Forretningsorden for Danske Kreds

Transkript

1 Indholdsfortegnelse 1. Introduktion for nye bestyrelsesmedlemmer Konstituerende bestyrelsesmøde Ordinært bestyrelsesmøde Andre bestyrelsesmøder Mødeleder og ansvar for konklusioner Generelt om bestyrelsens arbejde Økonomi Sekretariatet Udtræden af kredsbestyrelsen... 6 Bilag A Introduktion til og afsked med kredsbestyrelsen... 7 Bilag B Principper og rammer for politisk ansvar og projekter i Danske Kreds Bilag C Erstatningsansvar Bilag D Besættelse af diverse poster og faste projekter Bilag E Regler og rammer for udgifter Danske Kreds bestyrelse Bilag F Regler og rammer for udgifter Områdetillidsmænd og Tillidsmænd Bilag G Regler og rammer for udgifter Medlemmer Bilag H Regler og rammer for udgifter Sekretariatets medarbejdere Bilag I Kurser og seminarer/konferencer for bestyrelsesmedlemmer Bilag J Regler for rejseudgifter og børns pleje Bilag K Aftale mellem Danske Kreds og Danske Bank koncernen Bilag L Æresmedlemmer i Danske Kreds Bilag M Samtaler med OTM Bilag N Kredsens projekter og funktioner... 29

2 1. Introduktion for nye bestyrelsesmedlemmer Inden det konstituerende bestyrelsesmøde holder formand og/eller næstformand et møde med det nyvalgte KB-medlem, hvor gensidige forventninger drøftes, så dette kan indtænkes i forhold til bestyrelsens konstituering. Yderligere introduktion aftales mellem formandskabet og det nye KB-medlem og skal tage højde for det nye bestyrelsesmedlems konkrete behov (bilag A beskriver uddybende om introduktionen). 2. Konstituerende bestyrelsesmøde Konstituerende bestyrelsesmøde afholdes hurtigst muligt efter generalforsamlingen. Mødet indkaldes af formanden. Dagsorden for det konstituerende møde: 1) Formanden orienterer om bestyrelsens tavshedspligt, herunder erstatningsansvar (se bilag c). 2) Gennemgang og godkendelse af forretningsorden 3) Udpegning af næstformand/-mænd. 4) Udpegning af HB medlemmer 5) Fordeling af interne funktioner 6) Udpegning af repræsentanter til SU, EWC og Danske Unions 7) Udpegning af ansvarlige for tilbagevendende projekter 8) Udpegning til Koncernens arbejdsmiljøudvalg og fælles udvalg med banken 9) Udpegning af fondsbestyrelsesmedlemmer. 10) Udpegning af bestyrelsesmedlem og suppleant til Danske Banks Pensionskasse for førtidspensionister (ud af formandskabet jfr. fundats) 11) Udpegning af kontaktpersoner i forhold til OTM-områderne 12) Godkendelse af principper for udpegning af delegerede til Finansforbundets landsmøde og repræsentantskab 13) Fastsættelse af mødedatoer for kommende kalenderår: a) Bestyrelsesmøder b) Bestyrelsesseminarer c) Formøder til Repræsentantskabsmøder og Landsmøder d) OTM møder e) Forhandlingsdage i år med overenskomstforhandlinger 14) Fastlæggelse af dato for generalforsamling to år fra indeværende år 15) Information til medlemmer (konstituering, udvalg m.m.) 16) Eventuelt 3. Ordinært bestyrelsesmøde Der afholdes mindst 11 møder årligt. Det skal tilstræbes, at der ikke går mere end fire uger mellem møderne. Mødetidspunktet er normalt med begyndelse kl og afslutning senest kl Ved 2-dages møder der afholdes med overnatning er starttidspunktet på første-dagen kl. 10 og på anden-dagen kl

3 Det tilstræbes, at indkaldelse med dagsorden er offentliggjort for bestyrelsesmedlemmerne på Finansnet senest 7 dage før mødet. Dagsordenen skal tillige offentliggøres for OTM på Finansnet før mødet. Bestyrelsens medlemmer fremsender sager til behandling på møderne således, at de er sekretariatet i hænde senest 9 dage før mødet. Bilag og presserende spørgsmål kan udsendes med kortere varsel og bliver taget på dagsordenen ved mødets start. Afbud meddeles sekretariatet. Ønsker et fraværende medlem at tilkendegive sin stillingtagen til et eller flere punkter på dagsordenen, kan dette ske skriftligt eller mundtligt til formanden eller i dennes fravær til en næstformand, eller til et bestyrelsesmedlem. I tilfælde af stemmelighed er formandens stemme afgørende. Dagsorden: 1. Godkendelse af dagsorden 2. Godkendelse og opfølgning af referat 3. Emner til drøftelse og beslutning 4. Emner til høring og debat 5. Emner til orientering 6. Information på baggrund af dagens møde 7. Eventuelt Sekretariatet har ansvaret for, at bestyrelsesmøderne refereres. Referatet skal indeholde problemstillinger, hovedsynspunkter og konklusion. Derudover udarbejdes en information om trufne beslutninger til OTM. Udkast til referat skal udsendes til kredsbestyrelsen til kommentarer og rettelser senest 8 dage efter bestyrelsesmødet. Herefter godkendes det tilrettede referat på førstkommende bestyrelsesmøde. Det endeligt godkendte referat offentliggøres herefter for kredsbestyrelsen og områdetillidsmændene. 4. Andre bestyrelsesmøder Ekstraordinære bestyrelsesmøder: Der kan undtagelsesvis indkaldes til bestyrelsesmøde med kortere varsel af formanden/næstformændene eller på foranledning af mindst 3 af bestyrelsens medlemmer. 2-dages bestyrelsesmøder: Det tilstræbes, at der to gange om året afholdes et bestyrelsesmøde over 2 dage, hvor mødet på dag 1 er uden dagsorden og mødet på dag 2 er med dagsorden. Bestyrelsen kan beslutte, at påbegynde mødet med dagsorden på dag 1, hvis der skulle vise sig ikke at være emner nok at diskutere uden dagsorden. Årligt strategiseminar 2

