Evaluering af kommunal- og regionsvalget Evaluering af kommunal- og regionsvalget 2013

Transkript

1 Evaluering af kommunal- og regionsvalget

2 Indhold Indledning... 3 Forberedelse af valgdagen... 4 Udpegning af valgstyrere og tilforordnede Informationsflow mellem valgsekretariat og valgbemanding Opstilling af valgborde, valgbokse og stemmeurner Materialekasser Afgivelsen af brevstemmer... 5 Brevstemmeafviklingen Den praktiske afvikling af valgdagen Optælling på valgaftenen Valgcafeen Fintællingen

3 Indledning Kommunal-og regionalvalget november 2013 blev i store træk tilrettelagt og afviklet på en god og konstruktiv måde i Holbæk Kommune. Valgdeltagelsen blev glædeligt høj, og der var inden valget lagt mange kræfter i at få flere borgere til at afgive stemme med fokus på unge, udsatte og borgere med anden etnisk herkomst end dansk. Alle i organisationen, valgstyrere og valgformænd ydede en stor indsats i både tilrettelæggelsen og afviklingen af valget. Der var dog plads til forbedringer, og byrådet besluttede at gennemføre en omfattende evaluering med henblik på at imødekomme de problemer, der opstod med kødannelse på valgstederne, særligt i Holbæk by. Administrationen vil ved tilrettelæggelsen af det kommende valg til Europa-Parlamentet inddrage alle de erfaringer, oplevelser samt kritik, der er indkommet i evalueringen, og forhåbentlig på denne vis afvikle et valg uden større kødannelser eller andre uhensigtsmæssigheder for borgerne. De erfaringer, som vi gør ved Europa-Parlamentsvalget, vil kunne bruges som gode erfaringer til en hensigtsmæssig afvikling af de kommende valg, ikke mindst kommunal- og regionsvalg. Valgsekretariatet har foretaget evalueringer af kommunal- og regionsvalget med de aktører, der var involveret: Valgsekretærer (administrative ledere af valgstederne) Partierne, herunder også tværpolitisk formandsgruppe Valhalla- og indberetningsholdet Borgerservice Logistikholdet (Vej og Park og Center for Ejendomme) Parkeringsvagterne IT-afdelingen Kommunikationsafdelingen I de følgende afsnit er der samlet de forskellige udfordringer, der opstod i forbindelse med valget samt anbefalinger til, hvordan vi kan håndtere dem ved næste valg. De følgende afsnit beskriver således: Forberedelsen af valgdagen, Afgivelsen af brevstemmer Den praktiske afvikling af valgdagen Optællingen om aftenen Valgcafeen Fintællingen Alle afsnit sluttes af med anbefalinger af, hvad der skal gøres anderledes ved kommende valg. 3

