Organisationsbestyrelsesmøde den 27. april 2015 kl i Ismejeriet

Transkript

1 #JobInfo Criteria=KABside1# Referat Udsendt den. 11. maj 2015 Organisationsbestyrelsesmøde den 27. april 2015 kl i Ismejeriet Til stede: Stine Gotved, Sara Haugesen, Robert Andersen, Jesper Rauff, Marie Grundtvig Buss, Hanne Tennes Afbud: Lone Henriksen, Nina Winther Overby Fra administrationen: Kundechef Lene Vennits, driftschef Viggo Strøm Børsting, udlejningschef Finn Larsen, teamleder Rikke T. Brøndt, økonomimedarbejder Ragavan Rudran, sekretær Gitte Nielsen (referent) Indholdsfortegnelse 1. Referat Særboliger Ny udlejningsaftale Opfølgning på uanmeldt revisionsbesøg Revisionsprotokol Regnskab for organisationen for tiden Regnskab for afdeling for tiden Budgetforslag organisationen Procedure for antennebudget TV-pakkegebyr /21

2 11. Status Dansk Bygningsarv, manual samt råderet og udearealer Til orientering Indkaldelse til generalforsamling 18. maj Styringsdialogmøde med Københavns Kommune Dirigentes rolle/beføjelser på beboermøder/generalforsamlinger Konstituering hjælp, støtte og ansvarsopbakning til ny formand Ny boligaftale KAB s målsætningsprogram Afdelingsbestyrelsessager Nyt fra driftschefen Ejendomskontorets arbejdgang i forbindelse med skader og forsikring Anvendelse af fællesarealer Vaskehus-el og vandmålere Mulighed for fartbegrænsning Næste møde Eventuelt Bilagsoversigt Bilag 1: Kommunens indplacering af i trappetrinsmodellen Bilag 2: Revisionens rapport om uanmeldt besøg Bilag 3: Revisionsprotokol Bilag 4: Regnskab for organisationen for 2014 Bilag 4B: Forvaltningsrevision for 2014 Bilag 5: Regnskab for afdelingen for 2014 Bilag 6: Budgetforslag for organisationen Bilag 7: Råderetskatalog Bilag 8: Indkaldelse til generalforsamling Bilag 8B: Komprimeret udgave af regnskaber og budget Bilag 9: Styringsdialog for organisationen Bilag 10: Styringsdialog for afdelingen Bialg 11: KAB s målsætningsprogram Bilag 12: Aktionsliste pr. april 2015 Bilag 13. Anvendelse af fællesarealer 2/21

3 1. Referat Referatet fra organisationsbestyrelsesmødet den 3. november 2014 blev udsendt den 13. november 2014 og er efterfølgende tilrettet med formandens kommentarer til referatet. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen godkender referatet. Organisationsbestyrelsen godkendte referatet. 2. Særboliger KAB har på vegne af bedt kontaktpersonordningen i Københavns Kommune undersøge, hvorvidt beboeren i særbolig O 193, st., er syg, indlagt på hospitalet e.l., da vedkommende meget sjældent er i sit lejemål. Såvel kontaktperson som beboer selv har efterfølgende kontaktet administrationen og oplyst, at lejer bebor lejemålet. Efter møde med teamleder i udlejningen Rikke Thy Brøndt er det aftalt, at følgende to boliger for nærværende mærkes som særboliger: O 193, st. N 138, 1. t. Såfremt senere måtte ønske at flytte særboligerne til andre boliger, giver den nye udlejningsaftale mulighed for dette, idet det vil kunne ændres rent administrativt efter besked fra organisationsbestyrelsen. har tilkendegivet, at de ønsker at ommærke lejemålene N 137, 1. tv. og N 137, 1. th. til ungdomsboliger. Dette kan ske i forbindelse med lejeledighed. Fremadrettet kan sådanne ommærkede boliger udelukkende udlejes til personer under uddannelse. Det indstilles, - at organisationsbestyrelsen tager orienteringen om beboeren i O 193, st. samt oversigten over særboliger til orientering - at organisationsbestyrelsen beslutter at ommærke lejemålene N 137, 1. tv. og N 137, 1. th. til ungdomsboliger, når de blive ledige. 3/21

