Servicegruppens arbejde

Transkript

1 ACA Voksne Børn af Alkoholikere og andre dysfunktionelle familier Servicegruppens arbejde Procedurevejledning for arbejdet i ACA Danmarks servicegruppe (ACA SG Danmark) Dette dokument er senest blevet opdateret den 30/ Forkortelser: SG: Servicegruppen SGM: Servicegruppemøde SGR: Servicegrupperepræsentant SU: Serviceudvalg WSO: Verdensserviceorganisationen ABC: Den Årlige Forretningskonference Servicegruppens formål: Servicearbejdet i ACA har til formål at tjene ACA-fællesskabet i henhold til De Tolv traditioner. Vi henholder os til traditionerne i alt arbejdet og afviklingen af møderne. Vi husker især Anden tradition: Vore ledere er kun betroede tjenere, de bestemmer ikke. SG er en overordnet gruppe, der fastlægger alt, hvad der berører ACA i hele Danmark. SG er sammensat af medlemmer fra de enkelte grupper. SG er som alt i ACA styret af de Tolv Trin og de Tolv Traditioner samt de retningslinjer og principper, som kan læses i den WSO-godkendte litteratur. På grundlag heraf har SG truffet følgende beslutninger om sit eget virke: Der er SGM hver 3. måned (februar, maj, august og november), typisk sidst på måneden, men datoen aftales fra gang til gang. Mødet holdes om søndagen, normalt kl På hvert SGM fastsættes datoerne for de næste to SGM. De 4 årlige møder afholdes på skift i København, en fynsk by, en sjællandsk by og en jysk by. Mødeleder er fra den by, hvor SGM holdes. Mødeleder sikrer, at dagsordenen overholdes, og slutter diskussioner, der kører i ring. Beslutninger sammenfattes. Man skal have været til mindst 2 servicegruppemøder, før man kan være mødeleder. Referatet skal blot være et beslutningsreferat. Referatet sendes ud senest 14 dage efter SGM - evt. af én, der samarbejder med referenten. Referatet udsendes pr. via postlisten fra mødelisteudvalget. Desuden lægges det i Servicegruppens arkiv. En anonymiseret udgave af referatet sendes til webmaster, som lægger det på hjemmesiden. Enten referent eller referent-suppleant er fra kommunikationsudvalget og tjekker, at referatet er letlæseligt. Dagsordenen består under punkt 7 af de indkomne punkter i kronologisk orden dvs. først punkter, der er overført fra den forrige dagsorden, så punkter, der dukkede op på seneste SGM, og endelig punkter, der er indkommet mellem seneste SGM og udsendelse af dagsordenen. Dagsordenen skal lægges på hjemmesiden senest 4 uger inden SGM Side 1 af 8

