DAGSORDEN. Hans Kristian Andersen. Anita Kjeldsen og Jette Stenholt. Afbud fra: Torben Riedel, Jette Olsen

Transkript

1 VRIDSLØSELILLE ANDELSBOLIGFORENING 28. sept DAGSORDEN Bestyrelsesmøde den 28. september 2011 kl Deltagere: Vinie Hansen, Astrid Hansen, Henning Bjerre, Jørgen Fahlgren Per Larsen, Biba Schwoon, Erik Hansen Hans Kristian Andersen Adm.: Anita Kjeldsen og Jette Stenholt Afbud fra: Torben Riedel, Jette Olsen Kommunikationsmedarbejder Martin Kristiansen deltog under dagsordenens punkt 1, økonomichef Kenn E. Hansen under punkt 2 og 3, og byggechef Jesper Rasmussen under punkt 5. Dagsorden 0. Dirigent side 2 1. Forslag til emner til årsberetning 2011 side 2 2. Godkendelse af budgetter for afdelingerne for 2012 side 2 3. Forretningsgang om afvikling af overskud/underskud i afdelingerne side Direktionens beretning side Status på helhedsplanen i Gadekæret side Prioritering af den fremtidige miljøindsats i VA side Styringsdialog: Godkendelse af organisations- og afdelingsskemaer for 2010 regnskaberne for Afd. 11 Askerød, Afd. 12 Gadekæret, og Afd. 15 Grøningen side Skriftlige henvendelser til bestyrelsen side Evaluering af Almene Boligdage 2011 side Evaluering af fyraftensmødet om drift side Bestyrelsesmøde i BO-VEST side Orientering om aktuel boligpolitik side Generel orientering (formand, øvrige bestyrelse) side Punkter til næste møde side Næste møde og kommende møder side Eventuelt side 21 1

2 Til drøftelse og beslutning 0. Dirigent Henning Bjerre. 1. Forslag til emner til årsberetning 2011 Bestyrelsen godkendte administrationens forslag til emner i den fælles årsberetning og tog udkastet til tidsplan til efterretning. Bestyrelsen vedtog, at datoen for generalforsamlingen i 2012 rykkes til den 23. maj, og at der reserveres tid til et ekstra bestyrelsesmøde den 26. april til godkendelse af regnskab den 1. maj i tilfælde af forslag til generalforsamlingen. Det kommende arbejde med årsberetning 2011 skal allerede nu forberedes. Administrationen har udarbejdet et forslag til emner, som vedlægges sammen med et udkast til tidsplan. x Fælles beretning 2011, Forslag til indhold, 14. sept x Fælles beretning 2011, Udkast til tidsplan, 14. sept Administrationen indstiller, at bestyrelsen drøfter administrationens forslag til emner i den fælles årsberetning og tager udkastet til tidsplan til efterretning. 2. Godkendelse af budgetter for afdelingerne for 2012 Afdelingsbudgetter Anita Kjeldsen supplerede den indledende tekst om langtidsplaner med, at der i enkelte afdelinger er rokeret på igangsætning af undersøgelser. F.eks. i Gadekæret, hvor der på budgetmøde med afdelingsbestyrelsen forud for afdelingsmødet er besluttet at rykke en undersøgelse af kloaknettet til af hensyn til helhedsplanen. Administrationen arbejder videre med kvalitetssikring af langtidsplanerne og er bevidst om, at der fortsat skal være fokus på at få afdelingernes vedligeholdelsesbehov med ud i langtidsplanerne. Kenn E. Hansen nævnte, at økonomiafdelingen fremover vil sætte fokus på kvalitetssikring af budgetmaterialet til bestyrelsen og oplyste under sin gennemgang af afdelingsbudgetterne følgende: - Budgetterne i afd. 4 Nord og 4 Syd, der ikke var blevet godkendt ved dagsordenens udsendelse, var blevet godkendt på beboermøderne. 2

3 - Huslejestigningen i Galgebakken er 2,0 % og ikke 1,38 %, som det var anført i dagsordenen. Stigningen blev forhøjet på beboermødet. Der blev omdelt et nyt budget for Askerød, da det udsendte budget ikke var det, der var behandlet og godkendt af beboermødet. Kommentarer fra bestyrelsen: Bestyrelsen spurgte til, om rør-projektet i Banehegnet er en del af langtidsplanen. Administrationen vender tilbage med et svar. Bestyrelsen godkendte herefter alle afdelingsbudgetter. Evaluering af budgetprocessen Bestyrelsen kommenterede, - Ikke alle driftsledere var klædt på til budgetprocessen Svar fra administrationen: der arbejdes på at give backup efter behov. - Tidspresset under budgetprocessen havde været hårdt Svar fra administrationen: processen vil også fremover være presset. - Ensartet gennemgang af budgetter ønskedes, f.eks. kunne en PowerPointskabelon til fremlæggelse af et budget være nyttig. Desuden ønskedes ensartede værktøjer til driftslederens arbejde med budgetter og regnskaber Svar fra administrationen: Der arbejdes på at fremstille materiale til ensartet, pædagogisk budget- og regnskabsfremlæggelse. Alle driftsledere vil komme på kursus i præsentationsteknik denne vinter. - En del afdelinger var fuldt ud tilfredse med den forløbne budgetproces. Driftslederlønninger Bestyrelsen ønskede, at driftslederlønnen skal fremgå i en note både i budgettet og regnskabet. I overensstemmelse med beslutning tidligere på året er drifts- og vedligeholdelsesplanerne (langtidsplanerne) udarbejdet og kvalitetssikret som 16-årige planer, hvor behovet for vedligeholdelse i perioden er indarbejdet. Hvor aktuelle vedligeholdelsesbehov for visse aktiviteter/bygningsdele først kan fastlægges efter nærmere undersøgelser, er omkostninger til forundersøgelser lagt ind i 2012 med henblik på at budgetterne for 2013 kan være fyldestgørende basseret på resultaterne af forundersøgelserne. 3

