JEG ØNSKER EFFEKTIVE WORKFLOWS, HØJERE PRODUKTIVITET OG LAVERE OMKOSTNINGER

Transkript

1 JEG ØNSKER EFFEKTIVE WORKFLOWS, HØJERE PRODUKTIVITET OG LAVERE OMKOSTNINGER OPTIMIZED PRINT SERVICES

2 HVAD ER DEN OPTIMALE LØSNING TIL UDFORDRINGER PÅ DEN MODERNE ARBEJDSPLADS? SAMARBEJDE! På de moderne arbejdspladser oversvømmes man af data og information, og at være førende på markedet kræver fleksibilitet, mobilitet og netværksforbindelse. Med Konica Minolta har du altid alle de nødvendige informationer lige ved hånden. Dermed er du altid et skridt foran konkurrenterne. Indsigt i virksomhedens behov Det er meget vigtigt, at vi har et tæt samarbejde. Vi er nødt til at få en dybdegående indsigt i virksomheden for at afgøre præcis, hvordan vores produkter og tjenester kan hjælpe netop jer. Det er grunden til, at vi sammen foretager en grundig undersøgelse af jeres organisation, processer og procedurer samt mål og visioner. I denne proces fokuserer vi på hele dokumentlivscyklussen. I dag findes data og information i mange forskellige former og ikke kun på papir. Hjælp til succes via OPS Hos Konica Minolta kalder vi dette nære partnerskab for OPS (Optimized Print Services). OPS betyder, at vi hjælper virksomheden med at opnå succes. Dette er muligt takket være mere effektive processer, maksimal datasikkerhed og optimeret printudstyr med et system, der er miljøvenligt, økonomisk og nemt at bruge og styre. Læs videre, og se, hvad vi kan gøre for din virksomhed, og hvordan vi trin for trin kan hjælpe dig med at nå målene. Vejen til succes starter med en god partner Konica Minolta Inc. er en global teknologivirksomhed og førende serviceleverandør inden for it og dokumentprocesser samt løsninger til printproduktion. Via datterselskaber over hele verden leverer virksomheden professionel ekspertise og innovation til mange internationale markeder. Konica Minolta Business Solutions Europe GmbH, der er et helejet datterselskab tilhørende Konica Minolta Inc., har datterselskaber og forhandlere i over 70 lande i Europa, Mellemøsten og Afrika (EMEA). Som en af de ledende aktører på det europæiske marked og andre markeder har Konica Minolta opnået enestående kundetilfredshed og fortsat vækst for moderselskabet.

3 OPTIMEREDE DOKUMENTWORKFLOWS: BÅDE MED DIGITALE OG TRYKTE DOKUMENTER Løsninger til Kontoret fra Konica Minolta giver dig og dine medarbejdere et stort forspring, da vores løsninger er tilpasset jeres behov og ikke omvendt. Vi fokuserer på at skabe en perfekt symbiose mellem papir- og digitalprint. Når alt kommer til alt, er det jo dokumentets samlede cyklus, der tæller. Nyttig information! Statistisk set bruger alle ansatte i gennemsnit 7,4 timer om ugen på at lede efter data. Det er et problem, der kan løses. (IDC 2010) Effektiv dokumenthåndtering Vi tilbyder to muligheder: 1) Løsninger, hvor dokumenterne scannes direkte til det eksisterende system for dokumenthåndtering. eller 2) Et helt nyt system til dokumenthåndtering, som vi udvikler og implementerer for jer. Jeres behov er altid i højsædet. Hele dokumentets livscyklus Print er kun en lille del af dokumentets cyklus. Vi ved, at den består af meget mere, f.eks. oprettelse, arkivering og hentning. Information er en værdifuld ressource, men den er kun brugbar, hvis man betragter dokumentets cyklus som en helhed. Prisbelønnede multifunktionssystemer Med førsteklasses print, kopi og scannede dokumenter udgør Konica Minoltas multifunktionsprintere bindeleddet mellem digitale og trykte data. De store touchskærme kan tilpasses, så de nemt kan bruges af alle. Intelligent dokumentoprettelse Scan papirdokumenter, foretag dokumentgenkendelse, og print blanketter og stregkoder disse funktioner er det perfekte grundlag for automatisk videresendelse, redigering og arkivering. Redigering af trykte Word- og Exceldokumenter Papirdokumenter kan redigeres elektronisk. Du skal blot scanne dokumenterne, og så kan du gå i gang. Det er faktisk så enkelt. Tidskrævende transskribering hører nu fortiden til. Lette arkiveringsløsninger Lette og effektive arkiveringsløsninger baseret på søgbare pdf-filer gør det nemt og hurtigt at finde arkiverede dokumenter. Større effektivitet for medarbejdere på farten: print fra smartphones og tablets Takket være Wi-Fi, og AirPrint kan man nu printe fra mobile enheder og indtaste data hvor som helst og når som helst.