2 Standard-dagsorden for SGM: 1. Velkomst med oplæsning af ACA s formålsparagraf og sindsrobøn 2. Valg af mødeleder, ordstyrer, referent, suppleant til referent 3. Kort navnerunde med navn og gruppetilhørsforhold samt nyt fra ACA-grupperne (kort) 4. Godkendelse af dagsorden og tidsplan for mødet 5. Godkendelse af referat fra sidste SGM 6. Status fra kasserer/økonomiudvalg samt de øvrige SU (se hele listen nedenfor). 7. Øvrige punkter a), b), c) osv. (fra sidste SGM og indkommet siden) 8. Eventuelt 9. Fastsættelse af dato for næste 2 SGM; valg af: a) en ansvarlig til at indsamle punkter og udsende dagsorden til næste SGM, b) mødeleder og c) referent for næste SGM 10. Kort evalueringsrunde 11. Afslutning og sindsrobøn 6. Status fra SU. Dette er et statuspunkt, og der kan ikke vedtages noget under dette punkt. Det henstilles, at der derfor ikke startes diskussioner under dette punkt. 7. Indkomne punkter skal være beskrevet så komplet, at en gruppe kan diskutere punktet og nå en gruppesamvittighed udelukkende ved at læse dagsordenen og eventuelle bilag. Hvis et tidligere punkt resulterer i, at et udvalg bliver nedsat for at producere et dokument, flyttes punktet op til pkt. 6, Status fra SU, indtil udvalget kan præsentere sit dokument i form af et bilag, der sendes ud sammen med dagsordenen. Standard-dagsordenen suppleres med bemærkninger om tidligere beslutninger. Hvis det f.eks. er besluttet, at et udvalg skal producere noget til hjemmesiden, kan udvalgets statuspunkt være suppleret med ordene er der produceret noget til hjemmesiden?. Dette for at give mulighed for at følge op på tidligere beslutninger. Man kan altid sende nye dagsordenpunkter til servicegruppens adresse. Så længe en ny dagsorden ikke er sendt ud, bliver punkterne sendt videre til referenten. Ellers bliver de gemt til den næste dagsorden. Frist for punkter til førstkommende dagsorden er 1 måned inden et SGM. Sådan afvikles et SGM (Minut-guide for mødeledere): Det er kun under punkt 7, der kan startes diskussioner og træffes beslutninger. De øvrige punkter er kortfattede statuspunkter. Mødelederen sikrer, at dagsordenen overholdes, og kan slutte diskussioner, der kører i ring. Beslutninger, der påvirker alle danske grupper (såsom hvordan hattepengene bliver brugt), kan kun træffes, når punktet via en dagsorden har været ude i grupperne. Undervejs holdes 2 pauser på hver 10 min. Hvis du er ny i SGM, er der lejlighed til at stille spørgsmål m.v. i pauserne Side 2 af 8

3 Øverst på dagsordenen er der en henvisning til, at nye SGR er og andre SGM-interesserede kan orientere sig i dokumentet Servicegruppens arbejde, samt hvor på hjemmesiden det ligger. Dagsordenen lægges på hjemmesiden i en anonymiseret udgave (navne erstattes af initialer, personlige telefonnumre slettes, og adresser sløres). Skemaet Nyt fra grupperne udsendes som bilag til dagsordenen. Kommunikationsudvalget sikrer, at dette bliver gjort. Referenten har lov at afbryde for at sikre, at der bliver skrevet det rigtige i referatet. Dokumentet Servicegruppens arbejde opdateres af referenten for at fastholde de beslutninger om SG s arbejde, der blev truffet på seneste SGM. Det hentes ned fra hjemmesiden, opdateres og sendes til webmaster, der lægger den nye udgave op. NB! Ændringer træder først i kraft pr. 1. februar. Ændringer, der endnu ikke er trådt i kraft, nævnes til sidst i dokumentet. Ordstyrer fører talerliste efter behov. SG-sekretær: har alle referater og modtager afbud. Det er ikke obligatorisk at have en sekretær. Transport til SGM: gruppen betaler for sin SGR, hvis den kan, ellers betaler SG. Bemærk: rejsen skal foretages billigst muligt. Kontakt til SG foregår via . Alle er velkomne til at deltage i debatten. Kasserer: Hvis kassereren skal hæve over kr., skal suppleanten også skrive under. Kassereren sikrer, at der altid er en buffer på til rådighed (svarende til 3 måneders løbende udgifter). Årsregnskabet revideres sammen med en revisor. Der sendes kr. til WSO hvert år. Hvis regnskabet viser et overskud, udover budgetterede udgifter og bufferen, sendes overskuddet til WSO. Serviceudvalg: Der er til enhver tid et antal SU under SG, nogle af dem på bare én person. Hvert SU har sit eget dokument, der beskriver opgaver, arbejdsgang osv. Ud over, at SG får kopi en gang imellem, kan du kontakte SU et selv, hvis du gerne vil have indsigt. Hvis du ønsker at kontakte et SU pr. telefon, kan du ofte finde numrene i referaterne (bemærk, at numrene skifter afhængigt af, hvem der er medlem). Udvalgenes adresser: se nedenfor. adresser - bagefter: SG-sekretær Litteratur Bogsalg Mødeliste Økonomi/ kasserer Hjemmeside Kommunikation Koordinering Kontakt Forretningsudvalg servicegruppen litteratur bogsalg grupper oekonomi webmaster kommunikation koordinering kontakt fu Side 3 af 8

