Udbud af skilteløsning til Amager Ressourcecenters genbrugspladser UDBUDSBETINGELSER

Transkript

1 Udbud af skilteløsning til Amager Ressourcecenters genbrugspladser UDBUDSBETINGELSER

2 Indhold 1 Indledning Udbudsmaterialet Generelle procedure- og formkrav for tilbudsafgivelse Tilbudsgivers forbehold Indhentning af supplerende oplysninger Kontakt mellem tilbudsgiver og ARC i udbudsfasen Vedståelsesfrist for tilbud Aftalegrundlag Udfyldelse af ESPD en, herunder krav til udelukkelse og egnethed Tildelingskriterier Evalueringsmetode Tidsplan for udbuddet Meddelelse om resultat Side 2 af 11

3 1 Indledning 1.1 Generelt Nærværende udbud omhandler levering af skilteløsning til Amager Ressourcecenters genbrugspladser. Opgaven udbydes som et offentligt udbud i henhold til Udbudsloven, lov nr af 15. december 2015, der gennemfører Europa-Parlamentets og Rådets direktiv 2014/24/EU af 26. februar 2014 om offentlige udbud. Udbuddet er annonceret ved bekendtgørelse nr. 2016/S på Tenders electronic daily (TED). 1.2 Den udbudte opgave Den udbudte opgave omfatter hovedleverance af skilteløsning til min. 7 af Amager Ressourcecenters genbrugspladser med levering af ca. 116 flade skilte af forskellig størrelse, ca. 188 trekantede skilte og ca. 258 fodbeslag til container/rækværk. Hovedleverancen skal ske som en kontinuerlig udrulning af skilteløsningen på ARCs genbrugspladser. Levering foregår over en periode på ca. 4 måneder med forventet opstart på levering august Herefter skal der løbende ske leverancer efter behov i forbindelse med fx reparation/udskiftning af skilte samt i forbindelse med ARCs udvikling af nye fraktioner. Aftalens omfang er produktion, levering, montering samt reparation af skilteløsning til ARCs genbrugspladser, svarende til pt. min. 7 genbrugspladser. Skilteløsningen indebærer følgende, men er ikke begrænset til: Fraktionsskilte monteret på container Fraktionsskilte monteret på rækværk (fx ved nedsænkede containere) Fraktionsskilte ophængt på bygninger eller andre flader Fraktionsskilt ophængt på lille indsamlingscontainer Beslag til montering af skilte på container, rækværk mm. Folie til fraktionsskiltene Skilteløsningen er nærmere beskrevet i dokumentet Kravspecifikation. Kontrakten udbydes som én samlet kontrakt, hvor der indgås kontrakt med én tilbudsgiver. ARC har valgt ikke at opdele opgaven i delkontrakter, jf. udbudslovens 49, da det af hensyn til ARCs administration af opgaven er mest hensigtsmæssigt, at skilteløsningen leveres af én og samme leverandør. 1.3 Kontraktperiode Kontrakten har en løbetid på 24 måneder fra datoen for indgåelsen af kontrakten. ARC har mulighed for at forlænge kontrakten i 2x12 måneder. En eventuel forlængelse af kontrakten sker på uændrede vilkår. 1.4 Option ARC har option på: Levering af skilteløsning til Vasbygade genbrugsstation Levering af skilteløsning til Sydhavnen genbrugsstation Serviceaftale for årlig gennemgang af skilteløsning Optionsmulighederne er nærmere beskrevet i pkt. 7 i kravspecifikationen. Side 3 af 11

