Bestyrelsens beretning 2014/2015

Transkript

1 Bestyrelsens beretning 2014/2015 Velkommen til generalforsamlingen. Bestyrelsen kom sent i gang med bestyrelsesåret efter 2 generalforsamlinger, tid til at sammensætte den nye bestyrelse og fordele roller samt omorganisering efter 2 medlemmer forlod bestyrelsen i løbet af året grundet personlig årsager og arbejde. Vi startede året med en Hvededag i juni måned, hvor vi havde rigtig godt vejr og fik ordnet mange udestående projekter i Hvedevænget. Vi valgte at koncentrere os om bestemte områder indenfor Hvedevænget dvs normale opgaver som lugning på p- pladser var nedprioriterede, så at kræfterne kunne bruges på, at klippe hække og træer som trængte mest. Vi fik tyndet ud og klippet hækkene langs sydlige p-plads. Vi flyttede campingvogne og trailere, fjernede en del af hækken bag, så campingvognene i dag kan stå længere ind mod hækken og dermed ikke være til gene for bilister, håndværkerbiler eller snerydning. Der blev lugede i månelandskabet og døren i skuret blev repareret de rådne brædder blev udskiftet. Til sidst blev piletræerne kraftigt beskåret, hvilket besparede os for små kr på driftsbudgettet. Træerne er rådne og har ikke mange års levetid tilbage. Vi fyldte en hel container fra Hvededagen samt måtte køre på genbrugspladsen med trailer ca. 6 gange. Et par uger efter Hvededagen, tog nr. 20 et super initiativ til at afholde Sankt Hans ved bålpladsen. Arrangementet startede tidligt, så børnene kunne nå at opleve heksen blive brændt af og hygge ved bålet. Der var dejlig stor tilslutning til arrangementet, hvor Hvedebeboere i alle aldre deltog og hyggede sig langt ud på aften. Den 30. august holdt vi endnu en Hvededag, hvor vi skulle have lavet flere projekter i Hvedevænget. Bestyrelsen og et hold beboere satte allerede teltet op fredag aften, så vi kunne bruge lørdagen med at arbejde. Sandet på legepladsen i månelandskabet blev luget og kultiveret, der blev lugede ukrudt og klippet hæk på den lille legeplads udfra nr. 65. Tornebuskene og hække i månelandskabet blev klippet med en motorsav, da det var groet så meget til, at det var hele umuligt at komme ind i månelandskabet fra den nordlige side. Hækkene langs p-pladsen på den nordlige p-plads og resten på den sydlige blev beskåret, derved sparer vi i fremtiden penge på hækklipninger, da hækkene ikke mere er 1,5 2 meter brede og ej heller kræver specielt udstyr og stige for at blive klippet. Vi fyldte 2 store

2 containere med hækklip og ukrudt. Efter en arbejdsom dag med småregn, startede monsunregnen, da vi skulle til at spise. Trods vejret, fik vi nydt et dejligt måltid grillede lam og kylling med lækre salater, lidt vin og hygge. Aften sluttede tidligt, da det var vådt og koldt og regnen begyndte at finde sin vej ind i teltet. Hvededage afholdes i år den lørdag den 13. juni fra og den 29. august fra med spisning efterfølgende Bestyrelsen har som ønsket sidste år, arbejdet efter at få Hvedevængets projekter uddelt i forskellige udvalg, hvor beboere kan bidrage med deres arbejdskraft. Vi har et velfungerede gavl- & stiudvalg, som består af beboere og et medlem fra bestyrelsen. Udvalget har i efteråret 2014 fået udskiftet fliserne de steder der var mest alarmerede. Arbejdede sluttet inden frosten kom i jorden. Vi har i fået udskiftet 2/3 af de fliser der skal skiftes. Udvalget arbejder også med kommunen om, at kommunen skifter fliserne eller giver et tilskud til at få skiftet fliserne fra den sidste række huse i den nordlige ende og næsten ned til tunnelen. Hvedevænget ejer det meste af stien, men da stien er offentlig og bliver brugt af mange andre en Hvedebeboere til at transportere sig til og fra skole, bus, indkøb, håber vi og tror på, at kommunen vil påtage sig opgaven og omkostningen. Det vil kunne spare os for omkring kr. Sti - & gavludvalget har siden sommer arbejdet på, at udfærdige et gavl ansvarsdokument, så vi alle i Hvedevænget og nye beboere er klar over, hvilket ansvar man selv har, ved at bo i et endehus, samt hvilket ansvar man har for sine murevinger, som vi alle har. Det dokument, der er udfærdiget af udvalget er sendt til godkendelse hos en advokat. Dokumentet og advokatskrivelse er sendt med ud sammen med indkaldelsen til generalforsamlingen. Sti - & gavludvalget vil selv forklare nærmere, hvad deres arbejde i udvalget betyder, og hvordan de fremadrettet vil arbejde på at få repareret gavlene i Hvedevænget. Varmeudvalget har haft et roligt år, uden så mange projekter. Vi har haft et heldigt varme år, uden problemer med vores anlæg eller behov for at bruge penge på udskiftninger eller reparationer. Vi bruger stadig vores varmekonsulent Sivertsen til at tjekke vores anlæg hver 14. dag. Før i tiden har Sivertsen tjekket tryk, varme og flow hver uge, men efter vores investeringer og en klar stabil drift i varmekælderen,