4 Hermed en gennemgang af hovedtallene i afdelingsbudgetterne for 2012: Afdeling 51 Toften Budgettet er godkendt i afdelingsbestyrelsen og godkendt på beboermøde den 12. september Budgettet indebærer en huslejestigning på 4,36 %, hvilket giver en boligafgift på 834 kr. pr. m 2 pr. 1. januar Stigningen svarer til kr Hovedårsagen til stigningen er øgede udgifter til renholdelse kr , drift af fællesvaskeri kr , diverse udgifter kr og afskrivning til forbedringsarbejder kr Drifts- og vedligeholdelsesplan foreligger. Det forventes, at afdelingen i 2014 skal benytte anden finansiering vedrørende konto 116-arbejder på kr Afdeling 52 Læhegnet Budgettet er godkendt i afdelingsbestyrelsen og er godkendt på beboermøde den 14. september Budgettet indebærer en huslejenedsættelse på 1,06 %, hvilket betyder en boligafgift på 702 kr. pr. m 2 pr. 1. januar Nedsættelsen svarer til kr Besparelser på vandafgift kr og på almindelig vedligeholdelse kr modsvares delvis af øgede udgifter på ejendomsskatter kr og renovation kr Drifts- og vedligeholdelsesplan foreligger. Det forventes ikke, at afdelingen skal benytte anden finansiering vedrørende konto 116- arbejder. Afdeling 53 Banehegnet Budgettet er godkendt i afdelingsbestyrelsen og er godkendt på beboermøde den 8. september Budgettet indebærer en huslejestigning på 3,26 %, hvilket giver en boligafgift på 647 kr. pr. m 2 pr. 1. januar Stigningen svarer til kr

5 Hovedårsagen til stigningen er øgede udgifter til renholdelse kr , henlæggelse på planlagt og periodisk vedligeholdelse kr og henlæggelse på B-ordning kr Drifts- og vedligeholdelsesplan foreligger. Det forventes ikke, at afdelingen skal benytte anden finansiering vedrørende konto 116-arbejder. Afdeling 4 Nord Budgettet er godkendt i afdelingsbestyrelsen og forventes godkendt på beboermøde den 21. september Budgettet indebærer en huslejestigning på 3,38 %, hvilket giver en gennemsnitlig boligafgift på 715 kr. pr. m 2 pr. 1. januar Stigningen svarer til kr Hovedårsagen til stigningen er øgede udgifter til ejendomsskat kr , el og varme fællesarealer kr , administrationsbidrag kr , renholdelse kr , almindelig vedligeholdelse kr og lavere renteindtægt kr Drifts- og vedligeholdelsesplan foreligger. Det forventes, at afdelingen i årene 2019, 2020, 2021 og 2022 skal benytte anden finansiering vedrørende konto 116-arbejder på kr Afdeling 4 Syd Budgettet er godkendt i afdelingsbestyrelsen og forventes godkendt på beboermøde den 21. september Budgettet indebærer en huslejestigning på 1,70 %, hvilket giver en gennemsnitlig boligafgift på 672 kr. pr. m 2 pr. 1. januar Stigningen svarer til kr Alternativt fremlægges forslag med indarbejdelse af solcelleanlæg, der indebærer huslejestigning på 1,98 %, hvilket vil give en gennemsnitlig boligafgift på 674 kr. pr. m² svarende til kr Hovedårsagen til stigningen er øgede udgifter til ejendomsskat kr og administrationsbidrag kr Drifts- og vedligeholdelsesplan foreligger. Det forventes ikke, at afdelingen skal benytte anden finansiering vedrørende konto 116-arbejder. 5

