Hvis lejeren vælger at kontakte en håndværker. altid lejeren, der skal betale for det udførte arbejde.

Transkript

1 Julen nærmer sig. Julen nærmer sig med hastige skridt, og julefreden sænker sig over Dan-Ejendomme as. I år holder vi juleferie fra den 24. december 2003 til den 4. januar 2004 begge dage inklusive. Beredskab i julen I forbindelse med juleferien skal den enkelte varmemester ligesom sidste år sørge for bemanding af ejendomskontoret, nødvendig renovation og beredskab omkring glatføre og snerydning. Hvis du har spørgsmål, er du velkommen til at kontakte din projektleder. Sikkerhedspartner SP-aftalen Ved akutte skader i juleferien henviser vi til SikkerhedsPartner på telefon SikkerhedsPartner er i besiddelse af en nødplan tilpasset den enkelte ejendom. Denne nødplan indeholder blandt andet oplysninger om ejendommens faste håndværkere, vagttelefonnumre til VVS og elinstallatøren, elevatorfirma, låsesmed, oplysninger om evt. Falck-abonnement mv. Derudover er der oplysninger om ejendommens forsikringsselskab og i øvrigt oplysninger om evt. specielle forhold på ejendommen. (Husk - hvis du ændrer på dine leverandører på ejendommen - så skal forholdsordren også revideres! Tal med din projektleder eller Hanne Kristensen, tlf , hvis du er i tvivl!) Det er aftalt, at SikkerhedsPartner ved akutte skader rekvirerer ejendommens håndværkere eller Skadesservice Danmark - men ved ikke akutte skader er det aftalt, at SikkerhedesPartner ikke rekvirerer håndværkere eller lignende - men alene oplyser lejeren om telefonnumre i henhold til forholdsordren, samt henviser til at kontakte viceværten i dennes kontortid. (SikkerhedsPartner oplyser ikke viceværtens mobiltelefonnummer.) Vand fra overboen. Vindue der er blæst ud og faldet ned. Stormskader på tag. Stillads der er væltet eller er ved at vælte. Istapper der udgør fare (risiko for at styrte ned). Hvis lejeren vælger at kontakte en håndværker eller leverandør, er det som udgangspunkt altid lejeren, der skal betale for det udførte arbejde. Det er samtidigt aftalt, at hvis det er ældre eller svagelige mennesker, der henvender sig, må SikkerhedsPartner tage bestik af situationen og evt. hjælpe med at kontakte en håndværker eller lignende. Ved opkald fra ejendomme, der ikke er omfattet af SP-aftalen, ydes ingen hjælp - men der henvises alene til ejendommens varmemester og til evt. opslag i opgangen eller ved varmemesterens kontor. Husk derfor at ajourføre dette opslag. Projektlederne har etableret en vagtordning, så det er muligt at få kontakt med en projektleder i juleferien. Planen over vagterne er vedlagt Den Blå Tråd og skal kun bruges som orientering til dig. Samtidig har SikkerhedsPartner fået udleveret planen, så de ved, hvem de skal kontakte, hvis der opstår problemer på ejendommen. God jul og godt nytår Det var de praktiske informationer omkring beredskabet i julen. Vi vil gerne benytte lejligheden til at ønske dig og din familie en rigtig glædelig jul og et godt nytår. Tak for jeres indsats i det år, der snart er gået vi ser frem til et fortsat godt samarbejde i afdelingschef Erik W. Bundesen Akutte skader er fx.: Vand i ejendommen fra et sprunget/ stoppet rør. Den Blå Tråd nr. 9/ Dan-Ejendomme as

