Referat fra Vandrådets repræsentantskabsmøde den 14. april 2011 i Gormshallen

Transkript

1 VANDRÅDET I VEJLE KOMMUNE Referat fra Vandrådets repræsentantskabsmøde den 14. april 2011 i Gormshallen 1. Valg af dirigent Kai A. Petersen blev valgt. Startede med at konstatere, at repræsentantskabsmødet var rettidig indvarslet og beslutningsdygtig. 2. Beretning v/ formanden Claus Skovbjerg Formandens beretning 2010/11 Velkommen til Vandrådets 5. repræsentantskabsmøde. Det er dejligt at være en del af en forening, hvor der er så stor opbakning. Der er altid mange der møder op til vores fællesmøder og alle deltager aktivt og kritisk i diskussionerne. Vi har også altid en masse aktiviteter i gang. Vi troede måske i starten, at det kunne blive svært i længden at finde relevante aktiviteter. Det har nu aldrig vist sig, jeg synes tværtimod, at vi må sætte mulige emner i 2. række, da der er andet som er vigtigere. Medlemmerne Vi har i indeværende år haft 56 medlemmer. Vi producerer over 90% af det udpumpede vand. Vi har vandværker i kommunen, som har valgt ikke at være medlemmer, men fælles for disse er, at hovedparten er meget små vandværker. Arbejdet i bestyrelsen Der er afholdt 5 bestyrelsesmøder 1 medlemsmøde. Alle i Gormshallen, som vi har valgt at have som base. Vi har fra bestyrelsen deltaget i 2 møder i FVD region syd for repræsentanter for alle vandråd. Vi har deltaget i en arbejdsgruppe med Trefor, Vejle Spildevand mfl. Omkring nye tiltag ifm. Indberetning af måleroplysninger til Trefor. Vi har ikke været til møde i H2O koordinationsforum i Vejle Kommune. Det var et af hovedformålene fra starten. Det er lidt trist, at det er blevet nedprioriteret fra kommunens side. Når det så er sagt, synes jeg vi har fået nogle andre opgaver, som er mindst lige så spændende og ved siden af dette har vi et fortrinligt samarbejde med kommunens medarbejdere. Så måske går det alligevel. Bestyrelsen har i år bestået af: Formand: Claus Skovbjerg, Givskud Næstformand: Gert Munch Sørensen, Vinding Kasserer: Jens Hansen, Ågård-Gravens Sekretær: Martin Jessen, Jelling Best.medlem: Henning Friis Jensen, Gårslev Suppleanter: Niels Middelbo, Gårslev/Hvidbjerg Kai Petersen, Mørkholt Revisorer: Niels Middelbo og supl. Kai Petersen Suppleanterne er inviteret til alle møderne, og har deltaget aktivt i bestyrelsesarbejdet. Medlemsmødet var et fællesmøde med kommunen. Dette møde var et møde med mange små emner: Den geologiske kortlægning, Skovrejsning, Hygiejne, beredskabsplaner, Vandsektoren, data til Vejle Spildevand. Vi havde valgt at lave nogle forholdsvis korte indlæg, som kunne virke som appetitvækkere. Måske nogle af dem kunne give grundlag for et større indlæg på et senere tidspunkt. Vi synes selv det var godt og har også fået positiv kritik af formen, men vi er altid åbne for forslag til ændringer.

2 Arbejdsopgaverne i bestyrelsen Ja, hvad har vi så fået tiden til at gå med. 1. Gert har deltaget i arbejdsgruppen om indsendelse af målerdata til Vejle Spildevand. Det har givet anledning til mange diskussioner i bestyrelsen, og mange forslag/kommentarer, som Gert kunne tage med tilbage. Hvorvidt det har været en succes, vil jeg helst ikke uddybe. Kommentarerne fra vandværkerne var ikke yderst positive ved årets indberetning i januar. 2. Revision af vandrådets vedtægter. Vandrådets første vedtægter var lavet som opstart af vandrådet, der kom fra 5 gamle kommuner (og alle skulle helst være repræsenteret). Efterhånden trænger vedtægterne til at blive tilpasset, at vi nu er 1 kommune. Der var også visse ting omkring valg, der ikke var hensigtsmæssig. Det har vi forsøgt at rette op på, og der ligger nu et forslag, som I skal tage stilling til i aften. 3. Aftalen med Eurofins om analyser: Denne aftale har i år løbet i 3 år (succesfuld) og udløber nu 1. august Vi har fået henvendelser fra flere analysefirmaer, som ønskede at give tilbud til vandværkerne i Vejle kommune. Derfor har vi valgt at hjemtage tilbud fra Eurofins og 3 andre firmaer på analyser for en ny 3-års periode. Det har vi fået og det ser spændende ud. Vi er i afslutningsfasen og mangler kun få afklarende ting fra den billigste. Jeg kan afsløre så meget, at der er en væsentlig prisreduktion i udsigt. Vi får snarest lavet en ny 3-årig aftale, hvor analysefirmaet tilbyder en specialpris til medlemmer af vandrådet. Det er ikke tvungen at alle skal være en del af aftalen det er helt frit. Men vi vil selvfølgelig opfordre til at så mange som muligt bakker op om den nye aftale. I vil modtage en orientering om aftalen og en aftale med det enkelte vandværk om analyserne, som skal underskrives og returneres. Vi ved det kan give lidt opstartsproblemer, hvis vi skifter firma, men det kunne jo også føre nogle positive ting med sig ikke mindst prisen. I.f.m. vedtagelsen af vedtægtsændringer (når vi ikke er 2/3 af medlemmerne til stede) skal vi indkalde til en ekstraordinær generalforsamling indenfor 6 uger. På det tidspunkt skulle aftalen gerne være på plads og måske kan vi indkalde analysefirmaet og have kontrakter klar.

