Annoncering af konsulentbistand til gennemførelser af indkøbsanalyse af området for håndværkeydelser, bygnings-drift og -vedligehold

Transkript

1 UDBUDSBETINGELSER ANNONCERING September 2012 Annoncering af konsulentbistand til gennemførelser af indkøbsanalyse af området for håndværkeydelser, bygnings-drift og -vedligehold 1

2 Indhold 1.Indledning Ordregiver Annonceringsmateriale Beskrivelse af de udbudte opgaver Indkøbsanalyse af håndværkerydelser Kontraktperiode Tidsplan Spørgsmål og eventuelle nye oplysninger Afgivelse af tilbud Grundlag for udelukkelse Tilbudsgivers generelle kompetencer Tildeling af kontrakt Alternative tilbud og delbud Ordregivers forbehold Tilbudsgivers forbehold Tilbuddet Vedståelse Tilbudsgivers omkostninger Ejendomsret til udbudsmaterialet Indledning Denne tilbudsindhentning annonceres på ordregivers hjemmeside: Materialet er offentliggjort d. 28. september 2012 Opgaven er annonceret efter reglerne i lovbekendtgørelse nr af 7. december 2007 om indhentning af tilbud på visse offentlige og offentligt støttede kontrakter (tilbudsloven) 2

3 2. Ordregiver Ordregiver i forbindelse med denne annoncering er: Aarhus Universitet Indkøbskontoret Katrinebjergvej 89F 8200 Aarhus N Danmark 2.1. Kontaktperson Lasse Krongaard Aarhus Universitet lak@adm.au.dk Al kommunikation mellem tilbudsgiver og ordregiver vedrørende denne annoncering skal foregå på dansk og være skriftlig. Ved henvendelse fra tilbudsgiver skal Annoncering af konsulentbistand til gennemførelse af hhv. indkøbsanalyse af området for håndværkerydelser, bygningsdrift- og vedligehold, anføres. 3. Annonceringsmateriale Annonceringsmaterialet består af: 1. Nærværende udbudsbetingelser annoncering 2. Udkast til kontrakt 3. Tilbudsblanket (Bilag 1) 4. Tro- og love-erklæring (Formular A) 5. Liste med eventuelle forbehold (Formular B) Annonceringsmaterialet består derudover af spørgsmål og svar, som løbende bliver offentliggjort på hjemmesiden: Det er ikke tilladt at ændre i det offentliggjorte annonceringsmateriale. Ved eventuel uoverensstemmelse mellem det annonceringsmateriale, der forefindes på og tilbudsgivers materiale, vil annonceringsmaterialet offentliggjort på have forrang. 3

4 4. Beskrivelse af de udbudte opgaver 4.1 Indkøbsanalyse af håndværkerydelser Planlægning og Indkøb AU står for i samarbejde at skulle konkurrenceudsætte indkøb af håndværkerydelser pga. besparelser Ordregiver ønsker derfor, at få kortlagt indkøbsmønstre på håndværkerydelser og få et økonomisk overblik samt kortlægning af hvilken type arbejdsopgaver der er indenfor følgende kategorier med henblik på AU s efterfølgende planlægning af strategi for konkurrenceudsættelse: Kategorier af håndværkerydelser: VVS Murer og beton Terrænbefæstelse og veje Smedearbejde Blikkenslagerarbejde EL arbejde stærkstrøm EL arbejde svagstrøm Glarmesterarbejde Malerarbejde Gulvbelægning Tømrer og snedkerarbejde Låsesmed/service Indkøbsanalysen af hver kategori bør mindst indeholde følgende: Kortlægning af de forskellige kategorier hvilke ydelser er der under hver kategori Identificere leverandører indenfor hver kategori og antallet af leverandører på hver delaftale Definer omsætning i hver hovedkategori samt tilhørende underkategorier Analysere og estimere besparelsespotentiale og begrænsninger i hver kategori Analysere prisforskelle på håndværkerydelser i forhold til de forskellige områder på Aarhus Universitet samt lignede virksomheder af samme størrelse Konklusion og anbefaling til det videre forløb med henblik på fastlæggelse af strategi for konkurrenceudsættelse, herunder forslag til standardisering af ydelser samt strategi for dokumentation af besparelser efter udbud En samlet analyse/rapport over alle kategorier og underkategorier 4

