Projektbeskrivelse: 4.7 Fælles sprog III på ældre- og sundhedsområdet, KL, revideret januar 2015.

Transkript

1 Projektbeskrivelse: 4.7 Fælles sprog III på ældre- og sundhedsområdet, KL, revideret januar Projektbeskrivelsen er revideret januar 2015 for at afspejle ændringerne i projektets scope, afgrænsning, fremgangsmåde og leverancer. 1. Baggrund Udgangspunktet for KL s digitaliseringsstrategi på ældre- og sundhedsområdet var i 2011, og er fortsat i 2014, at området er kendetegnet ved: Stigende udgiftspres, der udfordrer kommunernes effektivitet og mulighed for at prioritere og styre indsatsen Stigende kompleksitet i opgaverne, der øger behovet for kompetenceudvikling og samarbejde på tværs af sektorer Stigende problemer med at rekrutterer og fastholde kvalificeret arbejdskraft Stigende krav om, at borgeren er aktiv i varetagelsen af egen sundhed og behandling af sygdom. Tidligere versioner af Fælles Sprog (Fælles Sprog I og II) har været afgrænset til at understøtte visitationens behov for at træffe afgørelser samt planlægningen af hjemmeplejens (SOSU-medarbejdernes) arbejdsdag bl.a. i form af kørelister. De nuværende it-systemer på ældreområdet (eoj-systemer) dækker primært visitatorernes og planlæggernes behov for dokumentation, information og kommunikation, hvorimod tilsvarende behov hos leverandører af ydelser ikke i tilstrækkeligt omfang er dækket. Fælles Sprog I og II har alene haft afsæt i indsatser efter serviceloven og dermed en socialfaglig kontekst. Set i lyset af kommunernes mange nye sundhedsfaglige opgaver er der stort behov for it-understøttelse af også de særlige lovgivningsmæssige krav til sundhedsfaglig dokumentation, samt understøttelse af det hastigt stigende behov for, at mange forskellige aktører kan anvende samme dokumentationssystem. For at sikre det eksisterende marked for eoj-systemer tog projektets styregruppe i eftersommeren 2012 beslutning om, at der i stedet for udarbejdelse af en kravspecifikation skal leveres en FSIII-standard. Standarden skal anvendes i et samarbejde mellem projektet, KOMBIT og eoj-leverandører til på markedslignende vilkår at få udviklet it-understøttelse af FSIII i de eksisterende eoj-løsninger. Oprindeligt var det idéen at lade FSIII-standarden omfatte det samlede ældre- og sundhedsområde, men for at sikre overskuelighed i projektet, er det besluttet, at version 1.0 af FSIII-standarden skal dække visitation, hjemmepleje og træning iht. serviceloven samt hjemmesygepleje iht. sundhedsloven. Dette udgør en ændring i forhold til projektets oprindelige scope. Det specialiserede socialområde, sundhedslovstræning, hjælpemidler, sundhedsfremme, forebyggelse osv. afventer derfor efterfølgende versioner af FSIII-standarden. 1

2 Fravalget af ovennævnte områder er resultatet af den afklaringsfase, der blev igangsat, da projektet afprøvede første udkast til en FSIII-standard i december Her blev det klart, at den strukturering af data, som var grundlaget for FSIII på daværende tidspunkt, fragmenterede dokumentationen i en grad, der vanskeliggjorde overblik. Som led i afklaringsfasen blev det analyseret, hvor i den kommunale praksis, der er potentiale for standardisering, dvs. hvor der i den kommunale opgaveløsning er store arbejdsbyrder med at dokumentere data, genfinde data og kommunikere data. Ud over strukturering og klassifikation af dokumentationen omfatter FSIII en systematik, der skal sikre opfølgning, så kommunerne kan synliggøre effekten af den kommunale indsats og dermed opnå bedre grundlag for at prioritere og styre ældre- og sundhedsområdet. Kort