Overordnede økonomistyringsprincipper for Silkeborg Kommune

Transkript

1 Overordnede økonomistyringsprincipper for Silkeborg Kommune Økonomistaben August 2006 Revideret november 2009 Revideret november 2010

2 De overordnede økonomistyringsprincipper er udarbejdet i henhold til Styrelseslovens 42, stk. 7 og godkendt af Sammenlægningsudvalget den 14. august Ikrafttrædelsestidspunkt: 1. januar Reviderede økonomistyringsprincipper godkendt af Byrådet den 21. december 2009 til ikrafttrædelse 1. januar 2010 Revideret punkt 4.3 godkendt af Byrådet den 22. november 2010

3 Regulativet er opdelt i følgende afsnit: 1. Generelle forvaltningsbestemmelser. 2. Budget og bevillingskontrol. 3. Regnskab og bogføring. 4. Finansiel styring og betalingsformidling. 5. Anvendelse af IT-systemer. 6. Andre områder. 7. Bilag omkring politiske strategier/regelsæt. 8. Bilag omkring administrative vejledninger/instrukser.

4 1 GENERELLE FORVALTNINGSBESTEMMELSER 1.1 Lovgrundlag I henhold til Styrelseslovens 42 stk. 7 fastsætter kommunalbestyrelsen de nærmere regler for indretningen af kommunens kasse- og regnskabsvæsen i et regulativ, hvori der tillige optages forskrifter vedrørende forretningsgangen inden for kasse- og regnskabsvæsenet. Regulativet, benævnt overordnede økonomistyringsprincipper tilstilles den kommunale revision, som tillige skal underrettes om alle ændringer af regulativet, før de sættes i kraft. Følgende regelsæt ligger til grund for de overordnede økonomistyringsprincipper: Lov om kommunernes styrelse. Styrelsesvedtægt for Silkeborg Kommune. Indenrigs- og socialministeriets bekendtgørelse om kommunernes budget- og regnskabsvæsen, revision m.v.. Budget- og regnskabsvæsen for kommuner. 1.2 Formål Formålet med de overordnede økonomistyringsprincipper er at sikre: Tilstrækkelige og effektive værktøjer til styring af kommunens økonomi Et betryggende ledelsestilsyn. Økonomiudvalgets indseende med de økonomiske og de almindelige administrative forhold jf. Styrelseslovens 18 stk. 2. En korrekt administration af kommunens kasse- og regnskabsvæsen. Et internt kontrolniveau som tager udgangspunkt i en afvejning mellem væsentlighed og risiko.

5 1.3 Uddybende bilag Regelsættet beskriver primært de helt overordnede organisatoriske og styringsmæssige principper. Det suppleres med bilag, som i mere detaljeret grad beskriver, hvordan disse overordnede principper i praksis udmøntes. I afsnit 7 er angivet bilag omkring strategier/regelsæt, som ved udarbejdelsen godkendes af Økonomiudvalget. Redaktionelle ændringer til eksisterende bilag godkendes af borgmesteren. I afsnit 8 er angivet bilag med mere detaljerede vejledninger/instrukser/ forretningsgangsbeskrivelser, som godkendes administrativt. Afdelings- og stabschefer skal påse, at de i bilagene fastsatte forretningsgange og kontrolforanstaltninger implementeres, overholdes og vedligeholdes. 1.4 Gyldighedsområde Regelsættet er gyldigt for hele kommunens virksomhed. Såfremt kommunen varetager regnskabsmæssige opgaver for eksterne virksomheder/institutioner, skal det fremgå af aftalegrundlaget med disse, i hvilket omfang regelsættes er gældende. 1.5 Ajourføring Afdelings- og stabschefer for det pågældende område har ansvaret for at fremsende forslag til eventuelle ændringer af regulativet eller de tilhørende bilag, såfremt dette skønnes nødvendigt. Økonomichefen har ansvaret for ajourføring af regulativet. Bilagene ajourføres efter de i de enkelte bilag angivne retningslinjer. 1.6 Revision Regulativet og de tilhørende bilag tilstilles den kommunale revision, som tillige underrettes om alle ændringer, før de sættes i kraft.

