Beretning til Nordisk Råd og Nordisk Ministerråd om revisionen af Nordisk Ministerråds virksomhed for 2006

Transkript

1 Beretning til Nordisk Råd og Nordisk Ministerråd om revisionen af Nordisk Ministerråds virksomhed for 2006 Juni 2007

2

3 Indholdsfortegnelse Side 1. Revision af årsregnskabet for Indledning Konklusion på den udførte revision Særlige forhold vedrørende årsregnskabet for Regnskabsprincip mv Økonomifunktionen Samarbejdsaftale mv Kommentarer til årsregnskabet Resultatopgørelsen Nordisk Ministerråds sekretariat Nordisk Ministerråds publikationsafdeling Nordisk Ministerråds informationsafdeling Balancen Den udførte revision Revisionens formål, tilrettelæggelse og udførelse Risikofyldte områder Revisionens udførelse Nordisk Ministerråds kontorer Revision af Nordisk Ministerråds institutioner, enkeltprojekter mv Generelt Nordisk Ministerråds institutioner Ophørte institutioner Bemærkninger vedrørende revisionen af udvalgte institutioner mv Enkeltprojekter mv Andre oplysninger mv Eftersyn af Nordisk Ministerråds protokoller Overholdelse af lovgivningen Risiko for besvigelser af væsentlig betydning for årsregnskabet Ledelsens regnskabserklæring Ikke-korrigerede forhold Afsluttende bemærkninger... 27

4

5 Beretning til Nordisk Råd og Nordisk Ministerråd om revisionen af Nordisk Ministerråds virksomhed for Revision af årsregnskabet for Indledning 1. Rigsrevisionen afgiver hermed revisionsberetning for regnskabsåret 2006 til Nordisk Råd og Nordisk Ministerråd. Beretningen har i udkast været fremsendt til Nordisk Ministerråds sekretariat, hvis bemærkninger i videst muligt omfang er indarbejdet i nærværende beretning. De øvrige nordiske rigsrevisioner har ligeledes haft et udkast til høring. Rigsrevisionens beretning omfatter hele Nordisk Ministerråds årsregnskab for Revisionen af Nordisk Ministerråds institutioner, støtteordninger, projekter mv. varetages af de respektive landes statslige revisionsmyndigheder på grundlag af de gældende bestemmelser i domicillandet. Rigsrevisionen har fra de statslige revisionsmyndigheder i de øvrige nordiske lande modtaget rapporteringer om resultatet af årets revision af institutioner, enkeltprojekter mv. Et sammendrag af disse rapporteringer er indarbejdet i denne beretning, jf. kap Årsregnskabet, der behandles på Nordisk Råds ordinære session i 2007, udviser et overskud på tkr. og en negativ egenkapital på tkr. Årets overskud er overført til den regnskabsmæssige egenkapital og bliver afregnet med medlemslandene i det følgende år Konklusion på den udførte revision 3. Det er vores opfattelse, at årsregnskabet giver et retvisende billede af aktiver, passiver og den finansielle stilling pr. 31. december 2006, at der er etableret forretningsgange og interne kontroller, der i videst muligt omfang sikrer, at de dispositioner, der er omfattet af årsregnskabet, er i overensstemmelse med love og andre forskrifter samt indgåede aftaler og sædvanlig praksis. Vi er ved den udførte forvaltningsrevision ikke blevet bekendt med forhold, der giver anledning til at konkludere, at forvaltningen i 2006, Side 5

6 på de områder vi har undersøgt, ikke er varetaget på en økonomisk hensigtsmæssig måde. Særlige forhold og kommentarer til årsregnskabet fremgår af henholdsvis kap. 2 og 3, hvortil vi henviser. 4. Godkender Nordisk Ministerråd årsregnskabet i sin nuværende form, vil årsregnskabet være forsynet med revisionspåtegning uden forbehold, men med en supplerende oplysning om den negative egenkapital, jf. pkt. 34. Vedrørende revisionens formål, tilrettelæggelse og udførelse henvises til afsnit Særlige forhold vedrørende årsregnskabet for Regnskabsprincip mv. 5. Det anvendte regnskabsprincip er uændret i forhold til sidste år. Årsregnskabet for 2006 er aflagt i overensstemmelse med regnskabsbestemmelserne i Nordisk Ministerråds økonomireglement. Den anvendte regnskabspraksis, dvs. værdiansættelsesmetoder etc., er ligeledes uændret i forhold til sidste år. 6. De enkelte nordiske institutioner aflægger selvstændige årsregnskaber efter samme regnskabsprincip, som gælder for Nordisk Ministerråd Økonomifunktionen 7. Rigsrevisionen finder, at regnskabsaflæggelsen for 2006 har været bedre end det tidligere år. Revisionen af årsregnskabet for 2006 har dog afdækket, at der fortsat anvendes mange resurser ved brugen af økonomisystemet, der blev implementeret i Dette forhold sammenholdt med fratrædelse af nøglepersoner i økonomiafdelingen har medført, at der ikke var foretaget alle de nødvendige regnskabsmæssige afstemninger og opfølgning herpå i forbindelse med regnskabsaflæggelsen. Derfor har der været flere korrektioner til det foreliggende årsregnskab. Vi er orienteret om, at økonomifunktionen nu er blevet tilført nye personer med regnskabsmæssige kompetencer, og Rigsrevisionen forventer, at der i økonomifunktionen i Side 6