5 Det forventes, at der skal indkøbsanalyseres på håndværkerydelser i løbet af vinter 2012/13 og at analysen ønskes at være afsluttet senest den 1. marts Ordregiver forventer at der afleveres en delanalyser for hver kategori så ordregiver kan i gang sætte det videre forløb løbende. Den samlede analyse/rapport ønskes afleveret senest den 1. marts De første 4 analyser/rapporter skal senest afleveres på følgende datoer: Analyse/rapport Malerarbejde ønskes afleveret den 1. december 2012 Analyse/rapport VVS ønskes afleveret senest den 10. december 2012 Analyse/rapport Tømrer og snedker ønskes afleveret senest den 20. december 2012 Analyse/rapport Terrænbefæstelse og veje ønskes afleveret senest den 20. december 2012 Resten af analyse/rapporterne ønskes afleveret seneste den 1. marts 2013 Udover ovenstående indkøbsanalyse af håndværkerydelse skal der afgives en pris på følgende optioner som ordregiver ønskes at tilkøbe, hvis prisen er fordelagtig eller vil disse blive konkurrenceudsat særskilt. Optioner: Indkøbsanalyse af området gartnerydelser og vinterbekæmpelse Indkøbsanalyse af området affaldshåndtering Omfatter følgende kategorier Dagrenovation Genbrugspapir Papir til makulering Glasaffald Elektronikaffald Lyskilder Metalaffald Erhvervsaffald Biologisk affald Kemikalieaffald Radiologisk Indkøbsanalyse af Indkøb og service af AV udstyr Indkøbsanalyse af Service på tekniske anlæg 5

6 Indkøbsanalyse af Service og reparation på elevatorer Indkøbsanalyse af indkøb og service på mulitifunktionsmaskiner Hver option bør som minimum indeholde følgende: Kortlægning af de forskellige kategorier hvilke ydelser er der under hver kategori Identificere leverandører indenfor hver kategori og antallet af leverandører på hver delaftale Definer omsætning i hver hovedkategori samt tilhørende underkategorier Analysere og estimere besparelsespotentiale og begrænsninger i hver kategori Analysere prisforskelle på håndværkerydelser i forhold til de forskellige områder på Aarhus Universitet samt lignede virksomheder af samme størrelse Konklusion og anbefaling til det videre forløb med henblik på fastlæggelse af strategi for konkurrenceudsættelse, herunder forslag til standardisering af ydelser samt strategi for dokumentation af besparelser efter udbud Generelle informationer om opgaven Der forventes at der afholdes en række møder med ordregivers kontaktperson Aarhus Universitet stiller i først omgang følgende til rådighed: Excel fil indeholdende regnskabsdata for 2011 Excel fil indeholdende regnskabsdata for alle bogføringskredse Excel fil indeholdende regnskabsdata for alle delregnskaber Projektleder og primærkontaktperson for projektet vil være Lasse Krongaard 5. Kontraktperiode Kontrakten løber fra kontrakttildelingen og indtil projektopgaven er afsluttet. 6. Tidsplan Dato Aktivitet 28/ Annonceringsmaterialet offentliggøres på ordregivers 18/ Frist for spørgsmål til annonceringsmaterialet 22/ Frist for nye oplysninger vedrørende tilbudsindhentningen og for offentliggørelse af samtlige spørgsmål og svar på ordregivers hjemmeside 6

