Webindskrivning skoleåret

Transkript

1 VEJLEDNING Webindskrivning skoleåret Support tlf:

2 INDHOLDSFORTEGNELSE Indholdsfortegnelse... 2 Introduktion til Tabulex Webindskrivning... 3 Opsætning af webformularen... 3 Kolonneindstillinger... 4 Aktive skoler... 4 SFO... 5 Afdelinger... 6 Rullende skolestart... 6 Børnehave... 7 Andre indstillinger... 7 Tekster Vigtigt og Kvittering... 9 Links til webformularen... 9 Indsamling af skoleønsker Overbliksvinduet Sammentælling Farvemarkering Sortering Filtrering Tilvalg af kolonner Særhændelser Bearbejdning af indkomne skoleønsker Etablering

3 INTRODUKTION TIL TABULEX WEBINDSKRIVNING Tabulex Webindskrivning er et modul til Tabulex TEA. Modulet indeholder 2 elementer: - Et webinterface (en webformular) der kan placeres på kommunens hjemmeside, og som kan benyttes af forældrene til at afgive skoleønsker for deres kommende børnehaveklassebørn. Forældrene bliver også bedt om at aflevere telefonnumre, børnehaveoplysninger, og andre relevante forhold. - En funktionalitet i TEA, Etableringslisten, hvor man kan foretage opsætningen af webformularen og arbejde med de skoleønsker, der kommer ind fra forældrene. Herunder hvad det betyder for klassekvotienter o. lign., hvis elever der har benyttet frit skolevalg får deres ønsker opfyldt. Etableringslisten kan ses og betjenes, på lige fod, af forvaltning og alle skoler i kommunen. Etableringslisten tilgås via menupunktet Forvaltning eller for skolerne Skole og det underliggende punkt Etablering OPSÆTNING AF WEBFORMULAREN Opsætningen af webformularen vil kun kunne foretages via TEA Forvaltning, mens skolerne kan se opsætningsindstillingerne, men ikke redigere. Indstillinger til opsætningen findes i Forvaltning I Indstillinger. Etablering I 3

4 Webformularen er en standardformular, hvor det er muligt at til-/fravælge muligheder, angive indskrivningsperioden, samt skrive informationstekster, som forældrene skal se inden og efter at have udfyldt formularen. KOLONNEINDSTILLINGER I tabellen ses et antal kolonner. De to kolonner længst til venstre viser kommunens egne skoler med henholdsvis skolekode og skolenavn. AKTIVE SKOLER Det er muligt i kolonnen Aktiv at markere om skolen skal vises som en ønskemulighed på webformularen. Fjernes en fluebensmarkering på 4

5 en skole vil forældrene ikke kunne ønske den pågældende skole. I kolonnen Distrikt kan du angive det distrikt, som passer til den enkelte skole. Det betyder at forældrene bliver præsenteret for en distriktsskole i webformularen og så bliver det nemmere at sortere og filtrere i overbliksvinduet. SFO Skal forældrene kunne ønske en SFO, kan du i kolonnen SFO ønsker sætte flueben ud for de skoler, hvor det skal være muligt at ønske SFO. Du opretter SFO er ved at klikke på knappen SFO er under tabeloversigten. Her tilføjer du de SFO er der er behov for, og på fanen Tilknyt til skole vælger du, hvilke SFO er der skal tilknyttes de enkelte skoler. Du kan også blot vælge Ja tak og nej tak, så forældrene ikke vælger specifik SFO, men blot ja tak eller nej tak til SFO på den skole de får tildelt. OBS! Vores anbefaling er dog, hvis kommunen har en separat digital inskrivning til institutioner/sfo, at bede forældrene benytte den mulighed, idet der ikke sker nogen automatisk overførsel til SFOsystemer via TEA. Du har mulighed for at indsætte link til den digitale pladsanvisning i kvitteringsteksten for skoleindskrivning, således at forældrene dirigeres direkte videre fra skoleindskrivning tiol SFO-indskrivning. Eks. som vist til højre. 5