7 Nordisk Ministerråds sekretariat fortsat tilføres tilstrækkelige resurser, så regnskabsaflæggelsen og underbyggende dokumentationer er tilfredsstillende Samarbejdsaftale mv. 8. Nordisk Ministerråds sekretariat har i lighed med de tidligere år haft samarbejdsaftaler med såvel Nordisk Råds sekretariat som Nordisk Kulturfond. Samarbejdsaftalerne indeholder bestemmelser om en række tjenesteydelser, som Nordisk Ministerråds sekretariatet mod betaling stiller til rådighed for de 2 sekretariater. Det drejer sig primært om regnskabs- og personalemæssige ydelser, mens det øvrige daglige administrative arbejde varetages af Nordisk Råds sekretariat og Nordisk Kulturfonds sekretariat. 9. Vi har anbefalet, at ansvarsfordelingen mellem sekretariaterne i Nordisk Råd, Nordisk Kulturfond og Nordisk Ministerråd tydeliggøres i samarbejdsaftalerne. Anbefalingen er begrundet i, at vi ved revisionen af Nordisk Råd og Nordisk Kulturfond for 2006 bl.a. har konstateret manglende afklaring af fordelingen af ansvaret for fx afstemning af gamle udestående fordringer, opløsning af gamle bogføringssaldi samt periodisering af omkostningerne. Rigsrevisionen er fra Nordisk Ministerråds sekretariat orienteret om, at sekretariatet vil tilstræbe, at ansvarsfordelingen tydeliggøres. Rigsrevisionen vil i 2007 følge, om samarbejdsaftalerne fungerer hensigtsmæssigt. 10. Ud over det administrative samarbejde har Nordisk Ministerråd et fælles informationssamarbejde med Nordisk Råd. Dette samarbejde har medført et overskud, og for 2006 er Nordisk Råds andel af resultatet fra den fælles informationsafdeling overført til Nordisk Råds årsregnskab med 459 tkr. 3. Kommentarer til årsregnskabet 11. I lighed med tidligere år skal vi kommentere det aflagte årsregnskab. Side 7

8 3.1. Resultatopgørelsen 12. Nordisk Ministerråds ordinære resultat for 2006 blev tkr. mod tkr. i Det ordinære resultat skyldtes primært større renteindtægter og større intern afgift af løn end oprindeligt budgetteret. 13. De samlede indtægter udgjorde tkr. mod tkr. i Heraf udgjorde bidragene fra de nordiske lande tkr. De nordiske landes bidrag samt fordelingen heraf blev fastsat samtidig med godkendelsen af budgettet for 2006 på samarbejdsministrenes møde i forbindelse med Nordisk Råds session den oktober Fordelingen af bidragene er foretaget i henhold til Nordisk Ministerråds økonomireglement, 7. De samlede bidrag var i tkr. større end i Renteindtægterne steg med tkr. og udgjorde tkr. Den større renteindtægt skyldtes en større rentesats samt større gennemsnitligt indestående end forudsat i budgettet. 14. De samlede omkostninger udgjorde tkr. og bestod af driftsomkostninger inkl. projektbevillinger på tkr., udbetaling af Nordisk Råds andel af den fælles informationsvirksomhed med 459 tkr. og renteudgifter mv. på i alt 89 tkr. De samlede ordinære omkostninger var tkr. større end i Vi har konstateret, at der også i 2006 blev betalt morarenter mv. ved for sent indbetalte A-skatter, andre personalemæssige afgifter samt øvrige varefordringer. Rigsrevisionen skal henstille, at betalingsfristerne overholdes, så der ikke påløber morarenter. For så vidt angår lønadministrationen i øvrigt henvises til pkt. 16. Nordisk Ministerråds interne omkostninger afholdes gennem drifts-/projektbevillinger til de selvstændige resultatenheder: sekretariatet, publikationsafdelingen og informationsafdelingen, der nærmere er kommenteret under afsnit 3.1.1, og Nordisk Ministerråds sekretariat 15. Til drift af Nordisk Ministerråds sekretariat var der for 2006 driftsbevillinger på tkr. samt andre indtægter Side 8

9 på tkr., bl.a. som følge af samarbejdsaftaler, jf. pkt. 8. Det samlede rådighedsbeløb var således tkr. i 2006 mod tkr. i Sekretariatets samlede omkostninger udgjorde i alt tkr. mod tkr. i Driftsoverskuddet i 2006 på 688 tkr. blev overført til akkumuleret overskud fra tidligere år på tkr., så der i alt blev overført tkr. til disponering i Af omkostninger i 2006 var den største post personaleomkostningerne, der i alt udgjorde tkr., hvoraf løndelen udgjorde tkr. Under personaleomkostningerne er der for 2006 hensat forpligtelse til udbetaling af særlige feriefridage og særligt ferietillæg i forbindelse med medarbejdernes fratræden, jf. pkt Vi har konstateret, at der i forbindelse med den særlige udbetaling ved medarbejderes fratræden indgår et bundfradrag før beregning af intern afgift. Rigsrevisionen har anbefalet, at reglerne omkring udbetaling af godtgørelse ved medarbejdernes fratræden, herunder reglerne om anvendelse af bundfradrag, bliver tydeliggjort og indføjet i personalehåndbogen. Vi har endvidere konstateret, at der var fejl i opgørelsen af svensk social afgift, at der ikke fuldt ud var sket korrekt indberetning af honorarer og skattefrie tillæg, at der var flere fejl i lønberegningen for en fratrådt medarbejder, og at der var foretaget udbetaling af feriegodtgørelse mv. til fratrådte medarbejdere, der ikke var i overensstemmelse med reglerne herom. Fravigelse fra reglerne var i hvert enkelt tilfælde sket efter godkendelse af ledelsen i Nordisk Ministerråd. Vi finder det utilfredsstillende, at der fortsat opstår de mange fejl i lønberegningerne for Nordisk Ministerråds sekretariat, og at der ikke foretages de nødvendige afstemninger og opgørelser. Vi skal derfor anbefale, at der fx kvartalsvis udarbejdes opgørelser og afstemninger af lønudgifter, i henhold til personalekontorets lønsystem, til bogføringen. Opgørelserne skal bl.a. verificere, at løn inkl. udlandstillæg og børnetillæg, sociale afgifter, rejsegodtgørelse mv., der oplyses til de offentlige myndigheder, er i overensstemmelse med regnskabets udvisende. Vi vil følge dette forhold nærmere. Side 9