6 Afdeling 4 Række Budgettet er godkendt er godkendt i afdelingsbestyrelsen og er godkendt på beboermøde den 6. september Budgettet indebærer en huslejestigning på 0 %, hvilket giver en boligafgift på 645 kr. pr. m 2 pr. 1. januar Stigning: kr. 0. Drifts- og vedligeholdelsesplan foreligger. Det forventes ikke, at afdelingen skal benytte anden finansiering vedrørende konto 116-arbejder. Afdeling 55 Kanalens Kvarter Budgettet er godkendt i afdelingsbestyrelsen og er godkendt på beboermøde den 12. september Budgettet indebærer en huslejestigning på 4,05 % for familieboliger og 2,79 % for ældreboliger. Stigningen for familieboliger svarer til kr og kr for ældreboligerne. Hovedårsagen til stigningen er øgede udgifter til lån vedrørende bygningsskader kr , som delvis modsvares af besparelse på vandafgift kr , renovation kr , forsikringer kr og besparelse på andre henlæggelser kr Drifts- og vedligeholdelsesplan foreligger. Det forventes ikke, at afdelingen skal benytte anden finansiering vedrørende konto 116-arbejder. Afdeling 56 Vest Budgettet er godkendt i afdelingsbestyrelsen og godkendt på beboermøde den 8. september Budgettet indebærer en huslejestigning på 6,52 %, hvilket giver en boligafgift på 757 kr. pr. m 2 pr. 1. januar Stigningen svarer til kr Hovedårsagen til stigningen er øgede udgifter til ejendomsskat kr , renholdelse kr , administrationsbidrag kr , lån til bygningsskader kr , lån til ombygning kr og afvikling af underskud kr Drifts- og vedligeholdelsesplan foreligger. Det forventes, at afdelingen i 2019 skal benytte anden finansiering vedrørende konto 116-arbejder på kr

7 Afdeling 57 Blokland Budgettet er godkendt i afdelingsbestyrelsen og er godkendt på beboermøde den 13. september Budgettet indebærer en huslejestigning på 3,13 % for familieboliger og 2,68 % for ældreboliger, hvilket giver en boligafgift pr. 1. januar 2012 på 856 kr. pr. m 2 for familieboliger og 997 kr. pr. m 2 for ældreboliger. Stigningen svarer til kr for familieboliger og kr for ældreboliger. Hovedårsagen til stigningen er øgede udgifter til ejendomsskat kr , administrationsbidrag kr , renholdelse kr og henlæggelse til planlagt og periodisk vedligeholdelse kr Drifts- og vedligeholdelsesplanen viser, at der mangler kr i Muligheden for en helhedsplan til dækning af arbejderne undersøges for øjeblikket. Derudover er der i 2025 ikke hensat til nyt tag samt andet, hvilket estimeres til omkostninger på ca. 75 mio. kr. Dette forventes omfattet af en helhedsplan. Afdeling 58 Bæk/Fosgården Budgettet er godkendt i afdelingsbestyrelsen og er godkendt på beboermøde den 12. september Budgettet indebærer en huslejestigning på 5,52 % for familieboliger og 0 % for ældreboliger, hvilket giver en boligafgift på 572 kr. pr. m 2 for familieboliger pr. 1. januar Stigningen svarer til kr for familieboliger. Hovedårsagen til stigningen er øgede udgifter til ejendomsskat kr , renovation kr og renholdelse kr Drifts- og vedligeholdelsesplan foreligger. Det forventes ikke, at afdelingen skal benytte anden finansiering vedrørende konto 116-arbejder. Afdeling 59 Galgebakken Budgettet er godkendt i afdelingsbestyrelsen og er godkendt på beboermøde den 12. september Budgettet indebærer en huslejestigning på 1,38 %, hvilket giver en gennemsnitlig boligafgift på 935 kr. pr. m 2 pr. 1. januar Stigningen svarer til kr

8 Hovedårsagen til stigningen er øgede udgifter til ejendomsskat kr , el og varme fællesarealer kr , administrationsbidrag kr og lavere renteindtægt kr Drifts- og vedligeholdelsesplan foreligger. Det forventes, at afdelingen i 2013 skal benytte anden finansiering vedrørende konto 116-arbejder på kr Afdeling 60 Hyldespjældet Budgettet er godkendt i afdelingsbestyrelsen og er godkendt på beboermøde den 15. september Budgettet indebærer en huslejestigning på 0 %, hvilket giver en gennemsnitlig boligafgift på 923 kr. pr. m 2 pr. 1. januar Stigning: kr.0. Drifts- og vedligeholdelsesplan foreligger. Det forventes, at afdelingen i år 2014 skal benytte anden finansiering vedrørende konto 116-arbejder på kr Afdeling 61 Askerød Budgettet er godkendt i afdelingsbestyrelsen og godkendt på beboermøde den 14. september Budgettet indebærer en huslejenedsættelse på -10,10 %, hvilket giver en boligafgift på 695 kr. pr. m 2 pr. 1. januar Nedsættelsen svarer til kr Hovedårsagerne til faldet er, at afdelingen fra 1. januar 2012 overgår til at have individuel vandmåling. Besparelsen udgør kr , samt nogle besparelser i forbindelse med nedrivningssagen på udgifter til ejendomsskatten, renovation. Derudover har der været besparelse på afskrivningskontoen kr , en del af de egenfinansierede arbejder er afskrevet med andel af overskud for regnskabsåret Drifts- og vedligeholdelsesplan foreligger. Det forventes ikke, at afdelingen skal benytte anden finansiering vedrørende konto 116-arbejder. Afdeling 62 Gadekæret Budgettet er godkendt i afdelingsbestyrelsen og godkendt på beboermøde den 13. september

