Sakskøbing Boligselskab. Revisionsprotokollat til årsregnskab

Transkript

1 .11 Sakskøbing Boligselskab Revisionsprotokollat til årsregnskab for 2015 PriceivaterhouseCoopers Statsautoriseret Revisionsaktieselskab, CVR-nr Strandvejen 44, 2900 Hellerup T: , F: ,.dk

2 Sakskøbing Boligselskab Revisionsprotokollat til årsregnskabet for 2015 Indhold Indledning 1-2 Konklusion på den udførte revision 3 4 Særlige forhold 5-15 Kommentar og supplerende bemærkninger Redegørelse for den udførte revision med kommentarer Andre ydelser 51 Afslutning 52 Indledning Vi har afsluttet revisionen til årsregnskabet for Årsregnskabet for boligorganisationen udviser et resultat på TDKK 452 og en egenkapital på TDKK Vi henviser til vores redegørelse om ansvar for aflæggelsen af årsrapporten mv. samt revisionens udførelse og omfang i vores ajourføringsprotokollat af 24. maj 2016, siderne Revisionen er udført i overensstemmelse med de der beskrevne principper. Konklusion på den udførte revision 3 Den udførte revision har ikke givet anledning til bemærkninger af en sådan væsentlighed eller karakter, at det vil komme til udtryk i vor revisionspåtegning på årsregnskaberne, bortset fra en generel supplerende oplysning om ikke reviderede budgettal. 4 Såfremt årsregnskaberne for boligorganisationen med tilhørende afdelinger og sideaktiviteter vedtages i den foreliggende form, og der ikke under bestyrelsens behandling og vedtagelse af årsregnskaberne fremkommer yderligere væsentlige oplysninger, vil vi forsyne årsregnskaberne med en revisionspåtegning uden forbehold men med følgende supplerende oplysninger: Supplerende oplysning vedrørende forståelsen af revisionen "Boligorganisationen har i overensstemmelse med lov om almene boliger og driftsbekendtgørelsens krav til almene boligorganisationers regnskabsaflæggelse som sammenligningstal i resultatopgørelsen medtaget godkendte budgetter. Budgetterne har, som det fremgår af årsregnskabet, ikke været underlagt revision." 159

3 Udtalelse om ledelsesberetningen "Vi har i henhold til årsregnskabsloven gennemlæst ledelsesberetningen. Vi har ikke foretaget yderligere handlinger i tillæg til den udførte revision af årsregnskabet. Det er på denne baggrund vores opfattelse, at oplysningerne i ledelsesberetningen er i overensstemmelse med årsregnskabet." Udtalelse om forvaltningsrevision "Ved udførelsen afforvaltningsrevisionen for 2015 har vi konstateret så væsentlige mangler i forvaltningen, at vi har vurderet, at dette bør fremgå af vores erklæring. Vi har konstateret, at der ikke er udarbejdet målsætninger for sparsommelighed, produktivitet og effektivitet, hvorfor vi ikke har haft mulighed for at følge op på bestyrelsens arbejde med sikring af boligorganisationens økonomi. Uanset dette er det vores vurdering, at der ikke i tilstrækkeligt omfang er udvist sparsommelighed i forvaltningen af boligorganisationens midler. Dette beror på at der i 2015 er anvendt TDKK (svarende til pr. lejemålsenhed) på markedsføringsomkostninger, hvoraf dispositionsfonden har dækket TDKK Dispositionsfonden har herefter ingen disponible midler. Markedsføringsomkostningerne ligger betydeligt over tidligere års niveau og står efter vores opfattelse ikke mål med såvel den tidligere som aktuelle lejeledighed. Der er herudover afholdt betydelige udgifter til eksempelvis møder og indretning som efter vores opfattelse ligger ud over det sædvanlige." Supplerende oplysning vedrørende forståelsen af revisionen "Afdelingen har i overensstemmelse med lov om almene boliger og driftsbekendtgørelsens krav til almene boligorganisationers regnskabsaflæggelse som sammenligningstal i resultatopgørelsen medtaget godkendte budgetter. Budgetterne har, som det fremgår af årsregnskabet, ikke været underlagt revision." Særlige forhold Forvaltningsrevision 5 Ved vores revision af regnskabet for 2015, har vi konstateret at der har været afholdt betydelige møde- og markedsføringsudgifter. Det er vores vurdering at der kan stilles spørgsmål ved og der om der er udvist tilstrækkelig økonomisk hensyn i forvaltningen af boligorganisationens midler. 6 Vi har endvidere konstateret, at der ikke er udarbejdet målsætninger for sparsommelighed, produktivitet og effektivitet, hvorfor vi ikke har haft mulighed for, at følge op på bestyrelsens arbejde med sikring af boligorganisationens økonomi. 16o

