Mødereferat. Hvor langt er vi? De fysiske rammer på Carlsberg er på plads med aftalen om at leje Depot Valby samt det tilhørende udendørs areal.

Transkript

1 Mødereferat Mødedato : 19. januar 2008 kl Hvor : Carlsberg Deltagere : Se særskilt liste For referatet : Kirsten Mejnholt Dagsorden : 1) Status på festivalen generelt. a. Hvor langt er vi b. c. Smageglas d. Oversættelser e. Markedsføring f. samt alt det andet 2) Foreløbig organisationsplan. 3) Forslag til stillingsbeskrivelser for gruppeledere / NK ere. 4) Debat: Hvordan skaffer vi nok frivillige. 5) Debat: Hvordan skaffer vi nok gruppeledere / NK ere. 6) Mødestruktur 7) Næste festivalmøde 8) Eventuelt Ad punkt 1 a) Hvor langt er vi? De fysiske rammer på Carlsberg er på plads med aftalen om at leje Depot Valby samt det tilhørende udendørs areal. Den officielle lejeaftale forventes underskrevet inden længe. Festivalens logo er færdigt og udarbejdet af Christian Erichsen efter input fra bl.a. landsbestyrelsen. Der er lavet forskelligt præsentationsmateriale og invitationer til de danske udstil-lere forventes udsendt inden længe. Herefter vil der blive sendt invitationer til de udenlandske udstillere. Mødereferat. Festivalledelse Side 1 af 6

2 Flere repræsentanter for foreningen (Marttin, Anne-Mette, Torben Steenberg, Kaj-Erik Nielsen m.fl.) har markedsført ideen og konceptet om European Beer Festival i det meste af Europa og overalt bliver festivalen meget positivt modtaget. Det forventes, at der skal afholdes et møde med de øvrige udstillere, hvor de ser festivalområdet sammen med os og Carlsberg. Ad punkt 1 b) er lanceret på dansk og engelsk. Det forventes at den inden længe også findes i en tysk udgave. Der arbejdes endvidere på en fransk og en spansk oversættelse. Siden til Frivilligtilmelding er allerede i luften og det er vigtigt, at ALLE i festivalledelsen, landsbestyrelse, ansatte og andet godtfolk tilmelder sig via Frivilligtilmelding. Det gør det meget nemmere at styre beklædning, bespisning og alt det andet. Skriv f.eks. i din tilmelding Gruppeleder, Gulv eller NK, Poletsalg. Endvidere lanceres et lukket område for festivalledelsen, hvor alle relevante dokumenter, mødereferater m.m. bliver oploadet så alle nemt få fat i de nødvendige informationer. Ad punkt 1 c) På evalueringsmødet efter sidste års festival i Valby drøftede vi indgående problemerne med overskænkning. Konklusionen blev, at den eneste reelle mulighed for at undgå det er ved at anvende et mindre smageglas. Det er derfor besluttet, at der til festivalen i Århus anvendes et mindre glas i samme stil som det nuværende festivalglas. Det nuværende glas har plads til 22 cl og det nye mindre glas har kun plads til 15 cl. Dermed kommer en smagsprøve på 10 cl til at virke større og en på 5 cl ser helt rimelig ud. Vi skal have samme logo på glasset som hidtil måske i et lidt mindre format. Ad punkt 1 d) Behandlet under punkt 1 b, dog efterlyses der fortsat oversættere. Mødereferat. Festivalledelse Side 2 af 6

3 Ad punkt 1 e) Der er en lang række aktiviteter i gang for at markedsføre festivalen. a) Hjemmesiden b) Nye salgsmapper med logo (er trykt og leveret) c) T-shirts i farverne sort og hvid samt herre og damefacon d) Folder til alle lokalafdelinger med omtale af European Beer Festival og den enkelte lokalafdeling e) Annoncer i de ølforbrugernes medlemsblade i Europa. f) Ølbrikker overvejes kraftigt f.eks. i samarbejde med Copenhagen Jazz Festival g) Markedsføring via Visit Denmark og Wonderful Copenhagen. h) Kraftig markedsføring af European Beer Festival via Øllets Dag 2008 blandt andet via et tilskud fra festivalen på kr ,00 til netop Øllets Dag i) Vi skal have møde med DSB for at undersøge mulighederne for rabat på transporten. Vi har indtil haft et uformelt samarbejde med reklamebureauet Fradhouse, der selv har henvendt sig for at hjælpe til med markedsføringen af European Beer Festival. De har hjulpet til med at lave vores nye t-shirts og så må vi se om vi skal fortsætte samarbejdet med dem. Der var forslag om at bruge ølbrikker på festivalen i Århus som markedsføring af European Beer Festival. Forslaget overvejes stadigvæk. Lokalafdelingerne skal vide at European Beer Festival ikke bare er en normal festival i dobbelt størrelse men samtidig er det vigtigt, at alle lokale kræfter forenes for at få så mange som muligt med til festival via mund-til-øre metoden. Ofte er det den gentagne påvirkning, der virker. Under selve festivalen er der tillige planlagt en række mulige aktiviteter: Særtog mellem Hellerup og Enghave søndag den 14. september 2008 Guidede ture rundt på det historiske område på Carlsberg Guidede ture på selve festivalen Det er vigtigt at understrege at festivalen og vi som arrangører er uafhængig af Carlsberg, men vi vil naturligvis benytte det netværk som Carlsberg har i forskellige sammenhænge. Samtidig er det vigtigt at understrege, at Carlsberg også er meget bevidste om at de ikke skal være for påtrængende, hvilket indtil nu er lykkedes. Ad punkt 2) En kort gennemgang af det stærkt udvidede organisationsdiagram, der indeholder langt flere poster end tidligere. Det skyldes naturligvis festivalen langt større omfang og at der er kommet en lang række helt nye opgaver til omkring festivalen. Det medfører naturligvis et større behov for gruppeledere / NK ere. Mødereferat. Festivalledelse Side 3 af 6

