NORDFYNS KOMMUNE. Principper for økonomistyring

Transkript

1 NORDFYNS KOMMUNE Principper for økonomistyring Godkendt af Kommunalbestyrelsen 24. september

2 Indholdsfortegnelse 1. GENERELT OM REGELSÆTTET LOVGRUNDLAG FORMÅL ROLLEFORDELING MELLEM DET POLITISKE OG DET ADMINISTRATIVE NIVEAU FORHOLDET TIL KOMMUNENS GENERELLE STYRINGSPRINCIPPER GYLDIGHEDSOMRÅDE AJOURFØRING ØKONOMISK STYRING GENERELT BEVILLINGSMYNDIGHED BEVILLINGSNIVEAU OG AFTALESTYRING BUDGETLÆGNING GENERELLE PRINCIPPER DET ENKELTE ÅRS BUDGETPROCEDURE BUDGETBEMÆRKNINGER BUDGETOPFØLGNING GENERELT DET ØKONOMISKE ANSVAR LØBENDE BUDGETOPFØLGNING SAMLET BUDGETKONTROL SYSTEMATISK RAPPORTERING REGNSKABSAFLÆGGELSE GENERELT REGNSKABET PERIODISERING ANLÆGSREGNSKABER BOGFØRINGSPROCESSEN GENERELT ARBEJDSPROCESSEN LEDELSESTILSYN FINANSIEL STYRING OG BETALINGSFORMIDLING GENERELT FINANSIEL STRATEGI BETALINGSFORMIDLING NEMKONTO REGISTRET KONTANTE BETALINGER KASSER BANKKONTI AFSTEMNING AF STATUSKONTI TRANSPORTER DEBITORSYSTEM ANVENDELSE AF IT - FAGSYSTEMER GENERELT SYSTEMANSVARLIG KVALITETSKONTROLLER KONTROLLER MOD SVIG ANDRE OMRÅDER SIKRING AF KOMMUNENS AKTIVER SIKRING AF VÆRDIER TILHØRENDE ANDRE

3 9.3. LEJE- OG LEASINGAFTALER KØB AF VARER OG TJENESTEYDELSER EKSTERNE REGNSKABER Bilag til Nordfyns Kommunes Principper for økonomistyring: Bilag A 1 Bilag A 2 Bilag A 3 Bilag A 4 Bilag A 5 Bilag A 6 Servicestrategi Decentraliseringsaftale Finansiel strategi Forsikringspolitik Udbudspolitik Indkøbspolitik Bilag B 1 Bilag B 2 Bilag B 3 Bilag B 4 Bilag B 5 Bilag B 6 Bilag B 7 Bilag B 8 Bilag B 9 Bilag B 10 Bilag B 11 Bilag B 12 Bilag B 13 Bilag B 14 Bilag B 15 Bilag B 16 Budgetprocedure Budgetkontrol Tids- og aktivitetsplan for regnskabsafslutning Regnskabspraksis Anlægsregnskab Oversigt over budgetansvarlig Brugeroprettelse til økonomisystem Retningslinier for bogføring Økonomisk ledelsestilsyn og interne kontroller Forretningsgang for NemKonto Retningslinier for afstemning af statuskonti Regler for opkrævning og afskrivning Oversigt over Systemansvarlige og systemansvarliges kontroller Regler for registrering og sikring af værdifulde aktiver og dokumenter Administration af værdier tilhørende andre Tilsyn med eksterne regnskaber Bilagstyper: Bilag A godkendes politisk Bilag B godkendes administrativt af Direktionen 3

4 1. GENERELT OM REGELSÆTTET 1.1. Lovgrundlag I henhold til Styrelseslovens 42, stk. 7, skal Kommunalbestyrelsen fastsætte de nærmere regler for indretningen af kommunens kasse- og regnskabsvæsen i et regulativ, hvori der tillige optages forskrifter vedrørende forretningsgangen inden for kasse- og regnskabsvæsen. Regulativet indeholder regler for budgetlægning, regnskabsaflæggelse samt daglige forretningsgange ved brug af kommunens midler. Følgende bestemmelser ligger til grund for regulativet: Lov om kommunens styrelse Nordfyns Kommunes Styrelsesvedtægt Indenrigs- og Socialministeriets bekendtgørelse om kommunens budget- og regnskabsvæsen, revision m.v. Indenrigs- og Socialministeriets Budget- og regnskabssystem for kommuner og regioner Indenrigs- og Socialministeriets bekendtgørelse om kommunernes låntagning og meddelelse af garantier m.v Formål Formålet med regelsættet er at sikre: fælles grundlag for såvel den centrale som den decentrale økonomistyring. tilstrækkelige værktøjer til styring af kommunens økonomi korrekt og effektiv administration af kommunens økonomi præcisering af budgetansvar og ledelsestilsyn en effektiv og korrekt administration af kommunens økonomi, som tager udgangspunkt i vurdering af væsentlighed og risiko Desuden skal regelsættet give Økonomiudvalget indsigt i de økonomiske og almindelige administrative forhold Rollefordeling mellem det politiske og det administrative niveau Økonomiudvalget Ifølge Styrelseslovens 18 skal Økonomiudvalget have indseende med de økonomiske og almindelige administrative forhold inden for samtlige kommunens administrationsområder, og udvalgets erklæring skal indhentes om enhver sag, der vedrører disse forhold, forinden sagen forelægges kommunalbestyrelsen til beslutning. Udvalgene Ifølge Styrelseslovens 21 skal udvalgene bestyre de anliggender, der er underlagt dem, inden for rammerne af det vedtagne årsbudget i forbindelse med Kommunalbestyrelsens vedtagelser og i overensstemmelse med de reglementer m.v. der er udstedt af Kommunalbestyrelsen. De påser, at de bevilgede beløb ikke overskrides, og i tilfælde af forventede budgetoverskridelser på givne områder, angiver udvalget mulige besparelser indenfor udvalgets bevilling. Er dette ikke muligt, påhviler det Kommunalbestyrelsen at vurdere budgetoverskridelsen ud fra en helhedsvurdering Borgmester Ifølge Styrelseslovens 31 har borgmesteren den øverste daglige ledelse af kommunens administration. 4

