Samejet Øster Søgade 96, 2100 København Ø

Transkript

1 REFERAT Projekt Øster Søgade 96 Emne Ordinær Generalforsamling Dato Sted Tine og Christian, stuen til venstre Møde nr. 01 Referent Christian Østerby Knudsen Deltagere 5 th Thomas Belsø tb@belso.dk 5 tv 4 th Hans Hurvig hans@hurvig.dk 4 tv Birgitte Nordgreen Stahl birgittes@mail.tele.dk 3 th Betina Nekman Arevad bna@nekman.dk 3 tv 2 th Donald John Nekman Donald@nekman.dk 2 tv 1 th Thomas Schmidt 2mazmit@gmail.com 1 tv Sissel Amundsen sissel_amundsen@hotmail.com St th St tv Christian Knudsen cok@ramboll.dk Fraværende 5 tv Mads Brønden mads@bronden.dk (skriftlig fuldmagt til Thomas Belsø) 3 tv Jens Christensen jens.helen@mail.dk 2 tv Jens Koch-Nielsen jkn@revidata.com St th Brian Fuglsbjerg brian@fuglsbjerg.net (skriftlig fuldmagt til Thomas Schmidt) Kopi til Peder L. Pedersen Vest Administrationen A/S plp@vestadm.com Næste møde Indkaldes af bestyrelsen Dagsorden 1. Valg af dirigent 2. s beretning og forelæggelse af årsregnskab til godkendelse 3. Forelæggelse til godkendelse af det kommende års driftsbudget 4. Indkomne forslag 5. Valg af bestyrelsesmedlemmer 6. Valg af revisor 7. Valg af administrator 8. Eventuelt 9. Aktionsliste fra forrige møder 1/5

2 1. Valg af dirigent 1 Thomas Schmidt blev valgt som dirigent 2 Christian Knudsen blev valgt som referent 3 Burde vi have konstateret at generalforsamlingen er lovligt indkaldt? 4 Burde vi have konstateret om vi var beslutningsdygtige? 2. s beretning og forelæggelse af årsregnskab til godkendelse 1 Thomas Schmidt fortæller at bestyrelsen ikke har afholdt mange møder i det forløbne år, primært pga. almindelig travlhed for alle. 2 I hovedpunkter har bestyrelsen i det forløbne år gennemført følgende: Hoveddøren er blevet repareret Der er blevet udarbejdet en vedligeholdelsesplan Administrationsselskabet er udskiftet til Vest Administrationen A/S Kælderen blev tømt for vand efter skybruddet. 3 Vi har ikke modtaget krav vedr. skader fra nedskridende sne, hvilket tolkes som at beredskabet med afspærring har fungeret efter hensigten. 4 Regnskab for 2010 blev forelagt og gennemgået af Donald Nekmann. I regnskabet er tallene fra forrige regnskabsår (2009) vist i separat kolonne, således at sammenligning kan foretages umiddelbart. De samlede udgifter er ca mindre i 2010 sammenlignet med 2009, primært pga. mindre udgifter til udvendig vedligeholdelse. Hovedtallene for regnskabsår 2010: Samlede indtægter ,69 Samlede udgifter ,03 Årets resultat ,66 Egenkapital ultimo ,78 5 s beretning og revisorens forelæggelse af regnskab for 2010 blev godkendt af generalforsamlingen. 6 Donald fortæller at Grundejernes Investeringsfond har fremsendt regning for indbetaling til fonden denne er dog afvist af den tidligere administrator. (Grundejernes Investeringsfond er en offentlig fond, hvortil der skal indbetales til vedligeholdelse af udlejningsejendomme hvorvidt vi skal indbetale afhænger af, hvor mange af ejendommens lejligheder der er udlejet) Vi har ikke hørt noget nyt fra Grundejernes Investeringsfond og vælger at "lade det ligge". Side 2/af 5