4 Forberedelse af valgdagen Udpegning af valgstyrere og tilforordnede Valgsekretariatet gjorde brug af det nyindkøbte indberetningssystem Valhalla, hvor partisekretærer selv indberetter valgformænd, valgstyrere og tilforordnede fra de respektive partier. Fra partisekretærerne er der indsendt en række evalueringer, der viser, at Valhalla trods nogle tekniske problemer var et godt arbejds- og kommunikationsredskab mellem partierne og valgsekretariatet. Det har været en stor fordel for valgsekretariatet, at placeringen af de enkelte valgstyrere har været afklaret i et samarbejde mellem partisekretærerne og de enkelte valgstyrere. Af mange evalueringer fremgår det, at det har været særdeles hårdt både for valgstyrere og administrative at afvikle valg og optælling over en meget lang dag. Det er derfor vigtigt, at valgstyrerne bliver gjort opmærksom på, hvilke fysiske krav der stilles for at kunne opfylde hvervet. I introduktionen til Valhalla bliver der taget en dialog om forventningerne, herunder en god fysik, til valgstyrere og tilforordnede. Muligheden for at hverve bredere end blandt partimedlemmer skal også tydeliggøres. Informationsflow mellem valgsekretariat og valgbemanding Der har været afholdt en række informations-og kursusforløb for valgsekretærer og administrative medarbejdere. Generelt har der været stor tilfredshed med indhold og form i disse forløb samt med kommunikationen med valgsekretariatet. Af evalueringerne fremgår der en række forbedringsmuligheder. Valgsiden på kommunens intranet skal være nøglekommunikationsstedet med alle relevante oplysninger til valgsekretærer, valgformænd og administrative. Den skal være etableret fra starten af processen altså ca. 2 måneder før og ikke som denne gang, hvor den først var på plads en uge før. Valgformænd skal deltage i et informationsmøde målrettet dem, således at de er bedst muligt klædt på til opgaven både til samarbejdet og kommunikationen med valgsekretæren, administrative medarbejdere og valgstyrere. Udsendelse af information skal ikke ske i småbidder, men mere som samlede informationspakker (eksempelvis afvikling af dagen, fintælling). Der skal i god tid før valget (ca. 3-4 måneder før) skabes et overblik over bl.a. lovpligtige annoncer. Så kan der i god tid udarbejdes en grafisk linje, der er fælles for alle annoncerne. 4

5 Opstilling af valgborde, valgbokse og stemmeurner Inden valget var logistikholdet (Vej og Park og Center for Ejendomme) på rundtur til valgstederne med henblik på at opnå den mest hensigtsmæssige opstilling. Alligevel har valgsekretariatet i evalueringerne kunnet konstatere, at opsætningen ikke har været optimal alle steder. Det har betydet, at køen flere steder har befundet sig uden for valgstedet og ikke inde i tørvejr. Endvidere har det faktum, at de nøglepersoner, som skulle afvikle valget på et valgsted, ikke har deltaget sammen, betydet usikkerhed og diskussioner om opsætning. Valgsekretær, IT-kontaktperson og repræsentant fra logistikholdet (Vej og Park) skal sammen besøge valgstedet i god tid før valget. Med den fælles baggrund og erfaring fra dette valg udarbejder de en opstillingsplan. Minimum én skal have deltaget ved sidste valg. Der bliver forberedt et køsystem (a la lufthavn), hvor det sikres, at folk, der venter, ledes hurtigt og effektivt frem til valgbordene. Vej og Park sørger for al opstilling og nedtagning samt afhentning af materialekasser. Valgsekretæren foreligger valgformanden planen for opstillingen for at sikre enighed om denne og for at planlægge forinden, hvis noget skal opstilles anderledes. Materialekasser Ved valget i år har der været pakket materialekasser efter en fælles inventarliste til hvert valgsted. Det har dog ved hvert valg været lidt af en udfordring inden valgets begyndelse at få pakket indholdet ud og få fordelt arbejdsopgaverne og få det hele udført, inden selve valghandlingen gik i gang. Ved udpakningen har det også været konstateret, at der var mangler plastre (mange skar sig på regionalvalgets kæmpe stemmesedler), de rigtige omslag samt de rigtige størrelser og styrker på elastikkerne for at nævne nogle eksempler. Der bliver udpeget et par erfarne administrative medarbejdere til at gennemgå valgkassen med den person, der pakker. Valgsekretær og evt. andre fra valgteamet pakker kassen ud dagen i forvejen på valgstedet med henblik på at få et optimalt arbejdsflow, når valgstyrere og administrative møder ind næste morgen. Afgivelsen af brevstemmer Brevstemmeafviklingen I 2013 blev der afgivet brevstemmer mod i Stigningen skyldes formentlig en generel national og tillige kommunal indsats for at få flere til at brevstemme. I kommunens borgerservice-enheder har den større tilslutning givet trængselsproblemer særligt på den sidste dag, men er i øvrigt forløbet problemfrit. 5