10 Vi skal endvidere anbefale, at der i forbindelse med medarbejdernes fratræden kun sker udbetaling af godtgørelser mv. i overensstemmelse med reglerne herom Nordisk Ministerråds publikationsafdeling 17. Indtægterne i 2006 i Nordisk Ministerråds publikationsafdeling var driftsbevillingen på 732 tkr. samt indtægter fra salg af publikationer mv. på tkr. De samlede indtægter var således tkr. mod tkr. i De færre indtægter skyldtes primært mindre salg af publikationer i de nordiske lande. Publikationsafdelingens samlede omkostninger udgjorde i alt tkr. mod tkr. i I 2006 var der herefter et driftsunderskud på 311 tkr., der blev dækket af publikationsafdelingens overskud fra tidligere år på 609 tkr. Der blev herefter overført udisponerede midler på 298 tkr. til I lighed med tidligere år var den største enkeltpost i 2006 publiceringsomkostningerne, der i alt udgjorde tkr. I forbindelse med vores revision af tilgodehavender for salg af publikationer har vi konstateret, at der fortsat henstår nogle gamle tilgodehavender, hvor der ikke har kunnet konstateres indbetalinger. Vi har igen anbefalet, at der foretages en gennemgang af disse fordringer med henblik på en afklaring, og at der bliver foretaget en reservation til imødegåelse af tab Nordisk Ministerråds informationsafdeling 18. Nordisk Ministerråds informationsafdeling havde i 2006 indtægter i form af en driftsbevilling på tkr. samt indtægter fra samarbejdsaftaler om fælles drift af informationsafdelingen på tkr. De samlede indtægter var således i alt tkr. mod tkr. i Informationsafdelingens samlede omkostninger udgjorde i 2006 i alt tkr. mod tkr. i Efter yderligere dispositioner til projekter på 475 tkr. var der i 2006 et driftsoverskud på tkr. Årets resultat bliver fordelt mellem Nordisk Råd og Nordisk Ministerråd. I Nordisk Ministerråd er der overført egen andel af årets overskud med 683 tkr. til informationsafdelingens eget akkumulerede resultat fra tidligere år på tkr. Der er herefter til disponering i 2007 i alt tkr. Side 10

11 Blandt omkostningerne var lønomkostningerne også i 2006 den største enkeltpost, der i alt udgjorde tkr Balancen 19. Likvide midler på tkr. udgjorde hovedparten eller 94,7 % af de samlede aktiver. De likvide midler steg med tkr. i forhold til 2005, hvilket bl.a. skyldes, at der ultimo 2005 var store tilgodehavende momsrefusioner, der er modtaget i løbet af Størstedelen af de likvide midler placeres på kortløbende aftalekonti for at opnå bedst mulig forrentning, der udgjorde gennemsnitligt 2,9 % i Vi har indhentet engagementsoplysninger fra Nordisk Ministerråds bankforbindelser og fået bekræftelse på, at alle engagementer var korrekt medtaget i regnskabet. Vi har i den forbindelse også gennemgået fuldmagtsforholdene i relation til pengekontiene og har konstateret, at der var forløbet over 1 år fra en medarbejders fratræden, til fuldmagtsforholdet er afmeldt i pengeinstituttet. Vi har derfor anbefalet, at fuldmagtsforholdene straks bringes ajour, når en medarbejder fratræder. 20. Fordringer udgjorde i alt tkr., der bestod af personalefordringer på 331 tkr., forudbetalt løn på tkr., øvrige fordringer på tkr. samt forudbetalte omkostninger og periodeafgrænsningsposter på tkr. 21. Ved vores revision har vi konstateret, at der fortsat ikke fuldt ud var foretaget afstemninger af personalemellemværender samt vurdering af, om der var tale om omkostninger eller tilgodehavender. Desuden kunne vi konstatere, at der i posten indgik flere gældsposter. På vores anbefaling er forholdet nu afklaret i forbindelse med regnskabsaflæggelsen, hvilket vi finder tilfredsstillende. 22. Forudbetalt løn udgjorde tkr. og vedrører bruttoløn for januar 2007, hvor udbetaling er sket i december Øvrige fordringer udgjorde tkr. og omfattede bl.a. tilgodehavende momsrefusion, og vi har påset indbetaling af den tilgodehavende refusion i Side 11

12 Mellemregning med Nordisk Kulturfond er indeholdt i Øvrige fordringer. Mellemregningen er afstemt til årsregnskabet for Nordisk Kulturfond. Vi har konstateret, at der i 2006 ikke løbende er foretaget udligning af mellemværendet med Nordisk Kulturfond, og vi har anbefalet, at mellemregningerne udlignes periodisk, fx hver måned, eller alternativt bliver forrentet. Vi er nu fra Nordisk Ministerråds sekretariat orienteret om, at sekretariatet vil iværksætte forretningsgange, der sikrer en periodisk udligning af mellemregningerne. Det finder vi tilfredsstillende. 24. Periodeafgrænsningsposter og forudbetalte omkostninger udgjorde tkr. og vedrører omkostninger, der er registreret i 2006, og som vedrører Vi har konstateret, at der i flere tilfælde fortsat ikke var foretaget den fornødne periodisering af omkostningerne i forbindelse med regnskabsaflæggelsen, så der er overensstemmelse med det nugældende regnskabsprincip. Vi har derfor endnu engang anbefalet, at der skabes overensstemmelse mellem regnskabsprincippet og regnskabsaflæggelsen, og vi har endvidere anbefalet, at der etableres forretningsgange, der sikrer en mere korrekt periodisering. 25. Balanceposten Materielle anlægsaktiver, der omfattede kostprisen for 3 lejligheder til Nordisk Ministerråds kontor i Skt. Petersborg, er nu udgået. Lejlighederne er blevet solgt i 2005 og Det blev for 2005 aftalt med Nordisk Ministerråds sekretariat, at den regnskabsmæssige opgørelse af salget kunne afvente salget af de resterende lejligheder i 2006, så der kun skulle foretages én opgørelse. Vi har konstateret, at der kun er foretaget en regnskabsmæssig regulering, men at der ikke er foretaget en opgørelse af det regnskabsmæssige provenu ved salget. Provenuet skal optages i årsregnskabet, selv om provenuet skal anvendes til dækning af husleje for Nordisk Ministerråds kontor i Skt. Petersborg. Vi finder det utilfredsstillende, at Nordisk Ministerråds sekretariat ikke har foretaget beregningen af provenuet, og har bedt sekretariatet om at foretage denne beregning og at få det indregnet i årsregnskabet. Vi vil følge dette forhold nærmere. Side 12

