Indstilling. Kultur og Borgerservices forslag til deltagelse i frikommuneforsøg. Til Magistraten Fra Kultur og Borgerservice Dato 29.

Transkript

1 Indstilling Til Magistraten Fra Kultur og Borgerservice Dato 29. april 2016 Kultur og Borgerservices forslag til deltagelse i frikommuneforsøg 1. Resume Indstillingen redegør for status på de områder, hvor Kultur og Borgerservice gerne vil indgå i samarbejde med andre kommuner om frikommuneforsøg i henhold til Social- og Indenrigsministeriets frikommuneforsøg Det er alle forsøg inden for Borgerservice og Bibliotekers forvaltningsområde. Det drejer sig konkret på biblioteksområdet om forsøg med indførelse af gebyr på ikke-afhentede reserverede materialer. På Borgerserviceområdet drejer det sig om forsøg i forhold til Folkeregisteret samt overtagelse af ansvaret for International Citizen Service. Frikommuneforsøgene forudsætter dels en godkendelse fra Social- og Indenrigsministeriet, dels en godkendelse fra de respektive kommuners kommunalbestyrelser (i Aarhus Kommune er det Magistraten, der har denne bemyndigelse). 2. Beslutningspunkter At 1) Kultur og Borgerservice arbejder videre med at blive en del af et evt. frikommuneforsøg med gebyr på ikkeafhentede reserverede biblioteksmaterialer. At 2) Kultur og Borgerservice arbejder videre med at blive en del af et evt. frikommuneforsøg med at overtage ansvaret for International Citizen Service. (Borgerservice og Biblioteker) side 1 af 8

2 At 3) Kultur og Borgerservice arbejder videre med at blive en del af de beskrevne forslag til et evt. frikommuneforsøg på Folkeregisterområdet. 3. Baggrund Social- og Indenrigsministeriet har bebudet, at der i perioden kan gennemføres en række frikommuneforsøg, hvor et mindre antal kommuner går sammen inden for specifikke områder, hvor de gerne vil være frikommuner. Ansøgningsfristen er den 1. juni KL har i foråret 2016 understøttet frikommuneforsøgene ved at etablere netværk mellem kommuner inden for bestemte områder, hvor der er en interesse i at blive frikommune. Her har det været muligt selv at komme med forslag, lige som det har været muligt at tilkendegive interesse for andre kommuners forslag. Borgerservice og Biblioteker har selv foreslået at overtage ansvaret for International Citizen Service, og tilkendegivet interesse for forslag fra Københavns Kommune om henholdsvis gebyr på uafhentede reserverede biblioteksmaterialer; International Citizen Service; forenkling af borgernes ind- og udrejseregistrering i CPR; mulighed for at foretage civilregistreringer (adgang til registrering i digital kirkebog). Alternativt til adgang til civilregistrering vil være deltagelse i Frederiksberg Kommunes forslag om muligheden for at få printadgang hertil. Indstillingen er ikke i modstrid med tidligere beslutninger foretaget af Aarhus Byråd. Det er vurderet, at de pågældende forslag alle er af en karakter, som er inden for Magistratens bemyndigelse, hvorfor indstillingen fremsendes alene til Magistraten. 4. International Citizen Service Københavns Kommune ønsker sammen med Odense, Esbjerg og Kultur og Borgerservice i Aarhus Kommune at der gennemføres et forsøg med at kommunerne overtager ansvaret for International Citizen Service. side 2 af 8