9 Budgettet indebærer en huslejestigning på 0,35 %, hvilket giver en gennemsnitlig boligafgift på 759 kr. pr. m 2 pr. 1. januar Stigningen svarer til kr Drifts- og vedligeholdelsesplan foreligger. Det forventes ikke, at afdelingen skal benytte anden finansiering vedrørende konto 116-arbejder. Afdeling 65 Grønningen Budgettet er godkendt i afdelingsbestyrelsen og er godkendt på beboermøde den 13. september Budgettet indebærer en huslejestigning på 0,72 % for ungdomsboliger, 2,34 % for familieboliger og 1,95 % for ældreboliger, hvilket giver en boligafgift pr. 1. januar 2012 på 948 kr. pr. m 2 for ungdomsboliger, 829 kr. pr. m 2 for familieboliger og 990 kr. pr. m 2 for ældreboliger. Stigningen svarer i alt til kr for familieboliger, kr for ungdomsboliger, kr og kr for ældreboliger. Drifts- og vedligeholdelsesplan foreligger. Det forventes ikke, at afdelingen skal benytte anden finansiering vedrørende konto 116-arbejder. x Budgetter for alle afdelinger i VA er vedlagt x Driftslederlønninger I referatet af VA s bestyrelsesmøde den 27. september 2010 under punktet med behandling af afdelingsbudgetter blev det anført følgende: omkostninger til afdelingsledelse skal specificeres i note, som tidligere besluttet. Denne beslutning har administrationen udmøntet, ved at de afdelingsbestyrelser, der ønsker detaljeret beskrivelse af løn kan få bilaget, der ligger til grund for beregningen i budgettet. Budgetter udarbejdes traditionelt ikke med noter på tilsvarende måde som regnskaber gør, men der kan naturligvis anføres diverse budgetforudsætnings-bemærkninger, hvis en anden metode ønskes. Administrationen har desuden udarbejdet en oversigt over driftslederlønninger til brug for VA s bestyrelse, som vedlægges, og som vil blive vedlagt fremover ved gennemgangen af afdelingsbudgetterne på organisationsbestyrelsesmødet. Administrationen indstiller: - at bestyrelsen godkender afdelingernes budgetter for 2011 til med forbehold for godkendelse på beboermøderne - bestyrelsen evaluerer budgetprocessen. 9

10 - at bestyrelsen tager stilling til, om driftslederlønnen skal fremgå i en note både i budget og regnskab, som tidligere vedtaget, eller om den metode, som administrationen anbefaler ovenfor, kan godkendes. 3. Forretningsgang om afvikling af overskud/underskud i afdelingerne Bestyrelsen godkendte ikke forslaget om, at et overskud skal afvikles over 3 år, men går ind for at følge lovens bogstav om afvikling over højst 3 år. Et forslag fra administrationen om en forretningsgang for afvikling af overskud/underskud i afdelingerne blev drøftet på BO-VEST bestyrelsens møde den 24. august 2011, og der blev her besluttet at høre de tre organisationsbestyrelsers holdning til emnet. Ifølge lovgivningen skal et eventuelt overskud i en afdeling først og fremmest gå til at udligne tidligere års eventuelle underskud. Hvis der ikke er et underskud, skal overskuddet overføres til en resultatkonto og budgetteres afviklet over højst 3 år, hvorved huslejen kan sættes ned. Tilsvarende kan der opstå er underskud. Dette skal altid afvikles hurtigst muligt og typisk inden for 3 år. Lovteksten i Bekendtgørelsen om drift af almene boliger, 2009, 66 og 74 lyder: 66 Stk. 3. Eventuelle underfinansieringer skal budgetteres afvik- Let over højst 10 år. Eventuelle indeståender på afdelingernes resultatkonto, jf. 74, skal budgetteres afviklet over højst 3 år. Skønnes det påkrævet for boligernes videreførelse, kanen negativ saldo dog afvikles over højst 10 år. 74. Overskud ved en afdelings drift skal anvendes til dækning af underfinansiering eller til dækning af eventuelt underskud på resultatkontoen, jf. 66. Stk. 2. Overskud udover det overskud, der er nævnt i stk. 1, og underskud ved en afdelings drift overføres til en resultatkonto, jf. 66. Tilsvarende gælder for almene ældreboliger, der tilhører en kommune eller en region. Stk. 3. Overskud, som skyldes, at de faktiske udgifter til låneydelser (beboerbetalinger) på realkreditlån er mindre end de budgetterede udgifter, kan dog uanset stk. 1 og 2, overføres til en fælles reguleringskonto. Det samme gælder overskud, som følge af, at der ikke betales ydelse på realkreditlånet de første 3 måneder efter låneoptagelsen. 10