4 En gang om året (i august) holder kredsbestyrelsen strategiseminar. Her fastlægges kredsens strategi for det kommende år. Der tages udgangspunkt i situationen i Danske Bank, medlemmernes situation og Finansforbundets indsatsområder og strategier. 5. Mødeleder og ansvar for konklusioner Mødelederfunktionen varetages af næstformanden. Beskrivelse af mødelederens funktion: Disponere tiden så afslutningstidspunktet overholdes Være ordstyrer og eventuelt overdrage dette hverv på enkelte punkter af dagsordenen Afholde pauser Hvis dagsordenen skønnes ikke at kunne gennemføres på mødedatoen, skal der træffes beslutning om eventuel udskydelse af punkter eller aftales et nyt møde indenfor en uge. Ansvaret for at der konkluderes entydigt på dagsordenspunkterne varetages af formanden. Konklusionen kan enten drages af den, der indstiller et punkt eller af formanden. 6. Generelt om bestyrelsens arbejde Mødekalender og sygdomsregistrering: Bestyrelsen anvender elektronisk kalender. Kalenderen skal være åben for alle ansatte i koncernen samt ansatte i Finansforbundet med udstationering i Danske Kreds. Af hensyn til bestyrelsesmedlemmernes store mødeaktivitet, er det vigtigt med en høj grad af kalenderdisciplin. Det enkelte bestyrelsesmedlem skal derfor løbende opdatere kalenderen med møder (inkl. rejsetid hvor denne betyder, at man ikke er tilgængelig) og kendt fravær (ferie, hjemmearbejdsdage, mm.). Funktionen All day event benyttes ved ferie. Ved sygdom bruges kalenderens notice of sickness -funktion med notifikation til bestyrelse og sekretariat. Den sygemeldte kan enten ringe eller skrive til sekretariatet, der opretter notice of sickness eller den sygemeldte kan selv gøre det. Den sygemeldte opretter selv sygeperioden med start- og slutdato i PL-tid. Ved længere sygefravær er det dog sekretariatet eller en KB-kollega der opretter/starter sygdomsperioden i PL-tid. Information: Der er gensidig informationspligt i bestyrelsen. Information skal som udgangspunkt gives skriftligt. Årlige samtaler: Formandskabet afholder minimum 1 gang årligt en samtale med hvert kredsbestyrelsesmedlem. Her kan gensidige forventninger og samarbejdsrelationer diskuteres. Møder med Koncernen: Ved møder med koncernens ledelse deltager mindst 2 bestyrelsesmedlemmer. 3

5 Ansatte i sekretariatet kan gå alene til møder med HR vedr. sagsbehandling (inkl. fleksjobsamtaler). Kan sagen ikke løses på dette niveau overdrages sagen til formanden. Månedsmøder: Månedsmøderne er et forum for formandskabet og HR. Lønudvalget behandler evt. emner i forlængelse af månedsmøderne. Organisationsmøder med FA: Der er normalt 1 fra bestyrelsen tilstede ved organisationsmøder (det tilstræbes, at det er en fra formandskabet). HB-høringer: Der afholdes en HB-høring forud for hvert HB-møde. Mødedeltagere er formandskabet og HB medlemmerne. Funktioner og projekter i kredsbestyrelsen: Under bestyrelsens konstituering besluttes det, hvem af kredsbestyrelsens medlemmer, der varetager hvilke funktioner i det kommende år. Danske Kreds har en funktion som politisk ansvarlig for hver af de ansvarsområder, som Finansforbundet nedsætter og det er den politisk ansvarlige for det givne område, der repræsenterer Danske Kreds i Finansforbundets ansvarsområder. Derudover har bestyrelsen en række andre funktioner, som er relevante for kredsens arbejde. Det aftales ligeledes ved konstitueringen, hvem i kredsbestyrelsen der har ansvaret for hvilke af kredsens faste projekter. Konstitueringen tager udgangspunkt i et forslag fra formandskabet, som så vidt muligt tilgodeser ønsker fremsat ved de årssamtaler, som formandskabet har haft med de enkelte kredsbestyrelsesmedlemmer. Som ansvarlig for et politisk område, en funktion eller et projekt har man orienteringspligt overfor formandskabet og kredsbestyrelsen. Dette betyder, at man løbende holder formandskabet orienteret om proces og resultater og at man orienterer/inddrager kredsbestyrelsen med jævne mellemrum, så man sikrer sig mandat fra kredsbestyrelsen. Alle funktioner og projekter skal være beskrevet på Finansnet. Der kan altid nedsættes et udvalg eller besluttes et nyt projekt til en konkret opgave. Disse godkendes og bemandes ved kredsbestyrelsesmøde. 7. Økonomi Følgende opgaver er knyttet til Danske Kreds økonomi forvaltning af Danske Kreds midler depotpleje udarbejdelse af refusionsskema og gaveregulativ til det konstituerende bestyrelsesmøde kontrollere om vedtagne retningslinjer overholdes daglige betalinger/refusioner forsikringer kvartalsregnskab årsregnskab Danske Kreds 4

