Dækbranchens Miljøfond Vejledning til digital dækindberetning

Transkript

1 Dækbranchens Miljøfond Vejledning til digital dækindberetning Indhold: Indledning Kom godt i gang side 2 Login side 3 Indsamlingssteder side 4-6 Opret side 4 Redigér side 5 Slet side 6 Eksportér side 6 Afhentninger side 7-8 Opret side 7 Redigér/slet side 8 Indberetning og ansøgning side 9-10 Dataeksport side Ofte stillede spørgsmål side Spørgsmål til denne vejledning, digital indberetning eller tilskudsordningen i øvrigt kan rettes til Dækbranchens Miljøfond Telefon: Telefax: dbfr@dbfr.dk Postadresse: Skagensgade 1, 2630 Taastrup Web: Spørgsmål vedrørende gebyrer på dæk bedes rettet til Skat. Se for detaljer. Der henvises til bekendtgørelse nr. 148 af 16. februar 2009 for detaljer omkring gebyr- og tilskudsordningen til nyttiggørelse af dæk. Der tages forbehold for trykfejl og ændringer i denne vejledning samt i digital indberetning grundet løbende udvikling og optimering. Side 1 af 15 Dækbranchens Miljøfond Vejledning til digital dækindberetning

2 Indledning Kom godt i gang Som ny bruger kommer du let i gang med digital indberetning af dine dækindsamlinger. Følg denne tjek-liste, så er du godt på vej. Log ind med de koder du har modtaget fra Dækbranchens Miljøfond (se side 3). Opret dine indsamlingssteder (se side 4). Indtast dine afhentninger/indsamlinger (se side 7). Efter månedsskift indberettes afhentninger/indsamlinger, og hvis der skal ansøges om tilskud indsendes ansøgning (se side 9). Ved første øjekast ser nye systemer altid uoverskuelige ud, men når du først kommer i gang, vil du se, at det faktisk er ret nemt at indberette dine dækindsamlinger. Side 2 af 15 Dækbranchens Miljøfond Vejledning til digital dækindberetning

3 Login Gå til web-adressen Indtast vknr., brugernavn, password og klik Send. Oplysningerne får du fra Dækbranchens Miljøfond. Du er nu logget ind og er på forsiden. Log ud sker automatisk, hvis systemet ikke bruges i et stykke tid. Du kan også selv logge ud ved at klikke på login (login som anden bruger). Side 3 af 15 Dækbranchens Miljøfond Vejledning til digital dækindberetning

4 Indsamlingssteder Indsamlingssteder er steder/virksomheder hvorfra der leveres eller indsamles dæk. For at oprette eller redigere indsamlingssteder klikkes på 2. Opsamlingssteder på forsiden. Opret nyt opsamlingssted For at oprette et nyt indsamlingssted klikkes på Nyt opsamlingssted. Udfyld felterne og afslut med klik på Ok. Alle felter bør udfyldes, da det senere vil lette søgningen efter et indsamlingssted. Visse felter er obligatorisk at udfylde! Side 4 af 15 Dækbranchens Miljøfond Vejledning til digital dækindberetning

5 Rediger et opsamlingssted For at redigere et allerede oprettet indsamlingssted klikkes på den pågældende linje. Korrigér felterne og afslut med klik på Ok. Alle felter bør udfyldes, da det senere vil lette søgningen efter et indsamlingssted. Visse felter er obligatorisk at udfylde! Side 5 af 15 Dækbranchens Miljøfond Vejledning til digital dækindberetning

6 Slet et opsamlingssted For at slette et allerede oprettet indsamlingssted klikkes på den pågældende linje. Afkryds Slet! og klik Ok. Bemærk at et indsamlingssted ikke kan slettes, såfremt der er indtastet afhentninger på det pågældende sted. Eksportér kundedatabase Ønskes oplysninger om oprettede opsamlingssteder udtrukket som en fil klikkes på Exporter opsamlingssteder. Herefter dannes en xls-fil med alle kundedata samt senest indtastede afhentningsdato. xls-filer kan åbnes i f.eks. Microsoft Excel eller andre regnearksprogrammer. Side 6 af 15 Dækbranchens Miljøfond Vejledning til digital dækindberetning

7 Afhentninger For at oprette eller rette en afhentning (eller modtagelse) klikkes på 1. Afhentninger på forsiden. Opret afhentning For at oprette en ny afhentning (også kaldet registrering) klikkes på Ny registrering eller Ny registrering (søg). Ved Ny registrering springes direkte til selve registreringen. Ved Ny registrering (søg) er der mulighed for at søge i de oprettede indsamlingssteder inden selve registreringen påbegyndes. Det kan i nogle tilfælde lette arbejdet med at finde et indsamlingssted. Udfyld CVR-nummer, navn, telefonnummer eller leverandørnummer og klik Søg. Klik derefter på linjen for det pågældende indsamlingssted. Vælg Leverandør (indsamlingssted) hvis feltet ikke allerede er udfyldt eller er forkert. Indtast indsamlet dækmængde enten i stk. eller kg for hver gruppe (omregning og afrunding sker automatisk). Indtast afhentningsdato som dd-mm-åååå (eks.: ) samt eventuelt egen reference (i feltet Af nr ) og chaufførnavn (i feltet Navn ). Efter endt indtastning klikkes på Ok. Side 7 af 15 Dækbranchens Miljøfond Vejledning til digital dækindberetning