3 4. Vi har diskuteret om vi skulle lave et tilbud for bestyrelser og vandværkspassere om et hygiejnekursus. Der er mulighed for at lave en aften, hvor vi får en fra Trefor til at undervise. FVD har også afprøvet et kursus. Det har de lagt lidt på hylden. Det var for omfattende (3 dage). Jeg tror derfor, at vi afventer om der kommer yderligere fra FVD på dette punkt. 5. Vi har diskuteret beredskabsplaner for vandværker. Det er sådan at der bør ligge en beredskabsplan på alle vore vandværker. En beredskabsplan behøver ikke være en tyk bog alt for mange oplysninger i den skal indeholde en klar liste over hvem der skal kontaktes i forskellige situationer. Det kan godt virke uoverskuelig for det enkelte vandværk at gå i gang med. Vi har derfor besluttet at vi laver en skabelon, med de oplysninger vi mener den skal indeholde (som minimum). Der er jo alle de kontaktpersoner, der er fælles for os alle. Der vil så blive nogle blanke felter til lokale oplysninger. Der er selvfølgelig mulighed for at udvide planen eller lave sin helt egen. 6. Udover disse lidt større emner, behandler vi selvfølgelig altid henvendelser fra medlemmer og andre Opgaver i det kommende år Der er et par ting vi skal presse mere på med overfor kommunen. 1. Udarbejdelse af ny vandforsyningsplan er udskudt af kommunen. Den skulle gerne i gang igen. 2. Møder i koordinationsforummet. Vi har god kontakt til embedsmændene, men vi savner en kontakt til de relevante politikere. 3. Vi skal også presse på med indsatsplanlægningen. Nu har de fremlagt den for Giveområdet men der er langt igen. 4. Vi skal holde fast i, at der skal være et bedre samarbejde omkring afleveringen af målerdata. Kommunikationen skal helst gå begge veje! Vi skal afholde medlemsmøder: 1. Vi skal holde fast i fællesmødet med kommunen med relevante emner. 2. Vi skal også gerne holde et fællesmøde kun for medlemsvandværker med en relevant foredragsholder. Vi har ingen i tankerne pt. så forslag modtages gerne. Til sidst vil jeg gerne takke bestyrelsen for et utrolig godt og konstruktiv samarbejde. Valget er formand sidste år var lidt udelukkelsesmetoden. Mit bud var

4 at min tid ikke var til det, men jeg blev lovet at i andre nok skulle tage meget af slæbet, hvis jeg tog posten. Det skal i have tak for for det har i holdt. Jeg har præsteret at komme til møde og det jeg skulle følge op på havde jeg ikke fået gjort. Det gav ingen sure miner, og mange tilbud fra I andre om at overtage. Det skal I have tak for det kalder jeg super godt samarbejde i en bestyrelsen. Spørgsmål til beretningen. Spørgsmål fra Starup vandværk til kommunens berostillelse af vandforsyningsplanen. Spørgsmål fra Egtved vandværk om forlængelse af vandindvindingsretten. Beretningen blev godkendt. 3. Regnskabet forelægges til godkendelse Kasserer Jens Schelde Hansen fremlagde det reviderede regnskab og redegjorde for underskudet, der overvejende skyldes at alle medlemsvandværker fik leveret et bestyrelsessæt af Vandguiden betalt af vandrådet. Regnskabet blev enstemmigt godkendt. 4. Fastsættelse af kontingent. Kontingentet blev af bestyrelsen foreslået uændret. Forslaget blev godkendt. Bestyrelsen fik mandat til fremover at justere/regulere satserne evt. pristalsregulering. 5. Indkomne forslag Der var indkommet forslag fra bestyrelsen til ændring af vedtægterne: FORSLAG TIL ÆNDRING AF VEDTÆGTER FOR VANDRÅDET I Vejle Kommune (Ændringer er skrevet med rødt) 1 - Navn og Hjemsted Stk. 1: Vandrådets navn er "Vandrådet i Vejle Kommune", nedenfor forkortet til Vandrådet. Stk. 2: Dets hjemsted er Vejle Kommune. 2 - Formål Stk. 1: Vandrådets formål er primært at virke som et overordnet koordinerende og politisk organ for vandværkssamarbejdet mellem vandværker i Vejle Kommune i alle forhold af fælles interesse. Stk. 2: Vandrådet udpeger repræsentant(er) til koordinationsforum i kommunen, se 7. Stk. 3: Vandrådet kan optræde som forhandler for og med de enkelte vandværker i deres forhold til offentlige myndigheder, specielt med henblik på koordinering af:: drørende lands-, region- og kommuneplanlægning gebyrmidler planer s- Stk. 4: Vandrådet kan medvirke til at konsolidere og videreudvikle det bestående lokale vandværkssam-

