Lynvejledninger. Anvendelse af pivot-tabeller Microsoft Excel 2013

Transkript

1 Lynvejledninger Anvendelse af pivot-tabeller Microsoft Excel 2013 Juni 2017

2 2

3 Indholdsfortegnelse Brugerdefinerede beregninger... 5 Eksterne data... 6 Filtrer data... 7 Filtrer data (fortsat)... 8 Filtrer data (fortsat)... 9 Formater pivottabel Gruppefelter Klargør data Opret pivottabel Pivotdiagram Sorter data Talformater Vis/skjul Værdifeltindstillinger Stikordsregister

4 4

5 Brugerdefinerede beregninger Regne med procenter m.v. Højreklik i værdiområdet Peg på Opsummer værdier efter, og klik derefter på Flere indstillinger Klik på fanen Vis værdier som i dialogboksen Værdifeltindstillinger Klik derefter på pilen i boksen Vis værdier som, og vælg % af hovedtotal Ophæve visning Højreklik i værdiområdet Peg på Opsummer værdier efter, og klik derefter på Flere indstillinger Klik på fanen Vis værdier som i dialogboksen Værdifeltindstillinger Klik derefter på pilen i boksen Vis værdier som, og Ingen Beregning Oprette beregnet felt Klik på fanen ANALYSÈR under VÆRKTØJER TIL PIVOTTABEL Klik på pilen under knappen Beregninger og klik derefter på Felter, elementer og sæt og vælg Beregnet felt Skriv et navn til formlen i feltet Navn Indtast formlen i feltet Formel. Udpeg evt. de felter du vil brug i listen og tryk Indsæt felt. Skriv resten af formlen. Klik på OK 5

6 Anvende eksterne data Vælg INDSÆT Pivottabel Vælg Brug en ekstern datakilde Eksterne data Klik på Vælg forbindelse Excel viser dialogboksen Eksisterende forbindelser. Vælg den ønskede kategori af forbindelser i rullelisten Vis. Vælg en forbindelse på listen Vælg en forbindelse, og klik derefter på Åbn. Opdatere data Klik på knappen Opdater på fanen ANALYSÉR Hjælp eller Højreklik i pivottabellen og vælg Opdater Læs mere i punktet: Oprette, redigere og administrere forbindelser til eksterne data. 6

7 Filtrer data Filtrere på sideniveau Opbyg grundlaget for din pivottabel og placér det felt du overordnet vil filtrere på i sektionen Rapportfilter Klik i feltet Vælg flere elementer hvis du vil vælge flere elementer Fjern alle flueben ved at klikke i feltet (Alle) Sæt flueben i det eller de felter, du vil se Filtrere række/kolonnenavne Klik på den lille pil ud for Række/Kolonnenavne Klik i feltet Vælg flere elementer Sæt flueben i det/de felter, du vil se Fortsættes 7

8 Filtrer data (fortsat) Fjerne filter Klik i den lille pil ud for Række/Kolonnenavne Vælg Fjern filter fra. eller Klik i (Marker alle) Oprette etiketfilter Klik på den lille pil ud for Række/Kolonnenavne Vælg Navnefiltre Vælg den type filter du vil arbejde med Udfyld dialogboksen med de ønskede værdier Klik på OK 8

9 Filtrer data (fortsat) Oprette værdifilter Klik på den lille pil ud for Række/Kolonnenavne Vælg Værdifiltre Vælg det filter, du vil arbejde med Udfyld dialogboksen og accepter med OK Hjælp Filtrere data i en pivottabelrapport eller pivotdiagramrapport 9

10 Slå kolonne- og rækkeoverskrifter til eller fra Formater pivottabel Klik i pivottabellen Klik på fanen ANALYSÉR - Feltoverskrifter Skjule subtotaler Markér rækkefeltet, og klik derefter på Aktivt felt, Feltindstillinger på ANALYSÈR-båndet eller højreklik på et rækkenavn og vælg Feltindstillinger Klik i Ingen Vise subtotaler Markér rækkefeltet, og klik derefter på Aktivt felt, Feltindstillinger på ANALYSÈR-båndet eller højreklik på et rækkenavn og vælg Feltindstillinger Vælg Automatisk eller Brugerdefineret 10

11 Vise subtotaler over/under summeringsfelt Formater pivottabel (fortsat) Klik på fanen Design i gruppen Layout til pivottabel vælg Subtotaler i sektionen Layout. Vælg om og hvor du vil have vist dine subtotaler Vælge Rapportlayout Klik på knappen Rapportlayout Vælg det ønskede layout Bruge typografier Placér markøren i pivottabellen Klik på Værktøjer til pivottabel DESIGN Klik på den ønskede typografi 11