6 budgetlægning - herunder likviditetsbudget fondsregistret årsoplysninger til skattevæsen (selvangivelse for Danske Kreds) o Danske Kreds o foredragsholdere kørselsrefusion Finansforbundet betaling af kontingent for æresmedlemmer administration af firmaordning (Mastercard) og firmatelefoner løbende orientering til revisorer om diverse vedtagelser Kredsens økonomiansvarlige har det politiske ansvar for Danske Kreds økonomi. Sekretariatet varetager den daglige drift. Generalforsamlingen vælger ekstern revisor. Bestyrelsen foreslår, at generalforsamlingen vælger at benytte samme eksterne revisor som Finansforbundet. Kredsens økonomiansvarlige og kontorlederen disponerer over foreningens driftskonto. Øvrige dispositioner: Kredsens økonomiansvarlige+ formand eller næstformand eller formand/næstformand + 1 bestyrelsesmedlem. Formand samt næstformand underskriver fuldmagter til foreningens konti og depoter på Danske Kreds vegne. Alle udfylder udgiftsbilag på samtlige udgifter i forbindelse med møder m.m. (kun 1 møde pr. udgiftsbilag). Kørsel i egen bil afregnes på månedsopgørelse. 8. Sekretariatet Sekretariatet forestår Danske Kreds sagsbehandling og administration og understøtter kredsbestyrelsen i forhold til projekter, juridisk/faglig bistand og kommunikation. Sekretariatets bemanding Danske Kreds sekretariat er bemandet med en kontorleder, en politisk koordinator og et antal konsulenter og sekretariatsmedarbejdere. Faste driftsmæssige opgaver Sekretariatet varetager en række faste opgaver som: medlemssagsbehandling og rådgivning af tillidsmænd planlægning og afvikling af større arrangementer som generalforsamling, tillidsmandsseminar og faste medlemsmøder kommunikationsopgaver (kredsblad, hjemmeside, TM-informationer, mv.) administration af tillidsmandssystemet (herunder bistand til afvikling af TM- og AMR-valg) administration af medlemmers kontingentbetalinger andre administrative opgaver og drift af kontoret Kontorlederen fordeler ressourcer til de faste driftsmæssige opgaver. Større ændringer i disse opgaver aftales mellem formandskabet og kontorlederen. 5

7 Ønsker kredsbestyrelsen sekretariatets bistand til andet administrativt arbejde, fordeles bistanden i hvert enkelt tilfælde af kontorlederen. Projektbistand Der kan knyttes sekretariatsbistand til kredsbestyrelsens projekter. Det kan handle om administrativ, juridisk/faglig bistand og/eller anden konsulentbistand. Alle aftaler om sekretariatsbistand til projekter går via den politiske koordinator, som koordinerer bistanden med kontorlederen under hensyntagen til kredsbestyrelsens prioriteringer og sekretariatets ressourcer. Når projektbistanden er aftalt, planlægger den projektansvarlige i kredsbestyrelsen arbejdet direkte med sekretariatsmedarbejderen/-medarbejderne. Interne møder hvor sekretariatsmedarbejdere deltager, skal primært foregå på kredskontoret. Politisk koordinering Sekretariatet understøtter formandskabet og den politiske sekretær i forhold til det politiske og organisatoriske arbejde. Formandskab og politisk sekretær planlægger arbejdet med den politiske koordinator. Økonomi Kontorlederen og kredsens økonomiansvarlige disponerer over foreningens driftskonto. Kontorlederens ansvar indbefatter indkøb samt indgåelse af forpligtende kontrakter på vegne af Danske Kreds. Dette sker i samråd med kredsens økonomiansvarlige for så vidt angår økonomien. 9. Udtræden af kredsbestyrelsen Formandskabet for Danske Kreds har ansvar for at sikre, at et bestyrelsesmedlems udtræden af kredsbestyrelsen sker på en ordentlig måde, hvad enten det sker efter bestyrelsesmedlemmets eget ønske eller ved at bestyrelsesmedlemmet ikke opnår genvalg. Dette er yderligere beskrevet i bilag A og i notatet god dag og farvel. Forretningsorden med tilhørende bilag er vedtaget på kredsbestyrelsesmødet Den 6. juni 2013 (fordeling af faste projekter i bilag D er revideret efter Danske Kreds strategiseminar august 2013). 6

