Gadekæret 2011 Rev 1.0

Transkript

1 Afdelingsbestyrelsesmøde den 20. januar 2011 kl. 19:00 i Murergården 7B Referat Deltagere: Annette Jørgensen (AJ) Afbud Carl Bjerre Nielsen (CBN) Udtrådt grundet fraflytning Hanne Schröder (HS) Henrik Zacchi (HZ) Afbud Jens Madsen (JEM) John Madsen (JM) Afbud Michael Esmann (MES) Pierre Andersen (JPA) Referent Torben Riedel (TR) BO-VEST: Gæster: Dagsorden: Johnny K. Jensen Vinie Hansen Astrid Hansen (JKJ) (VHA) BO-VEST/VA (AHA) VA 1: Løbende sager med ejendomskontor A Der er ikke foretaget måleraflæsninger (el, varme, vand) i hele 2010 indtil 8/8-10. Status lovet per mail i uge 32 (9/8-13/8) : Ejendomskontoret har ikke resourcer mere til at aflæse målere i Gadekæret. Malmos sendes ud for at aflæse årsaflæsning af vandmålere. Der skal findes en permanent løsning : JKJ vender tilbage med pris på installation af pulstællere til vandmålere : Udsættes til JKJ deltager i møde : Ishøj kommune ønsker at kunne fjernaflæse vandmålere (8 stk.). Bestyrelsen hele tiden har ønsket at aflæse automatisk. Vi bør selv kunne modtage aflæsningen. JKJ informerer om kommunens løsning og pris, når den kendes : Ishøj kommune leverer 6 stk. målere. Ejendomskontoret sørger for installation. Ejendomskontoret har nu tid til at aflæse målere. Side 1

2 B C Affaldsstativer under kommandobroer. Der har været en længere dialog om dette. Opfølgning på forslag om, at Vinie Hansen og Astrid Hansen fra VA vil deltage i bestyrelsesmøderne, samt erfaren afdelingsleder som støtte til JKJ. Den 20/ skriver Ishøj kommunes brandchef, at han accepterer et stativ (med net eller fast plade), men ikke mere : JKJ informerer beboere om at flytte stativer tilbage på havesiden : Pågår : Udsættes til JKJ deltager i møde : Der mangler pt. 2 (Spi 68-70, Spi og Spi 92). Papir og flaske containere flyttes ud mod ø en for at se, om det løser problemet : Bestyrelsen deltager gerne i VA s forslag. Vinie og Astrid deltager i bestyrelsens møder. Afdelingslederen fra Hyldespjældet kobles på ejendomskontoret i et omfang, som aftales i notat (medio september) : Materiale modtaget fra BO-VEST den 6/ på vegne af VA s bestyrelse. Der blev diskuteret bredt. Notatet behandles på et senere bestyrelsesmøde : Udsættes til JKJ og især Vinie og Astrid deltager : Notatet og processen evalueres på et senere møde : Der er gjort store bestræbelser for at forbedre samarbejdet, men det er ikke lykkedes. JKJ har opsagt sin stilling med udgang af februar. Ordningen med Vinie og Astrids deltagelse tages op igen, når den fremtidige situation kendes. D Budget2010 opfølgning Dato for gennemgang i uge : Materiale for 1. halvår sendes til bestyrelse 9/7 af JKJ. Bestyrelsen beder om at el, porto flyttes fra til henholdsvis 111-el og 114xxx kontorhold : Der er intet flyttet : JKJ leverer balance og kontospecifikation 13/ : Tal leveret. Vi mangler redegørelsen : Der er fremsendt materiale i dag : Der er ikke modtaget lovet konto specifikation og balance. Side 2