4 Lene Vennits oplyste, at der i den nye aftale kan ske udskiftning af særboligerne, man kan fx flytte særboligen til en anden blok, der skal fortsat anvises to. Særboligstatussen er entydigt bundet til lejligheden og flytter vedkommende fra særboligen tages statussen ikke med. Vedkommende vil stadig have ret til hjælp, men bebor det nye lejemål på almindelige vilkår. Organisationsbestyrelsen udtrykte bekymring for at, at dette ville kunne anvendes som en genvej ind i boligsystemet i. Lene Vennits sagde, at administrationen har noteret sig, at organisationsbestyrelsen har de her bekymringer, at det vil blive håndholdt og at kommunen vil blive kontaktet, såfremt der opstår problemer. Omkring hvorvidt en beboer rent faktisk bebor sit lejemål, er dette meget svært at bevise og administrationen kan ikke foretage sig yderligere i den aktuelle sag. Hvad angår ommærkning til ungdomsboliger, så har formandskabet haft møde med udlejningen i februar og der blev det blandt andet diskuteret, hvorvidt det vil være muligt at ommærke de to lejligheder, som ligger over Ismejeriet. Finn Larsen forklarede på forespørgsel, at for at kunne komme i betragtning til en ungdomsbolig skal man være under uddannelse og efter endt uddannelse ophører lejemålet. Organisationsbestyrelsen tog herefter orienteringen om beboeren i O 193, st. samt oversigten over særboliger til orientering. Ommærkning af lejemål til ungdomsboliger, når de bliver ledige, syntes organisationsbestyrelsen generelt var en god ide, men ønskede det debatteret på demokratisk vis på det kommende beboermøde i efteråret, hvor organisationsbestyrelsen vil stille det som forslag. 3. Ny udlejningsaftale BL's 1. kreds og Københavns Kommune har forhandlet om en ny hovedaftale og udlejningsaftale. Aftalerne blev gennemgået og drøftet på organisationsbestyrelsesmødet den 3. november Individuelle aftaler om andelen af fleksibel udlejning Aftalen skal træde i kraft så tæt på 1. januar 2015 som muligt (med mulighed for en eventuel overgangsperiode). 4/21

5 Administrationen har den 15. december 2014 afholdt møde med formandskabet og skal på den baggrund forelægge følgende: Fastsættelse af omfanget af fleksibel udlejning Udlejning og anvisning finder i den nye aftale sted efter en trappetrinsmodel med tre trin, hvorpå afdelingerne indplaceres efter andelen af beboere over 18 år, der står udenfor arbejdsmarkedet. Hvor der førhen blev opereret med 40+ eller 40 minus afdelinger efter procentandelen af beboere udenfor arbejdsmarkedet, er der nu tre kategorier (trin): 38 minus afdelinger, % afdelinger og 40+ afdelinger. Afdelingerne er desuden kategoriseret efter, om de er beliggende i et stort sammenhængende boligområde (mere end 1000 almene boliger) eller om de er selvstændigt beliggende i små områder. Trappetrinene illustrerer, hvordan der skrues op for fleksibel udlejning og ned for boligsocial anvisning, når andelen af personer udenfor arbejdsmarkedet stiger. I 40+ afdelinger, som friholdes helt for boligsocial anvisning, vil store områder have maksimal fleksibel udlejning (8/9, idet 1/9 går til genhusning), mens små områder kan vælge 7/9 8/9 fleksibel udlejning. I % afdelinger vil der være 1/9 boligsocial anvisning. I store områder kan der vælges mellem 5/9 og 6/9 fleksibel udlejning og i små områder mellem 3/9 og 6/9 fleksibel udlejning. I 38 minus afdelinger vil der være 1/3 boligsocial anvisning. I store områder kan der vælges mellem 3/9 og 4/9 fleksibel udlejning og i små områder mellem 1/9 og 4/9 fleksibel udlejning. Vedlagt som bilag 3 er kommunens indplacering af i trappetrinsmodellen. er placeret som 38 minus, neutral, og der kan vælges fleksibel udlejning i intervallet 1/9 til 4/9. Formandskabet indstiller, at der besluttes 1/9 fleksibel udlejning. Det giver et udlejningshjul således: Bolig nr. Anvisning 1 Kommunal anvisning 2 Genhusning 3 Venteliste fleksibel 4 Kommunal anvisning 5 Venteliste 6 Venteliste 7 Kommunal anvisning 5/21

6 8 Venteliste 9 Venteliste Det giver fortsat mulighed for at opnoterede på ventelisten, selvom de aktuelt er uden for arbejdsmarkedet, kan komme i betragtning til en ledig bolig. Opnoterede på oprykningsventelisten kommer fortsat foran opnoterede på den eksterne venteliste, uanset om der skal anvises efter de fleksible kriterier eller den almindelige venteliste. Kriterier for fleksibel udlejning Ifølge den nye udlejningsaftale skal 2/3 af den fleksible udlejning ske til personer i beskæftigelse og uddannelsessøgende (A-kriteriet) og 1/3 til seniorer og skilsmisseramte (Bkriteriet). Her er der sket en opprioritering af studerende i forhold til den gamle aftale, hvor 2/3 af de fleksible udlejninger gik til personer i beskæftigelse og 1/3 til studerende, seniorer og skilsmisseramte. Boligorganisationen kan beslutte, at mindre end 1/3 af den fleksible udlejning skal gå til B- kriteriet (seniorer og skilsmisseramte) og dermed yderligere opprioritere personer i arbejde og studerende. Indenfor A-kriteriet skal der derudover tages stilling til en fordeling mellem personer i arbejde og studerende. Formandskabet indstiller, at 5/6 skal gå til A-kriteriet og 1/6 til B-kriteriet. Fordelingen indenfor A-kriteriet har ikke været drøftet med formandskabet. Fra administrationens side indstilles at hver anden går til personer i arbejde og hver anden til studerende. Indstilling Det indstilles, at organisationsbestyrelsen - godkender forslaget til andel af fleksibel udlejning - godkender at 5/6 går til A-kriteriet og 1/6 til B-kriteriet - godkender fordelingen indenfor A-kriteriet således, at hver anden går til personer i arbejde og hver anden til studerende Bilag 1: Kommunens indplacering af i trappetrinsmodellen Finn Larsen fortalte kort om den nye aftale, som er indgået for I forhold til den gamle aftale er der indført et nyt trin, som hedder 38 minus. Her er indplaceret med fuld kommunal anvisning. 6/21