4 7 Der er i regnskab 2015 konstateret store udgifter til forplejning omfattende bestyrelses-, repræsentantskabs-, beboer-, formands-, og personalemøder, der er vurderet værende større end forventeligt ud fra boligorganisationens størrelse. 8 Vi har endvidere konstateret, at der samlet set er afholdt markedsføringsudgifter på TDKK (DKK pr. lejemålsenhed). Af dette beløb er TDKK dækket af dispositionsfonden. 9 Dette sammenholdt med store tilskud fra dispositionsfonden og tilskud fra arbejdskapitalen til ny administrationsbygning gør, at vi vurderer, at der ikke har været tilstrækkeligt fokus på sparsommelighed, produktivitet og effektivitet for boligorganisationen i regnskabsåret Disse forhold er baggrunden for at vi i tilknytning til vores påtegning har fundet anledning til at give en særskilt udtalelse om forvaltningsrevision. 11 Vores anbefaling er, at der fra bestyrelsens side skal være skærpet fokus på sparsommelighed, produktivitet og effektivitet i de kommende år. Dette skal ske ved vedtagelse af målsætninger for boligorganisationen, hvor der sker øget fokus på de ovennævnte ting for at sikre boligorganisationen og afdelingernes økonomi. Dispositionsfonden 12 Der i 2015 anvendt midler fra dispositionsfonden således at den likvide del udgør DKK o pr. 31. december Dispositionsfonden har pr. 31. december 2015 således ikke mulighed for at yde økonomisk støtte til boligorganisationens afdelinger, hvis disse skulle have behov herfor. Det fremgår endvidere af bilag 1 i egenkontrollen for 2015 at alle midler som tilgår dispositionsfonden i 2016 er disponeret. Det skal i den forbindelse anføres, at der ikke i den forelagte oversigt for 2016 er indarbejdet lånoptagelse TDKK 780 (netop bevilliget af realkreditinstitut) samt tilgang via egen trækningsret TDKK 500, ligesom afvikling af dispositionslån vedrørende afdeling 17 elevator og facader med afvikling i henholdsvis 2016 og 2019 ikke er indarbejdet. Det skal endvidere anføres, at det er besluttet at de oversigten indarbejdede udgifter til nyt beboerhus ydes som lån, og at udgiften over en endnu ikke fastsat årrække skal tilbagebetales til dispositionsfonden. Vi har fået oplyst, at der efterfølgende er udarbejdet en oversigt, hvor disse forhold er indarbejdet. 14 Vi har konstateret, at der er givet større tilskud til markedsføring TDKK 1.239, julefest TDKK 80, petanque turnering TDKK 47, og åbent hus Vestergade 2 TDKK 130 i regnskabsåret Vi mener, at der bør være skærpet fokus på de tilskud, der bliver givet fra dispositionsfonden i de kommende år. 15 Vores anbefaling er, at dispositionsfonden kun yder de pligtmæssige bidrag til de afdelinger, der har behov herfor og øvrige tilskud holdes på et absolut minimum for at styrke dispositionsfondens likvide del. 161