3 : JKJ giver forklaring på, hvad teksten Flyttebolig konteringer dækker : De ekstra små Flyttebolig - konteringer ændres tilbage til at beskrive arbejdet fremover. Der er ikke afholdt møde med ejendomskontoret om regnskab Bestyrelsen fremsender forslag til omposteringer. E Budget 115/116 overskridelser Oplæg Plan for håndtering af overforbrug foreligger ikke. JKJ vil fremsende senest 18/ : Materiale modtaget 21-22/6. JKJ vender tilbage (uge28), når han har behandlet bestyrelsens svar : Vi har modtaget svar, men ikke på det ønskede. JKJ forholder sig ikke til problemstillingen : Bestyrelsen ønsker, at indkøb og reparationer laves på en mere effektiv måde. Der har ikke kunnet etableres møde til at diskutere emnet : TR og JKJ aftaler møderække for fastlæggelse af prioriteter og effektiviseringstiltag : Pågår. Behandling udsættes til JKJ, TR og JEM deltager : Nyt møde skal aftales. JKJ : Sagen sættes på hold. F Opfølgning på Malmos JKJ sættet plejeplansnummer på hver enkelt regning, så vi kan få overblik : AJ går til ejendomskontoret og kopierer alle Malmos regninger : Modtaget efter flere forsøg : Der er ikke modtaget fakturaer fra Malmos siden juni : JKJ leverer de næste : : Intet nyt : JKJ har leveret resten af G Udskiftning af lys på P-pladser Bestyrelsen har 13/5 bedt om at arbejdet startes : Sagen er sendt til BO-VEST byg i starten af juni. Nu melder Byg, at arbejdet skal godkendes af Ishøj kommune først : Ansøgning fremsendt til Ishøj Side 3

4 kommune 14. juli : BO-VEST Byg har trukket ansøgning til efter beboermøde 14/ : Projekt er godkendt af Ishøj kommune og går i gang : BO-VEST Byg oplyser, at der startes i januar : Der er skrevet kontrakt og arbejdet afsluttes inden helhedsplanens skurby etableres : Det forventes, at der startes i uge 6. H Justering af Malmosaftale mht. affald i stræder mv. Malmos har henvendt sig om justering på aftalen og bestyrelsen har bedt om konkret oplæg. JKJ rykker : Malmos har ikke leveret : Malmos har fremsendt forslag. Vi beder om mere dokumentation om affaldsspande og placering. JPA skriver til ejendomskontoret : JKJ leverer billeder af stativer : Materiale modtaget fra JKJ og JEM arbejder videre : Udsættes til JEM deltager : Der er foreslået 42 stk. til ca TR og JEM kigger efter penge og prioriterer placering : Iab. I Brug af vaskeriet statistik Vi mangler en oversigt over forbrug og fordeling i døgnet. JKJ og MES kigger i morgen 11/ : Statistik er ikke modtaget fra Saniva : Vi har modtaget nyt tilbud : Vi er blevet opmærksomme på alternativ løsning i Blokland. MES og TR kigger : Pågår : Afventer endeligt tilbud : Projekt tages op når tilbud er behandlet : Bestyrelsen bearbejder tilbud og vender tilbage med indstilling til ejendoms- Side 4

5 kontoret. J Varmeanlægget taber en del vand JKJ kontakter varmeværket : Ishøj varmeværk hjælper med at lokalisere læk : IK fortsætter : IK er ikke færdig : Vi taber ca. 2,5m3 per dag. AIgruppens tilbud om lækagesporing accepteres og sættes i gang omgående : AI gruppen er gået i gang : Status ukendt : Ej behandlet : Der blev informeret på byggeudvalgsmøde. AI gruppen fortsætter : Afventer. K Der er modtaget klage over lejemåls istandsættelse ved indflytning med omfattende dokumentation og billeder : Bestyrelsen tager kontakt til ejendomskontoret. Dette er endnu et tilfælde af dårligt håndværkerarbejde og manglende tilsyn fra afdelingen : TCL vender tilbage : Pågår : Status ukendt : JKJ vender tilbage med status : JKJ melder alt ok. L Oplæg til fartdæmpende bump : JEM har taget pris og bumptyper hjem. JEM tager kontakt til ejendomskontoret : Flyttet fra bestyrelsens sager : JKJ forhører sig hos Teknisk forvaltning før udførsel : JEM oplyser, at pris er ca kr. JKJ forhører sig hos teknisk forvaltning : Pågår : Venter fortsat. M Layout af ista s årsafregninger MES har for meget længe siden leveret eksempel. Status? : JKJ forespørger ista : Kontrakter med ista skal gennemgås. JKJ finder kontrakter og løbeperiode : JKJ finder frem : JKJ har leveret to stk. N Venteliste til køkkenudskiftning Hvor mange venter? : JKJ svarer, at der står 33 på venteliste : JKJ informerer i bladet om udskiftning af køkken. Der afsættes som ud- Side 5

