Boligforeningen Give Afdeling 13652

Transkript

1 Boligforeningen Give Afdeling Referat af afdelingsmøde afholdt den 12. september 2017 Så mange beboere deltog: Der deltog 46 beboere fordelt på 40 husstande Fra administrationen deltog: Kundechef Lars Todbjerg-Hansen, driftsleder Gitte Kjeldsen og servicekoordinator Jytte Nielsen Øvrige deltagere: Karsten Sørensen Formand Jens Bork bød velkommen 1. Valg af dirigent, referent og stemmeudvalg Karsten Sørensen blev valgt til dirigent Jytte Nielsen blev valgt til referent Lars Todbjerg-Hansen, Gitte Kjeldsen og Lotte Rasmussen blev valgt til stemmeudvalg 2. Afdelingsbestyrelsens beretning Jens Bork fremlagde bestyrelsens beretning: Udskiftning af vinduespartier Er der blevet arbejdet på at få de vinduespartierne i havesiden skiftet, da nogle er ved at være meget dårlige efter at de har siddet der i 37 år, kontoret arbejder på at få tilbud på udskiftning og hvad det kan koste. Det har været en større arbejde en ventet, så derfor er det først lykkedes at få det første vinduesparti udskiftet her i august 2017, så vi har ikke den endelige pris endnu Ny Køkkener Der er fortsat gang i udskiftningen af køkkener i 2016 blev der besluttet i afdelingsbestyrelsen, at de køkkener der ikke er skiftet skal skiftes ved fraflytning både på Amager - Vestervænget. Da mange af de originale køkkener er meget slidte Udskiftning af døre Udskiftning af døre er der også sket noget, der blevet udskiftet ca. 30 døre her i vinter, både på Amager og Vestervænget. Det er en proces der vil fortsætte fremover og det er besluttet at der igen til vinter skal udskiftes døre på Amager og Vestervænget.

2 side 2 Vi er så heldige, at vi selv har personale ansat der kan udføre arbejdet og det betyder meget for økonomien Nye parkeringspladser på Amager På Amager er der blevet etableret seks nye parkeringspladser ved fælleshuset, da det knep med P pladser, især når der var aktivitet i fælleshuset, det ser godt ud det der er lavet og blive brugt flittigt Dansk Røde kors Vi har fortsat samarbejde med Dansk Røde kors, de har råderet over 2 lejligheder på Vestervænget. Samarbejdet blev etableret i slutningen af 2012, da der var sløjt med udlejningen. I det store hele har samarbejdet gået problemfrit, Vi har det indtryk at Dansk Røde Kors er på vej ud da de ikke har brug for så mange boliger længere, da der ikke kommer ret mange flytninger Fælleshuset Vestervænget I afdelingsbestyrelsen er vi ved at finde ud af, hvad der skal ske med fælleshuset på Vestervænget. Fælleshuset er meget lille og vi er ved at undersøge, hvad for muligheder vi har med bygningen, Vi er i gang med at undersøge om vi kan flytte vaskeriet til et andet rum og med færre maskiner da der ikke er så mange der vasker der mere, da mange selv har vaskemaskine. Planen er på sigt at vi vil lave det eksisterende vaskeri om til fælleshus. Det vil kunne laves uden de helt store omkostninger Ny renovation I 2015 fik vi at vide at Vejle kommune i starten af 2016 ville indføre ændringer af renovationen, en af de ting der er stor fokus på at vi skal sortere affaldet i flere kategorier. Vi snakkede meget om, hvad det ville betyde for os der bruger affaldsøer. Der var problemer med opstarten da kommunen ikke helt havde gennemtænk hvordan det fungerer med affaldsøer, men til sidst lykkedes det, der er kommet en container mere ved affaldsøen til grøn affald. der er blevet reduceret i antallet af affaldsøer både på Amager og Vestervænget for at gøre det mere effektiv

3 side 3 Opdateret affaldspladser I 2016 fik vi også opdateret vores affaldspladser så de blev afskærmet med hegn både på Amager og Vestervænget, de er blevet nogle fine pladser, hvor hegnene omkring er af vedligeholdelsesfri materiale, det er kommet til at se rigtig godt ud Udlejning af boliger Der har ikke været problemer med tomgang, der har heller ikke været problemer med udlejning af ungdomsboligerne på Amager. Vi var ellers lidt nervøse en overgang, men heldigvis er alle boliger besat. Der er større efterspørgsel efter boliger, hvilket der mærkes på kontoret. Kommunen har orienteret at de fremover vil gøre krav på hver fjerde bolig der bliver ledig, da kommunen har genhusningsproblemer, det gælder hele Vejle kommune Økonomi Det er med stor glæde vi kan meddele, at afdelingen kommer ud med et flot resultat for 2016 med overskud Fælleshusene Det kan konstateres, at der er sociale aktiviteter af forskellig art i fælleshusene, det er rigtig godt og det er der mange beboere der er meget glade for Tak Til Kontoret og personalet for godt samarbejde og tak til bestyrelseskollegaer for samarbejdet, det har været meget at se til i Tak til beboere for støtten og de mange gode snakke, det er blevet til i løbet af Afdelingsbestyrelsens beretning blev godkendt 3. Fremlæggelse af afdelingens årsregnskab for 2016 til orientering Gitte orienterede om årsregnskabet. Årets resultat udviser et overskud på kr. Overskuddet skyldes primært, at det i budgettet afsatte beløb til ejendomsskat, administrationsbidrag samt diverse udgifter ikke er anvendt fuldt ud. Derudover har afdelingen fået flere renteindtægter end forventet. Der er i regnskabsåret foretaget vedligeholdelses- og fornyelsesarbejder for kr Der var planlagt