2 VIGTIGT: Aflevering af lønbilag for december De fleste har sikkert allerede bemærket det. Kravlenisser i stormagasinerne, duften af gran i gaderne og risengrøden på taget ja kort sagt julen er på vej. På grund af juleferien og regnskabsafslutning skal vi have modtaget alle timesedler, kørselsgodtgørelser og lignende senest fredag den 12. december. koncernregnskabschef Åse Jeppesen Du skal også være opmærksom på, at alle regninger for dette år skal sendes ind til Dan-Ejendomme as så hurtigt som muligt, så de kan komme med i dette års regnskab. koncernregnskabschef Åse Jeppesen Varmemesterseminar 2003 Dette nummer af Den Blå Tråd kommer naturligvis også til at handle om varmemesterseminaret. Vi vil gerne sige tak for den gode stemning og det talrige fremmøde, der prægede årets seminar. Vi har fået mange positive tilkendegivelser omkring arrangementet, og vi vil naturligvis arbejde videre med de input, vi fik på årets seminar. For de, der ikke kunne være til stede, vil vi lave et resume af de vigtigste emner, og vi vil forsøge at afklare nogle af de punkter, der ikke blev besvaret på seminaret. Det første punkt på dagsorden var Psykisk syge i boligområdet råb fra altanen. Her fik vi besøg af Bo Kristian Nielsen fra Psyc- Info Århus. Bo Kristian arbejder dagligt med problemerne og deltager i det akutte beredskab omkring psykisk syge i boligområderne i Århus Amt. Bo Kristian indledte med at orientere om, at det på landsplan er besluttet, at sindslidende i størst muligt omfang skal ud af hospitalerne og dermed ud i boligområderne. Det viser sig, at lokalpsykiatrien i mange områder har været for langsomme med at tilbyde den rette hjælp. Det betyder, at varmemesteren/viceværten i mange tilfælde er den, der i det daglige kommer tættest på den psykisk syge lejer, og derfor måske også er den første, der registrerer, hvis der er problemer. Eksempler på de typiske problemer med psykisk syge lejere: Larm, som ikke er mulig at bringe til ophør det kan være betinget af angst eller psykotiske oplevelser. Umådeholdne klager til varmemesteren, til politiet eller til andre myndighedspersoner. Ihærdigt kontaktsøgende. Det er ikke muligt at få adgang til lejemålet eller få kontakt med lejeren. Lejeren ønsker at få varmemesteren til at løse helt uløselige problemer. Lejeren lukker sig fuldstændigt inde i sig selv og har ingen kontakt med omverdenen. Misbrugsforhold alkohol, narko m.m. Hvad kan du gøre? Bo Kristian Nielsens forslag går på, at vi på alle ejendommene bør have en viden om, hvordan varmemestren i pågældende lokalområde kan håndtere problemer af nævnte karakter. På hver ejendom bør der være en handlingsplan for, hvorledes varmemesteren skal håndtere situationer, der ligner ovenstående, herunder hvilke tilbud der er i områderne. Er det vagtlægen, hjemmeplejen, psykiatrisk førstehjælp/skadestue, lokalpsykiatriens udredningstjeneste eller en helt anden indgangsvinkel, vi skal tage udgangspunkt i. Det er vigtigt, at varmemesteren kan handle direkte, således at den enkelte føler, at der bliver taget hånd om en henvendelse. Den Blå Tråd nr. 9/ Dan-Ejendomme as

3 Det skal kraftigt pointeres, at trusler, vold eller trusler om vold under ingen omstændigheder vil blive accepteret af Dan- Ejendomme as medarbejdere. Alle varmemestre har pligt til straks at rette henvendelse til Dan-Ejendomme as for hjælp i sådanne situationer. Vi har efterfølgende aftalt, at Dan- Ejendomme as overordnet set vil forsøge at fremskaffe de nøgleadresser og kontaktpersoner, der er gældende i de forskellige lokalområder. Vi vender naturligvis tilbage med mere om dette, når vi har indhentet oplysningerne. Indkøbsaftaler Et af de følgende indlæg på seminaret var indkøbschef Bendix Kristiansen, der skulle fortælle om de nye indkøbsaftaler. Alle varmemestre fik på seminaret udleveret en ny indkøbshåndbog, og det er meningen, at der skal være en håndbog pr. ejendom. Indkøbshåndbogen indeholder de aftaler, som er indgået indtil videre. Håndbogen skal gemmes på ejendommen og løbende opdateres med nye aftaler, der bliver sendt fra Dan-Ejendomme as. Bendix slog fast, at det er et ufravigeligt krav, at varmemestrene