Byggeudvalgsmøde afholdes torsdag 29. januar. Erik Piilgaard orienterede om emner der kommer på mødet.

Transkript

1 Bestyrelsesmøde tirsdag den 27. januar 2015 kl Deltagere: Formand Erik Piilgaard Næstformand Dan Christensen Sekretær Bendt Nielsen Bestyrelsesmedlem Tom Sørensen Karin Jørgensen Peter Kragballe Anders Nielsen Direktør Anders Rønnebro Dagsorden: 1. Godkendelse af dagsorden 2. Protokol 3. Revisionsprotokol 4. Byggeri 5. Indstilling til dispositionsfonden: a. Anmodning om støtte til dækning af udgift til udarbejdelse af AAB s Projektmodel b. Anmodning fra afd. 17 om støtte til dækning af udgift til udarbejdelse af ikke realiseret helhedsplan for afdelingen c. Anmodning om støtte til dækning af udgifter vedr. afvikling af Renovac anlæg d 1. Anmodning fra afd. 29 om støtte til dækning af udgifter i forbindelse med afvikling af erhvervslejemål samt d 2. Anmodning fra afd. 29 om dækning af mistet lejeindtægt fra erhvervslejemål i forbindelse med ombygning til boliger 6. Udvalg 7. Beslutning om diverse renter i Nyt fra administrationen 9. Eventuelt 1. Godkendelse af dagsorden Dagsordenen blev godkendt. 2. Protokol Protokol af møde den 16. december 2014 blev godkendt. 3. Revisionsprotokol Intet nyt 4. Byggeri Byggeudvalgsmøde afholdes torsdag 29. januar. Erik Piilgaard orienterede om emner der kommer på mødet.

2 Indstillinger til dispositionsfonden a. Anmodning om støtte til dækning af udgift til udarbejdelse af AAB s Projektmodel Anmodning fra: Inspektørgruppen i projektafdelingen. Indstilling om: Støtte fra Dispositionsfonden til dækning af udgift til udarbejdelse af AAB s Projektmodel. Ideerne og tankerne bag Projektmodellen er formuleret nedenfor Projektmodellen skal som udgangspunkt være en manual for gennemførelse af større byggeprojekter Synliggørelse af byggeprojekter i hele AAB Medinddragelse af alle relevante afdelinger i AAB Alle afdelinger i AAB tager ejerskab for byggeprojektet Udnytte de mange gode kompetencer i AAB Minimere risiko for fejl ved hjælp af vidensdeling Ensartede projektforløb i AAB, stor fordel ved afløsning og nyansættelser Projektlederen (inspektøren) er ansvarlig for byggesagen Det er projektlederens ansvar at oprette og følge Projektmodellen for den enkelte byggesag Projektlederen indkalder relevante afdelinger i administrationen som opstart på en byggesag Udarbejdelse af Projektmodellen. Inspektørgruppen er tovholdere på udarbejdelsen af Projektmodellen. Ekstern facilitator tilknyttes opgaven i nødvendigt omfang. Der afholdes møder med AAB s administrationsafdelinger i forløbet. Der i alt 3-4 møder med de øvrige afdelinger. Tidsplan. Den færdige Projektmodel forventer vi at kunne præsentere ultimo marts Bestyrelsen anmodes herved om, at Dispositionsfonden yder et til skud på kr ,- inkl. moms til dækning af diverse udgifter til udarbejdelsen af Projektmodellen. b. Anmodning fra afd. 17 om støtte til dækning af udgift til udarbejdelse af ikke realiseret helhedsplan for afdelingen Anmodning fra: Afdeling 17, Vorrevangen I Indstilling om: Støtte fra Dispositionsfonden til dækning af udgift til udarbejdelse af ikke realiseret helhedsplan for afdelingen Helhedsplanen for afdelingen blev igangsat ved det første beboermøde i november Her besluttede man, at igangsætte processen med engagering af rådgiver til styring af forløbet. Siden da har der været afholdt beboermøder, workshops, rådgivermøder mm., ligesom der er udarbejdet tilstandsrapport og diverse bygningsmæssige forundersøgelser i afdelingen, for at kunne klarlægge ønsker og behov i afdelingen. Tiltagene i helhedsplanen var en komplet facaderenovering med nye facader, efterisolering af husenes facader og tagrum, nye kældervinduer, nye ventilationsanlæg, etablering af dræn og renovering af kloaker. På baggrund af resultaterne af disse møder og undersøgelser, kunne