5 Kommentar og supplerende bemærkninger Risiko for væsentlig fejlinformation som følge af besvigelser 16 Revisor skal i henhold til revisionsstandarderne forespørge boligorganisationens bestyrelse om, hvordan den øver tilsyn med de aktiviteter og procedurer, ledelsen har iværksat med henblik på at identificere og reagere på risikoen for væsentlige besvigelser i boligorganisationen, samt hvilke interne kontroller ledelsen har implementeret for at forebygge sådanne risici. 17 Vi skal desuden forespørge om, hvorvidt de har kendskab til faktiske besvigelser, der påvirker boligorganisationen, eller om mistanker og beskyldninger herom. 18 Vi har som led heri med boligorganisationens administrator, Boligkontoret Danmark, drøftet de ledelses- og styringsprocesser, som boligorganisationen har etableret med henblik på at opdage og forebygge besvigelser og fejl. Administrator har i denne forbindelse oplyst, at den ikke er bekendt med besvigelser eller mistanker og beskyldninger om besvigelser, som kunne have væsentlig indflydelse på boligorganisationen. Forretningsgang og intern kontrol 19 Boligorganisationen administreres af Boligkontoret Danmark ifølge særskilt aftale. 20 Som revisorer for Boligkontoret Danmark har vi foretaget en nærmere gennemgang, vurdering og stikprøvevis efterprøvning af de etablerede regnskabssystemer og interne kontroller på en række udvalgte områder. Vores undersøgelser har primært været rettet mod de interne kontroller, som vi tillægger vægt i vores vurdering af risikoen for væsentlige, uopdagede fejl ved årsregnskabsafiæggelsen. 21 Det er samtidig vores opfattelse, at Boligkontoret Danmarks edb-anvendelse er væsentlig og betydende for Boligkontoret Danmarks daglige drift, hvorfor vi har vurderet de generelle edbkontroller, udvalgte forretningsprocesser, systemer og interne kontroller. 22 Vi skal oplyse, at de udførte revisionshandlinger ikke har givet anledning til væsentlige bemærkninger til forretningsgange, interne kontroller og registreringssystemer hos Boligkontoret Danmark. Forvaltningsrevision 23 Reglerne om forvaltningsrevision indebærer, at vi skal foretage en vurdering af, om der er taget skyldige økonomiske hensyn ved forvaltningen af boligorganisationens midler og drift. 24 Det er vores vurdering, at ledelsen i Boligkontoret Danmark har udarbejdet hensigtsmæssige skriftlige forretningsgange for alle væsentlige områder, at ledelsen i Boligkontoret Danmark har godkendt eller planlagt godkendelse af en række målsætninger samt at der er initieret en række 162