som udgangspunkt bruger indkøbsaftalerne. Alene ved anvendelsen kan vi bringe aftalerne i bedre form næste gang, der skal forhandles med leverandørerne. Det er væsentligt markedsføringsmæssigt over for vores kunder, at Dan-Ejendomme altid sikrer sig, at indkøb foregår til den rigtige pris og i den rigtige kvalitet. Indkøbsaftaler skal selvfølgelig ikke være en spændetrøje for den enkelte varmemester, og det er ok at træde ud af aftalen, hvis du på din ejendom har mulighed for at indkøbe bedre/billigere i samme kvalitet. Bendix bad alle vende tilbage med såvel positive som negative forhold omkring aftalerne. Hvis du ikke har fået en indkøbshåndbog på din ejendom, kan du kontakte sekretær Gitte Kobbernagel. Du kan kontakte Gitte på tlf , fax (mærk faxen Gitte Kobbernagel, eller gko@dan-ejendomme.dk. Det er vigtigt, at du oplyser ejendommens nummer og navn, dit navn, adresse, telefonnummer, når du bestiller indkøbshåndbogen. Hvis du har spørgsmål til indkøbsaftalerne, er du velkommen til at kontakte indkøbschef Bendix Kristiansen, tlf Ny telefonordning It-chef Per Godske var på podiet af flere omgange for at fortælle om henholdsvis NetService og Dan-Ejendomme as nye mobiltelefonordning. Per kunne blandt andet fortælle, at Dan-Ejendomme as i øjeblikket kører en sag i huslejenævnet omkring itværktøj til varmemestre. Udfaldet af denne sag bliver afgørende for, hvordan og i givet fald hvornår, der i bredere omfang kan tilbydes pc på ejendommene. Samtidig kunne Per fortælle om den nye telefonordning, der giver alle, som er tilsluttet den samme netaftale, mulighed for at tale sammen til lokaltakster. Det betyder, at du kan ringe til din projektleder eller kollega ved at taste 2 foran det 4-cifrede lokalnummer. Alle blev opfordret til at ringe lokalt, da det kan sænke minutprisen fra 70 til 40 øre. Samtidig blev det oplyst, at det ikke længere er nødvendigt at ringe 0 ved eksterne opkald. Bygningsgennemgang Efterhånden som dagen skred frem, blev det tid til dagens store emne - Bygningsgennemgang. Projektleder Erik H. Jensen lagde ud med en grundig gennemgang af bygningernes klimaskærme samt ud- og indvendige overflader. Hvad bør du som varmemester være opmærksom på, når du går rundt på ejendommene? Der er en del ting at være opmærksom på, når det regner: Sørg for at komme igennem tagrummene. Gå rundt om ejendommen og noter, om tagrender og nedløb fungerer. Hvis du har mulighed for det, så prøv at se facaderne fra højderne Den Blå Tråd nr. 9/ Dan-Ejendomme as

4 (evt. fra en fraflyttet lejlighed oppe i etagen). Gå evt. over i naboejendommen med en kikkert der ses din ejendom oftest meget bedre. Brug også beboerrepræsentationen til bygningsmæssige observationer. Efter en kort pause fulgte projektleder Carsten Nielsen med et indlæg om observationer og gennemgange af ejendommens tekniske installationer. Carsten gav følgende gode råd: Det er vigtigt, at du kender dit anlæg. Hvis der er noget, du ikke forstå, skal du altid spørge din projektleder. Du skal kontakte din projektleder, hvis du mener, der er problemer med dit anlæg. Det er ok at hente hjælp hos eksterne leverandører, men vi skal i stor udstrækning selv stille krav til de eksterne leverandører. Dan-Ejendomme as bruger alene trykstyrede cirkulationspumper, så hvis et pumpeskift er nødvendigt på sin ejendom, er det en kærkommen lejlighed til at skifte til trykstyrede pumper. I forbindelse med fjernvarmeanlæg er en god afkøling altafgørende. Det er vigtigt, at du er opmærksom på materialerne i vandstrømmens retning især på vandanlæg. Der må aldrig forekomme galvaniseret stål efter kobberrørsinstallationer. Efter bygningsgennemgangen var de fleste rustet til at gå