4 Hvis man som nuværende del af festivalledelsen kender nogen, der kan bidrage til festivalen og har specielle forudsætninger for at løse en bestemt opgave så sig endelig til. Strategien vil i en række tilfælde være at betale leverandører for at løse en opgave frem for at vi selv skal løse den. Vi har f.eks. indgået en aftale med Godik om levering af toiletter og denne gang bliver det inklusiv opsyn og rengøring. Vi får denne gang en helt nyt og speciel opgave, idet vi selv skal finde restauratører og/eller catering-firmaer, der skal sørge for mad til os som frivillige, til vores udstillere og ikke mindst vores gæster. Der blev udtrykt bekymring for, at en række af foreningens ansatte som f.eks. sekretariatet og webmasteren ikke var med på oversigt ligesom der var forundring over, at der ikke var tilknyttet en presse/informationschef, en fotograf m.m. Generelt er organisationsplanen et udtryk for at alle gruppeledere får mere ansvar men i særdeleshed kommer styregruppen til at påtage sig langt større ansvar end tidligere. Derfor er den tidligere Festival-NK også afskaffet til fordel for tre sideordnede chefer med hver sit ansvarsområde. Denne model burde gøre opgave lidt nemmere også i tilfælde af en personudskiftning undervejs. Ad punkt 3) Der er udarbejdet jobbeskrivelser for et par af de nye poster i organisationsdiagrammet. Ønsket er, at der skal udarbejdes jobbeskrivelser for alle gruppeledere. Ad punkt 4) Vi skal i forhold til de normale festivaler i København bruge næsten dobbelt så mange frivillige dvs. op mod 400 frivillige mod de normale frivillige. Derfor bliver det vigtigt, at få aktiveret alle de gamle frivillige fra tidligere festivaler samt få aktiveret en række nye rundt om i de forskellige lokalafdelinger. Et af de væsentligste aktiver for at tiltrække frivillige fra f.eks. Fyn og Jylland vil være at give den en mulighed for overnatning f.eks. på en skole i nærheden. I samme forbindelse blev det drøftet om det var muligt at give nogle frivillige et transporttilskud på f.eks. 10% for hver ekstra time, der arbejdes. Ad punkt 5) Da vi ikke har lov til at overnatte på området er der booket værelser til festivalledelsen på et nyetableret vandrehjem Copenhagen Downtown, der er beliggende på Vandkunsten i det indre København. Mødereferat. Festivalledelse Side 4 af 6

5 Samtidig er det aftalt, at de transportomkostninger gruppeledere og NK ere har i forbindelse med festivalen refunderes fuldt ud. Bilag sendes til MSN. Der var generel enighed om, at vi skal undgå at drive rovdrift på festivalledelsen. Ad punkt 6) Der vil blive afholdt løbende blive afholdt møde i styregruppen, der p.t. består af følgende personer: Marttin Stuart Nielsen, Festivalchef Lex Telvig, Chefarkitekt Søren Rasmussen, Publikumschef Kirsten Mejnholt, Administrationschef Rie Haagen, Frivillige Finn Christiansen, Sekretariatet Anne-Mette Meyer Pedersen, Repræsentant for landsbestyrelsen. Styregruppen forventer at afholde møde hver tredje uge. Publikumschef, Administrationschef og Logistikchef skal afholde møder med deres respektive gruppeledere for på den vis at få planlagt arbejdet og fastlagt rammerne for det. Det vil endvidere blive oprettet et særskilt område på hjemmesiden for festivalledelsen med login hvor alle relevante dokumenter vil være tilgængelige. Ad punkt 7) Næste møde i festivalledelsen afholdes lørdag den 29. marts 2008 kl på Carlsberg. Samme dag kl vil udstillere blive inviteret til en rundvisning på området. Det blev igen understreget at kommunikation til hele festivalledelsen er uhyre vigtig. Ad punkt 8) Der var en drøftelse omkring standstørrelserne til festivalen og der var bred enighed om, at de skal fastholdes på det nuværende niveau. Såfremt der var plads var udstillerne velkomne til at have flere stande mod ekstra-betaling. I forbindelse med invitationerne vil der blive udarbejdet et katalog over standene så udstillerne ved, hvad de kan vælge imellem. Forslag fra Lex om at navngive efter nedlagte bryggerier el.lign. vandt stor accept på mødet. Mødereferat. Festivalledelse Side 5 af 6

6 Den nuværende udstillerfest lørdag nat har senest i København udviklet sig i en uheldig retning. Derfor er det besluttet, at der til udstillerfesten i Århus bliver hyret vagter under hele nattefesten for at undgå de problemer vi oplevede sidste år i København. Til European Beer Festival bliver problemet endnu større idet vi ikke må være på festivalområdet om natten og der arbejdes derfor med flere forskellige alternative løsninger. I Århus vil udstillerarmbånd blive udleveret i indgangen. Til European Beer Festival vil der udover armbånd blive udleveret navneskilte på integrerede plastkort (kan printes på almindelig printer) til udstillerne. Det vil sikre størst mulig sikkerhed for, at den enkelte udstiller ikke anvender udstillerarmbånd som fribilletter. Noget tilsvarende med navneskilte kan forventes implementeret for frivillige, presse, vip-gæster m.m. ½ Mødereferat. Festivalledelse Side 6 af 6