3 en økonomisk konsekvens i form af huslejestigning på 2.300,-kr/mnd og 2.800,- kr/mnd pr. bolig beregnes og fremlægges for afdelingsbestyrelsen Helhedsplanen og de økonomiske konsekvenser blev oplyst på beboermødet den 24. marts Ved denne lejlighed fremlagde man ligeledes en plan for en gennemførelse af de allermest nødvendige bygningsmæssige tiltag i afdelingen, med udgangspunkt i de PV-midler afdelingen råder over. Beboermødet tiltrådte denne plan, og forkastede samtidig helhedsplanen pga. økonomien. Bestyrelsen anmodes herved om at dispositionsfonden yder et tilskud på kr ,54 til dækning af udgift til udarbejdelse af helhedsplanen. Såfremt hele eller dele af afdelingen sælges, skal tilskud fra hovedforeningen tilbagebetales. Hovedforeningen forbeholder sig ret til at tinglyse nærværende betingelse. Bendt E. Nielsen forlod mødet pga. inhabilitet. c. Anmodning om støtte til dækning af udgifter vedr. afvikling af Renovac anlæg Anmodning fra: Afdeling 37, Herredsvang Indstilling om: Dækning af udgifter vedrørende afvikling af Renovac anlæg. Afdelingen har siden beslutning om nedlæggelse af Renovac anlægget for hele området, ombygget affaldssystem i afdelingen. Nedlæggelse har medført en række ekstraordinære krav fra Renovac selskabet, der ikke vedrører behandling af affald og ikke har været dækning for i selskabet. Merudgifterne beløber sig til kr ,36, der kan forventes yderligere krav, da selve sugecentralen ikke er demonteret endnu. Angående ombygning har det firma, der stod for opgaven svigtet, og det har været nødvendigt, at ophæve aftalen. Firmaet er i så ringe økonomisk stand, at voldgift skønnes formålsløs. Det nye affaldssystem er taget i drift, men fejl fra leverandør medfører at låger skal skiftes, dette beløber sig til kr Der er uafklarede forhold omkring et myndighedskrav vedrørende udluftning, omfang er ikke fastlagt. Bestyrelsen anmodes om et tilskud på kr ,36 til dækning af nævnte ekstra omkostninger. Såfremt der kommer yderligere ekstraomkostninger, kan der blive behov for udvidelse af bevilling. Såfremt hele eller dele af afdelingen sælges, skal tilskud fra boligorganisationen tilbagebetales. Boligorganisationen forbeholder sig ret til at tinglyse nærværende betingelse.

4 d 1. Anmodning fra afd. 29 om støtte til dækning af udgifter i forbindelse med afvikling af erhvervslejemål samt Anmodning fra: Afdeling 29, Langenæs Højhuset Indstilling om: Dækning af udgifter i forbindelse med afvikling af erhvervslejemål. Eksisterende erhvervslejemål i stueetagen har trods aktiv markedsføring og flere interessenter, desværre ikke vist sig at kunne lejes ud. Det er derfor besluttet at ombygge lejemålet til 5 familieboliger. Der er søgt og modtaget kvote til de 5 boliger fra Aarhus Kommune. Byggeprojekt er udarbejdet, licitation er afholdt. Beslutningen om at afdelingen vil nedlægge erhvervslejemålet og etablere 5 nye boliger, vil blive behandlet på ekstraordinært afdelingsmøde, så snart den økonomiske konsekvens for afdelingen er kendt. Bestyrelsen anmodes om tilskud til: - tilbagebetalt indskud til tidligere lejer kr ,- - rådighedsbeløb støtte såfremt fjernelse af tekniske installationer fra tidligere lejer ikke kan dækkes af rammebeløbet kr ,- - tilskud til sanering og forberedende arbejder kr ,- Samlet tilskud der søges kr ,- Vi har i beregningen forudsat en reduktion af rammebeløbet på 30 % fra kommunens side. Såfremt denne procentdel bliver mindre, vil det betyde, at det ansøgte tilskud til ombygningen på kr ,- bliver tilsvarende mindre. Såfremt hele eller dele af afdelingen sælges, skal tilskud fra boligorganisationen tilbagebetales. Boligorganisationen forbeholder sig ret til at tinglyse nærværende betingelse. d 2. Anmodning fra afd. 29 om dækning af mistet lejeindtægt fra erhvervslejemål i forbindelse med ombygning til boliger Anmodning fra: Afdeling 29, Langenæs Højhuset Indstilling om: Dækning af mistet lejeindtægt fra erhvervslejemål i forbindelse med ombygning til boliger. Eksisterende erhvervslejemål i stueetagen har trods aktiv markedsføring og flere interessenter, desværre ikke vist sig at kunne lejes ud. Det er derfor besluttet at ombygge lejemålet til 5 familieboliger. Der er søgt og modtaget kvote til de 5 boliger fra Aarhus Kommune.