11 Administrationen er af den holdning, at det vil være ønskeligt med ensartede principper for afvikling af overskud og underskud i afdelingerne. Formålet med forretningsgangen et at sikre: - en jævn huslejeudvikling over årene for tidligere års overskud og underskud - ensartet administration og håndtering af overskud og underskud i boligafdelingerne på grundlag af principper, der er enkle at forklare. x BO-VEST forretningsgang: Procedure for afvikling af afvikling af overskud og underskud i afdelingerne gældende for alle organisationer i BO-VEST (udkast) Administrationen indstiller, at bestyrelsen drøfter Procedure for afvikling af overskud og underskud i afdelingerne gældende for alle organisationer i BO-VEST. 4. Direktionens beretning Anita Kjeldsen havde følgende tilføjelser til den udsendte beretning: Åbent hus i Fiskens Kvarter Der er Åbent Hus i Prøvehuset i Fiskens Kvarter som en del af Arkitekturens Dag den 30. september. Byggeadministrationen viser huset frem. Betalingsmøde Efter ydelseskataloget afholdes 5 møder i organisationsbestyrelserne under administrationsbidraget. Der har indtil nu været afholdt 4 almindelige møder + et antal mindre møder i Omkostningerne til mødet den 27. september og følgende møder i 2011 afholdes derfor som tillægsydelse. Bestyrelsen spurgte, om møder med stort byggeindhold vil kunne finansieres af byggesagshonoraret. Administrationen vender tilbage med et svar. Højeste myndighedsudvalg Ledelsen har aftalt, at Anita Kjeldsen skal betjene Højeste myndighedsudvalget. Der er fortsat kun tilmeldt 4 personer fra afdelingerne, 2 fra Toften og 2 fra Hyldespjældet. 11

12 Bestyrelsens kommentarer til direktionsberetningen: Ventelister Bestyrelsen spurgte til en dato for opkrævning af ajourføringsgebyret. Administrationen svarede, at ajourføringsgebyret opkræves et år efter opskrivningen, hvilket er lovgivningsbestemt. Medlemsindskud Emnet tages i Højeste myndighedsudvalget. Bestyrelsen tog herefter direktionens beretning til efterretning. Betjening af VA s bestyrelse Ledelsesbetjeningen af VA s bestyrelse varetages fremover af Anita Kjeldsen. Branden i Grøften På bestyrelsesmødet den 31. august, hvor direktionen informerede om branden i institutionen Grøften i Askerød i juni, anmodede bestyrelsen om at få forsikringssummen for institutionen oplyst. Administrationen har rettet henvendelse til BO-VESTs forsikringsmægler, men beløbet endnu ikke er opgjort. Bestyrelsen orienteres, når den endelige opgørelse foreligger. Højeste myndigheds-udvalg Første møde i udvalget afholdes den 13. oktober Invitationen til afdelingsbestyrelserne blev sendt ud den 1. september. Fristen for afdelingerne til at melde medlemmer til udvalget er den 4. oktober. Det kan oplyses, at der dags dato er kommet svar fra afdelingerne Toften og Hyldespjældet, som hver har udpeget 2 deltagere. Oplysning vedrørende driftssamarbejde 4 Syd og 4 Række På bestyrelsesmødet den 31. august blev under behandling af punkt 12 stillet spørgsmålstegn ved oplysningerne i bilaget vedrørende besparelse af driftslederløn for 4 Syd, idet der i regnskaber for 2010 står anført et beløb der ikke umiddelbart har sammenhæng med beløbet i notatet. Administrationen har undersøgt sagen og kan oplyse, at beløbene nævnt i bilaget til sagen er korrekte i forhold budget Beløbene i regnskab 2010 hvor udgiften til afdelingsledelse er specificeret i en note viser sig ved nærmere granskning at være unøjagtige i forhold til afspejling af omkostningen for den afdeling noten står på. Dette skyldes at driftsledere har hjulpet på tværs af afdelinger, og beløbet anført i noten er ikke tilsvarende blevet reguleret. Det gælder fortrinsvis fordeling mellem 4 Syd, Blokland og 4 Række. Administratio- 12

