INFORMATIONSSYSTEMER I ORGANISATIONEN

Transkript

1 Fakultet for Strategi og Militære Operationer VUT II/L-STK 2008/2009 Kaptajn T.Klug Andersen April 2009 INFORMATIONSSYSTEMER I ORGANISATIONEN UKLASSIFICERET

2 Fakultet for Strategi og Militære Operationer VUT II/L-STK 2008/2009 Kaptajn T.Klug Andersen April 2009 SPECIALEEMNE Informationssystemer i organisationen. PROBLEMFORMULERING "På baggrund af en redegørelse for informationssystemer gennemføres en analyse af organisationstyper og beslutningsmodeller med henblik på at give svar på, i hvilken grad informationssystemer er brugbare i forskellige organisationstyper og på de enkelte organisationsniveauer. Analysen skal ligeledes søge at besvare i hvilken grad systemerne er brugbare i relation til den beslutningsmodel, der kan identificeres som værende den bedst anvendte i pågældende organisationstype og på respektive organisationsniveau." Antal ord: Vejleder Adjunkt Jens Ola Christoffer Malmquist Forsvarsakademiet Center for Operationsstøtte og Simulation UKLASSIFICERET i

3 ABSTRACT The use of information systems is assessed to be an integral and vital precondition for the operations of all modern organizations. The purpose of the paper is to analyze the use of information systems in different types of organizations. The purpose is also to analyze the use of the systems in support of the decision-making process and to identify which process is best suited to be used in the different types of organizations and their components. The analysis is based on organizations as described by Henry Mintzberg, and the decision-making process is described by the use of analytical-, political- and anarchical models. The analysis has shown that the five main parts have a medium to high relative use of the systems when used in support of the decision-making process. The deduction is that the machine bureaucracy has the highest relative level of use when employing an analytical decision model, and because it is assessed that this organisation works best in a stable environment with a relative low level of product complexity which facilitates the use of the systems. The divisional form comes in second, the professional bureaucracy comes in third and the simple structure and the adhocracy comes in fourth. UKLASSIFICERET ii

4 RESUMÉ Formålet med specialet er at undersøge, i hvor høj grad informationssystemer er anvendelige indenfor forskellige organisationstyper og på forskellige organisationsniveauer. Det er ligeledes formålet at undersøge, i hvilken grad systemerne er brugbare i relation til den beslutningsmodel, der kan identificeres som værende den bedst anvendte i pågældende organisationstype og på respektive organisationsniveau. Generelt har redegørelsen for informationssystemerne vist, at disse overordnet kan inddeles i henholdsvis strategiske systemer, ledelsesniveau systemer, vidensniveau systemer og operativt niveau systemer. Undersøgelsen af systemernes anvendelse i den organisatoriske ramme tager udgangspunkt i Mintzbergs Structure in Fives. I relation til alle strukturelementerne er der identificeret et stort behov for at anvende systemer, der understøtter disseminering af information horisontalt og vertikalt internt i organisationen. Produktionskernens opgaver taler for anvendelse af systemer, der primær behandler informationer på operativt niveau samt vidensniveausystemer, såfremt organisationen producerer komplekse produkter. I støttestrukturen er der udledt et stort behov for anvendelse af operativt niveau systemer, samt et stort behov for at anvende systemer, der understøtter formidling af information internt i organisationen. I tilknytning hertil er der ligeledes identificeret et behov for anvendelse af vidensniveau systemer. I teknostrukturen vurderes den primære anvendelse af systemerne, at være koncentreret omkring vidensniveau systemer. For mellemledergruppen er anvendelsen af ledelsesniveau systemer høj, da de leverer den rette kombination af analyser og simuleringer/forecasts til mellemlederne. For det strategiske apex er det vurderet, at de strategiske systemer bedst understøtter dette strukturelements ustrukturerede beslutninger/problemer. I forbindelse med beslutningsprocessen er dog ligeledes udledt, at ledelsesniveau systemer vil have en middel anvendelsesgrad som følge af de behov, der afledes af beslutningssituationen. I forhold til organisationstyperne har behandlingen vist, at der er sammenhæng mellem organisationens opgavekompleksitet og det miljø organisationen opererer i. Maskinbureaukratiet og den divisionaliserede struktur, der opererer i et stabilt miljø med lav opgavekompleksitet, har en generel høj relativ anvendelse af systemerne. Fagbureaukratiet, der ligeledes opererer i et stabilt miljø men har stor opgavekompleksitet, har en middel/høj relativ anvendelsesgrad. Den simple struktur og ad hoc organisationen, der begge opererer i et dynamisk miljø men har en henholdsvis lav og høj opgavekompleksitet, vurderes begge at have en lav relativ anvendelsesgrad. Undersøgelsen af informationssystemernes anvendelse under beslutningssituationen tager udgangspunkt i de analytiske-, politiske- og anarkiske beslutningsmodeller. I tilknytning til undersøgelsen af den relative anvendelse af systemerne i de enkelte modeller foretages ligeledes en betragtning af den effektivitet, de enkelte modeller vurderes at kunne udtrykke. UKLASSIFICERET iii