5 I praksis er kommunens administrative ledelse (direktions, institutions- og afdelingsledere) via dette regelsæt pålagt det umiddelbare ansvar for en del opgaver i relation til kommunens økonomiske styring Forholdet til kommunens generelle styringsprincipper Regelsættet beskriver kun de af kommunens overordnede organisatoriske og styringsmæssige principper, som har en væsentlig rolle med hensyn til økonomistyring. Beskrivelsen er derfor kortfattet, men der skal i relevant omfang være en henvisning til den fuld beskrivelse heraf, så det er muligt at se mere detaljerede beskrivelser. I praksis fungerer regelsættet derfor også som en portal til mere uddybende beskrivelser, bilag, beslutninger i Kommunalbestyrelsen m.m. Bilag vil fremgå som links til hoveddokumentet Gyldighedsområde Regelsættet er gyldigt for hele Nordfyns Kommunes virksomhed. I det omfang kommunen varetager kasse- og/eller regnskabsfunktioner for eksterne virksomheder eller institutioner, er regelsættet også gældende for disse Ajourføring Dette regelsæt skal afspejle kommunens politiske beslutninger omkring økonomisk styring. Økonomichefen har en særlig rolle mht. at tage initiativ til at vedligeholde og ajourføre beskrivelsen i overensstemmelse hermed. Økonomichefen er derfor ansvarlig for, at ændringsforslag sendes via Direktionen og Økonomiudvalget til godkendelse i Kommunalbestyrelsen. Økonomichefen skal på eget initiativ tilrette regelsættet som følge af Kommunalbestyrelsesbeslutninger, der har direkte betydning for de regler, der er fastsat i principperne for økonomistyring. I forbindelse med sådanne rettelser skal Kommunalbestyrelsen orienteres. Afdelingschefer og institutionsledere forventes, som led i den økonomiske styring, at påpege overfor økonomichefen, hvis kommunens principper bør ændres eller ikke harmonerer med den konkrete administration. Hvor ikke andet er anført, skal ændringer i bilag til regelsættet godkendes af Direktionen. Økonomiudvalget orienteres ved væsentlige ændringer. Kommunens revision skal underrettes om alle ændringer af regelsættet samt væsentlige ændringer i bilag hertil, før ændringerne sættes i kraft. Økonomichefen er ansvarlig for, at ændringer til regelsættet formidles i organisationen. Hele regelsættet ajourføres minimum hvert 4. år i forbindelse med tiltrædelse af ny Kommunalbestyrelse første gang i

6 2. ØKONOMISK STYRING 2.1. Generelt Kommunalbestyrelsen har det overordnede ansvar for styringen af Nordfyns Kommunes økonomi. Direktionen har det praktiske ansvar for at sikre, at der udarbejdes mål, strategier og handlingsplaner for kommunen, at der foretages resultatopfølgning, og at der aflægges regnskab for anvendelsen af midlerne. I det følgende beskrives de overordnede rammer for den økonomiske styring. Målsætning i økonomistyring bygger på: Realistisk budgettering Det er en forudsætning, at budgettet er realistisk. Via budgetopfølgning følges antalsforudsætninger og enhedspriser løbende. Det giver et godt grundlag for at tilpasse indeværende års budget og vurdere næste års budget. Sund økonomi En sund økonomi bygger på et budget, hvor det budgetterede driftsresultat på det skattefinansierede område kan finansiere renter, anlæg samt afdrag på lån. Rettidig omhu Der udvises rettidig omhu. Kommunens driftsbudget tilpasses løbende, så kommunen ikke tvinges til akutte besparelser. Det korrigerede budget skal løbende udtrykke det forventede regnskabsresultat for året. Tillægsbevillinger Det bør undgås at give tillægsbevillinger til serviceudgifterne, som finansieres af kassebeholdningen. Derfor bør tillægsbevillinger på serviceområder finansieres af kompenserende besparelser på andre serviceområder. Likviditet og lån finansiel strategi Overordnet styres efter at maksimere afkastet på overskuds-likviditeten, samt at minimere kommunens finansieringsudgifter, dog under hensyntagen til de finansielle risici, kommunen ønsker at påtage sig Bevillingsmyndighed Kommunalbestyrelsen har bevillingsmyndigheden. Det betyder, at aktiviteter, der ikke er medtaget i budgettet, ikke må igangsættes, før Kommunalbestyrelsen har givet en bevilling. Aktiviteter som følge af nye love eller andre bindende regler kan dog opstartes uden Kommunalbestyrelsens forudgående bevilling, men bevilling må da indhentes snarest muligt Bevillingsniveau og aftalestyring Kommunalbestyrelsen fastlægger bevillingsniveauet i forbindelse med vedtagelsen af årsbudgettet. Bevillingsniveauet i Nordfyns Kommune er på udvalgsniveau, således at udvalgene kan flytte budgetmidler indenfor eget område. Anlægsbevillinger Et anlæg kan defineres som en investering, der repræsenterer en værdi for kommunen over en periode der er længere end 1 år. 6