4 1.5 Ordregivende myndighed Ordregivende myndighed er: I/S Amager Ressourcecenter Kraftværksvej København S Herefter kaldet ARC. Kontaktperson: Projektleder Stine Ørbæk Møgelberg stm@a-r-c.dk 2 Udbudsmaterialet 2.1 Indhold Det samlede udbudsmateriale består af følgende dokumenter: Nærværende udbudsbetingelser Kravspecifikation Udkast til kontrakt Tilbudsliste Det fælleseuropæiske udbudsdokument (herefter kaldet ESPD) Bilag 1: ARCs CSR-leverandørklausul (Code of Conduct) Bilag 2: ARCs CSR Selvevalueringsskema Bilag 3: ARCs følgebrev til CSR-leverandørklausul og selvevalueringsskema Bilag 4: ARC (Genbrug) almindelige indkøbsbetingelser Bilag 5: Adresser over genbrugspladser Bilag 6: Skabelon til anfordringsgaranti Bilag 7: Udbudsbekendtgørelsen Bilag 8: Tegningsoversigt og tegninger Bilag 9 Tilbudsskabelon I udbudsmaterialet indgår desuden eventuelle spørgsmål og svar, samt eventuelle rettelsesblade, som løbende vil blive offentliggjort på hjemmesiden angivet i pkt Alle ydelser beskrevet i udbudsmaterialet, skal være indeholdt i tilbudsgivers tilbud. 2.2 Rekvirering af udbudsmaterialet Udbudsmaterialet er offentligt tilgængeligt på hjemmesiden Tilkendegivelse af interesse ARC opfordrer til, at alle potentielle tilbudsgivere, der downloader udbudsmaterialet, sender en med oplysning herom til kontaktpersonen angivet ovenfor i pkt I det omfang, at der kommer supplerende materiale, vil de tilbudsgivere, der har givet sig til kende, modtage en med oplysninger om, at der er supplerende materiale tilgængeligt på hjemmesiden. ARC gør opmærksom på, at det er tilbudsgivers eget ansvar, at gøre sig bekendt med alt materiale, der er lagt frem på hjemmesiden frem til 6 dage før tilbudsfristen. Side 4 af 11

5 3 Generelle procedure- og formkrav for tilbudsafgivelse 3.1 Afgivelse af tilbud Hver tilbudsgiver kan afgive ét tilbud. Der kan ikke afgives alternative tilbud. 3.2 Tilbuddets indhold Tilbud skal indeholde følgende hovedelementer: En udfyldt tilbudsskabelon Tilbudsskabelonen skal indeholde oplysninger om tilbudsgiver samt kontaktperson. Tilbudsgiver skal angive den samlede vægt af trekantskiltet samt beregning for skiltets vægt. Tilbudsgiver skal desuden beskrive overholdelse af krav jf. Kravspecifikationen (materialevalg og garanti). Tilbudsgiver skal endvidere klart og tydeligt angive, hvis der er taget forbehold i tilbuddet. ARC henviser i den forbindelse til punkt 4 og gør samtidig tilbudsgiver opmærksom på, at ethvert forbehold kan berettige eller forpligte ARC til at afvise tilbuddet. En udfyldt ESPD Som dokumentation for at tilbudsgiver ikke er omfattet af nogle af udelukkelsesgrundende samt for opfyldelse af minimumskravene til egnethed, skal tilbudsgiver udfylde og vedlægge udfyldt ESPD til tilbuddet. Se i øvrigt punkt 9, hvoraf det fremgår, hvilke dele af ESPD en tilbudsgiver skal udfylde. En fuldstændig udfyldt tilbudsliste ARC gør opmærksom på, at der er flere faneblade, hvoraf det første er en kort vejledning til udfyldelse af tilbudslisten. Udfyldte dokumenter vedr. ARCs leverandørklausul (Code of Conduct) samt selvevalueringsskema 3.3 Aflevering af tilbud Tilbud skal afleveres skriftligt i ét underskrevet originaleksemplar samt på USB stik til: I/S Amager Ressourcecenter Kraftværksvej København S Att.: Stine Ørbæk Møgelberg Tilbud skal afleveres i en lukket kuvert mærket Tilbud på skilteløsning til ARCs genbrugspladser. MÅ IKKE ÅBNES I POSTEN. Tilbudsgivers navn og adresse skal fremgå af kuverten. Der gives kvittering, når tilbuddet modtages ved personlig aflevering. Ved andre fremsendelsesmetoder, påhviler det tilbudsgiver selv at sikre sig dokumentation for aflevering af tilbuddet. 3.4 Tilbudsfrist Tilbud skal være ARC i hænde senest: Onsdag den kl Side 5 af 11