5 Analysen har vist, at de analytiske- og anarkiske modeller har en høj relative anvendelse af informationssystemer, og at de politiske modeller har en middel relativ anvendelse. Sammenholdt med effektiviteten er det identificeret, at de analytiske modeller samlet er de modeller, der bedst udnytter informationssystemerne og generelt opnår det mest effektive resultat. Der er på baggrund af ovenstående udledt sammenhængen mellem organisationstype og -niveau og den tilhørende bedst anvendte beslutningsmodel. Det strategiske apex vurderes bedst at kunne anvende de anarkiske beslutningsmodeller, og i mellemledergruppen er det udledt, at de politiske-/analytiske modeller er bedst anvendelige. For produktionskernen, støttestrukturen og teknostrukturen er det vurderet, at de analytiske modeller er de bedst egnede. Ad hoc organisationen vurderes at kunne anvende de anarkiske beslutningsmodeller bedst. Den divisionaliserede struktur og fagbureaukratiet vurderes bedst at kunne anvende analytisk-/politiske modeller og maskinbureaukratiet, og den simple struktur vurderes bedst at kunne anvende analytiske modeller. Sammenholdes organisationernes generelle relative anvendelse med anvendelsen i relation til den bedst egnede beslutningsmodel, er det konklusionen, at maskinbureaukratiet har den bedst samlede relative anvendelsesgrad. Herefter kommer den divisionaliserede struktur fulgt af fagbureaukratiet. Den simple struktur og ad hoc organisationen er samlet set de to organisationer, der har den laveste samlede relative anvendelse. For strukturelementerne er den generelle relative anvendelse af systemerne givet ovenfor. I forhold til den relative anvendelse af systemerne under beslutningssituationen er det konklusionen, at det strategiske og operative niveau har en høj relativ anvendelse, og at ledelseskontrolniveauer har middel/høj relativ anvendelse. Det er ligeledes konklusionen, at anvendelse af systemer til formidling af information er afhængig af den kontekst systemerne anvendes i. Den relative anvendelse af sådanne systemer under beslutningssituationen vil være middel/høj vertikalt i organisationen. Behovet for disse systemer til kommunikation under beslutningssituationen er således middel/høj for alle organisationsniveauerne. UKLASSIFICERET iv

6 INDHOLDSFORTEGNELSE Side ABSTRACT... RESUMÉ... ii iii 1. INDLEDNING Formål Specialets motivation Generel problemstilling Overordnet diskussion af problemstillingen Overordnet problemformulering Opgaveanalyse og generel afgrænsning Kultur, struktur og omgivelserne Effektivitet og økonomi Information og informationssystemer Hovedproblemområder Organisationsteori Beslutningsmodeller Informationssystemer Sammenfatning Problemformulering Læsevejledning og formalia TEORIAPPARAT/ANALYSE- & METODEVALG Generelt Valg af empiri Organisationsstrukturer Beslutningsmodeller Informationssystemer Analysemetode og model Diskussion af model og metode DEFINITIONER OG BEGREBER Definition af data Definition af information Definition af informationssystemer Definition af beslutningstagen Definition af beslutning Definition af beslutningsproces INFORMATIONSSYSTEMER Formål Informationssystemernes niveaudeling Informationssystemerne Transaction processing systems Management information systems Decision support systems Knowledge work systems Office automation systems Executive support systems UKLASSIFICERET v

7 4.4. Sammenfatning vedrørende informationssystemer Diskussion af empiri MINTZBERG, STRUCTURE IN FIVES Formål Strukturelementer Det strategiske apex Mellemledergruppen Produktionskernen Teknostrukturen Støttestrukturen Delkonklusion på strukturelementerne Organisationsformer Den simple struktur Maskinbureaukratiet Den divisionaliserede struktur Fagbureaukratiet Ad hoc organisationen Delkonklusioner på organisationsformerne Samlet delkonklusion for strukturelementer og organisationstyper Diskussion af empiri og teori BESLUTNINGSMODELLER Formål Måling af effektivitet Beslutningsprocessens faser Delkonklusion på beslutningsprocessen De analytiske modeller Den rationelle idealmodel Administrative man modellen Regelmodellen Delkonklusioner på de analytiske modeller De politiske modeller Målkompromis-modellen Middelkompromis-modellen Delkonklusioner på de politiske modeller De anarkiske modeller Lindbloms model Skraldespandsmodellen Delkonklusioner på de anarkiske modeller Samlet delkonklusion på beslutningsmodellerne Diskussion af empiri og teori SAMMENFATTENDE ANALYSE OG DISKUSSION Formål Organisationstyper og beslutningsmodeller Organisationsniveauer og beslutningsmodeller Afsluttende diskussion KONKLUSION PERSPEKTIVERING UKLASSIFICERET vi

8 Tillæg A Litteraturliste. Tillæg B Figur 1. Model for speciale. Tillæg C Figur 2. Beslutningernes niveaudeling. Tillæg D Figur 3. Eksempel på håndtering af data i et TPS. Tillæg E Figur 4. Eksempel på opbygning af et MIS. Tillæg F Figur 5. Eksempel på opbygning og komponenter i et DSS. Tillæg G Figur 6. Oversigt over OAS. Tillæg H Figur 7. Eksempel på opbygning af et ESS. Tillæg I Figur 8. Informationssystemernes sammenhæng. Tillæg J Figur 9. Mintzbergs strukturelementer. Tillæg K Figur 11. Den simple struktur. Tillæg L Figur 12. Maskinbureaukratiet. Tillæg M Figur 13. Den divisionaliserede struktur. Tillæg N Figur 14. Fagbureaukratiet. Tillæg O Figur 15. Ad hoc organisationen. Tillæg P Figur 17. Model for måling af effektivitet. Tillæg Q Figur 19. Beslutningsprocessen. Tillæg R Figur 20. Den rationelle idealmodel. Tillæg S Figur 21. Administrative man modellen. Tillæg T Figur 22. Regelmodellen. Tillæg U Figur 23. Målkompromis-modellen. Tillæg V Figur 24. Middelkompromis-modellen. Tillæg W Figur 25. Lindbloms model. Tillæg X Figur 26. Skraldespandsmodellen. Tillæg Y Figur 32. Organisationstypernes samlede relative anvendelse. Tillæg Z Figur 34. Strukturelementernes relative anvendelse. UKLASSIFICERET vii

