Annoncering af Aarhus Universitets indkøb af IT-system til styring af organisations- og personaledata

Transkript

1 UDBUDSBETINGELSER Oktober 2013 Annoncering af Aarhus Universitets indkøb af IT-system til styring af organisations- og personaledata til Aarhus Universitet, AU IT Aarhus Universitet Indkøb Fuglesangs Allé Aarhus V

2 Indholdsfortegnelse 1. Indledning Ordregiver Det udbudte indkøb Generelle form- og procedurekrav Udelukkelsesgrunde og egnethed Vurdering af konditionsmæssighed Tildelingskriterium Levering Spørgsmål til udbudsmaterialet Mulighed for forhandling Praktiske forhold Tidsplan for udbudsforretningen Oversigt over tilbudsdokumenter Kontraktbilag til udbudsmaterialet: Kontraktbilag 1 - Tilbudsblanketten Kontraktbilag 2 - Kravspecifikation og ydelsesbeskrivelse Kontraktbilag 3 - Serviceaftale Formular A - Tro- og loveerklæring Formular B Henvisning til andres virksomheders formåen Formular C - Konsortieerklæring 1

3 1. Indledning Tilbudsindhentningsbetingelserne gælder for Aarhus Universitets (herefter benævnt Ordregiver ) udbud af Annoncering af Aarhus Universitets indkøb af It-system til styring af organisations- og personaledata offentliggjort på og den 28. oktober Udbuddet er annonceret efter reglerne i lovbekendtgørelse nr af 7. december 2007 om indhentning af tilbud på visse offentlige og offentligt støttede kontrakter (tilbudsloven), afsnit II. Europa-Parlamentets og Rådets direktiv Nr. 2004/18/EF af 31. marts 2004 om samordning af fremgangsmåderne ved indgåelse af offentlige vareindkøbskontrakter, offentlige tjenesteydelseskontrakter og offentlige bygge- og anlægskontrakter (udbudsdirektivet) finder ikke anvendelse i forbindelse med tilbudsindhentningen. 2. Ordregiver Ordregiver under udbudsforretningen er: Aarhus Universitet, AU IT Katrinebjerg 107 DK-8200 Aarhus N Information om Ordregiver kan fås på Kontaktperson Alle henvendelser til Ordregiver forud for tilbudsafgivelsen skal være affattet på dansk og skal rettes pr. til: Aarhus Universitet Indkøbskontoret Att.: Casper Ravn Uldbjerg udbud@au.dk Ved henvendelse fra Tilbudsgiver skal, Annoncering af Aarhus Universitets indkøb af Itsystem til styring af organisations- og personaledata anføres i emnefeltet. 3. Det udbudte indkøb 3.1. Baggrund for og formål med udbuddet Aarhus Universitet (AU) har brug for præcis og detaljeret viden om personers virke på universitetet for at sikre en optimal ressourcedisponering og en effektiv administration af personers adgang til relevante ressourcer, herunder adgang til bygninger og it-systemer. På den baggrund ønsker AU at indhente tilbud på en it-løsning til vedligehold af autoritative grunddata vedrørende organiseringen på AU. Løsningen skal anvendes til at styre, vedligeholde og dokumentere AU s organisationsstruktur (herunder organisationsenheder, projekter, institutioner, mv.) og opgaveportefølje. 2