sagt skal et it-understøttet FSIII sikre bedre sammenhæng i indsatsen, både når flere aktører er involveret og på tværs af serviceloven og sundhedsloven. I forbindelse med lanceringen af de nationale strategier for Digitalisering af sundhedsvæsenet , Digitalisering med effekt 1 Fællesoffentlig strategi for digital velfærd Digital velfærd, en lettere hverdag 2 og aftalen om kommunernes økonomi for 2014 blev det besluttet, at FSIII skal være implementeret i alle kommuner inden udgangen af Strategisk formål Formålet med udvikling og implementering af it-understøttet FSIII er fortsat, at der i alle landets kommuner skabes optimale rammer for høj kvalitet i den social- og sundhedsfaglige dokumentation, bedre sammenhæng i indsatsen internt i kommunen og på tværs af sektorer, samt valid ledelsesinformation både lokalt og nationalt vedrørende udviklingen i de kommunale ældre- og sundhedsopgaver. Disse hensyn skal samlet set understøtte mere effektive arbejdsgange på det kommunale ældreområde. Resultatmål succeskriterier og økonomi Det samlede budget for projektet udgør kr. 18,6 mio. Med ændringer i projektets scope er også leverancer og succeskriterier iht. den oprindelige resultatkontrakt ændret. Gevinsterne var oprindelig estimeret i forhold til de tidsmålinger af medarbejderes tidsforbrug på opgaver indenfor hjemmeplejeområdet og plejeboliger m.v., som Deloitte og Rambøll gennemførte i Med de ændringer projektet har gennemgået, er der behov for også at revurdere, om det estimerede råderum på 1 % fortsat er realistisk derfor skal Business Casen ligeledes revideres. I nedenstående er listet de nu gældende faser, resultatmål og reviderede succeskriterier 1 Ift. Digitalisering med effekt er FSIII indskrevet i strategien som initiativ 2.4: Med henblik på at sikre en mere struktureret registrering af sundhedsoplysninger på det kommunale sundhedsområde vil Fælles Sprog III blive udbredt til alle kommuner inden udgangen af Ift. Digital velfærd, en lettere hverdag er FSIII indskrevet i strategien som initiativ 4.3: It-understøttelse af kommunale sundhedsopgaver. Sundhedspersonale i kommuner, regioner og lægepraksis skal nemt kunne få hurtigt overblik over relevante informationer om borgerens sundhedstilstand. For fx kronikere og ældre medicinske patienter vil det betyde en mere helhedsorienteret behandling. Initiativet skal sikre, at det kommunale it-værktøj Den elektroniske omsorgsjournal kan udveksle relevante oplysninger med sygehuse og praktiserende læger. Fælles faglige begreber (Fælles Sprog III) skal anvendes på ældre- og sundhedsområdet i alle kommuner inden udgangen af

3 Resultatmål Reviderede succeskriterier (2014) Afklaring Resultatmål Det foreliggende materiale fra FSIII-metode, -begreber og -klassifikation er afprøvet / testet på case indeholdende både servicelovs- og sundhedslovsopgaver. udviklingen af FSII v. 2 ( ) er anvendeligt i projektets videre aktiviteter At opsøgte kommuner (enkelte fra udviklingen) har været konsulteret med henblik på afhjælpning af identificerede udfordringer. og leverancer. At styregruppen kan træffe beslutning om ændring af fremgangsmåde på grundlag af de gennemførte afklaringer. Planlægning foranalyse og dataindsamling Resultatmål At foranalysen gennemføres inden for projektets ramme (tid og At der findes eller udvikles metode for systematisk opsamling og bearbejdning af data fra tre kommuner, repræsenterende hvert af de eksisterende eoj-systemer. økonomi). - At afdække hvor der i den At der er gennemført observation af arbejdsgange i valgte kommuner. kommunale