6 I forhold til brevstemmeafviklingen på plejecentre mv. og i eget hjem har der været afholdt instruktionsmøde for valgstyrere og administrative medarbejdere, inden de er kørt ud til brevstemmevalg på plejecentre og i borgernes eget hjem. Ældreområdet har haft kontakten og koordinationen med plejecentrene. Forenede Care har ligeledes været involveret. Generelt har der været få problemer med brevstemmeafgivningen i plejecentre og i eget hjem. Instruktioner til de, der skal ud og foretage brevstemmevalg, flyttes fra kantine til mødelokale på 1. sal på Jernbanevej 6, med henblik på at skabe bedre instruktionsmuligheder og mere ro til opgaven. Dialogen med lederne af plejecentrene søges forbedret, så de er mere parat til/ forberedt på valghandlingen. Det indskærpes til valgstyrere og administrative, at tidsplanen skal overholdes meget nøje, da der ofte er aftaler med hjemmeplejeassistenter, som skal være til stede. Samarbejdet med Forenede Care skal øges. På Orø lægges valg på plejecentre og i eget hjem samme dag. Projektudvalget for Demokratieksperimentariet drøfter indsatsen for at få flere til at brevstemme ud fra en evaluering af de samlede valgfremmeinitiativer med henblik på, hvordan den kommunalpolitiske deltagelse blandt vælgergrupper med lav valgdeltagelse på længere sigt kan forbedres. Den praktiske afvikling af valgdagen En række faktorer ved dette valg gav for store kødannelser på flere valgsteder. De væsentligste faktorer var: Betydeligt flere afgav stemme ved dette valg i forhold til sidste kommunalvalg. Ved valget i 2013 afgav deres stemme i Holbæk Kommune. Ved valget i 2009 var det Der var kun to valgsteder i Holbæk by, hvor der ved sidste kommunal-og regionalvalg var tre, hvilket medførte et større pres på valgstederne i Holbæk by og dermed større kødannelser. Vælgerne benyttede i stor stil den sidste del af valgdagen til at stemme. I perioden efter kl. 18 var der sammenlignet med kommunal- og regionsvalget i pct. flere, der ville afgive deres stemme (jf. bilag: Statistik for kommunal og regionsvalget 2013). Det nye lovkrav om opgivelse af fødselsdag gjorde i en del tilfælde, at det skulle forklares, hvorfor man skulle opgive sin fødselsdag, hvilket tog tid. En meget stor og uhåndterbar stemmeseddel til regionalvalget. Variation i hvor hurtigt scanningen af valgkort foregik. Alt for få valgborde og valgbokse ikke alene i Holbæk, men også andre steder. Uhensigtsmæssige opstillinger af valgborde og bokse i valglokalet (er beskrevet). Trafikforhold - specielt manglende parkeringspladser. Ældrerådets afholdelse af valg samtidig med kommunal- og regionsvalget blev vurderet at være uhensigtsmæssigt fra flere valgsteders side. Det krævede tid ved valgbordene at forklare hvilke valg, der foregik hvor. Desuden krævede det ekstra materiel, herunder ekstra valgbokse på alle 6

