Boligkontoret Danmark Revisionsprotokollat om udkast til årsrapport for 2015

Transkript

1 Boligkontoret Danmark Revisionsprotokollat om udkast til årsrapport for 2015 PricewaterhouseCoopers Statsautoriseret Revisionspartnerselskab, CVR-nr Strandvejen 44, 2900 Hellerup T: , F: , pwc.dk

2 Boligkontoret Danmark Revisionsprotokollat om udkast til årsrapport for 2015 Indhold Afsnitsnr. Indledning 1-3 Konklusion på den udførte revision 4-5 Kommentarer og supplerende bemærkninger 6-19 Redegørelse for den udførte revision med kommentarer Andre ydelser 35 Afslutning 36 Indledning 1 Vi har afsluttet revisionen af udkast til årsregnskab ( regnskabet ) for regnskabsåret 1. januar december Regnskabet udviser et resultat af selskabets aktiviteter på TDKK 848 og en egenkapital på TDKK Samtidig har vi afsluttet revisionen af den Almen Fællesforvaltning og Ekstern Forvaltning, der administreres af Boligkontoret Danmark for Almen Fællesforvaltning, der fremgår af note 21 i regnskabet, udviser et resultat på TDKK og aktiver på TDKK Det særskilte regnskab for Ekstern Forvaltning udviser et resultat på TDKK -258 før administrationsvederlag til Boligkontoret Danmark og aktiver på TDKK Sideaktivitetsregnskab, indkøbscentral udviser et underskud på TDKK 435 og aktiver på TDKK Vi henviser til vores redegørelse om ansvar for aflæggelsen af årsrapporten mv. samt revisionens udførelse og omfang i vores tiltrædelsesprotokollat af 4. november 2014, siderne , afsnit Revisionen er udført i overensstemmelse med de der beskrevne principper. Konklusion på den udførte revision 4 Den udførte revision har ikke givet anledning til bemærkninger af en sådan væsentlighed eller karakter, at det vil komme til udtryk i vores revisionspåtegning på regnskabet. 5 Såfremt årsregnskabet vedtages i den foreliggende form, og der ikke under bestyrelsens behandling og vedtagelse af årsregnskabet fremkommer yderligere væsentlige oplysninger, vil vi forsyne regnskabet med en revisionspåtegning uden forbehold, men med følgende supplerende oplysninger: 229

3 Supplerende oplysning vedrørende forståelsen af revisionen Boligorganisationen har i overensstemmelse med lov om almene boliger og driftsbekendtgørelsens krav til almene boligorganisationers regnskabsaflæggelse som sammenligningstal i resultatopgørelsen medtaget godkendte budgetter. Budgetterne har, som det fremgår af årsregnskabet, ikke været underlagt revision. Kommentarer og supplerende bemærkninger Forretningsgang og intern kontrol 6 Som revisorer for Boligkontoret Danmark har vi foretaget en nærmere gennemgang, vurdering og stikprøvevis efterprøvning af de af ledelsen etablerede regnskabssystemer og interne kontroller på en række udvalgte områder. Vores undersøgelser har primært været rettet mod de interne kontroller, som vi tillægger vægt i vor vurdering af risikoen for væsentlige, uopdagede fejl ved årsregnskabsaflæggelsen. 7 Vi skal oplyse, at de udførte revisionshandlinger ikke har givet anledning til væsentlige bemærkninger til forretningsgange, interne kontroller og registreringssystemer hos Boligkontoret Danmark. IT revision 8 Edb-anvendelsen hos Boligkontoret Danmark er væsentlig og betydende for selskabets administration og regnskabsaflæggelse, hvorfor vi i med passende mellemrum foretager gennemgang af generelle edb-kontroller og udvalgte processer i IT-anvendelsen. 9 Velfungerende IT-systemer, forretningsgange og edb-kontroller er en forudsætning for vor nuværende revisionsstrategi for revisionen af Boligkontoret Danmark og for de administrerede boligorganisationer, hvor vi reviderer i tillid til registreringssystemerne samt foreliggende manuelle og automatiske kontroller. 10 Foranlediget af flytningen og sammenlægning af IT afdelingen i 2014 foretog vi en gennemgang af de generelle it-kontroller, omfattende ledelsens styring og organisering af itanvendelsen, kontroller i relation til change management, drift af serverrum og netværk, adgang til programmer og data, samt kontroller i relation til anskaffelse, udvikling og vedligeholdelse. 11 I forbindelse med vores gennemgang udarbejdede vi et særskilt notat til Boligkontoret Danmarks it-chef, hvor vores observationer er rubriceret efter en skala fra 1-3, hvor prioritet 1 er en væsentlig svaghed, prioritet 2 er en svaghed og prioritet 3 en observation, hvor vi anbefaler udbedring. 230