9 1. INDLEDNING 1.1. Formål. Formålet med nærværende speciale er et undersøge i hvor høj grad forskellige typer af informationssystemer kan anvendes i forskellige organisationstyper og under forskellige beslutningssituationer i organisationen. I dette og efterfølgende kapitel diskuteres det valgte emne med henblik på at fastlægge problemformuleringen, angive rammerne for specialet, samt identificere hvilken analysemodel/-metode der skal anvendes i forbindelse med udarbejdelsen Specialets motivation. Valget af emnet er motiveret af en generel interesse for informationsteknologiske systemer og ledelses- og organisationsteoretiske perspektiver. Dette kom sidst til udtryk i forbindelse med udarbejdelse af hovedopgave omhandlende erfaringsindhentning og bearbejdning i Hæren som elev på Operations- og føringsuddannelsen. Der er således opnået en erkendelse af, at organisationer som helhed har et vitalt behov for at udskille, koordinere og samordne informationer Generel problemstilling. De seneste årtier har været kendetegnet ved, at både enkeltpersoner og ikke mindst organisationer konfronteres med massive mængder af informationer. Dette være sig i form af eksterne informationer fra eksempelvis internet og medierne, samt internt genereret information fra organisationen selv. Dette er ikke mindst et produkt af den teknologiske udvikling, der til stadighed gør det nemmere at udbyde større og mere komplekse mængder af information. Problemet er blot, at man kan antage at mennesker og organisationer ikke kan håndtere al denne information, hvorfor dele, bevidst eller ubevidst, frasorteres eller blokeres, og det vel at mærke informationer der potentielt kunne være vitale for organisationen. Udviklingen har også betydet, at organisationers omverden bliver mere og mere omskiftelig og turbulent. Hvad enten der er tale om en privat eller en offentlig virksomhed, stiller forbrugerne/borgerne/politikerne til stadighed større krav til det produkt, den pågældende organisation leverer. Man kan i forlængelse heraf antage, at informationer, i takt med at de ydre og indre krav til organisationen skærpes og kompleksiteten øges, i stigende grad ignoreres eller på anden måde går tabt som følge af den menneskelige faktor. Hertil kommer, at det ligeledes kan antages, at informationsstøj kan forveksles med reel information, hvilket i sidste ende kan lede til forvirring, desorientering og fejlagtige beslutninger. Det er således i denne ramme at informationssystemer er blevet udviklet og med det formål, at tjene som en hjælp og en aflastning for beslutningstagerne. På trods af at principperne for opbygning af informationssystemer ikke har ændret sig væsentligt de sidste årtier, er der sket et skred i udviklingen på baggrund af større og større hardware- og softwarekapacitet, hvormed systemernes aktualitet er blevet endnu større 1. 1 Curtis & Cobham, pp UKLASSIFICERET 8

10 1.4. Overordnet diskussion af problemstillingen. Situationen er som beskrevet, at beslutningstagerne og øvrigt personale i organisationerne risikerer at blive overvældet af informationer. Der kan her skelnes mellem informationer, der er genereret internt i organisationen, og informationer der bliver fremsendt eller er tilgængelige i omverdenen, og som sådan kan betegnes som eksterne. Ofte modtager organisationen informationer, der ikke er behov for, og som derfor skal frasorteres, men samtidig kan det risikeres, at de informationer der er vitale for organisationen er svære eller umulige at identificere. Faktorer som organisationens struktur, kompleksitet og interne forhold vurderes at have væsentlig indflydelse på disse problemområder. Informationssystemers rolle vurderes at være, at det sikres, at der kan træffes bedre og mere koordinerede beslutninger, men det er ikke sikkert, at dette er muligt i forhold til den måde forskellige organisationer fungerer på. Disse begrænsninger kunne derfor tænkes at være kædet sammen med organisationens opbygning, de beslutningsmodeller og -processer der benyttes, samt det niveau beslutningerne skal træffes på. I henhold til Ansoff kan beslutninger opdeles i operative, taktiske og strategiske beslutninger 2. Disse beslutninger kræver forskellige informationer, og spørgsmålet er, om informationssystemer reelt understøtter disse niveauer. Det kan også antages, at systemerne indeholder de informationer der er nødvendige, men at de formater/output de kan præsentere ikke er anvendelige på det pågældende beslutningsniveau. Beslutningsniveauet vurderes herunder at have direkte sammenhæng med organisationens opbygning og sammenhængen til organisationens beslutningsprocesser vurderes dermed at være givet. Med andre ord er det interessant at foretage en vurdering af, om der er sammenhæng mellem anvendelsen af informationssystemer og organisationsstrukturen, samt anvendelse af informationssystemer og beslutningsprocessen Overordnet problemformulering. På baggrund af ovenstående er det nu muligt at operationalisere den foreløbige problemstilling, der ønskes undersøgt. Formålet med at opstille denne overordnede problemformulering er, at danne en reference, som den efterfølgende opgaveanalyse og identifikation af hovedproblemområder kan relateres til. Det ønskes undersøgt i hvor høj grad informationssystemer er anvendelige indenfor forskellige organisationstyper og på forskellige organisationsniveauer. Det er ligeledes formålet at undersøge sammenhængen mellem en beslutningssituation i en organisation eller et organisationsniveau, og i hvor høj grad systemerne kan anvendes i denne kontekst. Det vurderes i forlængelse af denne overordnede problemformulering at være givet, at der skal anlægges en funktionel vinkel på anvendelsen af informationssystemerne. 2 Enderud, pp UKLASSIFICERET 9