7 26/ Frist for afgivelse af tilbud kl. 12:00. Primo November november Meddelelse om konkurrencens resultat Kontraktstart 7. Spørgsmål og eventuelle nye oplysninger Spørgsmål vedrørende annonceringsmaterialet skal fremsættes skriftligt på dansk. Eventuelle spørgsmål fremsendes pr. til kontaktpersonen, jf. punkt Spørgsmål skal være modtaget senest den. 18/ kl s indeholdende spørgsmål skal være mærket Spørgsmål vedrørende Annoncering af konsulentbistand til gennemførelse af hhv. indkøbsanalyse af området for håndværkerydelser, bygningsdrift- og vedligehold. Alle spørgsmål vil sammen med svarene, løbende og senest d blive offentliggjort i anonymiseret form på ordregivers hjemmeside. Herefter indgår spørgsmål og svar som en del af udbudsmaterialet. Det er tilbudsgivers eget ansvar at sørge for at holde sig opdateret med eventuelle supplerende oplysninger, som vil blive offentliggjort på hjemmesiden: 8. Afgivelse af tilbud Tilbud afgives ved fremsendelse af: Ét papir-eksemplar mærket Original indeholdende det samlede tilbud med bilag. Tilbud og relevante bilag skal være forsynet med original underskrift. Én elektronisk kopi per eller vedlagt det fysiske tilbud på USB-stick eller CD-Rom. Tilbudsfristen er 26. oktober 2012 kl. 14:00. Tilbud anses for rettidigt modtaget, såfremt den fysiske original er modtaget inden tilbudsfristen. Det er tilbudsgivers ansvar at overholde tilbudsfristen. Der gøres ingen undtagelser. Tilbud fremsendes til ordregivers kontaktperson, jf. punkt. 2. Der vil ikke være adgang til at overvære åbning af tilbud. 9. Grundlag for udelukkelse Tilbud er ukonditionsmæssige og udelukkes for vurdering, fx hvis: 7

8 Formular A ikke er vedlagt i udfyldt og underskrevet stand Tilbud med tilhørende bilag er indleveret for sent Bilag ikke er udfyldt/udfyldt forkert Der er angivet mere en ét tilbud af den samme tilbudsgiver 10. Tilbudsgivers generelle kompetencer Kun virksomheder der kan præstere erfaringer fra lignende opgaver, vil komme i betragtning som tilbudsgiver. Virksomhederne skal derfor indsende referencer fra 3 lignende opgaver til vurdering af virksomhedernes faglige kompetencer. Referencerne skal som minimum indeholde en beskrivelse af opgavernes omfang og synlige resultater. Det er en forudsætning for at godkende referencen, at opgaven er udført tilfredsstillende. Opgaverne skal være udført indenfor de seneste 3 år regnet fra tilbudsfristen. Ordregiver forbeholder sig ret til at kontakte de af tilbudsgiver anførte referencer for at verificere, at opgaverne er udført tilfredsstillende. Det er endvidere et krav, at den vedlagte tro- og loveerklæring (Formular A) udfyldes på tilfredsstillende vis. 11. Tildeling af kontrakt Tildelingskriterium Ordregiver vil ved tildeling af opgaverne vælge det økonomisk mest fordelagtige tilbud Underkriterier Evalueringen vil blive foretaget på grundlag af følgende delkriterier: Underkriterium Procentvis vægtning Pris 40 % Løsningsforslag 40 % Tidsplan 20 % Beskrivelse af delkriterierne Pris Tilbudsgiver skal i bilag 1B angive den tilbudte pris for det præsenterede løsningsforslag. Det vil sige prisen skal afgives som værende en fast pris for de definerede opgaver. Den oplyste pris skal inkludere alle omkostninger, dog skal den angives ekskl. moms. Derudover ønskes der en fast pris på følgende optioner: 8