hjem og holde øje med såvel ejendommens ydre som indre. Kvalitet og service Til næste indlæg havde vi inviteret filosof og forfatter Arno Victor Nielsen til at tale om kvalitet og service. Arno Viktor Nielsen har en helt klar opfattelse, at der absolut er en fremtid i Dan-Ejendomme as, men det kræver en konstant fornyelse, og der er ingen tvivl om, at dér hvor maskiner eller videokameraer eller andet kan overtage, må vi forudse, at varmemesterens arbejde ændrer sig over tid. Til gengæld vil vicevært og varmemester altid være den vigtige ambassadør på ejendommen, som lejerne hele tiden ser og fokuserer på. I princippet er varmemesteren/viceværten Dan-Ejendomme as. Arno Viktor Nielsens pointe var, at de fleste i dag ikke opdager, når der ydes en god service til gengæld opdager alle, når der IKKE ydes en god service noget, der stiller krav til, at vi i fremtiden skal yde noget ekstra for at få folk til at føle sig godt betjent. Oven på den betragtning blev det tid til dagens sidste indslag. Direktør Henrik Dahl Jeppesen kom og fortalte om, hvad der skal ske i Dan-Ejendomme as i det kommende år. Henrik fortalte, at det næste år vil handle om konsolidering oven på et år i kraftig vækst. Vi skal fokusere på at få de nye kunder implementeret i huset, og vi skal koncentrere os om fortsat at skabe et godt afkast for vores kunder, at tidsfrister og kvalitet altid overholdes, at vi overholder lovgivningen, yder en god service til kunder og lejere, og at vi passer og vedligeholder ejendommene på bedste vis. Efter dagens faglige indhold blev det tid til lidt mad og festlige indslag. Der var god mulighed for at tale med kolleger rundt på ejendommene og i Dan-Ejendomme as. Nye rekvisitionsformularer Afdelingschef Erik Bundesen startede dag to med en gennemgang af Dan-Ejendomme as nye rekvisitionsformularer. Det blev præciseret, hvor vigtigt det er, at alle bruger rekvisitionerne både for vores egen kontrol af forretningsgange, men også over Den Blå Tråd nr. 9/ Dan-Ejendomme as

5 for kunder, der forventer, at skemaer fx i forbindelse med ind- og fraflytninger kan dokumentere, at vi har udført arbejdet korrekt. Det er derfor et ufravigeligt krav at bruge rekvisitioner fra Dan-Ejendomme as på alle ejendommene og til alle køb. Har du spørgsmål til rekvisitionerne kontakt sekretær Hanne Kristensen på tlf Paneldiskussion Efter frokost og det kundeopdelte gruppearbejde var det tid til en stor paneldiskussion. Her kom mange interessante spørgsmål, og vi har valgt at bringe et lille udpluk: Hvordan defineres et husdyr? Er det et dyr med et ben i hvert hjørne, eller er slanger, papegøjer m.fl. også husdyr? Svar fra Inge Lassen: Definitionen er vanskelig. I situationer, hvor der holdes dyr, der som udgangspunkt alene befinder sig i lejemålet i et bur, ikke støjer eller på anden måde beskadiger lejemålet, vil udlejer i princippet have meget meget svært ved at foretage en udsættelse, hvorimod i de situationer, hvor der holdes hund eller kat, forholder det sig anderledes. Hvordan skal vi forholde os til vold og trusler om vold? Erik Wulff Bundesen svarede, at man under ingen omstændigheder skal acceptere nogen som helst form for vold eller trusler om vold. Alle sager af den karakter vil blive anmeldt til politiet, og I skal som minimum kontakte Dan-Ejendomme as. Vi vil give sagen 100% attention. Hvordan går det med sikkerhedsarbejdet i Dan- Ejendomme? Susanne Borch orienterede om det afholdte møde med de nuværende sikkerhedsrepræsentanter, og om den dispensationsansøgning for sikkerhedsgruppernes størrelse, der p.t. er til behandling. Straks der er nyt herom, vil alle blive orienteret. Hvordan skal man forholde sig til malerbehandling