4 Serviceudvalgene og deres formål: Forretningsudvalg Litteratur Bogsalg Mødelisten Økonomi /kasserer Hjemmeside Koordinering Kontakt Dette udvalg kan træffe beslutninger i mindre sager, der haster, så man ikke skal vente til næste SGM. Beslutningerne forelægges SG til endelig stillingtagen. Med mindre sager menes i økonomisk henseende maksimalt kroner. Forretningsudvalget er sammensat således: Kassereren er fast medlem, og de øvrige fire medlemmer vælges blandt følgende udvalg: Kontakt, Bogsalg, Litteratur/oversættelse, Mødeliste, Hjemmeside og Internationalt udvalg. Ét af disse fire medlemmer kan også være et menigt SG-medlem, som er SGR for en ACA-gruppe. Dette udvalg udvikler ny litteratur, f.eks. ved at sørge for oversættelse af amerikanske udgivelser. Dette udvalg sælger litteratur. Det er vitalt, at denne post er besat. Først bestiller man, primært via , og så betaler man - ikke omvendt. Bestilling: hvilke bøger skal du have, og hvilket antal + modtager-adresse. Mødelisten kan rekvireres pr. . Listen sendes på papir til alle grupper hvert kvartal, sammen med SGM-referatet. Den sendes også til forskellige behandlingssteder. Udvalget sikrer også, at den internationale hjemmeside er opdateret. Det er vitalt, at denne post er besat. Når du sætter penge ind på ACA's konto, husk da at skrive, hvem du er (f.eks. Nykøbing F. gruppen ), og hvad pengene dækker (fx. hattepenge ). Dette udvalg har både en konto og en kassebeholdning. Der bør være en suppleant for kassereren. Konto: Nordea Bank, reg. nr. 2252, konto nr Vedligeholder hjemmesiden. Opdateringer vedrørende SG eller SU skal konfereres med FU og de pågld. SU. Koordinerer ACA s deltagelse i AA s landsmøde, Stevnstræf m.m. sikrer, at en ACA er, en mødeguide samt emner for møderne er på rette tid og sted. Tager sig af al skriftlig kommunikation til og fra SG Repræsentation SG- og SU-møder er åbne for alle ACA-medlemmer. Alle har taleret. Basis for servicearbejdet er ACAgrupperne i Danmark, der alle opfordres til at udpege en grupperepræsentant (og suppleant efter behov) i henhold til Anden Tradition. Hver ACA-gruppe og hvert SU opfordres til at sende mindst én repræsentant til SG-møderne med mandat til at varetage gruppens/su ets interesser Side 4 af 8

5 Ud over, at man skal have været medlem af ACA i mindst ét år, vælger hver ACA-gruppe selv, hvilke kriterier deres SGR skal opfylde. SG anbefaler disse vejledende kriterier: At man har været medlem af ACA mindst ét år. At man har erfaring med trinarbejde og traditioner. Beslutninger Beslutninger træffes på møderne. Så vidt det overhovedet er muligt, træffes alle beslutninger i enighed i henhold til Traditionerne. Det kræver, at følgende holdes på sinde: Mødelederen må påtage sig ansvaret for, at enkeltpersoner ikke ved deres adfærd hindrer arbejdets gang (Første Tradition). Er der større mindretal, og kan et kompromis ikke nås, må beslutningen udsættes til næste møde. I undtagelsestilfælde kan der foretages afstemning, når der er stor tilslutning til, at en beslutning er vigtig og emnet har været diskuteret på flere møder. Der er én stemme pr. ACA-gruppe i Danmark. Almindeligt stemmeflertal afgør. SG og WSO WSO s bestyrelse er et serviceorgan, hvis opgave er at udøve ACA Verdens gruppesamvittighed, som denne udtrykkes ved ABC, ligesom det er SG s opgave at udøve ACA Danmarks gruppesamvittighed, som den udtrykkes ved SGM. ACA Verdens gruppesamvittighed gælder også for ACA Danmark. WSO s hjemmeside, litteratur m.v. er også vores. ABC kan holdes i Danmark. ACA Danmark bidrager med 1.000,- kroner om året til ACA WSO. Her er der plads til punkter, der er vedtaget, men som først træder i kraft kommende februar: Side 5 af 8