6 tiltag i relation til måling af Boligkontoret Danmarks sparsommelighed, produktivitet og effektivitet. 25 Specifikt har vi vurderet, hvorvidt Boligkontoret Danmark i tilstrækkelig grad har fokus på områder, hvor der er grundlag for forbedring af forvaltningen (målsætninger) og hvor der vil kunne opnås en forbedret sparsommelighed, produktivitet og effektivitet. Samtidig har vi gennemgået og vurderet Boligkontoret Danmarks forretningsgange på alle væsentlige områder, jævnfør vores omtale ovenfor. 26 Boligkontoret Danmark har i 2014 indført "Egenkontrol". Hensigten med egenkontrollen er at skabe et forståeligt og brugbart dokument som giver boligorganisationens bestyrelse mulighed for at kontroller, evaluere og forbedre boligorganisationen og dennes afdelinger. Egenkontrollen udarbejdes for både administrator, Boligkontoret Danmark samt dennes medlemmer. 27 For at brugeren af egenkontrollen skal få et overblik over hvilke områder hvor det går godt og andre hvor der kræves fuld opmærksomhed, har man gradueret områderne efter trafiklys, rødt, gult og grønt lys. 28 Hvor områder med et grønt trafiklys indikerer, at man har opfyldt målet, så indikerer et rødt lys, at det er et område som kræver fuld opmærksomhed og der skal udarbejdes en konkret plan for hvordan man vender udviklingen, således at området på sigt kan få et grønt trafiklys. 29 Vi har ved gennemgang af boligorganisationens egenkontrol konstateret, at der er enkelte men væsentlige områder i egenkontrollen, som har fået et røde trafiklys, og således kræver boligorganisationens bestyrelse særlig opmærksomhed. 30 Ved egenkontrollen er følgende områder markeret med rødt trafiklys, vi har nedenfor angivet administrators kommentarer og har med kursiv angivet vores konklusion af gennemgang: Arbejdskapitalen Boligorganisationens mangler TDKK 699 for at nå grænsen for arbejdskapitalen på TDKK Vi er enige i administrators anbefaling om, at der skal være fokus på at forbedre arbejdskapitalen for at styrke boligorganisationens økonomi. Dispositionsfond Dispositionsfondens likvide midler udgør på regnskabstidspunktet DKK o, hvilket svarer til DKK o pr. lejemålsenhed. Landsbyggefondens maksimum er på DKK pr. lejemålsenhed. Målet er ikke nået, og afdelingerne skal i kommende regnskabsår henlægge til dispositionsfonden. 163

7 Vi er enige i administrators anbefaling. Dispositionsfonden har ikke reserver stående til at hjælpe nødlidende afdelinger i forbindelse med forbedringssager og forestående helhedsplaner. Vi anbefaler, at der sker væsentligt øget fokus på styrkelse af dispositionsfonden. Tab ved fraflytninger I indeværende regnskabsår har Boligorganisationen registreret et samlet beløb på fraflytninger på TDKK 664, hvilket er i den høje ende. Boligorganisationen har samtidig 7 afdelinger der har tab der overstiger DKK 800 pr. lejemål. Boligorganisationens bestyrelse skal i de kommende år have opmærksomhed på tab ved fraflytninger. Vi er enige i administrators anbefaling om, at der bør kigges på at hæve indskuddet til det maksimale udfra loven. Det er særligt vigtigt at have fokus på dette, da dispositionsfonden ellers dækker tab ud over DKK 321 pr. lejemålsenhed (2016). Dette er ikke er hensigtsmæssigt i forhold til, at der er en svækket dispositionsfond i boligorganisationen. Antenneregnskab Boligorganisationen har 3 afdelinger med antenneregnskab, hvoraf 2 afdelinger har et akkumuleret overskud. i afdeling har et akkumuleret underskud, som overstiger 25% af indbetalingen. Beboernes nuværende indbetalinger gennemgås for at sikre, at beboernes indbetaling i indeværende regnskabsår er tilstrækkelig til at dække afdelingens udgifter og overskud. Vi er enige i administrators anbefaling om, at beboerne skal varsles såfremt, at der sker større stigning i antenneafgifien end på budgettidspunktet. 31 Vi har ikke stikprøvevis kunnet testet om der indhentes tilbud på indkøb, da vi ikke har kunnet modtage dokumentation for indhentning af tilbud på større renoveringsopgaver i boligorganisationen. 32 I forbindelse med de kommende års forvaltningsrevision vil vi fortsætte vores arbejde med at efterprøve forretningsgange, målsætninger og vurdere disse i lyset af sparsommelighed, produktivitet og effektivitet. 164