8 Bilag A Introduktion til og afsked med kredsbestyrelsen Både begyndelsen og afslutningen på en post i kredsbestyrelsen er meget anderledes end ved andre jobs i Danske Bank-koncernen. For eksempel er arbejdsopgaverne, rutinerne, strukturen og beslutningsprocesserne meget anderledes end i mere almindelige afdelinger i Danske Bank. Og det er generalforsamlingen, der beslutter, om en kandidat skal begynde/fortsætte i kredsbestyrelsen eller ej. Bliver man som kredsbestyrelsesmedlem ikke genvalgt ved generalforsamlingen, så slutter ens job fra den ene dag til den næste. Derfor er det vigtigt, at potentielle kandidater kan få information om arbejdet i kredsbestyrelsen, at nye kredsbestyrelsesmedlemmer får en god introduktion til arbejdet og at der tages hånd om bestyrelsesmedlemmer, der ikke måtte opnå genvalg ved en generalforsamling. Information til områdetillidsmandsniveauet Ofte kommer nye bestyrelsesmedlemmer fra gruppen af områdetillidsmænd. Forud for generalforsamlinger med valg til bestyrelsen informerer kredsbestyrelsen derfor områdetillidsmændene om, hvad arbejdet i kredsbestyrelsen indebærer (herunder om arbejdstider og ferieperioder). Efter mødet, men inden frist for opstilling af kandidater, orienteres TM om mødets indhold i en TM-information. Mulighed for møde med formandskabet Alle der overvejer at stille op som enten bestyrelsesmedlem eller suppleant har mulighed for at få et møde med formanden og/eller næstformanden. Dette gøres ved at kontakte formanden. Denne mulighed nævnes overfor alle tillidsmænd ligesom det fremgår af indkaldelsen til generalforsamlingen. Nye bestyrelsesmedlemmer Inden det konstituerende bestyrelsesmøde udleveres forretningsorden til nye bestyrelsesmedlemmer. Nye bestyrelsesmedlemmer har ligeledes drøftet deres interesseområder og faglige kompetencer med formandskabet inden det konstituerende møde. Yderligere introduktion gives efter det konstituerende møde og inden første ordinære bestyrelsesmøde (og så vidt muligt senest en uge efter valget). Denne introduktion gives af formanden (alternativt næstformand), samt det bestyrelsesmedlem, der bliver primær kontaktperson for det nye bestyrelsesmedlem i den første tid i kredsbestyrelsen (notatet god dag og farvel beskriver vigtige elementer i et nyt KB-medlems start). Formandskabet og den politiske koordinator har ansvaret for, at mødet bliver arrangeret. Den introduktion, der skal falde inden første ordinære bestyrelsesmøde, foregår i kredsens lokaler og er beskrevet videre i notatet god dag og farvel. Sekretariatet står for bestilling af diverse nødvendigheder herunder nøgler, PC, adgange og mobiltelefon samt tabletcomputer. Afsked med kredsbestyrelsen Der er meget stor forskel på om et afgående bestyrelsesmedlem selv har valgt at sige farvel til Danske Kreds (pensionering, andet job etc.), eller om bestyrelsesmedlemmet ikke bliver genvalgt. Det er formanden, der har ansvar for planlægningen af afskeden med et 7

9 bestyrelsesmedlem. Der skal tages stort hensyn til det individuelle bestyrelsesmedlems ønsker i planlægningen. En række overvejelser er beskrevet i notatet god dag og farvel. 8