4 KONTORLØSNINGER OG TJENESTER SOM IT-AFDELINGEN VIL ELSKE Print- og dokumentløsninger fra Konica Minolta er ikke alene nemme at implementere, men når de først kører, kræver de meget lidt vedligeholdelse. Hvis du ønsker det, kan vi endda tage os af både implementering og vedligeholdelse med vores professionelle tjenester. Det sparer it-medarbejderne tid, så de kan koncentrere sig om deres kerneopgaver, hvilket er til gavn for hele virksomheden. 20 % Henvendelser til it-helpdeske "Nedetid": et lille ord, du ikke behøver bekymre dig om Konica Minolta-systemer er robuste og konstruerer til lang og pålidelig drift. Hvis der alligevel opstår problemer, er hjælpen lige ved hånden i form af interaktive instruktioner på enhedens display, et fjernbetjent diagnosticeringssystem og et hurtigt serviceteam. Nem automatisering: tonerbestillinger og serviceeftersyn Kan I ikke printe, fordi ingen har bestilt toner eller service? Konica Minoltas automatiserede service eliminerer dette problem og lader enheden klare det hele. Hurtigt overblik over enhedsdata og printomkostninger Uanset om det drejer sig om aktuelle driftsdata og tonerniveauer eller præcise printomkostninger og fejlmeddelelser, kan du altid få et hurtigt overblik via enhedsoversigten blot ved at trykke på en enkelt knap. Vores OPS-tjenester: Overlad problemerne med dokumentinfrastrukturen til os Konica Minolta har udviklet et sæt professionelle tjenester, der gør styringen af dokumentinfrastrukturen nemmere end nogensinde, f.eks. hardwareovervågning, applikationssupport eller IMAC/D-tjenester. I kan derfor koncentrere jer om jeres kerneområder og spare tid, penge og bekymringer. Slut med at spilde tid på printersupport 20 % af alle henvendelser til it-helpdeske drejer sig om printere. Det kan du sætte en stopper for med Konica Minolta. Universel printerdriver (Quocirca 2010) Ens for alle: Den universelle printerdriver fås til næsten alle Konica Minolta-enheder, så medarbejderne nemt kan betjene forskellige printsystemer. Smart enhedsstyring Utrolig praktisk. Nu er det ikke længere nødvendigt at tildele brugerrettigheder eller foretage firmwareopdateringer separat på hver eneste enhed. Med Konica Minolta er det muligt at gøre det på samtlige enheder med ét centralt værktøj. Komplet integration Uanset om virksomheden bruger Windows, Linux eller Mac, er der ingen problemer med integration af bizhub-systemer og forskellige softwareløsninger, der nemt kan forbindes med SAP, SharePoint osv.