7 Der er desuden kommet en ny ting, der berører, nemlig delebolig. En delebolig er en stor bolig fx 4 rums, hvor kommunen laver et fællesrum og lejer de resterende rum ud. Rummene skal have egen indgang. er i spil til at levere delebolig. Dette forudsætter dog, at der bliver en bolig ledig, der kan matche kriterierne og i øvrigt skal gå til kommunal anvisning. Finn gennemgik i korte træk trappetrinsmodellen og svarede på opklarende spørgsmål undervejs. ligger stadig rigtig godt med 23 %, som er uden for arbejdsmarkedet. De 23 % dækker over bl.a. alderspensionister, dagpengemodtagere, kontantshjælpmodtagere og førtidspensionister. Nøgletallene måles hvert andet år. Organisationsbetyrelsen besluttede, at - godkende forslaget til andel af fleksibel udlejning - godkende at 5/6 går til A-kriteriet og 1/6 til B-kriteriet - godkende fordelingen indenfor A-kriteriet således, at hver anden går til personer i arbejde og hver anden til studerende. Formanden underskrev herefter aftalen. 4. Opfølgning på uanmeldt revisionsbesøg Formålet med det uanmeldte revisionsbesøg var at kontrollere, om der findes kontante beholdninger på ejendomskontoret og efterse, om der foretages reglmæssig afstemning af bankkonti for udlejning af Kostalden samt Ismejeriet. Revisionen har påpeget, at bankkonti ikke er afstemt løbende, men kun ved regnskabsudarbejdselse pr. 31/ Desuden har revionen påpeget fuldmagtsforhold vedrørende bankkonti, da både Lars og Edvin fra ejendomskontoret har fuldmagt. Revisionen er blevet informeret om, at fuldmagtsforhold forsætter efter ønske fra organisationsbestyrelsen samt for at gøre processen nemmere og hurtigere med hensyn til ind og udbetalinger i udlejningsregi. Revisioen anbefaler ydermere, at der oprettes en bankkonto i s CVR-nr. til anvendelse af bestyrelsens rådighedsbeløb. På nuværende tidspunkt er det en beboer (Skipper Dinesen, udenfor bestyrelsens kreds, som administerer bestyrelsens rådighedsbeløb. Det har administrationen ingen indvendinger imod og der tages derfor en dialog med revisionen vedrørende dette emne. Angående vaskerier og museum har revisioen påpeget og kommet med anbefalinger til, at der bør aflægges regnskab pr. 31. december. Der aflægges allerede regnskab for museum. Med hensyn til vaskerierne har revisionen slækket på kravet om opsættelse af bimålere. 7/21

8 Tiltag: Bankkonti afstemmes hver måned af økonomimedarbejder Ragavan Rudran vedrørerende udlejning af Kostalden samt Ismejeriet. For begge konti er det gældende, at beholdning over kr. overføres til selskabet for blandt andet at forbedre forrentning af midlerne. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager orientering og opfølgning til efterretning. Bilag 2: Revisionens rapport om uanmeldt besøg Lene Vennits informerede kort om det lange udkast, som revisionen havde sendt til administrationen. Lene kontaktede efterfølgende revisionen og forklarede, at udkastet ikke matchede s værdisæt og bad dem ændre i deres anbefalinger, hvilket revisionen har gjort. Omkring individuel vandmåling sagde driftschef Viggo Strøm Børsting, at man i står fast på beslutningen om ikke at måle individuelt, da det vil blive meget omkostningskrævende og ikke vil stå mål med indsatsen. Forbruget følges i øvrigt tæt og det vil blive observeret, hvis der er store udslag. På revisionens forslag opretter økonomimedarbejder Ragavan Rudran en bankkonto i s CVR-nr. til anvendelse af bestyrelsens rådighedsbeløb. Det vil således blive helt problemfrit, såfremt den beboer (udenfor bestyrelsens kreds), som administrerer rådighedsbeløbet, måtte ønske at stoppe. Hvad angår udlejning af selskabslokaler og registrering er det vigtigt at få volumen på og ikke kun beløb. Derfor skal de ugentlige/faste beboeraktiviteter såsom yoga, børnekor m.m. registreres. Administrationen besvarer revisionens rapport og forklarer, hvad der er lavet af opfølgning. Organisationsbestyrelsen tog herefter orientering og opfølgning til efterretning. 5. Revisionsprotokol I revisionsprotokollatet (bilag 3) er der følgende forhold omtalt: Fuldmagtsforhold vedrørende bankkonti til Kostalden og Ismejeriet (side 197) se ovenfor KAB s kontrol af saldo på bankkonti (side 197) se ovenfor Forvaltningsrevision (side 198) Organisationsbestyrelsens målsætninger (side 198) 8/21