7 Ved budgetlægningen afsættes rådighedsbeløb for at finansiere anlægsarbejdet. En frigivelse af rådighedsbeløbet betyder at der opnås en anlægsbevilling. Anlægsbevillinger gives af Kommunalbestyrelsen og kan være ét- eller flerårige. Et anlægsarbejde må ikke igangsættes før der foreligger en anlægsbevilling og et tilhørende rådighedsbeløb. Anlægsbevillingen vedrører selve det fysiske anlægsarbejde, mens rådighedsbeløbet alene har en finansieringsmæssig betydning. Det er en forudsætning for anlægsbevillingens udnyttelse, at der i budgettet er afsat et rådighedsbeløb til afholdelse af de med anlægsarbejdet forbundne udgifter og indtægter. Selvom en anlægsbevilling er flerårig kan der i det enkelte regnskabsår kun afholdes udgifter til det pågældende anlægsarbejde svarende til det i budgettet for regnskabsåret opførte rådighedsbeløb. For enhver anlægsbevilling skal der udpeges en budgetansvarlig, som har ansvaret for at udmønte bevillingen, for at føre tilsyn med anvendelsen af den og for at aflægge regnskab, når anlægsarbejdet er afsluttet. Der henvises til afsnit 5.4. Tillægsbevillinger Ved alle tillægsbevillinger eller ændring af rådighedsbeløb til anlæg skal det fremgå, hvordan det ansøgte beløb finansieres. Udvalgenes forslag til tillægsbevillinger eller ændringer af rådighedsbeløb vedrørende anlæg skal til udtalelse ved Økonomi og løn inden forelæggelse for Økonomiudvalget, der indstiller til Kommunalbestyrelsen, som træffer endelig beslutning. Alle tillægsbevillings- og øvrige bevillingssager skal inden forelæggelse for Økonomiudvalget fremsendes til udtalelse i Økonomi og Løn under Økonomichefens ansvar. Budgetomplaceringer I forbindelse med en budgetopfølgning kan der være behov for at flytte midler fra en konto til en anden indenfor en bevilling. Bevillingsniveauet og forudsætningerne for bevillingen bestemmer begrænsningerne for retten til omplacering. Budgetomplacering kan kun foretages inden for det vedtagne budget og inden for de enkelte bevillingsområder efter aftale med den ansvarlige leder. Dog er der undtagelser ved omplacering af centrale puljer under Økonomiudvalget, da disse kan omplaceres på tværs af udvalg. En omplacering af et budgetbeløb må ikke efterfølgende medføre behov for en tillægsbevilling, ligesom en ny aktivitet ikke kan igangsættes ved en omplacering. Decentraliseringsaftale Nordfyns Kommune anvender decentraliseringsaftaler mellem kommunalbestyrelsen og institutionerne i Nordfyns Kommune. Aftalen fastlægger ansvar og kompetence på det økonomiske område. Aftalen er flerårig mens bilag er gældende for et år ad gangen. Institutionens rammer fastlægges ved budgetvedtagelsen for det kommende år, og kan i den forbindelse justeres med varig virkning såvel op som ned. I løbet af budgetåret røres som udgangspunkt ikke ved institutionens ramme, med undtagelse af forud aftalte kriterier. Nettobevilling Rammebevillingen til institutionen gives som hovedregel som en nettobevilling, hvilket indebærer at merindtægter eller mindre udgifter frit kan disponeres indenfor den økonomiske ramme. Dette betyder samtidig at eventuelle merudgifter ligeledes skal finansieres indenfor den økonomiske ramme. Institutionens indtægter kan som udgangspunkt frit anvendes inden for institutionens økonomiske ramme til afholdelse af tilsvarende udgifter. 7

8 Budgetoverførsel Der kan overføres både nettooverskud og nettounderskud til det efterfølgende regnskabsår. Overførslerne skal hvert år godkendes af Kommunalbestyrelsen som tillægsbevillingssager. De nærmere regler er beskrevet i decentraliseringsaftalen. Opgørelse af den enkelte institutions over- eller underskud foretages af Økonomi og Løn i samarbejde med institutionen umiddelbart efter afslutningen af regnskabsårets supplementsperiode. 8

