AURUS simpel rejseafregning med kreditkort

Transkript

1 Oprettelse af rejseafregning (1 dags møde i København = udgifter der er betalt med firmahæftende kreditkrt): Klik på Opret nyt dkument Sm default er dkumenttypen Rejseafregning markeret Er din rejse vedr. et EU-prjekt markeres Rejseafregning (EU-prjekt) Klik på knappen Næste trin Side 1 af 12

2 Land, By, Rejsefrmål, Startdat, Slutdat, Starttid, Sluttid Anledning, Rejseregel skal udfyldes. Frklaring kan udfyldes. Kntstreng kan udfyldes af dig eller kntrllanten. Kreditkrt transaktiner kan vælges her, men det anbefales, at vente med at vælge transaktinerne til du kmmer hen til fanebladet Udgifter i trin 3. Side 2 af 12

3 Land: Danmark I takt med at systemet løbende anvendes, pbygges der favritlister pr. bruger, sm f.eks. indehlder de lande g byer, der tidligere er blevet valgt på andre rejseafregninger. Når systemet anvendes første gang, vil man derfr kun se sit hjemland i listen ver lande. Fr at vælge et land, der ikke står på favritlisten, skal man først klikke på den blå tekst Alle lande g derefter klikke på listen med lande. Herefter kan det ønskede land vælges. By: København Rejsens destinatin vælges ud fra samme princip, dvs. klik på den blå tekst Alle destinatiner g fretag et valg i værdilisten NB! Ikke alle verdens byer/destinatiner er fra start prettet i systemet. Ønskes en ny destinatin prettet, send mail til: AURUSHOTLINE@adm.au.dk Se evt. her Rejsefrmål: Vælges ved at klikke på værdilisten Startdat g slutdat: Indtast rejsens start- g slutdat i frmatet dd.mm.åååå. Alternativt man kan klikke på kalendersymblerne til højre fr dat felterne, hvilket frembringer en kalender. Starttid g sluttid: Er default udfyldt med 7:30 /17:00 men HUSK at indtaste dit tidspunkt på rejsens begyndelse g afslutning. Se evt. rejsecirkulære. Alternativt kan man klikke på symblet fr ur. Rejseregel: Står default på Time/dagpenge. (du får ikke time/dagpenge når rejsen er under 24 timer jf. de alm rejseregler. Se evt. rejseregler) eller vælges ved at klikke på værdilisten Side 3 af 12

4 Anledning g frklaring: Anledning: her skal skrives en krt beskrivelse Frklaring: valgfri - men skal udfyldes med prjekt eller lign. hvis du ikke udfylder kntstrengen. Kan gså anvendes til en uddybende frklaring. Kntstreng: (udfyldes evt. af din kntrllant) Klik på Knappen Rediger Sted er udfyldt default. BEMÆRK at eksemplet er vist med 8000C s kntstreng DJF g DMU s kntstreng er lidt anderledes sat p. De enkelte dimensinsværdikder kan vælges eller ændres i drp-dwn-listerne fr hver dimensinskde (f.eks. prjekt). Man kan søge efter dimensinsværdikder ved at klikke på knappen med frstørrelsesglasset ud fr hver dimensinskde. Side 4 af 12

5 Når du søger så begræns din søgning f.esk ved at skrive de første tegn.. Klik på Søg g du får en liste frem med alle 40 - heri vælges dit prjekt. Klik på Gem g frtsæt Klik på Opdatér hvis du ønsker at gemme dine ændringer g frblive i vinduet. Side 5 af 12

6 Klik på Næste Trin Oprettelsen af rejseafregningen annulleres ved at klikke på knappen Afbryd Side 6 af 12

7 I trin 3 har rejseafregningen fået et rejsenummer g er gemt på din frside. Du kan lukke fr afregningen g tilgå den på et senere tidspunkt under Mine pgaver på frsiden. Hvedreglen er at afregningen færdiggøres i en arbejdsgang g videresendes til kntrl. Klik på fanebladet Udgifter Klik på Hent kreditkrttransaktiner Default vises de kreditkrttransaktiner, der er fretaget indenfr rejsedagenes interval. Side 7 af 12