3 For at sikre en sammenhængende service for internationale talenter (arbejdstagere, studerende og medfølgende ægtefæller), blev en række myndigheder i 2009 samlet i én fælles indgang i International Citizen Service (ICS). ICS er således et samarbejde mellem den kommunale borgerservice (udstedelse af cpr.-nummer og valg af læge), SKAT (udstedelse af skattekort), Statsforvaltningen (udstedelse af EU registreringsbevis) og Work in Denmark (vejledning af internationale arbejdstagere). ICS eksisterer i Aalborg, Aarhus, Odense og København. Esbjerg Kommune ønsker at blive den femte kommune med et ICS. Siden etableringen har ICS oplevet en kraftig stigning i efterspørgsel på services. I Aarhus har stigningen i samme periode været på knap 83%. Den sammenhængende service via én indgang vanskeliggøres imidlertid af opgavesplittet mellem kommunerne og Statsforvaltningen, som betyder, at EUborgere i stigende grad ikke kan serviceres i én samlet indgang, men i stedet henvises til øvrige indgange. I Aarhus er der alene åbningstid i ICS to af ugens dage. Øvrige dage er borgere henvist til at besøge både Statsforvaltningen og Borgerservice, som har hvert sit betjeningssted. I Aarhus betyder dette bl.a. at kun 20% af indrejserne foretages i ICS, mens de resterende foretages i den kommunale borgerservice. Der ønskes derfor et forsøg med at overtage Statsforvaltningens opgave med udstedelsen af EUregistreringsbeviser. Dette for at skabe en effektiv, målrettet og helhedsorienteret service af EU-borgere via én indgang, som har fokus på brugervenlighed samt styrket kontrol. Ved at lade hele indrejseopgaven blive en kommunal opgave undgås en uhensigtsmæssig fragmentering af myndighedsindgangen, og den samlede indrejseopgave (udstedelse af cpr. nr. og EU-registreringsbevis) kan side 3 af 8

4 tænkes sammen i én proces til gavn for både borgere, virksomheder og myndigheder. I forhold til kontrolelementet vil en samling af indrejseopgaven styrke dette, da det vil være den samme myndighed, som gennemgår alle dokumenter. Det betyder bl.a. at der lettere kan opdages forsøg på snyd med et eller flere dokumenter. Forsøget forventes at medføre øget serviceniveau for internationale talenter, virksomheder og universiteter da myndighedsopgaven løses i én indgang, kortere ventetid, forbedret kontrol, offentlig ressourceoptimering, øget afbureaukratisering, forbedret mulighed for etablering af en integreret digital løsning på sigt, som kan nedbringe ventetiden, sagsbehandlingstiden og ressourceforbruget yderligere. København Kommunes udarbejder ansøgningen på vegne af Aarhus Kommune. Hermed frafalder det selvstændige forslag fra Borgerservice og Biblioteker om ICS, der var sendt til KL. 5. Forenkling af regler om registrering af udrejse i CPR-loven Københavns Kommune foreslår, at der sker en forenkling af reglerne om registrering af udrejse i CPR-loven. Forslaget indebærer, der i forbindelse med indrejse og tildeling af CPR-nummer til andre en nordiske og EUborgere samtidig registreres en udrejsedato, hvis personen har en midlertidig opholdstilladelse, således at udrejse sker automatisk med virkning fra denne dato, med mindre opholdstilladelsen forlænges. Kultur og Borgerservice ønsker at Aarhus Kommune indgår i dette forsøg. Aarhus og København er en attraktive internationale storbyer, som tiltrækker mange nye internationale borgere på både kortere og længerevarende ophold, fx for at studere og arbejde. side 4 af 8

5 Når den udenlandske borgers ophold i Danmark er slut, skal borgeren registrere sig udrejst enten digitale i borgere.dk eller ved at give kommunen besked om udrejsen, således at Folkeregisteret kan framelde vedkommende i CPR og registrere ham udrejst. Desværre glemmer rigtig mange udenlandske borgere at informere Folkeregisteret/kommunen om udrejsen af Danmark. Kommunen har ikke mulighed for at sanktionere en sådan forglemmelse. Konsekvensen heraf er, at rigtig mange ikke bliver registreret udrejst og frameldt CPR. Det vil sige, at borgeren har stadig en aktiv adresse og et CPRnummer med de muligheder for hjælp, som det medfører. Ydelser som borgeren ikke længere er berettiget til. Endvidere medfører det, at oplysningerne i CPR ikke er valide i forhold til beslutninger, som offentlige myndigheder træffer på baggrund af registreringer i CPR. Det kan også indebære, at oplysninger om demografiudvikling mv, ikke er helt retvisende. Det vil have stor positiv effekt for både borgerne, kommuner og staten, hvis reglerne om ud- og indrejse forenkles, således at kommunen samtidig med indrejseregistreringen kan registre borgerens udrejsedato. Borgeren skal dermed heller ikke huske at give kommunen besked om udrejsen, men kun kontakte kommunen, hvis der nogen ændringer i relation til udrejsedatoen. 6. Indførelse af gebyr på uafhentede reserverede biblioteksmaterialer Københavns Kommune har foreslået et forsøg, hvor der gives mulighed for at opkræve et gebyr for uafhentede reserveringer på bibliotekerne. Udover Kultur og Borgerservice, har også Aalborg, Odense og Furesø kommuner vist interesse for forslaget. Borgerservice og Biblioteker genkender Københavns Kommunes beskrivelse af udfordringerne ved det nuværende regelsæt, som forhindrer at der indføres gebyrer på uafhentede reserverede biblioteksmaterialer. Også i Aarhus er der en stor mængde uafhentede reserveringer, som der bliver brugt en del ressourcer på (fremfinding, transport, opsætning og nedtagning). Uden side 5 af 8

