ARRANGØRHÅNDBOG. Kvindfolkemødet 2017 Marielyst. Vilkår, betingelser og muligheder

Transkript

1 ARRANGØRHÅNDBOG Kvindfolkemødet 2017 Marielyst Vilkår, betingelser og muligheder 1

2 Indhold Indledning... 3 Hvorfor et Kvindfolkemøde?... 3 Priser på leje af telt til Kvindfolkemødet Teltområderne... 5 Priser på el-pakker... 6 Deadlines... 6 Arrangør... 6 Salg af mad og drikke... 7 Salg af kunsthåndværk... 7 Tilbud om sport, aktiviteter og leg... 8 Overnatningsmuligheder... 8 Alt det med småt Kontakt

3 Indledning Højskolen Marielyst inviterer sammen med KVINFO, Kvinderådet, Dansk Kvindesamfund, Guldborgsund Kommune, Quality Lolland-Falster og Sydfalster Turist og Erhvervsforening til Kvindfolkemøde i dagene 2. juni til 5. juni 2017 og sørger for de praktiske rammer. Indholdet bliver leveret af organisationer, foreninger, virksomheder og andre, som afholder én eller flere events eller har publikumstilbud i Marielyst under Kvindfolkemødet. Som arrangør på Kvindfolkemødet er der flere ting, I skal tage højde for i forbindelse med planlægningen og afviklingen af jeres aktiviteter. Denne arrangørhåndbog henvender sig til alle arrangører, der deltager med events, varer og publikumsoplevelser under Kvindfolkemødet. Håndbogen indeholder de betingelser, der stilles til arrangører og stadeholdere. Herudover beskrives den service og øvrige muligheder, der er knyttet til stadepladserne. Følg Kvindfolkemødet på Facebook ( hvis I overvejer at deltage i Kvindfolkemødet som arrangør, så bliver I holdt ajour med forberedelserne, vigtige deadlines mv. I kan også finde information på Krav og retningslinjer i denne arrangørhåndbog skal overholdes af alle arrangører på Kvindfolkemødet. Hvorfor et Kvindfolkemøde? Kvindfolkemødets primære formål er at styrke dialogen og debatten i Danmark om køn. Et behov, der aldrig forsvinder og hvor der bliver mere og mere brug for, at både kvinder og mænd tager aktivt del og viser sig som sande kvindfolk og mandfolk, der åbent kan tale om kønsudfordringerne. Kvindfolkemødet stiller en ramme til rådighed for møder mellem alle, som interesser sig for kønnenes stilling fra beslutningstagere i erhvervsliv, interesseorganisationer og politik til aktivister og samfundsinteresserede borgere. Kvindfolkemødets omdrejningspunkt er de events, som organisationer, institutioner, virksomheder, politiske partier, aktivister og private borgere arrangerer for Kvindfolkemødets publikum. Et event er fx taler, foredrag, debatter, seminarer, workshops, koncerter og andre arrangementer. Det er en betingelse for at arrangere et event under Kvindfolkemødets paraply, at der er åben og gratis adgang til eventen. 3

4 Kvindfolkemødet bliver afholdt i centrum af Marielyst på de arealer, som Guldborgsund kommune og Højskolen Marielyst råder over. På de kommunale arealer og i parken omkring højskolen rejses en teltby til brug for afvikling af events og publikumstilbud. Alle forretningsdrivende i Marielyst er yderligere velkomne til at bidrage til Kvindfolkemødet med events i egne lokaler. Ambitionen er at gøre det til årets store træf for dialog og debat om mænd og kvinders vilkår og kønnets betydning, nationalt og internationalt. Målet er at samle deltagere i Marielyst på hver af de fire dage (2.-5. juni), som Kvindfolkemødet varer. Priser på leje af telt til Kvindfolkemødet 2017 Kvindfolkemødet tager ingen stadeleje, men alle stadeholdere skal til gengæld leje et telt gennem Kvindfolkemødets sekretariat. Alle teltene er hvide og der er vinduer på 2 sider. Langt de fleste telte er pagode-telte. Priser på leje af telte herunder er eksklusiv moms. 3 x 3 meter 1.750,- 3 x 6 meter 2.400,- 6 x 6 meter 2.700,- 6 x 9 meter 3.700,- Gulv Stole Borde Cafébord 37,50,- pr. m2 20,- pr. stk. 65,- (180 x 80 cm., 6 personer) 80,- (højt bord) Teltlejen inkluderer yderligere: - Vagtrundering om natten d. 1., 2., 3. og 4. juni - Renovation - Administrationsomkostninger Medbring selv alt andet. Kontakt os hvis I har behov for at vi formidler leje fx af lydanlæg til jeres telt. 4

