IT-Projektleder-seminar 24. februar Program

Transkript

1 IT-Projektleder-seminar 24. februar Program 09:30-09:50 Kaffe 09:50-10:00 Velkomst og introduktion til dagen ved Anders Juncker, Teknologisk Institut 10:00 10:50 PRINCE2 - fra teori til praksis ved John A. Hunderup, Partner og Lead Trainer, EPM Group Indlægget vil besvare og lægge op til diskussion af en række problemer i forbindelse med at få PRINCE2 til at virke i praksis og dermed give udbytte. Hvad er det, der driver projektleder og organisation til at kaste sig over PRINCE2? Hvad forventer de at opnå? og hvorfor lykkes det ikke altid? Indlægget giver et overblik over de praktiske udfordringer, blindgyder, misforståelser etc. som ses hos kunderne, der forsøger at få PRINCE2 til at virke i praksis. Ofte ser vi, at det hele går op i administration og styringen glemmes. Ender man bag tremmer i kasematterne i Windsor Castle, hvis man ikke følger hele PRINCE2? Hvorfor er PRINCE2-light løsningen? og hvorfor er PRINCE2-light ikke løsningen! Hvordan løser vi den vanskelige tilpasning af metoden på en faglig solid og intelligent måde? Organisationens modenhed og projektlederens kompetencer er nøgleområder for at sikre, at operationen lykkes og patienten ikke dør. John A. Hunderup har været med fra PRINCE2s start i Danmark i 2002 og har været involveret i mange virksomheders PRINCE2-implementeringer - eller forsøg på implementeringer. John har undervist mere end 800 projektledere i PRINCE2 og trænet Styregrupper og virksomhedsledelse i mere end 35 offentlige og private virksomheder. PRINCE2 is a Registered Trade Mark of the Office of Government Commerce in the United Kingdom and other countries. 11:00-11:50 Fang den gode energi med FISH! filosofien ved turguiderne Michael Meinhardt og Mette Berner, FISH! Danmark Hvordan er det lykkedes nogle fiskehandlere fra Seattle at blive verdensberømte? Grundlæggende er det fordi de giver kunderne en ekstraordinær, fantastisk service. Den er nærværende, anerkendende og fuld af god energi. De har fundet deres måde at invitere kunderne indenfor og kunderne vil gerne inviteres, fordi alle oplever glæden. Det som fiskehandlerne vælger at gøre, er et personligt valg, som den enkelte fiskehandler selv træffer hver dag. Når vi andre ser på dem, inviteres vi til at tænke over, hvor vi selv har mulighed for at vælge vores holdning til vores opgaver og relationer. Jo mere vi arbejder med det, jo flere gode erfaringer får vi. Vi oplever, hvordan vi selv kan skabe den gode energi sammen med andre. Den energi har betydning for vores engagement, motivation, tillid og ikke mindst vores stolthed og arbejdsglæde. Michael og Mette viser filmen FISH! og inviterer til, hvordan filosofien ser ud i forhold til dine IT-projekter. Michael og Mette har tidligere anvendt FISH-filosofien sammen med IT-projektledere fra bl.a. ATP og Nykredit. 11:50-12:45 Frokost 12:45-13:35 Diskussion Gruppediskussion i mindre grupper, hvor vi vender dagens emner, får diskuteret projektlederudfordringer fra vores egen hverdag med baggrund i ordstyrerens oplæg. 1

