VA afd. 62 Gadekæret Aktionsliste Igangværende

Transkript

1 Oversigt over opgaver mellem afdelingsbestyrelse og administration Ajourført: (BKA) Bestyrelsen i Gadekæret pr. mail Nr Dato (Start) Ansvar Tilknyttede personer 1 Fra 2010 JKJ/BK Ishøj Kommune Vej & park Emne Vejbump på P-pladserne: Det drejer sig om Skrædderpladsen-Drejerpladsen-Bødkerpladsen. Bestyrelsen har besluttet sig for hvordan det skal se ud, samt leverandør der skal opsætte disse vejbump. Jeg har kontaktet Vej & Park for at få en godkendelse, men har her d 16/2-11 intet hørt fra vej & park, jeg har sendt en forespørgsel via mail. D 21/2-11 har Leif fra vej & park fremsendt et ønske fra politiet, de vil have fotografi af de steder hvor vejbumpene skal placeres. TC har fået opgaven med at tage billederne. 10/3-11 MJE/Abm: AB oplyser, at budget på kto 116 er anvendt til stiopretning. Aftalt at når tilladelse foreligger indhentes yderligere 1 tilbud (o/ kr ) udover det eksisterende og indstilling fremsendes. (Vi afsætter evt. på langtidsplanen i 2012). 7/4-11 MJE/Abm: Orienteret om, at tilbud indhentes når tilladelse fra IK/ Politi foreligger og at der herefter fremsendes indstilling. Der afsættes kr i langtidsplanen i /5-11 MJE/Abm: AB er bekymret for, at tilladelse ikke foreligger, så udførsel kan ske forår Oplyst at vi følger sagen og at vores prioritering er efterår BKA/Abm: Kommunen er ved mail den 6. juni rykket for tilladelse. Der er afsat kr. i langtidsplanen for BKA/Abn: Kommunen rykket for afklaring. Forventet udførelse 2012 Udført 6 Fra 2010 JKJ/BK P-Malmos Bestyrelsen Opsætning af papirkurve/affaldsspande: Bestyrelsen har fået et oplæg med priser fra P. Malmos, Bestyrelsen vil gennemse dette tilbud og melde tilbage, vedrørende udførelse eller ej. Bestyrelsen ønsker, at midler til disse affaldsspande skal tages fra konto 116, på ABM jan2011, ønskede AB at der sammen med Jens, skulle findes en konto på 116, hvor der var hensat midler, og som ikke blev brugt alligevel. 10/3-11 MJE/Abm: Ingen budget i 2011 og antallet ønskes reduceret til 25, som afsættes i langtidsplanen over 2 år ( ). Malmos underrettes Side 1 af 6

2 : Malmos er underrettet om beslutning på møde den 22. marts BK/Abm: der er afsat midler i langtidsplanen i 2012 og Fra 2010 JKJ/BK Nortec Bestyrelsen Udskiftningen af vaskemaskiner i vaskeriet: Konteres på konto Budget kr Bestyrelsen har ønsket, at vaskemaskinerne bliver udskiftet, samt at antal af vaskemaskiner bliver reduceret. Saniva samt Nordtec har afgivet bud på opgaven. Bestyrelsen har valgt tilbuddet fra Nordtec. Der afholdes møde her på ejendomskontoret d 16/2-11 hvor Michael Esmann fra bestyrelsen deltager. Hans fra Nortec laver en samlet kontrakt også med tilbagekøb af gamle maskiner, og fremsender til ejendomskontoret. 10/3-11 MJE/Abm: Vi vender tilbage med indstilling inkl. financiering, idet der mangler ca kr. AB oplyste og viste at der i budget 2010 var afsat kr. 1.0 mio og spurgte til hvor de var blevet af. Mner ikke at udskiftning kan vente til Vedrørende servicekontrakterne, så oplyste jeg at de ikke var opsagt og at vi arbejde på en fornuftig løsning. Hertil oplyste de, at der var forbehold for maskiner, der var over 10 år i kontrakten : Bestyrelsen forelægger finansieringsforslag til godkendelse på beboermøde den 29. marts : Finansieringsforslag godkendt på beboermøde den 28. marts. Igangsættelse af projektet forventes opstartet august / september 7/4-11 MJE/Abm: Orienteret om at vi afventer kontrakt, hvorefter indstilling om igangsætning kan fremsendes til AB. Forventes udført efter sommer. AB udtrykte bekymring for øget udgifter til reparation af maskiner i tiden frem til udskiftning. 28/4-11: Kontrakt og tidsplan endnu ikke modtaget. Udgifter til reparation dækkes af servicekontrakt med Saniva BK/Abm: : Der afholdes planlægningsmøde med Nortec den 8.august med henblik på udarbejdelse af endelig kontrakt og tidsplan BK/Abm: Det er aftalt med Nordtec, at arbejderne igangsættes primo november 11. Nærmere tidsplan og endelig kontrakt afventes. August / september Side 2 af 6

