Jeg vil have med personlige services, der gør

Transkript

1 Jeg vil have UDDANNELSE med personlige services, der gør tingene ENKLERE Bedre SERVICEBASERET UDDANNELSE

2 Den korteste vej til servicebaseret uddannelse Uddannelse er et af de mest afgørende succeskriterier for nutidens moderne samfund, og derfor bliver uddannelsesinstitutionerne mere og mere vigtige det gælder alt lige fra børnehaver, folkeskoler og universiteter til mere specialiserede uddannelsestilbud. Samtidig er særligt offentlige institutioner udsat for et voldsomt pres på omkostningerne, der gør det nødvendigt for dem at finde løsninger, som kan være med til at optimere og strømline deres workflows. Institutionerne er nødt til at modernisere deres servicestruktur og tilbyde omfattende kopi- og printmuligheder samt kontostyringsog betalingsløsninger såvel som pålidelig digital arkivering af og adgang til dokumenter. Ud over de stramme budgetter står uddannelsesinstitutionerne også over for en række andre udfordringer. De skal leve op til moderne studerendes forventninger til service og hjælp, optimere uddannelsesmiljøet til udvekslings-, deltids- og fjernstuderende samt udvikle infrastrukturer, der opfylder nutidens krav til miljøvenlig teknologi og drift. Endvidere kræver brugerne faciliteter til produktion af en lang række dokumenter, fleksibel og sikker dataadgang samt problemfri integration med mobile enheder. Uddannelsesinstitutionerne har kort og godt brug for digital teknologi, der kan hjælpe dem med at forbedre deres uddannelsestilbud, vedligeholde journaler og overholde deres budgetter. Konica Minolta tilbyder avancerede løsninger til dokumentproduktion og kontostyring samt datafangst og -distribution.

3 BEDRE SERVICEBASERET UDDANNELSE 2/3 indhold Studieliv Grundlæggende funktioner Side 4 Udvidede funktioner Side 5 Avancerede funktioner Side 6 Gratis kopiering Side 7 Samling af undervisningsmateriale Side 8 Studieliv Administrationen Indskrivning Side 9 Studenterjournaler Side 10 Administrationen de to sider af en uddannelsesmæssig succes Studieliv: Eksempler, der viser, hvordan man kan tilbyde studerende og undervisere avancerede print- og kopimuligheder, herunder print fra mobile enheder eller hjemmecomputere, samt digital distribution af undervisningsmateriale ved hjælp af praktiske onlinekataloger. Administrationen: Eksempler, der viser, hvordan man kan løse specifikke administrative opgaver, f.eks. digital indskrivning, styring af studenterjournaler samt databeskyttelse.

4 Grundlæggende FUNKTIONER uovervåget kopi og print Særligt mindre uddannelsesinstitutioner skal kunne tilbyde deres studerende brugervenlige kopi- og printfaciliteter uden at implementere komplekse netværksog serverinfrastrukturer. Disse institutioner har brug for løsninger, der passer til beskedne budgetter, et mindre antal enheder og som kræver minimal administration. Konica Minolta tilbyder en løsning, som sikrer de studerende et effektivt selvbetjeningssystem og samtidig omfatter to mulige kontostyrings- og betalingsfunktioner. Det ene kontostyringsog betalingssystem er baseret på mønter og en betalingsenhed. Det andet er baseret på både kontanter og kort og er derfor også udstyret med en kortenhed. grundlæggende funktioner Uovervåget kopi og print Den studerende får adgang til dokumentproduktion ved at betale med mønter eller kort ved enheden. Hvis den studerende ønsker at kopiere, kan den studerende vælge indstillinger for kopieringen, f.eks. antal kopier og om dokumentet skal være i farver eller sort/hvid. Hvis den studerende ønsker at printe fra eller scanne til en USB-nøgle, sætter den studerende blot nøglen i og vælger indstillinger for enten print eller scan. Den studerende kan også sende et printjob til enheden sammen med sit brugernavn for at opnå sikker print. Når den studerende har betalt med mønter eller kort, vælger den studerende feltet for sikker print og bekræfter transaktionen med sit brugernavn og sin adgangskode. Ved betaling med kort kan den studerende henvende sig til sekretæren for at sætte flere penge ind på kortet. selv små institutioner kan etablere praktiske og brugervenlige selvbetjeningsmiljøer. de kan drage fordel af præcis kontostyring og effektive betalingsløsninger. de kan hjælpe deres studerende uden at øge den administrative kapacitet eller netværkskapaciteten.