praksis er potentiale for effektivisering af dokumentation, informationssøgning og kommunikation. At materialet kan og er bearbejdet til videre anvendelse i projektet. Afklaring af Standard Resultatmål at FSIIIstandarden revideres og videreudvikles, således at den bliver fuldstændig, brugbar og sammenhængende. At materialet fra den gennemførte foranalyse anvendes ift. verificering i fasens fire spor 1) sygepleje, 2) træning, 3) dokumentation iht. serviceloven og 4) FSII opdatering. Disse fire spor skal samles i den reviderede standard. På baggrund af de gennemførte aktiviteter og leverancer i fasen udarbejdes indstilling til styregruppen om, at version 1.0 af standarden kommer til at indeholde visitation (opdatering af FSII), hjemmepleje og sygepleje. At der er udarbejdet en høringsversion af FSIII-standarden. Høring Resultatmål at projektet opnår bred kommunal inddragelse i review af den nye FSIII-standard Resultatmål At fremtidige eoj-løsninger understøtter Fælles Sprog III s terminologi, standarden og arbejdsgange At høringen udsendes til alle kommuner, samt yderligere interessenter (leverandører, organisationer, ++). At høringen besvares af minimum 40 procent. At høringssvarene anvendes i den videre kvalitetssikring af FSIIIstandarden. At der er etableret en KKR udpeget kommunal sikringsfasegruppe. At FSIII standarden er it-understøttet i de eksisterende eojløsninger 3. 3 Det vil sige, at de nuværende omsorgsjounalsystemer (eoj-løsninger) skal understøtte: Effektiv genbrug af data Regler for hvordan data oprettes og benyttes 3

4 Resultatmål Reviderede succeskriterier (2014) (identisk med ovenstående/oprindelig it-udviklings fase) - At der er kommunal deltagelse i fasens aktiviteter Kommunikation og uddannelse, Resultatmål Planlægning af udbredelse og anvendelse af FSIII i kommunernes eoj-løsninger - Planlægning af kompetenceudvikling af social- og sundhedsfaglige medarbejdere At der foreligger evalueringskriterier med de krav som skal kunne honoreres i eoj-løsningerne for at FSIII kan anses som implementeret i eoj-løsningerne. At de subset af de internationale klassifikationer der skal anvendes i FSIII løsningerne er udvalgt, kvalitetssikret og testet. Udarbejdet kommunikationsstrategi og -plan for projektet. Kampagner (på alle relevante medieplatforme). Planlægning af informationsmøder. Udviklet pilotversion af undervisnings- og e-læringsmateriale til anvendelse i pilotkommuner. Påbegyndt udvikling af koncept for kurser mhp. målrettet uddannelse af alle segmenter fra den kommunale målgruppe (ledelse, administratorer, praktikere etc). 3. Tidsplan Projektets tidsplan var et udviklings- og implementeringsforløb over tre år, Med ændret scope, afklaringsfase og ny foranalyse, som projektet har været igennem, er tidsrammen udvidet til ultimo Faser og projektforlængelse er finansieret gennem omprioritering af den afsatte økonomiske ramme. Projektets tidsplan maj 2014 I henhold til projektplanen resterer følgende faser i projektet: n Kommunikation & Uddannelse Strukturering af data således, at data kan fremsøges og sammenholdes til vurdering og planlægning Data standardiseres gennem strukturering og klassificering Sammenhængende borger- og patientforløb Forskellige aktørers forskelligartede behov for data 4