2 13:45-14:35 Lean IT-projektledelse ved Damián Arguimbau, ejer af Lean Projekt Aps Det vanskeligste er at pege på sig selv. Det er imidlertid, hvad der skal til for at opnå en optimering af projektledelsen. Derved kan man opnå betragtelige forbedringer i dækningsbidrag samt kundetilfredshed i sine projekter. Damián Arguimbau fortæller om sine erfaringer omkring at udvikle sin projekttilgang med baggrund i sin bog, "Lean projektledelse en bog for erfarne IT-projektledere" og giver også et indblik i, hvordan NNIT har arbejdet videre med at integrere agilitet og fast pris i sine projekter. Damian har mange års praktisk erfaring indenfor IT-projektledelse, og vandt i 2008 Dansk Management råds IT-konsulentpris. 14:35-14:55 Kaffe 14:55-15:45 Frozen Zone - IT i Beredskabsstyrelsen under Klimatopmødet ved Henrik Andersen, kolonnechef, Beredskabsstyrelsen, IT Servicecenter At have maksimal driftsikkerhed under store begivenheder som det netop afsluttede klimatopmøde i København er ingenlunde venstrehåndsarbejde. Beredsskabstyrelsen var således på en af de større opgaver, hvor man i sagens natur måtte gå med både livrem og seler. IT-systemerne skulle fungere, og Beredskabsstyrelsens IT-chef Henrik Andersen vil I sit indlæg fortælle om projektet, hvor it-infrastrukturen var godt dækket ind med mange forskellige it-løsninger, planer og nødplaner, der bl.a. skulle sikre at styrelsens indsats ikke var afhængig af IT, hvis uheldet var ude. Selv om Beredskabsstyrelsens indsats i forbindelse med COP15 således skulle kunne fortsætte med it-nedbrud, så var det naturligvis ikke ønskeligt. Derfor var al it også gået i status Frozen Zone som Henrik Andersen vil fortælle mere om. 2

3 PRINCE2 - fra teori til praksis PRINCE2 - fra teori til praksis IT Projektlederseminar 24. februar 2010 Teknologisk Institut PRINCE2 Practitioner og Akkrediteret PRINCE2 Trainer Lead Trainer, cand. scient. John A. Hunderup, EPM Group PRINCE2 is a Registered Trade Mark of the Office of Government Commerce in the United Kingdom and other countries The Swirl logo is a Trade Mark of the Office of Government Commerce EPM Group John A. Hunderup Medejer af EPM Group, Lead Trainer PRINCE2 Approved Trainer Erfaring: > 3 x 10 år Projektledelse 20 år Undervisning 30 år Rådgivning 27 år - John A. Hunderup, Februar Copyright John A. Hunderup og EPM Group ApS. Alle rettigheder forbeholdes. 1

4 PRINCE2 - fra teori til praksis PRINCE2 - fra teori til praksis Danmarks bedste PRINCE2 undervisere og konsulenter Danmarks største PRINCE2 Akkrediteret Trænings Organisation John A. Hunderup, Projektstyring med PRINCE2 Baggrund Mange er i dag uddannet i PRINCE2. Mange virksomheder har problemer med at få metoden til at virke i praksis. Som rådgivere kender vi problemerne. Kan vi undgå faldgruberne? Agenda 1. Indledning 2. 7 typiske faldgruber ved brug af PRINCE2 3. Vi ser nærmere på de 7 faldgruber 4. Diskussion - John A. Hunderup, Februar Copyright John A. Hunderup og EPM Group ApS. Alle rettigheder forbeholdes. 2

5 PRINCE2 - fra teori til praksis 7 typiske faldgruber 1. For meget administration og for lidt styring. 2. Manglende erfaring hos Projektlederne og Styregrupperne. 3. Uheldig og uklar tilpasning. 4. Kompromis med PRINCE2 s grundprincipper. 5. Kulturproblem. 6. Uklare mål for at anvende PRINCE2. 7. Brug af PRINCE2 i den forkerte situation. - John A. Hunderup, De 7 faldgruber er bygget på erfaringer med mange kunders brug af PRINCE2. De 7 punkter bliver uddybet og illustreret med eksempler ved netværksmødet den 24. februar Og vi får lejlighed til at diskutere dem! - John A. Hunderup, Februar Copyright John A. Hunderup og EPM Group ApS. Alle rettigheder forbeholdes. 3

6 PRINCE2 - fra teori til praksis Mere informatio Rådgivning Kurser Erfaringsforum og blog digitaliser.dk Skabeloner og værktøjer Andre metoder PRINCE2 i England PRINCE2 i Danmark John A. Hunderup, Februar Copyright John A. Hunderup og EPM Group ApS. Alle rettigheder forbeholdes. 4

