Referat Afdelingsmøde afdeling 9

Transkript

1 Referat Afdelingsmøde afdeling 9 Vedrørende: Afdelingsmøde i afdeling 9 Sted: Mødelokale 2, Treschowsgade 2 Dato: Den 23. januar 2013, kl Deltagere: Dagsorden: Referent: Pkt. 1: Pkt. 2: 14 beboere Karin Mortensen, formand Jan Bennedbæk, bestyrelsesmedlem Carl-Henrik Korsgaard, bestyrelsesmedlem Jens Schmidt, hovedbestyrelsesmedlem Torben Lund, hovedbestyrelsesmedlem Niels Rasmussen, ejendomsfunktionær Jesper Christensen, inspektør 1. Valg af dirigent 2. Fremlæggelse af afdelingsbestyrelsens beretning for det forløbne år 3. Godkendelse af afdelingens driftsbudget for 2013/ Orientering om afdelingens årsregnskab 2011/ Indkomne forslag A. Oprettelse af aktivitetsudvalg v/afdelingsbestyrelsen 6. Valg af afdelingsbestyrelsesmedlemmer og suppleanter A. Valg af formand På valg er: Karin Mortensen modtager genvalg B. bestyrelsesmedlemmer På valg er: Carl-Henrik Korsgaard modtager ikke genvalg C. Valg af suppleanter 7. Eventuelt Jesper Christensen, ØsterBO Jens Schmidt blev valgt. Jens Schmidt takkede for valget, og konstaterede, at afdelingsmødet var lovligt indvarslet. Karin Mortensen fremlagde beretning: Velkommen til det ordinære afdelingsmøde og et godt nytår til alle. Året 2012 blev der afholdt 2 afdelingsmøder. Det ordinære møde den 26. januar samt et ekstra ordinært afdelingsmøde den 18. juni 2012 med dagsorden af 1

2 accept til at fjerne varmecentralen og etablere midlertidige parkeringspladser. Varmecentralens funktion ophørte i 2004, idet man overgik til fjernvarme fra Vejle Fjernvarmeselskab, og i den forbindelse blev der foretaget en tilstandsrapport på bygningerne, der anbefalede at bygningens skorsten blev fjernet, og at der blev udført enkelte lappeløsninger, for dermed at udsætte en nedrivning af bygningen. Varmecentralen og garage til ejendomsfunktionærernes materiel har jo været en økonomisk indtægt for afdeling 9 en indtægt der nu forsvinder og har den konsekvens, at de indtægter skal findes på anden vis. Der vil blive etableret midlertidige betalings p- pladser. Vi taler om en periode på 4-5 år, idet der arbejdes med en helhedsplan for området, hvor også grunden fra den gamle varmecentral indgår. Der er foretaget markvandring i april måned med inspektør, personale fra service samt park og anlæg, hvor ude områder og bygningerne blev gennemgået. Maj måned var det så den indvendige del der blev gennemgået. På sidste ordinært afdelingsmøde omtalte vi tryghedsgennemgang i Moldevej og i Byparken, hvor der blev udarbejdet en rapport i efteråret Der er nu udført tryghedsgennemgang i flere afdelinger og den 13. november 2012 var det afdl.9`s tur. Gennemgangen har bl.a. til formål at skadeforebygge og øge trygheden i afdelingen. Der vil nu blive udarbejdet en rapport, som vi skal forholde os til. Gennemgangen har bl.a. til formål at forebygge skader i afdelingen såsom Nedsætte antal skader ved systematisk indsats Nedsætte omkostninger ved reparation og administration af skader ved koordineret indkøb og styring Forbedre afdelingernes muligheder for en hurtig indsats ved skybrud og andre storskader Forøge beboertryghed I BolivVejle`s regi har der været afholdt arrangementer, hvor afdelingsbestyrelserne i samtlige boligorganisationer har været indbudt, og sammen med Grønt Forum har der været kursus i bæredygtighed og kommunikation. Der har også været afholdt fælles styringsdialogkonference. I sommeren 2009 blev Styringsreformen for den almene sektor vedtaget. Samtidig trådte BolivVejle samarbejdet i kraft. Der er nu gået 3 år og efterhånden har vi fundet den rette model. På landsplan har det givet en del diskussioner omkring iværksættelse af reformen, Vejle er udpeget til at være del af et forskningsprojekt sammen med fire andre kommuner. Her i Vejle er der sat fokus på AAB og ØsterBO og Kommunen. Vi har deltaget i formandsmøde der har været repræsentantskabskonference den 2. november, der blev afholdt i Århus, hvor konferencens første dag var følgende 2