6 2 BUDGET OG BEVILLINGSKONTROL 2.1 Ministeriets krav Budgettet og regnskabet udarbejdes i en form og inden for tidsfrister, der opfylder ministeriets krav. 2.2 Budgetlægning Økonomiudvalget godkender budgetproceduren, herunder tidsplan for den årlige budgetlægning. Økonomistaben udarbejder budgetprocedure, herunder tidsplan for den årlige budgetlægning. Det påhviler Direktionen at påse, at budgetproceduren overholdes. 2.3 Bevillingsregler- og kontrol Økonomiudvalget godkender de af Økonomistaben udarbejdede bevillingsregler i forbindelse med budgetvedtagelsen. 2.4 Offentliggørelse Offentliggørelse af budget og regnskab sker i henhold til gældende bestemmelser, jf. Lov om Kommunernes styrelse samt kravene fra ministeriet.

7 3 REGNSKAB OG BOGFØRING 3.1 Regnskabsaflæggelse Direktionen godkender retningslinjer for aflæggelse af årsregnskab, herunder anlægsregnskaber og tidsplan. Økonomistaben udarbejder retningslinjerne. Det påhviler Direktionen at påse, at retningslinjerne overholdes. Regnskabet udarbejdes på grundlag af de daglige registreringer i kommunens økonomisystem. Det godkendte årsregnskab afgives til revisionen inden for den tidsfrist, som er fastsat af ministeriet. 3.2 Eksterne regnskaber Såfremt kommunen fører regnskab eller udfører andre opgaver af regnskabsmæssig art for eksterne virksomheder/institutioner, skal der foreligge en skriftlig aftale mellem de to parter. Aftalen konkretiserer gensidige forpligtelser og ansvar. 3.3 Regnskabsføring Regnskabssystemets funktioner styres af Økonomistaben. Regnskabsføringen skal opfylde kravene jf. styrelsesloven samt kravene fra ministeriet. Regnskabet føres på grundlag af elektroniske bilag, og skal ske løbende, dels af hensyn til en effektiv budgetopfølgning, dels af hensyn til overholdelse af betalingsfrister. Et hovedprincip er, at regnskabsføringen sker decentralt, dog under hensyntagen til etablering af administrationscentre, hvor dette er hensigtsmæssigt. Kassation skal ske i overensstemmelse med gældende regler.

8 3.4 Anvisning, attestation og bilagsbehandling Anvisning af udgifter og indtægter forestås af den budgetansvarlige som en integreret del af budgetkontrollen og ledelsestilsynet. Direktionen er bemyndiget af Borgmesteren til at godkende budgetansvarlige inden for nærmere fastsatte områder. De budgetansvarlige påtager sig bl.a. ansvaret for: At der er bevillingsmæssig dækning for udgifter/indtægter. At bevillingsforudsætninger er overholdt. At attestationsreglerne er overholdt. Den budgetansvarlige udpeger én eller flere personer til at attestere udgifter og indtægter. Den budgetansvarlige kan som hovedregel ikke samtidig være attestationsberettiget. Ved attestation forstås, at en person foretager elektronisk påtegning i kommunens økonomisystem, således at bogføring/udbetaling effektueres. Af kommunens økonomisystem fremgår, hvem der har adgang til at anvise og attestere udgifter og indtægter. Økonomistaben foranlediger, at anvisnings- og attestationsberettigede tildeles systemadgang. Økonomistaben udarbejder regelsæt for anvisning og attestation. 3.5 Interne kontroller Økonomistaben er ansvarlig for udarbejdelse af regler for internt kontrolniveau omkring bogføringen. Principperne for bilagskontrol er følgende: Bilagskontrol varetages som udgangspunkt af den budgetansvarlige. Økonomistaben sikrer via systemlogning at bilagskontrol foretages. Kontroller udføres hovedsageligt som stikprøver. Kontroller og bemærkninger hertil udføres og dokumenteres i kommunens økonomisystem.

9 4 FINANSIEL STYRING OG BETALINGSFORMIDLING 4.1 Generelt Økonomiudvalget har ansvaret for, at der fastsættes overordnede regler for kommunens finansielle styring, herunder anbringelse af midler, låneoptagelse og anvendelse af finansielle instrumenter. Økonomistaben udarbejder regelsæt for kommunes finansielle strategi. 4.2 Betalingsformidling Ved betalingsformidling forstås de tekniske og praktiske transaktioner, der er nødvendige for at kommunen kan overholde sine økonomiske forpligtelser over for omverdenen. Økonomistaben er ansvarlig for kommunens løbende betalingsformidling, herunder den daglige drift af betalingssystemer, implementering af nye regler samt vedligeholdelse af oversigt over fuldmagtsforhold. Al betalingsformidling foregår som hovedregel elektronisk. Økonomstaben udarbejder regelsæt for bilagsbehandling og bilagskontrol. 4.3 Postindgang Der føres kvitteringslister over værdiforsendelser. Organisation og Personale udarbejder regelsæt for postindgang og værdiforsendelser. 4.4 Kassevirksomhed Oprettelse af kassefunktioner samt udbetaling af kasseforskud sker kun efter særskilt aftale med Økonomistaben, idet der samtidigt skal tilrettelægges et tilstrækkeligt internt kontrolniveau. Økonomistaben ajourfører lister over kasser, herunder kasseforskud. Revisionen orienteres om oprettelse/ændringer af kasseenhederne.