7 FISH! filosofien er den virkelige historie om fiskehandlerne fra Seattle, USA. For mere end 25 år siden valgte de, at blive verdensberømte ved, at gøre kunderne glade. De har inspireret mennesker verden over til at skabe smittende glæde på arbejdspladserne. De har gennem deres måde at være på vist, at det er op til dig selv, at vælge hvilken adfærd du vil smitte andre og dig selv med. Det er ikke et svært valg, men det er et valg du må træffe hver dag. Og det er afgørende for din måde at være på og de resultater du ønsker at skabe. Du kan blive inspireret ved at se filmen FISH! eller læse FISH! bogserien. Du kan også deltage på FISH! workshopper sammen med dine kolleger, hvor I prøver at tænke og handle efter FISH! principperne... i situationer, der er velkendte for jer. Værdierne, når du som projektleder lever FISH! i din hverdag: Større arbejdsglæde, stærkt sammenhold, mere engagement, fantastisk samarbejde, ekstra gode resultater, anerkendelse og en sjovere arbejdsdag. Arbejde er det vi gør - LEG er måden vi gør arbejdet på. Fiskehandlerne har fundet deres lege, der skaber høj energi, inviterer og involverer kunderne og som styrker deres sammenhold. Når leg er passende i forhold til relationen og situationen, skabes en fantastisk stemning, hvor alle har det sjovt og hvor arbejdet glider nemt og føles som... en leg. LEGE forslag: Måden I taler med hinanden: Giv hinanden sjove titler, der beskriver det I gør. Fx. minister for... Måden I hilsen på hinanden, når I mødes og siger farvel. Måden I sidder på, når I holder møder. Måder at kommunikere på i forskellige situationer. Måder at fejre jeres succeser på. Måder at videndele på. Brug farver og sjovt tilbehør til opgaverne. Hvilken idé kan du lege med i dit projekt? At være NÆRVÆRENDE vil sige, at være fuldt til stede. Når kommunikationen er nærværende er den effektiv, fordi alle hører, hvad der bliver sagt. Og det er nemt, at sige det, der skal siges. Nærvær er også vigtigt for at føle sig tryg og værdifuld. Tænk på en situation, hvor en kollega var fraværende, da du havde brug for dennes opmærksomhed. Nærvær koster ikke noget, men det er et valg. I hverdagen kan det være svært, at være nærværende fordi der er mange forstyrrelser. Træn dit nærvær......næste gang en kollega siger noget til dig....næste gang du henter en kop kaffe. Vær til stede i alle bevægelser og smagsindtryk. Vær opmærksom på, hvor du forsvinder hen, når du ikke er nærværende og bring dig selv tilbage til lige nu og lige her. Tal om hvilke former for nærvær I har brug for, i de forskellige faser af projektet. Det kan lyde som en selvfølge, men vi kan garantere - det er det ikke. Nævn 7 egenskaber, der kendetegner en god lytter. VÆLG DIN HOLDNING i stedet for at andre vælger den for dig. Der sker ting omkring dig, som du ikke kan ændre. Men du vælger selv din holdning til dem. Din holdning har betydning for dine tanker og dine handlinger. Dine holdninger smitter andre og fastholder dig. Det handler ikke om at være positiv hele tiden. Det handler om at være bevidst om den holdning du har lige nu og opdage, hvordan den hjælper dig og situationen. Hvis den ikke hjælper, kan du ændre den. Træn valget og skriv en kommende situation/opgave: Vælg 4 holdninger, der kan hjælpe dig til succes: 1) 2) 3) 4) Vægt dem på skift i forhold til hinanden og opdag guldet, der er begravet. GØR DEM GLADE handler om, at give andre en ekstra opmærksomhed. Det kan være hjælp eller anerkendelse. Det er vigtig for alle at vide, at vi gør det rigtige og får hjælp til det. I lang tid har ordsproget: Hvis du ikke får skæld ud, er jeg til tilfreds med din indsats, hersket på mange arbejdspladser. Men nu ved vi, at det som motiverer os allermest og skaber størst tryghed og trivsel, det er når en kollega eller leder påskønner vores indsats. Det virker allerbedst, når det sker spontant i stedet for et aftalt rose-system, der udløser en flaske vin. Hvad gør dig glad på jobbet? Hvem glemte du at anerkende i sidste uge? Hvilken type anerkendelse gør dig rigtig glad? FISH! i Danmark er Michael Meinhardt og Mette Berner. Du kan besøge os Naverland 2, 2600 Glostrup eller på Du er også velkommen til at ringe på Vi den danske forhandler af alle FISH! materialer og vi designer samt gennemfører FISH! workshopper efter jeres ønske og behov.