7 valgsteder. Tilsammen betød disse faktorer, at den samlede valghandling tog længere tid, og presset ift. parkeringspladser blev større, end hvis der ikke havde været ældrerådsvalg. Samtidig var der ikke ekstra materiel at tage i brug, da det blev klart, at der ikke var nok valgbokse i Bjergmarkhallen. Nogle af faktorerne kan vi ikke gøre så meget ved (regionalvalgsstemmesedlens størrelse/længde og vælgernes valg af stemmetidspunkt ), men ved en lang række foranstaltninger kan vi få et bedre flow, herunder lave en mere hensigtsmæssig fordeling af antal vælgere pr. valgsted. Valgstederne i Holbæk by havde et vælgertilstrømning på vælgere pr. minut, mens de øvrige valgsteder kun havde max 4 vælgere pr. minut. I den pressede periode fra kl. 18 havde Bjergmarkshallen en vælgertilstrømning på vælgere pr. minut. En mere fornuftig fordeling af vælgerne vil generelt kunne minimere kødannelser. Vi er dog bevidste om, at vi aldrig helt kan undgå kødannelser, men det er muligt at få minimeret kø-tiden væsentligt. Der bliver oprettet et afstemningsområde for Holbæk Midt som supplement til Holbæk Vest og Øst. Dette skaber en hensigtsmæssig fordeling af, hvor mange vælgere der er på valgstederne i Holbæk by. Desuden har hverken Bjergmarkshallen eller Isefjordskolen de fornødne parkeringsfaciliteter 1 til at kunne håndtere alle vælgerne fra Holbæk by. Administrationen foreslår Elværket som det tredje valgsted i Holbæk by, da der her er langt de bedste parkeringsfaciliteter sammenlignet med alternativerne (jf. bilag: Kort over nuværende og alternative valgsteder i Holbæk by). At etablere valgsted på Elværket vil endvidere betyde, at flere vil få en kortere distance til deres valgsted i Holbæk by, hvilket kan få en positiv effekt på valgdeltagelsen 2. Vi foreslår, at Elværket får ca stemmeberettigede. Det vil bevirke, at der kan trækkes ca vælgere ud fra både Bjergmarkshallen og Isefjordsskolen, og dermed bliver der mindre pres på de to valgsteder. Ved alle annonceringer/skrivelser til borgerne bliver de gjort opmærksomme på fødselsdagsreglen. Det bliver prioriteret, at de folk, der skal betjene scannerne, er hurtige og effektive, da dette er en meget essentiel funktion for at få flow i valghandlingen. Der bliver anskaffet flere valgbokse til valget, sådan at der er én valgboks pr. 500 stemmeberettigede På nogle valgsteder har der decideret været for få, og der har ikke på alle steder været en klar sammenhæng mellem antal vælgere og antal stemmebokse. En del af vores valgbokse er udslidte og skal udskiftes. Vej og Park har lavet et samlet forslag til indkøb. 1 Hvis der som ved sidste valg er vælgere, der skal stemme mellem kl. 18 og 20 i Bjergmarkshallen og der ideelt set er en stemmetid på 15 minutter vil det i gennemsnit kræve 228 parkeringspladser, og der er kun ca Hvis der er vælgere, der skal stemme mellem kl. 18 og 20 på Isefjordskolen, vil det i gennemsnit kræve 153 parkeringspladser, og der er kun ca. 85 (der vil kunne oprettes lidt flere ved at aftale og forberede parkering på Cirkus Kæphøjs areal, men dette vil kræve udlægning af jernplader). 2 Betydningen af afstand til valgsted gælder kun ift. korte afstande. Hvis man går fra at have 500 m. til en 1. km. fra ens bopæl til valgstedet falder den forventede sandsynlighed for valgdeltagelse med 1,5 pct.-point. Fra 1 km. til 2 km. falder sandsynligheden med 0,7 pct.-point. Afstande på over 2. km. har stort set ingen effekt på valgdeltagelsen (Yosef Bhatti & Kasper Møller Hansen, 2010: Kommunalreformens betydning for den kommunale valgdeltagelse, Politik, 12(3), s. 11). Dette vil sige, at det kun er i by-områder, at afstanden til valgstedet betyder noget ift. valgdeltagelsen, mens afstanden til valgstedet i landområder næsten ikke betyder noget. 7