10 4.5 Anvendelse af betalingskort Såfremt det skønnes hensigtsmæssigt, kan kommunen til tjenstligt brug anskaffe betalingskort. Anskaffelsen af sådanne kort skal i hvert enkelt tilfælde godkendes af Økonomichefen. Økonomistaben udarbejder regelsæt for betalingskort. 4.6 Konti i pengeinstitutter Økonomichefen opretter og nedlægger konti i pengeinstitutter. Hovedreglen er, at konti oprettes, så der kun kan disponeres af to personer i forening. Økonomichefen beslutter, hvilke personer der er berettiget til at disponere. 4.7 Anbringelse af midler Midler, der ikke af hensyn til de daglige forretninger skal foreligge kontant, anbringes bedst muligt, jf. ministeriets regler herfor. 4.8 Sikkerhedsstillelse De enkelte afdelinger/stabe registrerer deponerede effekter, garantier, pantebreve m.v., som indleveres til sikkerhed for gæld. Økonomistaben foranlediger, at registreringerne medtages i regnskabet. 4.9 Notering af transporter Den enkelte afdeling/institution er selv ansvarlig for korrekt håndtering af betalinger, hvis der er indgået aftale om transport af fordringer, d.v.s. overdragelse af tilgodehavendet til 3. mand, til hvem betalingen skal ske for at have frigørende virkning.

11 5 ANVENDELSE AF IT-SYSTEMER 5.1 Gyldighedsområde Bestemmelserne gælder for anvendelse af elektronisk databehandling i opgaver med relation til kasse- og regnskabsvæsenet. 5.2 IT-sikkerhedspolitik Økonomi- og IT-staben udarbejder regelsæt med de overordnede retningslinjer for tilslutning til/ anvendelse af IT-systemer. 5.3 Kontrolforanstaltninger og indhold Økonomistaben udarbejder regelsæt for kontrol og afstemning ved anvendelse af IT-systemer. Kontrolforanstaltningerne skal sikre uddatamaterialets korrekte sammenhæng med inddata, ind- og udbetalinger samt bogføring.

12 6 ANDRE OMRÅDER 6.1 Sikring af værdier tilhørende andre Økonomistaben udarbejder regelsæt for opbevaring og registrering af midler tilhørende andre. Regelsæt udarbejdes i tæt dialog med den enkelte institution/det enkelte område og tager udgangspunkt i en vurdering af væsentlighed og risiko. 6.2 Risikostyring og forsikringsforhold Organisation og Personale udarbejder regelsæt for risikostyring og forsikringsforhold. 6.3 Indkøb og udbud Økonomistaben udarbejder regelsæt for kommunens indkøbs- og udbudspolitik. 6.4 Leje og leasing Økonomiudvalget godkender retningslinjer for kommunens leje- og leasingpolitik i forbindelse med budgetvedtagelsen. Økonomistaben er ansvarlig for at udarbejde oplæg hertil. 6.5 Arkivalier Organisation og Personale udarbejder regelsæt for kommunens arkivinstruks.

13 7 BILAG OMKRING POLITISKE STRATEGIER/REGELSÆT Silkeborg Kommunes finansielle strategi. Rente- og gebyrpolitik. IT-sikkkerhedspolitik. Indkøbspolitik. Udbudspolitik. 8 BILAG OMKRING ADMINISTRATIVE VEJLEDNINGER/INSTRUKSER Anvisning og attestation Bilagshandling og bilagskontrol. Forskudskasser og afdelingskasser Afstemning af mellemregnings- og restancekonti. Indregning og måling af materielle og immaterielle anlægsaktiver m.v.. Opbevaring, registrering og administration af værdier tilhørende andre. Kontrol og afstemning ved anvendelse af IT-systemer. Postindgang og værdiforsendelser. Risikostyring, sikring og forsikring. Arkivinstruks. Betalingskort. Ansattes betaling for deltagelse i madordning.

14