Præsentation af EDS rapport Forenings- og tilskudsadministration v/gry Meisner, KL

Transkript

1 Præsentation af EDS rapport Forenings- og tilskudsadministration v/gry Meisner, KL Effektiv Digital Selvbetjening Leverandørdag, Horsens 16. juni 2015

2 DEN FÆLLESKOMMUNALE INDSATS FORENINGER

3 Digitalisering af opgaveområder omkring foreninger Ændring af foreningsdata Godkendelse af foreninger Foreningsdata Ansøgning om tilskud Anvisning af gratis lokaler Udlejning af lokaler Salg af supplerende ydelser Facility management

4 Bølgeplan 3 - Obligatorisk Anvisning af lokaler Loven er trådt i kraft Krav om at følge Udviklingsvejledningen Krav om Nem-Login er udskudt, men skal indføres. Frivilligt - med Fælles Kommunal Indsats Tilskudsadministration Foreningsdata Foreningsgodkendelse Frivilligt for foreninger og kommuner Motivationen ligger i graden af målopfyldelse for kommunen/foreningen Målopfyldelse kræver modernisering og større udbredelse af gode løsninger

5 Fælles kommunal indsats - foreninger: Den kommunale indsats har fokus på, at KL/Kombit: Fortsat implementering af selvbetjeningsløsningerne til lokaleudlån (bølge 3) Kommunerne hjælper med at øge antallet af foreninger, registret i CVR (så de kan få NemID) Fokus på at påvirke kommende version af NemLogin så det møder foreningers behov Gevinstrealisering

6 Fælles kommunal indsats - foreninger: Den kommunale indsats har fokus på, at KL/Kombit: Understøtter og kvalificerer digitalisering af de beslægtede opgaveområder: - Foreningsregistrering - Tilskudsadministration Arbejdsgange og mulighederne for effektiv digital understøttelse af forretningen (as-is og to-be) Samarbejde med forbund m.fl. Mål og gevinstrealisering Videndeling netværk for kommunerne Dialog med leverandører

7 Rammen for den fælles kommunale indsats KL/Kombit bruger tilgangen fra bølgeplanerne: Ny EDS rapport, som beskriver as-is og to-be vision Krav fra Udviklingsvejledningen. God implementering kan understøttes ved brug af Drejebogen Moderne IT-løsninger ved brug af rammearkitekturen mv Netværksaktiviteter, bl.a. møder og virtuelt netværk på Yammer (fx erfaringsudveksling som støtte for beslutnings- og indkøbsprocessen). KL/Kombit er i dialog med leverandørerne KL/Kombit er arrangør af Leverandørdagene i juni (kommuner møder leverandørerne) KL bringer tværgående problemstillinger bl.a. vedrørende NemLogin, ind på relevante arenaer

8 AS-IS OG TO-BE ANALYSE

9

10 Lokalebooking Foreningsgodkendelse Foreningsadministration (årlig proces) Tilskud Sæsonbooking Ansøgning og godkendelse Afgive Erklæring om børneattester Aktivitetstilskud Oplyse og opdatere stamoplysninger Lokaletilskud Enkeltbooking Registrering af stamoplysninger Opgive medlemstal Andre tilskud

11 Mål set fra foreningens synsvinkel Mål Delmål Krav Tilbud og tilskudsmuligheder er lette at finde og overskue Der er en indgang til det offentlige med vejledning og overblik Vi guides gennem krav og regler Intet unødig bureaukrati (regler der ikke fremmer målene) Let og nemt at udføre frivilligt arbejde Data som kommunen kender præsenteres for forening og kan genanvendes Let og hurtigt at søge Overskuelige og forståelige tilskudsmuligheder Kan udøve demokrati i praksis Modtagne midler forvaltes sikkert og efter formålet Hurtig proces og hurtig sagsbehandling Får hjælp til vedtægter og foreningsdrift efter behov Kun personer der er berettiget til at søge om tilskud, kan søge Der er Track and Trace på ansøgning Brugervenlige IT-systemer