5 REDUCER DOKUMENTOMKOSTNINGERNE, OG ØG EFFEKTIVITETEN Kender du jeres printomkostninger? Og vidste du, at indkøb af hardware og toner kun udgør en lille del af udgifterne? Med den rette partner kan du ikke alene beregne de samlede omkostninger helt præcist (herunder administration, finansiering, logistik osv.), men også opnå store besparelser. Konica Minolta kan tilbyde meget på dette område: Første skridt: gennemskuelige omkostninger Gør mere end blot at registrere de generelle printomkostninger. Udspecificer dem på brugere, afdelinger og projekter. Det er nøglen til nøjagtige analyser og mere omkostningsbevidste medarbejdere. Omkostningsbesparelser: Optimer printerne Printudstyret kan nemt blive en stor pengesluger. Mange printerfejl kan koste dyrt, men det kan være lige så dyrt ikke at udnytte printerkapaciteten 100 %. Med vores effektive overvågningsværktøjer er der styr på printerne, og du kan straks se, hvor der kan opnås besparelser. Kender du jeres printomkostninger? Vores erfaring er, at kun en ud af ti organisationer ved, hvor meget de bruger på print. I gennemsnit bruges op til 6 % af en virksomheds indtjening på dokumenthåndtering. (InfoTrends 2010) 40 % af alle print kasseres inden for 24 timer. (Newsweek 2009) For hver euro, der bruges på print, bruges der yderligere ni euro på indirekte omkostninger. (ALL Associates Group 2012) De gode nyheder: Printomkostninger (hardware, toner, vedligeholdelse, papir osv.) Indirekte omkostninger (it-support, administration, indkøb og opbevaring, dokumentrelaterede processer osv.) Digitalisering: Spar tid og penge Digitalisering sikrer hurtig adgang til information, hvilket øger produktiviteten og ofte reducerer antallet af print. Derudover kan et elektronisk arkiv give mere plads i dyre kontorlokaler. Resultatet: Du sparer tid og penge. Nem styring af printomkostninger Printomkostninger kan styres ved f.eks. at fastlægge, hvem der har tilladelse til at printe i farve. Du kan bestemme, at kun effektive systemer må bruges til store printjob. Eller gøre duplexprint til standardindstillingen. Mulighederne er uendelige. Intet spild med unødvendige print Det kan være svært at tro, men et ud af ni print bliver aldrig hentet i printeren. Det er et problem, der kan løses. Med follow-me-print skal printprocessen aktiveres direkte på printeren. -30 % Det er muligt at spare op til 30 % af disse omkostninger. (IDC 2009, Gartner 2013) Større effektivitet: gnidningsløse dokumentworkflows Endnu bedre nyheder: Forbedring af workflows kan give endnu større besparelser. Med Konica Minoltas Optimized Print Services (OPS) analyseres alle virksomhedens forretningsrelevante dokumentprocesser grundigt, så der kan designes og implementeres bedre workflows. Det gør det muligt at spare tid og penge og opnå den størst mulige effektivitet i dagligdagen.

6 RO I SINDET: SIKKERHED I HØJSÆDET I en verden, hvor information spiller en stadig større rolle, bliver sikkerhed også mere vigtig, og det gælder både trykte og digitale data. Men med Konica Minolta behøver du ikke bekymre dig, da vi er en af branchens førende inden for sikkerhedsstandarder. Sikker integration i virksomhedens netværk Printerne på netværket skal opfylde alle nødvendige sikkerhedskrav. Vores IEEE 802.1X SSL- og IPsecprotokolgodkendelsesmetoder muliggør nem integration i beskyttede netværk samt sikker netværkskommunikation. Praktisk talt alle bizhub-systemer opfylder kravene i ISO EAL3-standarden og dermed kravene i de højeste internationale sikkerhedsstandarder. Beskyttelse af fortrolige dokumenter Man må aldrig gå på kompromis med beskyttelse af fortrolige dokumenter, uanset om de ligger på printerens harddisk eller i udfaldsbakken. Med Konica Minolta er der mange muligheder for beskyttelse, herunder datakryptering, sikker sletning, beskyttelse af vandmærkekopiering og pdf-signaturer. Adgangskontrol og brugerrettigheder Brugergodkendelse er en af nøglefaktorerne, når det gælder sikkerhed. Med vores løsninger foregår det vha. magnetkort, pinkode eller biometrisk fingerscanning. Det er muligt at pårette individuelle adgangsrettigheder for hver bruger. Fortrolige data er sikre Print af fortrolige data (f.eks. lønsedler eller R&D-resultater) eller personlige dokumenter beskyttes. Datasikkerhed er altid vigtig i forbindelse med medarbejderudskiftning, og derudover bliver beskyttelse mod industrispionage stadig mere vigtig. Elektroniske arkiver kan beskyttes mod traditionelle indbrud og brand. Miljøbevidsthed Konica Minolta sætter miljøvenlighed og bæredygtighed i højsædet. Derfor har vores løsninger og organisation modtaget en række priser. Sikker print For at forhindre at print falder i de forkerte hænder, kræver funktionen "Sikker print", at brugeren identificerer sig direkte på enheden, før der printes. Det er virkelig nyttigt, f.eks. i forbindelse med følsomme oplysninger i personaleafdelingen. 1. Send et printjob. 2. Indtast koden på en vilkårlig enhed. 3. Start print.