11 1.6. Opgaveanalyse og generel afgrænsning. De efterfølgende afgrænsninger er som grundprincip et produkt af identificerede områder og emner, der er vurderet at have en relevans for behandlingen af informationssystemer i bred forstand. Det er imidlertid ligeledes identificeret, at behandlingen af disse, enten implicit eller eksplicit, falder udenfor den overordnede problemformulering, eller at omfanget af disse er for stort til, at de kan behandles tilstrækkeligt dybt. De konsekvenser, som de foretagne afgrænsninger har for specialets forklaringskraft, søges afdækket i forbindelse med diskussion af den valgte empiri og teori Kultur, struktur og omgivelserne. En organisations specifikke design vurderes i høj grad at være afhængig af et antal interne og eksterne forhold, der kan udtrykkes ved det, der kan betegnes som strukturvariable, arbejdsrelaterede variable og situationsvariable 3. De strukturvariable beskriver forhold vedrørende eksempelvis arbejdets forståelighed, organisationens reaktionsevne, de interne koblinger og forbindelsesmekanismer i strukturen, herunder de etablerede planlægnings- og kontrolsystemer, samt graden af decentralisering 4. De situationsvariable og de arbejdsrelaterede variable udtrykker for eksempel eksterne forhold vedrørende organisationens omgivelser, organisationens tekniske systemer, organisationens størrelse og alder 5. En organisation vurderes, foruden sine enkeltdele, at være defineret af en ideologi eller kultur, der blandt andet tjener til at udvikle organisationens strategi, standardisere organisationens normer, og herunder giver medlemmerne en forståelse af organisationens strategi 6. For at kunne forstå hvordan en organisations enkeltdele fungerer sammen, kan det være hensigtsmæssigt at se på de delsystemer eller de strømme, der eksisterer i organisationen. Disse delsystemer kan beskrives ved henholdsvis et formelt autoritetssystem, et reguleret aktivitetssystem, et uformelt kommunikationssystem, arbejdskonstellationer samt et ad hoc beslutningssystem 7. Sammen udtrykker disse delsystemer den kompleksitet, der udtrykker organisationens funktionsmåde. Gruppedynamikker, og herunder beslutninger, der tages i en grupperamme, vurderes ligeledes i høj grad at være afhængig af ledelsesog medarbejderadfærd. Et væsentligt aspekt i direkte relation til anvendelsen af informationssystemer er vurderet at være implementeringsprocessen, hvilket igen vurderes at være sammenkædet med et antal kritiske succesfaktorer. Disse faktorer kunne blandt andet være ledelsens holdning til anskaffelse og anvendelse af systemet i et strategisk perspektiv, samt medarbejdernes accept af systemet og uddannelse i brug af systemet. Sidstnævnte er vigtigt ud fra en antagelse om, at intet system er bedre end de medarbejdere, der skal betjene det. Ledelsesadfærden vil også have en væsentlig indflydelses på brugen af systemerne 8. Undersøgelser gennemført af blandt andet Mintzberg, Rosemary Steward og Erik Johnsen 9 taler samlet set for, at ledere rent faktisk kun i meget ringe grad udøver ledelse på 3 Sørensen, p Ibid, pp Ibid, pp Ibid, pp Ibid, pp Laudon & Laudon, pp Bakka & Fivelsdal, pp UKLASSIFICERET 10

12 baggrund af rationelle maskingenererede data. Påvirkningsfaktorerne for ledelsesadfærd er langt mere komplekse, og lederen kan faktisk anskues som værende et informationssystem 10 Aspekter vedrørende de ovenstående forhold er relevante, men har vist sig ikke at kunne behandles tilstrækkeligt bredt eller dybt inden for rammerne af specialet. Det er derfor ikke vurderet muligt, at kunne anvende og relatere disse områder med henblik på, at kunne belyse og afdække egentlige problemstillinger forbundet med anvendelse af informationssystemer. Ovennævnte forhold vil derfor alene blive inddraget i et meget begrænset omfang og kun i de tilfælde, hvor det er eksplicit nødvendigt for besvarelsen af problemformuleringen. Samlet set betyder ovenstående, at der ikke tages afsæt i eksisterende og navngivne organisationer, og at der herunder ikke anvendes casestudier til besvarelse af problemformuleringen. Dette skyldes, at det er vurderingen, at en sådan indfaldsvinkel vil kræve en nærmere beskrivelse af blandt andet virksomhedskultur, herunder ledelses- og medarbejderadfærd, samt en identifikation af de specifikke designparametre, interne koblinger med videre. Det er dermed også givet, at det ikke er muligt at analysere og beskrive en eventuelt indbygget modsætning mellem det man kunne kalde organisationens regulative og statiske styringsdiskurs, den normative og dynamiske operative diskurs, og den deraf afledte indflydelse på anvendelsen af systemerne Effektivitet og økonomi. Ovenstående afsnit leder direkte over i et andet skisma. Dette skisma består i at identificere hvornår en information er anvendelig og herunder at identificere, om den bidrager til øget effektivitet for organisationen. En umiddelbar forudsætning for at kunne tage stilling til dette spørgsmål vil være en behandling af begrebet effektivitet, hvor det vurderes relevant yderligere at opdele effektivitetsbegrebet i indre- og ydre effektivitet. Effektivitetsvurderingen knytter sig dermed snævert til organisationens målsætning 11 og effektivitetsbegrebet knyttes traditionelt til økonomiske-tekniske mål, men kan i princippet benyttes på alle typer af mål. I forhold til den indre effektivitet vurderes det væsentlige aspekt i specialets kontekst, at være relationen til hvilke omkostninger, der er forbundet med at fremskaffe informationer. Det kan antages, at fremskaffelse af de informationer, der vil kunne forbedre beslutningerne bliver dyrere end den reelle nytteværdi af beslutningen. En marginal forbedring i organisationens evne til at håndtere informationer indenfor et givent område, vil således i visse tilfælde kunne stå i et misforhold til den økonomiske konsekvens, som en afledt øget effektivitet vil afstedkomme. I forhold til den ydre effektivitet vurderes det relevante aspekt at være anvendelsen af informationssystemer og den afledte effekt på produktionen og produktiviteten. I direkte forlængelse heraf vurderes anvendelsen af årsværk at være en kritisk ressource for alle organisationer. De konsekvenser som anskaffelse og anvendelse af informationssystemer kan tænkes at have på effektiviteten, og herunder de afledte forhold til den samlede anvendelse af årsværk, må derfor analyseres af organisationen. 10 Bakka & Fivelsdal, p Enderup, p UKLASSIFICERET 11