9 Den nye bestyrelse kan/bør vurdere, om man ønsker at opstille nogle specikke målsætninger for organisationsbestyrelsens arbejde. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Bilag 3: Revisionsprotokol Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterregning og den nye bestyrelse vil overveje, hvorvidt den ønsker at opsætte specifikke målsætninger. 6. Regnskab for organisationen for tiden Det reviderede regnskab for 2014 (Bilag 4) balancerer med kr. og slutter med et overskud på kr., der overføres til arbejdskapitalen. Aktiver og passiver balancerer med kr. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen godkender og underskriver regnskabet til forelæggelse på generalforsamlingen. Bilag 4: Regnskab for organisationen for 2014 Bilag 4B: Forvaltningsrevision for 2014 Ragavan Rudran orienterede om, at regnskabet for organisationen udviser et overskud på kr., hvorefter han gennemgik afvigelserne fra budgettet, blandt andet kursusudgifter og revision. På forespørgsel forklarede Ragavan, hvad dispositionsfonden er. Omkring arbejdskapitalen og udarbejdelse af manual sagde Viggo Strøm Børsting, at der skal findes besparelser på vedligehold, således at de kr., som er lånt af arbejdskapitalen til betaling af manualen, betales tilbage. Kulturstyrelsen betaler de resterende kr. i tilskud til udarbejdelse af manual. På spørgsmål omkring kursusudgift forklarede Viggo, at det dækker efteruddannelse til ejendomsfunktionærerne. Driftsleder Lars Anthonisen er i gang med et større og optimerende kursusforløb og efterfølgende skal driftslederassistent Edvin Hansen videreudvikle sine kompetencer. Organisationsbestyrelsen udtrykte glæde over tiltaget og fandt, at det kom mangefold tilbage, når mandskabet udvikler sig. 9/21

10 Da der ikke var yderligere til regnskabet godkendte organisationsbestyrelsen regnskabet til forelæggelse på generalforsamlingen. 7. Regnskab for afdeling for tiden Det reviderede regnskab for 2014 (Bilag 5) balancerer med kr. og slutter med et overskud på kr., der overføres til opsamlet resultat (konto 407) efter gældende lovgivning. Aktiver og passiver balancerer med kr. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen godkender regnskabet til forelæggelse på generalforsamlingen. Bilag 5: Regnskab for afdelingen for 2014 Ragavan Rudran orienterede om, at regnskabet for afdelingen udviser et overskud på kr., hvorefter han kort gennemgik de udgiftsposter, der afviger mere end kr. i forhold til budgettet. Hvad angår afvigelsen på renovation og den nuværende strejke, vil administrationen undersøge, hvorvidt det er muligt at få kompensation fra kommunen. Ragavan gennemgik kort afvigelserne i forhold til budgettet, hvor der er et fald på blandt andet ejendomsskatter, forsikringer og energiforbrug. Omkring forsikring svarede Lene Vennits på forespørgsel, at man ikke kan tegne en forsikring, der sikrer, at formanden for bestyrelsen ikke får et økonomisk ansvar, men at man som bestyrelse kun kan drages til ansvar, hvis man handler groft uansvarligt. Det vil sige, hvis man ikke sørger for at udarbejde regnskaber og budgetter samt fører tilsyn med disse. Dette har overdraget til administrationen (KAB). Ragavan forklarede, at i alt har kr. i opsamlet resultat (konto 407), heraf der indtægtsføres kr. i indeværende budgetår. Det resterende kr. må der budgetteres med en 1/3 (ca kr.) i budgetåret På forespørgsel omkring indkøb af hvidevarer forklarede Viggo Strøm Børsting, om KAB s indkøbskatalog, som jævnligt forhandles med leverandørerne. Privatpersoner vil som regel kunne finde spottilbud, men det skal ejendomsfunktionærerne ikke bruge mandskabstimer på. Der var ikke yderligere kommentarer eller spørgsmål til regnskab for afdelingen for 2014, som organisationsbestyrelsen godkendte til forelæggelse på generalforsamlingen. 10/21