9 3. BUDGETLÆGNING 3.1. Generelle principper De grundlæggende principper for kommunernes budget og budgetprocedure findes i Styrelsesloven og i regler fastsat af Indenrigs- og Socialministeriet. Kommunalbestyrelsen har ansvar for at skabe sammenhæng mellem kommunens strategier, kommuneplanen og budgettet Det enkelte års budgetprocedure For at leve op til såvel lovkrav som til kommunens eget behov for styring skal budgetproceduren foregå efter en nærmere fastsat plan. Direktionen har på Økonomiudvalgets vegne ansvar for, at der inden igangsættelsen af budgetarbejdet udarbejdes en Budgetprocedure hvori der indgår en tids- og aktivitetsplan for det kommende års budgetprocedure. Planen udarbejdes af Økonomi og Løn og skal indeholde en beskrivelse af den proces, budgetlægningen for det kommende år skal gennemløbe. Økonomichefen har ansvar for, at den centrale koordinering af det praktiske budgetarbejde foregår i overensstemmelse med den vedtagne budgetprocedure Budgetbemærkninger Ifølge Styrelsesloven skal Økonomiudvalgets forslag til årsbudget og flerårige budgetoverslag ledsages af budgetbemærkninger, der i nødvendigt omfang forklarer baggrund og forudsætninger for budgettets poster. Det er Afdelingschefernes ansvar at der udarbejdes budgetbemærkninger. Bemærkningerne skal udarbejdes i samarbejde med Økonomi og løn. Økonomi og Løn har ansvaret for at koordinere udarbejdelsen af budgetbemærkningerne, således at budgetbemærkningerne fremstår som en helhed. 9

10 4. BUDGETOPFØLGNING 4.1. Generelt Det budget, som er godkendt af Kommunalbestyrelsen, definerer rammerne for næste års forvaltning af kommunens midler. Budgettet og dets formulerede mål er det væsentligste element i kommunens samlede økonomistyring, og de givne bevillinger skal, ligesom forholdet mellem bevillingerne og de fastsatte mål, overholdes. Hvis en budgetansvarlig kan forudse afvigelser, der ikke umiddelbart kan dækkes af modsvarende udgifter/indtægter på andre delområder inden for aktivitetsområdet eller indenfor den mulige overførselsadgang, er pågældende forpligtet til hurtigst muligt at forelægge en sag for fagudvalget med forslag til imødegåelse heraf. Såfremt fagudvalget ikke er i stand til at anvise kompenserende besparelser inden for området, forelægges sagen for økonomiudvalget i form af en tillægsbevillingssag. Med ansvaret for overholdelse af budgetbeløb følger naturligt ansvaret for opnåelse af målene for det område, som den budgetansvarlige har ansvar for Det økonomiske ansvar Det økonomiske ansvar påhviler entydigt Kommunalbestyrelsen og er i praksis delegeret via decentraliseringsaftalerne til de budgetansvarlige for de enkelte områder. Direktionen varetager i det daglige ansvaret for indgåelse af og opfølgning på aftalerne. Økonomichefen har som leder af Økonomi og Løn ansvaret for den overordnede økonomistyring. Økonomichefen skal organisere den samlede, overordnede rapportering til Direktionen og til Økonomiudvalget Løbende budgetopfølgning Budgetstyring er en væsentlig forudsætning for styringen af den generelle politik og målsætninger for hvert af kommunens enheder. Løbende og minimum en gang i kvartalet skal de budgetansvarlige foretage en vurdering af budgetforbruget contra de vedtagne politikker. I tilfælde af at der konstateres afvigelser, der ikke umiddelbart kan korrigeres for, skal problemstillingen i samarbejde med Økonomi og Løn rejses over for nærmeste overordnet på området, som vurderer, om problemstillingen skal rejses overfor direktøren eller udvalget. Økonomi og Løn stiller værktøjer til rådighed for den løbende budgetkontrol og bistår afdelinger og institutioner med råd og vejledning på området. Minimum 3 gange årligt foretages der indenfor hvert udvalgsområde en samlet budgetkontrol Samlet budgetkontrol Der gennemføres 3 større budgetopfølgninger årligt, hvor der på samtlige drifts- og anlægsområder estimeres et forventet regnskab. Økonomi og Løn har ansvaret for at koordinere disse budgetopfølgninger, mens den budgetansvarlige leder skal vurdere forbruget og dels give en vurdering på forventet regnskab og dels den forventede overførsel til næste regnskabsår. Selv om anlægsbevillingerne overholdes, kan forskydninger i aktiviteten mellem årene bevirke store udsving i forhold til årets rådighedsbeløb. Dette har især betydning for kommunens likviditetsstyring. 10