8 Redigér eller slet en afhentning Så længe afhentningen ikke er indberettet til Dækbranchens Miljøfond, kan den stadig rettes/slettes. Klik på den pågældende linje som ønskes rettet/slettet. Foretag de ønskede rettelser og klik Ok. En sletning kan ikke fortrydes! Bemærk at afhentninger ikke kan slettes såfremt de allerede er indberettet. Side 8 af 15 Dækbranchens Miljøfond Vejledning til digital dækindberetning

9 Indberetning og ansøgning Efter månedsudløb foretages indberetning af afhentninger til Dækbranchens Miljøfond. Dette gælder uanset om man blot er indsamler eller også er tilskudsansøger. Vælg 1. Afhentninger på forsiden og derefter Udskriv og send. Det er muligt at lave et prøve-udskrift inden den endelige indberetning foretages. Det giver mulighed for at rette eventuelle fejlindtastninger. Prøve udskrift : Sæt flueben hvis man ønsker at udskrive ansøgning og underbilag uden at afslutte/indberette perioden. Udskriv(/Vis) : Sæt flueben hvis man ikke ønsker at udskrivning automatisk skal starte, men alene vises på skærmen. Underbilag : Sæt flueben for at danne underbilag, som er grundlag for at kunne afslutte/indberette perioden. Når man ønsker at afslutte/indberette en periode, sættes alene flueben i Underbilag hvorefter ansøgninger udskrives, underbilag dannes og perioden afsluttes. Udfyld Måned, År, mængder Solgte Karkasser og Solgt til oparbejdning. Afslut med klik på Udskriv og send. Side 9 af 15 Dækbranchens Miljøfond Vejledning til digital dækindberetning

10 Tilskudsansøgningerne skal udskrives, underskrives og sendes til Dækbranchens Miljøfond. Dette gælder dog kun tilskudsansøgere. Ansøgninger skal være Dækbranchens Miljøfond i hænde senest den 28. i måneden efter levering til oparbejdning har fundet sted. Virksomheder som alene indsamler dæk og ikke ansøger om tilskud, skal ikke udskrive og indsende ansøgninger men blot afslutte/indberette perioden. Indberetningen skal foretages senest den 28. i måneden efter indsamling har fundet sted. Når indberetning er foretaget, kan man ikke længere rette/slette afhentninger! Side 10 af 15 Dækbranchens Miljøfond Vejledning til digital dækindberetning

11 Dataeksport Det er muligt at eksportere afhentningsdata fra systemet. Det gøres ved at vælge 1. Afhentninger på forsiden og dernæst en af de fire eksport-funktioner; Exporter, Exporter alt, Exporter alt(split) eller Års indberetning. Exporter : Her kan der vælges leverandør (afhentningssted), måned, år samt om afhentninger er indberettet til Dækbranchens Miljøfond. Denne funktion kan bruges til hurtigt at se indsamlingsmængden hos en given leverandør. Output: Leverandørnavn og CVR-nummer, afhentningsdato, indsamlet antal dæk fordelt på grupper samt sammentællinger og oparbejdningsmængder. Exporter alt : Her kan der vælges måned, år samt om afhentninger er indberettet til Dækbranchens Miljøfond. Denne funktion er mere detaljeret end Exporter. Output: Leverandørnummer, -navn, -adresse, telefonnummer, CVR-nummer, afhentningsdato, indsamlede mængder i både antal og vægt fordelt på grupper samt sammentællinger og oparbejdningsmængder. Exporter alt(split) : Her kan der vælges måned, år samt om afhentninger er indberettet til Dækbranchens Miljøfond. Denne funktion er den mest detaljerede og indeholder samtlige oplysninger som er indtastet. Output: Leverandørnummer, -navn, -adresse, telefonnummer, CVR-nummer, P-nummer, AF nr., chaufførnavn, journalnummer (identitetsnummer i systemet), afhentningsdato, indsamlede mængder i både antal og vægt fordelt på grupper samt sammentællinger og oparbejdningsmængder. På side 5 kan du se hvordan du eksporterer din kundedatabase (oprettede indsamlingssteder). Alle eksporter sker som xls-filer, som kan åbnes og redigeres i de fleste regnearksprogrammer. Side 11 af 15 Dækbranchens Miljøfond Vejledning til digital dækindberetning