3 har vi valgt at spare på den udgift og får derfor anlægget tjekket hver 14. dag i stedet for hver uge. Det har sparet os for omkring kr på driftsbudgettet og kan kun gøres, da varmesituationen er stabil. Vi mangler beboere der vil gøre en indsats i varmeudvalget, vi har ingen medlemmer p.t., hvilket gør vores varmesituation sårbar. Kasper, Steen og Claus som tidligere har gjort en uundværlig stor indsats i varmekælderen, har ikke tiden mere og derfor skal vi gerne have nye i udvalget. Får vi ikke det, skal vi bruge penge på at overdrage ansvaret og udlicitere arbejdet til et vvs firma. Til vores store skræk opdagede vi i februar, at varmekælderen stod under vand. På samme tidspunkt havde vi store kloakproblemer, som gjorde at den sidste række i den nordlige ende, ikke kunne trække ud i toiletterne eller få vand ud af vasken. Bestyrelsen var af den opfattelse, at oversvømmelsen og kloakproblemer hang sammen. En beboer ringede problemet ind til kommunen, og forventede at de ville tage sig af problemet, men efter at alt drift af vand er overgået til Fredensborg Forsyning, holder Forsyningen sig til de regler der er lavet, da vores område er blevet bygget nemlig at vi selv er ansvarlige for alt kloakvedligeholdelse og forstoppelse indenfor Hvedevængets område. Bestyrelsen ringede til et kloakfirma, som arbejdede i 2 dage på at finde forstoppelsen, rense op, spule og lave tv-insektion. Da man anlagde hække i Hvedevænget i tidernes morgen, har man valgt at plante hækkene ovenpå kloakdækslerne, så for at finde forstoppelsen skulle de grave jord og rødder væk inde i hækken langs vejen. Forstoppelsen fandt de på den sydlige p-plads, og skyldes en lunke i kloakrøret, dvs at kloakrøret har fået en hældning, hvor fedt, skidt, hår m.v. sætter sig og bliver til en sten hård klump og med tiden stopper den for hele kloakrøret. Desværre hjalp det ikke på oversvømmelsen i varmekælderen, at kloakken blev lavet og kloakvandet igen kunne løbe. Vi måtte igen have kloakmanden ud, som fandt frem til at vi havde en defekt pumpe i den pumpe brønd, som pumper drænvand og grundvand væk fra kælderen. Vi har fået skiftet pumpen og nu er kælderen igen tør. Vi har fået ødelagt døren til kælderen, alle borde, stole, telt, mv. der har stået i kælderen, som skal fjernes ved næste Hvededag i juni måned. Derefter skal vi have et skadeservice firma ud til at rengøre kælderen og have indkøbt nye borde, stole og et telt, så vi stadig kan holde Hvededag og leje borde og stole ud til beboerne i Hvedevænget. Kloakproblemerne og oversvømmelsen i kælderen går ind under

