I overensstemmelse med forretningsordenens 4 stk. 3, indkaldes til ordinært bestyrelsesmøde på organisationens kontor:

Transkript

1 I overensstemmelse med forretningsordenens 4 stk. 3, indkaldes til ordinært bestyrelsesmøde på organisationens kontor: Torsdag den kl Såfremt bestyrelsens medlemmer måtte ønske eventuelle emner behandlet, eller udvalgsmedlemmerne måtte have evt. indstillinger til behandling, anmodes man om at fremsende dette i skriftlig form snarest muligt, således, at sagen kan distribueres til bestyrelsen inden mødet. Der er spisning i Cafeen efter mødet. Dagsordenen er udfærdiget den 21. marts af forretningsudvalget. DAGSORDEN Sagsnr.: Emne: 42. Godkendelse af mødereferatet fra bestyrelsesmødet den 24. februar 2011 og det ekstraordinære bestyrelsesmøde 17. marts samt den foreliggende dagsorden. 43. Redegørelse fra formand og udvalg. 44. Redegørelse for organisationens daglige virksomhed ved direktøren. 45. Redegørelse for organisationens økonomi og likviditet ved direktøren. 46. Bestyrelsens konstituering. 47. Stillingtagen til bestyrelsens forretningsorden. 48. Nedsættelse at evt. Udvalg og det dertil hørende kommissorium. 49. Underskrivelse af dokumenter - tegningsberettigede. 50. Godkendelse af udbetaling af bestyrelses/byggesagshonorar til bestyrelsen. 51. Evt. tilskud til Vejle Kabaret 2011 i Skyttehuset. 52. Fældning og plantning af træer i afdeling Evaluering af repræsentantskabsmødet den 3. marts Med venlig hilsen på vegne af forretningsudvalget S.A.H. 1

2 Sags.nr. 42: Godkendelse af mødereferat fra bestyrelsesmødet den 24. februar 2011 og det ekstraordinære bestyrelsesmøde den 17. marts 2011 samt den foreliggende dagsorden. Sags.nr. 43: Redegørelse fra formand og udvalg. Messeudvalget har haft møde torsdag den 17. marts Sags.nr. 44: Redegørelse for organisationens daglige virksomhed v/ direktøren. Vi er ved at gøre klar til udarbejdelsen af vores halvårsregnskaber og har afsluttet den regnskabsmæssige indberetning til LBF som en del af dokumentationspakken. Vi har også udarbejdet forslaget til besvarelserne af de obligatoriske spørgsmål til hver enkelt afdeling og hovedforeningen. Vi har vedlagt udkastet til afdeling 1 som er repræsentativt for langt de fleste afdelinger og så har vi vedlagt afdeling 28 og 71 som afviger mest. Ligeledes er udkastet for hovedforeningen vedlagt og så må vi på bestyrelsesmødet tage stilling til det videre arbejde. Vi har oprettet muligheden for at placere alle dagsordener og referater fra repræsentantskabet, hovedbestyrelsen, afdelingsmøder og afdelingsbestyrelsesmøder, således at de kan læses fra vores hjemmeside. Vi placerer de første og giver besked til alle afdelingsbestyrelsesformænd. Der er ny licitationen på udskiftningen af vinduerne i afdeling 41 fredag den 25. marts 2011 og så håber vi at kunne igangsætte arbejdet umiddelbart efter. Vores forsikringsmægler har meddelt at ALKA forsikring hæver præmien på vores bygningsforsikring med ca. 20%. Vi har ikke indregnet en så stor stigning i afdelingernes budget, så der skulle helst ikke komme flere stigninger i de godkendte budgetter. Der er megen omtale af antallet af udsættelsessager, herunder hvad boligorganisationer og Vejle Kommune gør for de berørte. Vi har i BolivVejle besluttet at afvente en redegørelse fra Vejle Kommune før vi tager det op på et møde i boligpolitisk udvalg. I vores bestræbelser på at få så meget kommunikation som muligt ud via , vil vi forsøge at få så mange beboere som muligt til at give os deres adresse. Når vi ved hvor mange adresser vi må bruge, kan vi vurdere hvilken kommunikation vi kan sende ud via . 2

