Pivottabeller, diagrammer og databehandling. Underviser: Nina Kirkegaard Schou Mobil

Transkript

1 Pivottabeller, diagrammer og databehandling Underviser: Nina Kirkegaard Schou Mobil

2 Emner: Excel Pivottabeller/diagrammer og databehandling Brugerfladen Import af data Forberedelse af data til Pivottabeller Brug af sortering og filtrering Oprettelse af en pivot tabel og arbejde med Pivottabel Design af pivottabellen og brug af udsnitværktøj Rapporteringer - Grafisk Præsentation Diagrammer Pivottabel indstillinger

3 Tips og tricks Værktøjslinjen: Hurtig adgang

4 Opret fane Fanen filer Indstillinger Tilpas båndet 6 Højreklik på Ninas Fane, hvis du vil redigere eller slette fanen 1 peg her 2. Klik 3. Klik omdøb og navngiv 4. Klik Ny Gruppe Navngiv 5 peg på ønsket kommando og klik

5 Import af data Access Tekstfiler Direkte via database - ODBC kilde

6 Den første pivottabel Check altid datakilden for dubletter og indtastningsfejl Benyt betinget formatering

7 Betinget formatering Fanen Hjem Tip: Marker en hel kolonne. Placer cursor i G2. Klik ctrl Shift og pil ned

8 Betinget formatering Dublethåndtering Brug dubletsortering

9 Sammenkædning ex. fornavn og efternavn Indsæt en ny kolonne. Skriv sammenkædning i celle D2 Dobbeltklik og kopier til resten af kolonnen

10 Adskillelse af data Ex. Fødselsdagsdato 1. Indsæt 3 ny kolonner og navngiv dem evt. 3. Gå til fanen Data og klik Tekst til kolonner. Guide åbnes 2 Marker hele kolonnen med datoer

11 Adskillelse af data Ex. Fødselsdagsdato 4. Klik Næste ved step 1 i guiden Ved step 2 i guiden: Husk at angive Andet og lav en bindestreg. Klik Næste 6. Resultatet 5 Husk angive destination celle I2. Klik Udfør i nederste hjørne

12 Sortering Fanen data Sorter på flere niveau Stå i ønsket kolonne og sorter A:Å eller Å-A

13 Filtrer

14 Beregninger filteret data

15 Avanceret filter

16 Forberedelse af data og oprettelse af Pivottabeller Krav til data : Ensartethed Krav til data: Tabellayout Kolonne overskrifter Hvad vil du analysere - Stil spørgsmål? Hvordan skal Pivottabellen se ud?

17 Tabellayout Ikke sådan

18 Opret en Pivottabel Stå et sted i dine data, så udvælges dataområdet pr. automatik

19 Anbefalede Pivottabeller

20 Feltliste Klik på pilen og ændr visning

21 Pivottabellens anatomi og begreber Rækker Kolonner Værdiområde Rapportfilter Feltliste forsvinder Hvad gør jeg? Brug træk og slip af kolonne overskrifter

22 Beregning Tekst tælles som antal Tal summeres Andre muligheder

23 Feltindstillinger Stil dig i den celle, der skal fortages en beregning på. Klik Feltindstillinger

24 % vise beregninger

25 Sortering Klik

26 Brugerdefineret flytning af data

27 Manuel flytning Rod Højre klik eller træk feltet op med musen

28 Filtrering - Rullelister Klik

29 Etiketfiltre Klik

30 Datofiltre

31 Værdifiltre Ex. dem der får < eller lig kr. i grundløn Klik Vælg Skriv beløb

32 Ændring af feltnavne Stil dig i cellen og skriv navn i formellinjen

33 Rapportfilter Klik og nedenstående liste fremkommer Udvælg relevante Klik evt. her for checkbokse

34 Rapportfiltersider Vis rapportfiltersider, hvis der er valgt???????? Omdøb evt. Bemærk nye ark

35 Værdifiltre - Udsnits værktøj og tidslinjer Tip.: For at pege på usammenhængende data, holdes Ctrl tasten nede, mens der peges. Ved tidslinje trækkes i kanten af den blå boks