13 26. Leverandørgæld og skyldige projektmidler til udbetaling udgjorde i alt tkr. mod tkr. i I lighed med tidligere år er der mange skyldige projektmidler, hvor anmodning om udbetaling var fremsat før 31. december 2006, men hvor udbetaling først sker i Vi har gennemgået leverandørgælden for eventuel kursregulering af gældsposter i fremmed valuta. Den samlede regulering ville være uvæsentlig, men vi har anbefalet, at Nordisk Ministerråd fremover er opmærksom på dette forhold. Vi konstaterede ved vores revision, at der ikke er foretaget en afstemning af leverandørgælden i Den manglende afstemning har resulteret i flere gamle poster fra 2005 og tidligere, der ikke umiddelbart kunne verificeres til eksterne oplysninger. Endvidere var der flere tilgodehavende beløb registreret under leverandørgælden. Flere af de afdækkede forhold blev også omtalt i forbindelse med revisionen i 2005, uden at der er sket en afklaring. Dette finder vi utilfredsstillende og har anbefalet, at der snarest sker en nøje gennemgang af kreditorerne for at få afklaret de gamle saldi mv. Vi vil følge dette nærmere. Vi har ved vores revision af leverandørgæld endvidere konstateret, at der i flere tilfælde fortsat ikke var foretaget den fornødne periodisering af omkostningerne i forbindelse med regnskabsaflæggelsen, så der er overensstemmelse med det nugældende regnskabsprincip. Vi har derfor igen påpeget, at der skal være overensstemmelse mellem regnskabsprincippet og regnskabsaflæggelsen, og vi har atter anbefalet, at der etableres forretningsgange, der sikrer en mere korrekt periodisering. 27. Arrangementet EXPO 2005 er optaget i årsregnskabet med en gæld på 212 tkr. Fordelingen af det endelige overskud af EXPO 2005 er blevet udbetalt til medlemslandene med undtagelse af Island. Efter oplysninger fra Nordisk Ministerråds sekretariat skyldes den manglende udbetaling, at der endnu ikke er modtaget oplysning om, hvilken bankkonto pengene skal overføres til. Rigsrevisionen forventer dette forhold løst i Anden kortfristet gæld 493 tkr. indeholder skyldige personaleomkostninger mv. Mellemregning med Nordisk Råd er indeholdt i Anden kortfristet gæld. Mellemregningen er afstemt til årsregnskabet for Nordisk Råd. Side 13

14 29. Personaleforpligtelser udgjorde i alt tkr. I beløbet er indeholdt hensættelse til personaleforpligtelser ved fratræden med tkr. og der er for første gang afsat beløb hertil i Rigsrevisionen er enig i ledelsens vurdering af hensættelsen. 30. Periodeafgrænsningsposter og skyldige omkostninger udgjorde i alt 18 tkr. mod 917 tkr. i Regnskabsposten indeholder generelt skyldige omkostninger. For så vidt angår periodiseringer henvises til pkt Skyldige projektmidler udgjorde tkr. i 2006 mod tkr. i I 2005 var der indeholdt skyldige projektmidler for Nordisk Kulturfond med tkr. I forbindelse med Nordisk Kulturfonds status som selvstændigt retssubjekt fra 2006 er fondens egne skyldige projektmidler udgået af Nordisk Ministerråds årsregnskab. Vi har påset, at bogføringen er i overensstemmelse med de samlede projektoversigter, samt stikprøvevist efterprøvet, om udbetalinger sker på korrekt grundlag i henhold til projektkontrakterne. Vi har i den forbindelse konstateret tilfælde, hvor der sker udbetaling af sidste bevillingsrate, hvor der er sket en faglig evaluering, men hvor der ikke er sket en behørig økonomisk evaluering. Vi har i den forbindelse anbefalet, at der i alle tilfælde sker en økonomisk evaluering før udbetaling af den sidste bevillingsrate. Vi er fra Nordisk Ministerråds sekretariat orienteret om, at sekretariatet vil iværksætte forretningsgange, der sikrer en økonomisk evaluering af projekterne. Det finder vi tilfredsstillende. Vi har konstateret, at der i større grad sker ekstern forvaltning af projektmidler inden for de enkelte ministerråd mod betaling af et administrationsbidrag til de eksterne forvaltere. Det sætter væsentlige krav til aftalerne mellem Nordisk Ministerråd og projektforvalterne, hvor der bl.a. skal iagttages forhold om evaluering af projekterne såvel fagligt som økonomisk. Dette forhold vil Rigsrevisionen have fokus på for I skyldige projektmidler indeholdes ikke-disponerede projektmidler på tkr. i 2006 mod tilsvarende tkr. i Disse projektmidler udgør den del af budgetmidlerne, der ikke var disponeret til specifikke formål ved Side 14

15 årets udgang. Midlerne bliver da reserveret for anvendelse til andre nye projekter inden for budgetrammen for det enkelte fagområde. Udisponerede projektmidler henstår i maks. 3 år, hvorefter de tages til indtægt over resultatopgørelsen. Der er for 2006 ikke tilbageført udisponerede midler over resultatopgørelsen. Ved revisionen har vi konstateret, at der i 2006 ikke er foretaget en gennemgang af udisponerede midler for identifikation af, om der var poster til tilbageførsel. Der er bl.a. registreret udisponerede midler tilbage fra Vi er orienteret fra Nordisk Ministerråds sekretariat om, at der for 2008, i henhold til det korrigerede økonomireglement, vil blive indført nye beregningsmodeller for tilbageførsel af udisponerede midler. Alligevel har vi anmodet om, at Nordisk Ministerråds sekretariat i 2007 foretager en nøje gennemgang af de udisponerede midler for en afklaring af, om der skal ske tilbageførsler i Nordisk Ministerråds har for 2006 administreret eksterne projektmidler, bl.a. fra EU, til finansiering af eksterne projekter i primært Baltikum-området. Vi har orienteret Nordisk Ministerråds sekretariat om, at de eksterne projektmidler skal holdes helt adskilt fra egne projektmidler under Nordisk Ministerråds budget, således at det altid er muligt at identificere de eksterne projektmidler og forbruget heraf. 34. Egenkapitalen udgør tkr., svarende til den overførte grundkapital fra 2005 på tkr., hvori er modregnet årets resultat for 2006 på tkr. I henhold til Nordisk Ministerråds økonomireglement skal et eventuelt overskud tilbagebetales til medlemslandene. Vi har ved revisionen påset, at overskuddet for 2005, der skulle betales tilbage til de nordiske lande i 2006, blev fordelt mellem landene i samme forhold, som landene indbetalte bidrag for NSK/MR-SAM besluttede i 2005, at fordringen på landene på tkr. skulle afskrives over driften i Afskrivningen vil herefter vises i årsregnskabet som en varig bunden negativ egenkapital. Rigsrevisionen tog i 2005 dette forhold til efterretning, men fandt, at der kunne findes en i regnskabsmæssig henseende mere optimal løsning. Vi har i 2006 drøftet dette Side 15