6 AFDELINGER Er der skoler i kommunen som er opbygget administrativt som hovedskole, med underliggende afdelingsskoler, kan du angive om forældrene skal kunne ønske en afdeling på webformularen og om forældrene skal tvinges til at ønske en afdeling. TEA ved på forhånd, hvilke skoler der er hovedskoler og hvilke afdelinger, der hører til hovedskolen. Du kan i kolonnen Afdelinger se hvis der er afdelinger knyttet til en hovedskole. Sætter du flueben i kolonnen Afdelingsønsker ud for en skole med tilhørende afdelinger vil forældrene på webformularen kunne ønske, ikke kun skole, men også afdeling. RULLENDE SKOLESTART Har du skoler med rullende skolestart, kan du oprette et antal terminer (startdatoer), hvor der er skolestart på skolen. For at oprette skal du klikke på knappen Terminer Marker en skole i oversigten og klik på knappen Tilføj termin... Skriv den dato der er behov for og tilføj flere datoer efter behov. Når du har tilføjet de datoer du har behov for, klikker på på Luk. Sæt flueben i kolonnen Rullende skolestart ud for den eller de skoler, hvor forældrene, i webformularen, skal kunne vælge en af de oprettede datoer. 6

7 BØRNEHAVE I webformularen bliver forældrene bedt om at oplyse barnets børnehave, såfremt barnet har gået i børnehave. Hvis du klikker på knappen Børnehaver kan du tilføje Kommunens Børnehaver. Klik på tilføj og skriv navn på en af børnehaverne i kommunen. Tilføj så mange som der er behov for og klik OK, når du har tilføjet dem. Nu kan forældrene, på webformaren, vælge mellem de børnehaver du har tilføjet. ANDRE INDSTILLINGER Nederst på fanen Indstillinger, sætter du datointervallet for indskrivningen. Det vil være i det tidsinterval, at webformularen er åben for forældrene. Derudover kan du vælge om forældrene skal spørges til fototilladelse og transporttilladelse. Webformularen tilbyder, at forældrene kan angive et 1. prioritetsønske og et 2. prioritetsønske. I Indstillinger kan du sætte flueben i Indhent altid 2. prioritet, som betyder, at forældrene ikke kan indsende formularen uden at have udfyldt 2. prioritet. Du kan også vælge, at forældrene kan angive et 3. prioritetsønske. Det vil være frivilligt for forældrene at udfylde. Derudover kan du angive om forældre, der ønsker udsat skolestart, skal kunne angive en begrundelse for udsat skolestart og om du ønsker at bede forældre angive hvorvidt de tillader, at skolen indhenter oplysninger om barnet fra børnehaven og om forældrene skal kunne tilføje 7

8 ekstra kontaktpersoner, eks. parforældre eller bedsteforældre som er relevant for skolen at have oprettet. Hvis du som skoleforvaltning ikke ønsker at skolerne selv kan etablere eleverne (generere skolehistorik), kan du vælge at sætte flueben i Kun forvaltning kan etablere. Har man som kommune behov for at spørge forældrene om andet end det du kan sætte flueben ud for kan du oprette op til tre spørgsmål selv. Når du klikker på knappen Spørgsmål åbner du ikke vindue, hvor du kan angive titel og selve spørgsmålet. Med hensyn til svar kan du vælge mellem et Ja/Nej svar eller at forældrene kan skrive eget svar (fritekst på maks 50 tegn). For at oprette et spørgsmål, klik på plusset i nederste venstre hjørne. Du kan gøre spørgsmålet tvungent for forældrene eller frivilligt. OBS!! Vær opmærksom på at I overholder lovgivning i forhold til de spørgsmål I stiller forældrene. 8