11 8. Budgetforslag organisationen 2016 Som Bilag 6 vedlægges budgetforslag for 2016 for. Budgetforslaget balancerer med kr. og slutter med en budgetreserve på kr. Nettoadministrationsbidraget stiger med 1,41 %, svarende til 57 kr. pr. lejemålsenhed. Stigningen skyldes primært, at der er afsat kr. til efteruddannelse af ejendomsfunktionærerne. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen godkender budgettet til forelæggelse på generalforsamlingen. Bilag 6: Budgetforslag for organisationen 2016 Ragavan Rudran oplyste, at der ikke var de store ændringer i budgettet og gennemgik de få afvigelser, hvor der blandt andet er sat flere penge af til ejendomsfunktionærernes kurser. Administrationsbidraget stiger med 1,41 %, medens stor pakke heller ikke stiger i år. Der var ingen yderligere kommentarer eller spørgsmål til budgetforslag og organisationsbestyrelsen godkendte således budgettet til forelæggelse på generalforsamlingen. 9. Procedure for antennebudget Vilhelms forslag om, at det kommende års antennebudget (fællesudgifter) skal fremlægges både for organisationensbestyrelsen i august og på beboermødet i september, kan adminitrationen godt efterkomme. Beboerne bliver dog først varslet i henhold deres nuværende pakkevalg i løbet af december måned. Der skal ikke tages stilling til den lidt uheldige beslutning på beboermødet i septemer 2014 på den kommende generalforsamling i maj 2015, såfremt der foreligger en beslutning fra beboermødet i marts Administrationen anbefaler, at kommunikationen fremadrettet kun foregår via enten ITgruppen eller bestyrelsen. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager til efterretning, at administrationen godt kan imødekomme at levere budget over fællesudgifter forud for mødet med organisationsbestyrelsen i august samt fremlægge det på beboermødet i september. 11/21

12 Organisationsbestyrelsen tog til efterretning, at administrationen leverer budget over fællesugifter forud for mødet med organisationsbestyrelsen i august samt fremlæggelse på beboermødet i september. Vilhelm og Ragavan finder en god løsning og det mest rationelle for beboernes økonomi fremlægges. 10. TV-pakkegebyr Der er opkrævet gebyr i perioden fra den 1/ til 30/ (10 stk. = kr.) til KAB på afdelingsniveau, hvilket blev foreslået som en pragmatisk løsning den 4/ via mail korrespondance mellem IT-gruppen og formanden. I relation til beslutningen på beboermødet i marts 2015 om, at beboerne igen skal betale gebyr til KAB ved pakkeskift, blev dette effektureret i KAB pr. 1/ Der forekommer ikke underskud i antenneregnskab isoleret set, da der er budgetteret med 15 stk. pakkeskift på afdelingsniveau i antennebudgettet for Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager punktet til efterretning. Organisationsbetyrelsen tog punktet til efterretning. 11. Status Dansk Bygningsarv, manual samt råderet og udearealer Der har været afholdt afsluttende møde i Dansk Bygningsarv med deltagelse af Kulturstyrelsen angående s vedligeholdelses- og udviklingsmanual. Manualen er færdig og suppleret med et af formanden opdateret råderetskatalog og en anvisning for brug og vedligehold af udearealerne. Det indstilles: - at organisationsbestyrelsen tager orienteringen om manualen til efterretning - at organisationsbestyrelsen godkender råderetskataloget og - at organisationsbestyrelsen tager orienteringen om det arbejdende udvalg angående udearealerne til efterretning. Bilag 7: Råderetskatalog Organisationsbestyrelsen er særdeles velorienteret omkring maualen. Der har været afholdt beboermøde, hvor råderetskataloget blev vedtaget. 12/21

13 Til orientering 12. Indkaldelse til generalforsamling 18. maj 2015 Indkaldelse til generalforsamling den 18. maj 2015 (vedlagt som bilag 8) er omdelt til alle beboere senest fire uger før generalforsamlingen. Der er taget udgangspunkt i seneste års indkaldelse, som formanden på forhånd har godkendt. Til orientering vedlægges komprimeret udgave af regnskaber og budget (bilag 8B), som inden generalforsamlingen vil blive omdelt til alle beboere. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager indkaldelse til generalforsamling til orientering. Bilag 8: Indkaldelse til generalforsamling. Bilag 8B: Komprimeret udgave af regnskaber og budget. Indkaldelse til generalforsamling er omdelt til alle beboere og organisationsbestyrelsen tog dette til orientering. Komprimeret udgave af regnskaber og budget, som vil blive omdelt til alle beboere forud for generalforsamlingen, blev ligeledes taget til orientering. 13. Styringsdialogmøde med Københavns Kommune Der har den 26. marts været afholdt styringsdialogmøde med Københavns Kommune. Styringsrapport for boligorganisation og afdeling er vedlagt til orientering. Københavns Kommune vil undersøge, hvorvidt det kan betale sig at søge om fritagelse for grundskyld. KAB har tidligere på s vegne ansøgt herom. Tidligere har det ikke kunnet betale sig. Forudsætningerne/tallene kan have ændret sig - dette har kommunen lovet at undersøge. Generelt er der stor fokus fra Københavns Kommunes side på rationel drift. Dette bl.a med udgangspunkt i den rapport, som Ministeriet for By, Bolig og Landdistrikter har fået udarbejdet med forslag til initiativer, der kan effektivisere den almene boligsektors drift. ligger pænt på de økonomiske nøgletal, når man sammenligner på tværs og tager 13/21