5 BEDRE SERVICEBASERET UDDANNELSE 4/5 udvidede funktioner Mobil print og follow me-print Udvidede FUNKTIONER mobil print og follow me-print Nutidens studerende og undervisere kræver stadig mere fleksible printløsninger, der tilbyder adgang til alle enheder og brugervenlighed. De vil gerne kunne producere deres daglige dokumenter, f.eks. læseplaner, litteraturlister eller ark til uddeling, når det passer dem, og uanset hvor på uddannelsesinstitutionen de befinder sig. Med mobil print bruger de studerende deres bærbare computere eller andre mobile enheder til at printe enkelte sider eller mangesidede dokumenter. Derved undgår de at skulle installere en specifik driver. Follow me-print giver de studerende mulighed for at sende printjob fra steder uden for uddannelsesinstitutionen og producere dokumenter, når og hvor de har brug for det. På den måde hjælper follow me-print med at undgå printede, men glemte dokumenter, som medfører papirspild. Den studerende sender et printjob via en kompatibel landing page, en eller en printerdriver. Han sender jobbet fra sin computer eller en mobil enhed, f.eks. en tablet eller en smartphone. Hvis der anvendes en printerdriver, bruger den studerende sin computer, som er registreret på netværket. Hvis der anvendes en landing page, logger den studerende ind og uploader printjobbet. Hvis der anvendes , sender den studerende printjobbet som en vedhæftet fil. Den studerende bekræfter transaktionen på en enhed på uddannelsesinstitutionen, vælger jobbet ved hjælp af mulighederne for follow me-print og får efterfølgende oplysninger om, hvor meget der er tilbage på hans konto. Den studerende kan overføre penge til sin konto ved hjælp af almindelig webbetaling eller ved at betale med kontanter på sekretærens kontor. Løsningen omfatter praktiske rapporteringsfunktioner, der gør det muligt for administratorer at overvåge omkostningerne til print og kopi samt de studerendes handlinger, indbetalinger og transaktioner. de kan tilbyde effektiv og sikker dokumentproduktion samt kontostyringsmuligheder. det er nemt at integrere mobile teknologier, som de fleste studerende er bekendte med. der er fuldt overblik over omkostningerne for både institutionen og de studerende.

6 Avancerede FUNKTIONER avancerede funktioner Onlinekatalog og printerrum Den studerende eller underviseren har en konto på en printportal. Den studerende eller underviseren kan sætte penge ind på sin konto via webbetaling eller kontant betaling på sekretærens kontor. Hvis den studerende eller underviseren ønsker at sende et printjob, søger han på printportalen via sin konto ved hjælp af en computer eller en mobil enhed. Den studerende eller underviseren kan enten vælge et dokument fra onlinekataloget eller uploade et PDF-dokument til kataloget. Han vælger printindstillingerne og ser siderne igennem, inden jobbet sendes. Herefter trækkes der et beløb på hans konto. Hvis jobbet sendes til en enhed på uddannelsesinstitutionen, bekræfter den studerende transaktionen på enheden, hvorefter dokumentet bliver frigivet via follow me-print. Hvis jobbet sendes til et centralt printerrum, modtager en medarbejder en bestilling af et printjob med alle de oplysninger, der kræves for at producere dokumenterne. De avancerede funktioner hjælper administratorer med at overvåge og styre printjobs og udnyttelsen af enhedernes kapacitet. onlinekatalog og printerrum Ud over brugervenlige kopi- og printenheder skal uddannelsesinstitutioner kunne tilbyde løsninger til studerende og undervisere, der har brug for at producere større mængder af og mere komplekse dokumenter, f.eks. afhandlinger, ark til uddeling eller universitetskalendere. Større universiteter imødekommer disse behov med centrale printerrum, der er udstyret med produktionsenheder med avancerede efterbehandlingsfunktioner. Studerende og undervisere drager fordel af reducerede omkostninger ved større mængder samt særlige funktioner, f.eks. spiralindbinding eller kompakt indbinding. Desuden kan onlinekataloger hjælpe universiteter med at distribuere undervisningsmateriale til de studerende. Undervisere kan nemt uploade deres manuskripter, præsentationer samt lister over referencelitteratur til de studerende, som så kan få adgang til materialerne og producere dem i universitetets printerrum eller på en hvilken som helst anden enhed. Print-on-demand fra onlinekataloger og professionelle printerrumsfaciliteter er perfekte eksempler på, hvordan man kan øge omkostningseffektiviteten for uddannelsesmæssige infrastrukturer. effektive print-on-demand-muligheder sparer penge, idet man undgår opbevaring af trykte dokumenter. strømlinede budgetter og præcis omkostningsberegning gør print-on-demand-løsninger særdeles økonomiske. onlinekataloger gør det muligt for undervisere at tilpasse undervisningen.