16 med Nordisk Ministerråds sekretariat og har bl.a. foreslået, at den opståede bundne egenkapital kunne fjernes over en årrække ved modregning i de årlige regnskabsmæssige tilbageførsler af budgetmidler, der ikke er blevet anvendt inden for den gældende tidsfrist. Denne fremgangsmåde vil kun have en regnskabsmæssig effekt og vil ikke påvirke likviditeten i Nordisk Ministerråd. Efter Nordisk Ministerråds sekretariats oplysninger vil vores forslag ikke kunne godkendes af budgetekspertgruppen, der i øvrigt påtænker en yderligere nedskrivning for at mindske likviditeten i Nordisk Ministerråd. Dette forhold vil vi følge. Under hensyn til forholdets karakter vil vi igen for 2006 afgive revisionspåtegning med følgende supplerende oplysning om den negative egenkapital: Årsregnskabet viser en egenkapital på tkr. Den negative egenkapital er opstået som følge af afskrivning af tilgodehavendet hos medlemslandene i 2005 på tkr. Efter en specifik ændring til økonomireglementet i 2005 om denne afskrivning skal medlemslandene ikke indbetale underskud/negativ egenkapital for så vidt angår afskrivningen. Som følge heraf vil der fremover være en negativ grundkapital på tkr. Den årlige samlede egenkapital vil også være negativ, men afvige fra den negative grundkapital med årets over- eller underskud, der løbende afregnes med medlemslandene. Den supplerende oplysning vil fremgå af revisionspåtegningen, så længe egenkapitalen er negativ som følge af afskrivningen. 4. Den udførte revision 4.1. Revisionens formål, tilrettelæggelse og udførelse 35. Det er revisionens formål at påse, om det af ledelsen aflagte regnskab er udarbejdet i overensstemmelse med Nordisk Ministerråds økonomireglement, og om årsregnskabet giver et retvisende billede af Nordisk Ministerråds aktiver, passiver og finansielle stilling samt resultat. Revisionen omfatter resultatopgørelse og balance samt noter. Ledelsen udarbejder ikke en egentlig årsberetning til årsregnskabet. Derimod indgår årsregnskabet med revisionspåtegning som en del af den samlede beretning om Nordisk Ministerråds virksomhed, der afgives i august Side 16

17 36. Revisionen er udført efter de gældende regler i det internordiske revisionsreglement og er tilrettelagt og udført med henblik på at kunne tage stilling til, om årsregnskabet indeholder væsentlige fejl og mangler. Revisionen, der foretages i overensstemmelse med god offentlig revisionsskik, har hovedsageligt omfattet regnskabsposter og områder, hvor der er risiko for væsentlige fejl og mangler. I forbindelse med revisionen er Nordisk Ministerråds regnskabsmæssige registreringssystemer og interne kontroller gennemgået og vurderet. Det nye økonomisystem, der anvendes i Nordisk Ministerråd, er bl.a. baseret på digitale godkendelses- og anvisningsprocedurer i forbindelse med den regnskabsmæssige registrering. På grundlag af vores undersøgelser finder vi, at der generelt er etableret tilstrækkelige og forsvarlige forretningsgange og interne kontroller for registrering af de regnskabsmæssige data. Ud over den finansielle revision omfatter revisionen en vurdering af, om der er etableret forretningsgange og interne kontroller, der i videst muligt omfang sikrer, at de dispositioner, der er omfattet af årsregnskabet, er i overensstemmelse med love og andre forskrifter samt indgåede aftaler og sædvanlig praksis. Endelig er vi ved den udførte forvaltningsrevision ikke blevet bekendt med forhold, der giver os anledning til at konkludere, at forvaltningen på de områder, vi har undersøgt, ikke er varetaget på en økonomisk hensigtsmæssig måde i Forekommer der tilsigtede fejl og mangler, vil der være risiko for, at disse forbliver uopdagede. Det er Nordisk Ministerråds ansvar at tilrettelægge hensigtsmæssige registreringssystemer, forretningsgange og interne kontroller med henblik på at forebygge og opdage såvel tilsigtede som utilsigtede fejl og mangler samt at påse, at disse overholdes. Revisionen udvides, hvis der under revisionen konstateres unøjagtigheder, som vækker mistanke om uregelmæssigheder. Revisionen har ikke givet anledning til en sådan udvidelse. 38. Revisionen er udført i årets løb og i forbindelse med årsafslutningen. Side 17

18 4.2. Risikofyldte områder 39. Vores strategi for tilrettelæggelse af revisionen er fastlagt med henblik på at fokusere på risikofyldte områder. De risikofyldte områder har været: løn og personaleområdet fordringer, periodeafgrænsningsposter, skyldige projektomkostninger og kreditorer Nordisk Ministerråds interne kontroller, der omfatter de overordnede kontroller samt kontroller på specifikke regnskabsmæssige områder Revisionens udførelse 40. Revisionen har omfattet en gennemgang af procedurerne i forbindelse med regnskabsudarbejdelsen samt en stikprøvevis gennemgang af dokumentationen for de i årsregnskabet anførte oplysninger og beløbsangivelser, herunder kontrol af aktivernes tilhørsforhold, tilstedeværelse og værdiansættelse. Vi har i 2006 måttet udvide den stikprøvevise gennemgang for at kunne kontrollere, at de pågældende gældsposter og øvrige forpligtelser, der, os bekendt, påhviler Nordisk Ministerråd, er kommet rigtigt til udtryk i årsregnskabet. Herudover har vi stikprøvevist påset, at der er taget skyldige økonomiske hensyn ved de dispositioner, der er omfattet af årsregnskabet, og om dispositionerne er i overensstemmelse med love og andre forskrifter samt indgåede aftaler og sædvanlig praksis. 41. Revisionen af balanceposter er sket ved revision af enkeltposter og afstemning til eksterne oplysninger i videst muligt omfang. Fordringer er afstemt til eksterne oplysninger samt til dokumenterede opgørelser i Nordisk Ministerråd. Endvidere er varefordringer stikprøvevist verificeret til indbetalinger i Herudover er der gennemgået bogføringsbilag før og efter statusdagen for konstatering af, om der er foretaget korrekt periodisering. I det omfang den daglige ledelse har foretaget en skønsmæssig vurdering ved værdiansættelsen af en balancepost, har vi gennemgået den underliggende vurdering. Side 18