12 Gruppefelter Gruppere felter Klik på fanen ANALYSÈR under VÆRKTØJER TIL PIVOTTABEL Klik på Gruppefelt i gruppen Grupper Indtast start- og slutdato Klik på den inddeling du ønsker. Du kan klikke på flere felter. Afslut med OK Ophæve gruppering Klik på fanen ANALYSÈR under VÆRKTØJER TIL PIVOTTABEL Ændre rækkenavne til kolonnenavne Klik på Opdel gruppe Markér et af de rækkenavne du vil bruge som kolonnenavn Højreklik i feltet og vælg Flyt Vælg Flyt feltnavn til kolonne 12

13 Klargør data Klargøre dine data til pivot Sørg for, at der er overskrifter på alle dine kolonner Tjek at data i en kolonne har samme datatype hele vejen igennem Slet tomme rækker eller kolonner i kildedataområdet 13

14 Oprette en pivottabel på basis af eksisterende data i et regneark Opret pivottabel Placér markøren et sted i dine data Vælg fanen Indsæt, gruppen Tabeller, Pivottabel Hvis du har placeret markøren i dine data og givet kolonnerne overskrifter, sættes området automatisk ind. Kontrollér, at området er korrekt Vælg Nyt regneark, hvis du vil placere din pivottabel på et nyt ark Vælg Eksisterende regneark og angiv placering, hvis du vil se din pivottabel i samme ark. Klik på OK Opdatere data Klik på fanen Værktøjer til pivottabel, Indstillinger Klik på knappen 14

15 Overføre felter til din pivottabel Opret pivottabel Klik i det felt, der skal være sideoverskrift Placér det i sektionen FILTRE. Hvis feltet bliver placeret i en anden sektion: Klik på feltet, hold musen nede og træk det til den rigtige sektion. Flytte et felt til en ny sektion Klik på feltet Placér på samme måde dine felter i de andre sektioner Hold musen nede og træk feltet til den ønskede sektion Bruge det samme felt to gange Højreklik i feltlisten på det felt, du vil bruge igen Vælg hvilken sektion feltet skal indsættes i Finde din feltliste, hvis den er forsvundet Klik i pivottabellen og klik på Værktøjer til pivottabel, ANALYSÉR, Skjul Slette en pivottabel Klik i pivottabellen. i gruppen Vælg fane ANALYSÉR, gruppen Handlinger, markér, Hele pivottabellen. Tryk på Delete. 15

16 Oprette et pivotdiagram Placér indsætningspunktet i dine data. Pivotdiagram Klik på fanen INDSÆT, gruppen diagram, Pivotdiagram Kontrollér at dataområdet er korrekt Analysere dine data i pivotdiagram Klik på OK Vælg felter og placér dem i sektionerne Placér markøren i diagrammet Klik på den lille pil ud for de enkelte filtre og foretag de valg du ønsker eller Foretag ændringer direkte i pivottabellen. Se evt. huskesedlen Filtrer data 16

17 Sorter data Sortere data stigende Klik på den lille pil ud for Række/Kolonnenavne Klik på Sorter fra A til Å Sortere data faldende Klik på den lille pil ud for Række/Kolonnenavne Klik på Sorter fra Å til A Placere data frit Klik på den lille pil ud for Række/Kolonnenavne Vælg Flere sorteringsindstillinger Markér feltet Manuel og afslut med OK Markér rækken på arket og træk til ønsket position 17

18 Talformater Ændre talformatet i værdidelen Højreklik i et værdifelt og vælg Værdifeltindstillinger eller vælg Aktivt felt, Feltindstillinger Klik på knappen Talformat Vælg det talformat du vil bruge 18

19 Vis/skjul Vise/skjule feltliste Vælg VÆRKTØJ TIL PIVOTTABEL ANALYSÉR klik på Feltliste Vise/skjule feltoverskrifter Vælg VÆRKTØJ TIL PIVOTTABEL ANALYSÉR - Feltoverskrifter Vise/skjule dispositionsknapper Vælg VÆRKTØJ TIL PIVOTTABEL ANALYSÉR Knapperne +/- Vise/skjule subtotaler Klik på VÆRKTØJ TIL PIVOTTABEL DESIGN Subtotaler Vælg Vis ikke subtotaler Vise/skjule detaljer Klik på det lille minus for at skjule detaljer Brodersen 68792,25 A 14088,7 B 22043,33 C 17608,12 D 15052,1 Klik på det lille plus for at vise detaljer 19

20 Ændre beregningsform i værdifelter Værdifeltindstillinger Højreklik på et af værdifelterne og vælg Værdifeltindstillinger eller placér dig i et værdifelt og vælg Aktivt felt - Feltindstillinger Klik på den funktion du vil bruge og afslut med OK 20

21 Stikordsregister beregningsform bruge det samme felt to gange feltoverskrifter filtrer data... 7 fjern filter... 8 flytte et felt til en ny sektion gruppefelt klargør data opdel gruppe opret pivottabel opsummer data... 5 overføre felter pivotdiagram rapportfilter... 7 række/kolonnenavne... 7; 8; 9; 17 slette en pivottabel sortere talformat vise/skjule detaljer vise/skjule subtotaler værdifeltindstillinger