4 Ligeledes skal løsningen anvendes til at vedligeholde og dokumentere personers relation til AU samt til at styre, vedligeholde og dokumentere enheders og personers funktionsvaretagelse og kontaktdata. Løsningen skal kunne integrere og levere organiseringsdata til AU s øvrige it-systemer, herunder løn-, økonomi-, og HR-systemer. AU s organisation består af mere end organisatoriske enheder og op mod tilknyttede personer årligt Udbudsmateriale Det samlede udbudsmateriale består af følgende dokumenter: I. Udbudsbetingelser II. Aftale af oktober 2013 III. IV. Kontraktbilag til Aftalen: a. Kontraktbilag 1 Tilbudsblanket b. Kontraktbilag 2 Kravspecifikation og Ydelsesbeskrivelse c. Kontraktbilag 3 Serviceaftale (Udarbejdes af Tilbudsgiver) Formular A Tro- og loveerklæring V. Formular B Liste over forbehold VI. VII. Formular C Støtteerklæring Formular D - Konsortieerklæring Udbudsmaterialet samt evt. supplerende dokumenter og meddelelser - offentliggøres på Ordregivers hjemmeside under titlen Indkøb og implementering af IT-system til styring af organisations- og personaledata, hvor der vil være fri, direkte og fuld elektronisk adgang. Tilbudsgiver bør straks kontrollere, at det fulde udbudsmateriale er modtaget og løbende holde sig orienteret om eventuelle supplerende dokumenter og meddelelser, der offentliggøres på Ordregivers hjemmeside. 4. Generelle form- og procedurekrav 4.1. Tilbudsgivers kontaktperson Ordregiver vil sende alle meddelelser under udbudsforretningen til den person, der er angivet som kontaktperson i Kontraktbilag 1 - Tilbudsblanket Tilbudsgivers underskriftberettigede person Tilbudsgiver skal i pkt. 2 i Kontraktbilag 1 Tilbudsblanket udfylde navn på underskriftberettiget person, som skal underskrive en evt. vundet kontrakt. 3

5 Udkast til kontrakten er vedlagt disse udbudsbetingelser. Tilbudsgiver skal ikke udfylde kontrakten. Ordregiver udfylder kontrakten når kontrakten indgås med den Tilbudsgiver som får tildelt ordren Tilbudsfrist Tilbudsfristen er onsdag d. 27. november 2013, klokken Indleveringsadresse Tilbud skal indleveres til følgende adresse: Tilbudsgiver bedes anføre, Annoncering af Aarhus Universitets indkøb af It-system til styring af organisations- og personaledata i emnefeltet. Tilbudsgiver kan efter anmodning få udleveret en kvittering udvisende dato og klokkeslæt for afleveringen. Tilbud skal afleveres i: Én (1) underskrevet og indscannet elektronisk original. Det elektroniske tilbud skal afleveres i MS-Office og/eller PDF format. Ordregiver forbeholder sig retten til at anvende princippet i 12 i bekendtgørelse nr. 712 af 15. juni 2011 om fremgangsmåderne ved indgåelse af offentlige vareindkøbskontrakter, offentlige tjenesteydelseskontrakter og offentlige bygge- og anlægskontrakter (implementeringsbekendtgørelsen) Tilbudspræsentation Så snart Ordregiver har vurderet konditionsmæssigheden af de indkomne tilbud, vil Ordregiver indkalde hver Tilbudsgiver til en tilbudspræsentation/demonstration af tilbudte system. Yderligere beskrivelse af denne tilbudspræsentation findes i pkt nedenfor Sprog Tilbuddet skal afleveres på dansk Evt. teknisk dokumentation på engelsk accepteres. Spørgsmål skal stilles på dansk, og svar vil blive givet på dansk Honorar og omkostninger Tilbudsgiver modtager ikke honorar for udarbejdelse af tilbud. 4

6 Alle omkostninger og eventuelle tab, der kan opstå i forbindelse med udarbejdelsen og indsendelse af tilbud eller andre aktiviteter i den forbindelse, afholdes af tilbudsgiver Ejendomsret til modtagne tilbud Alle dokumenter, som Tilbudsgiver indleverer til Ordregiver, vil blive betragtet som Ordregivers ejendom Vedståelsesfrist Tilbud skal være bindende i tre (3) måneder regnet fra tilbudsfristen. Såfremt tilbudsgiver får meddelelse om, at Ordregiver har identificeret tilbudsgivers tilbud som det tilbud med den laveste pris, er Ordregiver indtil udløbet af vedståelsesfristen berettiget til ved skriftlig meddelelse til tilbudsgivers kontaktperson at forlænge vedståelsesfristen med yderligere tre (3) måneder Ét tilbud Hver tilbudsgiver kan alene afgive ét tilbud. Eventuelt koncernforbundne tilbudsgivere bør i deres tilbud beskrive, hvordan uafhængigheden mellem dem er sikret Alternative tilbud Der kan ikke indleveres alternative tilbud Forbehold Der kan ikke tages forbehold for mindstekrav opstillet i Kontraktbilag 2 Kravspecifikation og ydelsesbeskrivelse. Ordregiver opfordrer Tilbudsgiver til ikke at tage forbehold ved tilbudsafgivelse, men i stedet at stille spørgsmål som beskrevet i afsnit 9 nedenfor. 5. Udelukkelsesgrunde og egnethed 5.1. Tilbudsgivers personlige forhold Af lovbekendtgørelse nr. 336 af 13. maj 1997 om begrænsning af skyldneres muligheder for at deltage i offentlige udbudsforretninger mv., fremgår det, at offentlige ordregivere ved køb af varer og tjenesteydelser skal kræve, at enhver tilbudsgiver afgiver en erklæring på tro og love om, i hvilket omfang tilbudsgiveren har ubetalt, forfalden gæld til det offentlige i form af skatter, afgifter og bidrag til sociale sikringsordninger i henhold til lovgivningen i Danmark eller det land, hvor tilbudsgiveren er etableret. 5