14 højde for s særlige forhold. Kommunen var imponeret over vedligeholdelsesmanualen og roste økonomistyringen. KAB havde aftalt med formanden hvilket også fremgår af oplysningsskemaerne at vi skulle skrive, at fortsat gerne vil stille sig til rådighed for et forsøg med et samarbejde om mere mangfoldig boligsocial anvisning. Således som reglerne er, kan dette ikke lade sig gøre. Anvisningen kører efter et objektivt fastlagt system. Vi drøftede, hvorledes så på anden vis kunne aktivere sine ressourcer i forhold til at inkludere familier med anden etnisk herkomst ol. Københavns Kommune har på den baggrund noteret sig, at formentlig gerne vil stille sig til rådighed for en flygtningefamilie, hvis kommunen skal skaffe sådanne pladser (i stedet for en boligsocial anvisning). Kommunen udarbejder referat fra styringsdialogen. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning Bilag 9: Styringsrapport for boligorganisation Bilag 10: Styringsrapport for afdeling Formanden fandt det især interessant, at Københavns Kommune ville se på grundskylden og Lene Vennits lovede at holde kommunen fast på dette løfte. På forespørgsel om hvad betaler i grundskyld, oplyste Ragavan Rudran, at beløbet i 2013 var 1.5 mio kr. Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 14. Dirigentes rolle/beføjelser på beboermøder/generalforsamlinger Ved ændringsforslag, der fremkommer på mødet, er det dirigentens opgave at afgøre, hvornår et ændringsforslag har en så vidtgående karakter, at det må betragtes som et helt nyt forslag og hvornår det skal betragtes som en ændring til det foreliggende forslag. Det er en slags elastik i metermål, hvor der er en gråzone. Dirigenten må tage et standpunkt evt. efter konsultation med bestyrelsen eller forretningsføreren. Dirigenten kan altid beslutte, at mødet suspenderes i 5 minutter. Det kan redde mange dumme situationer, hvor man som dirigent kommer til at træffe en forkert beslutning. Der findes ikke nogen facitliste her, men i mange situationer er det oplagt, at der er tale om et helt nyt forslag. I andre er det oplagt blot en ændring af det stillede forslag. Og så er der som nævnt gråzonen. Er dirigenten i tvivl, bør ændringsforslaget afvises som værende et nyt forslag, der således ikke kan tages under behandling/afstemning. 14/21

15 Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning og vil skrive det på sin to-do-liste at tale problemstillingen igennem inden beboermødet i september. Det blev understreget, at det altid er en god ide at holde en kort pause ved tvivlsspørgsmål og at det i øvrigt er en balancegang ikke at komme i demokratisk underskud. 15. Konstituering hjælp, støtte og ansvarsopbakning til ny formand For at slanke antallet af møder vil det formentlig være muligt at slå generalforsamling og afdelingsmøde sammen, således at der kun afholdes et årligt møde omkring såvel organisationens som afdelingens regnskab og budget. Det kan overvejes at delegere yderligere opgaver til administrationen, herunder at undlade en række såkaldte manchetter, som kun har generel betydning. Dermed kan man reducere den administrative byrde, som formand og bestyrelse oplever i det daglige arbejde. Der vil på mødet blive orienteret om, hvilke ansvar bestyrelsen formelt har samt hvorledes administrationen kan bistå en ny formand/bestyrelse. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager en åben snak om situationen. Lene Vennits orienterede om, at vedtægterne ikke ligger noget til hinder for, at organisationsbestyrelsen fx slanker sine to årlige beboermøder til ét. Efter en mindre debat besluttede organisationsbestyrelsen at det skal debatteres på beboermødet, hvorvidt der fremtidigt skal være et eller to faste årlige beboermøder. Lene udleverede en pjece, som KAB har udgivet. Pjecen hedder Rammer for samarbejde i afdelingen og her står det klart beskrevet, hvad man som minimum skal som bestyrelse og hvad der kan uddelegeres til administrationen. Helt generelt har bestyrelsen har ansvar for, at der udarbejdes regnskab og budget (udlagt til administrationen) og at der er god ro og orden i bebyggelsen (husorden). Administrationen udarbejder dagsorden til organisationsbestyrelsesmøderne og formanden spørges, om der er specifikke punkter, organisationsbestyren ønsker på. Der står ingen steder, hvor mange møder der skal holdes. Som ny i en organisationsbestyrelse har man brug for at der prioriteres. Sager til beslutning er vigtige, resten er til information. 15/21