8 Redegørelse for den udførte revision med kommentarer 33 Om den afsluttende revision af årsregnskabet skal vi redegøre for følgende væsentlige poster og forhold. Boligorganisationen Midler placeret i den almene fællesforvaltning 34 Boligorganisationens og afdelingernes likvide midler er placeret i den almene fællesforvaltning der administreres af Boligkontoret Danmark. Vi har årligt i forbindelse med statusrevisionen af Boligkontoret Danmark foretaget en gennemgang af, hvorvidt gældende retningslinjer for fællesforvaltningen er overholdt. Vi har noteret os, at det årlige afkast svarer til 0,00 % af det gennemsnitlige indestående. Anvendelse af dispositionsfondens midler 35 Der er i regnskabsåret dækket tab ved lejeledighed og tab ved fraflytning i afdelinger således (TDKK): Tab ved lejeledighed Tab ved fraflytning Afdeling Afdeling Afdeling Afdeling Afdeling Afdeling ii i. o Afdeling Afdeling Afdeling 18 o 22 Øvrige tilskud fra dispositionsfonden specificeres således (TDKK): Tilskud dispositionsfonden Hold Danmark rent 6 Indretning Vestergade Jubilæum 5 Julefest tilmelding 8o Ladywalk 4 Markedsføring

9 Petanque-turnering 47 Reklamer, Sakskøbing Billardklub 2 Reklamer, Sakskøbing Håndboldklub 1 Stavgang 10 Åbent hus arrangement, Vestergade Udvidelse af fælleshus, afdeling Vanskelig udlejning, afdeling Nyt beboerhus, afdeling Afdelingerne Årets resultat og Resultatkonto 36 Årets resultat samt de akkumulerede resultatkonti inklusiv årets resultat for 2015 udgør følgende (TDKK): Årets resultat Resultatkonto Afdeling i Afdeling Afdeling Afdeling Afdeling Afdeling Afdeling Afdeling Afdeling Afdeling Afdeling Afdeling 14 8o 309 Afdeling Afdeling Afdeling Afdeling Vi har konstateret, at de anførte resultater fra tidligere år afvikles budgetmæssigt over 3 år som foreskrevet i bekendtgørelsen om drift af almene boliger m.v. 38 Vi har konstateret, at der igennem de seneste 3 regnskabsår har været overskud i afdeling Vi har konstateret, at der i regnskabsåret 2015 har været negativt resultat i afdeling 3, 5, 6, 7, 8 og

10 Tab lejeledighed 40 Vi har konstateret, at der er i afdeling 16 har været dækket TDKK 175 til tab ved ejeledighed i regnskabsåret 2015 fra dispositionsfonden. Det svarer til 10% af afdelingens lejeindtægter og udgør halvdelen af det samlede tab på lejeledighed i dispositionsfonden. 41 Vi anbefaler, at der er øget fokus på udlejningssituationen for afdeling 16 i de kommende år. Oprindelig finansiering 42 Vi har konstateret, at der er følgende afdelinger med underfinansiering på den oprindelige finansiering. Afdeling 6 TDKK 322, Det er over for os oplyst, at dispositionsfonden vil dække underfinansieringen på den oprindelige finansiering. Det er ikke afsluttet pr. 31. december Afdeling 18, TDKK 17, Det er over for os oplyst, at der vil blive brugt af årets overskud til at afvikle underfinansieringen på den oprindelige finansiering. Det er ikke afsluttet pr. 31. december Afdeling 20, TDKK 2.014, det er over for os oplyst, at der pr. 31. december 2015 ikke er fundet en endelig løsning på finansieringen, da dispositionsfonden skulle have ydet et større bidrag, men dette har ikke været muligt i 2015, da den likvide del på dispositionsfonde er brugt. Forbedrings- og rertoverirtgssager 43 Vi har konstateret, at der er følgende afdelinger med over- eller underfinansiering på forbedringsarbejder. Afdeling 1, Overfinansiering på Din Bolig Dit Valg TDKK 29, vil blive anvendt til fremtidige finansieringer. Afdeling 3, Underfinansiering på Din Bolig Dit Valg på TDKK 35, vil blive afviklet ved beboernes indbetalinger de kommende år. Afdeling 5, Underfinansieringen på dørpumper TDKK 384, vil blive afviklet over de kommende års budgetter. Afdeling 6, Underfinansiering antenneanlæg TDKK 36, vil blive afviklet i kommende års antennebudgetter. Underfinansiering på Din Bolig Dit Valg på TDKK 93 vil blive afviklet ved indbetaling af beboerne i de kommende år. Afdeling 7, Overfinansiering på Din Bolig Dit Valg på TDKK 189 vil blive brugt ved fremtidig finansiering. Afdeling 9, Underfinansieringen på Din Bolig Dit Valg på TDKK 71 vil blive afviklet ved indbetaling af beboerne i de kommende år. 167