9 TEKSTER VIGTIGT OG KVITTERING Du har mulighed for at skrive en Vigtig -tekst til forældrene. Det kan være om udmeldelse af daginstitution eller f.eks. at de skal angive særlige oplysninger om barnet i kommentarfeltet på webformularen. Du kan differentiere Vigtigt -teksterne for Distriktsskole, Anden skole end distriktsskole, Privatskoler og Udsat skolestart. Marker hvilken teksttype du vil skrive og skriv din tekst i det hvide felt til højre. Du har samme sted mulighed for at tilføje din egen kvitteringstekst, dvs. den tekst forældrene ser og kan printe ud når de har afsluttet indskrivningen. Du kan differentiere på samme typer som for informationsteksterne. Vær opmærksom på, at der er en standardformulering som er opsat fra Tabulex. Den kan du se via demo-linket. Hvor du også kan se hvordan din opsætning i øvrigt ser ud. Klik OK når du er færdig med dine tekster LINKS TIL WEBFORMULAREN I nederste højre halvdel kan du se links til webformularen for din kommune. Det øverste link er det, der skal lægges på kommunens hjemmeside, mens det nederste er et demo-link som kan benyttes til at se, hvad det er forældrene præsenteres for efterhånden som du angiver de forskellige valgmuligheder. Personerne i demo-linkets formular er fiktive, mens opsætningen i øvrigt er som i vælger at sætte op. Du kan sagtens køre demo-linkets webformular helt igennem med ønsker. Oplysninger bliver ikke gemt nogen steder. 9

10 INDSAMLING AF SKOLEØNSKER Når der skal webindskrives i din kommune er arbejdsgangen således: 1) Arbejd altid på dags dato etableringslisten ser selv frem i tiden. Sæt det relevante fødselsdatointerval i toppen af listen. Du skal indstille intervallet sådan, at du kan se alle de børn der skal tilbydes indskrivning i det nye skoleår. Listen sorterer selv børn fra, der allerede går i skole. Typisk vælger du altså 2 årgange, den primære og den der kan indeholde oversiddere. 2) De børn du kan se på listen, er som udganspunkt markeret med farven rød. Børnene, eller deres forældre, skal have et brev, hvor de orienteres om indskrivningen. Din kommune kan selv vælge om det er skoler eller forvaltning, der skal sende indskrivningsbrevet. Du kan udskrive forældreadresserede etiketter ved at markere børnene, højre-klikke og udskrive etiketter. Du har også mulighed for at brevflette til word. Brevfletningen giver dig mulighed for at indsætte Doc2mail-koder, som betyder, at brevene kan sendes til forældrenes E-Boks, hvis I har Doc2mail i kommunen. I så fald markerer du børnene, højre-klikker og vælger Brev-flet. Der findes en vejledning Brevflet til Doc2mail, som du kan finde via TEA s Hjælp Vejledninger, opdateringer, m.v. Når du har sendt breve til børnene på listen, skal du markere dem, højre-klikke, og vælge Åbn indskrivning. Børnenes markeringsfarve skifter nu til orange. Skulle der dukke nye børn op i din kommune i det relevante aldersinterval, medens indskrivningen står på, vil du kunne skelne disse ved at de fremstår med rød baggrund på listen. Forældrene kan ikke logge ind på webdelen sålænge børnene er rødmarkerede. De skal gøres orange. 3) Næste trin i indskrivning er berigelse af etableringslisten med børnenes skoleønsker. Disse bliver indberettet af forældrene i webformularen på kommunens hjemmeside, og du kan løbende følge udviklingen ved at kigge på etableringslisten. Du må nok forvente, at enkelte forældre ikke kan benytte den digitale indberetning. Disse vil i stedet 10