19 Skyldige projektomkostninger er revideret stikprøvevist ved gennemgang af den enkelte projektsag fra kontrakt og sagsbehandling til udbetalingstidspunkt og eventuelt afslutningstidspunkt. Herudover er der sket en samlet afstemning mellem årsregnskabet og de projektlister, der er udsendt til de nordiske landes rigsrevisioner, jf. pkt. 49. Vare- og omkostningskreditorer er stikprøvevist revideret til eksterne oplysninger samt til betalinger i Revisionen af forretningsgange og interne kontroller er foretaget på specifikke regnskabsmæssige områder, herunder tilbageførte budgetmidler, rejse- og personaleomkostninger, periodisering, kreditorer og skyldige omkostninger samt likviditetsområdet, herunder betalingsforretninger. Revisionen er foretaget som stikprøvevis revision af enkeltposter med henblik på verifikation af overholdelse af reglerne for rekvisition, godkendelse, registrering, anvisning og betaling af varer og tjenesteydelser. Revisionen er suppleret med en regnskabsanalyse på regnskabspostniveau. Revisionen har endvidere omfattet en gennemgang af, om registrering af omkostningerne i økonomisystemet er kommet korrekt til udtryk i årsregnskabet. På grundlag af vores undersøgelser finder vi, at de etablerede forretningsgange og interne kontroller ved regnskabsførelsen og regnskabsaflæggelsen i videst muligt omfang sikrer regnskabets rigtighed, og at årsregnskabet giver et rigtigt billede af Nordisk Ministerråds aktiver, passiver og finansielle stilling samt resultat. Vi har ved vores revision fundet enkelte tilfælde, hvor de etablerede forretningsgange ikke er efterlevet fuldt ud. Desuden har vi givet anbefaling om mere stringent kontering ved tilbageførsel af overskydende projektmidler til hovedkontoen, idet de enkelte fagrådgivere foretager denne kontering meget forskelligt. Forholdene har dog ikke været af en sådan karakter, at de har haft betydning for den samlede vurdering af årsregnskabet. 5. Nordisk Ministerråds kontorer 43. I juni 2006 aflagde vi besøg ved Nordisk Ministerråds kontorer i Tallinn og Skt. Petersborg. Vi konstaterede, at der ved begge kontorer var en tilfredsstillende økonomiforvalt- Side 19

20 ning, og at man i vid udstrækning havde efterkommet vores anbefalinger fra det foregående besøg i Ved begge kontorer kunne vi konstatere, at der var meget mangelfulde informationer fra Nordisk Ministerråds sekretariat om overførsel af budget- og projektmidler til kontorerne, hvilket gav fejlinformation i kontorernes bogføring. Vi anbefalede, at dette forhold blev løst i samråd med Nordisk Ministerråds sekretariat. Endvidere kunne vi konstatere, at der fortsat manglede en instruks fra Nordisk Ministerråds sekretariat om opstilling af de forklarende noter til kontorernes regnskab om igangværende projekter, i overensstemmelse med det gældende regnskabsprincip. Vi har tidligere anbefalet Nordisk Ministerråds sekretariat at udarbejde denne instruks, hvilket også er påpeget af den tidligere generalsekretær efter revisionsbemærkningerne for Vi er nu af Nordisk Ministerråds sekretariat orienteret om, at instruksen desværre ikke er udarbejdet endnu, men at den vil blive udarbejdet i efteråret Rigsrevisionen vil følge dette. 45. Ved kontoret i Tallinn konstaterede vi, at kompetencerne i økonomifunktionen var blevet styrket væsentligt. Vi fandt anledning til følgende bemærkninger: Den opdaterede regnskabsinstruks var blevet forbedret på flere punkter. Vi anbefalede, at instruksen blev omredigeret på enkelte områder i forbindelse med opdateringen som følge af udskiftning af kontorets direktør. Vi gennemgik forretningsgangene i økonomifunktionen for vurdering af funktionsadskillelsen mellem kasse- og bogholderifunktionen. Under hensyn til organisationens størrelse fandt vi den etablerede funktionsadskillelse tilfredsstillende, men anbefalede dog en supplerende ledelseskontrol. Vi konstaterede et enkelt tilfælde, hvor der skete en uhensigtsmæssig disponering af overskydende projektmidler, og anbefalede, at denne form for disponering ophørte. 46. Ved kontoret i Skt. Petersborg konstaterede vi bl.a., at økonomifunktionen var blevet styrket gennem ansættelse af en ny hovedbogholder til afløsning for vicedirektøren. Revisionsbesøget resulterede i bemærkninger om følgende forhold: Side 20