7 Dokumentation Tilbudsgiver skal afgive erklæring på tro og love, som er vedlagt udbudsbetingelserne som Formular A Finansiel og økonomisk formåen Der stilles følgende minimumskrav til Tilbudsgivernes finansielle og økonomiske formåen: 1. Tilbudsgiver skal have en positiv egenkapital i det senest afsluttede regnskabsår. 2. Tilbudsgiver skal have en nettoomsætning på mindst DKK i det senest afsluttede regnskabsår Dokumentation Som dokumentation for tilbudsgivers finansielle og økonomiske formåen skal Tilbudsgiver udfylde afsnit 7 i Kontraktbilag 1 Tilbudsblanket med følgende oplysninger: - Årsrapport(underskrevet af revisor) eller revisorpåtegnet erklæring, indeholdende følgende nøgletal: i) Nettoomsætning og ii) Egenkapital for det senest afsluttede regnskabsår Teknisk og faglig formåen Det har afgørende betydning for Ordregiver, at tilbudsgiveren har den fornødne tekniske og faglige formåen til udførelse af opgaven. Der stilles følgende minimumskrav til Tilbudsgivernes tekniske og faglige formåen: - Tilbudsgiver skal minimum have 1 tilsvarende referencer, som det udbudte, udført i 2011 eller senere. o Ved tilsvarende reference skal forstås: Referencen skal omhandle levering og implementering af det af Tilbudsgiver tilbudte IT-system til styring af organisations- og personaledata Referencen skal være en offentlig myndighed af tilsvarende størrelse målt på antal ansatte samt organisatorisk profil som beskrevet i pkt. 4.1 ovenfor Dokumentation Som dokumentation for tilbudsgivers tekniske og faglige formåen skal Tilbudsgiver udfylde pkt. 8 i Kontraktbilag 1 Tilbudsblanket med følgende oplysninger: 6

8 - Referenceliste med de betydeligste referencer af tilsvarende leverancer, som det udbudte, udført i 2011 eller senere. Tilbudsgiver skal oplyse minimum 1 reference Henvisning til andre virksomheders formåen Hvis Tilbudsgiver til brug for ordregivers egnethedsvurdering vil basere sin finansielle og økonomiske formåen og/eller tekniske og faglige formåen, jf. punkt 5.2 og 5.3 ved at støtte ret på underleverandørers eller andre virksomheders formåen, skal Tilbudsgiver dokumentere, at denne frit kan disponere herover. Som dokumentation vedlægges udfyldt og underskreven Formular B - Støtteerklæring som dokumenterer hvorledes Tilbudsgiver baserer sin finansielle og økonomiske formåen og/eller tekniske og faglige formåen på en underleverandør eller anden virksomhed Konsortium Såfremt Tilbudsgiver er et konsortium, bedes samtlige deltagere udfylde og vedlægge Formular C Konsortieerklæring hvori der skal udpeges en fælles befuldmægtiget, der er bemyndiget til at tegne konsortiet. Oplysningerne under punkt 5.1, 5.2 og 5.3 skal fremsendes for hver enkelt konsortiedeltager. 6. Vurdering af konditionsmæssighed Ordregiver kontrollerer, at tilbuddet er konditionsmæssigt, herunder efter omstændighederne efter anvendelse af princippet i bekendtgørelse nr. 712 af 15. juni 2011 om fremgangsmåderne ved indgåelse af offentlige vareindkøbskontrakter, offentlige tjenesteydelseskontrakter og offentlige bygge- og anlægskontrakter (implementeringsbekendtgørelsen) 12, hvilket vil sige at tilbuddet opfylder følgende punkter: At tilbuddet overholder alle form- og procedurekrav, jf. punkt 4. At tilbuddet ikke indeholder forbehold, jf. punkt 5. At Kontraktbilag 1 - Tilbudsblanket, er korrekt udfyldt og vedlagt. At Kontraktbilag 2 Kravspecifikation og ydelsesbeskrivelse, er korrekt udfyldt og vedlagt. At Formular A - Tro- og loveerklæring, er korrekt udfyldt og vedlagt. At formular B og C er vedlagt hvis relevant, og er korrekt udfyldt. 7. Tildelingskriterium Ordregiver vil ved tildeling af opgaven anvende tildelingskriteriet det økonomisk mest fordelagtige tilbud. 7