6 Ofte stillede spørgsmål (FAQ) Nogle gange spørger grupper SG til råds om, hvordan trin, traditioner osv. skal fortolkes. Her er opsamlet nogle svar. Hvilke former for PR har grupperne lov at gøre? Foldere på biblioteker, skoler, hos læger osv. Gratis notits i avisen, "Det sker i dag". Artikler, hvis anonymiteten bevares. Må et ACA-møde (almindeligt eller marathon) bruge ikke-godkendt litteratur? Ja. Hvorfor svinger ACA s kassebeholdning så meget? Nogle gange er der meget i kassen, og nogle gange er der lidt. Denne svingning skyldes bl.a., at der spares op til et større bogoplag (fx af den røde bog); når oplaget købes, falder kassebeholdningen ret drastisk. Kan man låne ACA penge, og så senere få dem igen? Nej. Man kan give penge til ACA, eller selv finde en ordning, fx med en konto. Hvad bør proceduren være, når en journalist henvender sig for fx at interviewe et ACA-medlem? I et interview kan man udtale sig på egne vegne, man kan ikke tale for andre end sig selv. Som gruppe og enkeltperson skal man holde sig til 11. Tradition. Journalister o.lign. kan evt. komme til et åbent møde (men må naturligvis ikke referere derfra, jfr. 12. Tradition). Kan en ACA-gruppe have en aldersgrænse? Nej Side 6 af 8

7 Lidt om ACA s historie i Danmark Det første danske ACA-møde: 16. oktober 1988 kl i Davidskirken. Første halvdel af 90'erne: der er minimum to grupper i København, og én i Århus. Fredagsgruppen i Davidskirken på Østerbro er den ældste og nu i 2008 er den der stadig (i dag er det kl ). Efterår 2000: der udkommer et ACA-blad - det hedder nr. 2, men er det første "rigtige" nummer. Desværre også det sidste nummer i denne omgang. 18. november 2001: ACA Danmark får en hjemmeside: Forår 2003: ACA-landsmøde (kan nogen huske hvor?). December 2003: ACA-bladet, ny 1. udgave. Der når at kommer 4 numre. 27. august 2007: Vi har en postboks! Antallet af grupper over tid: Det er ikke klart, nøjagtigt hvornår SG opstod, men der blev holdt koordineringsmøder mellem grupperepræsentanter allerede i Netgruppen avb-dk opstod tilsyneladende omkring 1. januar Antallet af øvrige grupper i Danmark, Færøerne og Grønland: 12. august 1998: november 2001: juni 2002: april 2003: 29 ca. 15. januar 2004: ca. 20. maj 2005: ca. 8. januar 2006: februar 2007: september 2008: Side 7 af 8

8 Nyt fra grupperne Vi beder dig fortælle lidt om, hvordan I har det i jeres gruppe, så servicegruppen, og dermed også ACA-grupperne i hele Danmark, kan høre nyt fra jer høre jeres erfaring, styrke og håb, og høre om jeres eventuelle behov for støtte. Hvilken gruppe repræsenterer du/i? Hvor mange plejer der (ca.) at komme til møde? Hvor mange af disse er nykommere (ca.)? Hvordan går det i gruppen? Er der serviceposter, der ikke besat? Er der andet f.eks. gode erfaringer? Er der punkter, jeres gruppe gerne vil have sat på SGM-dagsordenen næste gang? Side 8 af 8