af træværk ved fraflytning, hvis træværket i øvrigt står uden synlige skader, og der senest er malet for kort tid siden? Inge Lassen og Erik Wulf Bundesen svarede, men debatten viste, at det er et af de vanskelige punkter i forbindelse med flyttesyn at sikre sig, at niveauet holdes i lejlighederne. Især er det vanskeligt i ejendomme med mange fraflytninger pr. år, hvor det ikke altid er holdbart at forlange nymaling af træværk hver måned. Der er ingen tvivl om, at hvis det er 5-6 måneder siden, at der sidst blev malet træværk, vil man kunne skabe medhold og med rette forlange alt træværk malerbehandlet. Hvis det drejer sig om malerbehandling med kortere tidsinterval, er sagen vanskeligere, og det vil kunne være nødvendigt at notere sig, at træværket fremstår som nymalet. Debatten viste, at dette punkt bl.a. skal tages i betragtning i forbindelse med udarbejdelse af nye indflytningsrapporter. Det forkortede svar lyder på, at du altid skal sørge for at få træværket nymalet og kun i de absolut få tilfælde, hvor træværket fremstår som nymalet, kan det være nødvendigt at foretage en anden praksis. I forbindelse med paneldiskussionen var der få spørgsmål, der ikke blev berørt. Vi bringer nogle af dem her: Der var et par spørgsmål fra varmemestre, som spørger til muligheden for, at Dan- Ejendomme as køber et eller flere fritidshuse, som de ansatte kan leje? evt. i stedet for at bruge pengene på dyre seminarer Svar: Det indgår ikke i Dan-Ejendomme as overvejelser på nuværende tidspunkt at købe sommerhuse til udlån og slet ikke på bekostning af vores årlige seminarer. Det er Den Blå Tråd nr. 9/ Dan-Ejendomme as

6 vigtigt, at vi løbende informerer og dygtiggør varmemestrene, så arbejdet på ejendommene altid lever op til den standard, vores kunder og beboere forventer af Dan- Ejendomme as. direktør Henrik Dahl Jeppesen Endelig var der et par spørgsmål omkring NetService, som ikke blev berørt på seminaret. Et spørgsmål var, hvorfor brevene med adgangskoder til NetService skal deles rundt den 1. i måneden, hvor varmemestren har mest travlt. Der efterlyses respekt for varmemestrens arbejde og tid, og en opfordring går på, at omdeling af breve ligger mellem den 10. og 20. i måneden. Svar: Generelt er det et godt råd, som vi kan tage til efterretning, når der skal deles breve eller andet ud på ejendommene. Når det alligevel sker, at materiale skal omdeles omkring den 1., er det som regel et led i en større planlægning. I tilfældet med adgangskoder til NetService er det sådan, at vi lover kunden en deadline for, hvornår lejerne og kunden selv får adgang til NetService og deadline er oftest den første i en måned. En lancering af en stor ejendomsportefølje giver ekstra arbejde både for ejendomsadministratorer og projektledere og altså også for viceværten. En anden konstatering omkring NetService er en vicevært, der ønsker at kunne se ejendomssiderne igennem, inden ejendommen åbnes for alle. Det for at undgå, at der er indtastet forkerte oplysning som fx viceværtens private mobilnummer. Svar: Siderne kan i princippet ses igennem inden lanceringen, hvis du på ejendommen eller privat har adgang til en pc med internetforbindelse. Ejendommen kan søges frem på - fx I fremtiden kan vil vi derfor via DBT informere om, hvornår ejendommens hjemmeside er aktiveret. Dette sker som regel et par uger inden, koderne sendes ud. Det er dog vigtigt at forstå, at NetService tager de fleste oplysninger fra vores produktionssystem Unik Bolig 3 (UB3). Det gælder alle oplysninger om faciliteter, kontaktpersoner, leverandører mv. Det betyder, at NetService hele tiden er i kontakt med UB3, som leverer de oplysninger, der er lagt ind i systemet. Det