4 12 Ved den anførte gennemgang konstaterede vi et prioritet 1 forhold. Vi observerede, at der ikke forelå en formel og godkendt IT-politik for organisationen. Vi har i år konstateret, at der er udarbejdet et udkast til IT-politik, og at politikken nu vil blive behandlet af direktionen og derefter af bestyrelsen. 13 Vi har endvidere konstateret at flere observationer, som vi havde klassificeret som prioritet 2 sidste år nu er lukket, herunder back-up og restore, hvor back-up nu opbevares eksternt. Andre forhold vedrørende formalisering af procedurer på nogle områder, herunder brugeradministration, adgangskontroller og opfølgning på rettigheder udestår fortsat. Manglende formalisering af procedurer øger risikoen for, at der opstår afhængighed af enkeltpersoner og risiko for, at arbejdet ikke udføres konsistent over tid. Boligkontoret Danmarks ledelse oplyser, at de har fokus på nævnte områder og at områderne forventes lukket. 14 Under hensyntagen til ovenstående bemærkninger er det vores sammenfattende vurdering, at Boligkontoret Danmark fortsat har hensigtsmæssige procedurer på it-området, der fungerer effektivt. Byggeafdelingen 15 I lighed med sidste år bliver alle byggesager på givet tidspunkt faktureret i henhold til en konkret vurdering af anvendte timer i forhold til en vurdering af det samlede forventede antal timer. I denne vurdering bliver der foretaget sammenholdelse til opnåelse af nødvendige godkendelser og tidspunkt for udarbejdelse af byggeregnskab. 16 Vores gennemgang af byggesager og revision af indtægtskriteriet har ikke givet anledning til bemærkninger. Risiko for væsentlig fejlinformation som følge af besvigelser 17 Revisor skal i henhold til revisionsstandarderne forespørge selskabets bestyrelse om, hvordan den øver tilsyn med de aktiviteter og procedurer, direktionen har iværksat med henblik på at identificere og reagere på risikoen for væsentlige besvigelser i virksomheden, samt hvilke interne kontroller direktionen har implementeret for at forebygge sådanne risici. 18 Vi skal desuden forespørge bestyrelsen om, hvorvidt de har kendskab til faktiske besvigelser, der påvirker virksomheden, eller om mistanker og beskyldninger herom. 19 Vi har som led heri med direktionen drøftet de ledelses- og styringsprocesser, som virksomheden har etableret med henblik på at opdage og forebygge besvigelser og fejl. Direktionen har i denne forbindelse oplyst, at den ikke er bekendt med besvigelser eller mistanker og beskyldninger om besvigelser, som kunne have en væsentlig indflydelse på virksomheden. 231

5 Redegørelse for den udførte revision med kommentarer 20 Om vores revision af regnskabet skal vi redegøre for følgende væsentlige poster og forhold. Forvaltningsrevision 21 Boligkontoret Danmark er omfattet af reglerne om forvaltningsrevision, hvilket medfører, at organisationen skal foretage vurdering af, om der er taget skyldige økonomiske hensyn ved forvaltningen af Boligkontoret Danmarks midler og drift. Specifikt skal vurderes, hvorvidt Boligkontoret Danmark i tilstrækkelig grad har fokus på områder, hvor der er grundlag for forbedring af forvaltningen (målsætninger) og hvor der vil kunne opnås en forbedret sparsommelighed, produktivitet og effektivitet. 22 Som revisorer for Boligkontoret Danmark skal vi påse, hvorvidt bestyrelsen opfylder sin lovbestemte pligt til at indføre forvaltningsrevision, og skal på baggrund af det af bestyrelsen udarbejdede materiale vurdere, om organisationen lever op til kravene om sparsommelighed, produktivitet, effektivitet og økonomistyring. 23 I forbindelse med vores revision har vi konstateret, at Boligkontoret Danmark på alle væsentlige områder har hensigtsmæssig og effektive forretningsgange. Vi bemærker også, at bestyrelsen i Boligkontoret Danmark tidligere har vedtaget målsætninger på en række relevante områder, der fokuserer på øget sparsommelighed. Den overordnede målsætning for bestyrelsen er, at have et 3 årigt målsætningsprogram med dertil hørende opdaterede 1 årige handlingsplaner. 24 Vi har konstateret, at ledelsen for 2015 har udarbejdet rapporten mål for alt hvori der er foretaget en opfølgning på en række centrale forretningsmæssige områder, med formål at vurderer effektiviteten i Boligkontoret Danmarks processer. Herudover indeholder rapporten en række økonomiske nøgletal for administrerede medlemmer. Baseret på den foreliggende rapport har vi ikke noteret forhold af betydning for vores revision. 25 I 2014 nedsatte Boligkontoret Danmark et Revisions- og risikoudvalg som har til formål, via interne kontroller og revision at sikre korrekt og rettidig leverance af boligadministration i henhold til Boligkontorets servicekoncepter og vedtagne målsætninger og forretningsgange. Udvalget skal tillige påse, at Boligkontoret aktivt forholder sig til de risici, som direktionen og bestyrelsen årligt fastlægger. 232