9 Indkøbsanalyse af området gartnerydelser og vinterbekæmpelse Indkøbsanalyse af området affaldshåndtering Indkøbsanalyse af Indkøb og service af AV udstyr Indkøbsanalyse af Service på tekniske anlæg Indkøbsanalyse af Service og reparation på elevatorer Indkøbsanalyse af indkøb og service på mulitifunktionsmaskiner Tilbudsgiver skal i bilag 1B angive den tilbudte pris på optionerne Tilbudsgiver er ikke berettiget til at opkræve vederlag for transport eller transporttid Løsningsforslag Tilbudsgivers forslag til indhold i analysen indholdene mindst Kortlægning af de forskellige kategorier hvilke ydelser er der under hver kategori Identificere leverandører indenfor hver kategori og antallet af leverandører på hver delaftale Definer omsætning i hver hovedkategori samt tilhørende underkategorier Analysere og estimere besparelsespotentiale og begrænsninger i hver kategori Analysere prisforskelle på håndværkerydelser i forhold til de forskellige områder på Aarhus Universitet samt lignede virksomheder af samme størrelse Konklusion og anbefaling til det videre forløb med henblik på fastlæggelse af strategi for konkurrenceudsættelse, herunder forslag til standardisering af ydelser samt strategi for dokumentation af besparelser efter udbud En samlet analyse/rapport over alle kategorier og underkategorier Metode/arbejdsbeskrivelse (indeholdende følgende 1. hvordan vil tilbudsgiver løse opgaven 2. hvad kan tilbudsgivers tilbyde udover de ovenstående nævnte punkter 3. hvad tilbudsgiver skal bruge fra ordregiver for at kunne udføre analysen) Involvering af AU s medarbejderstab Der skal vedlægges en beskrivelse af de konsulenter der skal udføre opgaven Tidsplan Tilbudsgiverens forslag til tidsplan mindst indholdene hvornår delanalyserne hvor hver kategori forventes afleveret og en slutdato for endelig aflevering. Der skal angives forventet antal timer til løsning af opgaven. 9

10 points skala Alle tilbudsgivere bliver tildelt point for hvert enkelt delkriterium efter en skala fra 0 til 100, hvor 0 er den lavest mulige score og 100 er maksimum score. Opmærksomheden henledes på, at ingen tilbudsgiver nødvendigvis får maksimumpoint på kriteriet om løsningsforslag og tidsplan, mens der altid gives maksimumpoint til den billigste tilbudsgiver. Dette medfører, at priskriteriet vægter højere end procentsatserne giver indtryk af. Dette modsvares imidlertid af, at formlen for evaluering af pris medfører, at der skal store prismæssige spredninger til, før et tilbud tildeles point på den nederste del af skalaen. Disse to modsatrettede forhold gør, at evalueringsprocenterne efter ordregivers opfattelse er retvisende. Tilbudsgiverne opfordres dog til at gøre deres egne overvejelser herom. Ad løsningsforslag Tilbud vil på hvert af disse kriterier blive vurderet på en skala fra 0 til 100, hvor 0 point gives for det tilbud, der kun netop er i stand til at løse opgaverne beskrevet i punkt ovenfor, mens 100 point gives for det tilbud, der på baggrund af ordregivers forudgående forventninger, må anses som det mest optimale tilbud. Der vil blive lagt særligt vægt på forbedringer af mindstekravene og forbedringer som giver ordregiver en merværdi. Ad tidsplan Tilbud vil på hvert af disse kriterier blive vurderet på en skala fra 0 til 100, hvor 0 point gives for det tilbud, der kun netop er i stand til at løse opgaverne beskrevet i punkt ovenfor, mens 100 point gives for det tilbud, der på baggrund af ordregivers forudgående forventninger, må anses som det mest optimale tilbud. Ad priskriteriet De tilbudte priser skal angives i bilag 1, tilbudsblanketten. På baggrund af de tilbudte delpriser, vil Ordregiver identificere 2 evalueringspriser der alle indgår i evalueringen af underkriteriet Pris. Evalueringspriserne udregnes således: Evalueringspris 1 Indkøbsanalyse håndværkerydelser = Pris 1, der vægter 70 % i den samlede evaluering af Pris. Evalueringspris 2 Pris optioner =( Option 1+ Option 2+ Option 3 + Option 4 + Option 5 + Option 6) / 6, der vægter 30 % i den samlede evaluering af Pris. Evalueringspris 1: Tilbuddet med den laveste evalueringspris 1 tildeles 100 point. 10

