ABC og fakta for udstillere til Ølfestival 2019

Transkript

1 ABC og fakta for udstillere til Ølfestival 2019 Affald Der vil være opstillet affaldscontainere bag Lokomotivværkstedet til brug for opsamling af affald. Herudover vil der blive opstillet affaldskurve på selve udstillingsarealet. Affald skal sorteres i pap, glas, brandbart og glasemballage, således at de forskellige affaldstyper holdes separat. Der vil endvidere blive opstillet containere fra Dansk Retursystem til indsamling flasker. Indtægten fra emballage, der er indsamlet i disse containere tilfalder Danske Ølentusiater. Afgifter og skatter Vi gør opmærksom på, at det påhviler den enkelte udstiller at overholde gældende lovgivning, samt have betalt lovpligtige skatter og afgifter i forbindelse med produktion og import af øl. Afregning af poletter For hver polet der afleveres til Danske Ølentusiaster vil der ske en afregning til den pågældende udstiller. Afregningen pr. polet afhænger af det samlede besøgstal på Ølfestival Antal gæster Afregningspris pr. polet eksklusiv moms Kr. 5, Kr. 6, Kr. 7,00 Antallet af gæster opgøres ud fra den officielle indgangstæller. Der føres regnskab over det modtagne antal poletter og det samlede beløb vil blive medtaget i slutafregningen (se dette punkt). Ankomst Som udstiller har du mulighed for at få adgang til Lokomotivværkstedet fra

2 Onsdag den 22. maj 2019 kl Når du ankommer skal du henvende dig på Festivalkontoret for at få anvist din stand og få udleveret din startpakke (se dette punkt) Udstillere som kun har bestilt kvadratmeter og selv skal bygge stand op har mulighed for at ankomme onsdag den 22. maj 2019 kl Bannere På grund af regler fra brandmyndighederne er det ikke tilladt at hænge bannere op i forbindelse med Ølfestival 2019 i Lokomotivværkstedet. Af brandsikkerhedsmæssige årsager er det ikke tilladt at have bannere og roll-ups som er højere end standene, 2,40 meter. Overholdes disse regler ikke, vil udstillerne blive bedt om at tage det ned igen. Danske Ølentusiaster sørger som arrangør for at ophænge en række særligt godkendte bannere med informationer og vejledninger til ølfestivalens gæster. Bespisning Vi indgår i et samarbejde med cateringfirmaet Mad med Omtanke, der står for alt salg af mad og drikke til publikum. I lighed med tidligere år kan også tilbyde, at du som udstiller kan du bestille mad og spise den i Fnuggi s Cantina sammen med de frivillige fra Danske Ølentusiaster. Info om menu og priser sendes ud i medio februar Spisebilletterne bliver faktureret via slutafregningen (se denne). Der er gratis kaffe, the og kildevand for udstillere og deres medarbejdere i Fnuggis Cantina i Ølfestivalens åbningstid. Ønsker I at hente kaffe eller te med til standen skal I selv medbringe termokande. I er også velkommen til at bruge Fnuggis Cantina til at slappe af og hvile ørerne i.

3 Bestilte stande Standvægge og friser bliver opbygget i aluminiumssystem med isatte hvide elementplader. Standvæggene opbygges i 1-meter sektioner og væghøjden er 245 cm. Friseopbygning langs åbne standsider med en synlig friseplade på 18 cm i højden. Standen leveres med spotbelysning og enkelt 3-stikdåse hvis ikke andet tydeligt er aftalt på forhånd. Vores samarbejdspartner har mange års erfaring indenfor udstillingsbranchen. De kan endvidere tilbyde diske, podier, møbler, hylder etc. Kontakt venligst: A/S Holmud - sh@holmud.dk Brand- og flugtveje Brand- og flugtveje må ikke spærres og de er markeret med grønt på standplanen. Nøddøre SKAL holdes fri og ryddelige på både indvendig og udvendig side. Der må IKKE stilles f.eks. borde og stole foran nøddørene. I tilfælde af brandalarm SKAL alle følge anvisningerne i vores brand- og evakueringsinstruks (udleveres ved ankomst). Brandfarligt udstyr Der må ikke anvendes nogen form for åben ild i Lokomotivværkstedet, herunder levende lys. Dansk Retursystem Vi gør opmærksom på, at det påhviler den enkelte udstiller at være tilmeldt Dansk Retursystem samt overholde gældende regler i denne forbindelse.