5 Byggeprojekt er udarbejdet, licitation er afholdt. Beslutningen om afdelingen vil nedlægge erhvervslejemålet og etablere 5 nye boliger, vil blive behandlet på ekstraordinært afdelingsmøde, så snart den økonomiske konsekvens for afdelingen er kendt. Bestyrelsen anmodes om et 5-årigt, gradvist faldende tilskud til dækning af mistet lejeindtægt fra erhvervslejemålet. Tilskuddet udgør 2016 kr ,- Tilskuddet udgør 2017 kr ,- Tilskuddet udgør 2018 kr ,- Tilskuddet udgør 2019 kr ,- Tilskuddet udgør 2020 kr ,- Samlet tilskud der søges kr ,- Såfremt hele eller dele af afdelingen sælges, skal tilskud fra boligorganisationen tilbagebetales. Boligorganisationen forbeholder sig ret til at tinglyse nærværende betingelse. 6. Udvalg Ladestandere for elbiler Anders Rønnebro orienterede om, at kommunen er i gang med en politik på området. Vi afventer, således AAB kan komme med et løsningsforslag. Opgørelsesark vedr ordning Anders Rønnebro vender tilbage med et oplæg. Elektronisk tilmelding og elektronisk referat Der nedsættes et udvalg bestående af Karin Jørgensen, Dan Christensen og Bendt E. Nielsen. Dette fremlægges på bestyrelsesmødet i februar. Organisering mellem Projekt og Drift Er i fuld gang, fremlægges på bestyrelsesmødet i februar. 5. kreds aktivitetsudvalg Dan Christensen orienterede: Invitation til AAB s kredsdelegerede vedr. fyraftensmøde tirsdag 17. februar kl Kredskonference oktober Kursusudvalget Bendt E. Nielsen orienterede. Fritidsudvalget Peter Kragballe orienterede. 7. Beslutning om diverse renter Anders Rønnebro fremlagde forslag til rente på mellemregninger, forrentning af egenkapital,

6 årsresultatet samt tilskud til afdelingerne for Endelig rente på mellemregningen er 2,91 % Forrentning af egenkapital er 2,91 % Årets resultat Boligorganisationen forventes et overskud på ca. kr. 8,0 mio. Tilskud til afdelingerne kr. 0 pr. bolig, bonusrente på 0,09 %. Anders Rønnebro indstiller rentesatser til godkendelse. Bestyrelsen godkendte rentesatser for Beregning af honorar for 2015 Bestyrelsen vedtog beregningen 8. Nyt fra administrationen Anders Rønnebro orienterede om: Renteudbyttet for de 4 porteføljer. Dette betyder, at vi i 2015 har depoter i Danske Bank, SEB Bank og Nykredit Bank og Arbejdernes Landsbank. IPads til ulønnede afdelingsbestyrelsesmedlemmer Er skattefri. Restsag fra Randers Er udsat til februar Benchmark 2013 AAB ligger godt i denne. 9. Eventuelt Intet til dette punkt. Næste møde i bestyrelsen er den 18. februar 2015 kl Bendt E. Nielsen Referent