13 nen vil gennemgå konteringerne for at sikre, at selve omkostningen er fordelt korrekt, og hvis der er korrektioner vil disse blive foretaget i 2011 og dermed indgå i respektive afdelingsregnskaber for x Konto 114-analyse Ved behandling af afdelingsbudgetter for 2011 på møde i september 2010, blev der i forlængelse af drøftelse af budget for Gadekæret besluttet, at der skulle udarbejdes en konto 114-analyse. I bilag vedlægges en sådan analyse vedrørende Gadekæret. Administrationen anbefaler at sådanne analyser efter aftale kan indgå som en del af budgetkontrollen for afdelingerne, og at driftslederne kommenterer væsentlige punkter i forbindelse med de almindelige budgetkontroller. Administrationen kan levere sådanne analyser som tillægsydelse, hvis driftslederen har brug for hjælp til dette. Ventelister På bestyrelsesmødet den 31. august behandlede bestyrelsen et brev fra en beboer, der var blevet slettet af ventelisten fordi vedkommende ikke havde reageret på henvendelsen fra BO-VEST i forbindelse med den nye lovgivnings regler om ventelister. Bestyrelsen anmodede i den forbindelse om at få en repetition af de ventelisteregler, som blev indført i forbindelse med den nye lovgivning. Til orientering vedlægges derfor: x Kopi af svar på henvendelse til bestyrelsen, som blev omdelt på sidste møde. x Administrationens notat om de nye udlejningsregler, 19. maj 2010 x Kort redegørelse for VA s ventelister/opnotering, 13. september 2011 Humlehusene BO-VEST administrerer i henhold til en samarbejdsaftale med Albertslund Kommune Humlehusene i Albertslund. BO-VEST står i denne forbindelse blandt andet for opkrævningen af husleje hos beboerne. De beløb, som BO-VEST har opkrævet, skulle i overensstemmelse med samarbejdsaftalen stå på en isoleret konto i Albertslund Kommunes navn. Huslejeopkrævningerne har fejlagtigt stået på en BO-VESTkonto. BO-VEST har i august udarbejdet regnskabet for Humlehusene for 2010, og regnskabet er på vej til revision. Samtidig har BO-VEST afregnet huslejebeløbene til Albertslund Kommune. Hverken beboerne eller Albertslund Kommune er på nogen måde blevet snydt. Opkrævet husleje afregnes altid over for Albertslund Kommune med eventuelt påløbne renter. BO-VEST oplever naturligvis, at det er uhensigtsmæssigt, at der kan være et større mellemværende mellem parterne. Der er derfor afholdt et møde mellem Alberslund Kommune og BO-VEST med henblik på at forbedre procedurerne fremadrettet. 13

14 Medlemsindskud Da VA s vedtægter blev justeret i forbindelse med den nye lovgivning, blev det besluttet at VA er organiseret med medlemsindskud (vedtægterne 2). Forud for vedtægtsvedtagelsen blev problematikken vedrørende medlemsindskuddet drøftet i sammenhæng med håndtering af de nye ventelister (bl.a. på møder i VA 18. november 2009 og 10. februar 2010). Administrationen fremlagde, at der var omkostninger forbundet med håndtering af medlemsindskud. For så vidt angår de gamle medlemmer er medlemsindskuddet håndteret i forbindelse med brevene om fortsat medlemskab af VA. Ikke-boende medlemmer kunne således få medlemsindskuddet på 50 kr. retur, hvis ikke de fremadrettet ønskede at være opskrevet på venteliste. Dette er ekspederet, og omkostningerne til denne særlige håndtering er betalt af VA sammen med øvrige omkostninger til konvertering af ventelisterne. Der udestår imidlertid opkrævning af medlemsindskuddet hos personer der EFTER ventelistekonverteringen er opskrevet på venteliste. Endvidere er en del af de gamle medlemmer (de oprindelige b-numre) heller ikke tidligere opkrævet medlemsindskud. Rabatsystemet ved opskrivning på flere ventelister (AB, VA og Tranemosegård) blev implementeret i forlængelse af konverteringen af VA ventelister. Opkrævning af medlemsindskuddet for VA for nye medlemmer skal igangsættes på ny som supplement til dette arbejde. Administrationen har ikke nøjagtig opgjort omkostningerne herved men vurderer, at dette er mindst af samme størrelse som medlemsindskuddet på 50 kr. Da det igangsatte arbejde med højeste myndighed også omfatter forslag til ændrede vedtæger, foreslår administrationen, at den fortsatte implementering af medlemsindskuddet afventer udfaldet af arbejdet i Højeste myndigheds-udvalget. : Det indstilles, at bestyrelsen tager direktionens beretning til efterretning. 5. Status på helhedsplanen i Gadekæret På mødet oplyste Jesper Rasmussen, at der den 27. september blev afholdt styregruppemøde med deltagelse af bl.a. borgmesteren. På mødet blev 3 boliger, der var på hvert sit stade i renoveringsprocessen, besigtiget. Der var enighed, om, at gener i køkkener under renoveringsarbejder nu er reduceret til et acceptabelt niveau. Det oplystes endvidere, at de 14 første boliger, hvor mangelafhjælpning skulle være afsluttet den 16. september, først forventes afsluttet medio uge 40. Administrationen har tæt dialog med byggeledelsen omkring regel om, at arbejdet højst må 14