4 Festivalarmbånd Der vil i lighed med tidligere år være festivalarmbånd til både gæster, frivillige fra Danske Ølentusiaster og udstillerne. Gæsterne på Ølfestival 2019 vil få et dagsarmbånd, der kun gælder til den dag, som de har købt billet til. De frivillige fra Danske Ølentusiaster vil bære et ensfarvet armbånd, der giver dem adgang til hele ølfestivalen inden for åbningstiderne. Festivalledelsen og andre udvalgte fra Danske Ølentusiaster vil bære et stribet armbånd, der giver adgang under hele festivalen også før og efter de officielle åbningstider. Som udstiller vil I også skulle bære særlige udstillerarmbånd (stribede) og de sikrer jer fri adgang under hele festivalen (se mere under punktet Udstillerarmbånd). Festivalkontor Danske Ølentusiaster har etableret et festivalkontor på Ølfestival 2019, hvor vi har samlet de administrative funktioner herunder den vagthavende festivalchef. Festivalkontoret har ansvaret for at hjælpe og svare på spørgsmål fra udstillerne, ligesom det er her man får udleveret sin startpakke (se dette punkt) samt køb af ekstra udstillerarmbånd, entrebilletter m.m. Af praktiske hensyn har vi valgt at placere festivalkontoret bagerst i udstillingsområdet (se standplan). Garderobe Der vil i åbningstiden være en bemandet garderobe for både publikum og udstillere. Prisen for anvendelsen af garderoben er 1 polet. Gulvet Der må anvendes palleløftere på gulvene i Lokomotivværkstedet, men vi anbefaler sækkevogne og fladvogne med gummihjul. Danske Ølentusiaster stiller en række fladvogne og sækkevogne til rådighed for udstillerne. Skal du som udstiller have opstillet genstande, der vejer mere end 500 kg SKAL dette godkendes af vores tekniske personale. Hvis opstillingen ikke er godkendt af vores tekniske personale kan det medføre at de opstillede genstande skal fjernes igen.

5 Festivalguide Igen i år udfærdiger vi en online festivalguide, hvor I som udstillere kan melde jeres øl/produkter ind. I år vil der være en meget bedre egenredigering. I kan selv skrive indhold, uploade billeder, fortælle om jer selv, bryggeriet/ butikken/firmaet, beskrive øllet I har med og evt. indsætte link til videoklip på youtube. Ligeledes vil der komme en mindre trykt ølfestivalguide. Det vil alt sammen blive markedsført via foreningens facebookside, ale.dk og ølfestival.dk Indretning og opsætning af stande Opsætning og nedtagning af stande arrangeres af Danske Ølentusiaster, herunder lys og el. Det er kun tilladt at anvende det dobbeltklæbende tape, der bliver udleveret på Danske Ølentusiasters festivalkontor til opsætning af plakater, skilte m.m. på standene. Bliver der anvendt andre former for tape kan standen blive beskadiget og skadesgodtgørelse til standfirmaet vil blive taget med i den slutafregning, der sendes til udstilleren. Der følger ikke interiør med i standbestillingen. Diske, møbler, skilte, flag og lignende må IKKE række ud over gangarealer og andre åbne arealer. Det er ikke tilladt at skade gulve, vægge, tagkonstruktion og installationer med køretøjer, søm, skruer, bor, spildevand og lignende. For skader forårsaget af en eller flere årsager vil den pågældende udstiller blive holdt ansvarlig. Eventuelt skadesgodtgørelse til standfirmaet vil blive taget med i den slutafregning, der sendes til udstilleren. Til information kan det oplyses, at Danske Ølentusiaster vil underbygge eventuelle skadesgodtgørelser med relevant billeddokumentation. Al medbragt el-udstyr skal være forskriftsmæssigt jordforbundet efter Dansk Standard. Kildevandsautomater Der vil blive opstilles en række kildevandsautomater i udstillingsområdet således at gæsterne (og udstillerne) har adgang til frisk drikkevand.