5 4. Status for igangværende faser n n er godt i gang og der foreligger en godkendt proces og organisering, hvor der i et samarbejde mellem deltagende kommuner, projektet og eoj-leverandørerne iht. forretningsstrategien på markedsvilkår søges etableret en udvikling af it-understøttelsen af FSIII-standarden i de eksisterende eoj-løsninger. Til deltagelse i sikringsfasen er der med KKR digitaliseringsnetværkets mellemkomst blevet udpeget en kommunal sikringsfasegruppe, der består af deltagere fra 15 kommuner. Fra hver region er der udpeget tre kommuner, en for hver af de tre eksisterende eoj-løsninger. For hvert eoj-system er der således etableret en udviklingsstøttegruppe bestående af fem kommunale repræsentanter, hvoraf én er udvalgt til rollen som PO (produktejer). PO eren skal i udviklingen varetage den tætte dialog med eoj-leverandørernes udviklingsteam og understøtte en brugerinddragende udvikling af FSIII it-understøttelsen. På tværs af støttegrupperne, den kommunale sikringsfasegruppe, FSIII-projektet og eoj-leverandørerne er der i sikringsfasens udviklingsspor tilrettelagt feedback-møder, hvor erfaringer via dialog skal bringes i spil og deles. Med udgangen af 2015 vil eoj-leverandørernes udvikling blive evalueret med hensyn til, i hvilken grad de vurderes at være FSIII-kompatible. Denne vurdering vil være anvendelig for såvel eoj-leverandører som kommuner, når der fremtidigt skal sælges/købes FSIII it-understøttelse. n indeholder også et klassifikationsspor, hvor der er indgået aftaler med henholdsvis Marselisborgcenteret om klassifikationsarbejde, der skal anvendes i forhold til dokumentation af funktionsevnevurdering i forbindelse med tildeling af personlig og praktisk hjælp samt rehabilitering efter serviceloven og med Aalborg Universitet om klassifikationsarbejde der skal dække såvel sygeplejefaglige tilstande som indsatser. Til håndtering af klassifikationer i eoj-løsningerne etableres der i klassifikationssporet en central klassifikationsservice, som stilles til rådighed for eoj-systemerne. Derudover skal der i et tredje underspor igangsættes udvikling af et fælles kommunalt indsatskatalog for servicelovsområdet, der tilsvarende det fælles kommunale hjemmesygeplejeindsatskatalog (der er udviklet og implementeret gennem KL s partnerskabsprojekter) skal sikre grundlag for etablering af valid kvaliltetsog ledelsesdata - også på servicelovområdet. Endelig vil sikringsfasens klassifikationsspor levere en strategi for governance omfattende drift, vedligehold og videreudvikling af bl.a. klassifikation- subsets samt FSIII-standarden. Kommunikations- og uddannelsesfasen Kommunikations- og uddannelsesfasen indeholdt oprindeligt også aktiviteter til understøttelse af udbredelse og implementering. Men som det fremgår af ovenstående tidsplan er fasens sidste dele (udbredelse og Implementering) nu uden for projektets gældende tidsramme. Der skal således tages stilling til, hvordan disse dele af projektet kan videreføres i forlængelse af det eksisterende projekt eller evt. i et nyt projekt. Leverandørerne har nemlig tilkendegivet, at de først vil have udviklerressourcer til rådighed til udvikling af FSIII primo/medio Med denne ramme vil udbredelse og implementering først blive aktuelt primo 2016, hvor tidsrammen for den fælles kommunale digitaliseringsstrategi er udløbet. Kommunikationsstrategi og -plan har været forelagt projektets styregruppe i 2013, men har grundet prioritering af andre opgaver været på standby. Projektet forventes at kunne prioritere ressourcer til fasens detailplanlægning i efterår/vinter Fasens leverancer vil bl.a. være materialer til anvendelse i kampagner, på flere forskellige medieplatforme samt planlægning af informationsmøder til afvikling, når 5