10 Bilag B Principper og rammer for politisk ansvar og projekter i Danske Kreds. Bestyrelsen har besluttet en ansvarsfordeling mellem formandskabet og bestyrelsen. Målet med at uddelegere ansvar og kompetence til bestyrelsesmedlemmer, er at inddrage og gøre så mange af bestyrelsens medlemmer som muligt ansvarlige i det politiske arbejde, samtidig med, at der også ligger en initiativpligt i de politiske opgaver. Set i lyset af denne beslutning er det ønskeligt, at der er den størst mulige spredning i besættelse af funktioner og projektansvar. Der udfærdiges et totalbudget for hvert projekt for det kommende år. Derudover udarbejder de politisk ansvarlige et budget for deres område, hvis der er opgaver, hvor der er behov for økonomi. Hvis et projekt antages at koste over kroner, skal projektets enkelte udgiftsposter specificeres i projektbudgettet. KB godkender budgetterne. Ved første fremlæggelse for KB skal hvert projekt udover budgettet i lighed med de gældende regler som et minimum indeholde formål og projektbeskrivelse. Fornyet KB-behandling kræves hvis: En politisk ansvarligs totalbudget overskrides med minimum 10% / kroner Et projekt-budget overskrides med minimum 15%. En udgiftspost i et projekt øges med minimum 20% (uanset at beløbet evt. kan findes indenfor projektets totalbudget). Den politisk ansvarlige eller den projektansvarlige bærer ansvaret for, at budgetterne udarbejdes og fremlægges for KB. Den økonomiansvarlige sørger for den praktiske udarbejdelse af budgetterne efter input fra politisk ansvarlige og projektansvarlige. Sekretariatet varetager desuden, som tidligere aftalt, indhentning af tilbud, bestillinger osv. I denne proces overvåger sekretariatet og formanden for økonomiudvalget projektbudgetterne og adviserer det respektive kredsbestyrelsesmedlem i tilfælde af en (forventet) overskridelse. Er der en udvikling i et projekt, som gør, at det vil være formålstjenstligt at handle hurtigt eller opstår der en situation, hvor der akut er behov for et nyt projekt, men hvor det ikke vurderes, at der er behov for et ekstraordinært kredsbestyrelsesmøde, kan formandskabet godkende et nyt projekt og/eller bevilge en budgetudvidelse/et projektbudget på op til kr. Den projektansvarlige/initiativtageren til et nyt projekt skal overfor formandskabet beskrive budgetudvidelsen/projektet og de enkelte budgetposter og begrunde, hvorfor det ikke kan afvente næste kredsbestyrelsesmøde. Bevilges budgetudvidelsen/projektet har den projektansvarlige pligt til at orientere kredsbestyrelsen om budgetudvidelsen/projektet på førstkommende kredsbestyrelsesmøde. 9

11 Bilag C Erstatningsansvar Hvad sker der i tilfælde af, at et bestyrelsesmedlem eller en ansat begår en ansvarspådragende fejl, som medfører et økonomisk tab for den forurettede part? Det kan fx dreje sig om fejlagtig rådgivning eller en overskreden frist. Principielt bærer Danske Kreds ansvaret for kredsbestyrelsen og de Danske Bank-ansatte i sekretariatet. Finansforbundet bærer umiddelbart ansvaret for medarbejdere ansat i Finansforbundet og som er helt eller delvist udstationeret til at arbejde i Danske Kreds. Vedrørende behandling af klager og udbetaling af erstatning følger Danske Kreds de til enhver tid gældende regler i Finansforbundet, som kan findes på Finansforbundets hjemmeside - klageinstans 10

12 Bilag D Besættelse af diverse poster og faste projekter Næstformand (1 el. 2) Carsten Eilertsen HB-medlemmer (3) Politisk ansvarlig for BOV Politisk ansvarlig for kompetence Politisk ansvarlig for Arbejdsliv og Karriere Politisk ansvarlig for MOF Politisk ansvarlig for SFR Politisk ansvarlig for Pension Politisk ansvarlig for Løn og Job Politisk ansvarlig for jobvurdering (2) Politisk sekretær Politisk OK- og sagskoordinator Politisk ansvarlig for Forhandling Formanden har denne funktion Danske Unions-medlemmer (3) Formandskabet og politisk ansvarlig for SFR SU-medlemmer (6) Formandskabet besætter de første pladser. De øvrige pladser besættes af kredsbestyrelsesmedlemmer med aftalte politiske ansvarsfunktioner (politisk sekretær, politisk OK- og sagskoordinator, politisk ansvarlig for Arbejdsliv og Karriere og politisk ansvarlig for Kompetence). EWC-medlemmer (4) Formandskabet besætter de første pladser. De øvrige pladser besættes af kredsbestyrelsesmedlemmer med aftalte politiske ansvarsfunktioner (politisk ansvarlige for henholdsvis SFR, Arbejdsliv og Karriere og Kompetence). Økonomiansvarlig Diverse eksterne repræsentationer Steen Lund Olsen Knud Grøngaard René Holm Christian Hansen Kirsten Guntofte Susanne Arboe Sanne Lauridsen Peter Gaardsdal Sørensen René Holm Gerner Svendsen Dorte Bielefeldt Gerner Svendsen Peter Gaardsdal Sørensen Kirsten Ebbe Brich Steen Lund Olsen Steen Lund Olsen Carsten Eilertsen Peter Gaardsdal Sørensen Steen Lund Olsen Carsten Eilertsen Peter Gaardsdal Sørensen Susanne Arboe Kirsten Guntofte Kirsten Ebbe Brich Steen Lund Olsen Carsten Eilertsen Peter Gaardsdal Sørensen Susanne Arboe Dorte Bielefeldt Faste projekter TM-seminar 2014 Udviklingssamtalen 2014 Hvervning Dorte Bielefeldt Medlemsmøder 2014 OTM møder/seminar 2014 TM valg 2013 AMR valg 2013 Indflydelse på spørgsmål i MU (herunder APV-spørgsmål) Stressstatistikker og trivselsbarometer fra FF Susanne Arboe Sanne Lauridsen Carsten Eilertsen Peter Gaardsdal Sørense Steen Lund Olsen Sanne Lauridsen Kirsten Ebbe Brich Carsten Eilertsen 11