3 9 Fra 2009 JKJ/BK Låse Partner Indførelse af et nyt låsesystem i Gadekæret: Der er konteret kr på konto i Resten konteres på konto i 2011 budget kr. Der har været afholdt et møde med Låse Partner i dec-10, her deltog Pierre fra bestyrelsen, det blev besluttet at gå videre med projektet, så Låsepartner finder egnet server, samt udfærdiger en kontrakt, som så skal godkendes. Per fra Låse Partner lovede d 22/2-11, at lave en samlet kontrakt med beskrivelse af arbejdet samt materiale forbrug. 10/3-11 MJE/Abm: Projektstatus gennemgås med JPA på særskilt møde 16/ : Projektet skal tilrettes iht. beslutning på møde den : Afventer tilbagemelding fra Låse Partner på revideret pris efter tilretning af projekt. 7/4-11 MJE/Abm: Orienteret om at vi afventer revideret pris og omfangsbeskrivelse samt at vi herefter vil gennemgå alle dørene fysisk med JPA (sikre at alt er som forventet) forud for endelig indstilling om igangsætning. MJE spurgte efter hvornår beslutningen var truffet (referat fra Abm og/eller beboermøde). 10/4-11: MJE har tilskrevet JPA om deltagelse i møde/ fysisk gennemgang af systemets omfang. 13/4-11 MJE har fremsendt revideret omfangsbeskrivelse til JPA. 14/4-11: Gennemgang af alle døre, som er omfattet med deltagelse af JPA. Lignende gennemgang med Låsepartner forventes i uge 18 5/5-11 MJE/Abm: JPA ønsker ikke at deltage i møde den 19/ BA/Abm: Der har den 19. maj været endnu en gennemgang med Låse Partner for endeligt justering af projektet. På baggrund af gennemgangen afventes tilrettet tilbud fra Låse Partner BK/Abm: Låsepartner er rykket for endeligt tilbud BK/Abm: Låsepartner rykket endelig tilbud lovet fremsendt i uge Jan 11 BKA Atega I standsætning af Mosegården: AB vil gerne have Mosegården istandsat (Malerarbejde) JKJ lovede at fremsende tidligere tilbud fra Atega til AB, heri er der flere maleropgaver med priser samt et samlet tilbud. Herefter vil AB tage stilling til, om arbejdet skal udføres. 10/3-11 MJE/Abm: AB ønsker nyt tilbud og jeg oplyste, at det krævede beskrivelse og 2 tilbud (o/ kr.). AB var uforstående overfor indholdet af tilbuddet, idet August / september 2012 Side 3 af 6

4 dørantallet tilsyneladende ikke passede. Havde selv indhentet et overslag, som jeg fik. Foreslog at budget på kto 118 blev anvendt til opvaske- og kaffemaskine, hvilket blev accepteret. Aftalt, at vi vender tilbage med ny indstilling inkl. 2 tilbud samt financiering. Forventer at afsætte beløbet i langtidsplanen i 2012 og oplyste samtidig, at opgaven ikke er højt prioriteret. 7/4-11 MJE/Abm: Orienteret om at indstilling baseret på 2 tilbud fremsendes ultimo 2011 med henblik på udførsel i Kr afsættes i langtidsplanen i BKA/Abm: Beløbet er afsat i langtidsplanen BKA Afdelingsb. Ønsker status: 1. Spindestrædes hashbule. 2. Knallertkørsel på Brolæggerpladsen, hvad gør vi? : Der er forsøgt, at få et møde med nærbetjent, hvilket pt. ikke er lykkes. Det forsøges arrangeret i løbet af april. 7/4-11 MJE/Abm: Orienteret om status (at vi forsøger at få dialog med nærpoliti), samt at beboere, der føler sig generet må klage skriftligt til ejendomskontoret/ BO-VEST eller anmelde til politiet. 5/5-11 MJE/Abm: Møde med nærpoliti afholdt 3/5-11 AB orienteret. AB ønskede betonklods i Tværstræde uf nr. 4 flyttet til modsatte side BKA/Abm: Der pågår en ophævelse af lejemålet via BO Vest. Flytning af betonklods er bestilt hos Malmos men endnu ikke udført. Der rykkes BKA/Abm. Betonklods flyttet 9. juni BKA Afdelingsb. Servicekontrakter med Ista: : Der afholdes møde med Ista den 14. april hvor der aftales handlingsplan for det vider forløb vedrørende udskiftning af vandmålere, og kontrol af bestående varmemålere. 7/4-11 MJE/Abm: Orienteret om de aktuelle vand-/varmeregnskaber og status på kontrakterne. Taget til efterretning af AB. 14/4-11: Møde afholdt med Ista. Aftalt at Ista fremsender tidsplan for stikprøvekontrol af varmemålere. Udskiftning af vandmålere afventer resultat af varmemålerkontrollen, idet vi såfremt varmemålerne skal skiftes får mulighed for at revurdere afdelingens løsning. Ista-kontrakterne løber ud i 2011, mens kontrakt med Kamstrup afhænger af den fortsatte løsning. Udskiftning af vandmålere er dækket af den nuværende servicekontrakt med Ista, Juni Medio maj Side 4 af 6