6 at nogle borgere får glæde heraf. Et sted mellem hver anden og hver fjerde af de ca årlige reserveringer af biblioteksmaterialer i Aarhus Kommune afhentes aldrig. Det skønnes at der anvendes personaleressourcer til håndtering heraf svarende til ca. et årsværk. Effekten af et forsøg forventes at være: at gebyret virker adfærdsregulerende på en del af de bibliotekslånere, som hidtil ikke har afhentet deres reserverede materialer og dermed medfører færre uafhentede reserveringer at brugerne i højere grad kun reserverer titler som de også efterfølgende afhenter, hvilket alt andet lige vil føre til kortere ventelister for en række titler at der sker en hurtigere cirkulation og dermed bedre udnyttelse af materialebestanden og dermed de ressourcer, der anvendes herpå, inkl. personaleressourcer til fremfinding, påpladsstillelse og nedtagning at der kommer en større tilfredshed hos de brugere, der får glæde af den hurtigere materialecirkulation at nogle brugere uanset gebyrets størrelse vil blive utilfredse med forsøget at der er en risiko for at mængden af restancer (antal og beløb) på biblioteksområdet øges 7. Civil registrering Københavns Kommune har foreslået, at det bliver muligt for kommunerne at få adgang til den digitale kirkebog, hvorved kommunernes Borgerservice kan foretage civilregistrering i form af navngivning og navneskifte. I dag er det med undtagelse af Sønderjylland, hvor Borgerservice allerede har denne adgang kun i Folkekirken dette kan lade sig gøre. Københavns Kommune angiver som begrundelse for ønsket dels at 40 % af borgerne ikke er medlem af Folkekirken, at der er tale om ydelser der er i naturlig forlængelse af den nuværende opgaveportefølje i Borgservice, og at det vil gøre det muligt at yde en effektiv, målrettet og helhedsorienteret service via én fysisk og digital indgang for borgerne. Dette gælder fx i forbindelse med evt. navneskifte ved vielse. Hertil kommer Borgerservices store erfaring med at tilbyde hjælp til digitale side 6 af 8

7 selvbetjeningsløsninger. I Aarhus Kommune er endvidere primus motor i samarbejdsprojektet Digital Hotline, som netop har til formål at understøtte brugen af kommunale digitale selvbetjeningsløsninger. Københavns Kommune forudsætter at der overdrages ressourcer fra Staten, da det i dag er en statslig opgave. Dette skete også i sin tid, da muligheden blev etableret i Sønderjylland. Opgaven vil forudsætte at kommunerne tilkøber sig adgang til de pågældende fagsystemer. Kultur og Borgerservice er enig med Københavns Kommune og er kun interesseret i et evt. frikommuneforsøg, hvis det medfører en overdragelse af statslige ressourcer til opgaven. Alternativt hvis Social- og Indenrigsministeriet ikke giver tilladelse til dette forsøg, så at Aarhus Kommune indgår i Frederiksberg Kommunes forslag om at der gives bemyndigelse til at udstede navneattester, dåbsattester og vielsesattester. Dels fordi borgere ofte henvender sig til kommunen for at få udstedt attester, idet de finder opgaven naturligt placeret her. Dels vil det give smidigere sagsgange, idet borgere ofte skal bruge attester i mødet med Borgerservice, f.eks. ved udstedelse af pas. 8. Konsekvenser for ressourcer Indstillingen har ingen ressourcemæssige konsekvenser. I det omfang Kultur og Borgerservice får tilladelse til frikommuneforsøg og disse vil have bevillingsmæssige konsekvenser eller ændrer takster / gebyrer som kræver en byrådsindstilling vil Kultur og Borgerservice fremsende en indstilling herom til byrådet. Rabih Azad-Ahmad / Kirsten Jørgensen side 7 af 8

8 Sagsnummer: 16/ Borgerservice og Biblioteker E-post: Antal tegn: Sagsbehandler: Henrik Traberg Tlf.: E-post: side 8 af 8