6 Kontaktpersoner før og under Ølfestivalen Funktion Navn Telefon Festivalchef Henning Palm festivalchef@ale.dk Presseansvarlig Jean + 45 jean.tonnesen@ale.dk Tonnesen Annonceansvarlig Claus +45 claus.mortensen@ale.dk Mortensen Sekretariat/ festivalkontor Rie Sørensen sekretariat@ale.dk Lager Der er etableret lagerfaciliteter i Lokomotivværkstedet og de er placeret i den modsatte ende af den officielle indgang. Der er adgang til disse faciliteter direkte fra hallen og fra parkeringspladsen. Det er muligt at få opbevaret de varer, der ikke umiddelbart skal anvendes på standen. Lageret vil være bemandet af frivillige fra Danske Ølentusiaster. Leveringsadressen til brug for fragtmænd og øvrige leverandører: Lokomotivværkstedet Otto Busses Vej 5A Bygning OBV København SV HUSK at sætte navn og evt. standnummer på de varer der leveres tirsdag-torsdag

7 Markedsføring af udstillerne deltagelse på Ølfestivalen. Både før, under Ølfestivalen har udstillerne mulighed for at markedsføre sig. Ved indtastning af øl og beskrivelser i den elektroniske udstillerguide, vil man allerede et par måneder før Ølfestivalen kunne markedsføre sig selv og deltagelse på de sociale medier. Under Ølfestivalen er man velkommen til at markedsføre sig selv både inden og uden for sin stand. Det må dog ikke være til gene gæsterne og de andre udstillere. Det er ikke tilladt at udskænke smagsprøver uden for sin egen stand. Man er velkommen til at tegne en annonce i det lille trykte program. Kontakt venligst sekretariat@ale.dk Musik på standene Det er IKKE tilladt at spille livemusik eller anden form for musik på standene. Forbuddet mod at spille musik gælder i hele åbningstiden og indtil den sidste gæst har forladt hallen. Overtrædelse af dette forbud vil medføre at standen vil blive lukket. Nedtagning af stande Nedtagning af standene må først påbegyndes efter den officielle afslutning af Ølfestival 2019 som er lørdag den 25. maj 2019 kl Alle udstillere skal have forladt Lokomotivværkstedet natten til søndag kl Vi åbner søndag morgen den 26. maj 2019 kl for resterende nedtagning og oprydning. Alle skal være ude af hallerne i Lokomotivværkstedet senest søndag den 26. maj 2019 kl Efterfølgende oprydning vil ske for udstillerens egen regning. Husk at markere adresse og firma tydeligt på dine paller/ting, hvis du har bestilt fragtmand til afhentning og du ikke selv er tilstede.

8 Oprydning Materialer, øl, fadølsanlæg, inventar og lignende tilhørende udstillerne skal være fjernet fra Lokomotivværkstedet senest Søndag den 26. maj 2018 kl Eventuelt ikke afhentede materialer vil blive anbragt uden for Lokomotivværkstedet for udstillerens egne regning og risiko. Der er ikke mulighed for at få indendørs opbevaring natten til mandag den 26. maj Opsætning af stande Udstillere har adgang til Lokomotivværkstedet for indretning af standene i følgende tidsrum: Onsdag den 30. maj 2018 kl Torsdag den 31. maj 2018 kl Der er med andre ord ikke adgang for udstillere før ovennævnte tidspunkter. Anvender du som udstiller, et eksternt firma til opsætning af din stand, skal dette aftales på forhånd med vores sekretariat via sekretariat@ale.dk. Parkering Der vil være muligt, at parkere ved Lokomotivværkstedet men vi gør opmærksom på, at alle p-pladser er betalingspladser. Der er INGEN mulighed for gratis parkering på pladsen, men Danske Ølentusiaster tilbyder, at tilmeldte udstillere kan bestille det nødvendige antal parkeringstilladelser. Bestilte parkeringstilladelser udleveres sammen med startpakken (se dette punkt). APCOA administrerer parkeringspladsen og vi kan oplyse, at de normalt er meget aktive i forbindelse med større arrangementer i Lokomotivværkstedet. Priser 500,00 kr. ex. moms for parkering onsdag-søndag. Bestilles fra medio februar 2019