8 Der skal være et valgbord pr stemmeberettigede. Desuden skal hvert valgsteds reservecomputer være parat til hurtigt at kunne blive taget i brug, hvis det bliver nødvendigt at etablere et ekstra valgbord. Der bliver anskaffet mere velegnede stemmeurner. Ved dette valg måtte vi købe 25 skraldespande på selve valgdagen hos Holbæk Forsyning og lave huller i dem, da regionalvalgets stemmesedler fyldte vores stemmeurner op i løbet af kort tid. Valgsekretariatet foreslår, at der anskaffes væsentligt større valgurner med farvemarkering, der klart viser hvor stemmesedlerne skal puttes i. Vej og Park udarbejder forslag til indkøb af stemmeurner Der bliver etableret et endnu tættere samarbejde mellem hjemmeværnet, Parkeringsservice, Vej og Park og valgsekretariatet med henblik på en så optimal afvikling af trafikken og parkering som muligt. Ved Isefjordsskolen skal parkeringspladsen lukkes af inden valget, så parkeringspladserne ikke er taget af SOSU-skolen og af lærere og pædagoger inden valget begynder. Ved Bjergmarkshallen anbefales det ved fremtidige valg at lave 1 times parkering på hele arealet. Der skal være bedre og mere professionel skiltning til og ved valgstedet med pile, der klart markerer flow-retningen. Vej og Park tager sig af indkøb af nye skilte og holdere samt af al skiltning og koordinering heraf på valgdagen. Byrådet overvejer, hvorvidt det er hensigtsmæssigt at afholde ældrerådsvalget som fremmødevalg samtidig med kommunal- og regionsvalget. I så fald skal der indkøbes ekstra materiale til dette, der bør være flere valgbøger på de store valgsteder, og skiltningen og informationen bør forbedres fra ældrerådets og ældreområdets side. I vejledningen til de administrative medarbejdere og de tilforordnede skal der indarbejdes gode råd til, hvordan de kan de kan være med til at skabe et hurtigere flow og dermed medvirke til at undgå større kødannelser. Optælling på valgaftenen I regelsættet ang. kommunal og regionalvalg er det anført, at fintælling af personlige stemmer skal foretages senest dagen efter valget det vil sige om onsdagen. I Holbæk Kommune har vi optælling af de personlige stemmer til kommunalvalget på selve valgaftenen. Der er i evalueringerne en klar forståelse for det politiske ønske om at få optalt disse stemmer allerede om aftenen. Flere steder måtte valgstyrere og administrative dog tælle stemmer til kl om natten, og med en start på kl på valgdagen har det været en for lang arbejdsdag for en del medarbejdere og især for en del ældre valgstyrere. En del af de administrative skulle ligeledes ud og fintælle i Bjergmarkshallen den kommende morgen kl Et andet problem var antallet af borde til optællingen på valgaftenen, der var flere steder for få. Det problem har vi fokus på at løse i samarbejde med Vej og Park. Endvidere var der for meget uro omkring valgsekretariatets indberetningsfolk, som havde svært ved at få arbejdsro til at få tastet valgresultater ind. Bemandingssystemet skal være mere fleksibelt, sådan at antallet af administrative medarbejdere tilpasses den forventede vælgertilstrømning i løbet af dagen. Ved starten af den forventede spidsbelastningsperiode bliver valgstederne suppleret med friske folk til at klare det øgede antal 8