8 Klik på Vis alle fr at få vist samtlige af dine egne kreditkrttransaktiner, sm ikke er hentet ind i en afregning. Markér de kreditrkrttransaktiner, der vedrører din afregning g klik på Vælg markerede transaktiner Klik på OK Du kan se transaktinen på rejseafregningen g du skal ind g vælge udgiftstype g vedhæfte dit bilag. Klik på Rediger Side 8 af 12

9 Udgiftstyper: her findes en liste ver de typer af udgifter, der kan registreres på en rejseafregning. Listen viser først din favritliste (dvs de sidst valgte udgiftstyper i tidligere afregninger) Alle typer kan blive vist ved at klikke på den blå link-tekst Alle Frklaring: Her indtastes en mere uddybende frklaring til udgiften Bilag: her vedhæftes dit indskannede nummererede bilag se evt. manualen fr Indskanning/vedhæftning af bilag Hvis du glemmer at vedhæfte dit bilag får du på hvedsiden denne Advarsel: Klik på Gem g frtsæt Klik på Opdatér hvis du ønsker at gemme dine ændringer g frblive i vinduet. Side 9 af 12

10 Oversigt: I rejseafregningens trin 3 af 4 er skærmbilledet grundlæggende pdelt i fire mråder: Stamdata Oversigt Kntstreng Faneblade til redigering g indtastning af Rejsedage Kørsler Udgifter Bilag Kmmentarer samt til kntrl af Afregnes, psteringer g histrik Side 10 af 12

11 Stamdata: Redigér -knappen under Stamdata kan rejseplysningerne krrigeres. Oversigt: I versigten vises psummeringer af rejseafregningens øknmiske tal. Kørselsgdtgørelser: vedrører skattefrie kilmeterpenge fr kørsel med eget køretøj Time-/Dagpenge: vedrører skattefrie rejsegdtgørelser fr rejser med varighed ver 24 timer Udgifter er summen af andre udgifter, der er indtastet på rejseafregningen Ttal er summen af kilmeterpenge, Dagsgdtgørelser g andre udgifter Refunderes er summen af kilmeterpenge, time-/dagpenge g andelen af andre udgifter, sm skal refunderes til den rejsende Rejsefrskud: hvis den rejsende har mdtaget frskud Til afregning: er differencen mellem beløbene Refunderes g Rejsefrskud g resultatet er dermed et udtryk fr det beløb, den rejsende vil få udbetalt til sin NemKnt. Kntstreng: Med Redigér -knappen under Kntstreng kan kntstrengen krrigeres. Faneblade: Ved at klikke på de enkelte faneblade kan brugeren indtaste g redigere de tilhørende data Rejsedage Indehlder alle rejsens dages dater g tidspunkter samt plysning m eventuelle arbejdsgiverbetalte måltider. Angivelse af en rejse, der afbrydes g genptage f.eks. hen ver en weekend, skal fretages under dette faneblad Kørsler Her indtastes kørsel med privat køretøj, der berettiger til transprtgdtgørelse Udgifter Herunder indtastes udgifter, der er betalt ved kntant udlæg, eller der imprteres udgifter, sm er betalt med firmahæftende kreditkrt Bilag Skannede kvitteringer g/eller andre dkumenter kan vedhæftes afregningen Kmmentarer Her kan der indtastes beskeder/kmmentarer, der lgges med dat g tid Afregnes Indehlder de beløb, der udgør summen Til afregning Side 11 af 12

12 Psteringer Oplysninger m udgifternes debitering g kreditering på kntnumre g dimensinskder Histrik Indehlder en dkument-lg, der pdateres med dat, tid g bruger m.m., hver gang afregningsdkumentet sendes frem eller tilbage i cirkulatinsmløbet fr kntrl g gdkendelse Hvis du vil se din rejseafregning kan du klikke på Vis versigt Klik på Næste trin Kntrllant g Gdkender er default udfyldt Klik på Bekræft g Send Du er nu færdig med din rejseafregning. Side 12 af 12