21 De sidste lejligheder, der tidligere blev anvendt til kontor, var ved at blive solgt, og salget er efterfølgende bekræftet af Nordisk Ministerråds sekretariat. Det samlede provenu skulle anvendes til dækning af kontorets nuværende husleje. Den regnskabsmæssige behandling er tillige omtalt i pkt. 25. Der var ikke aflagt kvartalsrapporter for hele 2005, og 1. kvartalsrapport for 2006 var væsentligt forsinket. Vi anbefalede, at der fra Nordisk Ministerråds sekretariats side skete en mere stringent opfølgning af den økonomiske udvikling ved kontoret i Skt. Petersborg under hensyntagen til, at der allokeres stadig flere budgetmidler til kontoret. 47. Rigsrevisionen vil følge op på de omtalte forhold ved næste revisionsbesøg ved kontorerne. 6. Revision af Nordisk Ministerråds institutioner, enkeltprojekter mv Generelt 48. Ansvaret for revisionen af regnskaber for institutioner, der er beliggende i Norden, er placeret hos den statslige revisionsmyndighed i institutionens domicilland. Efter aftale med vedkommende rigsrevision kan revisionen dog varetages af et privat, anerkendt revisionsfirma. Enkeltprojekter mv. revideres som hovedregel stikprøvevist af de enkelte landes rigsrevisioner som led i revisionen af regnskaberne for de pågældende institutioner eller forvaltningsorganer, hvortil et projekt er knyttet. For så vidt angår projekter, støtteordninger mv., der ikke er henlagt til statslige institutioner, varetages revisionen af private revisorer. Rigsrevisionen reviderer de projekter, der administreres af Nordisk Ministerråds sekretariat. 49. Vi modtog og videresendte den 14. februar 2007 en oversigt fra Nordisk Ministerråds sekretariat over projekter for 2006 fordelt på de enkelte lande til de nordiske rigsrevisioner til brug for deres projektrevisioner. Der er efterfølgende konstateret enkelte unøjagtigheder i oversigten. Vi har derfor over for Nordisk Ministerråds sekretariat understreget vigtigheden af, at der gives korrekte oplysninger om Side 21

22 projekter som grundlag for de nordiske rigsrevisioners arbejde Nordisk Ministerråds institutioner 50. Ved afslutning af revisionen af en institutions årsregnskab afgives en revisionspåtegning, der efter behov kan suppleres med en revisionsrapport. 51. De 3 fællesnordiske institutioner i Danmark revideres alle af Rigsrevisionen. For 1 institution har Rigsrevisionen for 2006 afgivet en revisionspåtegning uden forbehold og supplerende oplysninger. For 2 institutioner er der afgivet revisionspåtegning med supplerende bemærkninger om nedlæggelse i 2006 og dennes eventuelle påvirkning af årsregnskabet for Herudover har Rigsrevisionen foretaget revision af en institution, der blev nedlagt 1. januar 2006 og fortsætter som et projekt, men som endnu ikke har fundet en endelig værtsinstitution. I dette tilfælde har Rigsrevisionen afgivet en revisionspåtegning med supplerende oplysninger om det nuværende tilhørsforhold. 52. Der er 5 fællesnordiske institutioner i Finland, hvoraf de 4 revideres af eksterne autoriserede revisorer, mens én revideres af Statens Revisionsverk. Der er afgivet revisionspåtegning uden forbehold og supplerende oplysninger for alle institutionerne for regnskabsåret Herudover har eksterne autoriserede revisorer revideret og afgivet revisionspåtegning uden forbehold og supplerende oplysninger vedrørende Den tekniske Bistandsfond inden for det Baltiske Investeringsprogram, der ikke formelt har status som institution i Nordisk Ministerråds budgetsystem. 53. Nordens Hus på Island revideres af Ríkisendurskoðun. Der er afgivet revisionspåtegning uden forbehold og supplerende oplysninger for institutionen. 54. Riksrevisjonen varetager revisionen af de 5 nordiske institutioner, der er beliggende i Norge. Der er afgivet revisionspåtegninger uden forbehold og supplerende oplysninger for alle 5 institutioner. Side 22

23 Herudover har Riksrevisjonen revideret og afgivet revisionspåtegninger uden forbehold eller supplerende oplysninger vedrørende Nordisk Metodikkomité for Næringsmidler og Nordisk Film- & TV-Fond, der ikke formelt har status som institutioner i Nordisk Ministerråds budgetsystem. 55. De 4 nordiske institutioner, der er beliggende i Sverige, revideres af Riksrevisionen. Riksrevisionen har for alle 4 institutioner afgivet revisionspåtegninger uden forbehold og supplerende oplysninger. 56. De 3 selvstyreområder Færøerne, Grønland og Åland har hver en nordisk institution. For institutionerne på Færøerne og Grønland varetages revisionen af private revisorer, mens revisionen af institutionen på Åland varetages af Revisionsbyrån fra Ålands landskapsstyrelse. Der er afgivet revisionspåtegning uden forbehold og supplerende oplysninger for alle institutioner Ophørte institutioner Nordisk Journalistcenter (NJC), Danmark 57. NJC blev nedlagt som nordisk institution pr. 1. januar 2006, hvorefter NJC fortsætter som et selvstændigt projekt, foreløbig under fælles administration af Danmarks Journalisthøjskole. Nordisk Center for Scenekunst (NordScen), Danmark 58. NordScen er nedlagt i december 2006, og aktiviteterne er foreløbig overført til administration via Nordisk Ministerråd. Nordisk Institut for Teoretisk Fysik (Nordita), Danmark 59. Nordita blev nedlagt som selvstændig institution pr. 31. december Aktiviteterne fortsætter som projekter ved Alba Nova under KTH i Stockholm og Københavns Universitet. Side 23

24 Nordisk Kunstnarsenter Dalsåsen (NKD), Norge 60. NKD er nedlagt som nordisk institution pr. 1. januar 2006, og aktiviteterne indgår som en del af det nye mobilitets- og residensprogram Bemærkninger vedrørende revisionen af udvalgte institutioner mv. Nordisk Institutt for odontologisk materialprøvning (NIOM), Norge 61. NIOM har aflagt årsregnskabet efter regnskabsprincipper, der følger norsk lov om årsregnskaber. Nordisk Ministerråd har givet permanent dispensation hertil. Nordiska genbanken (NGB), Sverige 62. Riksrevisionen har konstateret forhold om manglende beskatning af udlandstillæg samt om manglende betaling af sociale afgifter heraf, hvilket kan være i strid med lovgivningen. NGB har en dialog med det svenske Skatteverket herom, og der forventes en afgørelse i løbet af sommeren Nordiskt center för regional utveckling och planering (Nordregio), Sverige 63. Riksrevisionen har konstateret, at Nordregio i perioden har periodiseret de ubrugte budgetmidler, uden at der er indhentet tilladelse hertil fra Nordisk Ministerråd. På Riksrevisionens anbefaling har Nordregio i 2006 anmodet Nordisk Ministerråd om dispensation fra reglerne for regnskabsaflæggelse. Der foreligger endnu ikke svar fra Nordisk Ministerråd Enkeltprojekter mv. 64. I projektbevillingerne indgår midler til et betragteligt antal mindre, enkeltstående projekter af midlertidig karakter. Herudover er der midler til et mindre antal institutionslignende bidragsmodtagere, til forskellige støtteordninger og til reserver. 65. Bevillingerne til projekter, støtteordninger mv. administreres dels af sekretariatet, dels af en række statslige, kommunale eller private institutioner, hovedsageligt i de nordiske lande. Side 24