5 Teltområderne Teltområdet fordeler sig over 3 områder i den centrale del af Marielyst. Derudover er det muligt for arrangører og stadeholdere at parkere i et område tæt på de 3 teltområder. Teltområde 1 er beliggende på Marielyst Torv, som er hovedstrøget ned til stranden belagt med træplanker og omgivet at butikker og restauranter. Alle telte her er 3 x 3 meter. Teltområde 2 er beliggende i Højskolen Marielysts park, hvor underlaget er græs. Teltområde 3 er beliggende tættest på stranden, hvor underlaget er grus. Teltområde 1 Parkering Teltområde 2 Teltområde 3 5

6 Priser på el-pakker Hvis I har brug for el i teltet kan det leveres således: - El-pakke A til 2.100,- kr.: 230V (ex. 1 kaffemaskine, 1 pc, 1 mobiloplader) - El-pakke B til 5.000,- kr.: 400V/25A (ex. 2 kaffemaskiner, 1 køleskab, 1 lille ovn, 1 kogeplade, 1 fladskærm, lydanlæg) - El-pakke C til ,- kr.: 400V/35A (ex. køkken, lysanlæg, lydanlæg) - El-pakke D til ,- kr.: Egen måler med 63A (ex. stort lys- og lydanlæg) Priser er eksklusiv forbrug og moms. Opkrævning kommer direkte fra Marielyst El Aps. Deadlines Kvindfolkemødet afholdes d. 2. juni til 5. juni Der er officiel åbning på hovedscenen i Højskolens park fredag d. 2. juni kl Afslutningsdagen er Grundlovsdag mandag d. 5. juni, hvor der er talere, fællessang og musik på scenen fra kl Leje af telt/telte: Først-til-mølle, der er et begrænset antal telte. Eventtilmelding fx debat, underholdning eller anden publikumsevent i telt, hos lokale erhvervsdrivende eller på stranden: Deadline d. 1. maj Denne dato af hensyn til, at I kan nå at komme med i det trykte program. I højskolens park og koncertsal er der to hovedscener, som vi stiller til rådighed. Hvis I ønsker at bruge disse hovedscener, skal vi høre fra jer senest d. 1. april Alle tilmeldte events kommer i Kvindfolkemødets trykte program, hvis vi ved det inden 1. maj Arrangør Hvem kan blive arrangør af events? Alle, som interesser sig for køn - fra beslutningstagere i erhvervsliv, interesseorganisationer og politik til aktivister og samfundsinteresserede borgere er velkomne til at bidrage med events under to klare forudsætninger: 1) At der er gratis adgang til eventen 2) At eventen rummer en ligelig repræsentation af begge køn, hvis der er tale om paneldebatter. 6

7 Hvordan bliver jeg arrangør? De overordnede forudsætninger for, at du eller din organisation kan blive arrangør på Kvindfolkemødet, er, at I arrangerer én eller flere events, der lever op til at behandle begrebet køn i en eller anden vinkel over for publikum. Hvor kan I holde events? Et eventsted kan være i et telt, i et mødelokale eller på stranden. Ved tildeling af events på hovedscenerne i højskolens park og koncertsal vægtes: Samfundsdebatterende aktiviteter Foreninger og interesse- og brancheorganisationer frem for enkeltstående virksomheder Aktiviteter med flere parter bag Tværgående debatter Tematisk tilhørsforhold i relation til Kvindfolkemødets overordnede tema køn Musik eller underholdning hvor køn indgår som element i en eller anden form Salg af mad og drikke Marielyst byder i forvejen på en stribe gode restaurationer og cafeer, som vil få travlt under Kvindfolkemødet, men vi tror ikke, at de alene har kapaciteten til at bespise publikum. Derfor indbyder vi også fødevareproducenter/forhandlere fra Lolland, Falster og Møn til at hjælpe med at bespise og servicere publikum. Så hvis du kommer fra Sydhavsøerne og vil sælge mad og/eller drikkevarer på Kvindfolkemødet, kan du det, hvis du lejer et telt at gøre det fra. Det er ikke tilladt at stille borde og stole op foran eller ved siden af teltene vil du tilbyde siddende bespisning, må du leje den nødvendige teltplads til det. Sikkerhed omkring grill og åben ild påhviler arrangøren i teltet. Salg af kunsthåndværk Om sommeren er Marielyst kendt for at huse et kunsthåndværkermarked på torvet med lokale kunsthåndværkere. 7