sætter store krav til vores behandling af data, og det kræver, at den medarbejder, der opretter og redigerer fx kontaktpersoner i UB3 skal være opmærksom på, hvordan data skrives ind i UB3. Det betyder også, at siderne på Net- Service løbende ændrer sig, når der er nye indtastninger i UB3. Det sker selvfølgelig for, at NetService altid er opdateret, men det stiller krav til alle medarbejdere om forsigtig behandling af data, og det betyder, at vi skal blive bedre til at ordne data i UB3, der før var et arbejdsredskab, som kun kunne ses internt i huset. Det er naturligvis ikke en undskyldning for de fejl og gener, som eventuelle fejlindtastninger i UB3 giver, men bare for at give en forståelse for, hvorfor fejl kan forekomme. Vi arbejder i det næste år på at give alle medarbejdere en bedre forståelse for, hvordan data skal indtastes i UB3 i forhold til NetService. Hvis du besøger ejendommens hjemmeside og finder fejl i fx indtast af faciliteter, kontaktpersoner, leverandører mv. beder vi dig give ejendomsadministratoren besked. kommunikationsmedarbejder Kitt Westh Vi vil gerne slutte indlægget om årets varmemesterseminar med at sige tak for god inspiration til det arbejde, der skal foregå det kommende år. Vi kan allerede nu invitere til næste års varmemesterseminar, der kommer til at foregå tirsdag den 5. oktober og onsdag den 6. oktober 2004 på Hotel Nyborg Strand. afdelingschef Erik W. Bundesen Kort nyt fra Dan-Ejendomme as: Hydro-Texaco fornyer FM-aftale I forbindelse med udflytning til nyt domicil i Søborg fortsatte vi den aftale, vi havde på Tuborg Nord med Hydro-Texaco på deres nye domicil. Hydro-Texaco ønskede imidlertid efter et ½-års tid i nye omgivelser at ændre aftalen samt udbyde den nye aftale i licitation mellem flere selskaber. Der har været afholdt licitation, og vi vandt på både pris og kvalitet, så Hydro-Texaco har indgået en ny aftale med Dan- Ejendomme as. Det er altid rart, at ekster- Den Blå Tråd nr. 9/ Dan-Ejendomme as

7 ne firmaer også bruger os til at løse ejendomsservice. afdelingschef Lars Olaf Larsen Nyt fra UngesBoligService.dk Vi holder, ligesom resten af huset, juleferie fra den 24. december til og med den 4. januar Alle opkald til UngesBoligService.dk eller CIU bliver besvaret af vores telefonsvarer, der giver besked om, hvornår vi igen kan træffes. Vi ønsker alle inspektører og viceværter en glædelig jul og et godt nytår, og vi glæder os allerede til samarbejdet i Nyt om navne i Dan-Ejendomme as Der er sket en del ændringer i organisationen i løbet af den sidste måned. Vi har sagt farvel til enkelte kolleger, hvilket har betyder en rokade internt i huset. Desuden har vi haft fornøjelsen af at byde en række nye kolleger velkommen i Dan-Ejendomme as. Fratrædelser: Den 1. november og 1. december har vi sagt farvel til: Morten Østrup Møller Paw Engsbye Rasmussen Marianne Due Peter Jarlø Hans Arne Christensen John Jensen Lene Olsen Samtidig har vi budt velkommen til: Pernille Husen (Forvaltning) Jeanette Fridh (Forvaltning) Ninna Rossil Bergendorff (Foreninger) Ivan Jørgensen (Forvaltning) Desuden er der sket er par ændringer internt i huset: René Larsen er udnævnt til kundechef for kompetencecentret Kunder. Jeppe Lynge Larsen og Jan Fabricius-Bjerre er udnævnt til kundeansvarlige og er placeret i kompetencecentret Kunder. Søren Westh er udnævnt til udviklingschef i kompetencecentret Forretningsudvikling Bjarne Sørensen er udnævnt til controller i Forvaltning. Kirsten Kempfner er blevet gruppeleder i Forvaltning. I dette nummer af Den Blå Tråd vedlægges uddrag af BYG-ERFA-siderne Malerbehandling af vægge i vådrums fugtige zone fra BYG-ERFA blad Den Blå Tråd nr. 9/ Dan-Ejendomme as