7 OPTIMIZED PRINT SERVICES TRE KOMPONENTER I EN SUCCESHISTORIE Med Optimized Print Services (OPS) får du en løsning, der er skræddersyet til virksomhedens behov, og som sikrer mere effektive workflows, større datasikkerhed og lavere omkostninger. Lige fra en grundig analyse (Consult) til implementering (Implement) og individuel service (Manage). Trin 1: Consult OPS begynder med en omfattende analyse af jeres nuværende forretningsprocesser og behov i samarbejde med jer. Vi kan kun rådgive om, hvilken løsning der bedst kan hjælpe jer, hvis vi får en grundig indsigt i virksomheden. Vi involverer derfor også dine medarbejdere i processen. De er trods alt de bedste til at vurdere de nuværende processer og mulighederne for forbedring. Trin 2: Implement Når vi sammen har fastlagt den optimale dokumentinfrastruktur, leverer vi ikke bare løsningen. Faktisk gør vi det stik modsatte. Vi leverer projektstyringssupport, udvikler implementeringsplaner og lærer de relevante medarbejdere de nye processer og procedurer. Dermed sikrer vi, at de ideer og fremgangsmåder, vi sammen er kommet frem til, virkelig bliver en succes. Trin 3: Manage Konica Minolta leverer skræddersyede tjenester til effektiv styring og administration af den nye dokumentinfrastruktur. I bestemmer selv de ønskede OPS-tjenester uanset om de bare skal bruges til at udvide jeres eksisterende it-tjenester, eller om vi skal overtage det fulde driftsansvar for jeres infrastruktur. Hvor mange OPS-tjenester kan vi have? Vi vil gerne yde langsigtet support. Men I bestemmer selv, hvor tæt I vil samarbejde med os. Optimering af jeres printudstyr Overvågning og drift af printsystemer Optimering af alle organisationsprocesserne for dokumenter Komplet outsourcing af jeres dokumentinfrastruktur Optimering og drift af jeres it-infrastruktur og software

8 VORES LØSNINGER TALER FOR SIG SELV OG VORES KUNDER TALER GODT OM DEM! "Konica Minolta viste, at de er den rette partner for os. Under OPS-projektet sørgede de for en problemfri overgang fra det gamle printudstyr til det nye. Partnerskabet med Konica Minolta er kendetegnet ved høj effektivitet og pålidelighed. Vi er glade for samarbejdet, da de ikke alene administrerer vores printmiljø, men også leverer softwareløsninger til effektiv digitalisering. Hr. Fišer fra České aerolinie, a.s., Tjekkiet "Vores primære mål var at finde en forretningspartner med professionel kapacitet til at hjælpe os med den konstante udfordring, der ligger i at optimere dokumenthåndtering og styre og reducere omkostningerne." Flemming Nielsen, digitaliseringschef i Århus Kommune Din Konica Minolta Business Solutions-partner: Konica Minolta Business Solutions Denmark a/s Stensmosevej Albertslund Hjulmagervej 4B 7100 Vejle Søren Frichs Vej 40A 8230 Åbyhøj Gøteborgvej Aalborg SV Tlf /2013