15 foregå i 60 boliger ad gangen og bygherres ikke ubetydelige økonomiske risiko ved håndhævelse af denne regel i den aktuelle situation, idet der må imødeses krav fra entreprenøren om erstatning for uberettiget standsning af arbejdet. Baggrunden for dette er, at en række forhold i opstartfasen, entreprenøren ikke ansvarlig for, er medvirkende årsag til forsinkelsen. Disse forhold vedrører de generelle forsinkelser som følge af Arbejdstilsynets krav omkring arbejde i krybekældre, asbest i tagbelægning, skybruddet i juli med oversvømmelse til følge, manglende adgang til boliger samt krav om ekstraarbejder, der endnu ikke er færdigforhandlet. Administrationen vil om nødvendigt inddrage advokatbistand til vurdering af denne risiko. Som sagen er oplyst d.d. vil situationen i midten af uge 40 være den, at der fra dette tidspunkt vil være mellem 56 og 63 boliger i gang ad gangen, inkl. mangelafhjælpning. Dette under forudsætning af, at der ikke opstår uforudseelige forhold, der forsinker fremdriften. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. Der henvises til vedlagte notat. x Notat: Vedrørende helhedsplan for Gadekæret Orientering om status : Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 6. Prioritering af den fremtidige miljøindsats i VA Bestyrelsen anmodede om et samlet dokument med beskrivelser af alle miljøindsatser, inkl. tidsplaner, evalueringstidspunkter m.v. Det skal undersøges, hvordan Min Energi kan etableres i afdelinger, hvor hver bolig har en individuel måler. Bestyrelsen godkendte, at 1. Grønt Regnskab fortsat udarbejdes hvert år 2. Grønt Regnskab fra og med 2012 (2011-regnskabet) kun udgives som PDF-fil på 3. der udarbejdes en model for kommenterede grønne afdelingsregnskaber 4. der fremover udarbejdes årlige kommenterede grønne afdelingsregnskaber for alle VA-afdelinger, og at udgiften hertil indregnes i VA s budget fra og med

16 5. udgiften i 2012 (2011-regnskabet) til udarbejdelse af kommenterede grønne afdelingsregnskaber finansieres a) Ved ændring/overskridelse af VA s budget 2012 b) Som tillægsydelse i afdelingerne i den reviderede oversigt over tidsforbrug til miljøindsatser i VA (M1 M5 i bilaget) godkendes 7. årshjul for miljøaktiviteter i VA (M1 M5 i bilaget) godkendes Med udgangspunkt i beslutninger på bestyrelsesmødet i VA, den 31. august 2011 er der udarbejdet revideret oversigt over tidsforbrug (bilag), således at der er overensstemmelse mellem den ønskede prioritering af indsatser og de ressourcer, der er til rådighed indenfor de vedtagne budgetter for VA. Der er endvidere udarbejdet årshjul for miljøaktiviteter i VA. Grønt Regnskab Beslutningen om, at alle aflæsninger fra alle afdelingers afregningsmålere registreres i Min Energi, muliggør en ikke ubetydelig reduktion af tidsforbruget til udarbejdelse af Grønt Regnskab ved dataoverførsel fra Min Energi til regnearksmodellen for Grønt Regnskab. Der er i tidsplanen afsat 20 timer i 2012 til nødvendig tilretning og udvikling af regnearksmodellen. Der kan opnås yderligere besparelser ved at ophøre med at udgive Grønt Regnskab i trykt form og i stedet udgive det som PDF-fil på hvorfra det kan downloades og efter behov udskrives til brug for eksempelvis mødeaktivitet. Det grønne rengskab er et vigtigt redskab til at kommunikere og fastholde fokus på forbrugsudvikling til beboere, beboerdemokrati og driftspersonale, og ved gennemførelse af de påviste besparelsesmuligheder, vurderes der at være basis for at fortsætte med årlige grønne regnskaber. Kommenteret Grønt Afdelingsregnskab Der er i 2012 afsat 15 timer til udvikling af regnearksmodel til udgivelse af kommenteret grønt afdelingsregnskab. Tidsforbruget til udarbejdelse af et kommenteret grønt afdelingsregnskab skønnes at udgøre 2-5 timer pr. afdeling - alt efter afdelingens størrelse og kompleksitet. x Årshjul for miljøaktiviteter i Oversigt over estimeret tidsforbrug og estimerede omkostninger til miljøaktiviteter Administrationen indstiller, at: 1. Grønt Regnskab fortsat udarbejdes hvert år 16

17 2. Grønt Regnskab fra og med 2012 (2011-regnskabet) kun udgives som PDF-fil på 3. der udarbejdes en model for kommenterede grønne afdelingsregnskaber 4. der fremover udarbejdes årlige kommenterede grønne afdelingsregnskaber for alle VA-afdelinger, og at udgiften hertil indregnes i VA s budget fra og med udgiften i 2012 (2011-regnskabet) til udarbejdelse af kommenterede grønne afdelingsregnskaber finansieres a) Ved ændring/overskridelse af VA s budget 2012 b) Som tillægsydelse i afdelingerne i den reviderede oversigt over tidsforbrug til miljøindsatser i VA(M1 M5 i bilaget) godkendes 7. årshjul for miljøaktiviteter i VA (M1 M5 i bilaget) godkendes 7. Styringsdialog: Godkendelse af organisations- og afdelingsskemaer for regnskaberne for Afd. 11 Askerød, Afd. 12 Gadekæret, og Afd. 15 Grøningen Anita Kjedsen oplyste, at Annesophie Hansen, Jesper Rasmussen og hun selv den 26. september havde været til formøde om styringsdialogen med Albertslunds Kommunes embedsmænd. Det var et godt og konstruktivt møde med fokus på henlæggelser, huslejeniveau, beboersammensætning og fraflytningssyn. Bestyrelsen godkendte Gadekærets og Grønningens afdelingsskemaer dog med forbehold for de kommentarer afdelingsbestyrelserne måtte have, og som vil blive indarbejdet. Med hensyn til Askerød godkendte bestyrelsen afdelingsbestyrelsens reviderede oplysningsskema - med kommentarer. Administrationen tilretter skemaet ifølge bestyrelsens kommentarer. Fra 2010 er flere af kommunernes kontrolopgaver bortfaldet. Fremover skal samarbejdet med kommunen være baseret på dialog og aftaler, så grundlaget for at finde lokale aftaler styrkes. BO-VEST og boligorganisationerne skal til dialogen med kommunerne beskrive vores virksomhed og boligafdelingerne i en såkaldt styringsrapport. Styringsrapporten skal blandt andet indeholde et oplysningsskema for hver boligafdeling. Til brug for dialogen med Ishøj og Greve Kommune om boligafdelingerne dér, er oplysningsskemaerne for de enkelte boligafdelinger basseret på 2010-regnskaberne. Skemaerne er udsendt til afdelingsbestyrelserne, som er i gang med deres behandling. 17