4 vedligeholdelse/drift og ikke decideret skader eller nedbrud, så vi kan ikke få skaderne dækket af forsikringen. I forbindelse med oversvømmelse af varmekælderen og kloakproblemer, har bestyrelse blevet bekendt med, at alle rør, der er på Hvedevængets grund, er vores eget ansvar. Det gælder varmerør, kloakrør, vandrør og spildevandsrør. Ansvaret er grundejerforeningens fra skellet fra ens egen grund og ud på fællesområderne. Det er husstandens eget anssvar fra skellet og ind til og i huset. Bestyrelsen har lagt tegninger over kloaksystemet i Hvedebogen på vores website. Det samme vil vi gøre, når vi får skaffet tegningerne på vandrør og varmerør. Grøntudvalget har også haft et stille år. Vi har på hvededagene klaret en del hæk klip og fået beskåret piletræer og budgettet har også kun været til at klare drift opgaver. I 2013 hensatte vi penge til at få beskåret månelandskabet, hvilket endelig har kunne lade sig at gøre i starten af marts måned. Månelandskabet er beskåret ned til, som det oprindeligt er blev anlagt. Gartneren har fjernet selvsåede buske og skåret det ned i en højde, som gør, at vi selv har mulighed for at vedligeholde og klippe månelandskabet ned på Hvededage. Kan vi klare beskæringerne selv, kan vi spare penge til gartnerbeskæring i fremtiden. Det er også muligt for Det grønne udvalg at arbejde videre på udseende, evt. at få fjernet nogle buske og få plantet nyt, som er mere vedligeholdelsesfrit end nu. Udvalget arbejder på, at gøre Hvedevænget så vedligeholdelsesfrit som muligt, så vi kan spare på udgifter til gartner. Bestyrelsen har arbejdet for at få et strategivalg, som skal arbejde med at planlægge grundejerforeningens udgifter de næste 5 år. Bestyrelsen har klarlagt opgaver, projekter, vedligeholdelse og investeringer, som vi ved kommer inden Opgaver og beløb bliver prioriteret i den rækkefølge, der er mest presserende og udfra likviditet og opsparing. Ved dette udvalg får vi et overblik over udgifter og opgaver, som kan planlægges og udføres uden det skal være alarmerende brandslukning. En nærmere beskrivelse af arbejdet i udvalget bliver fremlagt senere på generalforsamlingen.

5 Børneudvalget har arrangeret Sankt Hans, hoppebørn og popcorn for børnene til Hvededagen i august og fastelavn. Alt sammen med bål og hygge og god deltagelse fra beboere. Børneudvalget vil meget gerne have flere medlemmer til at lave flere oplevelser for børn og voksne i hvedevænget. Vi har løbende rotter i Hvedevænget. I vinter er et skur blevet revset for 15 kg hundemad, hvor rotterne skaffede sig adgang ved at grave gange under skuret og tage maden med ned. Beboere skal indberette til kommunen når de har set en rotte, trods fælder og gift, bliver rotterne ved med at husere i Hvedevænget. Kommunen har taget initiativ til at beskære toppen af volden og lægge gift ud, men desværre har det ikke hjulpet på situationen. Trods gentagene henvendelser til kommunen omkring deres rotte tiltag, har vi ikke fået en opfølgning på resultater af deres projekt. Det er vigtigt, at alle beboere ikke fodrer fugle eller lægger madvarer i skuret, som rotterne kan leve af. Bestyrelsen vil gerne løfte en pegefinger og opfordre beboerne til at deltage i enten bestyrelse eller udvalgsarbejde i Hvedevænget. Vi har de sidste 5 år haft meget svært ved at få beboere til at engagere sig i opgaver eller deltage i bestyrelsen. Når vi har færre hænder i udvalg og bestyrelse, giver det flere opgaver, som bestyrelsen ikke kan nå at udføre selv. Vi har alle ved siden af bestyrelse- og udvalgsarbejde, travlt med eget arbejde og familie. Er vi flere hænder kan vi nå mere, få flere opgaver udført og spare flere penge. I år til denne generalforsamling, står vi overfor en stor udskiftning i bestyrelsen. Det var bestyrelsen klar over for et år siden, da flere medlemmer meldte ud, at de ikke kunne sidde mere end dette et år. Det er desværre ikke lykkedes bestyrelsen at rekruttere nye medlemmer. Som skrevet i sidste nyhedsbrev har det økonomisk betydning, hvis bestyrelsen ikke kan tegnes i år og vi ikke får flere medlemmer i udvalgene. Så meld jer og giv en hånd med! Bestyrelsen vil gerne takke Anne Oscar som træder ud af bestyrelsen efter 11 års arbejde. Anne vil gerne fortsætte med at arbejde i et par udvalg. Vi takker for den store indsats og for at ville fortsætte arbejdet i et udvalg.

6 Vi vil også gerne takke Kasper for hans store indsats i både varmeudvalg og som bestyrelsesmedlem igennem et par år. Vi vil gerne takke Lotte både for hendes bestyrelsesarbejde og arbejdet i grøntudvalget. Lotte vil gerne fortsætte i grøntudvalget det sætter vi stor pris på. Sidst vil vi takke Anders for hans arbejde i børneudvalget og for det store arbejde i bestyrelsen. Bestyrelsen vil takke alle der har gjort en indsats i et udvalg og på hvededagene. Det er til glæde for alle beboere og har betydning for os alle.