11 Derfor skal budgetopfølgningerne vedrørende anlæg omfatte såvel selve anlægsbevillingen som årets rådighedsbeløb for det pågældende anlægsarbejde. Den samlede budgetkontrol forelægges for fagudvalgene, økonomiudvalget og Kommunalbestyrelsen. Økonomiudvalget fastsætter regler og tidsterminer for budgetopfølgningen, der skal udarbejdes budgetopfølgning pr. 31. marts, 30. juni og 30. september. Økonomi og Løn koordinerer budgetopfølgningen og sikrer, at gældende regler overholdes. Den budgetansvarlige leder tager som en integreret del af sin budgetopfølgning ansvar for, at den konkrete anvendelse af budgetmidlerne er i overensstemmelse med bevillingens formål Systematisk rapportering Økonomichefen har som leder af Økonomi og Løn ansvar for, at der finder en løbende, overordnet opfølgning sted i form af en systematisk rapportering fra visse dele af den kommunale virksomhed. Den systematiske rapportering skal sikre dokumentation for og varsling af afvigelser fra budgettets indholdsmæssige og økonomiske rammer. Fagsekretariater, stabe og institutioner har pligt til i fornødent omfang at bidrage til den systematiske rapportering, og Økonomi og Løn har samtidig en forpligtelse til at konsultere relevante fagsekretariater, stabe og institutioner i forbindelse med tilrettelæggelsen af rapporteringen. 11

12 5. REGNSKABSAFLÆGGELSE 5.1. Generelt Indenrigs- og Socialministeriet fastsætter kravene til kommunens regnskabsaflæggelse. Regnskabet aflægges i en form, der svarer til indholdet og perioden i det vedtagne budget. Regnskabet skal give et retvisende billede af årets aktiviteter. Indenrigs- og Socialministeren fastsætter frister for: Kommunalbestyrelsens behandling af regnskabet Revisionens modtagelse af regnskabet og afgivelse af revisionsberetning Tilsynsmyndighedens modtagelse af årsregnskab og revisionsberetning Kommunalbestyrelsens behandling af revisionsberetningen og dens bemærkninger og efterfølgende godkendelse af regnskabet. Økonomichefen er ansvarlig for, at der inden årets udgang udarbejdes en detaljeret tids- og aktivitetsplan for den kommende regnskabsaflæggelse, tids- og aktivitetsplanen godkendes i Økonomiudvalget. Kommunens årsregnskab skal i henhold til lov om kommunernes styrelse være tilgængeligt for kommunens borgere. I Nordfyns Kommune offentliggøres regnskabet på kommunens hjemmeside Regnskabet Nordfyns Kommune aflægger regnskabet i form af en årsberetning bestående af: Anvendt regnskabspraksis Generelle bemærkninger til aktiviteterne Resultatopgørelsen - omkostningsbaseret Regnskabsopgørelse - udgiftsbaseret Balance Finansieringsoversigt/pengestrømsopgørelse Noter Nøgletal Herudover udarbejdes en række bilag og specifikationer jf. Indenrigs og socialministeriets regler. Årsregnskabets bemærkninger skal forholde sig til væsentlige afvigelser mellem budget og regnskabsresultatet. Årsregnskabet indeholder både et udgiftsbaseret og et omkostningsbaseret regnskabsresultat. Den løbende rapportering baseres på udgiftsregnskabet, mens det omkostningsbaserede regnskab alene udarbejdes i forbindelse med årsregnskabet. Forskellen på udgiftsregnskabet og det omkostningsbaserede regnskab, er at det omkostningsbaserede regnskab indeholder afskrivninger af alle aktiverede anlæg samt diverse hensættelser såsom feriepenge og tjenestemands forpligtigelser. Økonomichefen har som leder af Økonomi og Løn det overordnede ansvar for regnskabsudarbejdelsen, men afdelingerne skal bidrage til årsregnskabet inden for den fastsatte tidsfrist Periodisering Forsupplementsperioden er den periode, der foreligger forud for regnskabsåret, og hvori der kan bogføres på det fremtidige regnskabsår, hvis bogføringerne skal finde sted før levering. Supplementsperioden er den periode, der ligger efter regnskabsåret, og hvori der stadig kan bogføres på det "gamle" år i de tilfælde, hvor leveringen af ydelsen er foretaget i sidste regnskabsår. Supplementsperioden fastsættes i tids- og aktivitetsplan. 12

13 5.4. Anlægsregnskaber Der skal aflægges særskilt anlægsregnskab til Økonomiudvalget samt Kommunalbestyrelsen for hver anlægsbevilling, der overstiger Indenrigs- og Socialministeriets fastsatte minimumsbeløb på 2 mio. kr. Øvrige anlægsregnskaber aflægges og medtages samlet i kommunens regnskab. De nærmere regler fremgår af bilag til regulativet. 13