25 66. Rigsrevisionen har i forbindelse med revisionen for 2006 gennemgået et antal projekter i Nordisk Ministerråds sekretariat. Vi har her konstateret, at projekterne behandles korrekt i Nordisk Ministerråds sekretariat, herunder at der bl.a. foreligger korrekte projektkontrakter, at udbetalinger sker på grundlag af godkendte anvisninger. For så vidt angår endelige afrapporteringer og godkendte regnskaber for afsluttede projekter henvises til bemærkningerne i pkt. 31. Det er vores vurdering, at de bevilgede midler er disponeret i overensstemmelse med projektkontrakten, at der ved projekterne er taget skyldige økonomiske hensyn, og at de indsendte projektregnskaber har været undergivet betryggende revision. 67. I de korte sammendrag om revisionen, som Rigsrevisionen har modtaget fra de andre nordiske landes rigsrevisioner, er der enkelte generelle bemærkninger vedrørende revisionen af projekter. 68. Riksrevisionen i Sverige har ud fra en særskilt vurdering udtaget 3 projekter til revision for Konklusionen er, at de interne kontroller og regnskabsaflæggelse hos modtagerne findes tilfredsstillende. 69. Revisionsbyrån fra Ålands landskapsstyrelse har oplyst, at man med udgangspunkt i det internordiske revisionsreglement har revideret 3 projekter i Revisionsbyrån har konstateret, at de gennemgåede projekter er i overensstemmelse med de indgåede aftaler, og at der er taget skyldige økonomiske hensyn ved projekternes gennemførelse. 70. Landsgrannskodanin på Færøerne har gennemgået i alt 21 projekter med relation til Færøerne. Landsgrannskodanin har ikke haft bemærkninger til de gennemgåede projekter. 7. Andre oplysninger mv Eftersyn af Nordisk Ministerråds protokoller 71. Rigsrevisionen har påset, at der føres protokol for afholdte møder i Nordisk Ministerråd (samarbejdsministrene og Nordisk Samarbejdskomité), og at beslutninger vedta- Side 25

26 get på møderne er kommet rigtigt til udtryk i regnskabet. Vi har læst protokollerne for Overholdelse af lovgivningen 72. Den daglige ledelse har skriftligt erklæret, at der ledelsen bekendt ikke har været aktuelle eller mulige overtrædelser af lovgivningen, hvis konsekvenser skal overvejes i forbindelse med udarbejdelse af årsregnskabet. Vi er i forbindelse med vores revision ikke blevet bekendt med forhold, der indikerer eller vækker mistanke om, at der i Nordisk Ministerråd udøves aktiviteter, der strider imod lovgivningen ikke blevet bekendt med forhold, der indikerer, at medlemmerne af ledelsen eller NSK/MR-SAM for Nordisk Ministerråd kan ifaldes erstatnings- og/eller strafansvar ikke blevet bekendt med overtrædelse af bogføringsloven i Nordisk Ministerråd Risiko for besvigelser af væsentlig betydning for årsregnskabet 73. Vi har drøftet risikoen for væsentlig fejlinformation i årsregnskabet som følge af besvigelser eller fejl med Nordisk Ministerråds ledelse. Formålet med drøftelserne er at opnå en forståelse af ledelsens vurdering dels af risikoen for, at årsregnskabet kan indeholde væsentlig fejlinformation som følge af besvigelser og fejl, dels af kontrolforanstaltninger til forebyggelse heraf. Ledelsen har over for os bekræftet sit ansvar for udformning, implementering og vedligeholdelse af regnskabs- og kontrolsystemer med henblik på at forebygge og opdage besvigelser og fejl, og at den ikke har kendskab til eller formodning om besvigelser af betydning for årsregnskabet. Vi er i forbindelse med vores revision ikke blevet bekendt med forhold, der indikerer eller vækker mistanke om, at der i Nordisk Ministerråd foregår besvigelser af væsentlig betydning for årsregnskabet. Side 26

27 7.4. Ledelsens regnskabserklæring 74. Rigsrevisionen har indhentet en regnskabserklæring fra generalsekretæren og den økonomiansvarlige i Nordisk Ministerråds sekretariat. Den skriftlige erklæring er tilfredsstillende og omfatter årsregnskabets fuldstændighed og andre områder, hvor det er vanskeligt at opnå revisionsbevis Ikke-korrigerede forhold 75. Vi skal som led i revisionen oplyse bestyrelsen, om der er forhold, der ikke er korrigeret i årsregnskabet, fordi den daglige ledelse har vurderet dem for værende uvæsentlige både enkeltvis og sammenlagt for årsregnskabet som helhed. Denne oplysning skal gives med henblik på at sikre, at bestyrelsen er orienteret om og kan tilslutte sig den af den daglige ledelse foretagne vurdering. Revisionen har identificeret forhold, der ikke er korrigeret i årsregnskabet, og som vil øge resultatet med 12 tkr., mindske gældsposterne med 12 tkr. og øge egenkapitalen med 12 tkr. Det er vores vurdering, at de udeladte korrektioner ikke har væsentlig betydning for årsregnskabet som helhed. Vi kan derfor tilslutte os den daglige ledelses beslutning om ikke at foretage korrektionerne Afsluttende bemærkninger 76. I henhold til 21 i Nordisk Ministerråds økonomireglement skal vi erklære at have modtaget alle de oplysninger, der under revisionen er anmodet om. København, den 29. juni 2007 Kirsten Leth-Nissen fg. /Henning Madsen Side 27