13 Udpegning til Finansforbundets IT-klub Finansforbundets IT-klub (1) Udpegning til Koncernens Arbejdsmiljøudvalg Koncernens Arbejdsmiljøudvalg (1 + 1 suppleant) den politisk ansvarlige for Arbejdsliv og Karriere og den politisk ansvarlige for BOV som suppleant Sanne Lauridsen Susanne Arboe Christian Hansen (suppleant) Fælles udvalg med koncernen Danske Kompetence (politisk ansvarlige for Kompetence, BOV og A&K) Fælles Jobvurderingsudvalg (politisk ansvarlig for løn og job og jobvurderingsperson samt en repræsentant for formandskabet) Fælles pensionsudvalg Politisk ansvarlige for pension og løn og job Inkluderer også Førtidspensionskassen for medarbejdere i Rødt tilsagn og kunderåd i Danica (2) Kirsten Guntofte Susanne Arboe Christian Hansen Gerner Svendsen Dorte Bielefeldt Carsten Eilertsen René Holm Gerner Svendsen Udpegning af fondsbestyrelsesmedlemmer Danske Kreds Jubilæumsfond Danske Kreds Jubilæumsfond (3) formanden for Danske Kreds skal deltage Steen Lund Olsen Sanne Lauridsen Dorte Bielefeldt Udpeget blandt medlemmerne: Søren Dankelev og Kirsten Kongsted Danske Banks Velfærdsfond af 1993 Danske Banks Velfærdsfond af 1993 (2) formanden for Danske Kreds skal deltage Steen Lund Olsen Christian Hansen Udpegning af bestyrelsesmedlem og suppleant til Danske Banks Pensionskasse for førtidspensionister Danske Banks Pensionskasse for Steen Lund Olsen førtidspensionister formanden for Danske Kreds Misbrugskorps Misbrugskorps (2 fra kredsbestyrelsen) Kirsten Ebbe Brich og Dorte Bielefeldt er udpeget hvis misbrugskopset fortsætter 12

14 Bikubens Personaleforening: Kredsbestyrelsen udpeger hvert år bestyrelsesmedlemmer, suppleanter og revisorer til Bikubens Personaleforening. Udpegningen sker jfr. vedtægten for Bikubens Personaleforening 6 og 8. Udpegningen kan ske både blandt kredsbestyrelsesmedlemmer og andre interessenter. Udpegning af revisor vil altid være de generalforsamlingsvalgte revisorer for Danske Kreds. Bikubens Personaleforening Knud Grøngaard Hans Erik Rasmussen Anne Marie Mathiesen Ib Rene Holm Torben Pedersen Mona Beyer (suppleant) Dorte Bielefeldt (suppleant) Godkendelse af principper for udpegning af delegerede (reguleret i Danske Kreds vedtægter) Landsmøde: Der udpeges efter følgende principper: 1. Bestyrelsen minus HB medlemmer 2. Suppleanter til bestyrelsen 3. Medlemmer af repræsentantskabet 4. OTM og til sidst TM her står sekretariatet for at spørge først blandt OTM og hvis nødvendigt blandt TM. Først-til-mølle princippet gælder. Er der afbud fra OTM for området, opfordres til at man tager en TM fra området / regionen således, at området / regionen bliver repræsenteret. Repræsentantskab: Der udpeges efter følgende principper: 1. Bestyrelsen minus HB medlemmer 2. Suppleanter til bestyrelsen De resterende vælges af og blandt OTM ved det første møde efter generalforsamlingen eller ved en elektronisk afstemning efter bestyrelsens vurdering. Valget gælder fra 1/7 det år valget foretages til 30/6 året efter 13