9 Poletter Gæsternes betalingsmiddel for en smagsprøve er de officielle røde poletter. Gæsterne har mulighed for at købe poletter både i forsalg samt på selve ølfestivalen En polet repræsenterer én smagsprøve (se afsnittet Smagsprøver). Priserne for poletter er kr. 15,00 (inklusiv moms) pr. polet. Rengøring Det er udstillerens eget ansvar at sørge for rengøring inde på standen. Lokomotivværkstedet sørger for en generel rengøring af udstillingsarealet mellem åbningsdagene, ligesom der foretages en slutrengøring. Denne rengøring er inkluderet i standlejen. Frivillige fra Danske Ølentusiaster står for den løbende rengøring af udstillingsarealet i løbet af åbningstiden, dog ikke toiletterne, da denne rengøring varetages af Lokomotivværkstedet. Røgfri festival Ølfestival 2019 er røgfri, hvilket også gælder E-cigaretter. Det er tilladt at ryge på de udendørs arealer, dog kun der hvor der er opsat askekummer. Samaritter/vagter Der vil være uddannede samaritter til stede i hele festivalens åbningstid. Skylleautomater Der vil blive opstilles en række skylleautomater i udstillingsområdet således, at gæsterne har adgang til at skylle deres smageglas mellem de forskellige smagsprøver. Slutafregning Efter festivalen og senest inden udgangen af juni måned 2019 fremsender Danske Ølentusiaster en slutafregning til jer vedrørende Ølfestival 2019 Slutafregningen indeholder en samlet opgørelse over udstillernes økonomiske mellemværende med Danske Ølentusiaster i forbindelse med Ølfestival 2019.

10 Det drejer sig blandt andet om: Standleje Depositum Ekstra købte Udstillerarmbånd Poletafregning Forudbestilte parkeringstilladelser Forudbestilte entrébilletter Forudbestilte spisebilletter Betaling af ekstra smageglas Betaling af købte forbrugsvarer Betaling for eventuelle skader på standmateriel Annoncer i ølfestivalguiden. Smageglas Alle gæster får udleveret det officielle festivalglas i indgangen. Som udstiller modtager du et smageglas pr. kvm standplads. Der kan købes ekstra smageglas til en pris på kr. 8,00 eksklusiv moms. Betaling af ekstra smageglas sker via slutafregningen (se dette punkt). Smagsprøver - øl. Når gæsterne afleverer én polet kan der udleveres en smagsprøve på 10 cl af den ønskede øl. Det vil dog være muligt, at få godkendt, at enkelte specialøl kan udskænkes som en 5 cl. smagsprøve. ALLE smagsprøver skal serveres fra standen og der må ikke ske servering rundt i hallen. Det skal indskærpes, at der IKKE må udleveres smagsprøver uden at der modtages en polet som betaling. Dette gælder naturligvis også for de frivillige fra Danske Ølentusiaster. Udskænkningen SKAL stoppe ved festivalens officielle lukketid (se punktet Åbningstider). Overværer festivalledelsen, at udskænkning fortsættes efter lukketid, vil det blive påtalt.