11 henvende sig på kommunens skoler eller i forvaltningen for at få indberettet deres skoleønsker. På etableringslisten findes en knap, Nyt skoleønske, som du skal bruge, hvis du vil indberette et skoleønske for en bestemt elev. Samme funktion findes via højre-klik på de enkelte børn. Hvis et barn ønsker udsat skolestart, skal du vælge Skoleforvaltningen som skoleønske og i øvrigt henvise forældrene til den dispensationsprocedure din kommune benytter. Forældre, der ansøger om udsat skolestart via webformularen på kommunens hjemmeside, kan henvises til samme dispensationsprocedure vha. informationsteksten som du skriver. 4) Når der er indsamlet skoleønsker, eller ønske om udsat skolestart, for alle børnene på listen, er det tid til at bearbejde de indkomne ønsker. Når ønskerne er behandlet sker den endelige etablering af skolegang i det nye skolår. Herom i afsnittet Bearbejdning af indkomne skoleønsker. OVERBLIKSVINDUET I overbliksvinduet ser du som udgangspunkt alle kommunens indskrivningsklare børn. Sæt datointerval på børn der skal tilbydes indskrivning her. Du kan sortere og filtrere (udsøge) på de forskellige kolonner, så du f.eks. kun ser dine egne distriktselever. 11

12 SAMMENTÆLLING I bunden vises en sammentælling af de børn du har stående i overbliksvinduet. Totaler retter sig til alt efter din filtrering. FARVEMARKERING Farverne letter overblikket i vinduet, så det er muligt at se, hvor i processen det enkelte barn er. Så længe farvebaggrunden er rød på et barn kan forældrene ikke indskrive digitalt. Når der er åbnet for indskrivning på de enkelte børn, men der endnu ikke er ønske på vil baggrundsfarven være orange. Når skoleønsket er på, men ønsket ikke er accepteret (enten direkte af systemet eller af en TEA-bruger) vil baggrundsfarven være gul. Når det besluttes og angives hvilken skolen barnet accepteres på, bliver baggrundsfarven grøn og til sidst når barnet for etableret skolehistorik og indskrivningsprocessen er afsluttet bliver baggrundsfarven grå. Du har mulighed for at angive, hvis der er elever som skal i specialtilbud, så skolerne kan se det og ikke sender brev ud og så forældrene ikke kan indskrive. SORTERING Ved at klikke på en kolonneoverskrift kan du sortere på indholdet i den enkelte kolonne. Der sorteres alfabetisk eller numerisk. 12

13 FILTRERING Indskrivningsvinduet viser alle kommunens skoler. Hvis man kun vil have vist ens egne distriktsbørn, kan man vælge at filtrere på kolonnen Distriktsskole. Klik på den lille trekant og vælg skole ved at sætte flueben. Du kan god sætte flere flueben. Man kan også være interesseret i at se, hvilke børn, der ønsker ens skole. Så skal der filtreres på kolonnen Skoleønske i stedet. Når der filtreres, vises dette for at ophæve filtret. i bunden af vinduet. Klik på krydset TILVALG AF KOLONNER Både i overbliksvinduet og på fordelingsfanen er der som standard vist et antal kolonner. Du kan imidlertid selv til- og fravælge de datakolonner, du har behov for at se og kunne sortere på. Vi anbefaler dog, at du ikke bare slår alle kolonner til, da det kan give noget længere svartider. Har du forældre fra anden kommune, som ønsker at indskrive deres barn i din kommune, kan du via knappen Nyt skoleønske skrive barnets cpr-nummer og dermed få barnet på din etableringsliste. Det giver forældrene adgang til at skoleønske via den digitale indskrivning i jeres kommune. 13

14 Ved højre-klik får du mulighed for at bl.a. at udskrive lister, fjerne skoleønsker, m.m. Nulstil indskrivning fjerner alle indskrivningsoplysninger (tastet via webformularen eller i TEA) på barnet. Er barnet fra anden kommune (evt. fraflyttet i løbet af indskrivningsperioden), kan du fjerne barnet fra etableringslisten ved at vælge Fjern fra liste. Kan forældrenes første skoleønske imødekommes, kan du hurtigt acceptere skoleønske via højre-klikket. Du kan acceptere et barn på anden skole end den ønsket eller på en afdeling ved at vælge Accepter på anden skole. Har forældrene ønske distriktskolen og der er tilhørende afdelinger, kan du acceptere på det alternative afdelingsønske også ved at vælge Acceptere på anden skole. Herudover kan du brevflette til Doc2mail, få vist barnet/børnene i elevvinduet (for flere personoplysninger), udskrive lister m.m. SÆRHÆNDELSER Børn fra andre kommuner, der søger din skole, kan du tilføje til listen ved at klikke på knappen Nyt skoleønske i nederste venstre hjørne. Tast elevens cpr-nummer. Hvis barnet er indenfor aldersinterval vil det blive vist på listen. Der kan være situationer, hvor barnet ikke vil blive vist. Det skyldes som regel at barnet allerede har en historik i sin egen bopælskommune. Kontakt IST, hvis du har problemer. Du vil altid kunne skelne mellem elever fra egen kommune og fremmed kommune ved at se om der er distrikt på eleven. Børn, der er yngre end aldersintervallet på din etableringsliste, kan du få adgang til ved enten at udvide aldersintervallet eller ved at klikke på knappen Nyt skoleønske og taste elevens cpr. Nyt 14