5 mens eventuel skift af varmemålere ikke er dækket og derfor skal financieres. Vi arbejder på et notat som dels omhandler kontraktforholdene, dels håndtering af udskiftning af målerne inkl. financiering. 5/5-11 MJE/Abm: Oplyst at de kan forvente notat til næste Abm 9/ / BK/Abm: Det er aftalt med Ista at der foretages kontrol af energimålerne i 44 boliger i uge 31. Kontrakt med Kamstrup er opsagt pr På grund af arbejdspres med budgetkontrol og budget for 2012 har det ikke været muligt, at færdiggøre notat til 9. juni. Notatet vil foreligge ultimo juni BK/Adm: I uge 31 foretages der kontrol af 44 stk. energimåleres fortsatte funktion. Når resultatet af kontrollen foreligger udarbejdes udarbejdes notat. September BKA / TC Afdelingsb. Mosegården indkøb af porcelæn: : Under konto er der afsat kr. i budget Der er ejendomskontorets vurdering, at der er behov for supplerings indkøb af porcelæn. Kontoret fremsender forslag herfor til afdelingsbestyrelsen. 28/4-11: Pågår. 5/5-11 MJE/Abm: AB oplyser at det er aftalt at Bente tælle op efter udlejning / BKA/Abm: Arbejdet pågår BK/ Abm: Der fremsendes forslag til indkøb af porcelæn og forslag til erstatningspris til AB mødet den 11.august BK/Abm: Forslaget behandles i afdelingsbestyrtelsen som efterfølgende fremkommer med indstilling til indkøb. Ultimo april BKA Vedligeholdelsesreglement: Aftalt at der udarbejdes nyt vedligeholdelsesreglement som følge af mange henvendelse om istandsættelse ved fraflytning, herunder havernes stand MJE/ MOV Sammenlægning af lejemål Beboermøde 29/3-2011: Det blev besluttet at arbejde videre med skabe mulighed for at sammenlægge lejemål D og J. Status. 30/5-11 MJE: Er i dialog med BO-VEST om notat 6/7-11 MJE: Driftsafdelingen har meddelt at opgaven er en tillægsydelse og at der Efterår 2011 September 2011 Side 5 af 6

6 forventes anvendt mellem 5 og 10 timer. Dette er accepteret og konteres Notat forventes fremsendt til behandling på Abm 8/ /6-11 MJE: Beboer i LM forespørger BO-VEST om status og fremsender mail til kommunen 7/7-11, da BO-VEST ikke har besvaret. 29/7-11: BO-VEST besvarer beboeren med henvisning til at sagen verserer i regi af Administration/ afdelingsbestyrelse og at der gives status på beboermødet i september. Kopi er tilsendt kommunen. 26/8-11 MJE: Oplæg inkl udkast til vejledning fremsendt til Abm 1/ BKA Containergård: BKA/Abm: Sag modtaget fra Torben Rigel fra møde genbrugsgruppen den 9. maj 11. Bogcafeen mangler plads til bøgerne og ønsker tilføjet en tilbygning eller opstillet en ekstra skurvogn. Budget på konto på ca kr. kan anvendes. BKA fremkommer med forslag til projekt BK/Abm: Der er afsat kr. i langtidsplanen for 2012 til projektet. Primo 2012 Side 6 af 6