16 KAB har en lang række såkaldte manchetter. Det er generelle ting, som udarbejdes i KAB og som kan have relevans for organisationerne. Fx deltagelse i fælles forsikringsudbud etc. Nogle manchetter er beslutningspunkter andre blot orienteringspunkter. Hvis organisationsbestyrelsen ikke ønsker det, behøver administrationen ikke at sætte alle manchetter på dagsordenen, men kan vurdere fra gang til gang, om det har relevans for netop. Den nye organisationsbestyrelse vil blive inviteret ind til KAB for at få hilst på de tætteste samarbejdspartner og se omgivelserne. 16. Ny boligaftale Der er indgået en ny boligaftale. Det er overordnet set et godt resultat. Det er en bred politisk aftale (mellem regeringen, Dansk Folkeparti, Socialistisk Folkeparti, Enhedslisten og Det Konservative Folkeparti), aftalen giver ro og klarhed om boligpolitiken de næste år. Med aftalen afsættes en renoveringsramme på: - 4,2 mia. kr. i hvert af årene 2015 og ,6 mia. kr. i ,5 mia. kr. i ,3 mia kr. i hvert af årene 2019 og 2020 Af de årlige rammer skal mindst 400 mio. kr. anvendes til forbedret tilgængelighed. Af den samlede ramme frem til 2020 kan anvendes indtil 350 mio. kr. til gennemførelse af vidtgående projekter til energieffektivisering. Derudover skal der i slutningen af 2016 ske en vurdering af køen til Landsbyggefonden og konjunktursituationen. Der fastsættes en boligsocial ramme på 465 mio. kr. årligt i perioden Af denne ramme kan op til halvdelen bruges til huslejenedsættelser. Følgende tre indsatser vil blive proriteret: - Tryghedsskabende indsatser - Indsatser, der bryder den negative sociale arv - Indsatser med entydig ledelse. Desuden omfatter aftalen en række initiativer vedrørende praktik- og lærlingepladser ved renovering og nybyggeri, samarbejde med socialøkonomiske virksomheder, infrastrukturændringer samt mulighed for nedrivning og nybyggeri. Med afsæt i rapporten fra MBBL Den almene boligsektors effektivisering, bliver der nedsat en arbejdsgruppe, der inden sommeren 2015 skal komme med forslag til konkrete og rimelige mål for effektivisering af driften i den almene sektor. 16/21

17 Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Manchetten betyder ikke noget for. Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 17. KAB s målsætningsprogram KAB s repræsentantskab vedtog på sit møde den 20. november 2014 efter indstilling fra KAB s bestyrelse - et nyt målsætningsprogram for KAB for perioden Mens en række boligorganisationer selv har et målsætningsprogram for den enkelte organisation, skal KAB s målsætningsprogram sikre den overordnede ramme for KAB og KAB-fællesskabet de næste fire år. KAB s målsætningsprogram sætter kernedriften og betjeningen af KAB s mange kunder - boligorganisationer, afdelinger, beboere og boligsøgende - i centrum, samtidig med at KAB udvikler sig og sammen med boligorganisationer og -afdelinger også arbejder med bæredygtighed og trivsel. Målsætningsprogrammet består af 3 temaer og 12 målsætninger samt en række målepunkter, der skal sikre fremdrift for de opsatte mål. De tre temaer er: Professionel og beboernær kernedrift Bæredygtighed med fornuft Trivsel i boligområderne Med temaet Professionel og beboernær kernedrift ønsker bestyrelsen at sætte fokus på beboernes oplevelse af, at ejendomskontorerne og KAB er fleksible, korrekte, rettidige og tilgængelige. Temaet Bæredygtighed med fornuft sætter fokus på KAB s bæredygtighedsprofil. Profilen har til formål at sikre KAB-fællesskabet bæredygtige boliger med en økonomi i balance, og hvor mennesker trives. Temaet Trivsel i boligområderne handler om, hvordan den enkelte beboer oplever sin egen situation, føler sig tryg, hørt og accepteret i selve boligen og i boligområdet. KAB vil sammen med boligorganisationer og -afdelinger arbejde med rammerne for livet i boligområderne. Det handler om at tænke i helheder både sociale og fysiske. 17/21

18 Målsætningsprogrammets 3 temaer og 12 målsætninger har tilknyttet en række indikatorer (målepunkter), som vil gøre det muligt at måle på fremdriften i forhold til de opstillede temaer og målsætninger. De opstillede indikatorer fremgår af målsætningsprogrammet. Over de kommende fire år vil KAB afrapportere på målopfyldelsen over for repræsentantskab og bestyrelse. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning Bilag 11: KAB s målsætningsprogram Diskuteret hvorvidt driftsfællesskab kunne være interessant. Nu deles praktikanter modellen er ikke helt på plads. Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning. Afdelingsbestyrelsessager 18. Nyt fra driftschefen Der vedlægges som aftalt aktionsliste (bilag 12) fra seneste møde mellem driftschefen og ejendomskontoret. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager aktionslisten til orientering. Bilag 12: Aktionsliste pr. april 2015 Der var generelt ønske om at få dato på punkterne i aktionslisten. Viggo Strøm Børsting vil forsøge at tænke ind, hvordan det kan efterkommes. På forespørgsel forklarede Viggo kort om tilbygning til hegn og hvad der tilhører Parken. Omkring pkt. 7 markvandring bad organisationen om at få tilføjet, at Jette Larsen i O skal inviteres til markvandringen. Hvad angår trævandring tjekker Viggo, hvornår den skal finde sted. Hvad angår pkt. 8 maskinpark forklarede Viggo kort om multimaskinen og dens funktion. Pkt. 13 Skybrudssikring - Lærke mangler at tale med driftsleder Lars Anthonisen. Lærke følger op. 18/21