15 skoleønske knappen åbner pr. automatik for indskrivning på barnet. Stiller du aldersintervallet tilbage til de to relevante årgange vil visningen af yngre elever forsvinde igen, men så snart forældre har afgivet skoleønske, vil elever uden for indstillet aldersinterval blive vist i overbliksvinduet. BEARBEJDNING AF INDKOMNE SKOLEØNSKER Bearbejdningen af indkomne skoleønsker skal føre til, at alle børn har et accepteret skoleønske. Et barn med et accepteret skoleønske bliver grønt på etableringslisten. Et barn med et ikke-accepteret skoleønske er gult på etableringslisten. Målet er altså at gøre alle børn på listen grønne. TEA tillader sig at auto-acceptere skoleønsker på børnenes egne distriktsskoler. TEA auto-accepterer også privatskoleønsker. Disse skoleønsker som TEA ikke auto-accepterer skal din kommune enten acceptere eller henvise til en anden skole i kommunen. Du har mulighed for at åbne for et Prognosevindue, der viser dig hvor mange børn der er accepteret/etableret på din skole (resultat) og hvor mange børn du ville ende op med, hvis du accepterede alle ønsker (prognose). I prognosevinduet, angiv det antal børnehaveklasser, I skal have på din skole. Det gør du ved at klikke med musen ude i højre side af kassen med Antal klasser oh ved hjælp af de små pile regulere antal klasser. Du kan i kolonnen Resultat se hvordan klassekvotienterne ser ud i disse børnehaveklasser med udgangspunkt i det antal accepterede skoleønsker der er på din skole. Du kan i kolonnen prognose se hvordan klassekvotienterne ser ud i disse børnehaveklasser med udgangspunkt i antallet af BÅDE accepterede og ikke-accepterede skoleønsker på din skole. Hvis du ønsker at acceptere et skoleønske på et konkret barn, skal du markere barnet, og sætte flueben i den skole du vil acceptere barnet på. 15

16 Bemærk, at du kan se relevante forhold som søskende på ønsket skole og kommentarer i fanebladene i højre side eller hvis du har valgt kolonnen til. Når du har accepteret skoleønsker for alle børn, er du klar til at lave den endelige etablering af historik i det nye skoleår. Det gør du ved at markere børnene, højre-klik Etabler eller knappen Etabler (kun i overbliksvinduet). ETABLERING Sidste trin i forbindelse med indskrivning af de kommende børnehaveklassebørn er etableringen af børnene på de valgte og accepterede skoler. Når du markerer et antal elever, højre-klikker og vælger Etabler eller knappen Etabler vil TEA indskrive de markerede børn på de accepterede skoler i det nye skoleår. Du kan ikke etablere børn, som ikke har fået accepteret et skoleønske. Får du markeret et barn som står med gul baggrund (ikke accepteret) og forsøger at etablere vil TEA ikke etablere barnet. Skolerne kan efter etableringen se de kommende børnehaveklassebørn i kategorien Ingen i elevvinduet i kommende skoleår. Når skolen opretter de nye børnehaveklasser til det nye skoleår, kan de flytte eleverne ud i de klasser, de skal gå i. God indskrivning! 16