5 arbejde. 3 - Medlemmer Stk. 1: Ethvert vandværk i Vejle Kommune er berettiget til at blive medlem af Vandrådet. Stk. 2: Udmeldelse skal ske skriftligt til formanden med mindst 3 måneders varsel til en 1. januar. Således uudmeldte medlemmer har intet økonomisk krav på overfor Vandrådet. 4 - Repræsentantskabet Stk. 1: Repræsentantskabet er Vandrådets øverste myndighed i alle dets anliggender. Stk. 2: Repræsentantskabet består af en repræsentant fra hver vandværksbestyrelse, der er medlem af Vandrådet i Vejle Kommune Stk. 3: Øvrige bestyrelsesmedlemmer fra de enkelte vandværker kan deltage i repræsentantskabets møder uden stemmeret. Stk. 4: Repræsentantskabet afholder mindst et møde om året. Dette ordinære møde afholdes i april. Mødet indkaldes af bestyrelsen ved brev eller mail til formændene for de tilsluttede vandværker med mindst to ugers varsel. Stk. 5: Dagsorden skal medfølge indkaldelsen og skal omfatte følgende punkter: 1. Valg af dirigent, 2. Beretninger, 3. Regnskab, 4. Fastsættelse af kontingent, 5. Indkomne forslag, 6. Valg af bestyrelse, 7. Valg af suppleanter, 8. Valg af revisorer, 9. Eventuelt Stk. 6: På repræsentantskabsmødet i april aflægger formanden bestyrelsens årsberetning og endvidere forelægges det af bestyrelsen og revisoren underskrevne regnskab for det forløbne år med status pr. 31. december til godkendelse. Stk. 7: Eventuelle forslag til behandling skal tilsendes formanden skriftligt senest den 1. marts. Stk. 8: Ekstraordinære repræsentantskabsmøder afholdes, når bestyrelsen skønner det fornødent, eller når repræsentanterne fra mindst en 1/3 af medlemmerne indgiver skriftlig begæring til Vanddrådets formand, ledsaget af forslag til dagsorden. Sådanne møder, som skal afholdes senest 6 uger efter indgivelsen af begæringen, indkaldes af bestyrelsen på samme måde som det ordinære repræsentantskabsmøde. Stk. 9: Der udarbejdes referat over forhandlinger på repræsentantskabsmøderne, der underskrives af dirigenten. Stk. 10: Referatet udsendes til medlemmerne via mail og til FVD. Indsættes på FVD s hjemmeside under vandrådets side. 5 - Afstemninger Stk. 1: Hvert vandværk har 1 stemme på repræsentantskabsmøder. Stk. 2: Møderne ledes af en af mødet valgt dirigent, der afgør alle spørgsmål vedrørende sagernes behandlingsmåde og stemmeafgivningen.