14 6. BOGFØRINGSPROCESSEN 6.1. Generelt Nordfyns Kommunes bogføring foretages i overensstemmelse med god bogføringsskik. Bogføringssystemet og anvendelsen heraf skal sikre: transaktionssporet, dvs. sammenhængen mellem de enkelte transaktioner og årsregnskabet. kontrolsporet, dvs. dokumentationen for den enkelte post. I praksis forvaltes den daglige udførelse af opgaver af de ledende medarbejdere, der har det daglige budgetansvar. De budgetansvarlige har udover ansvaret for at overholde mål og rammer for eget omkostningssted ansvaret for den daglige betaling, bogføring og beslægtede opgaver. Den enkelte budgetansvarlige skal derfor være rustet til at varetage denne opgave. Det er Økonomichefens ansvar at stille den nødvendige rådgivning til rådighed for de budgetansvarlige Arbejdsprocessen Det er op til de budgetansvarlige, at arbejdsprocesser tilrettelægges effektivt og understøttes af IT fagsystemer, hvor dette er hensigtsmæssigt. Det er væsentligt at regnskabsføringen sker løbende, både af hensyn til mulighederne for effektiv budgetopfølgning og for at overholde betalingsfrister. Bogføring skal som udgangspunkt finde sted i den institution/afdeling, som har truffet dispositionen, der medfører bogføringen. Såfremt det skønnes hensigtsmæssigt, kan bogføringsopgaven dog samles et sted for flere institutioner/afdelinger. Økonomi og Løn opretter koder til personer, der skal autoriseres til at bogføre regnskabsbilag. Bemyndigelsen sker efter følgende procedure: Lederen henter brugeroprettelse til økonomisystem Skemaet udfyldes med omkostningssteds begrænsning altid indenfor eget område. Skemaet underskrives af budgetansvarlig Skemaet sendes til Økonomi og Løn, der forestår oprettelsen Det forudsættes, at disse personer forinden oprettelse i systemerne er tilstrækkeligt vejledt omkring forretningsgange, interne kontroller etc. Afdelingscheferne / decentrale ledere har ansvaret for at denne instruktion finder sted. Økonomi og Løn udarbejder vejledende retningslinier for bogføring og bistår i øvrigt institutioner/afdelinger med råd og vejledning på området. Bogføringsgrundlag Grundlaget for bogføring og betaling er originale og kontrollerede regnskabsbilag. Det vil sige, at der skal foreligge et bilag - i hovedreglen i form af en elektronisk faktura som svarer til den vare eller ydelse, der er leveret. Det er den budgetansvarliges ansvar, at der er sikkerhed for, at oplysningerne på fakturaen svarer til den modtagne vare eller ydelse. Nordfyns Kommune accepterer at lønbilag vedr. eksempelvis ferie og fravær kan være s. I tilrettelæggelsen af forretningsgange til kontrol af bilag skal den budgetansvarlige tage væsentlighed og risiko i betragtning, således at effektive arbejdsgange sikres. 14

15 Arkivering og genfinding Nordfyns Kommunes økonomisystem skal være indrettet således, at regnskabsbilag arkiveres elektronisk og dermed kan genfindes elektronisk. Det er den budgetansvarliges ansvar, at regnskabsbilag, der undtagelsesvis ikke findes i elektronisk form, bliver opbevaret sikkert, og arkiveres efter gældende regler Ledelsestilsyn De budgetansvarlige Med baggrund i Nordfyns Kommunes generelle krav til effektivitet, skal så få personer som muligt involveres i bogføringen af den enkelte transaktion. Arbejdsgange og interne kontroller skal derfor tilrettelægges ud fra en vurdering af væsentlighed og risiko. Den enkelte budgetansvarlige kan frit delegere til sine medarbejdere at varetage de daglige opgaver med f.eks. bestilling af varer, betaling og bogføring. Den budgetansvarlige har dog i den sammenhæng stadig ansvaret og skal derfor foretage et økonomisk ledelsestilsyn. Det økonomiske ledelsestilsyn fastlægges af den budgetansvarlige selv, idet Økonomichefen udstikker særlige retningslinier herfor. Udover det økonomiske ledelsestilsyn skal der udføres fagligt ledelsestilsyn. Uanset beløbsstørrelse må ingen foretage udbetalinger til sig selv. Sådanne udbetalinger skal godkendes af nærmeste overordnede eller en anden person med ledelsesansvar inden for det pågældende område. Økonomi Økonomichefen er ansvarlig for at udarbejde generelle regler for bogføringen, herunder principielle krav til interne kontroller, idet principperne for kontrol er følgende: kontrollerne varetages overvejende som led i budgetkontroller eller det almindelige ledelsestilsyn, dvs. af afdelingen eller institutionen selv. udførte kontroller og resultatet heraf skal kunne dokumenteres eller sandsynliggøres kontroller udføres som udgangspunkt som stikprøver Ud fra en konkret risikovurdering udtager Økonomi og Løn en række stikprøver til kontrol af kvaliteten og legaliteten i kommunens bogføring og af det udførte ledelsestilsyn. Kontrollen skal målrettes områder med forhøjet risiko. 15