6 FSIII har nået en grad af robusthed, hvor det giver mening at udvikle diverse informationsmaterialer og derefter ligeledes udvikling af undervisnings og e-læringsmateriale. Endelig vil der i fasen blive påbegyndt udvikling af et koncept for målrettet uddannelse af forskellige kommunale målgrupper. Milepæle For videre styring i projektet er følgende milepæle opstillet Fase Milepæl Tidspunkt Udviklingsspor Klassifikationsspor Udviklingsspor Drift programledelse Organisering og proces for sikringsfasen fastlagt Kommunal sikringsfasegruppe etableret Leverandørdialog indledt Klassifikationsspor godkendt Forretningsstrategi, leverandørhåndtering i sikringsfasen vedtaget af styregruppen Beslutning vedr. niveau for revision af Business Case iht. projektets ændrede scope, fremgangsmåde, afgrænsning osv. Test af leverede subset igangsat Udviklingsspor Evaluering af leverandørernes designoplæg version 0.5 Dec Kommunikation Kommunikationsstrategi og plan godkendt Q Udviklingsspor Letter of Intend underskrevet af eoj-leverandørerne Q Klassifikationsspor Fælleskommunalt indsatskatalog for servicelovsydelser udarbejdet Feb Udviklingsspor Evaluering af leverandørernes designoplæg version 1.0 Q Udvikling af it-understøttelse af FSIII igangsat Q Kommunikation E-lærings foranalyse Q Klassifikationsspor Beslutning vedr. governance, drift, vedligeholdelse samt videreudvikling af FSIII-standard og klassifikations-subset foreligger Medio 2015 Kommunikation Koncept for uddannelser udarbejdet Q n Eoj-leverandørernes FSIII pilot it-understøttelse kompabilitetsvurderet Q Risikoanalyse Projektets tidsramme udfordres kontinuerligt, senest ved eoj-leverandørernes tilkendegivelse af, at der først vil være rum for udvikling af FSIII primo/medio Ved handlingsplanenes midtvejsevaluering i 2013 blev en forlængelse af projektet til udgangen af 2015 adviseret og siden godkendt for at sikre udarbejdelse og kvalitetssikring af uddannelse samt implementeringsstøtte. Denne forlængelse er ikke længere tilstrækkelig. 6

7 Derudover er der en udfordring i den valgte forretningsstrategi med en sikringsfase, der på markedsvilkår skal understøtte FSIII-udviklingen i et fortsat velfungerende flerleverandørmarked, idet denne fremgangsmåde ikke indeholder et traditionelt kunde/leverandør-forhold og derfor heller ikke noget formelt aftalegrundlag, der kan anvendes til styring af fasens fremdrift og opfølgning på aktiviteter. 6. Organisering Projektet er et fælles KL/KOMBIT projekt under ledelse af en styregruppe og med KL-projektledelse. Udover deltagelse i styregruppen bistår KOMBIT projektet ift. forretningsstrategi og leverandørhåndtering. Styregruppe Projektgruppe Følgegruppe gruppe Styregruppemedlemmer: KL: Afdelingschef, Ralf Klitgaard Jensen (Formand) KL: Kontorchef, Social og Sundhed, Christian Harsløf KOMBIT: Forretningsudviklingschef, Poul Ditlev Christiansen Ballerup Kommune: Centerchef i Social og Sundhed, Inge Kristensen (pr. 1/1 2014) Rudersdal Kommune: Vicekommunaldirektør, Birgitte Nystrup (pr. 1/1 2014) Sønderborg Kommune: Konstitueret direktør, Bente Larsen (pr. 1/1 2014) Kommunal følgegruppe Følgegruppen er rådgivende i forhold til styregruppen og fungerer som fagligt bindeled i kommunikationen mellem sikringsfasegruppen og styregruppen. Som repræsentant for det faglige ledelsesniveau i kommunerne kan følgegruppen bidrage med operationel viden om praksis i forhold til dokumentation. Kommunal sikringsfasegruppe gruppen er etableret med henblik på at bistå FSIII-projektet i sikringsfasen med evaluering af materiale til brug ved leverandørmøder og leverandørdialog. 7. Kontaktperson Ulla Lund Eskildsen, ule@kl.dk, KL s Center for Social og Sundhed 7