13 I de ovenstående tilfælde kan det antages, at effektivitetsvurderingen må være baseret på en bred helhedsforståelse for anvendelsen af organisationens samlede midler og dermed en analytisk velfunderet cost-benefit betragtning, samt en identifikation af de risikofaktorer der kan være forbundet med anskaffelsen og anvendelsen. Organisationens effektivitet, og evnen til at agere effektivt, vurderes ligeledes at være direkte afhængig af den struktur organisationen har. Dette er tilfældet, idet enhver organisation må antages at ville opbygge en hensigtsmæssig struktur og tilrettelægge en hensigtsmæssig styring for at være effektiv. De ovennævnte forhold vedrørende effektivitet har vist sig ikke at kunne behandles tilstrækkeligt inden for rammerne af specialet, og da der ikke tages udgangspunkt i navngivne organisationer, kan den specifikke sammenhæng til disse forhold ikke udledes. Det vurderes således ikke muligt at foretage en egentlig kobling mellem effekten af anvendelse af informationssystemer og den relative eller absolutte grad af effektivitet dette afføder for organisationen. Anvendelsen af informationssystemerne kan derfor heller ikke relateres til et organisatorisk udviklings- eller optimeringsaspekt. I forbindelse med skrivning af specialet har behandling af effektivitet i relation til beslutningstagen vist sig at være særdeles vanskeligt, idet effektivitetsbegrebet her vurderes at ville være kraftigt præget af perception. Hvad der opfattes som effektivt for nogle, vil opfattes som ineffektivt for andre, specielt hvis der er forskellige mål for parterne. Dette kan betyde at effektivitetsbegrebet skal operationaliseres i forhold til den konkrete problemstilling, hvilket ikke vurderes tilstrækkeligt muligt indenfor rammerne af specialet. For at kunne belyse og perspektivere den overordnede sammenhæng mellem en beslutning og anvendelsen af informationssystemer, er det dog fundet nødvendigt, at foretage en meget generel indføring i begrebet effektivitet specifikt i relation til beslutningsprocesser Information og informationssystemer. Et centralt element og en forudsætning for at informationssystemer kan nyttiggøres i organisationen vurderes at være, at de tilgængelige informationer eller data er valide. Valide informationer vurderes i denne kontekst at måtte bero på et veldefineret sæt af regler, der styrer, korrelerer, filtrerer og behandler data, så de efterfølgende kan klassificeres som information. Behandlingen af disse regler og deres specifikke applikation vurderes at have en snitflade til besvarelsen af den overordnede problemformulering. Dette område har dog vist sig at være for omfattende til at kunne behandles tilstrækkeligt. De specifikke elementer og processer indeholdt i sådanne formelle regler, som også kan betegnes som information management, behandles altså ikke. Da der ikke tages udgangspunkt i eksisterende og navngivne organisationer eller anvendes casestudier, vurderes det ikke muligt at beskrive og relatere specifikke IT-løsninger. Hermed skal forstås de kommercielle systemer og løsninger, der er på markedet i dag Hovedproblemområder. Med henblik på at kunne besvare den overordnede problemformulering skal der gennemføres en analyse for at udlede og identificere de krav og kriterier, som skal danne basis for UKLASSIFICERET 12

14 besvarelsen. Ligeledes skal de endelige og specifikke problemstillinger identificeres med henblik på at kunne formulere den endelige problemformulering Organisationsteori. Formålet med at beskrive forskellige organisationstyper er alene interessant i relation til specialets hovedfokus. I forhold til den overordnede problemformulering skal teori og relaterede aspekter derfor alene anvendes til en analyse af, hvor i organisationen og i hvilke organisationer informationssystemer kan anvendes, eller hvor de bedst anvendes. Udledt heraf forstås organisering og organisationsstruktur således som et udtryk for den overordnede modulære organisering, og indeholder dermed ikke en beskrivelse af detailorganisationen. I forbindelse med behandlingen af det organisatoriske element i specialet har det dog vist sig at begreber som for eksempel decentralisering, koordination og omgivelsernes stabilitet må indgå om end i begrænset omfang. Dette ændrer dog ikke ved den generelle afgrænsning vedrørende blandt andet kultur, interne processer m.v. Begreberne vil kun blive introduceret, hvor det vurderes essentielt for den samlede forståelse og uden en detaljeret redegørelse. Det forudsættes derfor, at læseren af specialet har en forudgående viden omkring organisationsteori. Det er som tidligere nævnt ikke vurderet muligt at foretage en egentlig kobling mellem effekten af anvendelse af informationssystemer og den relative eller absolutte grad af effektivitet, dette afføder for en organisation. Der må derfor foretages den forudsætning, at organisationer i et teoretisk perspektiv er effektive. Det teoretiske design afspejler altså den effektive organisation, der har sit aktuelle design i direkte relation til det formål, den produktion og de interne og eksterne udfordringer den pågældende organisation har. Der kan dermed fokuseres på organisationens og dens delelementers anvendelse af informationssystemer eller med andre ord, i hvor høj grad informationssystemer vurderes at kunne anvendes generelt eller specifikt i forskellige organisationstyper. På baggrund af ovenstående taler dette samlet set for en strukturel og normativ tilgang til organisationsteori. Et sådant perspektiv vurderes at kunne tilvejebringe de nødvendige og håndterbare elementer, der skal danne basis for vurderingen af anvendelse af informationssystemer i forskellige organisationstyper Beslutningsmodeller. En organisations beslutningsmodeller og processer er identificeret som et væsentligt aspekt, i relation til den måde organisationen fungerer på. Det skal her igen understreges, at formålet med at inddrage beslutningsteori, er at analysere de sammenhænge der er relevante i tilknytning til brugen af informationssystemerne. Formålet er med andre ord at identificere, om der er forskel i brugen af systemerne, afhængig af hvilken beslutningsmodel organisationen anvender. Behandling af dette felt kan overordnet set ikke ske i en kultur- eller en social konstruktivistisk ramme. Under skrivningen af specialet har det imidlertid vist sig, at en stringent normativ og rationel tilgang til beslutningsprocesser ikke er mulig, med mindre behandlingen af emnet skulle miste sin samlede forklaringskraft. UKLASSIFICERET 13