15 Bilag E Regler og rammer for udgifter Danske Kreds bestyrelse Arrangement Bemærkninger Beløb Jubilæer 25 & 40 års Gave. Kr ,- Kredsbestyrelsesmedlemmet kan vælge mellem en middag arrangeret af kredsen for bestyrelsen og sekretariatet (ægtefælle inviteres med) eller en reception der afholdes i kredsens lokaler. Koncernens jubilæumsarrangement indgår i kredsens arrangement. Økonomiudvalget fastsætter beløb. Runde fødselsdage 50 & 60 Gave Kr ,- Bryllup & sølvbryllup Gave Kr ,- Længerevarende sygdom/hospital Afskedsgave bestyrelsen Mastercard Tivolikort Uddannelse/kurser/ Konferencer Internetabonnement Mobiltelefoner Buket Kr. 300,- Pr. år inkl. afgangsår. Kredsbestyrelsesmedlemmet kan vælge mellem en middag arrangeret af kredsen for bestyrelsen og sekretariatet (ægtefælle til det afgående kredsbestyrelsesmedlem inviteres med), en reception eller deltagelse i kredsens årlige sociale arrangement. Formanden og kredsens økonomiansvarlige kan træffe andre beslutninger, der ikke medfører øgede udgifter for kredsen for eksempel hvis flere afgående bestyrelsesmedlemmer slår sig sammen om reception eller middag. Alle bestyrelsesmedlemmer udstyres med et Mastercard, til betaling af udlæg i kredsens tjeneste. Alle i bestyrelsen kan få et Tivolikort. Alle ansøgninger om kurser, temadage eller seminarer skal bevilges af formandskabet (bilag I) Bestyrelsesmedlemmer med en Danske Bank bærbar PC med mulighed for adgang til bankens netværk hjemmefra får refunderet op til kr. 250 pr. måned til internetabonnement. Alle bestyrelsesmedlemmer udstyres med en mobiltelefon. Private samtaler til og fra udlandet betales af bestyrelsesmedlemmet selv (dog ikke hvis foretaget i forbindelse med tjenesterejse). Kr. 500,- Økonomiudvalget fastsætter beløb. 14

16 Transport Fortæring Ved bestyrelsesmedlemmets fratræden kan mobiltelefonen inkl. abonnementet (inkl. sim-kort) overtages af det fratrædende medlem for kr Kredsen følger Finansforbundets regler. (bilag J). Fortæring i forbindelse med møder, kurser, seminarer og lignende refunderes efter regning med deltagers navne samt anledning på bilag. Hvis overnatning i forbindelse med møder, kurser, seminarer og lignende sker ved privat indlogering, kan der udbetales diæter efter skatterådets regler (2009: kr. 195,- pr. døgn). Hvis bespisning i forbindelse med møder, kurser, seminarer og lignende sker privat, kan der udbetales diæter efter skatterådets regler (2009: kr. 455,- pr. døgn). (Beløbet reguleres nedadgående såfremt der indgår forudbetalt forplejning i arrangementet). Et døgn defineres fra kl. 15 til kl. 15. Møder flere dage Hotel Taske/mappe/kuffert Avis Edb-kaskoforsikring Forsikring ved rejser i udlandet P-afgifter PC og printer Ordningen kan maksimalt bruges i 12 måneder. Bestyrelsesmedlemmer kan i forbindelse med møder flere dage i træk få refunderet biograf-/ teaterbilletter og billetter til koncerter og udstillinger og lignende. Kredsen følger koncernens rabat ordning. Refunderes efter regning. Bestyrelsesmedlemmer kan købe taske/mappe/kuffert for max. kr ,- pr. valgperiode. Bestyrelsesmedlemmer kan tegne et abonnement på avis efter eget ønske Koncernens indboforsikring dækker alt på kontoret. Alle der får lønseddel fra koncernen er omfattet af koncernens rejseforsikring. P-afgifter honoreres mod kvittering. Kredsbestyrelsesmedlemmer modtager ved første valg en bærbar PC fra Danske Bank. Hvis kredsbestyrelsesmedlemmet har behov for at kunne printe eksternt fra bærbar PC, kan der indkøbes en printer efter aftale med kontorlederen. Kredsbestyrelsesmedlemmer kan 15

17 Tabletcomputere og tilhørende hardware benytte MasterCard eller få refunderet udgifter til toner til arbejdsmæssig brug. Bestyrelsesmedlemmer og ansatte kan efter behov udstyres med en tabletcomputer og evt. ekstra hardware til arbejdsmæssig brug. Hvis tabletcomputeren benyttes privat, betaler brugeren selv for den merudgift det medfører ift. det af Danske Kreds tegnede abonnement. Ved fratræden fra kredsen kan det fratrædende bestyrelsesmedlem/ansatte overtage tabletcomputeren. Er tabletcomputeren mindre end 3 år gammel på fratrædelsestidspunktet, kan bestyrelsesmedlemmet overtage tabletcomputeren (inkl. dataabonnement med tilhørende sim-kort) og inkl. ekstra hardware. Overtagelsesprisen fastsættes ift. tablet/hardwares alder: Mellem 0 og 1 år: 2/3 af anskaffelsesprisen Mellem 1 og 2 år: 1/3 af anskaffelsesprisen Mellem 2 og 3 år: 500 kr. totalt (dog maks. 1/3 af anskaffelsesprisen) Mere end 3 år: 100 kr. totalt Anskaffer kredsen nye tabletcomputere/hardware kan bestyrelsesmedlemmerne overtage de gamle tabletcomputere/hardware for 100 kr. totalt Børnepasning Eksterne receptioner Danske Kreds følger Finansforbundets regler (bilag J). Gaver til receptioner som Danske Kreds er indbudt til kan gives efter forud godkendelse af formandskabet. Der gives ikke gaver til receptioner hvor invitationen er sendt personligt til bestyrelsesmedlemmer eller ansatte i Danske Kreds Ved tvivlsspørgsmål kontaktes formandskabet. Udgifter, som afholdes af kredsbestyrelsesmedlemmer, men som ikke er nævnt i ovenstående gennemgang, kan som udgangspunkt ikke refunderes af Kredsen. Formandskabet kan i særlige tilfælde dispensere herfra. 16