36 Indstillinger Vælg evt. klassisk layout Fane = Vis

37 Opdater skift datakilde Ved ændring i kildedata eller datakilde skal ændres eller udvides

38 Skjul?

39 Handlinger Brug ryd eller slet arket Brug evt. formatpensel Flyt eller træk i ark mens ctrl holdes nede

40 Visning af Pivotdata - Gruppering af datofelter

41 År tilføjes på Feltlisten Gruppere efter uger. Vælg dage og angiv antal

42 Gruppering af talfelter - Intervaller 1 Marker relevante årstal 2 Klik 4 Omdøb i formel linjen 3 Klik 5 Gentag for øvrige intervaller

43 Gruppering af tekstfelter Omdøb Ophæv grupper igen: Marker celler og klik på Opdel gruppe

44 Sub- og hovedtotaler De Fede tal angiver hoved og subtotaler

45 Typografier tal mm. Talformater: Højre klik på de data, der skal formateres Vælg Værdifeltindstillinger og talformat.

46 Placering af totaler Sammentællinger og tomme linjer

47 Ændring af Layout

48 Typografier på pivottabeller

49 Diagrammer Tip: Marker data, tast F11 hold ctrl ned for at markere usammenhængende data med musen

50 Brug diagramværktøjer

51 Pivotdiagrammer Klik på Fanen Indsæt og vælg Diagramtype Bemærk prøv Bemærk: Mulighed for Filetering af data

52 Pivotdiagrammer Klik F11, når du står i dine data Obs Rækkenavne placeres på X-aksen i diagrammet

53 Pivotdiagram værktøjer Bemærk 2 nye Pivotdiagramværktøjsfaner Bemærk det er ikke alle diagramtyper som er tilgængelige i Pivotdiagrammer

54 Diagrammer Tilpas akser Hent overskrifter

55 Diagrammer Bemærk

56 Tilføj sekundær akse 1. Udpeg søjlen med dataserien. 2. Højre klik og vælg Formater dataserie 3. Vælg diagramtype 4. Vælg sekundær akse

57 Kombineret diagram 1. Udpeg søjlen med dataserien. 2. Højre klik og vælg Skift seriediagramtype 3. Vælg diagramtype

58 Grafisk præsentation af Pivot i andre formater Overfør til PowerPoint eller Word - Objekt PDF Gem som webside Klip og kopier : hårde værdier i Excel Indsæt som billede

59 Konvertering af Pivottabel til værdier Marker og kopier data Vælg Sæt ind og Indsæt speciel

60 Betinget formatering i Pivottabeller - Analyse Fanen Startside Marker data Klik hvis du vil ændre indstillinger

61 Betinget formatering i Pivottabel Dublethåndtering brug Søgefunktionen eller betinget formatering

62 Konsolidering Klik Find på listen til venstre og dobbeltklik

63 Konsolidering Aktiver funktionen fra værktøjslinjen Hurtig adgang Husk Udpeg data i regnearket one-byone tabel. Klik Tilføj Vælg 4

64 Tip Pivotcachen og store datamængder Hver gang der klikke opret Pivottabel oprettes en ny cache - Bruger megen hukommelse og øger filstørrelsen Tip: Kopier et eksisterende regneark og brug dette Hold ctrl nede og træk i arket til den ønskede placering. Tip : Store datamængder: Udskyd Layout opdatering, hvis det tager for lang tid at få opdateret

65 Opret fane Fanen filer Indstillinger Tilpas båndet 6 Højreklik på Ninas Fane, hvis du vil redigere eller slette fanen 1 peg her 2. Klik 3. Klik omdøb og navngiv 4. Klik Ny Gruppe Navngiv 5 peg på ønsket kommando og klik

66 Brugerdefineret liste Fanen filer Indstillinger Skriv selv HER Importer en liste fra regnearket

67 Genbrug Gem som brugerdefineret liste 2 2 Klik 1 Klik

68 Sorter efter brugerdefineret liste 1 Klik 2 Vælg 3Vælg

69 3 D kort Version Office 2013 og 2016