3 1. nedrivning af varmecentralen 2. orientering om fremtidssikring 3. orientering om affaldshåndtering 4. landsbyggefonden Anden dag var med besigtigelse af 2 boligprojekter i Århus. En totalrenovering af en bebyggelse der ligner Østbyparken, hvor renovering og modernisering er udpeget som et af Landsbyggefondens demonstrationsprojekter, desuden så vi moderne ungdomsboliger bygget på Nordhavnen i Århus (ungdomshøjhus på 12 etager med 99 boliger og et punkthus i 6 etager med 50 boliger). Der har været afholdt kursus for afdelingsbestyrelserne omkring budget og regnskab ligeledes i november måned. Afdelingsbestyrelsen har afholdt møde hver 3 måned, hvor vi bl.a. har fået revideret vores forretningsorden, udarbejdet et årshjul og løbende forholdt os til afdelingens økonomi. Vi har i afdelingsbestyrelsen fået en henvendelse, om det ikke var muligt med nogen aktiviteter i afdelinger. Afdelingsbestyrelsen ser meget gerne, at der igangsættes aktiviteter, derfor har vi sat det på dagsorden og håber vi kan få nedsat et udvalg. Som meddelt er alle referater fra afdelingsbestyrelsesmøderne nu at finde på ØsterBO`s hjemmeside. I året 11/12 er der løbende foretaget vedligeholdelse af bygningerne både inde som ude. Der har i perioden været 15 fraflytninger. Den havde budgetmøde med inspektør Jesper Christensen, hvor forslag til budget blev godkendt. I 13/14 skal vi have udskiftet forbrugsmålere, udskiftning af hovedrør i kælder, vi skal have fremrykkes tagudskiftning til 14/15 og i den forbindelse hjemtages tilbud på udskiftning af vinduer og tilbud på vinduesglas til lavenergiglas. Vi skal have overblik over maskinerne i vaskerierne og deres energiforbrug. Vi har i afdelingsbestyrelsen brugt en del tid på, hvordan processen og det tidsmæssige forløb for at fremtidssikre vores afdeling og, netop i forbindelse med tag udskiftning, bør det tænkes ind, hvordan vi kan udnytte loftværelser til boliger. For at vi også i fremtiden kan leje vore boliger ud, kan vi allerede nu se, at der skal være forskellige typer boliger, som kan opfylde de mange forskellige behov, men at fremtidssikre er jo en lang proces, der ikke sker fra dag til dag, men vigtigt at vi for taget hul det. Hvordan får vi rekrutteret nye beboer til afdelingsbestyrelsen? Det har efterhånden været et emne gennem flere år. Vi kan konstatere, at det ikke er nemt at få nye med, så derfor foreslår afdelingsbestyrelsen, at vi nu 3