9 7.1. Underkriterier Evalueringen vil blive foretaget på grundlag af følgende underkriterier: Underkriterium Procentvis vægtning Pris 30 % Kvalitet af løsningen 50 % Levering 20 % Underkriteriet Pris Tilbudsgiver skal i Kontraktbilag 1 - Tilbudsblanket angive priser for det tilbudte IT-system til styring af organisations- og personaledata samt priser for de efterspurgte tilknyttede ydelser. Priserne skal angives i danske kroner, ekskl. moms. Ordregiver vil på baggrund af de angivne priser, beregne en evalueringspris på baggrund af beskrivelsen i Kontraktbilag 1 Tilbudsblanket afsnit Evalueringen Tilbuddet med den laveste evalueringspris vil blive tildelt 100 point. Alle andre tilbud vil blive evalueret relativt i forhold til den laveste tilbudte evalueringspris, på baggrund af en endnu ikke fastlagt formel. Der kan ikke gives mindre end 0 point Underkriteriet Kvalitet af løsningen Tilbudsgiver skal i Kontraktbilag 2 Kravspecifikation og ydelsesbeskrivelse bekræfte og beskrive opfyldelse af de opstillede mindstekrav og ønsker til IT-systemet. Ordregiver vil i sin evaluering lægge vægt på, at Tilbudsgiver i sin beskrivelse af og evt. tekniske specifikationer, detaljer vedr. funktionalitet el. lign. tydeliggør i hvilken grad Tilbudsgiver opfylder de opstillede ønsker som beskrevet i Kontraktbilag 2. Beskrivelsen af kravene, samt hvilke oplysninger Ordregiver vil lægge vægt på i evalueringen fremgår direkte af Kontraktbilag 2 Kravspecifikation og ydelsesbeskrivelse. 8

10 Evalueringen Ordregiver vil, på baggrund af Tilbudsgivers beskrivelse af opfyldelsen af de i Kontraktbilag 2 opstillede krav og ønsker til IT-systemet tildele point efter en skala gående fra 0 til 100. Tilbud vil således blive vurderet på en skala fra 0 til 100, hvor 0 point gives for det tilbud der kun netop er i stand til at opfylde mindstekravene opstillet i Kontraktbilag 2 men ikke beskriver disse yderligere, hvorimod 100 point gives for det tilbud, der på baggrund af ordregivers forudgående forventninger må anses som et optimalt tilbud, dvs. et tilbud som bekræfter opfyldelse af mindstekravene, opfylder alle ønsker til fulde, samt på en tilfredsstillende og gennemskuelig måde dokumenterer disse med beskrivelser, tekniske specifikationer el. lign. Såfremt et tilbud overopfylder, hvad Ordregiver har forudsat som et optimalt tilbud, vil et sådan tilbud ligeledes blive tildelt 100 point. Der kan ikke gives mindre end 0 point. Konditionsmæssig Tilbudsgivere vil som beskrevet i pkt ovenfor blive indkaldt til en præsentation af tilbuddet samt en demonstration af den tilbudte løsning. Demonstrationen skal finde sted i uge 49. Tilbudsgiver bedes allerede ved afgivelse af tilbud, at reservere tid til en demonstration af sit system. Der afsættes 1 ½ time til demonstrationen af systemet, inkl. opsætning af udstyr. Det står Tilbudsgiver frit at disponere over tiden. Demonstration forventes at indeholde følgende: Præsentation af leverandør Demonstration af løsningen, herunder demonstration af systemets understøttelse af mindstekrav og ønsker opstillet i Kontraktbilag 2. Demonstrationen af den tilbudte løsning indgår i Ordregivers evaluering af underkriteriet kvalitet af løsningen, for så vidt ønskerne der fremgår af Kontraktbilag Underkriteriet Levering Tilbudsgiver skal i Kontraktbilag 2 Kravspecifikation og ydelsesbeskrivelse udfylde tabellen i afsnit 4 med en tidsplan for levering. Tidsplanen bør beskrive hvorledes Tilbudsgiver forventer at opfylde såvel levering samt implementeringen af det tilbudte IT-system. Ordregiver vil i sin evaluering lægge vægt på, at Tilbudsgiver i sin beskrivelse af levering om implementeringsprocessen, redegør for følgende forhold, (listen er ikke udtømmende); Installation i testmiljø Specifikation Konfiguration Migrering af integrationer 9