16 7. FINANSIEL STYRING OG BETALINGSFORMIDLING 7.1. Generelt Kommunalbestyrelsen fastsætter de overordnede regler for Nordfyns Kommunes finansielle styring, herunder anbringelse af midler, låneoptagelse, leje og leasing samt anvendelse af finansielle instrumenter. Direktionen har ansvaret for at udmønte disse regler i praksis Finansiel strategi Økonomi og Løn sørger månedsvis for, at Kommunalbestyrelsen er orienteret om kommunens likviditet. Midler, som ikke nødvendigvis skal foreligge kontant, skal placeres i pengeinstitutter og værdipapirer i henhold til bestemmelserne i lov om kommunens styrelse. Økonomiudvalget fastsætter nærmere retningslinier for anbringelse af midler finansiel strategi. Dersom der er behov for yderligere likviditet i form af låneoptagelse indstilles dette til økonomiudvalget og Kommunalbestyrelsen. Økonomi og Løn afgør, hvilke daglige bankkonti der skal oprettes for optimal administration af de likvide beholdninger. Alle bankkonti skal være registreret i kommunens bogholderi Betalingsformidling Alle ind- og udbetalinger skal principielt bogføres forinden de effektueres. Den kommunale betalingsformidling er i vidt omfang lovreguleret. Således skal betalinger til borgere, leverandører m.v. foregå elektronisk. Nordfyns Kommune anvender elektronisk betaling, diverse IT-fagsystemer og andre udbetalingssystemer. Der må ikke anvendes systemer som ikke er godkendt af Økonomichefen. Med henblik på opnåelse af størst mulig administrativ effektivitet og sikkerhed har Nordfyns Kommune valgt som hovedregel ikke at benytte kontanter eller checks som betalingsmidler. Enhver form for betalingsformidling skal ud fra en vurdering af væsentlighed og risiko være underlagt kontroller som en integreret del af budgetansvar og forretningsgange vedrørende IT-systemer NemKonto registret Det offentliges betalingsformidling finder sted ved anvendelse af et centralt register, som indeholder bankkontooplysninger for alle landets borgere og virksomheder. Såvel borgerne selv som pengeinstitutterne og kommunerne har adgang til at indberette ændringer til dette register. Økonomi og Løn er ansvarlig for at indberette ændringer til registret, og for at tilrettelægge og udføre kvalitetskontroller omkring indberetningerne. Forretningsgange og kontroller skal være beskrevet Kontante betalinger Kommunens ind- og udbetalinger skal i videst muligt omfang foretages ved bankoverførsler eller tilsvarende. 16

17 Økonomichefen er ansvarlig for at tilrettelægge procedurer, så der i begrænset omfang kan modtages eller udbetales kontante beløb. Såfremt der udbetales kontante beløb, skal der tilrettelægges en funktionsadskilt kontrol af, at der findes bilag for de enkelte ind- og udbetalinger. Kontrollen foretages dagligt og omfatte samtlige kontante betalinger. Såfremt der indbetales kontante beløb, skal der enten afgives en maskinel kvittering eller afgives håndskreven kvittering ved anvendelse af særlige blanketter hertil. Økonomichefen er ansvarlig for, at der etableres betryggende interne kontroller med afregning af indbetalte beløb Kasser Der forefindes ingen hovedkasse i Nordfyns Kommune. Der kan ydes faste kasseforskud til decentrale institutioner og afdelinger. Kasseforskud på maks kr. kan oprettes med godkendelse af Økonomichefen. Forskud herudover godkendes af Direktionen. En institutions kasseforskud skal som hovedregel indestå på en bankkonto, hvortil institutionens leder har et personligt betalingskort. Den budgetansvarlige leder er ansvarlig for sikker opbevaring af betalingskortet samt for, at hævninger løbende bliver bogført. Hvor der udstedes dankort, skal der i samarbejde med Økonomi og Løn tilrettelægges et tilstrækkeligt internt kontrolniveau ud fra en vurdering af væsentlighed og risiko Bankkonti Alle bankkonti, der anvendes i forbindelse med Nordfyns Kommunes virksomhed skal oprettes i Nordfyns Kommunes navn. Ingen medarbejder ved Nordfyns Kommune må have enefuldmagt til at hæve på bankkonti i kommunens navn. Bankkonti oprettes af Økonomichefen og en anden dertil udpeget medarbejder i forening Afstemning af statuskonti Kommunens balance består af en række statuskonti. Korrekt og fuldstændig afstemning af disse konti er en væsentlig del af fundamentet for kommunens økonomistyring og regnskabsaflæggelse. Intervallerne for afstemning fastlægges af Økonomichefen ud fra en vurdering af væsentlighed og risiko. Intervallerne er beskrevet i retningslinier for afstemning af statuskonti. De budgetansvarlige er ansvarlige for, at samtlige sådanne konti afstemmes og posterne specificeres i overensstemmelse med fastsatte retningslinier. Skønnes et beløb uerholdeligt, kan afskrivning godkendes af Økonomichefen. Der orienteres om afskrivninger ved regnskabsaflæggelsen Transporter Kun Økonomi og Løn må indgå aftaler om transport af fordringer, dvs. overdragelse af tilgodehavende til 3. mand, til hvem betalingen skal ske for at have frigørende virkning. Aftaler om transporter skal koordineres med den person som har budgetansvaret for det område, der er omfattet af aftalen Debitorsystem Nordfyns Kommunes fordringer registreres elektronisk i et centralt debitorsystem. 17