3 Vi forventer at etablere en foreløbig parkeringsplads i gården, hvor Børnehavens legeplads var placeret. Ligeledes ønsker vi at flytte den bagerste port ud til vejen således at hele parkeringspladsen kan lukkes af. Vi er ved at undersøge forskellige muligheder for at digitalisere vores tegninger og senere vores bygninger i 3D. Vi forventer indenfor en overskuelig fremtid, at skulle genoptage vores energiregistrering i henhold til EMO ordningen, så vi undersøger også hvordan vi kan gribe dette an. Rengøringen er flyttet til Treschowsgade 2 og BoPaM har overtaget hele lejemålet på Parkvej. På personalesiden sker der løbende tilpasninger i driften. Sags.nr. 45: Redegørelse for organisationens økonomi og likviditet v/direktøren. Kommentar til likviditetsudviklingen pr. 16. marts Likvid beholdning. Den likvide beholdning udgør ca.-1 mio. kr. pr. 16. marts Der er udlån til afdeling 18, 22 og 31 på konto 303 på ca. 40 mio.kr. Ligeledes er der et midlertidigt udlån på 10 mio. kr. til afdeling 41 indtil realkreditforeningslånet er udbetalt. Værdipapirer: I vores bogholderi er obligationsbeholdningen opført til ca. 100 mio. kr. Vi har fået forrentet beholdningen med 0 % i perioden 1. februar 2011 og frem til ultimo februar Den opnåede forrentning er inkl. kursgevinst på obligationerne, men man skal i den forbindelse være opmærksom på, at det kun er realiserede kursgevinster, som kan medregnes i organisationens renteopgørelse. I regnskabsåret er det samlede afkast ca.-0,7 %. I budget for organisationen er der for dette regnskabsår budgetteret med et renteniveau på 2 % af mellemregningskontiene. Ligeledes er der for afdelingsbudgetterne indregnet 2 %. Sags.nr. 46: Bestyrelsens konstituering. Forretningsudvalget indstiller John Armgaard som næstformand 3

4 Sags.nr. 47: Stillingtagen til bestyrelsens forretningsorden. Vedlagt forretningsorden bilag P. Sags.nr. 48: Nedsættelse af evt. udvalg og det dertil hørende kommissorium. Vedlagt nuværende udgave, bilag Q. Sags.nr. 49: Underskrivelse af dokumenter - tegningsberettigede. Vedlagt eksempel på dokument til underskrift, bilag R. Sags.nr. 50: Godkendelse af udbetaling til bestyrelses/byggesagshonorar til bestyrelsen. Byggesagshonorar på Juulsbjerg projektet er forsigtigt beregnet til ,- kr. for hele projektet, som løber over 3 regnskabsår 10/11, 11/12 og 12/13. Byggesagshonoraret foreslås udbetalt ligeligt over alle tre år og udbetalt sammen med bestyrelseshonoraret for september måned. Ved udskiftning i bestyrelsen beregnes honoraret forholdsmæssigt i forhold til antal hele måneder man har deltaget i bestyrelsen. Sags.nr. 51: Evt. tilskud til Vejle Kabaret 2011 i Skyttehuset. Vejle Amatørscene har spurgt om vi igen i år ønsker at købe en forestilling. De foreslår forestillingen mandag den 15. august Billetprisen er hævet fra 230,- kr. til 250,- kr. Ved køb hos VisitVejle er prisen 315,- kr. Sidste år var prisen for beboere 100,- kr. Forretningsudvalget indstiller at vi køber forestillingen mandag den 15. august og efterfølgende sælger billetterne til 125,- kr. pr. stk. efter samme model som sidste år. 4

5 Sags.nr. 52: Fældning og plantning af træer i afdeling 1. Afdelingen ønsker at få fældet 3 træer, som henholdsvis skygger og forhindrer brug af flagstang. Billedmateriale fremlægges på mødet og der vil blive plantet 3 nye træer i afdelingen. Sags.nr. 53: Evaluering af repræsentantskabsmødet den 3. marts