12 Års indberetning : Her vælges år, hvorefter der dannes en csv-fil med årets indsamlinger. Virksomheder der er registreret som Indsamler i Affaldsregistret hos Miljøstyrelsen kan uploade denne filen direkte i Affaldsdatasystemet. Inden upload bør filen åbnes i et regneark-program, eksempelvis Excel, for at tjekke om kolonne V (WasterRecipient, ProductionUnitIdentifier) er korrekt. Denne kolonne indeholder indsamlingsvirksomhedens P-nummer. Virksomheder der er registreret som Indsamler/Modtager skal redigere filen inden upload (redigering kan fx ske i programmet Microsoft Excel): Slet kolonnerne U og V (WasteRecipient). Ret teksten i celle B2 fra CR****ref1 (**** er årstallet) til CARR****ref1. Ret teksten i celle C2 fra Collector til CollectorAndReceiver. Information og support vedr. Affaldsdatasystemet findes på og Side 12 af 15 Dækbranchens Miljøfond Vejledning til digital dækindberetning

13 Ofte stillede spørgsmål Sp: Kan der oprettes flere brugere i samme virksomhed? Sv: Hvis der i samme indsamlingsvirksomhed er flere som skal kunne benytte Digital indberetning, kan det sagtens lade sig gøre. Kontakt Dækbranchens Miljøfond med oplysning om person(er) som skal oprettes. Sp: Hvad betyder en stjerne ved en afhentning? Sv: En stjerne viser, at der er uoverensstemmelse mellem antal og vægt på den pågældende indsamling. Dette kan undgås ved at indtaste antal og lade systemet beregne vægten ud fra den fastsatte gennemsnitsvægt. Sp: Hvad gør jeg, hvis jeg opdager en fejlindtastning efter jeg har indberettet? Sv: Når først indsamlingen er indberettet, er det kun Dækbranchens Miljøfond som kan foretage rettelser. Kontakt derfor fonden. Sp: Hvordan kan jeg sende ansøgninger til Dækbranchens Miljøfond? Sv: Efter ansøgninger er udskrevet og underskrevet skal de sendes til Dækbranchens Miljøfond. Dette kan ske med post, på fax eller via . Sp: Hvornår skal ansøgninger være indsendt til Dækbranchens Miljøfond? Sv: I henhold til bekendtgørelse nr. 148 skal ansøgninger være Dækbranchens Miljøfond i hænde senest 4 uger efter udløbet af den måned hvor levering til oparbejdning har fundet sted. Sp: Hvad bruges Af nr til? Sv: Feltet Af nr kan benyttes til egen reference, fx bilagsnummer på indsamlingskvitteringer. Side 13 af 15 Dækbranchens Miljøfond Vejledning til digital dækindberetning

14 Sp: Hvad bruges underbilag til? Sv: Underbilag er detaljerede lister over indsamlinger. Disse bilag anvendes af Dækbranchens Miljøfond og kan efter ønske udskrives af indsamlingsvirksomheden. Sp: Hvorfor stemmer omregning mellem antal og vægt ikke overens? Sv: I digital indberetning opereres med nogle gennemsnitlige vægte på de forskellige dæktyper. På grund af afrunding ved omregning kan der forekomme mindre unøjagtigheder især for dæk med store dimensioner. Sp: Et indsamlingssted ønsker at vide hvor mange dæk der indsamlet. Hvad gør jeg? Sv: Vælg 1. Afhentninger og derefter Exporter. Nu kan den ønskede leverandør vælges, og de indtastede indsamlinger vises i et regneark. Sp: Jeg har glemt mit vknr, brugernavn eller password. Hvad gør jeg? Sv: Kontakt Dækbranchens Miljøfond. Sp: Mine afhentninger er registreret i et andet it-system. Kan jeg importere data til digital indberetning? Sv: Pt. er det kun muligt at foretage manuelle indtastninger i digital indberetning, men der arbejdes på en import-funktion, så data fra andre it-systemer kan uploades. Sp: Hvad gør jeg, når der er indsamlet dæk som (endnu) ikke er leveret til oparbejdning? Sv: Alle dæk som indsamles skal indberettes, uanset om de med det samme leveres til oparbejdning eller ej. Det vil sige, at indsamlingerne indtastes i systemet og data indberettes, uden dog at ansøgninger sendes til Dækbranchens Miljøfond. Sp: De samme data som jeg indtaster i digital indberetning skal også sendes til Affaldsdatasystemet hos Miljøstyrelsen. Kan det gøres på en nem måde? Sv: De data som er indtastet i digital indberetning kan eksporteres i en csv-fil som kan bruges til indberetning af affaldsdata i Affaldsdatasystemet. Læs mere i afsnittet Dataeksport i denne vejledning. Side 14 af 15 Dækbranchens Miljøfond Vejledning til digital dækindberetning

15 Sp: Når jeg opretter en ny afhentning eller opsamlingssted, får jeg en fejlmeddelelse. Hvad er der galt? Eksempel: Sv: Fejlen kan skyldes, at du i indtastningen bruger en apostrof eller et andet specialtegn. Slet specialtegn i indtastningen og forsøg igen. Side 15 af 15 Dækbranchens Miljøfond Vejledning til digital dækindberetning