11 Smagsprøver - mad. Det vil være muligt på Ølfestival 2019 at servere smagsprøver på mad på standene. Prisen for en smagsprøve på mad må maksimalt være 2 poletter. Der må ikke foregå kontantsalg af mad. ALLE smagsprøver skal serveres fra standen og der må ikke ske servering rundt i hallen. Vi gør opmærksom på, at det alene er den enkelte udstiller, der har ansvaret for at overholde gældende lovgivning om håndtering og servering af fødevarer. Startpakke Startpakken udleveres fra Danske Ølentusiasters Festivalkontor og indeholder følgende: Dobbelt klæbende tape Parkeringstilladelser Smageglas Spisebilletter Udstillerarmbånd Antal I forhold til standstørrelse Forudbestilte tilladelser 1 smageglas pr. kvm. standplads Forudbestilte spisebilletter 1 udstillerarmbånd pr. kvm. standplads, dog maksimalt 25 stk. Teknik: Hver stand udstyres med passende lys samt 1 stk. tri-stikdåse 230 Volt 10 Amp for max 2300 Watt belastning. Er der behov for yderligere el-forsyning SKAL det anføres ved tilmeldingen. Vi forventer, at I selv medbringer forlængerledninger. Overstiger belastningen 2300 Watt ud fra det bestilte, tages det med i slutafregningen Tidsfrister Det skal samtidig indskærpes at, for at vi kan yde jer den bedste service, skal I som udstillere meget gerne overholde de anførte tidsfrister.

12 Toiletter I er velkomne til at bruge publikumstoiletterne. Men vi har opstillet en toiletvogn forbeholdt udstillere og frivillige uden for hallen, bag vores Gulv og Teknikhold, modsat Udstillerlageret. Udstillerinformation I medio februar 2019 udsendes mail til tilmeldte udstillere om bestilling af diverse ydelser: parkering, forplejning, entrébilletter til udstillere etc. Udstillerarmbånd Alle medarbejdere på en stand skal bære det officielle udstillerarmbånd. Mangel kan medføre bortvisning af Ølfestivalen Der er inkluderet 1 udstillerarmbånd pr. m2 standplads, dog maksimalt 25 udstillerarmbånd pr. stand. De inkluderede udstillerarmbånd udleveres samme med startpakken (se dette punkt) Der kan købes ekstra udstillerarmbånd til følgende priser: Gyldighed Pris eksklusiv moms Torsdag lørdag Kr. 300,00 Fredag lørdag Kr. 200,00 Lørdag Kr. 100,00 De ekstra udstillerarmbånd kan bestilles før festivalen og dermed indgå i din startpakke, men det vil også være muligt at købe dem løbende under festivalen på vores Festivalkontor. Udstillernes gæster Ønsker du som udstiller at invitere gæster til festivalen kan du købe entrebilletter via et udsendt link. Til Ølfestivalen 2019, kan du som udstiller benytte et link og en rabatkode, som du kan sende videre til dine gæster. Det betyder, at dine gæster selv skal ind og købe en billet og med rabatkoden fra jer indløst koster, billetten 0,00 kr. Vi kan efterfølgende i slutafregningen, fakturere jer ud fra hvor mange gange jeres rabatkode er indløst. Frist for brug af rabatkoderne er 10. maj 2019.

13 Grunden til at vi gør det således er, at vi derved får et fuldt overblik over, hvor mange billetter der er ude, så vi kan sikre os, at alle kan komme ind på Ølfestivalen. Entrébilletterne koster kr. 75,00 ekslusiv moms torsdag og fredag. Der vil ikke være mulighed for at købe gæstebilletter til lørdag Vagter/samaritter Der vil være uddannede vagter til stede i hele festivalens åbningstid. Vagterne vil bære synlige Id-kort og alle deres anvisninger skal følges af gæster, frivillige og udstillere. Åbningstider på Ølfestival 2019 Torsdag den 23. maj 2019 Fredag den 24. maj 2019 Lørdag den 25. maj 2019 Billetter købt i forsalg Billetter købt i døren