6 gangspunkt 120 til beboere : JKJ har fremsendt retningslinier for opsætning af køkkener. Der blev foretaget en række rettelser. Godkendes endeligt på næste møde. JKJ fremsendte også Intern procedure ved køkkenudskiftning. Forslag til justering fremsendes snarest til JKJ : Der er enighed om procedure for køkkenudskiftning under kollektiv råderet. Udskiftning i flytteboliger besluttes senere. O Status på efterisolering af lofter før og efter helhedsplanen? : Undersøges : Besvares på næste byggemøde : Blev ikke besvaret på byggemøde 7/ Behandles på helhedsplanens næste styregruppemøde : Afventer. P Omfang af ubudgetterede ændringer af løn og tillæg : Udsættes til JKJ deltager i møde : Der er ikke svaret. JKJ undersøger konsekvenser i budget : Afventer balance per 10/ : Skal bearbejdes af bestyrelsen. Q Beskæring af træer : JKJ vender tilbage med antal træer, så de kan beskæres samlet : Afventer. R S Opdatering/udvidelse af adgangssystem RiTA til ARX sættes i gang. Klage over manglende istandsættelse ved indflytning Et værelse ej skimmelrenoveret og fortsat ikke færdiggjort Intet indflytningssyn : JPA kontakter ejendomskontoret : Flyttet fra Bestyrelsens sager : Udsættes : JKJ kontakter Citylåse for start af udskiftning. JPA fremsender diverse : JKJ kontakter JPA for videre forløb : JKJ undersøger forløb : Afventer. T Boligsocialt projekt : JPA refererede fra styregruppemødet. Det er et ufravigeligt krav, at der åbnes således at beboere kan komme : Småreparationer i køkkenet er sat i gang. Side 6

7 : Bestyrelsen undrer sig over BO- VEST bestyrelsesmøde referat af 27. oktober 2010 punkt 3. Direktionens beretning: Medarbejderne i det boligsociale projekt føler sig presset i forhold til det psykiske arbejdsmiljø, som følger af vedholdende kritik fra afdelingsbestyrelsesmedlemmer. Administrationen overvejer p.t., hvordan medarbejdernes arbejdsmiljø kan sikres på tilfredsstillende vis, og vil om nødvendigt stille forslag om afvikling af det boligsociale projekt i Gadekæret. Hverken problemer med arbejdsmiljø eller afvikling af projektet er fremført hverken for bestyrelse eller projektets styregruppe. Ydermere aflyste Trine Sander, BO-VEST styregruppemøde 18/11 med henvisning til, at Lone er syg. Forespurgt af Vinie svarede bestyrelsen, at man ikke har planer om at afvikle projektet : Der holdes møde med BO-VEST den 13/12-10 kl. 17: : Der afholdes møde med BO- VEST, Ishøj kommune og afdelingsbestyrelse med det formål at afklare, i hvilken form, projektet kan fortsættes i. U Beboeropførte plankeværker m.v : JKJ fremsender regler som udsendt fra BO-VEST s jurist. Emnet forelægges et beboermøde : JKJ beder BO-VEST klargøre regler for vedligehold af hegn og skure : Skure i have bringes ikke tilbage af afdelingen til det oprindelige ved flytning. V Reparation af hegn, vinduer og døre : Der repareres kun i meget begrænset omfang på grund af helhedsplanen. Dette sættes i bladet : Sættes i bladet i januar : Det kom ikke med. X Y Hvilke undercentraler styres af CTS og hvilke kører manuelt JKJ ønsker redegørelse for videoovervågning i Sol, Sauna og Kondi : Ej behandlet : JKJ vender tilbage : JPA svarer JKJ : JPA har svaret. 2: Orientering fra driften A Dato for regnskabsmøde 2011 Mødet afholdes tirsdag 29. marts 2011 Side 7

8 : Bestyrelsesmøde afholdes 15/ : Nye sager med ejendomskontoret 4: Vurdering af afdelings håndværkere A B C D E Gulv firma Tømrer Maler VVS El 5: Bestyrelsens sager 6: Eventuelt Mødet sluttede 22:15 Næste møde: Side 8