4 side 4 udført arbejde for i alt kr Afvigelsen skyldes, at hegnet omkring affaldsøerne på både Amager og Vestervænget var i så dårlig forfatning, at det måtte udskiftes samt at der er blevet oprettet ekstra P-pladser på Amager. Derudover udskiftning af redskabsbærer (Hako) Henlæggelse til planlagt og periodisk vedligeholdelse og fornyelser udgør pr. 31. december 2016 kr svarende til kr pr. lejemål. Henlæggelsen er ifølge langtidsplanen for drift og vedligeholdelse tilstrækkelig til at dække de kommende års udgifter. Det anbefales, at henlæggelserne løbende øges, indtil de udgør kr pr. lejemål. Årets lejetab udgør kr , som er dækket af dispositionsfonden og tab ved fraflytninger udgør kr , som er dækket af afdelingens henlæggelser. 4. Fremlæggelse af afdelingens budget for 2018 til godkendelse Gitte gennemgik konto 114, 115 og 116. Konto 114 renholdelse. En måde at spare penge på kunne være, at beboerne selv ringer til kommunen når de har storskrald. Der blev diskuteret forskellige løsninger og opfordret til at afdelingsbestyrelsen, skulle arbejde videre med affaldsproblematikken. Konto 115 almindelig vedligeholdelse. Til uforudsete udgifter. Konto 116 planlagt vedligeholdelse. Kontoen dækker udgifter til drifts og vedligeholdelses budgettet. Budgettet blev godkendt med en lejestigning på 0,00 % 5. Behandling af eventuelt indkomne forslag 5.a Forslag om adskillelse af Amager og Vestervænget Forslaget blev trukket tilbage af forslagsstilleren 5.b Forslag til ændring af husordenen: At der må holdes én indekat pr. lejemål Forslaget blev sendt til afstemning, kun Vestervænget s beboere afgav stemmer. Ja: 12 Nej: 40 Blank: 0 6. Valg af afdelingsbestyrelsesmedlem- Følgende opstillede til valg:

5 side 5 mer for 2 år på valg er: Britta Høigaard Sørensen, Conny Jacobsen Rasmus Mikkelsen Britta Sørensen Conny Jakobsen Britta Høigaard Sørensen og Conny Jakobsen blev valgt 7. Valg af suppleanter til afdelingsbestyrelsen på valg er: Ingrid Bek-Jensen Sussie Høigaard Sørensen Følgende opstillede til valg: Sussie Høigaard Sørensen Rasmus Mikkelsen Kalle Jakobsen Kell Bjerreskov Sussie Høigaard Sørensen blev valgt til 1. suppleant og Kalle Jakobsen til 2. suppleant 8. Eventuelt Forslaget om deling af afdelingen blev trukket tilbage med baggrund i den økonomiske konsekvens. Ud mod Kærsgårdsvej er det muligt, at der kan etableres en parkeringsplads. Det blev besluttet, at bestyrelsen arbejder videre med ideen, og undersøger mulighederne. Når der har været afdelingsbestyrelsesmøder, kan beboerne så ikke orienteres om hvad der sker, i form af at referaterne offentliggøres andre steder end på afdelingens hjemmeside. Afdelingsbestyrelsen sørger for at dagsorden og referater bliver hængt op i fælleshuset i en montre. Hvornår bliver låsen i værkstedet omkodet så nøglen til lejemålet passer? H.P.: Det er sjældent der bliver snakket om, hvad vi er glade for, og det kunne være rart, hvis der ind i mellem også kom nogle positive tilbagemeldinger. En beboer gjorde opmærksom på, at hun var rigtig glad for de nye flotte legepladser på Vestervænget. En beboer gjorde opmærksom på, at tilfredsheden blandt andet vises ved, at det er de samme personer, der genvælges som bestyrelsesmedlemmer. En beboer spurgte til om det var muligt, at få et sted at stille ting til storskrald? Der er en plads ved nr. 44 til storskrald.

6 side 6 Mogens fra Vestervænget: Havde den opfattelse, at ansatte hos Domea var for lidt synlige i området, hvilket der også tidligere havde været oppe på et afdelingsmøde. Svar: Ejendomsfunktionærerne er ude og løse de forskellige opgaver i Give og omegn. Med det arbejdspres, og med den bemanding der er i dag, kan beboerne ikke forvente den samme synlighed som for år tilbage. En beboer gjorde opmærksom på, at det ville være godt, hvis Servicecenter Give sørgede for at give information til beboerne, hvis der var personaleændringer, f.eks. ved Sørens fratrædelse. Årsagen til at der ikke var omdelt information, var at Søren ikke ønskede opmærksomhed i forbindelse med hans fratrædelse. I forbindelse med Søren s fratrædelse benytter vi muligheden for at ændre i vores bemanding og opgaverne. Lars orienterede om, at den almene sektor skal spare kr. 1.5 mia. på landsplan og det er også derfor vi har valgt at prioritere som vi har gjort der skal spares gennemsnitlig kr ,00 pr. lejemål. I de lejemål hvor haven ikke fremstår opryddet og hvor der forekommer lugtgener, vil lejeren modtage en henstilling samt en advarsel fra Servicecentret i Give. Hvis forholdene ikke ændre sig inden fristens udløb, vil Servicekontoret i Give bestille en gartner og lejeren vil blive pålagt omkostningerne. Jens Bork takkede for god ro og orden. Mødet sluttede kl.: Referent: Jytte Nielsen

7 side 7 Afdelingsbestyrelsens sammensætning består nu af: Navne Valgperiode: Formand: Jens Bork Hans Peter Kristensen Anne Marie Andersen Conny Jakobsen Britta H. Sørensen Suppleanter: 1. suppleant Sussie H. Sørensen suppleant Kalle Jakobsen Med venlig hilsen Afdelingsbestyrelsen