6 Tilbud, der ikke er modtaget inden for den fastsatte frist, vil ikke blive taget i betragtning. 3.5 Sprog Det samlede tilbud skal være udarbejdet på dansk. Bilagsmateriale af generel karakter kan dog være udarbejdet på svensk, norsk eller engelsk. Ved materiale af generel karakter forstås produktblade, varekataloger, generelle tekniske specifikationer og lign. ARC kan anmode tilbudsgiver om oversættelse af bilagsmateriale til dansk. Oversættelsen sker i givet fald for tilbudsgivers regning. Mål- og vægtbetegnelser ønskes oplyst på dansk og anses for at være danske, medmindre andet udtrykkeligt fremgår. 3.6 Priser Alle priser angivet i tilbudslisten skal anføres i danske kroner (DKK) ekskl. moms, men inkl. alle øvrige skatter og afgifter. 3.7 Åbning af de indkomne tilbud Der vil ikke være adgang for tilbudsgiver til at overvære åbningen af de indkomne tilbud. 3.8 Ejendomsret Udbudsmaterialet med tilhørende bilag og de informationer, der findes heri, er ARCs ejendom. Det må ikke kopieres og/eller bruges i andre sammenhænge uden forudgående skriftlig tilladelse fra ARC. Tilbudsmaterialet med tilhørende bilag betragtes ligeledes som ARCs ejendom og vil ikke bliver returneret eller udleveret til tilbudsgiver, dog gælder dette ikke evt. vareprøver. Ønsker tilbudsgiver evt. fremsendte vareprøver retur, pålægger det tilbudsgiver selv at afhente disse for egen regning. 3.9 Tilbudsgivers omkostninger Der ydes ikke godtgørelse for tilbudsgivers omkostninger ved udarbejdelse eller afgivelse af tilbud Tavshedspligt og offentlighed I henhold til offentlighedsloven og forvaltningsloven, kan udbuddet blive genstand for aktindsigt. Tilbudsgiver skal derfor tydeligt markere eventuelle oplysninger i tilbuddet, som tilbudsgiver anser for værende særligt konkurrencefølsomme. I den udstrækning lovgivningen tillader det vil ARC bestræbe sig på, at oplysningerne ikke videregives til tredjepart. ARC er dog til enhver tid berettiget til at anvende oplysninger i den udstrækning, hvor dette er berettiget varetagelse af ARCs interesser under en retseller klagesag med tilknytning til udbuddet. 4 Tilbudsgivers forbehold Tilbudsgiver opfordres til ikke at tage forbehold, da forbehold indebærer en betydelig risiko for, at tilbuddet ikke vil blive taget i betragtning. ARC er berettiget til at afvise tilbud, der indeholder forbehold. ARC er forpligtet til at afvise ethvert tilbud, der indeholder forbehold for grundlæggende elementer eller andre forbehold, der ikke af ARC kan prissættes med den fornødne sikkerhed. Side 6 af 11