18 Kommunens fordringer registreres elektronisk og så vidt muligt i ét system. Indbetaling skal som udgangspunkt ske elektronisk ved tilmelding til Betalingsservice eller tilsvarende. Der udarbejdes nærmere regler for opkrævning og afskrivninger af ubetalte fordringer. 18

19 8. ANVENDELSE AF IT - FAGSYSTEMER 8.1. Generelt Mange af Nordfyns Kommunens IT-fagsystemer håndterer udbetalinger til borgere og leverer bogføringsposter til regnskabet. Det gælder eksempelvis fagsystemer til administration af løn, sociale ydelser m.m. Etablering af og tilslutning til IT-systemer godkendes af kommunaldirektøren, medmindre lovgivningen foreskriver en anden besluttende myndighed Systemansvarlig Kommunaldirektøren udpeger for hvert system en person, der er ansvarlig for systemets anvendelse. Den systemansvarlige skal for hvert system sikre, at de væsentligste forretningsgange - herunder interne kontroller er beskrevet Kvalitetskontroller Den systemansvarlig er ansvarlig for at kvalitetskontroller tilrettelægges ud fra en vurdering af væsentlighed og risiko. Hovedreglen er, at kontrollerne udføres ved stikprøver. Den systemansvarlige har ligeledes ansvar for at der tilrettelægges særlige kontroller omkring personer med indberetningsadgang til et IT-system. Direktionen kan afgøre, at der skal udføres en særlig kvalitetskontrol vedrørende udvalgte målgrupper, eksempelvis politikere og ledende medarbejdere i kommunen Kontroller mod svig Anvendelse af IT-systemer, som håndterer betalinger, medfører risiko for svig. For at reducere risikoen herfor, har kommunen valgt at foretage en funktionsmæssig adskillelse, så medarbejdere der indberetter sager til IT-systemerne ikke samtidigt kan påvirke betalingsstrømmene. I et enkelt tilfælde skal der etableres en særlig kontrol. Det gælder såfremt et IT-system undtagelsesvis selv styrer pengestrømmen uafhængigt af kommunens centrale udbetalingssystem. I disse tilfælde skal den systemansvarlige tilrettelægge en stikprøvevis kontrol af, at der foreligger tilstrækkelig dokumentation for betalingen. Denne kontrol kan naturligvis ikke foretages af den medarbejder, som har foretaget selve indberetningen. Udførte kontroller og resultater heraf skal kunne dokumenteres. 19

20 9. ANDRE OMRÅDER 9.1. Sikring af kommunens aktiver Direktionen er ansvarlig for, at der fastsættes regler for registrering og sikring af værdifulde aktiver og dokumenter, og for at føre tilsyn med overholdelse af reglerne. Tilsvarende gælder registrering af aktiver m.m., hvor der måtte være fastsat lovkrav herom. Kommunalbestyrelsen skal tage stilling til, i hvilket omfang kommunens aktiver skal forsikres i form af vedtagelse af en forsikringspolitik. Konkret sker dette i forbindelse med udbud af forsikringer Sikring af værdier tilhørende andre Nordfyns Kommune opbevarer eller administrerer værdier tilhørende andre, og det er Økonomichefens ansvar, at der udarbejdes retningslinier herfor. Reglerne skal stille krav om høj grad af kontrol, dels for sikring af værdierne, dels for sikring mod unødig mistænkeliggørelse af de involverede medarbejdere. De lokale regler skal udarbejdes af den enkelte ledelse for området, hvor der opbevares og administreres værdier tilhørende andre, på baggrund af centrale regler Leje- og leasingaftaler Leje- og leasingaftaler der træder i stedet for et anlægsprojekt, skal godkendes af Kommunalbestyrelsen. Beløbsgrænsen kan ses i Kommunens retningslinier for styring af de finansielle dispositioner. Inden afdelinger eller institution indgår leje- eller leasingkontrakter skal disse være godkendt i Økonomi og Løn Køb af varer og tjenesteydelser Køb af varer og tjenesteydelser udgør en væsentlig del af Nordfyns Kommunes samlede udgifter. Kommunalbestyrelsen fastsætter i en udbudspolitik de nærmere principper for indkøb og indgåelse af indkøbsaftaler. Ansvaret for at overholde indkøbspolitikken og dermed udnytte fælles indkøbs-aftaler er placeret hos de budgetansvarlige Eksterne regnskaber I det omfang Nordfyns Kommune fører regnskab eller udfører andre opgaver af regnskabsmæssig art for eksterne virksomheder/institutioner, skal der foreligge en skriftlig aftale mellem kommunen og den eksterne virksomhed herom. Aftalen, der skal godkendes af Økonomiudvalget, skal indeholde en fastlæggelse af relationerne mellem virksomheden/institutionen og kommunen, herunder en fastlæggelse af kommunens og virksomhedens/institutionens gensidige forpligtigelser og ansvar. I det omfang Nordfyns Kommune udbetaler støtte, yder garantier mv. til foreninger og andre, skal det sikres, at disses regnskaber og budgetter godkendes, eller gennemses i fornødent omfang. Økonomichefen har ansvar for at udarbejde retningslinier for tilsyn med eksterne regnskaber mv. 20