6 26 Revisions- og risikoudvalget har i 2015 behandlet følgende områder: Økonomiske risici, direkte økonomiske tab Operationelle risici som bliver økonomiske tab som følge af erstatninger Kunder Omtale Lovgivning Baseret på foreliggende referater for møder i revisions- og risikoudvalget har vi konstateret, at behandlingen af ovennævnte områder ikke har givet anledning til væsentlige bemærkninger. 27 Vi har samtidig noteret os, at Revisions- og risikoudvalget i Boligkontoret Danmark på mødet den 10. marts 2016 har diskuteret Boligministeriets rapport om egenkontrol, der afløser forvaltningsrevisionen. På mødet blev det besluttet, at udvalget arbejder videre med en række parametre for egenkontrol, dels af administrationen i Boligkontoret Danmark, og dels vedrørende boligorganisationernes egenkontrol. 28 Baseret på ovenstående er det vores vurdering, at organisationen lever op til kravene om forvaltningsrevision. Ledelsesberetningen 29 Revisionen har ikke omfattet ledelsesberetningen, men vi har i henhold til årsregnskabsloven gennemlæst ledelsesberetningen. Vi har ikke foretaget yderligere handlinger i tillæg til den gennemførte revision af regnskabet. Det er på denne baggrund vores opfattelse, at oplysningerne i ledelsesberetningen er i overensstemmelse med regnskabet. Forhandlingsprotokoller og indhentede erklæringer 30 Vi har indhentet sædvanlig regnskabserklæring underskrevet af direktionen og økonomichefen. Vi har endvidere indhentet engagementsoversigter fra banker mv. 31 Bestyrelsens forhandlingsprotokol til og med referat af mødet den 23. februar 2016 er gennemlæst med det formål at sikre, dels at de dispositioner, som er af usædvanlig art eller størrelse, er vedtaget af bestyrelsen, dels at beslutningerne har fundet rigtigt udtryk i regnskabet. 32 Det modtagne materiale har ikke afdækket forhold, som ikke er behørigt medtaget i regnskabet. 233

7 Lovpligtige fortegnelser m.m. 33 Vi har påset, at der føres en forhandlingsprotokol, og at denne samt revisionsprotokollen fremlægges og underskrives ved bestyrelsesmøderne. 34 I overensstemmelse med kravene i erklæringsbekendtgørelsen har vi påset, at lovgivningen om bogføring og opbevaring af regnskabsmateriale er overholdt. Andre ydelser 35 Efter aftale med Boligkontoret Danmarks ledelse har vi siden vores sidste protokol afgivet erklæring overfor deltagende boligselskaber i Ekstern Forvaltning vedrørende 2015, hvor vi blandt andet erklærer, at opgørelsen giver et retvisende billede af fællesforvaltningens aktiver og passiver, samt at oplysningen vedrørende boligorganisationens indestående i fællesforvaltningen er korrekt. Afslutning 36 I henhold til revisorloven skal vi oplyse: at at vi opfylder lovgivningens krav til revisors uafhængighed vi har modtaget alle de oplysninger, der er anmodet om. København, den 17. marts 2016 PricewaterhouseCoopers Statsautoriseret Revisionspartnerselskab Benny Lundgaard statsautoriseret revisor René Søeborg statsautoriseret revisor 234

8 Siderne er behandlet på bestyrelsesmødet den / Bestyrelsen Lisbeth Riis Hans-Chr. Andersen Formand Næstformand Torben Hansen Marianne Lundberg Andersen Irene Jensen Jens Hunderup Gert Fris Bent Nielsen Glenn R. Rueløkke Inge-Lise Danielsen Henning Tønning Alex Gren Susanne Henriksen Klaus Bentzen Johannes Stensgaard Line K. Højsgaard Bjarne Almind Johansen 235