18 Bilag F Regler og rammer for udgifter Områdetillidsmænd og Tillidsmænd Arrangement Bemærkninger Beløb 25 & 40 års jubilæum Der udsendes en gave fra kredsen. Økonomiudvalget fastsætter beløb. Tillidsmandsmøder Mødet afholdes så vidt muligt i Koncernens egne lokaler. Bespisning holdes indenfor en ramme på kr. 325,-. Lokaleleje indenfor en ramme på kr. 175,- pr. person Hvis mødet opgøres som dagsmøde skal dagsmødeprisen holdes inden for en ramme på kr. 500,- pr. person Overnatning dækkes kun efter særskilt aftale med kontorlederen. Blanketten udgiftsbilag (findes på kredsens hjemmeside og Finansnet) SKAL altid benyttes. Blanketten påføres alle udgifter også kantineudgifter som trækkes på kredsens konto Blanketten skal påføres deltagernavne og skal vedlægges kvitteringer. Delegeretmøder v. generalforsamling Transport Børnepasning Afgående tillidsvalgte Brug af telefon Lokale tillidsmandsseminarer Aftales via med kontorlederen senest 5 uger før generalforsamlingen. Følger Finansforbundets regler (bilag J). Flyrejser godkendes kun i særlige tilfælde og skal aftales forudgående medkontorlederen. Danske Kreds følger Finansforbundets regler (bilag J). Afgåede tillidsmænd modtager gave fra kredsen. Arbejdsmiljørepræsentanter såfremt de kun har en rolle. Hvis OTM/TM i perioder har haft et ekstraordinært behov for brug af telefon, der ikke kan dækkes af telefonen på arbejdspladsen, kan der indgås aftale med kredsen om refusion efter regning. Grupper af OTM/TM, der har behov for at afholde seminarer eller lignende, hvori der er fagligt indhold, f.eks. Økonomiudvalget fastsætter beløb. 17

19 samarbejdsvanskeligheder, organisationsændringer, geografiske ændringer samt faglig opkvalificering, har mulighed herfor. Det er påkrævet, at der er deltagelse fra Kredsbestyrelsen. Varigheden af seminaret må maksimalt være to dage med en overnatning og der kan makismalt godkendes et seminar årligt. For bevilling skal ansøgningsskemaet på Finansnet indsendes til kontorlederen, der vil se på godkendelse af ansøgningen evt. i samråd med den politisk ansvarlige for MOF og/eller kontaktpersonerne for området. Ansøgningsskemaet bedes udfyldt med formål, behov, fagligt indhold og budget over udgifterne. Skemaet indsendes til R3908. Aftaler og evaluering Alle aftaler med arrangører og samarbejdspartnere går via kredsens sekretariat eller i samarbejde med sekretariatet. Der skal efter seminarets afholdelse indsendes skriftlig evaluering til Danske Kreds R3908. Medlemsmøder Tillidsmænd kan efter behov arrangere lokale medlemsmøder. Møderne sker på tillidsmandens initiativ og med tillidsmanden som arrangør. Mødet skal have et fagpolitisk indhold og relevant(e) kredsbestyrelsesmedlemmer skal inviteres. Økonomi Bespisning: max 325,- kr. pr. deltagende medlem Foredragsholder: max 100,- kr. pr. deltagende medlem Der kan inviteres en dyrere foredragsholder, hvis bespisningsprisen er tilsvarende lavere. Sekretariatet i Danske Kreds skal inddrages i forbindelse med: Bestilling af lokaler og forplejning, hvis ikke mødet kan holdes i koncernens lokaler. Bestilling af foredragsholder samt godkendelse og underskrivelse af kontrakter 18

20 Godkendelser Lokale medlemsmøder (dog ikke korte orienteringsmøder) skal godkendes af tillidsmandens kontaktperson(er) i kredsbestyrelsen. Er der udgifter forbundet med medlemsmødet skal det tillige godkendes af kontorlederen. Hvervemøder og andre særlige medlemsmøder skal derudover godkendes af formandskabet. For alle medlemsmøder med udgifter skal ansøgningsskema (findes på Finansnet) udfyldes og indsendes til Danske Kreds R3908 i god tid før forventet afholdelse af medlemsmødet. Kredsens udgiftsbilag (findes på Finansnet) SKAL altid benyttes. Blanketten påføres alle udgifter også kantineudgifter som trækkes på kredsens konto Blanketten skal påføres deltagernavne og skal vedlægges kvitteringer. Retningslinjer for lokale medlemsmøder er yderligere beskrevet på Finansnet. Ved tvivlspørgsmål kontaktes kontorlederen i Danske Kreds. 19