7 Er der vilkår i udbudsmaterialet som tilbudsgiver anser for uhensigtsmæssige, opfordres tilbudsgiver til at stille spørgsmål hertil, fremfor at tage forbehold. ARC vil herefter tage stilling til, om der skal foretages ændringer i udbudsmaterialet. Øvrige forbehold over for udbudsmaterialet skal anføres tydeligt i tilbuddet med reference til det sted i udbudsmaterialet forbeholdet vedrører, og det bedes begrundet. Såfremt Tilbudsgiver vedlægger egne salgs- og leveringsbetingelser vil disse ikke blive betragtet som en del af tilbuddet og vil ikke indgå i evalueringen af tilbuddet eller i aftalegrundlaget. 5 Indhentning af supplerende oplysninger Hvis et tilbud ikke er vedlagt de krævede formularer, bilag mm. forbeholder ARC sig ret til at indhente supplerende oplysninger og dokumentation indenfor rammerne af Udbudsloven 159, stk. 5. ARC vil efter omstændighederne kunne være forpligtet til at afvise et tilbud, der ikke er vedlagt de krævede oplysninger. Det er derfor vigtigt, at tilbudsgiver sikrer sig, at samtlige oplysninger, der skal medsendes, vedlægges tilbuddet. 6 Kontakt mellem tilbudsgiver og ARC i udbudsfasen 6.1 Besigtigelse Skilteløsning, svarende til den nuværende skilteløsning, er monteret på Kirstinehøj Genbrugsplads. Skilteløsningen er desuden vist på de vedlagte tegninger, Bilag 8. Der vil være mulighed for besigtigelse af skilteløsningen på Kirstinehøj Genbrugsplads. ARC indstiller til, at der ikke sker besigtigelse uden aftale herom forud for besigtigelsen. Interesserede, der ønsker at besigtige skilteløsningen, kan kontakte Stine Ørbæk Møgelberg på mail stm@a-r-c.dk for at aftale et tidspunkt for besigtigelse. 6.2 Spørgsmål og svar Tilbudsgiver opfordres til at søge eventuelle uklarheder og usikkerheder afklaret ved at stille spørgsmål til udbudsmaterialet. Alle henvendelser skal ske skriftligt via med emnet Spørgsmål til udbud af skilteløsning Spørgsmål sendes til: Stine Ørbæk Møgelberg stm@a-r-c.dk Spørgsmålet modtaget senest den , kan påregnes besvaret senest den Spørgsmål modtaget efter den , vil blive besvaret i det omfang, dette kan lade sig gøre senest 6 dage før tilbudsfristen. Fremsendte spørgsmål vil blive besvaret i anonymiseret form og offentliggjort på hjemmesiden angivet i pkt Eventuelle rettelser eller tilføjelser til udbudsmaterialet, vil ligeledes blive gjort tilgængelig på hjemmesiden i form af rettelsesblade. Side 7 af 11

8 Samtidig vil der blive udsendt orientering om dette pr. til de tilbudsgivere, der har givet sig tilkende i overensstemmelse med punkt 2.3. Eventuelle rettelsesblade vil indgå som en del af det samlede udbudsmateriale, jf. pkt Vedståelsesfrist for tilbud Tilbuddet skal være gældende i 6 måneder fra tilbudsfristen. 8 Aftalegrundlag Aftale om levering af den tilbudte skilteløsning indgås på grundlag af det i udbuddet vedlagte kontraktudkast samt tilhørende bilag. 9 Udfyldelse af ESPD en, herunder krav til udelukkelse og egnethed 9.1 Generelt Tilbudsgiver er i henhold til udbudslovens 148 forpligtet til at udfylde ESPD en og vedlægge denne til tilbuddet. ESPD en er et foreløbigt bevis for, at tilbudsgiver ikke er udelukket samt at tilbudsgiver opfylder de fastsatte krav til egnethed. ESPD en skal udfyldes elektronisk af tilbudsgiver i forbindelse med afgivelse af tilbud. ARC henviser til Konkurrence- og Forbrugerstyrelsens vejledning til udfyldelse af den elektroniske ESPD. ARC gør for en god ordens skyld opmærksom på, at vejledningen ikke er en del af udbudsmaterialet. ARC påtager sig ikke ansvar for indhold og eventuelle fejl i vejledningen. 9.2 Oplysninger om tilbudsgiver Tilbudsgiver skal udfylde Del II, A-D i ESPD en vedrørende oplysninger om tilbudsgiver Underleverandører I det omfang tilbudsgiver baserer sig på andre enheders kapacitet, skal det oplyses i Del II B i ESPD en. Hvis der svares ja, gør ARC opmærksom på, at underleverandøren skal vedlægge en særskilt ESPD med alle oplysninger ARC anmoder om. 9.3 Udelukkelsesgrunde og egnethed ARC har i punkt til angivet de udelukkelsesgrunde og minimumskrav til tilbudsgivers egnethed mm, som finder anvendelse. Tilbud der ikke indeholder de efterspurgte oplysninger, kan ARC afvise som ukonditionsmæssige. Alternativt kan ARC vælge at indhente supplerende oplysninger i henhold til Udbudslovens 159, stk. 5. Såfremt tilbuddet viser, at tilbudsgiver er omfattet af en eller flere udelukkelsesgrunde eller ikke opfylder minimumskravene til egnethed, vil tilbuddet ikke komme i betragtning Udelukkelsesgrunde (ESPD del III) Alle de i udbudslovens 135, stk. 1-3, 136 og 137, stk. 1, nr. 1-6 anførte udelukkelsesgrunde finder anvendelse, og ansøger skal oplyse om virksomheden er omfattet af en eller flere af udelukkelsesgrundene. Side 8 af 11