15 Introduktionen af emner relateret til personers interaktion er derfor set nødvendige, med henblik på at kunne perspektivere systemernes anvendelse. Det vurderes dog at fremstå eksplicit for læseren, at sådanne forhold er inddraget. Samlet set vurderes det, at behandlingen af beslutningsprocesser skal baseres på beslutningsteoretiske modeller der er bredt applikerbare, og som kan beskrives ved et antal specifikke/distinkte faser og funktioner. Med udgangspunkt i disse kriterier vurderes det muligt at belyse beslutningsproblematikkerne bredt i forhold til anvendelsen af informationssystemer. Som det fremgår tidligere, vil behandlingen af effektivitet blive reduceret til en meget generel indføring i begrebet, og dette i direkte og specifik sammenhæng med behandlingen af beslutningsprocesser. Formålet er alene at kunne foretage en relativ kvalificering af den effektivitet, der kan udledes af den enkelte beslutningsmodel. Der er altså tale om den relative effektivitet af beslutningsmodellen set i forhold til den relative anvendelse af informationssystemer med henblik på, at støtte den pågældende beslutningssituation Informationssystemer. Det er indledningsvis væsentligt at slå fast, at informationssystemer skal betragtes som et hjælpeværktøj, der bedst muligt skal understøtte organisationens arbejde. Indførelse af systemerne er således ikke et mål i sig selv og har kun sin berettigelse, såfremt det skaber en platform, der understøtter organisationen. Set i rammen af de perspektiver der er anlagt vedrørende organisationsteori og beslutningsmodeller, vurderes det implicit givet, at dette underbygger den funktionelle tilgang til beskrivelsen af informationssystemerne. Ved informationssystemer forstås et system, der overordnet set består af tre hovedaktiviteter. Disse tre hovedaktiviteter er input, behandling og output. Systemets input samler rå data fra organisationen og dens omgivelser, hvorefter disse behandles til information. Output består herefter i at sprede informationen til de rette personer i organisationen. Opbygningen af informationssystemer må derfor være baseret på et antal konventioner og et systemdesign, der skal sikre et sammenhængende flow fra data over information til en målrettet disseminering til brugerne. Det forudsættes herunder, at der er etableret formelle systemer, der tilsikrer validitet og integritet af såvel data som informationer 12. Systemerne kunne strengt taget tænkes at være manuelle, men i relation til dette speciale tages alene udgangspunkt i de computerbaserede systemer. I forbindelse med gennemgangen af empiri til brug for redegørelsen for de enkelte systemer, stod det hurtigt klart, at der var stor risiko for, at redegørelsen kunne blive endog meget teknisk betonet. Set i forhold til den overordnede problemformulering, og den valgte funktionelle tilgang, vurderes det dog, at der kan foretages en kraftig nedtoning af det tekniske aspekt. Der skal i stedet beskrives de almindelige typer af systemer, og herunder de generelle karakteristika og funktionaliteter de indeholder. Specialet tager derfor udgangspunkt i en overordnet typebeskrivelse af de mest anvendte informationssystemer. Denne beskrivelse og efterfølgende inddragelse i analysen, har til formål at identificere de muligheder og begrænsninger, de beskrevne systemer måtte give for en organisation og dens delelementer. 12 Laudon & Laudon, pp UKLASSIFICERET 14

16 Sammenfatning. Den foretagne analyse vurderes at give, at specialet alene indtager en teoretisk indfaldsvinkel til såvel informationssystemer, organisationsteorier som beslutningsmodeller. Vægten vil være lagt på civile kommercielle strukturer og deres generelle organisering, da disse vurderes at have flest facetter i relation til emnet. Iagttagelsesperspektivet vurderes dermed at kunne belyse og afdække de nødvendige delelementer, med henblik på at kunne besvare problemformuleringen med en tilstrækkelig bredde og dybde. Udledt af ovenstående er der identificeret følgende hovedproblemområder, der ønskes behandlet i specialet: I hvor høj grad kan forskellige organisationstyper og deres delelementer anvende informationssystemer? Hvorledes er informationssystemer anvendelige på de enkelte beslutningsniveauer? Kan det identificeres at nogen organisationstyper har større nytte af at anvende informationssystemer end andre? Hvilke beslutningsmodeller er mest velegnede til brug af informationssystemer? Kan der identificeres en beslutningsmodel, der er bedst anvendt i respektive organisationstyper og på respektive organisationsniveau, og hvad er den deraf afledte samlede anvendelse af informationssystemer? 1.8. Problemformulering. Med udgangspunkt i de identificerede problemområder og sammenholdt med de tidligere identificerede rammer, opstilles specialets endelige problemformulering således: "På baggrund af en redegørelse for informationssystemer gennemføres en analyse af organisationstyper og beslutningsmodeller med henblik på at give svar på, i hvilken grad informationssystemer er brugbare i forskellige organisationstyper og på de enkelte organisationsniveauer. Analysen skal ligeledes søge at besvare i hvilken grad systemerne er brugbare i relation til den beslutningsmodel, der kan identificeres som værende den bedst anvendte i pågældende organisationstype og på respektive organisationsniveau." 1.9. Læsevejledning og formalia. Specialets målgruppe forudsættes at have en grundlæggende viden om organisations- og ledelsesteori, hvorfor redegørelse for disse forhold kan reduceres til en begrænset og kort gennemgang. Formalia er som angivet i Uddannelsesdirektiv for STK , bilag 8 (Vejledning i udarbejdelse af speciale), bilag 10 (Formalia for skriftlige arbejder på stabskursus) samt de retningsliner, der er givet i forbindelse med faget metodelære. Kildereferencer er angivet som fodnoter, hvor forfatteren er angivet som forkortelse for den anvendte kilde. De nærmere detaljer vedrørende den aktuelle kilde kan findes i specialets litteraturliste (tillæg A). De anvendte kilder er alle åbne kilder, hvorfor specialet i sin helhed kan klassificeres UKLASSIFICERET. UKLASSIFICERET 15