7 BEDRE SERVICEBASERET UDDANNELSE 6/7 Gratis dokumenter Gratis dokumenter Annoncer bag på papiret giver mulighed for at tilbyde gratis kopi og print og etablere partnerskaber mellem offentlige institutioner og private virksomheder. Særligt i en tid, hvor uddannelsesinstitutioner er nødt til at fokusere på deres omkostningseffektivitet og samtidig skal kunne tilbyde deres studerende attraktive services, kan dette tilbud være en interessant løsning. Det giver også mulighed for at indsamle og analysere brugeroplysninger, som kan være nyttige i forbindelse med fremtidige markedsføringsaktiviteter. Den studerende finder et særligt skærmbillede for gratis print på en enheds brugerpanel. Han lægger sit dokument i scanneren og trykker på startknappen på brugerpanelet. Før kopieringsprocessen starter, bliver den studerende bedt om at besvare nogle spørgsmål, f.eks. om køn og interesser. Det kopierede dokument printes med annoncer, der matcher besvarelserne, på bagsiden af hver enkelt side. Attraktivt tilbud til studerende, der ønsker at spare penge perfekt mulighed for private virksomheder for at annoncere i studiemiljøer.

8 Samling af undervisningsmateriale Nutidens studerende og undervisere er vant til at arbejde med digitale dokumenter i stedet for papirdokumenter. Disse filer indeholder oprindeligt digitalt materiale, f.eks. tekster eller tabeller fra Office-programmer, samt oprindeligt papirbaseret materiale, f.eks. artikler eller uddrag fra bøger. For at etablere tilstrækkelige workflows er det nødvendigt at tilbyde uddannelsesinstitutionens medarbejdere en brugervenlig løsning, der gør det muligt for sekretærer og undervisere at samle materiale fra forskellige kilder, digitalisere det og konvertere det til én printvenlig fil, der kan videregives til kollegaer eller publiceres til studerende. Udarbejdelse af undervisningsmateriale Sekretæren eller underviseren bruger et dokumentstyringsprogram til at samle dokumenter fra forskellige kilder og af forskellige filtyper i en PDF-fil. Programmet gør det muligt for brugeren at vælge og kombinere enkelte sider fra forskellige digitale dokumenter eller hele PDF-filer blot ved at bruge drag n drop. Desuden kan brugeren kombinere de digitale dokumenter med scannede papirdokumenter. Som prikken over i'et er infrastrukturen også udstyret med et PDF-konverteringsværktøj, som gør det muligt for brugerne at lave PDF-filer af høj kvalitet, printe PDF'er fra standardprogrammer (f.eks. Word) samt sende PDF'er direkte til andre kollegaer via eller SharePoint. Ud over PDF-dokumenter gør dette program det muligt for undervisere at tilbyde deres studerende lydfiler med f.eks. referencemateriale. Strømlinede workflows sparer tid og penge. effektiv håndtering af mange forskellige dokumenttyper. maksimale tilpasningsmuligheder for undervisningsmaterialer, altid tilgængelige og opdaterede undervisningsmaterialer.

9 BEDRE SERVICEBASERET UDDANNELSE 8/9 Indskrivning Indskrivning Informationsstyringssystemer til skoler har reduceret mængden af administrative opgaver væsentligt på mange uddannelsesinstitutioner. For at øge udbyttet og dermed værdien af et informationsstyringssystem er det en fordel at integrere en effektiv datafangstfunktion samt avancerede dokumentstyringsfunktioner. For eksempel skal de studerende udfylde adskillige digitale eller papirbaserede formularer i forbindelse med indskrivningen og indsende forskellige papirdokumenter i form af f.eks. eksamensbeviser. For at sikre enkel men sikker håndtering af disse data skal de forskellige kilder være integreret i en PDF-fil, som er beskyttet mod uautoriseret adgang med en adgangskode og/eller kryptering. Uddannelsesinstitutionens medarbejder konverterer alle de nødvendige formularer til PDF-filer, som kan gemmes, redigeres og sendes ud til studerende eller forældre via eller uploades til en webside. Studerende eller forældre kan nu udfylde formularerne direkte på deres computer. Derefter kan de printe dem eller sende dem tilbage via , hvor de vedhæfter yderligere relevante dokumenter, der oprindeligt var i papirformat. Ved modtagelsen af alle de nødvendige oplysninger scanner medarbejderen på indskrivningskontoret alle dokumenterne. På baggrund af et automatisk workflow for scanning gemmes den studerendes oplysninger i uddannelsesinstitutionens informationsstyringssystem. Endelig scanner medarbejderen yderligere papirbaserede dokumenter med relevante oplysninger. Derefter gemmer medarbejderen dem i informa tionsstyringssystemet med de anbefalede sikkerhedsindstillinger. digitalt workflow, der gør det nemt at lave ændringer, reducerer mængden af administrativt arbejde. omfattende arkivering giver praktisk adgang til oplysninger, samtidig med at reglerne for beskyttelse af følsomme data overholdes. øget effektivitet i administrationen, reduktion af mængden af papirmateriale.