18 Skemaerne for 2010 er udarbejdet i juni 2011, hvorfor forholdene ikke har ændret sig væsentligt fra de skemaer, som blev udfyldt i foråret 2011 for 2009-regnskaberne. Materialet fra 2009-skemaerne er derfor genbrugt i skemaerne for Det er således blot økonomitallene, som er nye i Askerøds og Grønningens skemaer. Gadekærets skema er tilrettet på grundlag af kommentarerne fra foråret. x Oplysningsskemaer for afdelingerne: Afd. 11 Askerød, Afd. 12 Gadekæret og Afd. 15 Grønningen er vedlagt. Administrationen indstiller, at bestyrelsen drøfter og godkender afdelingsskemaer til brug for styringsdialogen med Ishøj og Greve Kommune dog med forbehold for de kommentarer afdelingsbestyrelserne måtte have, og som vil blive indarbejdet. 8. Skriftlige henvendelser til bestyrelsen Der var ingen henvendelser. 9. Evaluering af Almene Boligdage Bestyrelsen var af den mening, at Almene Boligdage 2011 samlet set havde været et godt arrangement med gode fællesoplæg, flere interessante ekskursioner, en spændende messedel - men mindre gode workshops. Det blev foreslået, at BO-VEST får en stand næste gang. Den september afholdt BL Almene boligdage i Bella Centret. Der var 26 deltagere fra BO-VEST, heraf 10 fra VA. Administrationen indstiller, at bestyrelsen evaluerer Almene Boligdage både som socialt og fagligt arrangement. 10. Evaluering af fyraftensmøde om drift Bestyrelsen fandt, at det havde været en god konference og afventer resultaterne i praksis. 18

19 Den 7. september blev der afholdt et fyraftensmøde om drift for alle afdelingsbestyrelsesmedlemmer. Her blev fulgt op på bestyrelseskonferencen om drift i juni, og der var oplæg om fordele og ulemper ved de 2 driftsmodeller i BO-VEST samt en præsentation af redskaber i kommunikationen mellem driftsleder/varmemester og afdelingsbestyrelse. Der deltog 36 beboerdemokrater i mødet. Administrationen indstiller, at bestyrelsen evaluerer fyraftensmødet om drift den 7. september Bestyrelsesmøde i BO-VEST Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. x Referat af bestyrelsesmøde i BO-VEST den 31. august 2011 Administrationen indstiller, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 12. Orientering om aktuel boligpolitik Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. Administrationen indstiller, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 13. Generel Orientering (formand, øvrige bestyrelse) Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. Administrationen indstiller, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 14. Punkter til næste møde - Godkendelse af artikler til årsberetning Godkendelse af ansøgning til Landsbyggefonden om prækvalifikation af ABC. 19

20 15. Næste møde Næste møde er: Onsdag d. 23. nov kl Artikler til beretningen Bestyrelsesmøder 2012 Onsdag den 25. januar - Budgetkontrol 31. dec. 2011, budget 2013 Torsdag d. 15. marts - Godkendelse af beretning generalforsamling Onsdag d. 11. april - Regnskab, budget, afdelingsregnskaber, generalforsamling Generalforsamling Onsdag d. 23. maj 2012, kl BO-VEST- konference Weekenden d okt Informationsmøde om budgetprocessen Den 2. november 2011 kl Kontaktmøde med afdelingsbestyrelser 30. november 2011 Foreningsmøder Den 9. februar 2012 Den 6. juni 2012 Kreds 9 konference marts 2012 Mødedato til tilfælde af forslag til generalforsamlingen blev fastsat til 10. maj kl. 17. Bestyrelsen besluttede, at der holdes en julefrokost for bestyrelsen lørdag den 10. december. Det indstilles, at bestyrelsen - tager stilling til mødedato, til møde i tilfælde af at der er forslag til generalforsamlingen - drøfter, om der skal holdes en julemiddag for bestyrelsen og i givet fald fastsætter en dato. 20

21