4 fremadrettet for arbejdet os frem til en sammenlægning med andre afdelinger og håber hermed på afdelingsmødet accept. Realdania afsatte mio. kr. til en kampagne, der skulle sætte fokus på almene boligområder. Hovedtanken er at skabe bedre mulighed for en positiv udvikling og en sammenhæng i området. ØsterBO bød ind og fik midler til at ide-udvikle Det gode Boligliv, hvor mulighederne for at forbinde Østbyparken med resten af byen, havnen og skoven og ligeledes en model for elevatorer, tagboliger og overdækkede parkeringsarealer. Pr. 1. april 2013 har ØsterBO valgt Tre-For bredbånd og Waoo! som ny leverandør på antennesignal og internetforbindelse. Den nuværende forbindelse vil blive lukket pr. 1. april Alle lejere har fået tilsendt bestillingsark til afkrydsning af hvilke TV og fibernetløsninger, der ønskes leveret. Er der nogen som endnu ikke foretaget et valg kan det nås. Dog skal man lige være klar på, at foretages der ingen valg, vil der den 1.april vil ikke være noget signal, og TV èt vil gå i sort. Som afslutning på beretningen skal her rettes en tak til alle vore beboere for samarbejdet i denne periode, ligeledes en tak til inspektør Jesper Christensen samt vores personale i driften. Spørgsmål til beretningen: Bliver affaldsskakterne lukket, har man fundet en løsning på affaldsproblemet? Inspektør Jesper Christensen kunne fortælle, at Arbejdstilsynet fortsat ikke er tilfreds med den måde, hvorpå vi håndterer vores affald i de afdelinger, hvor affaldsskakte fortsat benyttes. En nedlæggelse af skakterne er nu den eneste løsningsmulighed. Derfor opfordres i alle til at komme med løsningsforslag til, hvordan affaldshåndteringen fremtidigt kan foregå med størst mulig hensyntagen til både beboere og medarbejdere, der skal håndtere det. Der er muligheder med affaldsøer, molokker og måske en sugeløsning, som vi tidligere har informeret om. Vejle AffaldGenbrug og kommunen har endnu ikke lagt sig fast på deres strategi omkring den fremtidige affaldshåndtering, men har tilkendegivet, at de vil acceptere en lukning af affaldsskakterne, hvis det godkendes af beboerne. Bestyrelsens beretning blev godkendt. Pkt. 3: Budgettet blev fremlagt af Jan Bennedbæk. Budgettet blev godkendt. 4

5 Pkt. 4: Forsamlingen ønskede ikke årsregnskabet gennemgået. Pkt. 5: 5A: Det blev besluttet at oprettet et aktivitetsudvalg med følgende medlemmer: Erling Skovlund, Parkvej 8, 1. th. Connie Jensen, Valløesgade 16, 2. th. Eftersom man gerne vil have et aktivitetsudvalg bestående af 3 beboer, ophænges der i opgangene en seddel, hvor beboer, der har lyst til at deltage i aktivitetsudvalget, kan henvende sig til bestyrelsen. Pkt. 6: 6A: Karin Mortensen blev genvalgt 6B: Carl Henrik Korsgaard Parkvej, 14, 2.tv. blev valgt for 1 år 6C: 1. suppleant: Connie Jensen, Valløesgade 16, 2.th 2. suppleant: Frida Pedersen, Parkvej 14, 1.tv Pkt. 7 Karin Mortensen reklamerede for fastelavnsfesten, som holdes sammen med afd. 6 og 7. Opslag er sat op i opgangene. Kan affaldsposerne flyttes fra tørrestuen hen til rullestuen? Når tørrestuen er optaget, har man ikke mulighed for at få fat i affaldsposerne. Der var bred enighed i forsamlingen, om at flytte affaldsposerne hen i rullestuen. Eftersom det er til alles fordel, vil ejendomsfunktionæren flytte affaldsposerne hen i rullestuen. Hoveddøren på Parkvej 8, er meget utæt. Inspektøren rekvirerer justering. Døren mellem opgang og kælder på Parkvej 8, kan ikke låses. Inspektøren rekvirerer montør. Vaskemaskine nr. 2 på Parkvej 10 14, virker kun en gang imellem. Ejendomsfunktionær Niels Rasmussen fortæller, at der har været montør på maskinen flere gange, og de kan ikke finde fejlen. Vaskemaskinen er en gammel Nyborg model. Inspektøren og bestyrelsen er enige om at maskinen skiftes. 5

6 Bestyrelsen ser herefter således ud : Formand Karin Mortensen, Valløesgade 22, 1. tv. bestyrelsesmedlem Jan Bennedbæk, Valløesgade 16, 4. bestyrelsesmedlem Carl Henrik Korsgaard, Parkvej 14, 2. tv. 1. suppleant Connie Jensen, Valløesgade 16, 2. Th. 2. suppleant Frida Pedersen, Parkvej 14, 1. tv I ønskes alle et rigtig godt nytår og glæder os til et godt samarbejde i Ref.: 24. januar