9 Ansøger skal i den forbindelse anvende og udfylde følgende dele af ESPD en: Del III A Del III B Del III C Da der ikke er fastsat andre nationale udelukkelsesgrunde i udbudsloven, skal ESPD en Del III D ikke udfyldes af tilbudsgiver. ARC gør opmærksom på, at der forskel i ordlyden af udelukkelsesgrundene mellem udbudsdirektivet og udbudsloven, men at det er udbudslovens bestemmelser om udelukkelse, der finder anvendelse. Dette kan dog medføre, at der er forskel på ordlyden i ESPD en og bestemmelserne i udbudsloven, da ESPD en er opbygget efter udbudsdirektivet Økonomisk og finansiel kapacitet Det er et mindstekrav, at: Tilbudsgiver har haft en positiv egenkapital det seneste år Tilbudsgiver har en gældende erhvervsansvarsforsikring Tilbudsgiver skal oplyse sin egenkapital ved at udfylde ESPD en Del IV B, stk. 4 og sin erhvervsansvarsforsikring ved at udfylde ESPD en Del IV, stk Teknisk og faglig kapacitet ARC ønsker sikkerhed for, at den tilbudsgiver som kontrakten indgås med, har tilstrækkelig teknisk kapacitet og erfaring til at udføre opgaven fuldt forsvarligt i alle henseender allerede fra kontraktstart. Det er derfor et mindstekrav, at: Tilbudsgiver har mindst 1 relevant reference inden for de seneste 3 år Tilbudsgiver skal oplyse sine referencer ved at udfylde ESPD en Del IV C, stk. 1b. ARC gør opmærksom på, at der som minimum skal angives 1 relevant reference og maksimalt 5. ARC forbeholder sig ret til at kontakte de i ESPD en anførte referencer med henblik på bekræftelse af oplysningerne. 9.4 Konsortier Afgives tilbud af en sammenslutning af tilbudsgivere, fx som et konsortium, skal de krævede oplysninger under pkt. 9 afgives for hver deltager i konsortiet. 9.5 Udvælgelseskriterier Tilbudsgiver skal udfylde Del IV i ESPD en. 9.6 Afsluttende erklæring Tilbudsgiver skal udfylde Del VI i ESPD en, som er en bekræftelse på, at tilbudsgiver har afgivet nøjagtige og korrekte oplysninger. 9.7 Udfyldelse af den elektroniske ESPD ESPD dokumentet kan ikke åbnes som et egentligt dokument. På ARCs hjemmeside gemmes dokumentet ved at højreklikke og vælge gem destination som. Her fra gemmes dokumentet som en xml-fil, der efterfølgende kan importeres til udfyldelse, som angivet nedenfor. Side 9 af 11