8 Muligheden for at opdage og se hvad der sker inden for kunst og kunsthåndværk på Lolland, Falster og Møn vil vi gerne tilbyde Kvindfolkemødets publikum. Derfor tilbyder vi også telte til lokale kunstnere og kunsthåndværkere. Du kan gå sammen med andre om at leje et telt eller leje et til dig selv. I teltområde 1 er alle telte 3 x 3 meter. Tilbud om sport, aktiviteter og leg Vil du tilbyde motion, udendørsaktiviteter og leg er Marielyst særdeles velegnet til det. Vi har en af Danmarks bedste strande, hvor det er muligt at tilbyde aktiviteter på standen, i vandkanten eller på vandet. Og som en del af Kvindfolkemødets publikumsarealer indgår en stor naturlegeplads blot 100 meter fra Marielyst Strand og lige ved siden af teltområde 3. Derudover har vi arealerne i parken omkring højskolens sø, hvor det er muligt at lave rolige aktiviteter. Du skal selv sørge for at alle eventuelle tilladelser og sikkerhedsforhold er i orden. Som arrangør af motion, udendørsaktiviteter og leg er du ikke pligtig til som andre deltagere at leje et telt. Men du skal tilmelde dig som arrangør. Dermed kommer din aktivitet og dit publikumstilbud med i Kvindfolkemødets program. Overnatningsmuligheder I skal selv sørge for overnatning. Herunder er forskellige muligheder. NOVASOL AS Virumgårdsvej Virum Tlf.: novasol@novasol.dk Sol og Strand Falster Marielyst Strandpark 3 Tlf.: falster@sologstrand.dk DanCenter Marielyst Marielyst Strandvej 27 DK Tlf.: marielyst@dancenter.com 8

9 Oldfruen bed & breakfast Marielyst Strandvej 25A Tlf.: Seaside Inn Sildestrup Øvej Idestrup Tlf.: Marielyst bed & breakfast Stovby Ringvej 8 Tlf.: mail@marielyst-bedandbreakfast.dk Thalia Marielyst (lejligheder og feriehuse) Tranevej 41 mail@thalia-marielyst.dk Marielyst Feriepark og camping Godthåbs Allé 7 Tlf.: Østersøparken Camping Bøtøvej 243 Tlf.: Marielyst Ny Camping Sildestrup Øvej Idestrup Tlf.:

10 Alt det med småt Opsætning i telte kan tidligst ske fra kl fredag d. 2. juni Alle former for bannere, reklamer, plakater og anden eksponering skal begrænses til det lejede telt. Af hensyn til sikkerhed og plads til publikum, er det vigtigt, at I ikke breder jer ud til siderne med udstillinger, borde, bænke o.lign. omkring jeres lejede telt. Det er strengt forbudt at anvende åben ild i teltene. Hvis der foregår madlavning i teltet, skal der være et brandtæppe i umiddelbar nærhed af kogepladsen/ildstedet. Bemærk at I har ansvaret for ting I opbevarer i jeres telt. Selv om vi har et vagtselskab gående rundt om natten i teltområderne d. 1. til 4. juni, kan vi/de ikke garantere for jeres ting. Alt affald samles i skraldesække eller afleveres i affaldsstationerne. I tilfælde, hvor der er uforholdsmæssigt meget efterladt affald, kan I blive opkrævet for rydning af dette. Der opstilles affaldscontainere på centrale steder i området. Stadeholder skal indgå bindende aftaler med transportfirma, såfremt inventar og lignende skal afhentes. Det kan ske mandag d. 5. juni 2017 mellem kl og Stadeholder skal være til stede, når gods afhentes, og gods skal mærkes tydeligt med adresse og telefonnummer på både afsender, modtager og transportfirma. Nedpakning må tidligst ske kl mandag d. 5. juni og skal være afsluttet mandag d. 5. juni kl Vejret kan vi ikke gøre noget ved. Kvindfolkemødet kan ikke gøres økonomisk ansvarlig for forhold forårsaget af vejrlig, herunder storm og kraftig regn der kan medføre påbud om lukning af telte og scener. Det betyder, at det ikke muligt at få refunderet teltleje. 10

11 Kontakt Kvindfolkemødesekretariatet (Højskolens kontor) Telefon: Telefontid: Hverdage kl til Spørgsmål vedr. kvindfolkemødet generelt, events og markedsføring Tlf.: Spørgsmål vedr. teltleje, eventtilmelding og teknik Tlf.: Kvindfolkemødet 2. juni 5. juni 2017 Marielyst Fotos: MarielystLIVE 11