3 3. Forelæggelse til godkendelse af det kommende års driftsbudget 1 Budget for det kommende år blev forelagt i en foreløbig udgave. Der var enighed om, at der udarbejdes et nyt og endeligt budget af den nye bestyrelse i forbindelse med iværksætning af dele af vedligeholdelsesplanen (se senere). Det korrigerede budget forelægges og godkendes på en ekstraordinær generalforsamling som indkaldes af den nye bestyrelse. Ordinær vedligehold bør sættes til ca pr. år, jf. den udarbejdede vedligeholdelsesrapport. 4. Indkomne forslag 1 Der er ikke indkommet forslag til beslutning 2 Uden at der kunne besluttes noget omkring iværksætning af vedligeholdelsesplanen, da der formelt ikke var stillet forslag herom, havde vi en længere debat omkring de forskellige tiltag som er omtalt i rapporten. Thomas Schmidt redegjorde for følgende hovedpunkter i rapporten: Udskiftning af vinduer Nedslidte fuger Problemer med fordeling af varme i huset Faldstammer Sammenlagt anviser vedligeholdelsesrapporten ekstraordinære byggearbejder for ca. kr. 2,8 mill. Udover den almindelige vedligehold. Der var forskellige holdninger omkring bordet til et vedligehold af denne størrelseorden: Sissel er ganske uforstående over for at vinduerne ønskes udskiftet de er da i ok stand! Thomas Belsø gør opmærksom på at flere arbejder kræver stilladsarbejder, hvorfor disse bør laves i samme arbejdsgang (vinduer og fuger) Donald påpeger at faldstammer flere steder er udskiftet og anbefaler at der laves partiel udskiftning, "hvilket også må kunne lade sig gøre med reparation af murværket"! Betina påpeger at det ikke er ret mange år siden at hele facaden blev renoveret hvorfor trænger den så allerede til vedligehold? Kan vi undersøge papirerne fra tidligere vedligeholdelsesarbejder og se om "der er noget at komme efter"? Hans finder, at der er forskellige udgangspunkter omkring bordet - nogle ønsker at forhøje investeringen til vedligehold, andre ønsker at holde udgifterne på et minimum. Hans og Thomas Belsø finder dog at alle bør være indstillet på at der skal bruges penge på et vist niveau af vedligehold. Side 3/af 5

4 Christian foreslår, at der vedligeholdelsesrapporten udsendes til kommentering hos alle parter, hvorefter den nye bestyrelse udarbejder et oplæg til beslutning omkring ekstraordinær vedligeholdelse i de kommende år ud fra devisen: "huset skal vedligeholdes i nødvendigt omfang, således at ejendommen ikke forfalder. Den kommende bestyrelse bør ligeledes komme med oplæg til om vi skal begynde at oparbejde kapital i foreningen til brug for ekstraordinær vedligehold dette med udgangspunkt i kommende vedligeholdelsesarbejder. Det blev besluttet at udsende vedligeholdelsesplane til alle parter og bede om kommentarer inden 3 uger. Herefter udarbejder den nye bestyrelses oplæg til konkret ekstraordinær vedligeholdelsesarbejder med udgangspunkt i modtagne kommentarer og dagens drøftelser. Der indkaldes til ekstraordinær generalforsamling for vedtagelse af endeligt budget for 2011, samt godkendelse af bestyrelsens oplæg til vedligeholdelsesplan. Ekstraordinær generalforsamling forventes indkaldt i Den kommende bestyrelse skal naturligvis uanset ovenstående drøftelser iværksætte ordinær vedligehold og akut sørge for følgende: Udtørring af kælder efter skybrud Reparation af defekt nedløbsrør i Zinnsgade. 4 Teliskontrakten udløber om ca. et år hvad gør vi så? Bør undersøges nærmere af den nye bestyrelse. 5 Betina foreslår, at vi alle afleverer nøgler til bestyrelsesformanden, således at viceværten kan få adgang til alle lejligheder. Forelægges som beslutningsforslag på den ekstraordinære generalforsamling. 6 Der har været en del problemer med vores fælles netværk. Thomas Belsø opfordre at alle som anvender det fælles internet, skriver en mail til tb@belso.dk og anmoder om egen offentlig IP-adresse. Denne anvendes til opsætning af egen router/firewall, og herved kan ens forbindelsen kører uden om det fælles netværk/firewall. 5. Valg af bestyrelsesmedlemmer 1 Thomas Belsø fortæller at Mads Brønden ikke ønsker at genopstille til bestyrelsen, hvis der ikke er opbakning til at gennemføre den udarbejdede vedligeholdelsesplan i sin helhed. 2 Thomas Belsø finder ikke at der er nok opbakning omkring bestyrelsens arbejder og ønsker derfor ikke at genopstille. 3 Thoms Schmidt indvilliger i at genopstille til bestyrelsen, Christian "går med, hvis Side 4/af 5

5 Belsø så alligevel genopstiller". 4 Til den nye bestyrelse vælges: Thomas Schmidt (vælges som formand ved efterfølgende konstituering) Thomas Belsø Christian Knudsen Vi bør vel vælge en kasserer?? 6. Valg af revisor 1 Donald Nekman vælges som revisor 7. Valg af administrator 1 Der er indgået kontrakt med Vest Administration A/S 8. Eventuelt 1 Thomas Schmidt foreslår at foreningen opretter en hjemmeside. Thomas Belsø tilbyder at hoste en eventuel hjemmeside og Betina vil spørge "om der er nogen i husstanden som vil oprette og vedligeholde en hjemmeside" Betina vender tilbage til den nye bestyrelse Betina 2 Christian spørger til kælderrummet med udslagsvask under "stuen til venstre". bruger dette rum, er det offentligt tilgængeligt eller må vi (Tine og Christian) benytte dette rum som kælderum. Hans påpeger, at hvis det skal være officielt skal det tinglyses. Generalforsamlingen giver Tine og Christian tilladelse til at benytte rummet uformelt ingen andre bruger rummet. 9. Aktionsliste fra forrige møder Side 5/af 5