ 20% mindre opkald på tlf!

88 Lean igen-igen 5S Sorter ( smid væk) System ( ting på sin plads, ryd op) Skrub ( systematisk rengøring) Standardiser (synlige informationer, metoder til at fastholde ) Selvdiciplin ( holde fast og forbedr) Medfører Sikkerhed det 6.S

89 Andre tricks Hurtig call back til ptt/kolleger Mindsker risiko for flere opkald Naturlige punkter på dagen for udveksling af beskeder System til beskedgivning interne mails? - den frække: færre kontroller?

90 Flere tricks Labtal foreligger ved konsultation Personale laver forarbejde Præplan til næste konsultation - når du alligevel tænker. Brug af spørgeskemaer til ptt Ved årskontroller gives årsrecepter eller i al fald til næste kons.

91 HUSK: 30sec at sige JA 5 min at sige NEJ Hvorfor skal vi så sige nej??

92 Laver vi det rigtige? Flemming Bro Tomas Holm

93 Audit i maj læger fra 48 praksis i Region Midtjylland Registrering over 3 dage 6032 konsultationer Tilbagemeldingsmøder i september 2010 Praksisenhederne i Holstebro, Århus og Horsens Deltagende læger fik en rapport på lægeniveau, praksisniveau og på regionsniveau. Temaer der blev diskuteret Håndteringen af akutte patienter Det videre forløb Anvendelsen af praksispersonale

94 Læge: 5003 Audit: Laver vi det rigtige? Lægens organisering af sit arbejde Navn: Antal Kunne Primær Videre forløb problemer praksispers. Lægens henvendelsesårsag drøftet have klaret tidsforbrug det alene 1 X 1 X 1 evt. flere kryds 1 X 1 X 1 X 1 X 1 X Dato: Fødselsdag Køn dag md år M K Tag nyt skema i brug ved yderligere konsultationer Copyright: Audit projekt Odense, JB. Winsløws Vej 9A, Odense C

95 Patientens køn Kontaktart Pige/kvinde 62% Ikke akut 66% Uoplyst 1% Uoplyst 3% Dreng/m and 37% Akut 31%

96

97 Håndtering af akutte

98 Primær henvendelsesårsag: akutte % af registreringer Uoplyst Flere kryds Andet Attest Graviditets-børneundersøgelse Aftalt forebyggelseskons. Planlagt kontrol kronisk sygdom 1 0,6 2,5 0,4 0,2 0,1 0,1 Forværring af kronisk sygdom Nyt helbredsproblem opfølgning 6,9 9,8 Nyt helbredsproblem 1. kons. 78, Akut

99

100 Tidsforbrug ,7 24,1 9,5 0,6 < 5 min 5-15 min > 15 min Uoplyst Akut Antal problemer drøftet , ,8 0,4 1,1 1 probl. 2 probl. 3 probl. >3 probl. Uoplyst Akut

101 Praksispersonalet involveret samme dag , ,9 2,6 Ja Nej Uoplyst Akut

102 Det videre forløb

103

104

105

106

107 Planlagt kontrol af kronisk sygdom % af alle registreringer Videre forløb Uoply st 1 Andet Praksis kontakter patienten Kontakt praksis v ia Skal ringe til praksispersonale Skal ringe til læge 4,2 1,7 2,3 3 5,5 Aftalt ny tid hos praksissy geplejerske 19,1 Aftalt ny tid hos læge 56,5 Henv ist 5,8 Afsluttet 13,

108 30 Antal hverdage Hvornår er den første ledige tid? ,09 4,89 2,58 2, hos dig selv en af partnerlægerne en af uddannelseslægerne en praksispersonale min max mean

109 Og nu til Slow walk and talk.

110 Styrer du tiden eller styrer den dig? Tag din Læringspartner med på tur: Er der forhold du kan genkende - eller andre til at uddybe for din læringspartner Forhold, som du vil gå hjem at ændre på. Hvad skal være dine første skidt på vejen?? Giv hinanden passende tid på turen og tag hinanden i ed på forslagene Vi mødes igen kl??? uden rapport!

111

112 Ide boksen ved Tomas

113 Inspirationskatalog om rationel klinikdrift Udfyld, hver i sær, det uddelte skema med en ide fra egen praksis, som du synes er rationel for klinikkens drift. I LUP-gruppen snakkes de enkelte ideer igennem og gruppen udvælger 1 2 ideer der bør fremhæves. Hver LUP-gruppe præsenterer de 1 2 gode ideer for alle. Alle ideerne indsamles og lægges i et inspirationskatalog på

114

115 Har du styr på dit Lup-projekt? Tomas snupper den Lars kører til holstebro

116 Hvor er det lige, vi er??

117 Har du styr på dit LUPprojekt? Projekter halter ofte på 2 punkter: Usmarte mål Manglende / mangelfuld evaluering

118 Er dit mål SMART. Specifikt Målbart Acceptabelt / attraktivt Realistisk Tidsbestemt

119 EKS: Diabetes forløbsydelse Specifikt: Alle læger i praksis anvender forløbsydelsen Målbart: Alle læger indrullerer patienter Acceptabelt / attraktivt: Alle kan se fordelen? Realistisk: Har vi tid og kræfter? Tidsbestemt: Målet opnået 31/6-2012

120 Hvordan vil du evaluere Nu er målet blevet SMART og dermed evaluerbart. Brug kvalitetscirklen til at planlægge evalueringen.

121 Projektopgave Når målene er SMARTE og evalueringen er planlagt, kan du sætte i gang med projektet. Brug din LUP-gruppe, hvis du får problemer. Start hellere i morgen end dagen før LUP 5..

122 Nogle erfaringer Prioriter tid til at lave gode projekter, tiden kommer ofte 10 fold tilbage. Lav en kort tidshorisont mellem projektmøder, (14 dage?) - ellers mistes fokus. Husk placering af ansvar og tidssætning Hvad er udviklingsbudgettet i din praksis (tid og penge)??

123 Hjemmeopgave og LUP-gruppeopgave Hjemmeopgave: Afprøv arbejdsgangsanalyse - metoden sammen med dit personale. LUP-gruppeopgave: Del jeres erfaringer med arbejdsgangsanalysen. Del jeres erfaringer omkring projektet, hvor langt er I? Er målet SMART?