6 Stk. 3: Sager - herunder budgettet - besluttes ved simpelt stemmeflertal. Stk. 4: Ved opløsning og vedtægtsændringer kræves, at mindst 2/3 af de stemmeberettigede er til stede, og at mindst 2/3 af de afgivne stemmer er for forslaget. Stk. 5: Er repræsentantskabsmødet ikke beslutningsdygtigt, skal bestyrelsen, såfremt mindst 2/3 af de på mødet afgivne stemmer er for forslaget, inden 6 uger indkalde til et nyt møde, hvor forslaget kan vedtages med 3/4 af de afgivne stemmer uanset antal fremmødte. 6 - Økonomi og regnskab Stk. 1: Omkostninger forbundet med deltagelse i vandværkssamarbejde kan jf. vandforsyningslovens kap. 9, 52 a finansieres over prisen for vandet. Stk.2: Som grundlag for fastsættelse af vandværkernes årlige bidrag til Vandrådet udarbejder bestyrelsen en handlingsplan og budget. Stk. 3: Bestyrelsen udarbejder en handlingsplan og et budget samt takstblad for kontingent, der godkendes på repræsentantskabsmødet. Stk. 4: Budgettet og bidraget der ligger til grund for budgettet godkendes af repræsentantskabet. Kassereren udsender opkrævning senest den 30. juni. Bidraget skal betales senest en måned efter modtagelsen af opkrævningen. Stk. 5: Regnskabsåret er kalenderåret. Kassebeholdningen indsættes i et af bestyrelsen godkendt pengeinstitut. 7 - Bestyrelsen Stk. 1: Vandrådet ledes af en bestyrelse på 5 medlemmer, 2 suppleanter, 2 revisorer og 2 revisorsuppleanter, som vælges på repræsentantskabsmødet. Bestyrelse vælges for 2 år ad gangen, Suppleanter, revisorer og revisorsuppleanter vælges for 1 år ad gangen. Udtræder en af de valgte af en vandværksbestyrelse, indtræder suppleanten til førstkommende repræsentantskabsmøde, hvor der skal vælges et nyt bestyrelsesmedlem. År med ulige endetal: 3 bestyrelsesmedlemmer 2 suppleanter 2 revisorer 2 revisorsuppleanter År med lige endetal: 2 bestyrelsesmedlemmer. 2 suppleanter 2 revisorer 2 revisorsuppleanter Stk. 2: Bestyrelsen konstituerer sig selv med formand, kasserer og sekretær. Genvalg kan finde sted. Stk. 3: Bestyrelsen udpeger vandværkernes repræsentant til koordinationsforum i kommunen. Endvidere udpeger bestyrelsen to repræsentanter til

7 FVD Region Syd, hvoraf den ene skal være Vandrådets repræsentant i koordinationsforum. Stk. 4: Bestyrelsen kan antage lønnet medhjælp/konsulentbistand indenfor vedtaget budget. Bestyrelsen skal have en forretningsorden. Stk 5: Der skal udarbejdes referat/føres protokol over forhandlingerne i bestyrelsen. Kopi af referatet sendes til medlemsvandværkerne og til FVD, senest efter 14 dage efter afholdelse af mødet. Stk. 6: Vandrådet benytter FVD s hjemmeside som et led i sin information til og dialog med FVD, medlemmer, borgere og eksterne samarbejdsparter Stk. 7: Bestyrelsesmedlemmer er ulønnede. Der ydes refusion for tabt arbejdsfortjeneste, diæter og kørselsgodtgørelse og andre dokumenterede udgifter kan refunderes. Stk. 8: Bestyrelsen kan nedsætte arbejdsgrupper med deltagelse af repræsentanter fra medlemsvandværkerne. Til medlemmer af sådanne arbejdsgrupper kan der ydes refusion efter samme regler som for bestyrelsen i Vandrådet. 8 - Tegningsret stk. 1: Vandrådet tegnes af formanden i forening med et bestyrelsesmedlem. Stk. 2: Vandrådet kan opløses jfr. de i 5 angivne afstemningsregler. Forinden endelig opløsning kan finde sted, skal der tages stilling til fordeling af Vandrådets formue af repræsentantskabet.. Således vedtaget på det stiftende møde den , og ændret på repræsenstantskabsmødet den Forslagene til ændringer blev vedtaget enstemmigt, Eftersom der ikke var 2/3 af medlemmerne til stede kræves der en ekstraordinær generalforsamling, som skal afholdes inden 6 uger. På denne generalforsamling kan vedtægtsændringerne vedtages med ¾ af de afgivne stemmer, uanset antal fremmødte. 5. Valg til bestyrelse på valg er: Gert Munch Sørensen (modtager genvalg) Martin Jessen (ønsker ikke genvalg) Henning Friis-Jensen (kan ikke genvælges) Gert Munch Sørensen, Vinding vandværk blev genvalgt Niels Middelbo, Gårslev vandværk blev valgt Holger Roslev, Uhe-Lindeballe vandværk blev valgt 6. Valg af suppleanter på valg er: Niels Middelbo Kai A. Petersen (ønsker ikke genvalg) Kurt Erbo Hansen, Mørkholt vandværk blev valgt Jan Tækkemand, Mølvang vandværk blev valgt 7. Valg af revisorer på valg er: Niels Middelbo revisor Martin Jessen, Jelling vandværk blev valgt Kai A. Petersen - revisorsuppleant Per Bech, Nr. Vilstrup vandværk blev valgt. 9. Eventuelt Claus Skovbjerg takkede de afgående bestyrelsesmedlemmer og suppleant for deres indsats i vandrådet. Der blev overrakt en vingave til hver enkelt. Generalforsamlingen afsluttet kl Referent: Martin Jessen