9 vælgere. De friske folk kan desuden være hovedkræfterne til optællingen. Nogle af de administrative, som har været med fra morgenstunden, kan således forlade valgstedet kl.20 og dermed være friske til fintællingen dagen efter. Valgsekretærerne sætter som udgangspunkt selv deres hold, men valgsekretariatet annoncerer, og organisationen byder ind med administrative kræfter, der skal anvendes til sidst på valgdagen, optællingen og selve fintællingen. Partierne (i praksis partisekretærerne) har ved rekruttering fokus på, at det er en krævende opgave at indgå som valgstyrer eller tilforordnet på et valgsted Der skal ikke være nogen adgang til valgsekretariatets indberetningslokale på nær for dem, der indberetter. Vi undersøger inden valget, hvordan indberetningsprocessen kan digitaliseres yderligere. Valgcafeen Valgcaféen blev oplevet som flot og festlig med god forplejning. Medierne var tilfredse med valgcafeen. Dog så medierne det som et problem, at der opstod et dødvande, da resultaterne lod vente på sig. Derfor var de glade for papiropslagene med den samlede fordeling af stemmerne ud fra de valgsteder, der var meldt ind. Medierne var også skuffede over, at de tunge politikere ikke var synlige i cafeen. Flere af medierne vidste dog godt på forhånd, at borgmesteren ikke ville være i cafeen. Der blev brugt mange kræfter på at servicere valgcafeen med info. Blandt andet tog det lang tid at opdatere papiropslagene og regne det akkumulerede resultat ud. Det fungerede okay at lade journalisterne på skift komme op og få et billede af valgmaskinrummet. Der var etableret gruppelokaler til de politiske partier med adgangskort til de personer, som partierne ønskede at invitere. Der var sørget for vagtmand, servicemedarbejder og serveringshjælp, således at der var dækket ind med mandskab til at klare forskellige udfordringer, og valgsekretariatet og kommunikationsafdelingen kunne koncentrere sig om deres opgaver. Der skal lægges en anden plan for valgformidlingen på intranettet. Der skal enten afsættes flere ressourcer til, at vi kan lave Bag om valget. Eller vi skal lave noget om valget, som ligger fast på intranettet, og som også kan bruges til at rekruttere flere til valgdagen. Der skal laves en drejebog for valgnatten, hvor roller, opgaver, ansvar, samarbejde og plan-bløsninger er beskrevet. Kommunikationsteamet skal sidde i samme lokale som valgsekretariatets indberetningshold. På den måde kan kommunikationsteamet høre, når der er nye resultater. Og samtidigt bliver indberetningsholdet ikke forstyrret i samme grad i deres indberetninger til KMD. Der skal tidligt tages en dialog med KMD. Så tidligt, at de kan nå at udvikle en løsning, så resultaterne kan vises med det samme på hjemmesiden samtidigt med, at det ser godt og brugervenligt ud. 9

10 Fintællingen Fintællingen fandt sted i Bjergmarkshallen 20. november Den begyndte kl og var først færdig ved 22 tiden. Fintællingen tog meget tid, da der var rigtig mange stemmesedler, der skulle tælles ikke mindst regionsvalget tog lang tid. Samtidig var der mange af fintællerne, der havde været oppe det meste af natten i forbindelse med optællingen på valgnatten og følgelig var/blev trætte. En tastefejl fra valgnatten blev desværre gentaget på fintællingsdagen, og det har ført til en kritisk vurdering af, hvordan fejl af denne type kan undgås. Med hensyn til vurdering af stemmesedler blev der oplevet forskellighed i vurderingerne fra valgbestyrelsen, og Økonomi- og Indenrigsministeriet ændrede på reglerne midt under fintællingen. Hovedparten af de administrative medarbejdere til fintællingen skal være friske kræfter. Dog skal der stadigvæk deltage nogle medarbejdere, som også var med til at tælle op på valgaftenen, i tilfælde af spørgsmål angående, hvordan der blev talt op. Gymnastiksalen i Bjergmarkshallen bliver inddraget til optælling af stemmerne fra valgstederne i Holbæk by. Det vil give bedre plads til optællingen af de enkelte valgområder. Bespisningen bliver flyttet til Foreningshuset, og valgsekretariatet får en afskærmet plads i selve hallen, således at der er bedre plads til optælling og hurtigere forbindelseslinjer mellem valgsekretær og valgsekretærer Der bliver etableret en gruppe, der gennemgår alle indberetninger og tjekker, at stemmetallene passer, inden materialet bliver overgivet til valgbestyrelsen. På denne måde kan indberetningsfejl undgås. Der bliver afholdt et kursus for valgsekretærer og valgbestyrelse og valgformænd ang. vurderinger om gyldigheden af stemmesedler 10