17 2. TEORIAPPARAT/ANALYSE- & METODEVALG 2.1. Generelt. Med udgangspunkt i den gennemførte opgaveanalyse er formålet med nærværende kapitel at beskrive grundlaget for valg af empiri/teori, samt at beskrive og diskutere den valgte analysemetode og model for specialet. Der er overordnet set valgt en eksplorativ tilgang til arbejdet med at besvare problemformuleringen. De foretagne afgrænsninger og den efterfølgende identifikation af hovedproblemområder har derfor i vid udstrækning været styrende for valg af empiri/teori Valg af empiri Organisationsstrukturer. Med henblik på at kunne relatere anvendelsen af informationssystemer i en organisatorisk og strukturel ramme, er der valgt at tage udgangspunkt i Mintzbergs, Structure in Fives 13. Ved at tage udgangspunkt i Mintzberg vurderes det, at der dermed anlægges en balanceret strukturel tilgang til emnet, som direkte kan relateres til den ønskede funktionelle tilgang til anvendelsen af systemerne. Mintzberg er ligeledes valgt, da han vurderes at være en anerkendt og nutidig organisationsteoretiker, og at hans teori er en udbygning af såvel den klassiske som den nyere organisationsteori. Der opnås dermed et nutidigt afsæt for specialet. Mintzberg har kontinuerligt udviklet og bearbejdet sin teori siden den i sin oprindelige form blev introduceret i Dette betyder blandt andet, at han har udvidet sin beskrivelse af organisationens basale elementer til også at indeholde ideologi 14. Der opstår hermed i direkte forlængelse heraf en problemstilling i forhold til behandlingen af ideorganisationen 15, der er en tilføjelse i forhold til de oprindelige fem organisationsformer. Problemstillingen opstår, idet ideorganisationen er kendetegnet ved næsten udelukkende at være drevet af ideologi og indoktrinering, og at denne organisationsform er stort set formløs og ikke indeholder de basale elementer 16. Da kultur, og dermed ideologi, ikke behandles som en del af dette speciale, og da ideorganisationen ikke indeholder en egentlig form som informationssystemerne kan relateres til, giver det derfor ingen mening at behandle denne organisationsform nærmere Beslutningsmodeller. Med udgangspunkt i de opstillede kriterier, som de beslutningsteoretiske modeller skal leve op til, er Mintzbergs teori ikke vurderet egnet til at behandle emnet. Mintzbergs teori indeholder på dette område en beskrivelse af organisationsstrømme, koblinger og en næsten eksklusiv anvendelse af ad hoc beslutningsprocesser. I forhold til besvarelsen af problemformuleringen vurderes teorien således ikke at indeholde den rette forklaringskraft i relation til formålet med at inddrage beslutningsmodeller. For at belyse anvendelsen af informationssystemerne i relation til organisationens beslutningsmodeller og processer, inddrages derfor i stedet beslutningsmodeller i form af de analytiske-, politiske- og anarkiske modeller Robbins, pp Sørensen, p Ibid, p Ibid, pp Enderud, pp UKLASSIFICERET 16

18 Disse modeller vurderes at opfylde kriterierne i relation til at være bredt applikerbare og at indeholde de ønskede distinkte faser, der dermed muliggør den ønskede behandling Informationssystemer. Det interessante er, som tidligere nævnt, den mulige funktionelle anvendelse og applikation af systemerne og herunder de afledte implicitte og eksplicitte implikationer anvendelsen vil have i relation til generelle organisationsstrukturer og beslutningsmodeller. Mængden af empiri inden for dette område er særdeles omfattende, og det grundlæggende valgkriterium for udvælgelse af empiri har derfor været muligheden for en ikke-teknisk beskrivelse af karakteristika og muligheder ved de enkelte systemer. Med henblik på at beskrive de almindelige og generelle typer af informationssystemer, er der fundet egnet empiri i form af et antal lærebøger, der såvel generelt som specifikt beskriver systemerne. Kilderne er valgt med henblik på at tilsikre integriteten i redegørelsen, samt med henblik på at kunne perspektivere emnet bredt. Det er i forbindelse med læsning af empiri fundet nødvendigt, at indlede specialet med en generel definitions- og begrebsafklaring Analysemetode og model. Der vælges overordnet set en deskriptiv analyse i forbindelse med udarbejdelsen. En sådan separat behandling af specialets delelementer vurderes nødvendig, med henblik på at tilvejebringe de nødvendige delkonklusioner i en overskuelig og logisk rækkefølge. I forlængelse af redegørelsen for såvel informationssystemer, organisationsteori og beslutningsmodeller vil der blive foretaget en diskussion. Denne diskussion har til formål at afdække gyldighed, muligheder og begrænsninger set i relation til specialets genstandsfelt. Diskussionerne vil herudover blive anvendt til at formulere specialets afsluttende perspektivering. Dette indebærer at specialet, foruden foregående og nærværende kapitel samt et generelt definitions- og begrebsafklarende kapitel, indledes med en redegørelse for informationssystemer. Kapitlet indeholder ligeledes diskussion af empirien og en sammenfatning. De to efterfølgende analysekapitler skal herefter relateres til dette kapitel, med henblik på at besvare respektive dele af problemformuleringen. De to efterfølgende analysekapitler gennemføres som en deskriptiv analyse af henholdsvis Mintzbers Structure in Fives og de valgte beslutningsmodeller. Hvert kapitel afsluttes, foruden en samlet delkonklusion, med en diskussion af de valgte teorier. I delkonklusionerne foretages koblingen til redegørelseskapitlet med henblik på at identificere henholdsvis den relative anvendelsesgrad af systemerne i strukturelementer og organisationstyper og den relative anvendelse af systemerne i de enkelte beslutningsmodeller. På baggrund af delkonklusionerne fra de to analysekapitler gennemføres en sammenfattende analyse og diskussion, med henblik på at identificere hvilken beslutningsmodel der vurderes bedst anvendelig i relation til respektive organisationstype samt i relation til respektive beslutningsniveau i organisationen. Ligeledes gennemføres der en afsluttende diskussion af specialets samlede mængde af delkonklusioner. UKLASSIFICERET 17