19 Omkring pkt. 15 Rotter udarbejder Viggo og Lars strategi for elektroniske fælder og fremlægger efterfølgende budget. På forespørgsel om hvorvidt containervask kan sættes i system, svarede Viggo, at det er gjort og at det fremover skal i budgettet. Sara Haugesen mente at have konstateret svamp i vaskehuset. Viggo bad hende kontakte Lars. Viggo informerede til slut om, at frokoststuen i varmecentralen er blevet nedlagt. Frokoststuen har været benyttet af håndværkerne, som nu selv må stille skurvogn op, hvis ikke de spiser i mandskabsrummet. Der er udpeget 2 steder til skurvognspladser og det skal undersøges, hvad det koster at lave de nødvendige faciliteter. Da der ikke var yderligere kommentarer eller spørgsmål til aktionslisten, tog organisationsbestyrelsen denne til orientering. 19. Ejendomskontorets arbejdgang i forbindelse med skader og forsikring Administrationen følger retningslinjerne for forsikringsudbuddet, hvori det er fastlagt, at forsikringen skal anerkende skaden, inden håndværker kan rekvireres. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Formanden forklarede, at spørgsmålet er blevet rejst af beboer, som skulle vente meget længe på at få repareret vinduet og få pengene fra forsikringen. Viggo forklarede, at det er forsikringsselskabet, der sætter reglerne. Man må dog gerne handle, hvis det ikke kan vente på taksators accept. Fx sprængt vandrør, smadret vindue etc. Hvordan ejendomskontoret forholder sig vil blive drøftet på et fælles driftsleder- og driftslederassistentmøde med en forsikringsagent. Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 20. Anvendelse af fællesarealer ved formanden har stillet nogle spørgsmål angående anvendelse af fællesarealerne se vedlagte bilag 13. Spørgsmålene har været forelagt KAB's juridiske afdeling og udlejning, som oplyser, at der som bekendt ikke er praksis for at lave specielle klausuler i lejekontrakterne for om eksklusiv brugsret til dele af fællesarealet. 19/21

20 Der er i s husorden ikke fastsat specifikke regler for, hvad man ikke må bruge udearealet til. Man må som udgangspunkt ikke henstille effekter på fællesarealet uden at have tilladelse hertil. Fællesarealet skal være tilgængeligt for alle beboere, da alle beboere bærer udgifterne forbundet med arealet. Hvis det er kutyme i ejendommen, at nogle lejemål får lov til at benytte dele af fællesarealet, bør dette fremgå af lejeaftalen (brugsret). Her tænkes først og fremmest på havearealet. Muligheden for brugsret gælder dog ikke gangarealer, der benyttes som adgangsarealer til flere lejemål. Disse arealer skal være ryddet for effekter, idet disse ligeledes udgør flugt- og redningsveje. Eventuelle bestemmelser om eksklusiv brugsret til opbevaring af sko eller lignende vil være i strid med de gældende regler i bygningsreglementet. Fortovet er en del af vejen og den er også omfattet af loven. Ejeren har pligt til at holde den ryddet, så der ikke er gener for trafikken. Eventuelle nedskrevne eller mundtlige aftaler om eksklusiv brugsret til fortove vil være i strid med de gældende regler i privatvejsloven, som pålægger grundejerne at sørge for renholdelse af deres veje herunder at fjerne affald og andre effekter fra vejen, hvis dette blandt andet er til ulempe for trafikken. Såfremt bestyrelsen finder behov for at præcisere reglerne for anvendelse af fællesarealerne, kan det indsættes specifikt i husordenen, såfremt det ikke strider imod gældende lovgivning. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager KAB s fortolkning/udlægning af juraen i forhold til de stillede spørgsmål til efterretning. Bilag 13: Anvendelse af fællesarealer Formanden vil orientere konfliktmæglergruppen om de to aktuelle sager. Organisationsbestyrelsen tog KAB s fortolkning/udlægning af juraen i forhold til de stillede spørgsmål til efterretning. 21. Vaskehus-el og vandmålere Der er redegjort for dette under punkt 4. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 20/21

21 22. Mulighed for fartbegrænsning Hvis ønsker at reducere farten og etablere skiltning, skal Trafik København søges herom. Pris per skilt er ca kr. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning og afventer Ninas undersøgelse. 23. Næste møde Generalforsamling afholdes den 18. maj 2015 i Kostalden kl Næste møde med KAB er mandag den 31. august Eventuelt Formanden orienterede om, at hun har modtaget et brev fra kommunen om, at i forbindelse med museets ombygning skal bestyrelsen tage stilling til, hvor der skal etableres et handicaptoilet. Selve museet er handicapuegnet og Stine har skrevet til museumsgruppen og bedt dem tage kontakt til kommunen. Insisterer kommuen, skal kulturstyrelsen involveres og derefter den demokratiske proces i. Stine Gotved Marie G. Buss Sara Haugesen Jesper Rauff Lærke Spenner Hanne Tennes Nina W. Overby Robert Andersen Lone Henriksen 21/21