10 Studenterjournaler Moderne styring af studenterjournaler er baseret på centrale servere og digitale studenterjournaler. Derfor er det vigtigt at de studerendes dokumenter leveres til universitetets database og den korrekte studenterjournal, f.eks. med et foruddefineret workflow for scanning. Procedurerne skal selvfølgelig fastlægges i henhold til strenge datasikkerhedsstandarder, som sikrer fortrolighed omkring de studerendes oplysninger. Digital styring af studenterjournaler giver hurtig adgang til journalerne med mulighed for søgning samt et komplet overblik over de studerendes data og præstation, og derudover sparer systemet både tid og penge sammenlignet med traditionel papirbaseret arkivering. Studenterjournaler Et dokumentfangst- og distributionsprogram er indbygget i multifunktionsenheden. Brugeren, som f.eks. kan være en af universitetets medarbejdere, scanner en studerendes arbejde og sender det direkte til den elektroniske studenterjournal. Filen gemmes med de anbefalede sikkerhedsstandarder. Af hensyn til sikkerhedsforskrifterne har kun autoriserede medarbejdere tilladelse til at håndtere fortrolige og personlige data og arbejde med studenterjournaler. Automatisk indsamling og lagring af følsomme data. sparer tid og penge ved at undgå papirbaseret lagring og arkivering. Forbedret journalklassifikation og -hentning.

11 Vigtige ansvarsområder miljø/datasikkerhed 10/11 Vigtige ansvarsområder ansvar for miljøet ansvar for datasikkerhed Konica Minolta arbejder efter bæredygtige strategier og integrerer miljøvenlige perspektiver gennem hele livscyklussen for vores produkter. Vi arbejder for et samfund med fokus på genanvendelse, forebyggelse af forurening og minimering af potentielle risici. Grøn produktion Vores forsknings- og udviklingsafdeling bestræber sig på at skabe grønne produkter, f.eks. Konica Minoltas egen polymeriserede toner, Simitri HD, som er produceret med 33 % lavere CO 2 -udslip end ved traditionel tonerproduktion. Grøn transport Mindre pakker og intelligent logistik hjælper med at reducere transportafstande, transportvolumen og transportspild. Grøn service Med produkter som f.eks. Power Saver og Eco Calculator bidrager vi til at opfylde nutidens miljøkrav. Grøn anvendelse Forbedrede funktioner i vores enheder, f.eks. autentificering, follow me-print og præcise previews, medvirker til at spare papir og undgå dagligt spild. Grøn genanvendelse Dette område omfatter genanvendelse af vores enheder og forbrugsstoffer såvel som avanceret brug af genbrugspapir uden at gå på kompromis med printkvaliteten. Konica Minolta har påtaget sig en førende rolle inden for udvikling og implementering af sikkerhedsbaseret informationsteknologi i sine multifunktionsenheder. Et af vores hovedformål er stadig at levere løsninger, der værner om fortroligheden af elektroniske oplysninger, uanset om de har form af data eller dokumenter. Netværkssikkerhed Vores standarder sikrer netværket samt individuel adgang til enheder og netværksfaciliteter. Personlig sikkerhed Personlige data og oplysninger, der behandles af en Konica Minolta-enhed, er altid beskyttet mod uautoriseret adgang. Hvor det er nødvendigt, er det muligt at begrænse funktionerne. For eksempel sikrer autentificering og follow me-print, at følsomme dokumenter kun havner i de rette hænder og ikke ligger i printeren, så alle kan se dem. Certificeret sikkerhed Konica Minolta tager sine kunders overvejelser omkring sikkerhed alvorligt. Derfor er næsten alle multifunktionelle bizhub-enheder godkendt i henhold til Common Criteria (CC) EAL3 eller den tilsvarende ISO I modsætning til mange andre leverandører er det hos Konica Minolta altid hele den multifunktionelle enhed, der er certificeret, hvilket sikrer de højest mulige sikkerhedsniveauer. Grøn information

12 Din Konica Minolta Business Solutions-partner: Konica Minolta Business Solutions Denmark a/s Stensmosevej Albertslund Hjulmagervej 4B 7100 Vejle Søren Frichs Vej 40A 8230 Åbyhøj Gøteborgvej Aalborg SV Tlf