11 Test(s) fra Ordregiver, herunder forventet ressourceanvendelse af Ordregivers nøglepersoner under hele tidsplanen Testprocedurer og procedurer for fejlfinding Afleveringsforretning Evalueringen Ordregiver vil, på baggrund af Tilbudsgivers beskrivelse af opfyldelsen af de i Kontraktbilag 2 opstillede krav og ønsker til levering tildele point efter en skala gående fra 0 til 100. Tilbud vil således blive vurderet på en skala fra 0 til 100, hvor 0 point gives for det tilbud der kun netop er i stand til at opfylde mindstekravene opstillet i Kontraktbilag 2 men ikke beskriver disse yderligere, hvorimod 100 point gives for det tilbud, der på baggrund af ordregivers forudgående forventninger må anses som et optimalt tilbud, dvs. et tilbud som bekræfter opfyldelse af mindstekravene, opfylder alle ønsker til fulde, dokumenterer disse med en udførlig tidsplan, beskrivelser heraf, el. lign. dokumentation for udførelsen af leveringen. Såfremt et tilbud overopfylder, hvad Ordregiver har forudsat som et optimalt tilbud, vil et sådan tilbud ligeledes blive tildelt 100 point. Der kan ikke gives mindre end 0 point. 8. Levering Leveringsadressen er: Aarhus Universitet, AU IT Katrinebjergvej Aarhus N Levering og implementering skal ske efter den af Tilbudsgiver i Kontraktbilag 2 Kravspecifikation og ydelsesbeskrivelse afsnit 4 angive tidsplan. Tilbudsgiver kan lægge til grund for sin tidsplan, at Ordregiver forventer at kunne stille ressourcer til rådighed for opstart af implementeringen umiddelbart efter kontraktindgåelsen. 9. Spørgsmål til udbudsmaterialet 9.1. Spørgsmål og svar Fristen for spørgsmål til udbudsmaterialet er mandag d. 11. november 2013, klokken Spørgsmål skal sendes pr. til: udbud@au.dk 10

12 Att.: Casper Ravn Uldbjerg Spørgsmålene vil blive besvaret skriftligt, og spørgsmål og svar vil senest fredag den 15. november 2013 blive offentliggjort i anonymiseret form på og på Spørgsmål, der fremsendes efter fristens udløb, vil kun blive besvaret, i det omfang det er muligt. Alle spørgsmål bør henvise til sags-nr og starte med entydig reference til, hvilket eller hvilke afsnit i udbudsmaterialet, spørgsmålet vedrører Yderligere oplysninger Såfremt Ordregiver finder det relevant, vil Ordregiver frem til seks dage før tilbudsfristens udløb offentliggøre yderligere oplysninger til udbudsmaterialet. Det er tilbudsgivers eget ansvar løbende at holde sig orienteret på og Rettelser Såfremt Ordregiver har rettelser til det oprindeligt udsendte udbudsmateriale, vil det tilrettede udbudsmateriale blive gjort tilgængeligt på og Mulighed for forhandling Ordregiver forbeholder sig retten til at forhandle med tilbudsgivere om de afgivne tilbud. Såfremt Ordregiver benytter sig af denne ret, vil forhandling gennemføres med alle konditionsmæssige tilbudsgivere. Ordregiver vil i så fald informere om det nærmere forløb herfor. Ordregiver vil ikke indgå i forhandling før evalueringen som beskrevet ovenfor i afsnit Tilbudsgivere må forvente et tidspresset forhandlingsforløb. Det vil i givet fald blive besluttet om forhandlinger skal være skriftlige eller mundtlige. Ordregiver forbeholder sig retten til at anvende et forhandlingsforløb, hvor tilbudsgiverne udskilles efterhånden. Ordregiver vil, såfremt der iværksættes forhandlinger, oplyse om hvilken forhandlingsprocedure, der anvendes ved indledningen af heraf. 11. Praktiske forhold Åbning af tilbud Tilbud vil først blive åbnet efter udløbet af fristen for afgivelse af tilbud. 11