19 Grundlaget for at formulere specialets samlede konklusion er således tilvejebragt, og i forlængelse af konklusionen udarbejdes specialets perspektivering på baggrund af de forhold, der er identificeret i de diskussioner af teori/empiri, der er gennemført i tidligere. Der differentieres ikke i vægtningen af de enkelte analysekapitler, da de vurderes at have lige stor betydning i forbindelse med specialets konklusion. Med henblik på at synliggøre sekvenseringen, indholdet og formålet med specialets delelementer opstilles således en model for specialet, der grafisk fremgår af figur 1 (tillæg B) Diskussion af model og metode. Formålet med nærværende afsnit er at gennemføre en diskussion af den valgte analysemodel og metode for så vidt angår at afdække kritik, muligheder og begrænsninger i den valgte fremgangsmåde. Det skal bemærkes, at diskussionen af de valgte teorier og den valgte empiri, som tidligere nævnt, foretages i forlængelse af respektive kapitler, med henblik på at opnå en læsevenlig sammenhæng mellem introduktionen af den valgte teori/empiri og den tilhørende diskussion. Da besvarelsen af problemformuleringen ikke er baseret på målbare egenskaber i tilknytning til en definition eller et grundlag, der på anden måde kan måles og kvantificeres, vurderes det umiddelbart givet, at der gennemføres en kvalitativ analyse. Dette understøttes af, at der må anlægges en eksplorativ tilgang for at forstå og fortolke den anvendte empiri, med henblik på at kunne besvare problemformuleringen. Analysen har således det indbyggede kendetegn, at den skal søge at kvalificere begreber og begrebssammenhænge. I forhold til begreberne er det således væsentligt, at der lægges tyngde i identifikationen af relationelle- og processuelle kendetegn mellem Mintzbergs organisationsteori, beslutningsmodellerne og informationssystemerne. En konkret problemstilling i forhold til den samlede validitet af specialet er det faktum, at den udvalgte empiri ikke er skrevet med det specifikke formål at besvare den opstillede problemformulering. Umiddelbart vurderes dette dog ikke kritisabelt, da formålet med specialet ellers reelt ville bortfalde. Problemstillingen består derimod i, at kvalificeringen og identifikationen af begreberne og de relationelle- og processuelle kendetegn i udpræget grad må baseres på en analysemæssig vurdering og syntese. Til trods for at specialets formål er at gennemføre en analyse, kan tilstedeværelsen af et subjektivt element i fortolkningen af empirien ikke udelukkes. Specialets respektive diskussioner vurderes at kunne identificere, i hvor høj grad dette har indflydelse på specialets samlede forklaringskraft. Mængden af empiri omhandlende såvel organisations- og beslutningsteori samt informationssystemer er særdeles omfattende, og har derfor, hverken helt eller delvist, kunnet inddrages og behandles. I forbindelse med udvælgelsen af empiri er der således indlagt et yderligere kvalitativt element. Som anført tidligere behandles den udvalgte empiris konkrete betydning for specialets validitet senere i specialet, men i forhold til den overordnede validitet betyder udvælgelsen af empiri en begrænsning i den nuancering, der kan opnås. UKLASSIFICERET 18

20 Konkret betyder dette, at fraværet af et omfattende empirisk grundlag må begrænse muligheden for at udvide og udvikle begrebsrammen samt forståelsen og identifikationen af de ønskede sammenhænge. Specialets samlede forklaringskraft bliver dermed proportionalt mindre. Et sidste kvalitativt forhold der kan identificeres, er kilders tilgang til respektive emner. Forfatteren kan have taget udgangspunkt i såvel kvalitative som kvantitative undersøgelser, der kan være gennemført af forfatteren selv eller af andre. Forfatterens fortolkning af materialet vil derfor være bestemmende for holdbarheden af den enkelte kilde. Da der jf. Forsvarsakademiets vejledning for udarbejdelse af specialer ikke skal foretages egentlig kildekritik, behandles dette element ikke yderligere. I stedet fokuseres der, i forbindelse med diskussion af empirien, alene på en identifikation af empiriens gyldighed, muligheder og begrænsninger set i relation til specialets genstandsfelt. Den opstillede model og anvendelsen af en henholdsvis deskriptiv- og sammenfattende analyse er valgt på baggrunden af behovet for at udlede de førnævnte relationelle- og processuelle kendetegn mellem informationssystemerne, Mintzbergs organisationsteori og beslutningsmodellerne. De to analysemetoder vurderes at være velegnet, med henblik på at opnå den nødvendige fleksibilitet, og skaber dermed grundlag for at kunne udlede de ønskede sammenhænge og dermed danne rammen for besvarelse af problemformuleringen. I relation til anvendelsen af en deskriptiv analyse kan der dog identificeres en kritik i forhold til analysemetodens natur. Da analysen gennemføres kontinuerligt, og i direkte sammenhæng med redegørelsen for den valgte teori, kan behandlingen fremstå mekanisk og lidt læsevenlig. Dette forhold er søgt afhjulpet ved i størst mulig grad at udlede delkonklusioner samlet for eksempelvis alle organisationstyperne, frem for at delkonkludere efter hver enkelt organisationstype. Det vurderes, at der dermed er opnået en balance mellem nærhed i analysen og behovet for at skabe en overskuelig sammenhæng mellem redegørelse og afledte delkonklusioner. Den opstillede model er således direkte og specifikt valgt, med henblik på at kunne foretage en systematisk og sekventiel behandling og besvarelse af problemformuleringen. Der er, i forhold til den opstillede model, ikke identificeret egentlige begrænsninger i forhold til specialets gyldighed, og den vurderes derfor at underbygge og facilitere besvarelsen. Samlet set vurderes anvendelsen af den valgte model og metode at betyde, at der i forbindelse med analysen ikke kan identificeres absolutte kausale sammenhænge mellem anvendelsen af informationssystemer og den organisatoriske- eller den beslutningsmæssige ramme. Der kan således ikke udledes egentlige absolutte delkonklusioner, men derimod i alene relative konklusioner. I praksis betyder dette, at der alene kan udledes den generelle relative anvendelsesgrad af informationssystemerne i respektive organisationstype og på respektive organisationsniveau, samt den relative anvendelse af systemerne i forhold til beslutningsmodellerne. En tilsvarende relativ anskuelse kan dermed også kun anlægges i forbindelse med at udlede sammenhængen mellem den generelle relative anvendelse af systemerne i respektive organisationstype og på respektive organisationsniveau og den relative anvendelse af systemerne i tilhørende bedst anvendelige beslutningsmodel. UKLASSIFICERET 19