8 IT-Projektleder-seminar Teknologisk Institut 24. februar 2010 Damián Arguimbau

9 Baggrund Fik i 2008 Dansk Management Råds konsulentpris i kategorien IT

10 Agenda Behovet for projektmetode Tilpasning af projektmetode Eksekvering af projektmetode Optimering af projektmetode

11 Hvorfor udøver vi projektledelse? Er det for vores skyld eller ledelsens?

12 Behovet Kompleksiteten bliver til stadighed større Projekterne bliver større

13 Behov for fælles mål i projektet Har vi et fælles mål?

14 Behov for projektrammer at eksekvere i Det er ikke toiletpapir, man køber! Succeskriterier Respekt Samarbejde fokuser på ligheder!

15 Konklusion på behovet Det skal give mening Der er altid mindst to parter Ill. Niels Bo Bøjesen fra Vitello får en klam kæreste

16 Tilpasning af en projektmetode kræver en projektmetode Tilpasning

17 Tilpasning: PRINCE2 giver værktøjer Lad os ikke gøre det vanskeligere end det er: Opstart Gennemfør Levere resultat Start af et projekt Initiering af et projekt Fasestyring Ledelse af faseovergang Afslutning af projekt

18 Tilpasning: Gentagen eksekvering Jo enklere metoden, jo nemmere at sikre brugen af den Gentagelser sikrer generelle forbedringsmuligheder

19 Eksekvering: Rammerne Målet: Business casen (hvor mange har den? Og er den operationel?) Hvad ændres mest i løbet af projektet? Det visuelle er væsentligt! Ill. Stian Hole fra Garmanns Sommer

20 Eksekvering: Styregrupper og interessenter En styregruppe i sig selv gør ikke forskellen Projektet har brug for en vis autonomi Interessentanalyser bliver ofte ikke lavet eller forstået er ikke en del af PRINCE2

21 Eksekvering: Projektorganiseringen Ledelsesfokus Forudsætning for fokus er, at projektlederen ved, hvornår han skal involvere ledelsen og ikke mindst hvordan Tilpasning af metoden Tilpasning af metoden skal passe til behovet - også for rapportering opadtil

22 Eksekvering Det skal være nemt

23 Optimering af projektmetoden 1. Kortlæg den aktuelle situation 2. Identificer hvor problemerne ligger rent faktuelt 3. Find mulige løsninger på problemet 4. Konkretiser og tegn den kommende situation 5. Planlæg hvordan du kommer dertil 6. Fra den eksisterende situation til den kommende 7. Kontrollér at gevinsterne har indfundet sig 8. Gå i gang med at forbedre den eksisterende proces igen Kortere gennemløbstider er nøglen til bedre resultater!

24 Om at se sig selv Florence Foster Jenkins ( )

25 Flow i projekter Typisk er der ikke i projekter taget hensyn til godkendelsesprocessen hos kunden Man tilbyder ikke som leverandør tilstrækkeligt overblik til kunden På gennemsnitsprojekter målte vi en worst case på 168 dages gennemløbstid fra krav er defineret til leverancen er klar til test. Review og Godkendelse Fordele og planlægge arbejde Eksekvere / udvikle i 50% af tilfældene justeringer eller yderligere afklaring Kravafklaring Informationsarkitektur Kvalitetssikring Ændringshåndtering og justeringer Levering

26 Optimering kræver selvindsigt Det svære er at pege på sig selv!

27 Flow efter optimering Ændret værdikæde I alt worst case på 127 dages gennemløbstid fra krav er defineret til leverancen er klar til test en forbedring på 24% - og worst case er da kun relevant i 20% af tilfældene frem for tidligere 50% Samlet flowoptimering på 14% samlet set som minimum Større kundetilfredshed takket være større overblik Godkendelsesworkshops Fordele og planlægge arbejde Eksekvere / udvikle i 20% af tilfældene justeringer eller yderligere afklaring Planlæg Foruddefinerede kravafklaring kravafklaringsleverancer Kvalitetssikring Levering Uformelle kvalitestsreviews Ændringshåndtering og justeringer