12 Mål Delmål Krav Synliggør tilbud og tilskudsmuligheder for foreninger og frivillige En indgang og god sammenhængende vejledning til foreninger og frivillige Samle krav og guide ansøgere gennem dem At være en attraktiv, sund og aktiv kommune Reducere unødig bureaukrati (regler og procedurer der ikke fremmer målene) Genanvende data Let og hurtigt at søge Minimere tilskudstyper Hurtig proces og hurtig sagsbehandling Understøtte aktivitet i tilskudsmulighederne Track and Trace på ansøgning Brugervenlige IT-systemer Understøtte demokrati, integration og sikre bredde i tilbud Være åben om retningslinjer og afgørelser Godkende foreninger ud fra kriterierne Kontrollere at der er faktisk aktivitet bag tilskud Bruge skatteborgernes penge effektivt og korrekt Sørge for at udbetale til rette person Godkende foreninger

13 Udfordringer Genindtastninger og synkronisering af stamdata Genindtastninger og synkronisering af medlemsdata Overblik og gennemsigtighed Manglende stabilitet i kredsen af frivillige Kommunen bruger tid på at håndtere og journalisere ansøgninger, dokumenter og data

14 En gruppe personer har fået lyst til at danne en ny idrætsforening og via Google finder de frem til kommunens Foreningsguide. Den findes også på DGI's og DIF's hjemmeside Foreningsguiden stiller en række spørgsmål om formål og aktiviteter. Personerne ønsker at få stillet faciliteter til rådighed og søge aktivitetstilskud og derfor anbefaler guiden at de danner en folkeoplysende forening. Guiden giver personerne en tjekliste og en standard vedtægt, hvor de kan udskifte de relevante passager med deres egen tekst. De indkalder til generalforsamling og får stiftet foreningen De vender tilbage til Foreningsguiden og kan fortsætte, hvor de slap. De markerer, at foreningen er dannet og bliver stillet en række spørgsmål om aktiviteter, formål, formand, tegningsberettigede m.v., som de svarer på. De føler sig holdt i hånden. De bliver også bedt om deres vedtægter. Hvis de har brugt Foreningsguidens Vedtægtservice, har de allerede meddelt og underskrevet vedtægterne digitalt, ellers kan de uploade en PDF med deres underskrevne vedtægter. Foreningsguiden meddeler dem, at de nu mangler at få et CVR nummer, en digital postkasse til deres kommunikation om tilskud m.v.; en NemId til at underskrive ansøgninger m.v. og en Nemkonto i banken til udbetalinger fra kommunen. Guiden faciliterer foreningen ved bl.a. at stille de data om foreningen, som den lige har meddelt kommunen, til rådighed for ansøgningerne Foreningen kan nu automatisk opdatere informationer om sig selv på sin hjemmeside og Facebookside, fordi de informationer de har meddelt kommunen, stilles til rådighed af kommunen som en service. Da foreningen er klar til at søge om tilskud, kan de markere med et flueben, at de har indhentet børneattester. Oplysninger om medlemstal udveksles automatisk med DGI/DIF, og blandt tilskudsmulighederne markerer foreningen dem, de ønsker at søge. Ved samme lejlighed søger de lokaler Sagsbehandlerne modtager alle data direkte i sine fagsystemer og kan behandle dem direkte.

15 Selvbetjening deler data med kommunen

16 Kommunen deler data med selvbetjening

17 Foreningsdannelse støttet af guides

18 Dannelse og godkendelse af forening - guides

19 Opdaterer foreningsdata støttet af guide

20 Aktivitetstilskud støttet af guides

21 HVAD GIVER RAPPORTEN ANLEDNING TIL?

22 Brug af services en utopi eller en mulighed for genbrug Udvikling af foreningsguiden et fælles projekt Løbende udvikling ved brug af rammearkitekturen Sikre at rammearkitekturelementer er etableret i kommunen Sikre at nye løsninger/opdaterede løsninger inddrager rammearkitektur-elementerne

23 TAK FOR I DAG