10 Ved selve udfyldelsen af ESPD en åbnes følgende sti: Først vælges Jeg er en økonomisk aktør Dernæst vælges Importere ESPD Herefter uploades ARCs udfyldte ESPD ved at vælge Gennemse under Upload document og vælge den xml-fil, som ARC har vedlagt udbudsmaterialet. Når der herefter klikkes på Næste, åbner den af ARC udfyldte ESPD og ESPD en udfyldes for de af ARC angivne punkter. Når ESPD en er udfyldt, kan den enten afleveres elektronisk ved at eksportere og gemme den udfyldte xml-fil eller den kan printes og vedlægges tilbuddet. Ved afgivelse af tilbud anbefales det, at vedlægge en printet version af den udfyldte ESPD samt den elektroniske xml-fil. 9.8 Endelig dokumentation Det er en forudsætning for indgåelse af kontrakt, at den vindende tilbudsgiver fremlægger faktisk dokumentation for overholdelse af de af ARC opstillede mindstekrav til egnethed. Som endelig dokumentation skal tilbudsgiver fremsende følgende dokumentation inden for den af ARC nærmere angivne frist: Dokumentation for mindstekravene til økonomisk og finansiel formåen: Fremlæggelse af seneste årsregnskab samt kopi af forsikringscertifikat. Dokumentation for mindstekravet til teknisk og faglig formåen: En liste over de betydeligste leveringer af varer, der er udført inden for de seneste 3 år, jf. udbudslovens 155, nr. 2. Som endelig dokumentation for, at der ikke er grundlag for at udelukke tilbudsgiver, gør ARC opmærksom på, at ARC er forpligtet til at acceptere en af de former for dokumentation, der fremgår af udbudsloven 153. For virksomheder, der er hjemmehørende i Danmark, kan denne dokumentation fx ske i form af indsendelse af serviceattest, som Erhvervsstyrelsen udsteder efter anmodning. Serviceattesten skal være udstedt efter den 1. januar Tildelingskriterier Tildeling af kontrakten vil ske på grundlag af tildelingskriteriet Pris, jf. udbudslovens 162, stk. 1, nr Evalueringsmetode På baggrund af de anførte priser i tilbudslisten udregnes en samlet evalueringspris. Kontrakten vil herefter blive tildelt til den tilbudsgiver, der har afgivet den laveste evalueringspris. Evalueringsprisen opgøres som en samlet sum af følgende delpriser fra fanen Samlet tilbudspris i tilbudslisten: Total Hovedleverance for 7 pladser samt udskiftning på Kirstinehøj Genbrugsstation. Sum ved udnyttelse af option 1 og option 2 Sum ved udnyttelse af option 3. Yderligere omkostninger: o Total Delleverancer op til 8 skilte o Total Delleverancer for 9 eller flere skilte o Total - Øvrige skilte o Total - Folie til alle skilte inkl. montering o Total Øvrige priser Tilbudsgiver skal anvende og udfylde den vedlagte tilbudsliste. Side 10 af 11

11 12 Tidsplan for udbuddet Udbuddet gennemføres efter nedenstående vejledende tidsplan: Dato Begivenhed 27. juni 2016 Frist for ARCs modtagelse af spørgsmål til udbudsmaterialet. Spørgsmål efter denne frist vil blive besvaret i det omfang, at ARC kan nå det inden 6 dage før udløbet af fristen for afgivelse af tilbuddet. 6. juli 2016 kl Frist for modtagelse af tilbud Forventet uge 27 Forventet uge 29 Uge 32 ARC evaluering af tilbuddene Meddelelse om tildelingsbeslutning og ikrafttrædelse af standstill-perioden på 10 dage Forventet kontraktopstart og igangsætning af første hovedleverance 13 Meddelelse om resultat Alle tilbudsgivere vil samtidig få direkte besked om hvilken tilbudsgiver, ARC har til hensigt at indgå kontrakt med. Meddelelse til den vindende tilbudsgiver om, at dennes tilbud er identificeret som det vindende tilbud, er ikke et løfte om at ville indgå kontrakt med tilbudsgiveren. Indgåelse af kontrakt vil tidligst ske efter udløbet af standstill-perioden på 10 kalenderdage, regnet fra dagen efter den dag, hvor ARC skriftligt pr. har underrettet alle tilbudsgiverne om tildelingsbeslutningen. Meddelelse om resultatet af udbudsforretningen vil blive offentliggjort i EU-tidende i overensstemmelse med de herom gældende regler. Side 11 af 11