28 Yderligere udvikling i NNIT

29 Forløbet af et projekt

30 Optimering af processen

31 Frozen Zone It i Beredskabsstyrelsen under Klimatopmødet Den 5. februar Beredskabsstyrelsen 2. Beredskabstankegang overført til it 3. Spørgsmål..? 1

32 1. Beredskabsstyrelsen Redningsberedskabet i Danmark Redningsberedskabets opgaver er fastlagt i beredskabsloven: At forebygge, begrænse og afhjælpe skader på personer, ejendom og miljøet ved ulykker og katastrofer Redningsberedskabet kan endvidere indsættes ved katastrofer i udlandet Visse beredskabsområder b er ikke omfattet t af beredskabsloven: b Ambulanceberedskab Fly- og søredningstjeneste Havmiljøberedskabet 2

33 Beredskabsstyrelsens hovedopgaver Operativt Beredskab Statsligt assistanceberedskab, internationale indsatser, uddannelse af værnepligtige, kommunale støttepunkter, atomberedskabet og det kemiske beredskab. Skolevirksomhed Myndigheds -opgaver Beredskabsfaglig uddannelsesvirksomhed for alle aktører på beredskabsområdet, herunder kommunale beredskaber og politiet. Forebyggelse, beredskabsudvikling, tilsyn og rådgivning med kommunale beredskaber, beredskabsplanlægning, varslingsberedskab og frivillige. BRS organisationsstruktur 3

34 Nationale beredskab Ca. 800 assistancer om året, hvor der leveres ca mandetimer Trusler/udviklingstendenser Voldsomt vejr Terrorangreb Kritisk infrastruktur og globalisering Det niveaudelte beredskab S 1 (89 beredskaber) S S S Frivillig S (14 beredskaber) S center 2 S S 3 (5 beredskaber) S 4

35 Særlige beredskaber og eksempler på niveau 3 køretøjer Kemisk Beredskab Nukleart Beredskab Olieberedskab på landjord og kystnære områder Redningsberedskabets indsatsressourcer Det kommunale redningsberedskab Det statslige redningsberedskab Kommunale brandmænd: Befalingsmænd: 200 Kommunale frivillige: Værnepligtige: 400 Frivillige m.v.: timers beredskab: 500 I alt I alt Beredskabet i alt: Ulykke, Hændelse, Katastrofe..? Det oppustelige beredskab 5

36 Internationale beredskab Mere end 60 indsatser siden 2000, herunder også Sydkorea, USA og Jamaica. Senest Burma, Ukraine og Georgien. Større indsatser med mandskab, tungt materiel og vanskelig logistik Mindre indsatser (1 3 mand), typisk ekspert- /supportbistand, normalt afgivet til UN, EU eller NATO. 6

37 Beredskabstankegangen overført til it anvendelsen i Beredskabsstyrelsen Vi gør, som alle andre..! - og måske lidt til Beredskabsstyrelsen er underlagt en række love/bestemmelser, der kan henføres under informationssikkerhed, som eksempelvis DS 484/FKOBST og Persondatalov. Risikoanalyse, sikkerhedsniveau, beredskabsplaner, nødplaner Bruger principperne for robust beredskab: Samme værktøjer/platforme, der anvendes administrativt og operativt Frozen Zone Det oppustelige beredskab fsva materiel og personel overdimensionering/ dual use Styrke opnås gennem redundans, diversitet og spredning Ingen opgave må alene være afhængig af et bestemt system Der skal være klare aftaler om, hvem der gør hvad ved de enkelte systemer (Aftale /driftshåndbøger (SLA)) Dygtige medarbejdere, der kan identificere og udnytte eksisterende og nye muligheder. Ikke alt planlægges Bruger kun standardprodukter 7

38 Til videre inspiration Samfundets beredskab Risiko- ik & sårbarhedsanalyser Nationale Sårbarhedsrapporter Tjek brs.dk! 8