11 Afdeling 10, Underfinansieringen antenneanlæg TDKK 43, vil blive afviklet over de kommende års antennebudget-ter. Afdeling 17, Underfinansiering på byggeskaderenovering på TDKK 136 vil blive afviklet ved de kommende års budgetter. 44 Der er i de enkelte afdelinger en række uafsluttede forbedrings- og renoveringssager. Uafsluttede TDKK 31/ Afdeling 2 Helhedsplan 38 Afdeling 5 Vinduer 758 Afdeling ii Døre og vinduer Vores gennemgang af forbedrings- og renoveringssagerne har ikke givet anledning til bemærkninger. Vi skal dog gøre bestyrelsen opmærksom på, at vor gennemgang af sagerne først kan anses som afsluttet, når vi har modtaget og revideret byggeregnskaberne for forbedrings- og renoveringsarbejder Ledelsesberetningen 46 Revisionen har ikke omfattet ledelsesberetningen, men vi har i henhold til årsregnskabsloven gennemlæst ledelsesberetningen. Vi har ikke foretaget yderligere handlinger i tillæg til den gennemførte revision af regnskabet. Det er på denne baggrund vores opfattelse, at oplysningerne i ledelsesberetningen er i overensstemmelse med regnskabet. Indhentede erklæringer 47 Vi har indhentet sædvanlig regnskabserklæring underskrevet af administrerende forvaltningsdirektør Lars Lehmann fra Boligkontoret Danmark. 48 Det modtagne materiale har ikke afdækket forhold, som ikke er behørigt medtaget i årsregnskaberne. Lovpligtige fortegnelser m.m. 49 I overensstemmelse med kravene i lov om drift af almene boliger har vi påset, at denne samt revisionsprotokollen fremlægges og underskrives ved bestyrelsesmøderne. 168

12 50 I overensstemmelse med kravene i erklæringsbekendtgørelsen har vi påset, at lovgivningen om bogføring og opbevaring af regnskabsmateriale er overholdt. Andre ydelser 51 Efter aftale med boligorganisationens administrator afgiver vi, hvor det måtte være relevant, erklæringer på følgende: Afslutning indberetning af uamortiserede lån til Landsbyggefonden indberetning af elektroniske regnskabsoplysninger til Landsbyggefonden og evt. kommunalbestyrelsen gennemgang af byggeregnskaber - opgørelse af ydelsesstøtte fra Landsbyggefonden i forbindelse med frikøb af hjemfaldsklausuler - regnskab for de afsatte beløb i byggeregnskabet opgørelse over anvendelse af tilskud til beboerrådgivning mv. 52 I henhold til instruks om revision af almene boligorganisationers regnskaber skal vi oplyse: at at at vi opfylder de i lovgivningen fastsatte habilitetsbetingelser, vi har modtaget alle de oplysninger, der er anmodet om, og statslige og kommunale midler er anvendt i overensstemmelse med de givne vilkår og regler Holbæk, den & 2016 Pricewaterhous eco op ers Statsautoriseret Revisionspartnerselskab y Lun g d stat.autorisereu revisor C2 S René Søeborg statsautoriseret revisor 169

13 Siderne er behandlet på bestyrelsesmødet den 2016 Bestyrelsen Henning ønning Conn Krogh 4et-rtij Connie Frost Jensen - 0 monsen Inge Lise Christensen4, OrIciP.k(S e_hr 1 4ei r) Johnny L. Bælum 170