11 Øvrige tilbudsgivere tildeles point i forhold hertil efter følgende formel: (Billigste tilbudsgivers evalueringspris)/(tilbudsgivers evalueringspris) * 100 Evalueringspris 2: Tilbuddet med den laveste evalueringspris 2 tildeles 100 point. Øvrige tilbudsgivere tildeles point i forhold hertil efter følgende formel: ([Billigste tilbudsgivers evalueringspris]/[tilbudsgivers evalueringspris]) * Alternative tilbud og delbud Alternative tilbud vil ikke blive taget i betragtning. Der kan ikke afgives delbud. 13. Ordregivers forbehold Ordregiver forbeholder sig ret til at forhandle med tilbudsgivere om afgivne tilbud. Såfremt ordregiver benytter sig af denne ret, vil forhandling gennemføres med alle konditionsmæssige tilbudsgivere. Det er dog ikke ordregivers hensigt at forhandle. Tilbudsgivere opfordres derfor til at afgive det bedst mulige tilbud i første runde. Såfremt ordregiver vælger at udnytte sin mulighed for forhandling, vil ordregiver informere om det nærmere forløb herfor. Tilbudsgiverne må forvente et tidspresset forhandlingsforløb. Det vil i givet fald blive besluttet om forhandlingerne skal være skriftlige eller mundtlige. Ordregiver forbeholder sig at anvende et forhandlingsforløb, hvor tilbudsgiverne udskilles efterhånden. Ordregiver vil, såfremt der iværksættes forhandlinger, oplyse herom ved indledningen af forhandlingerne. 14. Tilbudsgivers forbehold Alle forbehold skal tydeligt angives i Formular B. Ordregiver er berettiget til at afvise tilbud, der indeholder forbehold, idet ligebehandlingsprincippet vil blive overholdt. Såfremt ordregiver vælger at acceptere et forbehold, vil ordregiver prissætte dette i forbindelse med evalueringen. Såfremt der tages forbehold for grundlæggende elementer eller elementer, der ikke kan prissættes, er ordregiver forpligtet til at afvise tilbuddet i dets helhed. Forbehold overfor væsentlige dele af kontrakten vil blive anset for grundlæggende elementer. Såfremt tilbudsgiver identificerer ting i udbudsmaterialet eller kontrakten, der gør, at tilbudsgiver ikke ser sig i stand til at afgive tilbud uden forbehold, opfordres tilbudsgiver til at kontakte ordregiver ved 11

12 at stille spørgsmål, jf. proceduren herfor beskrevet i punkt 3 ovenfor. Ordregiver vil herefter forholde sig til de anførte forhold eller uhensigtsmæssigheder. Tilbud med forbehold løber således en betydelig risiko for at blive afvist. Det bemærkes, at det ofte er vanskeligt at prissætte forbehold overfor kontrakten. Såfremt tilbudsgiver vedlægger egne salgs- og leveringsbetingelser, eller andre standardiserede vilkår eller betingelser, uden at henvise hertil i Formular B, vil disse dog ikke blive anset for et forbehold, men derimod blot blive bortfortolket. Tilbudsgiver vil inden tildeling af rammeaftalen blive bedt bekræfte, at de pågældende vilkår ikke finder anvendelse. 15. Tilbuddet Følgende dokumenter skal være inkluderet og/eller underskrevet i tilbudsgivers tilbud, for at tilbuddet opfylder de indholdsmæssige krav: Udfyld og underskriv Formular A (Tro- og loveerklæring) Udfyld og underskriv Bilag Udfyld Formular B, hvis det er relevant 16. Vedståelse Tilbudsgiver skal vedstå sit tilbud i 6 måneder efter tilbudsfristen. 17. Tilbudsgivers omkostninger Samtlige omkostninger i forbindelse med tilbudsgivningen påhviler tilbudsgiver. 18. Ejendomsret til udbudsmaterialet Ordregiver har vedblivende enhver rettighed, herunder ophavsret og ejendomsret, til udbudsmaterialet og oplysninger, der i øvrigt afgives i forbindelse med udbuddet. Modtagne tilbud vil ikke blive returneret. Der ydes ikke vederlag for tilbudsafgivelse. 12