13 Der er ikke adgang til at overvære åbning af tilbuddene Supplerende oplysninger m.v. Hvis Ordregiver finder behov for præcisering af det afgivne tilbud eller ønsker supplerende oplysninger i relation hertil, vil den enkelte tilbudsgiver blive kontaktet med henblik på at oplyse de supplerende informationer. Ordregiver sørger i den forbindelse for, at principperne om gennemsigtighed og ligebehandling bliver overholdt. Derudover vil Ordregiver have mulighed for at anvende princippet i bekendtgørelse nr. 712 af 15. juni 2011 om fremgangsmåderne ved indgåelse af offentlige vareindkøbskontrakter, offentlige tjenesteydelseskontrakter og offentlige bygge- og anlægskontrakter (implementeringsbekendtgørelsen) Meddelelse af resultatet Alle tilbudsgivere vil samtidig og skriftligt via mail til den i Kontraktbilag 1 - Tilbudsblanket, angivne kontaktperson, blive orienteret om resultatet af udbudsforretningen. Meddelelsen til den vindende tilbudsgiver om, at dennes tilbud er identificeret som det vindende tilbud, er ikke et løfte om at ville indgå en aftale med tilbudsgiveren. Der er ingen aftale eller løfte herom, før Kontraktbilag 3 - Kontrakten, er underskrevet af begge parter. Meddelelse om, at et tilbud ikke er identificeret som det tilbud med laveste pris, udgør ikke et aftaleretligt afslag på tilbuddet. Tilbuddet er bindende, indtil endelig aftale er indgået og underskrevet Aktindsigt Ordregiver er underlagt regler om aktindsigt, blandt andet i henhold til offentlighedsloven. I den udstrækning, tilbudsgiver anser oplysninger i dennes tilbud for særligt konkurrencefølsomme, bedes dette tydeligt markeret i tilbuddet ud for de pågældende oplysninger Tavshedspligt Tilbudsgivere, deres personale, underleverandører og rådgivere skal iagttage ubetinget tavshedspligt med hensyn til enhver oplysning om Ordregiver, der kommer til kendskab ved tilbudsafgivelsen. 12

14 12. Tidsplan for udbudsforretningen Nedenstående tidsplan omfatter udbudsforretningens væsentligste milepæle. DATO MILEPÆL Mandag den 28. oktober 2013 Annoncering offentliggjort på og Mandag den 11. november 2013, klokken Frist for spørgsmål til udbudsmaterialet Fredag den 15. november 2013 Svar på skriftlige spørgsmål Onsdag d. 27. november 2013 kl Frist for modtagelse af tilbud Uge 49 Afholdelse af demonstration af tilbudte løsning. Uge Forventet offentliggørelse af udbuddets vinder og underskrift af kontrakt. 13. Oversigt over tilbudsdokumenter Nedenstående oversigt viser de dokumenter, der bør vedlægges tilbuddet: Kontraktbilag 1 - Tilbudsblanket, skal vedlægges i udfyldt stand, eventuelt vedlagt supplerende materiale Kontraktbilag 2 Kravspecifikation og ydelsesbeskrivelse, skal vedlægges i udfyldt stand Kontraktbilag 3 Serviceaftale(Udarbejdes af Tilbudsgiver) Formular A Tro- og loveerklæring, skal vedlægges i udfyldt stand Hvis relevant Formular B og C, skal vedlægges i udfyldt stand. 13